INSTRUÇÃO NORMATIVA SCL Nº. 08/2015

Versão: 01

Aprovação em: MODELO

Ato de aprovação: MODELO

Unidade Responsável: Sistema Centralizado de Compras

SISTEMA CENTRALIZADO DE COMPRAS

A Controladora Interna, no uso de suas atribuições legais, resolve recomendar ao Departamento de Compras e a todas as Secretarias de Prefeitura Municipal a adoção dos procedimentos constantes desta presente Instrução Normativa na prática de suas atividades.

SISTEMA CENTRALIZADO DE COMPRAS - Dispor sobre procedimentos de controle interno no intuito de orientar a execução e o acompanhamento dos procedimentos de compras no âmbito do Poder Executivo Municipal de Araguainha/MT.

I – FINALIDADE:

1) Normatizar os procedimentos de compras para qualquer tipo de materiais e/ou serviços;

2) Assegurar o controle de recebimento dos materiais no que se refere à quantidade e à qualidade;

3) Garantir a otimização do custo dos materiais e/ou serviços utilizados pelo Município;

4) Obedecer, no que diz respeito a licitação e contratos, a Lei Federal nº 8.666/1993 e Lei Municipal nº 756/2015.

II – ABRANGÊNCIA :

Disciplinar e normatizar os procedimentos para o Departamento Centralizado de Compras e para todas as Secretarias da Prefeitura Municipal de Araguainha – MT.

III - BASE LEGAL:

O presente instrumento tem como base legal os princípios da Constituição Federal 1988, Lei Federal nº. 8.666/1993, Lei Federal nº. 4320/1964, Lei Municipal nº 756/2015e o Guia de Implantação de Controle Interno na Administração Pública do TCE/MT.

IV - DOS PROCEDIMENTOS:

1) DO FLUXO DAS COMPRAS:

1.1) Da Solicitação de Compras e/ou Serviços:

1.1.1) A solicitação de compras e/ou serviços deverá conter a descrição detalhada dos itens pretendidos no que se referem à quantidade, características específicas e destinação;

Obs. 1: No caso da solicitação de serviços, deverá constar o período de execução;

Obs. 2: No caso da solicitação estiver preenchida de forma incompleta quanto a características do material a ser adquirido e/ou serviços a ser contratado, o Setor de Compras deve devolver a solicitação a Secretaria solicitante para que sejam realizadas as devidas correções.

1.2) A solicitação de compras e/ou serviços deverá ser numerada e autorizada pelo (a) Secretário (a) correspondente aquela Secretaria que está solicitando o material e/ou serviço;

1.3) A solicitação de compras e/ou serviços, deverá ser encaminha juntamente com termo de referência, depois de autorizada, deve ser enviada para o Setor de Compras;

1.4) A primeira via da solicitação de compras depois de assinada, deve ser enviada para o Setor de Compras.

2) Da Ordem de Compra:

2.1) O Setor de Compras, de posse da solicitação de compras, efetuará a cotação de preços (no mínimo em três fornecedores), deixando registrado no verso da solicitação a referida cotação de preços;

Obs. 1: Quando o número de itens for extenso, a cotação de preços será feita em folha separada, mas ficará anexada (grampeada) junto com a solicitação de compras;

Obs. 2: Ficam dispensadas da cotação de preços as requisições de valores inferiores a R$ 100,00 (cem reais).

2.2) De posse da cotação de preços e orçamentos, o Setor de Compras confirma a existência de recursos e a classificação da despesa junto ao Setor de Contabilidade e encaminha a solicitação de compras para autorização do (a) Secretário (a) de Finanças;

Obs.: Não havendo necessidade de licitação (artigo 24, incisos I e II da Lei Federal nº 8.666/1993), o Setor de Compras emitirá a ordem de compra, estando, neste caso, dispensada a formação de processo administrativo.

2.3) A ordem de compra depois de preenchida e assinada é enviada ao setor de contabilidade para emitir o empenho, após empenhada a ordem de compra é enviada ao fornecedor autorizando a compra, enviando a segunda via para o Setor de Almoxarifado;

Obs.: A ordem de compra só poderá ser assinada pelo responsável do Setor de Compras.

3) Do Processo Licitatório:

3.1) No caso de haver necessidade de procedimento licitatório, dispensa ou inexigibilidade, o Setor de Compras, mediante autorização da Secretaria solicitante, encaminhará a solicitação de abertura de licitação, seguindo as determinações contidas na Lei Federal nº 8.666/1993 e Lei Municipal nº 756/2015, que deverá estar acompanhada da respectiva cotação de preços e orçamentos, bem como da existência e reserva de recurso procedido pelo Setor de Contabilidade e Secretaria de Finanças;

3.2) O Setor de Licitações ao receber a solicitação de abertura de licitação e os respectivos anexos, dará início ao processo na modalidade mais indicada, com base na Lei Federal nº 8.666/1993;

3.3) Após homologação do processo licitatório, o Setor de Compras emitirá a ordem de compra nos termos do item 2.3.

