Regulamenta a Proteção de Dados Pessoais no âmbito do Poder Executivo de União do Sul.

CLAUDIOMIRO JACINTO DE QUEIROZ, Prefeito Municipal de União do Sul, Estado de Mato Grosso, no uso das suas atribuições que lhe confere o inciso I, do art. 30 da Constituição da República, bem como a Lei Orgânica Municipal;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, em especial as previsões que alcançam a administração pública municipal;

CONSIDERANDO a necessária adoção de mecanismos de tratamento e proteção de dados pessoais para o cumprimento por parte da Prefeitura Municipal de União do Sul da Lei Geral de Proteção de Dados;

DECRETA:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º.Este Decreto regulamenta a Proteção de Dados Pessoais, no âmbito do Poder Executivo Municipal, estabelecendo competências, procedimentos e providências correlatas a serem observadas, visando prevenir danos e mitigar questões que coloquem em risco a proteção de dados pessoais.

Parágrafo único. As normas gerais contidas neste decreto são de interesse municipal e devem ser observadas pelos órgãos e entidades da administração pública direta e indireta, no âmbito do Poder Executivo.

Art. 2º. Este decreto aplica-se a qualquer operação de tratamento de dados pessoais, desde que realizada no âmbito do Poder Executivo do Município de União do Sul.

Parágrafo único. Considera-se realizada no âmbito do Poder Executivo do Município de União do Sul, a operação de tratamento de dados pessoais cujo procedimento ocorra pelos órgãos ou entidades da Administração Direta ou Indireta do Poder Executivo Municipal.

Art. 3º. Este Decreto não se aplica ao tratamento de dados pessoais:

I - realizado para fins exclusivamente:

a) jornalísticos e artísticos; ou

b) acadêmicos, observando-se os requisitos de proteção e tratamento de dados;

II - realizado por pessoa jurídica de direito público ou terceiro sob sua tutela, para fins exclusivos de:

a) segurança pública;

b) defesa nacional;

c) segurança do Estado; ou

d) atividades de investigação e repressão de infrações penais; ou

III - provenientes de fora do território nacional e que não sejam objeto de comunicação, uso compartilhado de dados com agentes de tratamento brasileiros ou objeto de transferência internacional de dados com outro país que não o de proveniência, desde que o país de proveniência proporcione grau de proteção de dados pessoais adequado ao previsto neste Decreto.

CAPÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES

Art. 4º. Para os fins deste Decreto e normas que regulamentem a proteção de dados no Município de União do Sul, considera-se:

I - dado pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

II - dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

III - dado anonimizado: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento;

IV - banco de dados: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais em suporte eletrônico ou físico;

V - titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objetos de tratamento;

VI - controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

VII - operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;

VIII - encarregado: pessoa indicada pelo controlador e operador como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);

IX - agentes de tratamento: o controlador e o operador;

X - tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem à coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;

XI - anonimização: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;

XII - consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular dos dados concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada;

XIII - relatório de impacto de proteção de dados pessoais - RIPD: documento de comunicação e transparência que orienta a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que possam gerar riscos, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação;

XIV - inventário de dados pessoais: inventário de todas as operações de tratamento de dados pessoais e suas avaliações sob a ótica dos princípios da LGPD;

XV - avaliação de riscos: identificação e mensuração de riscos de governança e privacidade, mitigando-os com a adoção de controles apropriados.

Art. 5º. As atividades de tratamento de dados pessoais pelos órgãos e entidades municipais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:

I - finalidade: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;

II - adequação: compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento;

III - necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados;

IV - livre acesso: garantia aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;

V - qualidade dos dados: garantia aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;

VI - transparência: garantia aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos, comercial e industrial;

VII - segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;

VIII - prevenção: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de dados em virtude do tratamento de dados pessoais;

IX - não discriminação: impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;

X - responsabilização e prestação de contas: demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 6º. A Prefeitura Municipal de União do Sul, por meio de seus órgãos e entidades deve realizar e manter continuamente atualizados:

I - O mapeamento de processos com atividades relacionadas a Lei Geral de Proteção de Dados já identificados;

II - O levantamento de dados pessoais que realiza tratamento, em especial os dados sensíveis;

III - A redação de seu relatório de risco e impacto à proteção de dados pessoais;

IV - O monitoramento contínuo de atividades que possam vir a ter relação com dados pessoais, no âmbito do Poder Executivo.

