SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 001/2016

Versão 1.0

APROVAÇÃO EM 13/01/2016

ATO DE APROVAÇÃO: IN SCI 001/2016

ASSUNTO: FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS, COMPRAS, SERVIÇOS E OBRAS

SETORES ENVOLVIDOS: TODAS AS SECRETÁRIAS MUNICIPAIS DO EXECUTIVO E LEGISLATIVO

1 - FINALIDADE

1.1 - Estabelecer os procedimentos de rotina e controle na fiscalização dos Contratos de Aquisição de Bens, Prestação de Serviços, Execução de Obras ou Contratação Temporária, otimizando suas tarefas, garantindo celeridade, controle dos atos, sobretudo segurança, bem como facilitando aos agentes externos a clareza de todo o procedimento de contratação e fiscalização.

2 - ABRANGÊNCIA

2.1 – Todas as unidades da administração direta e indireta, quando no exercício desta instrução normativa.

3 - CONCEITOS

1. Fiscalização de Contrato

É a atividade de controle e a inspeção sistemática do objeto contratado (aquisição de bens, serviços ou obras) pela Administração, com a finalidade de examinar ou verificar se sua execução obedece às especificações, ao projeto, aos prazos estabelecidos e demais obrigações previstas no contrato. Envolve, portanto, responsabilidade com o mérito técnico do que estão sendo executadas observadas as condições convencionadas.

2. Contrato Administrativo

Todo e qualquer ajuste entre entidades públicas e pessoas físicas ou jurídicas privadas, de qualquer natureza, e entre entidades públicas entre si, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for à denominação utilizada. Lei n° 8666/93, Art. 2°, parágrafo único.

3. Do Fiscal de Contratos

Acompanhar a execução observando as condições contratuais; estabelecer com o contratado um canal de negociação; emite notificações aos contratados para correção de rotinas ou qualquer inadimplemento verificado.

4. Instrução Normativa

Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.

5. Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle

Coletânea de Instruções Normativas.

6. Fluxograma

Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades executoras.

7. Sistema

Conjunto de ações que coordenadas, concorrem para um determinado fim.

8. Sistema Administrativo

Conjunto de atividades afins, relacionadas às funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central, com o objetivo de atingir algum resultado.

9. Ponto de Controle

Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.

10. Procedimentos de Controle

a) Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e /ou preservar o patrimônio público.

11. Sistema de Controle Interno

Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade responsável pela coordenação do controle interno.

4 - BASE LEGAL

4.1 - Legislação Geral Aplicável:

Constituição Federal, arts. 22, XXVII, 37, XXI, 165, § 5º, 167 inc. II e § 1º;

Lei Federal nº 4.320/64, arts. 2 e 34;

Lei Federal nº 8.666/93;

Lei Federal nº 10.520/2002;

Toda a Legislação Federal, Estadual ou Municipal vigente e aplicável ao tema desta Instrução Normativa.

5 - RESPONSABILIDADES

5.1 - Da Unidade Responsável pela Instrução Normativa.

a) Promover a Divulgação e Implementação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada.

b) Orientar as unidades responsáveis e supervisionar sua aplicação.

c) Promover discussões técnicas com as Unidades Responsáveis com o Controle Interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objetos de alteração, atualização ou expansão.

5.2 - Das Unidades Executoras.

a) - Atender as solicitações da Unidade Central de Controle Interno responsável pela Instrução Normativa, quanto ao fornecimento de informações e a participação no processo de atualização.

b) - Alertar o Controle Interno responsável pela instrução normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional.

c) - Manter a Instrução Normativa a disposição de todos os funcionários das unidades, velando pelo fiel cumprimento da mesma e encaminhamento de informações ao controle externo e demais órgãos de fiscalização.

5.3 - Da Unidade Responsável pela Unidade do Controle Interno.

a) Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange a identificação e avaliação procedimentos de controle através da atividade de auditoria interna.

b) Avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao Sistema de Educação, propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles.

6 – PROCEDIMENTOS

6.1 - DO FISCAL DE CONTRATO

6.1.1 - O Fiscal de Contrato tem a função de controle e a inspeção sistemática do objeto contratado (aquisição de bens, serviços ou obras) pela Administração, com a finalidade de examinar ou verificar se sua execução obedece às especificações, ao projeto, aos prazos estabelecidos e demais obrigações previstas no contrato, ou seja, “é o acompanhamento do contrato, no curso do qual o fiscalizador examina se tudo foi executado como a Administração pediu”.

6.1.2 - O Fiscal é comumente designado por um ato específico, que lhe será entregue antes da assinatura do contrato.

6.1.3 - No referido ato, deverá constar as suas principais atribuições. No caso de designação de Comissão de Fiscalização, o ato especificará a atribuição de cada qual, principalmente a quem incumbe à atestação da realização do objeto.

6.1.4 - Os contratos mantidos pelas Unidades Administrativas são regidos, preponderantemente, pela Lei nº. 8.666/93, de modo que o Gestor de Contratos deve conhecer essa legislação. Especificamente, deve o Fiscal conhecer a legislação aplicável ao objeto contratado, anotadas no instrumento contratual e/ou no ato convocatório do certame (convite ou edital, etc.).

