INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº. 12/2015
7 de Janeiro de 2016
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº. 12/2015
Versão: 01
Aprovação em: MODELO
Ato de aprovação: MODELO
Unidade Responsável: Unidade de Controle Interno
SCI - SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
A Controladora Interna, no uso de suas atribuições legais, resolve recomendar às unidades do Sistema de Controle Interno a adoção dos procedimentos constantes desta presente Instrução Normativa na prática de suas atividades.
SISTEMA DE CONTROLE INTERNO - Dispor sobre procedimentos de controle interno no intuito de orientar a execução e o acompanhamento dos procedimentos de atendimento das equipes de Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado – TCE e da Controladoria Geral da União – CGU; dos procedimentos a serem adotados na remessa de documentos e informações ao TCE, de acordo com as regras estabelecidas no Manual de Orientação para Remessa de Documentos do TCE, quanto ao Sistema de Auditoria Pública Informatizada de Contas – APLIC, LRF - Cidadão e Geo-obras e prestação de contas anual; e remessa dos dados da prestação de contas do Sistema de Coleta de Dados Contábeis – SISTN, do Sistema de Informações sobre Orçamento Público em Educação – SIOPE e do Sistema de Informações sobre Orçamento Público em Saúde – SIOPS do Município de Araguainha/MT.
I – FINALIDADE:
1) Direcionar e orientar o atendimento das equipes de Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado – TCE e da Controladoria Geral da União – CGU;
2) Estabelecer os procedimentos a serem observados por toda a administração por ocasião das auditorias externas;
3) Disciplinar os procedimentos a serem adotados na remessa de documentos e informações ao TCE, de acordo com as regras estabelecidas no Manual de Orientação para Remessa de Documentos do TCE;
4) Padronizar e facilitar a remessa de documentos ao Setor de Prestação de Contas do Município nos prazos determinados por esta Norma Interna;
5) Atender as exigências do TCE, quanto ao Sistema de Auditoria Pública Informatizada de Contas – APLIC, LRF- Cidadão e Geo-obras e prestação de contas anual;
6) Remeter os dados da prestação de contas do Sistema de Coleta de Dados Contábeis – SISTN, do Sistema de Informações sobre Orçamento Público em Educação – SIOPE e do Sistema de Informações sobre Orçamento Público em Saúde – SIOPS.
II – ABRANGÊNCIA :
Disciplinar e normatizar os procedimentos de atendimento das equipes de Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado – TCE e da Controladoria Geral da União – CGU; dos procedimentos a serem adotados na remessa de documentos e informações ao TCE, de acordo com as regras estabelecidas no Manual de Orientação para Remessa de Documentos do TCE, quanto ao Sistema de Auditoria Pública Informatizada de Contas – APLIC, LRF - Cidadão e Geo-obras e prestação de contas anual; e remessa dos dados da prestação de contas do Sistema de Coleta de Dados Contábeis – SISTN, do Sistema de Informações sobre Orçamento Público em Educação – SIOPE e do Sistema de Informações sobre Orçamento Público em Saúde – SIOPS do Município de Araguainha/MT.
III - BASE LEGAL:
O presente instrumento tem como base legal os princípios da Constituição Federal de 1988, Lei Complementar nº101/2000, Resoluções Normativas/TCE e Lei Municipal nº 567/2008 e Decreto Municipal nº 252/2008, no que compete às responsabilidades da Unidade Controle Interno.
IV - DOS PROCEDIMENTOS:
1) Do Atendimento as Equipes:
1.1) O Unidade de Controle Interno deverá comunicar as unidades administrativas que serão fiscalizadas, para disponibilizar toda a documentação do período em análise a equipe de Controle Externo, conforme solicitação antecipada do TCE e da CGU;
Obs.: Enquanto a equipe de Controle Externo trabalha, independente do horário, será necessário que os responsáveis de cada unidade administrativa fiquem à disposição para atender eventuais solicitações.
