Lei Municipal nº 1.743 de 06 de junho de 2023
9 de Junho de 2023
Lei Municipal nº 1.743 de 06 de junho de 2023
(Projeto de Lei nº052/2023 de autoria do Executivo).
Dispõe sobre a Sistemática de Arquivo público do Município de Canarana - MT, e dá outras providências.
Fábio Marcos Pereira de Faria Prefeito Municipal de Canarana, Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições legais, faz saber que a Câmara Municipal de Canarana aprovou e ele sanciona a seguinte Lei:
CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º - É dever da Prefeitura Municipal, a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio ao planejamento, administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, em decorrência do exercício de atividades específicas.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
CAPÍTULO II DO ARQUIVO PÚBLICO
Art. 4º - O arquivo público municipal é o conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades por órgãos públicos de âmbito municipal, em decorrência do exercício de suas funções.
Art. 5º - São também públicos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Art. 6º - A cessação de atividade de instituições públicas, e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivista pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 7º - Os documentos públicos são identificados como Correntes, Intermediários e Permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 8º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público, será realizada mediante autorização do órgão próprio e da Secretaria Municipal de Administração.
Art. 9º - Os documentos de valor Permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Art. 10 - A administração da documentação pública ou de caráter público do Município, compete à Coordenação de Protocolo, Distribuição, Documentação e Arquivo, da Secretaria Municipal de Administração.
Parágrafo único: São arquivos municipais, o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
CAPÍTULO III DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 11 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.
Art. 12 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que extraviar, desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 13 - O órgão responsável fará publicar os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação da Tabela de Temporalidade, observado o disposto em lei.
§ 1º - Os Editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações, ou quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.
§ 2º - O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos e se constituirão basicamente dos seguintes:
I - listagem de eliminação de documentos, contendo:
a) código do assunto ou número do item;
b) assunto correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) data-limite dos documentos citados na alínea anterior;
d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminados;
e) observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos, ou justificativas;
f) rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura da autoridade que autorizar a eliminação.
II - Termo de Eliminação de Documentos, contendo:
a) data de eliminação;
b) indicação dos atos oficiais que autorizam a eliminação;
c) nome da Secretaria ou entidade produtora/acumulador dos documentos eliminados;
d) nome do responsável pela eliminação;
e) referência aos documentos especificados na listagem de eliminação de documentos, anexa ao termo;
f) datas-limite dos documentos eliminados;
g) quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
h) nome da unidade responsável pela eliminação;
i) assinatura do titular da unidade responsável pela eliminação.
Art. 14 - A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação mecânica e destinada para a reciclagem, quando do contrário será feita incineração imediata no caso de fragmentação manual, sob a supervisão de uma comissão de servidores autorizada.
Art. 15 - Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.
Gabinete do Prefeito Municipal de Canarana, Estado de Mato Grosso, em 06 de junho de 2023.
Fábio Marcos Pereira de Faria
Prefeito Municipal
ANEXO ÚNICO
RELAÇÃO DE TIPOS DE DOCUMENTOS E TEMPO DE GUARDA DE ACORDO COM OS ÓRGÃOS MUNICIPAIS
1 - SECRETARIA MUNICIPAL DE GESTÃO GOVERNAMENTAL
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Comunicados Interno | 02 anos |
| Requerimentos | 05 anos |