6.2 - DAS IRREGULARIDADES ENCONTRADAS PELO FISCAL/GESTOR

6.2.1 - Qualquer irregularidade deve ser comunicada ao órgão ou agente competente, para tomar as providências cabíveis. Aliás, qualquer ação que não esteja sob o alcance do Fiscal, deve ser levada ao conhecimento de quem detém competência para adoção das medidas pertinentes, conforme dispõe o art. 67 da Lei nº. 8.666/93:

a) “Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.

§ 1º O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.

§ “2º As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas aos seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.”

6.2.2 - A comunicação deverá ser feita por escrito, com os detalhamentos necessários para a solução dos problemas.

6.3 - Em caso de dúvidas na aplicação de uma cláusula contratual ou de uma regra legal, a quem o Fiscal deve recorrer

6.3.1 - Em princípio, deve o Fiscal buscar informações junto à Controladoria do Município ou à Unidade a que estiver subordinadas. Se a dúvida for de cunho jurídico, deve buscar apoio junto à Assessoria Jurídica. Se a dúvida for de ordem técnica, inerente aos serviços ou aos bens adquiridos, deve o Fiscal socorrer-se com o órgão que elaborou o projeto básico ou as especificações do objeto.

6.3.2 - As dúvidas poderão ser dirimidas informalmente junto aos órgãos competentes, salvo quando houver necessidade de motivar algum ato, hipótese em que deverão ser feitas por escrito e juntadas ao processo.

6.3.3 - O Fiscal não pode “guardar” as dúvidas para si. Deve “dividí-las” com a Administração para solucioná-las o mais rápido possível, diminuindo as chances de cometer erros e violar a lei.

6.4 - ATRIBUIÇÕES DO FISCAL DE CONTRATOS

6.4.1 - Ler minuciosamente o termo de contrato e anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à sua execução.

6.4.2 - Esclarecer dúvidas do preposto / representante da Contratada que estiverem sob a sua alçada, encaminhando problemas que surgirem quando lhe faltar competência.

6.4.3 - Realizar a medição dos serviços ou atestar a sua realização.

6.4.4 – Receber e encaminhar as faturas, devidamente atestadas, ao setor financeiro, observando:

a) se a fatura apresentada pela contratada refere-se ao serviço que foi efetivamente prestado no período. Em caso de dúvida, buscar, obrigatoriamente, auxílio para que efetue corretamente a atestação/medição;

b) na hipótese da atestação dos serviços serem de servidor lotado na sede da prestação do serviço, a fatura deverá ser encaminhada conjuntamente com o documento de atestação, assinado pelo servidor designado para tal finalidade. Nessa hipótese, haverá gestão compartilhada do contrato (caso da terceirização de serviços de limpeza e vigilância).

6.4.5 - Encaminhar questões relativas:

a) à prorrogação de contrato, que deve ser providenciada antes de seu término, congregando as justificativas competentes;

b) à comunicação para abertura de nova licitação, antes de findo o estoque de bens;

c) ao pagamento de faturas dentro do prazo;

d) à comunicação ao setor financeiro sobre quaisquer problemas detectados na prestação do serviço, que tenham implicações no pagamento.

6.4.6 - Fiscalizar a manutenção, pela contratada, das condições de habilitação e qualificação, com a solicitação dos documentos necessários à avaliação.

6.4.7 - Antecipar-se a solucionar problemas que afetem a relação contratual (greve, chuvas, fim de prazo).

6.4.8 - Notificar a contratada, sempre por escrito, com prova de recebimento da notificação (procedimento formal, com prazo). Em caso de obras e prestação de serviços de engenharia, anotar todas as ocorrências no diário de obras, tomando as providências que estejam sob sua alçada e encaminhando as que fugirem da sua competência.

6.4.9 - Comunicar as irregularidades encontradas: situações que se mostrem desconformes com o edital ou contrato e com a lei.

6.4.10 - Exigir somente o que for previsto no contrato. Qualquer alteração de condição contratual deve ser submetida ao superior hierárquico, acompanhada das justificativas pertinentes.

6.4.11 - Atentar para as alterações de interesse da Contratada que deverá ser por ela formalizadas e devidamente fundamentadas, principalmente em se tratando de pedido de reequilíbrio econômico-financeiro ou repactuação. No caso de pedido de prorrogação de prazo, deverá ser comprovado o fato impeditivo da execução. Nas hipóteses alinhadas, cabe ao gestor juntar os pedidos no processo e informar o que for de sua alçada, encaminhando ao órgão competente para análise e decisão.

6.4.12 - Em se tratando de obras e serviços de engenharia, receber provisoriamente, no prazo estabelecido no contrato, mediante termo circunstanciado assinado pelas partes. OBS: o prazo começa a contar da comunicação escrita do contratado.

6.4.13 - Elaborar ou solicitar justificativa técnica, quando couber, com vistas à alteração unilateral do contrato pela Administração.