1.2) Cada unidade administrativa ficará responsável pela organização da documentação em um único local, onde a equipe de Controle Externo possa trabalhar sem ser interrompida;
1.3) A Unidade de Controle Interno deverá recepcionar os agentes da equipe de Controle Externo, com apresentação ao gestor do órgão ou entidade e gestores das unidades administrativa a serem envolvidas na fiscalização;
1.4) A Unidade de Controle Interno deverá apresentar os agentes da equipe de Controle Externo as unidades administrativas onde se concentrarão os trabalhos de fiscalização;
1.5) A Unidade de Controle Interno deverá acertar com os agentes da equipe de Controle Externo, as questões operacionais do trabalho, a disponibilização de informações, espaço físico, recursos de tecnologia da informação e o estabelecimento das regras para o acompanhamento dos trabalhos;
1.6) A Unidade de Controle Interno deverá acompanhar e dar suporte ao trabalho dos agentes da equipe de Controle Externo;
1.7) A Unidade de Controle Interno deverá reunir-se com os agentes da equipe de Controle Externo, para conhecimento dos documentos e informações pendentes, se for o caso, inclusive quanto aos prazos, forma de encaminhamento e encerramento formal da fiscalização;
1.8) A Unidade de Controle Externo deverá encaminhar documentos e informações pendentes ao órgão de Controle Externo, quando solicitadas.
2) Da Consolidação das Informações para o Sistema APLIC:
2.1) Os documentos gerados pelas unidades administrativas que dizem respeito ao Manual de Orientação da Remessa de Documentos do TCE, findo o mês, cada unidade administrativa deverá encaminhar obrigatoriamente até o dia 10 do mês seguinte para o Setor de Contabilidade, para proceder ao fechamento do balancete mensal;
2.2) O Setor de Contabilidade deverá consolidar todas as informações necessárias para o fechamento do balancete mensal e encaminhar até o dia 20 do mês seguinte para o responsável pelo Sistema APLIC.
3) Da Remessa das Informações do Sistema APLIC:
3.1) O responsável pelo Sistema APLIC, deverá ser um servidor efetivo, sendo que seus dados deverão ser informados ao TCE para cadastro;
3.2) O servidor responsável pelo Sistema APLIC, deverá solicitar a empresa que fornece o software as alterações das novas tabelas e adequações do sistema e quando as atualizações estiverem disponíveis nos sistemas informar à equipe técnica das unidades administrativas envolvidas para a alimentação do sistema (software);
3.3) As unidades administrativas envolvidas deverão registrar tempestivamente as informações no sistema (software), de acordo com o layout do Sistema APLIC;
3.4) O servidor responsável pelo Sistema APLIC deverá visualizar e validar as informações registradas no sistema (software), através da ferramenta XML-APLIC ou sistema próprio para esta execução;
3.5) O servidor responsável pelo Sistema APLIC deverá cumprir os prazos determinados na Resolução Normativa nº 07/2006 do TCE;
3.6) O servidor responsável pelo Sistema APLIC deverá enviar as informações do Sistema APLIC ao TCE-MT;
3.7) O servidor responsável pelo Sistema APLIC deverá analisar e regularizar as ocorrências de erros, se houverem, através da ferramenta XML-APLIC ou pelo sistema próprio, caso houver;
3.8) O servidor responsável pelo Sistema APLIC deverá reenviar às informações do Sistema APLIC ao TCE, se for o caso;
3.9) O servidor responsável pelo Sistema APLIC deverá receber o número de protocolo do TCE;
3.10) O servidor responsável pelo Sistema APLIC deverá emitir relatório para conferência e arquivá-lo para posteriores consultas;
3.11) O servidor responsável pelo Sistema APLIC deverá arquivar comprovante do protocolo de envio.
4) Dos cumprimento dos prazos:
4.1) Os documentos gerados pelos setores que diz respeito a Instrução Normativa números 01/2003, 05/2004, 02/2005 e a Resolução Normativa 16/2008 (alterada pela Resolução Normativa 036/2012) do Tribunal de Contas, Resolução Normativa 01/2009-TCE/MT que aprova a 4.ª Edição do Manual de Orientação da Remessa de Documentos do TCE/MT, findo o mês, os setores deverão estar obrigatoriamente até o dia 10 do mês subsequente com todas as informações necessárias para que o setor responsável proceda o fechamento dos balancetes mensais.
4.2) O Servidor responsável pela envio no Sistema-APLIC da Prefeitura Municipal de Araguainha importará os dados para o Sistema a partir das datas especificadas;
4.3) A documentação ou alimentação de dados depois de repassados ao Servidor responsável pelo Sistema-APLIC, procede ao envio ao TCE/MT e a outros Órgãos, não poderá mais ser alterada;
4.4) O manual de Orientação Para Remessa de Documentos ao TCE/MT encontra-se no site www.tce.mt.gov.br/documentos.