Art. 7º. Compete ao Poder Executivo enquanto controlador:

I - aprovar, prover condições e promover ações para efetividade do Plano de Adequação de Proteção de Dados Pessoais do órgão e/ou entidade;

II - nomear encarregado para conduzir o Plano de Adequação e sua manutenção, através de ato próprio;

III - elaborar e manter atualizado o Relatório de Impacto de Proteção aos Dados Pessoais com o apoio técnico necessário;

IV – promover o aculturamento acerca da proteção de dados, desenvolvendo cartilhas, manuais educativos e treinamentos visando dar ciência aos servidores de sua importância no processo de adequação e manutenção da proteção de dados;

V - o estabelecimento e a divulgação de canal de atendimento próprio para comunicação entre o Encarregado pelo tratamento de dados pessoais e o Titular dos respectivos dados, com fluxo para atendimento aos direitos dos titulares, solicitações, sugestões e/ou reclamações apresentadas, desde o seu ingresso até a adoção das providências cabíveis.

Parágrafo único. A nomeação do encarregado de dados deverá atender as recomendações feitas pela legislação e Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Art. 8º. A Prefeitura Municipal de União do Sul, nos termos da legislação, figura como “Controladora”, nomeando o seu Encarregado pelo tratamento de dados em atendimento à Lei Federal 13.709/2018.

Parágrafo único. A identidade e as informações de contato do Encarregado devem ser divulgadas publicamente, de forma clara e objetiva no sítio eletrônico da Prefeitura Municipal e nas instalações físicas em que há desenvolvimento de serviço público.

Art. 9º. Compete ao Encarregado de Dados:

I – realizar o monitoramento contínuo do tratamento de dados no âmbito da administração municipal a partir dos seguintes parâmetros:

a) análise do inventário de tratamentos do controlador, inclusive os eletrônicos;

b) risco de incidentes de privacidade;

c) avaliação das medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito, ainda que com auxílio técnico especializado;

d) adoção das providências cabíveis para implementar as medidas de segurança avaliadas e, caso necessário, lavratura de registro para formalizar ao gestor da área a situação solicitando providências;

e) cumprir e fazer cumprir os objetivos e metas previstas no Plano de Adequação do seu órgão e/ou entidade.

II - receber reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências, em articulação com a Ouvidoria de cada órgão e entidade;

III – manter relação com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais – ANPD adotando providências quando receber demandas quando necessário e reportar aos responsáveis a necessidade de adoção de providências;

IV - orientar os servidores ou terceirizados no cumprimento das práticas necessárias à privacidade de dados pessoais;

V - fiscalizar e orientar operadores que tenham acesso a dados, visando a regularidade de possíveis compartilhamentos e o fiel cumprimento deste Decreto e legislação relacionada a Lei Geral de Proteção de Dados;

VI - quando provocado, entregar o Relatório de Impacto de Proteção aos Dados Pessoais;

VII - atender às normas e recomendações da Agência Nacional de Proteção de Dados Pessoais;

VIII - informar à Agência Nacional de Proteção de Dados Pessoais e aos titulares dos dados pessoais, eventuais incidentes de privacidade de dados pessoais, dentro da execução de um plano de respostas a incidentes;

IX - Organizar programa de conscientização e capacitação sobre a LGPD, destinado a todos os agentes das respectivas unidades administrativas, exceto as que não efetuam tratamento de dados pessoais, ainda que através de apoio técnico especializado.

§ 1º. O Encarregado terá os recursos operacionais e financeiros necessários ao desempenho de suas funções e à manutenção dos seus conhecimentos, bem como acesso motivado a todas as operações de tratamento.

§ 2º. Poderá a administração pública formar Grupo de Trabalho específico para auxiliar o Encarregado, composto por um representante de cada Secretaria, visando a exposição e avaliação de demandas e resolução de questões relacionadas à proteção de dados.

§ 3º. O Encarregado está impreterivelmente vinculado à obrigação de sigilo ou de confidencialidade no exercício das suas funções.

Art. 10. A autoridade máxima do Controlador deverá assegurar ao Encarregado:

I - acesso direto à alta administração;

II - pronto apoio das unidades administrativas no cumprimento das solicitações, respeitando o prazo fixado; e

III - pronta comunicação, de forma adequada e em tempo hábil, sobre questões relacionadas à proteção de dados pessoais.

Parágrafo único. Para fins do inciso I do caput deste artigo, considera-se como alta administração os agentes políticos, os ocupantes de cargos em comissão e os detentores de funções gratificadas, respeitados os respectivos níveis hierárquicos.