6.4.14 - Rejeitar bens e serviços que estejam em desacordo com as especificações do objeto contratado. A ação do fiscal, nesses casos, deverá observar o que reza o termo de contrato e/ou o ato convocatório da licitação, principalmente em relação ao prazo ali previsto.

6.4.15 - Procurar auxílio em caso de dúvidas técnicas ou jurídicas.

6.5 - RESPONSABILIDADES DO FISCAL DE CONTRATOS

6.5.1 – ADMINISTRATIVA

a) O fiscal do contrato, assim como todo servidor, deve ser leal à Administração, cumprindo suas funções com urbanidade, probidade e eficiência. Condutas incompatíveis com a função de gestor;

b) Decorre de gestão irregular do contrato, quando, mediante processo disciplinar, for verificado que o fiscal agiu em desconformidade com seus deveres funcionais, descumprindo regras e ordens legais.

6.6 - ROTEIRO PRÁTICO PARA ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS

6.6.1 - Compras

a) ler atentamente o termo de contrato e/ou edital/licitação, assim como os anexos e a portaria que designou o fiscal, principalmente quanto à(ao):

I - especificação do objeto;

II - prazo de entrega do material.

b) juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, a que se fizer necessária;

c) receber a fatura de cobrança, conferindo:

I - se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas;

II - se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi fornecido;

III - se a Nota Fiscal tem validade e se está corretamente preenchida.

d) atestar o recebimento dos bens, observando o que dispuser o contrato na hipótese de instalação ou teste de funcionamento;

e) encaminhar a Nota Fiscal ao setor financeiro para pagamento;

f) no caso de dúvidas quanto ao ATESTO, deve-se buscar obrigatoriamente auxílio para que se efetue corretamente o atestado;

g) notificar o atraso na entrega dos bens, ou o descumprimento de quaisquer cláusulas contratuais, ao órgão competente, para aplicação das sanções cabíveis;

h) manter contato com o preposto / representante da contratada com vistas a garantir o cumprimento integral do contrato.

6.6.2 - Serviços

a) ler atentamente o termo de contrato e/ou edital/licitação, assim como os anexos e a portaria que designou o fiscal, principalmente quanto à(ao):

I - especificação do objeto;

II - prazo de execução do serviço, observada a Ordem de Serviço;

III - cronograma dos serviços.

b) juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, a que se fizer necessária;

c) acompanhar a execução dos serviços, tendo como base os direcionamentos registrados no termo de contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços;

d) receber a fatura de cobrança, conferindo:

I - se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas;

II - se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi efetuado;

III - se a Nota Fiscal tem validade e se está corretamente preenchida;

IV - se está acompanhada das guias de quitação do FGTS/INSS sobre a mão-de-obra empregada (no caso de manutenção, serviço de engenharia, etc.), conforme determina o contrato;

e) atestar a prestação do serviço efetivamente realizado;

f) encaminhar a Nota Fiscal ao setor financeiro para pagamento;

g) no caso de dúvidas quanto ao ATESTO, deve-se buscar obrigatoriamente auxílio para que se efetue corretamente a atestação;

h) informar o descumprimento de cláusulas contratuais, mormente quanto ao prazo, com o fim de aplicação das sanções cabíveis;

i) manter contato regular com o preposto/representante da contratada, com vistas a permitir o fiel cumprimento do contrato.

6.6.3 - Obras

a) ler atentamente o termo de contrato e/ou edital/licitação, assim como os anexos e a portaria que designou o fiscal, principalmente quanto à(ao):

I - especificação do objeto;

II - prazo de execução do serviço;

III - cronograma físico-financeiro dos serviços a serem realizados.

b) juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, a que se fizer necessária;

c) acompanhar a execução dos serviços, tendo como base os direcionamentos registrados no contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma físico-financeiro dos serviços a serem realizados;

d) arquivar cópia da Anotação de Responsabilidade Técnica – ART enviada pela contratada, se assim o contrato determinar;

e) atentar para as especificações técnicas constantes dos anexos;

f) receber a fatura de cobrança, conferindo:

I - se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas;

II - se o valor cobrado corresponde exatamente à medição dos serviços pactuados;

III - se a Nota Fiscal tem validade e se está corretamente preenchida;

IV - se está acompanhada das guias de quitação do FGTS/INSS sobre a mão-de-obra empregada, conforme determina o contrato;

g) atestar a execução do serviço;

h) encaminhar a Nota Fiscal ao setor financeiro para pagamento;

i) acompanhar a elaboração e a entrega do “as built” da obra/reforma (como construído), a fim de subsidiar futuras intervenções a título de manutenção ou reformas;

j) no caso de dúvidas quanto ao ATESTO, deve-se buscar obrigatoriamente auxílio para que se efetue corretamente a atestação;

k) informar o descumprimento de cláusulas contratuais, mormente quanto ao prazo, com o fim de aplicação das sanções cabíveis;

l) manter contato regular com o preposto/representante da contratada, com vistas a permitir o fiel cumprimento do contrato.