4.5) As informações a que se refere esta Resolução deverão ser encaminhadas:
4.5.1) quando se tratarem das peças de planejamento:
a) até o dia 15/01 do ano a que se referem - informes da carga de peças de planejamento;
b) até o dia 31/12 do primeiro ano de mandato do prefeito - informes da carga especial do Plano Plurianual - PPA;
c) até o dia 31/12 do ano anterior ao que se refere - informes da carga especial da Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO;
d) até o dia 15/01 do ano a que se refere - informes da carga especial da Lei Orçamentária Anual – LOA.
e) até 15 de fevereiro, quando se tratarem dos arquivos mensais de dezembro;
f) até 10 de março, quando se tratarem dos arquivos da carga inicial;
g) até 31 de março, quando se tratarem dos arquivos mensais de janeiro;
h) até 15 de abril, quando se tratarem dos arquivos mensais de fevereiro;
i) Até o último dia do mês subsequente a que se referir, quando se tratarem dos arquivos mensais, exceto os meses de dezembro, janeiro e fevereiro;
j) Até o último dia do mês subsequente a que se referir, quando se tratarem de informações da folha de pagamento no âmbito estadual;
l) Até o último dia do mês subsequente a que se referir, quando se tratar de atos de admissão de pessoal;
4.5.2) quando se tratarem de arquivos de envio imediato:
a) Até o terceiro dia útil subsequente à ocorrência do fato: cargas Abertura e Retificação de edital;
b) Até o quinto dia útil subsequente à ocorrência do fato: cargas Cancelamento, Prorrogação, Homologação, Retificação da Homologação, Licitação Fracassada, Licitação Deserta, Anulação, Revogação, Suspensão/Paralisação, Ata de Registro de Preço, Prorrogação da Validade (Concursos/Processos Seletivos), Cancelamento/Anulação (Concursos/Processos Seletivos) e Paralisação (Concursos/Processos Seletivos).
c) Até o último dia do segundo mês subsequente ao da publicação do respectivo ato, quando se tratarem de arquivos de benefícios previdenciários de aposentadoria, reserva remunerada, reforma e revisões concedidos, ressalvado o caso de pensão, cujo prazo de remessa terá início a partir do deferimento do benefício.
§ 1º. As informações contábeis correspondentes ao mês de dezembro deverão incorporar os lançamentos de encerramento do exercício, e as informações relativas a carga inicial do exercício subsequente, os lançamentos de abertura do exercício.
§ 2º. O protocolo da remessa dos arquivos somente será efetivado após validação dos dados no TCE/MT.
d) para a retificação de dados já enviados, relacionados a arquivos de periodicidade mensal, carga inicial e informes das peças de planejamento: em até 5 dias após o encerramento do prazo regulamentar;
e) para alteração de dados já enviados em qualquer carga e com permissão para alteração eletrônica através do endereço eletrônico do TCE-MT;
f) após o prazo a que se refere o inciso anterior, relacionados a arquivos de mesma natureza: em até 15 dias após o registro da autorização no Sistema APLIC;
g) para a retificação de dados relativos às cargas de envio imediato (licitações, concursos, benefícios previdenciários): em até 2 dias úteis após o registro da autorização no Sistema APLIC;
h) para a liberação de tabelas do leiaute, de informes da carga mensal e de regras de validação: dentro do prazo normal regulamentado pelo TCE;
i) para a prorrogação de prazo de caráter individual: no prazo deferido pelo Relator, contado da data da solicitação, ou no prazo regulamentar, se indeferido;
j) No dia seguinte ao término do prazo a que se refere o artigo 209 da Constituição Estadual, quando se tratarem das contas anuais de governo prestadas pelo Chefe do Poder Executivo Municipal.
j) No dia seguinte ao término do prazo a que se refere o artigo 209 da Constituição Estadual, quando se tratarem das contas anuais de governo prestadas pelo Chefe do Poder Executivo Municipal.
4.5.3) O descumprimento dos prazos previstos nesta Resolução sujeita os responsáveis à multa prevista no art. 75, inciso VIII da Lei Complementar n° 269/2007 c/c o art. 289, inc. VIII da Resolução n° 14/2007, além do previsto no art. 4º da Resolução n° 07/2006, todas do Tribunal de Contas, sem prejuízo das demais sanções
5) Da Consolidação das Informações para o Sistema LRF-Cidadão:
5.1)Para a remessa dos informes do Sistema LRF-Cidadão cada órgão da administração direta e indireta e o Poder Legislativo deverão gerar seus arquivos e encaminhar para o responsável pelo Sistema LRF-Cidadão para fins de consolidação;
5.2) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá consolidar as informações recebidas do Poder Legislativo e dos órgãos da Administração Direta e Indireta.
