DECRETO Nº 042/2023

Institui o processo administrativo eletrônico no âmbito do Município de Nossa Senhora do Livramento-MT.

SILMAR DE SOUZA GONÇALVES, Prefeito Municipal de Nossa Senhora do Livramento-MT, no exercício de suas atribuições;

Considerando o disposto no inciso XXXIII do "caput" do artigo 5º, no inciso II do § 3º do artigo 37 e no artigo 216, todos da Constituição Federal;

Considerando a necessidade de implementar processos que organizem e sistematizem a capacidade do Município de gerar, analisar, compartilhar e fornecer conhecimento de maneira rápida e precisa, incorporar recursos da tecnologia da informação aos trâmites processuais administrativos, objetivando maior eficiência na gestão pública, observando os requisitos de segurança e autenticidade dos documentos administrativos em meios eletrônicos;

Considerando as disposições da Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, altera o Código de Processo Civil e dá outras providências;

Considerando o disposto no Decreto nº 8.539/2015 da Presidência da República, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

Considerando a Lei federal nº 14.063/2020 que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos; e altera a Lei nº 9.096, de 19 de setembro de 1995, a Lei nº 5.991, de 17 de dezembro de 1973, e a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. E considerando a necessidade de regulamentar e padronizar a tramitação eletrônica de procedimentos e processos por meio de sistema eletrônico no âmbito do Município de Nossa Senhora do Livramento-MT,

DECRETA:

Art. 1º Fica instituído o Processo Administrativo Eletrônico como meio preferencial de tramitação de processos administrativos, informações e documentos do Município de Nossa Senhora do Livramento-MT.

§ 1º O Sistema de Processo Eletrônico FlowDocs, da Prefeitura Municipal de Nossa Senhora do Livramento-MT, é o sistema oficial de tramitação de processos eletrônicos administrativos e informações em meio digital do Município de Nossa Senhora do Livramento-MT.

§ 2º O sistema de gerenciamento de processos administrativos (Protocolo Web) permanecerá sendo utilizado até que todos os processos e todos os órgãos da Administração Direta e Indireta do Município utilizem o FlowDocs.

§ 3º Nos casos em que for utilizado o Flowdocs este substitui o Protocolo Web para todos os fins, inclusive na geração de número de processo e como ferramenta de localização e tramitação de processos e documentos.

§ 4º O FlowDocs deverá ser utilizado preferencialmente por todas as unidades da Administração Direta e Indireta do Município na tramitação de processos e documentos entre si, bem como na tramitação de processos junto a outras entidades que suportem o formato eletrônico.

Art. 2º Para os fins deste Decreto, considera-se:

I - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico;

b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

III - processo administrativo eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

IV - assinatura eletrônica - conjunto de dados sob forma eletrônica, ligados ou logicamente associados a outros dados eletrônicos, utilizado como método de comprovação da autoria;

V -certificado digital - chave privada utilizada para geração da assinatura eletrônica;

VI - unidade protocolizadora - unidade administrativa municipal com a delegação de competência para criação de novos processos administrativos eletrônicos;

VII - usuário externo - pessoa física não integrante da estrutura municipal que, mediante credenciamento prévio, está autorizada a ter acesso ao FlowDocs;

Art. 3º A unidade de trabalho que tiver cadastro no FlowDocs fica responsável por tomar conhecimento dos processos eletrônicos a ela encaminhados, devendo instruí-los em tempo hábil e promover o encaminhamento a outras unidades conforme competência.

Parágrafo único. Em caso de recebimento de processo eletrônico fora de sua competência, a unidade que o recebeu deverá devolvê-lo ao remetente, informando o motivo.

Art. 4º Todos os documentos e as informações constantes em processos eletrônicos devem ser eletrônicos ou digitalizados, sendo o processo eletrônico suficiente para análise e despacho de quem o receba.

§ 1º Documentos originais digitalizados de valor probatório deverão ser guardados nos termos deste Decreto, podendo os demais ser descartados ou devolvidos a quem os apresentou.

§ 2º Cada órgão poderá definir, em norma própria, quais documentos serão considerados de valor probatório ou ainda quais documentos deverão ser descartados ou devolvidos.

§ 3º A unidade de trabalho que digitalizar documento de valor probatório fica responsável pela autenticidade da cópia digital e pela guarda temporária do documento original, que deve ter local certo e acessível para vistas.

§ 4º Os documentos em guarda temporária deverão ser agrupados em suporte de arquivamento apropriado para posterior encaminhamento às unidades de arquivo correspondentes para que promovam a guarda definitiva.

Art. 5º Os documentos gerados eletronicamente que tiverem sua integridade e autoria asseguradas nos termos deste Decreto terão o mesmo valor probante, para todos os fins de direito, que os documentos arquivados em papel ou em outra forma ou meio legalmente admitidos.

§ 1º As reproduções em papel obtidas a partir de documentos gerados eletronicamente, na forma deste Decreto, presumem-se fiéis para todos os fins de direito.

§ 2º Os autos dos processos eletrônicos devem ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e de armazenamento digital que garantam a autenticidade, preservação e integridade dos dados, sendo dispensada a sua formação física.