6.7 - CONTROLES

6.7.1 - Implementação do Formulário de Controle do Contrato para fins de auxiliar o gestor do contrato nas suas atividades de controle.

6.7.4 - Controle Mensal de Pagamento: tabela para identificação dos valores registrados na fatura de pagamento, registrados mensalmente;

6.7.5 - O gestor do contrato ao manter registradas as informações relativas ao contrato fará com que suas atividades de controle sejam organizadas e eficazes. Convêm, também, que as informações de controle sejam organizadas em pasta com folhas impressas das informações que constam alimentadas no sistema, visando com isso ter um suporte complementar para as verificações.

6.7.6 - Foi criado também Formulário de Relatório Mensal de Acompanhamento do Contrato no sentido de orientar o gestor sobre o conteúdo essencial que deve constar do relatório (o qual deverá ser preenchido e entregue a Unidade de Controle Interno (UCI), mensalmente, durante a vigência do contrato), bem como o Formulário de Registro de Ocorrência para ser encaminhado à empresa, citando os pontos de irregularidades e estabelecimento de prazo para manifestação da mesma, quando constatado alguma ocorrência em desacordo com o contrato.

6.7.7 - O Gestor do contrato deve conhecer e utilizar ferramentas e instrumentos gerenciais, para que possa melhor desempenhar suas atribuições. O mesmo poderá adaptar os instrumentos de acordo com as especificidades do contrato que gerencia. Os procedimentos significam:

a) saber planejar a execução do contrato;

b) saber organizar o processo de pagamento;

c) acompanhar o realizado em relação ao que estava previsto;

d) registrar todas as ocorrências da execução;

e) manter formulários ou fichas de registro de ocorrências;

f) organizar e alimentar um painel de controle;

g) avaliar os resultados;

h) prestar contas de seu gerenciamento.

6.7.8 - Para os procedimentos de pagamento, os processos devem conter no mínimo os seguintes documentos referentes à cobrança normal e mensal:

a) expediente da contratada solicitando o pagamento, informando o mês, acompanhado da Nota fiscal/fatura emitida em nome da instituição, sem emendas ou rasuras, constando o valor mensal e os valores a serem retidos (se for o caso);

b) cópia do empenho;

c) após conferência e análise, atestar a Nota Fiscal/Fatura;

d) emissão de parecer e/ou relatório encaminhando o processo para o ordenador de despesas, a fim de autorizar o pagamento, ou solicitar outros encaminhamentos quando ocorrer alguma situação que foge à rotina do contrato. Nesse caso, o prazo de pagamento passa a ser contado a partir da data de resposta apresentada pela empresa, atendida as formalidades solicitadas;

e) autorização de pagamento pelo ordenador de despesas;

f) cópia da ordem bancária;

g) demais documentos emitidos pelo setor financeiro (GRPS, DARF, etc.);

h) encaminhamento para arquivo na unidade responsável.

6.7.9 - O processo é o documento formal de registro e acompanhamento do contrato. Mantê-lo organizado é dever do gestor, que deve:

a) arquivar no processo todos os documentos relevantes à sua execução, em ordem lógica e cronológica;

b) registrar no processo os fatos relevantes ocorridos, evitando procedimentos apenas informais ou verbais;

c) cuidar para que os despachos sejam dados dentro dos prazos necessários ao bom cumprimento do contrato;

d) numerar todas as folhas seqüencialmente e rubricá-las.

6.7.10 - Ocorrendo alteração unilateral do contrato, podendo aumentar os encargos do contratado, a Administração avaliará, e, se for o caso, concederá o Reequilíbrio Econômico-Financeiro, mediante termo aditivo. Essa análise preferencialmente deverá ser realizada pelo Setor Competente (Área de Contratos e Repactuação ou Comissões especialmente designadas), e se for o caso, com a aprovação da Área Jurídica para dar maior respaldo ao Ordenador de Despesas, uma vez que, o mesmo poderá ser responsabilizado por pagamento indevido pelos Órgãos de Controle.

7 - CONSIDERAÇÕES FINAIS

7.1 - Os responsáveis pelas Unidades que infringirem esta Instrução Normativa serão passíveis de sansões administrativas após apuração de responsabilidades, sansões essas convertidas em advertência verbal, por escrito e, em caso de reincidência, de abertura de sindicância e possível instauração de processo administrativo disciplinar.

7.2 - Em caso de dúvidas e/ou omissões geradas por esta Instrução Normativa deverão ser solucionadas junto a Unidade Central de Controle Interno Municipal.

7.3 - As questões não especificadas na presente Instrução Normativa a respeito da matéria serão objeto de nova Instrução Normativa. Para tanto em quanto não houver, serão resolvidas diretamente pelo chefe do Poder correspondente e a Controladoria Interna do Município.

7.4 - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

FORMULÁRIOS ANEXOS:

Registro de Ocorrências (Preencher conforme a necessidade)

Relatório Mensal de Acompanhamento do Contrato

Controle mensal de pagamento

Prefeitura Municipal de Arenápolis – MT, 13 de Janeiro de 2016.