6) Da Remessa das Informações do Sistema LRF-Cidadão:
6.1) O responsável pelo Sistema LRF-Cidadão, deverá ser um servidor efetivo, sendo que seus dados deverão ser informados ao TCE para cadastro;
6.2) Os responsáveis pela alimentação do sistema deverão manter versão atualizada do Sistema LRF-Cidadão no poder Executivo incluindo a Administração Direta e Indireta;
6.3) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá cumprir os prazos determinados nas normas da Lei Complementar Federal nº 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal);
6.4) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá visualizar e validar as informações registradas no Sistema LRF-Cidadão;
6.5) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá confrontar as informações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo;
6.6) As informações constantes no Manual do Sistema LRF-Cidadão deverão ser enviados por bimestre até 30 (trinta) dias após fechamento do bimestre;
6.7) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá capacitar e auxiliar à equipe técnica das unidades administrativas envolvidas para a captura dos dados e alimentação do Sistema LRF-Cidadão;
6.8) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá emitir, validar e publicar o Relatório Resumido da Execução Orçamentária – RREO consolidado (Prefeitura, Autarquias e Fundações) e o Relatório de Gestão Fiscal – RGF do Poder Executivo;
6.9) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá registrar os dados da publicação do RREO e do RGF no Sistema LRF-Cidadão;
6.10) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá enviar as informações ao TCE;
6.11) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá analisar e regularizar as ocorrências de erros, se houverem;
6.12) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá reenviar às informações ao TCE, se for o caso;
6.13) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá receber o número de protocolo do TCE;
6.14) O servidor responsável pelo Sistema LRF-Cidadão deverá arquivar comprovante do protocolo de envio.
7) Da Remessa das Informações do Sistema Geo-Obras:
7.1) O responsável pelo Sistema Geo-Obras, deverá ser um servidor efetivo, sendo que seus dados deverão ser informados ao TCE para cadastro;
7.2) O servidor responsável pelo Sistema Geo-Obras deverá orientar à equipe técnica das unidades administrativas envolvidas para a disponibilização dos arquivos necessários;
7.3) O servidor responsável pelo Sistema Geo-Obras deverá responsabilizar-se pelas informações/arquivos digitais referente às obras a serem realizados com recursos próprios e oriundos de convênios estaduais e federais (projetos, processo licitatório, contrato, medições e outros que se fizerem necessário);
7.4) O servidor responsável pelo Sistema Geo-Obras deverá alimentar o sistema diretamente no site www.tce.mt.gov.br, conforme prévio cadastro junto ao TCE;
7.5) O servidor responsável pelo Sistema Geo-Obras deverá registrar a evolução da obra com foto georeferenciada para disponibilizar ao cidadão;
7.6) O servidor responsável pelo Sistema Geo-Obras deverá enviar as informações ao TCE;
7.7) O servidor responsável pelo Sistema Geo-Obras deverá cumprir os prazos determinados na Resolução Normativa nº 06/2008 do TCE;
7.8) O servidor responsável pelo Sistema Geo-Obras deverá arquivar a documentação relativa às informações do Sistema Geo-Obras.
8) Da Apresentação de Justificativas/Defesas:
8.1) O responsável pela Unidade de Controle Interno deverá:
8.1.1) Receber a notificação do TCE, quando for o caso, e encaminhar imediatamente ao gestor responsável, para conhecimento das possíveis inconformidades constatadas;
8.1.2) Acompanhar as notificações via Diário Oficial, quando for o caso, e comparecer ao TCE, para conhecimento das possíveis inconformidades constatadas;
8.1.3) Acompanhar o vencimento dos prazos para apresentação de justificativas/defesas;
8.1.4) Analisar o relatório apresentado pelo TCE e encaminhar às unidades administrativas responsáveis para elaboração de cada justificativa/defesa;
8.1.5) Solicitar as justificativas/defesas e documentos comprobatórios, por parte de cada unidade administrativa responsável;
8.1.6) Revisar e consolidar as justificativas/defesas e documentos comprobatórios encaminhados pelas unidades administrativas responsáveis;
8.1.7) Encaminhar as justificativas/defesas ao TCE, de acordo com as regras estabelecidas no Manual de Orientação para Remessa de Documentos ao TCE;
8.1.8) Acompanhar as decisões do TCE;
8.1.9) Registrar as inconformidades apontadas pelo órgão de Controle Externo e adotar as providências para regularizá-las e/ou impedir sua reincidência.