| Documentos referentes conselhos e comissões | Permanente |
| Ata de reunião de conselhos e comissões | Permanente |
| Ata de Audiência Pública | Permanente |
| Indicação da Câmara Municipal | 01 ano |
| Correspondências diversas recebidas | 05 anos |
| Contratos e convênios | 10 anos |
| Relatório das atividades quadrimestrais | 02 anos |
| Ordem de serviços – obras | Permanente |
| Termo de medição | Permanente |
| Termo de recebimento provisório | Permanente |
| Termo de recebimento definitivo | Permanente |
| Termo de constatação de serviços | Permanente |
| Termo de capacidade técnica | Permanente |
| Termo de Recebimento de Equipamentos e materiais | Permanente |
| Controle de abastecimento | 01 anos |
| Diário de bordo - veículos/motoristas | 02 anos |
| Projeto, alvarás de construção, habite-se e memorial descritivo. | Permanente |
| Certidões, declarações, carta de apresentação. | 05 anos |
| Portarias internas | Permanente |
| Declaração de alinhamento de limites | Permanente |
| Peças orçamentárias PPA, LDO e LOA. | Permanente |
| Certidão de alinhamento | 05 anos |
| Certidão de arruamento | 05 anos |
| Certidão de uso e ocupação de solo | Permanente |
| Certidão de perímetro urbano | Permanente |
| Parecer Técnico | Permanente |
| Processos de projeto de construção, ampliação, regularização. | Permanente |
| Processos de fracionamento | Permanente |
| Processos de desmembramento | Permanente |
| Processos de loteamentos | Permanente |
| Escrituração de imóveis | Permanente |
| Matrícula de imóveis | 01 ano |
| Processos - Regularização Fundiária (títulos de propriedade, Ordem de Escritura - CDRU) | Permanente |
| Documentos Diversos | 02 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Memorandos Circulares expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios Circulares expedidos e recebidos | 05 anos |
1.1 - PROCURADORIA GERAL DO MUNICÍPIO
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Emenda a LOM, leis complementares, ordinárias, decretos, editais, autógrafos complementares e ordinários, razões de vetos de leis complementares e ordinários, projetos de leis complementares e ordinários, ordem de escrituras, petições judiciais, pareceres jurídicos e análises técnicas. | Permanente |
| Assembleia legislativa | 05 anos |
| Câmara municipal (requerimentos e indicações) | 05 anos |
| Editais, resoluções, portarias e minutas. | 05 anos |
| Notificação de dívida ativa | 05 anos |
| Notificação de protesto de dívida ativa | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
1.2 - CONSELHOS MUNICIPAIS
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Leis, Decretos e Editais | Permanentes |
| Atas e Resoluções | Permanentes |
| Prestação de Contas | 03 anos |
| Processos Seletivos de Conselheiros Tutelares | 05 anos |
| Relatórios | 05 anos |
2 - SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO E CULTURA
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Diários oficiais | 01(um) ano |
| Fichas individuais de alunos | Permanente |
| Histórico escolar | Permanente |
| Curso de habilitação projeto homem x natureza | Permanente |
| Canhotos | 06(seis) meses |
| Implantação e acompanhamento da proposta de metodologia construção do conhecimento | Permanente |
| Prova de exame final | 06(seis) meses |
| Estatística das escolas municipais | Permanente |
| Ata de resultados finais (2ª via) | Permanente |
| Convênio com fundo estadual de educação | Permanente |
| Documentos de professores da rede municipal de saíram | Permanente |
| Diários de classe e provas de supletivo | Permanente |
| Certidão de nascimento de alunos | Permanente |
| Matrículas e históricos | Permanente |
| Boletins | 06(seis) meses |
| Livro de reunião | Permanente |
| Merenda Escolar | Permanente |
| Transporte Escolar | Permanente |
| Bolsa família | 05 anos |
| Prestação de Contas das Escolas | 10 anos |
| Programa dinheiro direto na Escola - PDDE | 10 anos |
| Conselho Municipal de Educação | Permanente |
| Censo Escolar | Permanente |
| FUNDEB | Permanente |
| Jornal Oficial da AMM | 01 ano |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| 2.1 CULTURA | |
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| Solicitações Diversas | 05 anos |
| Fichas de matrículas | 05 anos |
3 - SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| RECRUTAMENTO/SELEÇÃO | |
| Concurso Público - Todos os Editais | Permanente |
