SECRETARIA MUNICIPAL DE FINANÇAS E ADMINISTRAÇÃO

Instrução Normativa nº 01/2023/SMFA

Dispõe sobre a descentralização dos COMPRAS, competências, atribuições e procedimentos a serem observados e dá outras providências.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FINANÇAS E ADMINISTRAÇÃO DO MUNICÍPIO DE JUÍNA-MT, no uso das atribuições legais e com fundamento na Lei Federal nº 8.666/93 e art. 21, da Lei Municipal nº 678, de 02 de fevereiro de 2003 que dispõe sobre a organização da estrutura administrativa; e

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar os documentos solicitados para fins instauração de procedimento licitatórios;

CONSIDERANDO a necessidade de promover o adequado planejamento das aquisições, compras e serviços a serem promovidas pelos compras descentralizados; e

CONSIDERANDO a necessidade de controlar as Ordens de Fornecimento e inadimplementos contratuais e de Atas de Registro de Preços,

ESTABELECE:

CAPÍTULO I

DAS COMPETÊNCIAS

Art.1º A presente instrução normativa estabelece competências, procedimentos e atribuições ao COMPRAS DESCENTRALIZADOS para fins de promover o adequado planejamento, controle e execução contratual das aquisições de produtos e serviços pelo Departamento de Licitações e Contratos.

§ 1º A geração de demandas e solicitações de aquisições de produtos, prestação de serviços e contração de obras no âmbito da Administração Pública municipal, deverão observar as regras desta Instrução Normativa.

§ 2º Os COMPRAS e o DEPARTAMENTO DE LICITAÇÕES E CONTRATOS serão vinculados e trabalharão com mútua colaboração.

Art. 2º Aos COMPRAS descentralizados ficam delegadas as seguintes competências e atribuições:

I – Geração de Solicitação de Demanda com o detalhamento necessário a atender a qualidade, padrão e vantajosidade da aquisição de produtos e a contratação de serviços;

II – Planejamento das aquisições, levantamento de despesas e qualidade dos produtos a atender os serviços públicos municipais;

III - Controle de saldos e estoques de produtos e serviços a fim de resguardar o interesse público, evitando o cenário de urgência e emergência;

IV – Atender as exigências do Departamento de Licitações e Contratos;

V – Responsável pelo gerenciamento da Ata de Registro de Preços;

VI – Responsável pelo gerenciamento de Contratos Administrativos;

VII – Organização anual das aquisições e contratação de serviços a fim de unificar a contratação e aquisição de itens comuns por meio de procedimento licitatório único;

VIII – Recebimento e ateste de produtos, mercadorias e serviços em conformidade com o Termo de Referências com relação a quantidade e qualidade;

IX –Expedição e rigoroso controle das Ordens de Serviços;

X – Recebimento e controle das Notas Fiscais das aquisições de produtos e contratação de serviços e remessa para empenho, liquidação e pagamento no prazo máximo de 05 (cinco) dias;

XI –Identificação dos inadimplementos de Ata de Registro de Preços e Contratuais, expedindo-se a Carta de Notificação e remessa das informações ao Fiscal de Contratos no prazo máximo de 05 (cinco) dias.

XII – Identificar e comunicar imediatamente o chefe imediato e ao Secretário Municipal de Finanças e Administração nos casos de emergência ou de calamidade pública, quando caracterizada urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros bens, públicos ou particulares, e somente para os bens necessários ao atendimento da situação emergencial ou calamitosa e para as parcelas de obras e serviços que possam ser concluídas no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias consecutivos e ininterruptos, contados da ocorrência da emergência ou calamidade, vedada a prorrogação dos respectivos contratos; e,

XIII – Comunicar imediatamente o chefe imediato e ao Secretário Municipal de Finanças e Administração nos demais casos que poderem ocasionar prejuízos ao Poder Público.

CAPÍTULO II

DO PROCEDIMENTO E PRAZOS

Art. 3º A interlocução e envio das solicitações, documentos e informações se dará por meio eletrônico e informatizado.