4) DO RECEBIMENTO DOS MATERIAIS:

4.1) Toda compra de materiais ou bens deverá ser recebida pelo Setor de Almoxarifado para conferência, inspeção e registro;

4.2) Os materiais e bens deverão ser conferidos pelo Almoxarife em relação à quantidade, e inspecionados quanto à qualidade exigida no produto, conforme a cópia da ordem de compra em seu poder;

4.3) Aqueles materiais destinados especificamente para algumas Secretarias, deverão ter o recebimento dado pelo próprio (a) Secretário (a) ou pessoa responsável por ele (a) designado (a). São exemplos destes materiais: materiais de construção destinados à obras, medicamentos, merenda escolar, etc.;

4.4) As notas fiscais destes materiais exemplificados no item 4.3, deverão após o recebimento, serem encaminhados para o Setor de Almoxarifado, com o visto de quem recebeu os materiais;

4.5) Todas as Notas fiscais de compras de materiais e bens deverão estar acompanhada do Controle Eletrônico de Notas Fiscais de Saída – CENF, emitido através do site da Secretaria de Estado de Fazenda, conforme Portaria nº 212/2010-SEFAZ;

Obs.: Ficam dispensadas do Controle Eletrônico de Notas Fiscais de Saída – CENF, as notas fiscais emitidas eletronicamente, através do site da Secretaria de Estado de Fazenda, bem como as notas fiscais de outros Estados.

4.6) Quando se tratar de aquisição de bens patrimoniais deverá ser exigido o carimbo de “TOMBADO” e data no corpo da nota fiscal, o qual deverá ser colocado pelo responsável da gerência de Patrimônio no Município.

5) DO CADASTRAMENTO DOS FORNECEDORES PARA COMPRAS:

5.1) Nenhuma compra de materiais ou bens, e/ou contração de serviço pode ser realizada sem o prévio cadastramento do fornecedor;

5.2) São dados indispensáveis no cadastramento do fornecedor os seguintes itens:

5.2.1) Capacidade Jurídica: Cédula de Identidade dos sócios; Registro Comercial, no caso de empresa individual; Ato Constitutivo, Estatuto ou Contrato Social em vigor, devidamente registrados, em se tratando de sociedades comerciais, e no caso de sociedades por ações, acompanhadas de documentos de eleição de seus administradores; Inscrição no ato constitutivo, no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício; Decreto de autorização, devidamente arquivado, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País;

5.2.2) Regularidade Fiscal: Prova de inscrição do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) ou no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ); Prova de inscrição no Cadastro de Contribuintes no Estado, quando for o caso; Prova de inscrição no Cadastro de Contribuintes no Município, quando o fornecedor tiver sede no Município; Prova de quitação com o FGTS e INSS; Certidão negativa de tributos municipais da sede do fornecedor.

6) DO CADASTRAMENTO DOS FORNECEDORES PARA LICITAÇÃO:

6.1) Nenhuma compra de materiais ou bens, e/ou contração de serviço pode ser realizada sem o prévio cadastramento do fornecedor para participar de licitação;

6.2) São dados indispensáveis no cadastramento do fornecedor os seguintes itens:

6.2.1) Capacidade Jurídica: Cédula de Identidade dos sócios; Registro Comercial, no caso de empresa individual; Ato Constitutivo, Estatuto ou Contrato Social em vigor, devidamente registrados, em se tratando de sociedades comerciais, e no caso de sociedades por ações, acompanhadas de documentos de eleição de seus administradores; Inscrição no ato constitutivo, no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício; Decreto de autorização, devidamente arquivado, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País;

6.2.2) Capacidade Técnica: Registro ou inscrição na entidade profissional competente; Comprovação de aptidão para desempenho de atividade pertinente e compatível, em quantidades e prazos com o objeto da licitação, e indicação das instalações e do aparelhamento técnico adequado e disponível para a realização do objeto da licitação; Prova do atendimento de requisitos previstos em lei especial, quando for o caso;

6.2.3) Idoneidade Financeira: Demonstrações Contábeis do último exercício, que comprovem a boa situação financeira da empresa, já apresentados na forma da lei; Certidão negativa de pedido de falência e concordata, ou execução patrimonial, expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica ou domicílio da pessoa física; Declaração da empresa de que cumpre o disposto no inciso XXXIII, do art. 7º, da Constituição Federal;

6.2.4) Regularidade Fiscal: Prova de inscrição do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) ou no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ); Prova de inscrição no Cadastro de Contribuintes no Estado, quando for o caso; Prova de inscrição no Cadastro de Contribuintes no Município; Prova de quitação com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal, na forma da lei; Prova de quitação com o FGTS e INSS.

V - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS:

1) Nenhuma compra de materiais ou bens, e/ou contratação de serviço pode ser realizado sem a devida cotação de preços, exceto quando o valor for inferior a R$ 100,00 (cem reais);

2) Nenhuma compra de materiais ou bens, e/ou contratação de serviço pode ser realizada sem o prévio empenho;

3) Nenhuma compra pode ser realizada sem a devida autorização de ordem de compra;

4) Todas as compras de materiais e bens, estocáveis ou não, deverão ter registro no almoxarifado, mesmo aquelas cuja entrega e/ou depósito sejam em local diferente;

5) As solicitações relativas a contratação de serviços serão encaminhadas diretamente ao Setor de Compras, e estarão sujeitos no que couber, aos procedimentos constantes nesta Norma Interna;

6) Qualquer omissão ou dúvida gerada por esta Norma Interna, deve ser esclarecida junto ao Controle Interno.