| Concurso Público - Isenção de taxa, caderno de prova, recurso e decisões. | Validade do Concurso |
| Processo Seletivo: Inscrição, Isenção de taxa, Caderno de prova, Recurso e Decisões. | Validade do Certame |
| Processo Seletivo - Todos os Editais | 05 anos |
| Processo de Seleção Pública - ACE E ACS Inscrição, Isenção de Taxa, Caderno de prova, recurso e decisões. | Validade do Certame |
| Processo de Seleção Pública - Todos os Editais | Permanente |
| CONTRATAÇÃO | |
| Ato administrativo(portarias e atos) | Permanente |
| Contratos temporários, Termos Aditivos, Distratos, junto com memorando com autorização do ordenador de despesas e todos os documentos relativo ao servidor | 10 anos |
| Contratos Temporários, Termos Aditivos, Distratos, RG, CPF, CTPS, PIS, Comprovante de Escolaridade e Registro junto ao Conselho da Categoria | Permanente |
| Servidores efetivos (pasta com toda a documentação) | Permanente |
| Servidores Comissionados (pasta com toda a documentação) | Permanente |
| MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL | |
| Admissão, aproveitamento, contratação, designação, nomeação, posse, readmissão, readaptação, reassunção, recondução, reenquadramento, reintegração, substituição. | Permanente |
| Demissão, dispensa, exoneração, expulsão, exclusão, falecimento, rescisão contratual | Permanente |
| Lotação, remoção, remanejamento. | Permanente |
| Cessão, disposição funcional, permuta. | Permanente |
| DIREITOS, OBRIGAÇÕES, VANTAGENS | |
| Relação anual de informações sociais - RAIS E DIRF | Permanente |
| Relação mensal - Previdenciária | Permanente |
| Relação mensal - SEFIP | Permanente |
| Todas as folhas de pagamentos | Permanente |
| Rascunho folha de pagamento | 10 anos |
| Declaração de bens, acumulo de cargo e ficha cadastral anual | 05 anos |
| Livro, cartão ponto e anexo caso houver | 10 anos |
| APERFEIÇOAMENTO/TREINAMENTO | |
| Curso promovido pela instituição | 05 anos |
| Ficha de inscrição, relatório de ausência, pesquisa de opinião dos participantes, cadastros de instrutores, relatórios de custos. | 05 anos |
| Cursos promovidos por outras instituições | 05 anos |
| Planejamento de treinamento | 05 anos |
| POLÍTICA DE PESSOAL | |
| Estudo técnico | 05 anos |
| Plano de cargos, carreira e salários, Lei que concede o reajuste anual, Lei de criação/alteração de cargos/vagas e Decretos de regulamento funcional. | Permanente |
| Demais Comissões | 10 anos após a conclusão do relatório final. |
| Comissão de Elevação em Classe | Permanente na pasta funcional |
| Comissão de Elevação em Nível | Permanente na pasta funcional |
| Comissão de Estágio Probatório e todos os documentos relativo a avaliação de servidores até a homologação do Estágio Probatório. | 10 anos após homologação do Estágio Probatório. |
| Memorandos expedidos e recebidos | 10 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 10 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| 3.1 - DEPARTAMENTO DE LICITAÇÕES | |
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Pregão presencial | Permanente |
| Concorrência | Permanente |
| Tomada de preços | Permanente |
| Convite | Permanente |
| Leilão | Permanente |
| Dispensa | Permanente |
| Inexigibilidade | Permanente |
| Credenciamento | Permanente |
| Chamada pública | Permanente |
| Adesões | Permanente |
| Pedidos de adesão de outros órgãos públicos | Permanente |
| Reequilíbrio de preços | Permanente |
| Processos administrativos e contratos | Permanente |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| 3.2 - DEPARTAMENTO DE COMPRAS | |
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Controle e relatório de faturas telefone | 04 anos |
| Relatórios e requerimentos diversos | 02 anos |
| Orçamentos diversos | 02 anos |
| Relatórios de requisições para empenho | 01 ano |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| 3.3 – CONTRATOS | |
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Relatórios do setor de contratos | 05 anos |
| Relatórios de fiscais | Permanente |
| Parecer Jurídico | Permanente |
| Contratos | Permanente |
| Termos Aditivos | Permanente |
| Termos de Apostilamentos | Permanente |
| Termos de Convênios | Permanente |
| Termos de Cooperação | Permanente |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| 3.4 - DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO, DISTRIBUIÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO | |
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Relatórios de documentos entregue para Secretarias | 05 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Protocolos diversos | 05 anos |
| Ofícios expedido e recebido | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| Termo de empréstimo | 05 anos |
4 - SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA E MEIO AMBIENTE
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Solicitação de compra | 05 anos |
| Documentos da câmara (ofícios, requerimentos e indicações) | 05 anos |
| Comunicação interna | 05 anos |
| Portarias internas | 05 anos |
| Relatório de atividades realizadas | 05 anos |
| Feiras do produtor rural | Permanente |
| Relatório quadrimestral | 05 anos |
| Publicações no diário oficial e em outros periódicos | Permanente |
| Declarações diversas | 05 anos |
| Projetos SINCOV | 10 anos |
| Documentos recebidos e expedidos da promotoria | Permanente |
| Documento referente a cursos (parcerias) | 03 anos |
| Documentos do INCRA | Permanente |
| Documentos do campo experimental | Permanente |
| Documentos do SIF - serviços de inspeção federal | Permanente |
| Projetos desenvolvidos e a desenvolver | 05 anos |
| Certidões de uso e ocupação de solo e laudos técnicos e pareceres | Permanente |
| Termo de permissão de uso, associações e patrulhas. | Permanente |
| Documentos do SIM - serviços de inspeção municipal | Permanente |
| Convênios, Contratos e Termos | 10 anos |
| Protocolos diversos | 05 anos |
| Memorandos expedido e recebido | 05 anos |
| Ofícios expedido e recebido | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| 4.1 MEIO AMBIENTE | |
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Pareceres | Permanente |
| Autorização p/ poda e corte de árvores | 03 anos |
| Licença ambiental | Permanente |
| Processo administrativo | 10 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
5 - SECRETARIA MUNICIPAL DE DESENVOLVIMENTO SOCIOECONÔMICO E TURÍSTICO
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Termos de constatação; de recebimento de material; de transferência de patrimônio e outros. | 05 anos |
| Documentos de sistema: comprasnet, estoquenet, empenhos, ordens de serviço e de fornecimento, relatórios em geral, pdi, orçamento - planos de conta. | 02 anos |
| Relatórios de atividade dos servidores Relatório de quadrimestre | 04 anos |
| Mapas de área, matrículas, certidões de cartório. | 05 anos |
| Projetos de requerimento de área | 20 anos |
| Documentos da sala do Empreendedor individual, MT Fomento e Microcrédito. | 20 anos |
| Cadastros, banco de dados. | 05 anos |
| Documentos do Condec | 20 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
6 - SECRETARIA MUNICIPAL DE FINANÇAS - CONTABILIDADE
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Empenhos | Permanente |
| Prestação de conta (convênios) | Permanente |
| Folha de pagamento | Permanente |
| Contratos | Permanente |
| Pastas: estornos, leis, decretos e 5ª via de balancete | 10 anos |
| Documentos protocolados | 05 anos |
| Balancetes | 10 anos |
| Memorandos expedido e recebido | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
6.1 - TESOURARIA
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Conciliação bancária | 10 anos |
| Adiantamento de viagem e diárias | Permanente |
| Correspondências expedidas e recebidas | 05 anos |
6.2 - TRIBUTAÇÃO
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Pasta de alvará de empresas | 05 anos |
| Baixa de alvará de empresas | 05 anos |
| Alvará (horário especial) | 05 anos |
| Licenças | 02 anos |
| Pasta de aposentados de IPTU | 03 anos |
| Requerimentos indeferidos | 03 anos |
| ITBI | Permanente |
| Certidões | 05 anos |
| Taxistas | 05 anos |
| Notificação de dívida ativa | 05 anos |
| Notificação de protesto de dívida ativa | 05 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
6.3 - DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Autorização de caixa séptica na calçada | 03 anos |
| Autorização de ligação subterrânea de rede de energia elétrica | 03 anos |
| Autorizações diversas | 03 anos |
| Certidão de endereço | 02 anos |
| Notificação de auto de infração | 05 anos |
| Requerimentos indeferidos | 05 anos |
| Notificações e intimações | 05 anos |
| Termos de interdição, embargo e apreensão. | 05 anos |
| Auto de infração e autoria fiscal | 10 anos |