Art. 11. Havendo na estrutura do executivo municipal pessoa jurídica de direito público ou economia mista com autonomia e personalidade jurídica própria, esta deverá receber estrutura e adequação própria para sua operação, seguindo todas as diretrizes deste decreto, legislação inerente à administração pública e a Lei 13.709/2018.

CAPÍTULO IV

DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS PELA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL

Art. 12. O tratamento de dados pessoais pelos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal deve:

I - objetivar o exercício de suas competências legais ou o cumprimento das atribuições legais do serviço público, para o atendimento de sua finalidade pública e a persecução do interesse público;

II - observar o dever de conferir publicidade às hipóteses de sua realização, com o fornecimento de informações claras e atualizadas sobre a previsão legal, finalidade, os procedimentos e as práticas utilizadas para a sua execução.

Parágrafo Único. Os dados deverão ser mantidos em formato interoperável e estruturado para o uso compartilhado, com vistas à execução de políticas públicas, à prestação de serviços públicos, à descentralização da atividade pública e à disseminação e ao acesso das informações pelo público em geral.

Art. 13. O tratamento de dados pessoais deve ser restrito à sua finalidade, executado de forma adequada e pelo prazo necessário.

§ 1º. A adequação a que se refere o caput deve obedecer à Política de Privacidade de Dados e de Segurança da Informação adotada no Município.

§ 2º. A necessidade de armazenamento dos dados pessoais observará as obrigações legais ou judiciais de mantê-los protegidos.

§ 3º. Os responsáveis pelos tratamentos devem registrar as operações realizadas com dados pessoais, ainda que de forma automatizada.

§ 4º. O controlador deve adotar as medidas necessárias para que operadores também sigam as diretrizes de proteção de dados nos termos da legislação e estejam de acordo com o conjunto de adequações do Poder Executivo Municipal de União do Sul.

Art. 14. O tratamento de dados pessoais de crianças e de adolescentes deverá ser realizado em seu melhor interesse, nos termos deste artigo e da legislação pertinente.

§1º. O tratamento de dados pessoais de crianças deverá ser realizado com o consentimento específico e em destaque dado por pelo menos um dos pais ou pelo responsável legal, sendo necessária a identificação dos mesmos perante o agente público que prestar o atendimento para fins de verificação da responsabilidade legal pelo menor, que será feita através de documentos ou qualquer outra comprovação hábil para tal ato.

§ 2º. No tratamento de dados de que trata o § 1º deste artigo, os controladores deverão manter pública a informação sobre os tipos de dados coletados, a forma de sua utilização e os procedimentos para o exercício dos direitos de dos titulares previstos no Art. 17 deste Decreto.

§ 3º. Poderão ser coletados dados pessoais de crianças sem o consentimento a que se refere o § 1º deste artigo quando a coleta for necessária para contatar os pais ou o responsável legal, utilizados uma única vez e sem armazenamento, ou para sua proteção, e em nenhum caso poderão ser repassados a terceiro sem o consentimento de que trata o § 1º deste artigo.

Art. 15. Os órgãos e as entidades da Administração Pública Municipal podem efetuar o uso compartilhado de dados pessoais com outros órgãos e entidades públicas para atender a finalidades específicas de execução de políticas públicas, no âmbito de suas atribuições legais, respeitados os princípios de proteção de dados pessoais elencados neste decreto.

§ 1º. O compartilhamento de dados pessoais entre órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, Estadual e Federal, bem como terceiros com personalidade jurídica privada, somente poderá ser realizado nas seguintes hipóteses:

I - em casos de execução descentralizada de atividade pública que exija a transferência, exclusivamente para esse fim específico e determinado, observado o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação);

II - nos casos em que os dados forem acessíveis publicamente, observadas as disposições desta Lei;

III - quando houver previsão legal ou a transferência for respaldada em contratos, convênios ou instrumentos congêneres; ou;

IV - na hipótese de a transferência dos dados objetivar exclusivamente a prevenção de fraudes e irregularidades, ou proteger e resguardar a segurança e a integridade do titular dos dados, desde que vedado o tratamento para outras finalidades.

§ 2º. O controlador deve manter o registro do compartilhamento dos dados pessoais para efeito de comprovação prevista no inciso VII, do art. 18 da Lei Federal nº 13.709/2018, que versa sobre a disponibilidade de informações sobre o compartilhamento de dados aos titulares.

§ 3º. Os contratos e convênios de que trata o § 1º deste artigo deverão ser comunicados à autoridade nacional.