Art. 4º Salvo os casos de urgência e emergência ou por solicitação na qual deverão ser adotadas providências imediatas, o prazo comum é de 05 (cinco) dias úteis para atendimento das demandas pelos compras descentralizados.

Parágrafo Único: O não atendimento do prazo pelo COMPRAS responsável será expedida comunicado interno pelo Secretário Municipal de Finanças e Administração ao respectivo(a) Secretário(a) para resolução da questão.

Seção I

Da Formalização de Demanda

Art. 5º O procedimento de solicitação de demanda, na forma eletrônica, será instruído com os seguintes documentos, no mínimo:

I - documento de formalização de demanda e, se for o caso, estudo técnico, detalhamento do objeto a ser contrato para fins de elaboração do termo de referência, projeto básico ou projeto executivo elaborado pelo Departamento de Engenharia;

II - estimativa da quantidade e, consequentemente, da despesa e período de contratação para atendimento do interesse público;

III - autorização do(a) Secretário(a) dos critérios definidos nos itens anteriores.

§ 1º A ausência dos documentos relacionados no caput, o(a) Administrador(a) de Licitações e Contratos emitirá relatório de pendência de comunicará o(a) solicitante das pendências a serem solucionadas no prazo máximo de 03 (três) dias.

Seção II

Do Controle do Estoque das Ordens de Fornecimento

Art. 6º Caberá ao COMPRAS de sua respectiva jurisdição administrativa o controle do estoque de produtos, serviços e itens necessários ao regular andamento dos serviços públicos.

Art. 7º Ao expedir a Ordem de Serviço deverá ser verificada a qualidade para utilização para demandas regulares e necessárias, evitando-se a solicitação de quantidades incompatíveis com a utilização regular da administração (inferiores ou superiores a demanda).

Art. 8º Caberá aos COMPRAS o controle do prazo de validade dos produtos perecíveis e/ou de medicamentos com prazo exíguo de vencimento quando do seu recebimento.

Parágrafo Único: No ato do recebimento da mercadoria o compras deverá promover o registro e controle de seu prazo de validade, recusando o que estiver com prazo exíguo a fim de afastar qualquer prejuízo ao Poder Público.

Seção III

Da Execução Contratual

Art. 9º Caberá ao COMPRAS de sua respectiva jurisdição administrativa o controle da execução contratual e gerenciamento e controle das Atas de Registro de Preços.

Art. 8º Caso em que for identificada o descumprimento de Ordem de Fornecimento, no prazo fixado no Edital, deverá ser expedida Notificação para regularizar o fornecimento e/ou apresentar defesa no prazo de 05 (cinco) dias úteis para concorrência ou pregão presencial e no prazo de 03 (três) dias úteis no caso de pregão eletrônico.

§ 1º Com a regularização do fornecimento o COMPRAS emitirá relatório e remeterá as informações ao Fiscal de Contratos para arquivamento das informações.

§ 2º Não sendo regularizado o fornecimento com ou sem a apresentação da defesa, os autos serão remetidos ao Fiscal de Contratos para instauração do procedimento sancionatório.

§ 3º Caso houver o recebimento dos produtos ou serviços em inadimplemento após o prazo legal as informações deverão ser comunicadas imediatamente ao Fiscal de Contratos antes do recebimento dos produtos ou serviços, oportunidade em que o Secretário Municipal de Finanças e Administração decidirá sobre o recebimento ou não.

Art. 9º Os COMPRAS deverão realizar o rigoroso controle das Ordens de Fornecimento a fim de garantir o controle orçamentário e pagamentos aos fornecedores nos prazos fixados em lei.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 10. Os demais casos não previstos na presente instrução normativa serão submetidos ao Secretário de Finanças e Administração para decisão.

Art. 11. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Juína-MT, 28 de fevereiro de 2023.

VALDOIR ANTONIO PEZZINI

Secretário Municipal de Finanças e Administração

REGISTRADO e PUBLICADO por afixação na data supra no local de costume.