JAMILSON FERREIRA DE SOUZA

CONTROLADOR GERAL

De acordo:

JOSE MAURO FIGUIEREDO DOUGLAS DORILEO JOAQUIM

PREFEITO MUNICIPAL PRESIDENTE DA CAMARA MUNICIPAL

CPF: 377.902.181-15 CPF: 992.106.301-49

TIMBRADO DA ADMINISTRAÇÃO

CONTRATO Nº.:

OBJETO DO CONTRATO:

EMPRESA CONTRATADA:

Pontos irregulares: (relacionar neste campo os itens que foram descumpridos pela empresa)

Prazo para cumprimento das exigências:

Ciência:

Estou ciente que o não cumprimento das exigências contidas neste auto, ensejará a aplicação das sanções previstas na Lei nº 8.666/93, bem como nas cláusulas contratuais. Estou ciente ainda do prazo que terei para cumprir com as exigências aqui registradas.

Recebi a primeira via em ____/____/____

Hora ____/____

Nome do Responsável pela empresa:

Assinatura:

Gestor do contrato (Carimbo e assinatura)

TIMBRADO DA ADMINISTRAÇÃO

CONTRATO Nº.

MÊS/ANO:

UNIDADE DETENTORA DO CONTRATO:

OBJETO DO CONTRATO:

EMPRESA CONTRATADA:

1. Ocorrências: (informar aqui as ocorrências que houve no mês, podendo ser registradas também neste local os descontos e as penalidades aplicadas. O cálculo das penalidades é de competência do gestor do contrato, observando o que consta estabelecido no contrato. A administração ao tomar ciência do relatório irá concordar ou discordar do cálculo feito, antes de enviar uma cópia do relatório à empresa).

2. Avaliação dos serviços e dos documentos que foram apresentados pela empresa: (informar aqui os documentos que foram avaliados, de acordo com as exigências contidas no edital. Informar também as deficiências que foram verificadas)

3. Observações/sugestões/reclamações:

Data: ___/___/___

Gestor do contrato: (nome e assinatura)

TIMBRADO DA ADMINISTRAÇÃO

Mês

Qtde fornecida

Custo Unitário

Custo Total

Valor Total Fatura

Nº da NF

Data emissão NF

Janeiro

Item 1

Item 2

Item 3

Fevereiro

Março

Abril

Maio

Junho

Julho

Agosto

Setembro

Outubro

Novembro

Dezembro

TOTAL

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 002/2016

Versão 1.0

APROVAÇÃO EM 13/01/2016

ATO DE APROVAÇÃO: IN SCI 002/2016

ASSUNTO: SISTEMA DE CONTROLE DE DIÁRIAS

SETORES ENVOLVIDOS: TODAS AS SECREÁTÁRIAS MUNICIPAIS DO EXECUTIVO E LEGISLATIVO

SISTEMA ADMINISTRATIVO: SFI – SISTEMA FINANCEIRO.

I ) DOS OBJETIVOS

1) Disciplinar e normatizar os procedimentos administrativos sobre concessão de diárias para os servidores do Município de Arenápolis desde a sua solicitação até a prestação de conta, com o intuito de Garantir condições para o exercício de suas funções ou atribuições a eles delegadas em local diverso da sede do município;

2) Otimizar as despesas desta natureza prevenindo possíveis danos ao erário público.

II ) DOS CONCEITOS

1) Diária: É uma indenização destinada a atender gastos com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, quando necessário o deslocamento transitório e eventual do beneficiário para localidade fora da sede do Município de Arenápolis, com a finalidade de realizar atividades ligadas ao Município;

2) Sede: Entende-se como sede os limites territoriais do Município de Arenápolis.

III ) DA BASE LEGAL E REGULAMENTAR

1) Constituição Federal;

2) A Constituição Estadual de Mato Grosso;

3) Lei Federal nº 8.429 de 02 de junho de 1992, que dispõe as sanções aplicáveis aos agentes Públicos nos casos de enriquecimentos ilícitos no exercício de mandato, cargo, emprego ou função na administração pública direta, indireta ou fundacional das outras providências.

4) Lei Complementar n° 269/2007, que dispõe sobre a Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso e da outras providências.

5) Acórdão nº 1.783/2003, Despesa. Diária. Observância de critérios para estabelecimento do valor. Formalização da prestação de contas.

6) Resolução n° 14, de 25 de setembro de 2007, que Institui o regimento do Tribunal de Contas nos termos da Lei Complementar n° 269, de 29 de janeiro de 2007 - Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Mato grosso.

7) Lei nº. 4.320 de 17 de março de 1964, que institui normas gerais de direito financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados dos Municípios e do Distrito Federal;

8) Resolução 01/2007, que aprova “Guia de implantação do Sistema de Controle Interno na Administração Pública” estabelece Prazos e da outras providências;

9) Lei complementar n° 101 de 4 de maio de 2000, que Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências.