| Notas fiscais | 05 anos |
| Notificação de ISSQN | 05 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
7 - SECRETARIA MUNICIPAL DE VIAÇÃO E OBRAS PÚBLICAS
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Correspondências recebidas | 03 anos |
| Ordem de serviços (diversas) | Duração do contrato |
| Portaria interna | 05 anos |
| Certidões/declarações expedidas | 05 anos |
| Cópias de leis, decretos, portarias. | 03 anos |
| Autorizações diversas | 03 anos |
| Notificações diversas | 03 anos |
| Comunicados/avisos diversos | 03 anos |
| Requerimento disk lâmpada | 03 anos |
| Ticket de recebimento de matérias | 03 anos |
| Termo de parceira | 05 anos |
| Livro ata | Permanente |
| Certificado de garantia | Período de validade |
| Relatório de peças e serviços | 03 anos |
| Relatório de atividades veículos | 03 anos |
| Relatório de despesas (borracharia/oficina) | 03 anos |
| Controle de abastecimento | 03 anos |
| Boletim diário de motorista/operador de máquinas | 03 anos |
| Cópias de CNH/CRIV | Validade do documento |
| Documentos originais de veículos CRLV | Até a emissão do ano posterior |
| Termo de medição | Duração do contrato |
| Termo de recebimento provisório | Duração do contrato |
| Termo de recebimento definitivo | Duração do contrato |
| Termo de capacidade técnica | 03 anos |
| Termo de constatação | Duração do contrato |
| Notificações (obras) | Duração do contrato |
| Projetos | 10 anos |
| Memorial descritivo e especificações técnicas | 06 anos |
| ART - anotação de responsabilidade técnica | 06 anos |
| Planilhas - documento que contem dados, parâmetros, porcentagens, execuções e cálculos. | 05 anos |
| Memorandos enviados e recebidos folha SINFRA | 05 anos |
| Memorandos expedido e recebido | 05 anos |
| Ofícios expedido e recebido | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| Autorização para retirada de ossada | Permanente |
| Autorização para construção de túmulo | Permanente |
| Autorização e translado | Permanente |
| Cópias de certidão de óbito | Permanente |
| Relatório de serviços funerários prestados | Vigência do contrato |
7.1 - DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE TRÂNSITO E TRANSPORTE URBANO
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Relatório de atividades desenvolvidas e executadas - guarda municipal de trânsito | 05 anos |
| Autos de infração lavrados | Permanente |
| Processos administrativos - defesa prévia | 05 anos |
| Processos administrativos - defesa autuação na JARI | 05 anos |
| Talões de auto de infração | Permanente |
| Escala de serviços | 03 anos |
| Correspondências recebidas | 03 anos |
7.2 - GERÊNCIA TÉCNICA E ENGENHARIA
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Ordem de Serviço | Permanente |
| Termo de Medição | Permanente |
| Termo de Recebimento Provisório | Permanente |
| Termo de Recebimento Definitivo | Permanente |
| Termo de Constatação de serviços | Permanente |
| Atestado de capacidade técnica | Permanente |
| Projetos | Permanente |
| Processos de aprovação de loteamentos | Permanente |
| Matrícula de imóveis | 1 ano |
| Memorandos expedidos e recebidos | 5 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 5 anos |
| Documentos diversos | 5 anos |
| Processos de licenciamento ambiental | Permanente |
| Convênios e financiamentos | Permanente |
| Análises laboratoriais | Permanente |
| Relatório de análises da Estação Tratamento Água-Queima Pé. | 1 ano |
| Relatório de análises da Estação Tratamento Água-Rural | 1 ano |
| Relatório Check List-Operadores das Estações de Tratamento de Água (Queima Pé e Rural) | 1 ano |
8 - SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSISTÊNCIA SOCIAL
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Liberação de benefícios: material de construção, auxílio funeral, alimentos, informações sobre aposentadoria, outras doações. | 05 anos |
| Contratos diversos | Permanente |
| Ficha de cadastro familiar | Permanente |
| Formulário de cadastro único | 05 anos |
| Cadastro habitacional | 05 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
| Documentos do SINE | Arquivo próprio |
09 - SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE E SANEAMENTO
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Raio-X | 05 anos |
| Prontuário | 11 anos |
| Receituário | 05 anos |
| ROAS (reg. de ocorrências ambulatórias) | 11 anos |