9) Da Interposição de Recursos:
9.1) A Unidade de Controle Interno, juntamente com a Assessoria Jurídica do Município ou Assessoria Jurídica contratada deverão:
9.1.1) Acompanhar publicações das decisões do TCE no Diário Oficial e no site www.tce.mt.gov.br;
9.1.2) Avaliar as decisões e identificar as possibilidades de recursos;
9.1.3) Identificar o tipo de recurso cabível em cada situação;
9.1.4) Acompanhar o prazo para apresentação do recurso cabível;
9.1.5) Organizar as justificativas e documentos comprobatórios, por parte de cada unidade administrativa responsável, se for o caso;
9.1.6) Elaborar, revisar e formatar juridicamente o recurso;
9.1.7) Apresentar o recurso ao TCE, de acordo com as regras estabelecidas no Manual de Orientação para Remessa de Documentos ao TCE.
10) Da Remessa das Informações do Sistema SISTN:
10.1) A remessa de informação a STN – Secretaria de Tesouro Nacional será feita através da alimentação do Sistema de Coleta de Dados Contábeis – SISTN no site www.caixa.gov.br.
10.2) A periodicidade de envio para o RREO é bimestral contendo os seguintes demonstrativos: Balanço Orçamentário, Demonstrativo da Execução das Despesas por Função/Subfunção, Demonstrativo da Receita Corrente Líquida, Demonstrativo das Receitas e Despesas Previdenciárias do Regime Próprio dos Servidores Públicos, Resultado Nominal, Resultado Primário, Demonstrativo dos Restos a Pagar por Poder e Órgão, Demonstrativo das Receitas e Despesas com Manutenção e Desenvolvimento do Ensino, Demonstrativo das Receitas de Operações de Crédito e Despesas de Capital, Demonstrativo da Projeção Atuarial do Regime Próprio de Previdência Social dos Servidores Públicos, Demonstrativo da Receita de Alienação de Ativos e Aplicação dos Recursos, Demonstrativo das Despesas com Saúde, Demonstrativo da Receita Líquida de Impostos e das Despesas Próprias com Saúde;
10.3) A periodicidade de envio do RGF é quadrimestral contendo os seguintes demonstrativos, no Poder Executivo: Demonstrativo da Despesa com Pessoal, Demonstrativo da Dívida Consolidada Líquida, Demonstrativo das Garantias e Contragarantias de Valores, Demonstrativo das Operações de Crédito, Demonstrativo da Disponibilidade de Caixa, Demonstrativo dos Restos a Pagar, Demonstrativo da Despesa com Serviços de Terceiros, Demonstrativo dos Limites, no Poder Legislativo: Demonstrativo da Despesa com Pessoal, Demonstrativo da Disponibilidade de Caixa, Demonstrativo dos Restos a Pagar, Demonstrativo da Despesa com Serviços de Terceiros, Demonstrativo dos Limites;
11) Da Remessa das Informações do Sistema SIOPE (Ministério da Educação):
11.1) A remessa das informações do Sistema de Informações sobre Orçamento Público em Educação – SIOPE ao Ministério da Educação será feita através da alimentação do sistema no site : www.mec.gov.br;
11.2) A periodicidade de envio do SIOPE é anual.
12) Da Remessa das Informações do Sistema SIOPS (Ministério da Saúde):
12.1) A remessa das informações do Sistema de Informações sobre Orçamento Público em Saúde – SIOPS ao Ministério da Saúde será feita através da alimentação do sistema no site : www.saude.gov.br;
12.2) A periodicidade de envio do SIOPS é semestral.
V- DAS DISPOSIÇÕES GERAIS:
1) Toda e qualquer informação ou documentação que as unidades administrativas solicitem ou encaminhem aos órgãos de Controle Externo deverá ser comunicada à Unidade de Controle Interno por escrito.
2) As unidades administrativas deverão manter, no TCE, órgãos Estaduais e Federais o cadastro atualizado dos órgãos, entidades e responsáveis;
3) Todas as unidades administrativas que enviam informações ou documentos aos órgãos de Controle Externo deverão cumprir os prazos determinados nas respectivas legislações;
4) Toda a unidade administrativa que tenha de enviar informações ou documentos, e/ou alimentar sistema do APLIC, LRF-Cidadão e Geo-Obras aos respectivos responsáveis por cada sistema dentro de prazo hábil para consolidação das informações;
5) As unidades administrativas quando lhes forem solicitados documentos e justificativas para a elaboração de defesa junto aos órgãos de Controle Externo deverão atender no menor tempo possível;
6) As dúvidas e/ou omissões geradas por Norma Interna deverão ser solucionadas junto ao Controle Interno.