IV ) DAS RESPONSABILIDADES

1) Da unidade responsável pela Instrução Normativa:

1.1) Entende-se por Unidade responsável por esta Instrução Normativa o Órgão Central do Sistema Administrativo nº 21 (Sistema Financeiro), na qual, tem as seguintes atribuições entre outras que se fizerem necessárias nos termos legais:

a) Promover a divulgação e implementação dessa Instrução Normativa, mantendo-a atualizada; orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação;

b) Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação de controle interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão;

c) Gerenciar, dirigir, distribuir tarefas e controlar os trabalhos a ser executado no Departamento de Tesouraria (Gerencia de Finanças) e nas Unidades executoras;

d) Encaminhar as informações a Controladoria Geral de Controle Interno quando solicitado.

e) Planejar, orientar e assegurar as atividades de rotinas do Departamento de Tesouraria (Gerencia de Finanças);

f) Coordenar os trabalhos Departamento de Tesouraria (Gerencia de Finanças) de forma eficiente, propondo e implantando melhorias, com definições de políticas de desenvolvimento de Controle na Administração Direta e Indireta do Município de Arenápolis/MT.

2) Das Unidades Executoras:

2.1) Entende-se por Unidades Executoras dessa Instrução Normativa todas as Secretarias, Departamentos, Setores, Seção, vinculados ao Sistema Financeiro, na qual, terá as seguintes atribuições, entre outras que se fizerem necessárias nos termos legais:

a) Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de atualizações;

b) Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando as sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;

c) Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade e da Prefeitura Municipal, velando pelo fiel cumprimento da mesma;

d) Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos na geração de documentos, dados e informações;

e) Informar por escrito, ao chefe imediato, a prática de atos irregulares ou ilícitos;

f) Manter no desempenho das tarefas a que estiverem encarregados, atitude de independência, serenidade e imparcialidade;

g) Guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do exercício de suas funções e pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização, utilizando-os exclusivamente para a elaboração de relatórios ou para expedição de recomendações.

3) Da Unidade Responsável pela Coordenação do Controle Interno:

3.1) Entende-se por Unidade Responsável pela Coordenação do Controle Interno a Controladoria Geral de Controle Interno da Administração Pública Municipal prescrita nos termos da lei municipal nº. 969/2008, na qual, tem as seguintes atribuições entre outras que se fizerem necessárias dentro dos termos legais:

a) Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

b) Através da atividade interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao SFI (Sistema Financeiro), propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles;

c) Manter no desempenho das tarefas a que estiverem encarregados, atitude de independência, serenidade e imparcialidade;

d) Informar por escrito, ao Chefe do Poder Executivo, a prática de atos irregulares ou ilícitos;

e) Guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do exercício de suas funções e pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização, utilizando-os exclusivamente para a elaboração de relatórios ou para expedição de recomendações.

V ) DOS PROCEDIMENTOS

1) DA SOLICITAÇÃO

1.1) A solicitação de diárias do servidor deverá ser feita ao ordenador de despesas com anuência do secretário de finanças nos moldes do anexo I desta normativa, contendo as seguintes informações:

a) Nome do servidor, com a inclusão do número da matrícula;

b) Valor das diárias;

c) Quantidade de diárias;

d) Destino da viagem;

e) Justificativa da viagem: explicitando o motivo da viagem, data e horário previstos para saída e retorno; ou explicitando a necessidade, caso necessário;

f) Meio de Transportes;

g) Total de recursos para passagem e diárias.

a) Poderão ser solicitadas diárias aos sábados e domingos para custear viagens dentro do Estado nos casos de transporte de pacientes por parte da Secretaria Municipal de Saúde, sendo dispensado nesse caso justificando com a guia de encaminhamento médico devidamente preenchida com carimbo e assinatura de recebimento do paciente no local de destino.

b) Tais diárias poderão ser solicitadas pelo próprio superior hierárquico em nome do servidor que realizou a viagem, devendo conter todas as informações necessárias à formalização do processo.

1.2) Nos casos em que o servidor estiver em outra cidade e o deslocamento durar mais tempo do que o previsto, o servidor poderá entrar em contato com o seu superior imediato, requerendo o necessário, e este, fará a solicitação à Secretaria de Finanças da(s) diária (s) a qual após analise se necessária(s) será liberada,

1.3) No que se refere ao item 1.2 do procedimento anterior, o servidor deverá comprovar a necessidade da permanência em maior tempo do que o requerido inicialmente, justificando através da prestação de contas.

1.4) A solicitação de diárias deverá ser encaminhada à prefeitura municipal com no mínimo 02 (dois) dias de antecedência da viagem exceto em caso de urgência.

a. Para atender situações de urgência e emergência, nos casos de transporte de pacientes, a solicitação da diária e a conseqüente formalização do processo e empenho poderão ser efetuadas durante ou até 02 dias após a viagem.

1.5) É vedado conceder diária com o objetivo de remunerar outros encargos ou serviços.

1.6) É vedado solicitar, pagar ou receber diárias em duplicidade.