| Laudos - AIHS | 11 anos |
| DN - declaração de nascidos vivos | Permanente |
| DO - declaração de óbitos | Permanente |
| Ficha de notificação (doenças endêmicas) | 11 anos |
| 2ª via do cartão de vacinação | Permanente |
| BPA - boletim de produção ambulatorial | 05 anos |
| Síntese produção ambulatorial | 05 anos |
| Folha - registro de comparecimento | Permanente |
| Bloco de notificação (vistoria, apreensão e outros) | 05 anos |
| Bloco de denúncias | 05 anos |
| Contratos | Permanente |
| Ficha de pacientes | 05 anos |
| Ficha de atendimento | 10 anos |
| Relatório de pessoas consultadas | 05 anos |
| AIS - prontuário de atendimento | 10 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.1 - LABORATÓRIO MUNICIPAL
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Resumo das USF´S | 02 anos |
| Solicitações de exames | 02 anos |
| Central de Regulação de exames laboratoriais | 05 anos |
| Resultados de exames impressos e 2ª via de exames | 01 ano |
| Livro ata (livros, cadernos de agendamentos) | 02 anos |
| Empenhos/notas | 05 anos |
| Documentos recursos humanos (memorandos, escalas de trabalho e plantão, férias, horas extras e outros) | 05 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.2 - VIGILÂNCIA SANITÁRIA
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Protocolo recebido | 05 anos |
| Relatórios de balanço de medicamentos - port. 344/1998 | 05 anos |
| Relatórios de inventário de medicamentos - port. 344/1998 | 10 anos |
| Auto de infração (exceto quando em litígio, aguardar Conclusão do processo) | 05 anos |
| Notificações | 05 anos |
| Processo Administrativo | 05 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.3 - VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Declaração de nascimento vivo | 20 anos |
| Declaração de óbito | 20 anos |
| Fichas de investigação epidemiológica | 05 anos |
| Notificação de agravos transmissíveis e não transmissíveis | 01 ano |
| Processo de investigação de óbito materno-infantil | 05 anos |
| Cartão sombra de vacinação | Informatizado |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.4 - VIGILÂNCIA EM SAÚDE AMBIENTAL
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Frequência | 02 anos |
| Croquis | 05 anos |
| Diagnostico dengue | 05 anos |
| Boletim de campo | 05 anos |
| Controle de inseticida | 05 anos |
| Boletim de lira | 05 anos |
| Boletim de ovitrampa | 05 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.5 - COORDENAÇÃO DO SETOR DE TRANSPORTES
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Relatórios de viagens reguladas pelo chm | 10 anos |
| Relatórios de viagens regulados pelo central de regulação | 10 anos |
| Relatório individual dos veículos | 10 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.6 – UNITAN
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Livro de registro de prova cruzada | 20 anos |
| Livro de liberação de hemocomponentes | 20 anos |
| Livro de protocolo de resultado de exames | 20 anos |
| Livro de registro de doação | 20 anos |
| APAC - autorização de procedimento de alta complexidade | 20 anos |
| BPA - boletim de produção ambulatorial | 20 anos |
| Resultados de exames | 20 anos |
| Ofícios e memorandos recebidos e enviados | 20 anos |
| Laudo de auditoria | 20 anos |
| Livro de planilha de descarte de hemocomponentes | 20 anos |
| Livro de entrada de hemocomponentes | 20 anos |
| POP - procedimentos operacionais padronizados | 20 anos |
| Relatórios hemoprod e hemofluxo | 20 anos |
| Termo de cooperação | 20 anos |
| Estoque recebido do hemocentro | 20 anos |
| Solicitação de sangue e hemocomponentes dos municípios e hospitais | 20 anos |
| Liberação de resultados do hemocentro | 20 anos |
| Relatório - mapa de envio de amostras para o hemocentro | 20 anos |
| Resultado de exames nat | 20 anos |
9.7 - CENTRAL MUNICIPAL DE REGULAÇÃO
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Autorizações de procedimentos | 05 anos |
| Autorizações canceladas | 05 anos |
| Espelho de AIH´s - SIHD | 05 anos |
| TFD | Permanente |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.8 - CTA/SAE
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Ofícios de rotinas administrativas de pedidos diversos, encaminhamento de resposta a sec. de saúde. | 05 anos |
| Relatórios | 15 anos |
| Diagnóstico laboratório central farmacêutico - lacen | 05 anos |
| Evento: curso, oficina, seminário realizado | 05 anos |