Art. 6º Os documentos gerados eletronicamente e que exijam assinatura deverão ser assinados de preferência na forma eletrônica, utilizando para isso qualquer um dos seguintes recursos já disponibilizados pelo FlowDocs.

I - a assinatura eletrônica, pelo uso do "login" (nome de usuário) e senha do sistema, mediante cadastro do usuário, de forma a identificá-lo como o servidor ou agente público que realiza o ato; ou

II - a assinatura eletrônica, através de certificação digital, quando disponível para uso da autoridade competente, a qual deve ser baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Parágrafo único. Considera-se oficial e suficiente a assinatura efetuada eletronicamente no sistema FlowDocs na forma deste artigo, o que substitui para todos os fins outras formas de assinatura, inclusive aquela em documento físico.

Art. 7º Aos usuários externos será permitido criar login e senha no FlowDocs para que possam visualizar os processos públicos, através de interface externa, específica aos usuários externos cadastrados no Município, distinta daquela utilizada no acesso restrito e interno, em atenção ao princípio da publicidade, salvo os que, por interesse público ou social, estejam sob sigilo, dos quais será permitido acesso apenas às partes requerente e órgão/servidor responsáveis.

Parágrafo único. Os usuários externos poderão manifestar-se eletronicamente nos processos em que forem requerentes, desde que, devidamente intimados pela Administração a se manifestarem.

Art. 8º Ordem de Serviço do Prefeito regulamentará:

I - A implantação do processo administrativo eletrônico, que dar-se-á de forma gradativa, conforme cronograma específico;

II - As regras de encaminhamento de documentos originais digitalizados para as unidades de arquivo correspondentes;

III - As regras para preservação e descarte da informação digital contida no FlowDocs; e

IV - os procedimentos para inclusão de usuários no FlowDocs e sua identificação a partir de login.

Art. 9º Os documentos no âmbito do FlowDocs integrarão:

I - processos eletrônicos;

II - expedientes eletrônicos, tais como memorandos, ofícios, relatórios, dentre outros.

§ 1º Os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico que não possuam referência expressa a número de processos e que já existam no FlowDocs serão autuados como novos processos.

§ 2º Na hipótese de identificação posterior do processo referenciado, o processo criado será vinculado a este.

§ 3º Os documentos natos digitais juntados aos processos eletrônicos no FlowDocs serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 4º Os documentos do processo serão ordenados cronologicamente, por data de protocolo.

Art. 10. Documentos digitalizados poderão ser incluídos nos processos administrativos digitais gerados pelo FlowDocs.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa, por eventuais fraudes.

§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 3º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Municipal Direta e Indireta deverá ser acompanhada da conferência da sua integridade.

§ 4º A conferência de que trata o § 3º deverá atestar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 5º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente.

§ 6º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, ou cópia autenticada administrativamente, ou cópia simples, terão valor de cópia simples.

§ 7º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos arts. 12 e 13.

§ 8º Os documentos apresentados em papel serão digitalizados no ato do protocolo, devolvendo-se os originais ao interessado, exceto se necessária sua retenção por força de legislação específica.

§ 9º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização poderá ser efetuada em prazo razoável, mediante justificativa do responsável pelo setor.

§ 10 Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devem ser, mediante justificativa, identificados no FlowDocs, podendo ser mantidos nas unidades competentes durante o curso do processo.

§ 11 O interessado preservará os documentos originais até o término do processo ou pelo prazo previsto em legislação específica.

§ 12 Os documentos não retirados pelos interessados no prazo de trinta dias, contados da data do protocolo, poderão ser eliminados.

Art. 11. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, será instaurada diligência para apuração.

Art. 12. A administração poderá exigir, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento enviado eletronicamente pelo interessado ou digitalizado no âmbito dos órgãos e entidades.

Art. 13. Em se tratando de peticionamento, os atos processuais por meio eletrônico consideram-se realizados no dia e hora do recebimento pelo FlowDocs, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifiquem.

§ 1º O ato processual que tiver prazo para a sua prática por meio eletrônico, será considerado tempestivo quando efetivado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, se o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, desde que devidamente comprovado mediante abertura de chamado técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

§ 3º Serão consideradas, para efeito de tempestividade, apenas a data e hora registradas na geração do protocolo pelo FlowDocs, não sendo considerado o horário da conexão do usuário à internet em seu local geográfico ou nos equipamentos do remetente.

Art. 14. Os documentos que contenham informações sigilosas serão registrados no FlowDocs com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados) e Lei Federal nº 12.527/2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112/90; revoga a Lei nº 11.111/05, e dispositivos da Lei nº 8.159/91; e dá outras providências.

§ 1º O documento de procedência externa recebido pelo Município com indicação de informação sigilosa, não será digitalizado pelo Protocolo no momento do recebimento, devendo ser encaminhado ao destinatário, sem violação da embalagem.

§ 2º O documento de que trata o § 1º será encaminhado pelo protocolo ao destinatário para que este proceda a digitalização e a captura para o FlowDocs.

Art. 15. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Nossa Senhora do Livramento, 24 de abril de 2023.

Silmar de Souza Gonçalves

Prefeito Municipal