1.7) É vedado empenhar e pagar diárias para mais de um servidor num mesmo processo de despesa.

1.8) Se o recebimento da diária for feito por valor inferior à tabela de diárias em vigência o servidor terá direito à diferença apurada, paga por meio de complementação pelo mesmo procedimento dado à diária.

1.9) O servidor não poderá receber em hipótese alguma, diárias superiores ao seu salário base;

1.10) Após deferido a autorização para que o servidor participe de cursos dentro do ou fora do Estado, com suas respectivas diárias, o servidor poderá solicitar suporte de locomoção tais como: Carro disponível pela administração, ou passagem de ônibus ou van , e para fora do estado avião, de ida e volta, a qual será analisada e deferida ou indeferida pelo secretário responsável da pasta ou Prefeito Municipal;

2) DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

2.1) Para os servidores da Secretaria de Saúde deverá apresentar até o quinto dia útil após o regresso da viagem o relatório de viagem devidamente preenchido, onde, deverão constar os seguintes informes:

a) Data e hora de saída;

b) Data e hora de chegada;

c) Nome do servidor:

d) Cargo;

e) Veículo com a numeração da respectiva placa;

f) Quantidade de diárias e valores totais;

g) Nome do paciente;

h) Objetivo da viagem; Cidade de destino;

i) Carimbo e assinatura do local de destino;

j) Documento comprobatório, caso o motivo da viagem seja um evento, palestra, curso.

2.2) Os documentos comprobatórios de viagem relacionado no item 2.1 alínea M deverão ser:

a) Facultativo (Bilhetes de passagens de avião ou ônibus em nome do servidor);

b) Obrigatoriamente, comprovantes de participação em cursos, comprovantes em treinamentos e eventos (certificado, declaração de participação/atestado ou lista de freqüência, entre outros);

c) Facultativo (Notas Fiscais de pernoites em hotéis);

d) Facultativo (Notas Fiscais de Almoço em Restaurante).

2.3) Para os servidores das Secretarias Municipal de Governos; de Administração e Finanças; de Planejamento e Orçamento; de Educação e Cultura; de Desenvolvimento Social e Trabalho; de Desenvolvimento Social e Turismo, de Infra-Estrutura e Serviços Públicos; de Agricultura e Serviços Sustentáveis, deverá apresentar até o quinto dia útil após o regresso da viagem a prestação de conta das diárias.

2.4) As prestações de contas relatada no item 2.3 devera obrigatoriamente conter os seguintes documentos:

b) Documentos comprobatórios relacionado no item 2.2 das prestações de contas.

2.5) A apresentação parcial dos documentos contidos no item 2.2 já será o suficiente para comprovação desde que o servidor não tenha posse dos demais com exceção dos comprovante obrigatórios relatado na alínea b e c do item 2.2.

2.6) Os dados do servidor na prestação de contas das diárias devem corresponder com os dados informados na solicitação e no empenho;

2.7) Toda prestação de contas dos servidores independente da secretaria que estejam lotados será encaminhado ao Departamento de Tesouraria, na qual, fará juntada dos relatórios de viagem e dos documentos comprobatórios ao processo de solicitação de diárias e em seguida arquivados;

2.8) O servidor que receber diárias e não se afastar da sede, por qualquer motivo, fica obrigado a restituí-las integralmente, no prazo de 5 (cinco) dias senão descontará em folha de pagamento;

2.9) Na hipótese de o servidor retornar à sede em prazo menor do que o previsto para o seu afastamento restituirá as diárias recebidas em excesso, no prazo de cinco dias, através de depósito em conta bancária da Prefeitura Municipal de Arenápolis, anexando ao relatório de viagem o comprovante original do depósito, caso não depositado o valor será descontado em folha;

2.10) Caso o servidor demorar-se fora da sede por tempo maior que o prefixado, serão ressarcidas ao servidor as diárias correspondentes aos excedentes, desde que devidamente justificada e autorizada, e que este não tenha se utilizado do dispositivo descrito no subitem 1.6 dos procedimentos desta instrução normativa.

2.11) O servidor somente poderá receber restituição das diárias excedentes caso houver um empenho de diárias anterior a este.

2.12) Compete ao superior hierárquico do servidor, por despacho fundamentado, anular as diárias indevidas.

2.13) O superior imediato do servidor responderá solidariamente pela legitimidade das informações constantes do relatório a que se refere o subitem 2.3, sujeitando-se à sanção disciplinar, na forma da lei.

2.14) Todas as diárias deverão ter suas prestações de contas entregues no departamento de contabilidade até o dia 10 de dezembro de cada ano, independente de ter transcorrido o prazo estipulado nos subitem 2.3 e subitem 2.10 dos procedimentos desta normativa.

2.15) No dia 10 de dezembro de cada ano, o departamento de contabilidade fará a apuração das diárias que se encontram com prestação de contas em aberto e notificará o servidor para até o dia 20 de dezembro de cada ano regularizar, ou devolver o valor correspondente as diárias recebidas através de depósito em conta bancária em nome da Prefeitura Municipal de Arenápolis.