§ 4º. A comunicação ou o uso compartilhado de dados pessoais de pessoa jurídica de direito público a pessoa de direito privado será informado à autoridade nacional e dependerá de consentimento do titular, exceto:

I - nas hipóteses de dispensa de consentimento previstas neste Decreto;

II - nos casos de uso compartilhado de dados, em que será dada publicidade com informações claras e atualizadas sobre a previsão legal, a finalidade, os procedimentos e as práticas utilizadas para a execução dessas atividades, em veículos de fácil acesso, preferencialmente em seus sítios eletrônicos;

III - nas exceções constantes do § 1º do art. 26 deste Decreto.

Art. 16. É vedado aos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal transferir a entidades privadas dados pessoais constantes de bases de dados a que tenha acesso, exceto:

I - em casos de execução descentralizada de atividade pública que exija a transferência, exclusivamente para esse fim específico e determinado, observado o disposto na Lei Federal nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação);

II - nos casos em que os dados forem acessíveis publicamente, observadas as disposições deste Decreto e da Lei Federal nº 13.709/2018;

III - quando houver previsão legal ou a transferência for respaldada, por meio de cláusula específica, em contratos, convênios ou instrumentos congêneres, cuja celebração deverá ser informada pelo responsável ao Controlador Geral do Município para comunicação à autoridade nacional de proteção de dados;

IV - na hipótese de a transferência dos dados objetivar exclusivamente a prevenção de fraudes e irregularidades, ou proteger e resguardar a segurança e a integridade do titular dos dados, desde que vedado o tratamento para outras finalidades;

V – quando autorizada pelo titular.

Parágrafo único. Em quaisquer das hipóteses previstas neste artigo, para fins de compartilhamento com pessoa jurídica de direito privado:

I - a transferência de dados dependerá de autorização específica conferida pelo órgão municipal à entidade privada;

II - as entidades privadas deverão assegurar que não haverá comprometimento do nível de proteção dos dados garantido pelo órgão ou entidade municipal.

CAPÍTULO V

DOS DIREITOS DO TITULAR DE DADOS

Art. 17. O titular dos dados pessoais tem direito a obter do controlador, em relação aos dados do titular por ele tratados, a qualquer momento e mediante requisição:

I - confirmação da existência de tratamento;

II - acesso aos dados;

III - correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

IV - anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto neste Decreto;

V - portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;

VI - eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, exceto nas hipóteses:

a) verificado o tratamento para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;

b) estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;

c) transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos neste Decreto; ou

d) uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.

VII - informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;

VIII - informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;

IX - revogação do consentimento para tratamento de dados antes outorgado.

Art. 18. O atendimento ao titular do dado será realizado através dos canais eletrônicos de atendimento da Prefeitura Municipal ou de forma presencial, conforme esquema de atendimento implementado junto a administração e mediante identificação.

§ 1º. Quando o titular for incapaz, o atendente deve conferir a certidão de nascimento do titular ou documento que conceda tutela ou curatela, bem como o documento de identidade de um dos pais ou responsáveis legais.

§ 2º. Atestada a legitimidade do titular ou de seu procurador, o atendente coletará dados de identificação e de contato do solicitante, protocolará e transcreverá a solicitação através dos canais de atendimento disponibilizados para fins de proteção de dados.

§ 3º. O atendimento presencial ao procurador ou curador somente será aceito através do documento que demonstre os poderes específicos para tal ação.

Art. 19. Em qualquer forma de atendimento, o encarregado observará que as informações pessoais manipuladas pelo órgão ou entidade não devem ser providas quando estiverem vinculadas a tratamento sigiloso, nos termos da legislação vigente.

Parágrafo único. O encarregado de dados informará ao solicitante o fundamento legal que sustenta possível indeferimento de entrega da informação sigilosa solicitada.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 20. Poderão ser expedidas normas complementares a este Decreto pela autoridade competente.

Art. 21. O descumprimento do disposto neste decreto sujeita os agentes públicos às penalidades previstas no Estatuto do Servidor Público Municipal e demais leis relacionadas ao serviço público, sem prejuízo das sanções cíveis e penais cabíveis.

Art. 22. Os casos omissos serão dirimidos pelo Gabinete do Prefeito, de acordo com a legislação pertinente e recomendações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Art. 23. Fica autorizado ao Chefe do Executivo a criação de Conselho interno para atividades relacionadas à proteção de dados, item que receberá regulamentação em apartado.

Art. 24. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 25. Revoga-se o Decreto nº 1.405 de 09 de agosto de 2022, antes vigente.

GABINETE DO PREFEITO, União do Sul/MT, 06 de março de 2023.

CLAUDIOMIRO JACINTO DE QUEIROZ

Prefeito Municipal