2.16) Após o dia 10 de dezembro somente serão empenhadas diárias com autorização expressa do Prefeito Municipal, sendo que as mesmas deverão ter suas prestações de contas entregues antes do dia 30 de dezembro de cada ano;

2.17) Todo servidor que viajar em veiculo da Prefeitura Municipal de Arenápolis terá que apresentar juntamente nas prestações de contas das diárias uma cópia do diário de bordo do veiculo no relatório de viagem. (Somente para motoristas de veículos automotores)

3) DA ANÁLISE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

3.1) Havendo irregularidade, o responsável deverá ser notificado pelo Secretário de Finanças, para que, no prazo máximo de 2 (dois) dias úteis possa regularizar a pendência.

4) DAS PENALIDADES

4.1) A inobservância da notificação expedida pelo Secretário de Finanças ensejará a retenção de novos pedidos de diária.

4.2) Caso haja o descumprimento do disposto no subitem 1.9 dos procedimentos desta normativa o servidor deverá efetuar a devolução do valor e, se houver reincidência, o mesmo estará sujeito às penalidades descritas no Estatuto dos Servidores do Município de Arenápolis, da lei de improbidade administrativas Lei Federal nº 8.429 de 02 de junho de 1992.

VI ) DO PROCESSO ADMINISTRATIVO

1) O descumprimento do previsto nos procedimentos aqui definidos será objeto de instauração de Processo Administrativo para apuração da responsabilidade da realização do ato contrário às normas instituídas;

4) O descumprimento do previsto nos procedimentos aqui definidos será também objeto de infração passível de Improbidade Administrativa de acordo com a lei Federal nº. 8.429, de 2 de junho de 1992;

5) Instaurado o processo administrativo, sua conclusão se dará no prazo de 30 (trinta) dias podendo ser prorrogado por mais 30 (trinta) dias;

6) O processo administrativo será desenvolvido por comissão designada pelo chefe do poder executivo, assegurado aos envolvidos o contraditório e a ampla defesa;

7) Os fatos apurados pela comissão serão objetos de registro claro em relatório e encaminhamento à controladoria municipal para emissão de parecer e conhecimento ao chefe do poder correspondente com indicação das medidas adotadas ou a adotar para prevenir novas falhas, ou se for o caso, indicação das medidas punitivas cabíveis aos responsáveis, na forma do estatuto dos servidores;

8) O chefe de poder executivo decidirá no prazo de 30 (trinta) dias, a aplicação das penalidades indicadas no processo.

VII ) DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

1) Compete aos servidores fazer os pedidos de diárias, quando este for a serviço da municipalidade deslocar de sua sede de trabalho em conformidade com os itens V que se seguem os procedimentos;

2) Compete ao Secretário de Administração e de Finanças, a responsabilidade da liberação das diárias necessárias aos servidores públicos para devidos fins;

3) O departamento de Recursos Humanos da Prefeitura Municipal deverá consultar a Secretaria de Finanças/Tesouraria antes de finalizar uma rescisão ou liberar uma licença e Caso o servidor possua prestações de contas de diárias em aberto, ou irregularidades não sanadas o valor das diárias deverá ser descontado na rescisão, ou no caso da licença, no salário;

4) O Departamento de Recursos Humanos deverá observar os limites constantes da Lei da Previdência Social;

5) O Controle Interno deverá observar a aplicação da presente norma e emitir relatório ao Prefeito Municipal caso haja alguma irregularidade;

6) As dúvidas ou omissões poderão ser objeto de consulta à Controladoria Municipal e o Controle Interno.

7) Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Prefeitura Municipal de Arenápolis – MT, 13 de Janeiro de 2016.

JAMILSON FERREIRA DE SOUZA

CONTROLADOR GERAL

De acordo:

JOSE MAURO FIGUIEREDO DOUGLAS DORILEO JOAQUIM

PREFEITO MUNICIPAL PRESIDENTE DA CAMARA MUNICIPAL

CPF: 377.902.181-15 CPF: 992.106.301-49

1-Entidade/Secretaria/Setor:

PREFEITURA MUNICIPAL DE ARENAPOLIS

SECRETARIA: SECRETARIA MUNICIPAL DE GOVERNO

SETOR: MANUT.

2- Data:

___/____/______.

3 - Servidor: JAMILSON FERREIRA DE SOUZA

4 - Cargo:

5 - Matrícula:

Destino: Arenáp

6 - Data prevista para Saída:

7 - Horário previsto:

8 - Retorno:

9 - Horário retorno:

10 - Transporte

Veículo: _______________

Placa: _________________

Outros: ________________

Especificação:

.

12 - QTDE.

13 - VALOR EM R$

Diárias dentro do estado

Diárias fora do estado

Total

Data e Hora da Saída:

Data e Hora da Chegada:

Nome do Servidor:

Cargo:

Veículo:

Placa:

Quantidade de Diárias:

Valor Total:

Nome do Paciente:

Objetivo da Viagem:

Destino:

Carimbo e Assinatura do Local do Destino