| Escala (férias e serviços) | 07 anos |
| Livro de protocolo | 02 anos |
| Sistema de notificação/sinan (sistema de informação de agravos de notificação) | 15 anos |
| Ficha de atendimento de teste rápido | 15 anos |
| Laudo de exames | 20 anos |
| Prontuário médico | 20 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.9 - FARMÁCIA MUNICIPAL
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Receituário Medicamentos Controlados | 05 anos |
9.10 - ATENÇÃO BÁSICA DE SAÚDE
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Solicitação de raio x | 05 anos |
| Prontuário | 20 anos |
| Receituário | 05 anos |
| Livro de ocorrências | Permanente |
| 2ª via de cartão de vacina | Permanente |
| Boletim de produção | 05 anos |
| Armazenamento de exames laboratoriais não retirados | Permanente |
| Comprovante de entrega de exames | Permanente |
| Exames que incluem imagens e laudos | 20 anos |
| Mapas de área de abrangência das unidades | 05 anos |
| Convite | 01 ano |
| Nota fiscal | 05 anos |
| Declaração de entrega de material | 02 anos |
| Requisição de material | 01 ano |
| Autorização (abastecimento de veículo, fornecimento) | 02 anos |
| Perfil epidemiológico | Permanente |
| Material didático | 11 anos |
| Marcação de consulta | 02 anos |
| Relatórios do caps | 11 anos |
| Notificação/sisvan2, etc | 11 anos |
| Livro de protocolo | 02 anos |
| Escala (férias, serviço) | 07 anos |
| Avaliação auditoria | Permanente |
| Lista de presença de reunião | 04 anos |
| Ficha de paciente | 05 anos |
| Ficha de atendimento | 05 anos |
| Relatórios de produção | 05 anos |
| Cadastro de paciente | 11 anos |
| Fichas de atividades coletivas | 05 anos |
| Fichas de procedimentos | 05 anos |
| Fichas de visitas domiciliar | 05 anos |
| Livro ata de visitas | Permanente |
| Livro ata de reuniões | Permanente |
| Livro ata de ações | Permanente |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.11 - HOSPITAL MUNICIPAL
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Atestado de recebimento de material (farmácia) | 05 anos |
| Autorização de internação hospitalar (aih) | 05 anos |
| Cautela de empréstimos (farmácia) | 05 anos |
| Controle de entrada e saída de medicamentos | 10 anos |
| Livro de registro de medicamentos | 05 anos |
| Controle de medicamentos de uso restrito | 10 anos |
| Comunicação interna | 05 anos |
| Declaração de óbito | 20 anos |
| Escala de serviço | 05 anos |
| Fechamento de folha de pagamento (cartão ponto) | 05 anos |
| Ficha de controle de limpeza e temperatura da geladeira de medicamentos | 02 anos |
| Inventário da farmácia | 05 anos |
| Livro ata | Permanente |
| Livro de registro de internação | 05 anos |
| Livro de registro de ocorrência da equipe de enfermagem | 05 anos |
| Livro de registro de ocorrências da equipe médica | 05 anos |
| Livros de registro de óbitos | 05 anos |
| Prescrição de medicamentos controlados | 05 anos |
| Prescrição médica enviada a farmácia | 05 anos |
| Prontuário médico | 20 anos |
| Protocolo de entrega de prontuário | 05 anos |
| Registro de ocorrência ambulatorial (roa) | 05 anos |
| Registro de atendimento social | 05 anos |
| Relatório de produtividade (bpa-fae) | 05 anos |
| Relatório de viagem | 05 anos |
| Relatório de troca de plantão | 05 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
9.12 - COORDENAÇÃO DE RESÍDUOS SÓLIDOS
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Relatórios de pesagens | Permanente |
| Memorandos expedidos e recebidos | 5 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 10 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
10 - SECRETARIA MUNICIPAL DE JUVENTUDE, ESPORTE E LAZER
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Atas, Leis e Decretos, Portarias internas, instruções normativas, Contratos em geral, Termo de constatação de recebimento de material, Transferência de patrimônio e outros. | 05 anos |
| Comprasnet, estoquenet, empenhos, ordens de serviço e de fornecimento, relatório em geral, PDI, orçamentos - planos de conta. | 04 anos |
| Relatório de atividades dos servidores, relatório mensal de eventos, relatórios quadrimestrais. | 04 anos |
| Mapas de área, matrículas, certidões de cartório. | 05 anos |
| Projetos de requerimento de área projetos de obras em geral. | 10 anos |
| Memorandos expedidos e recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos e recebidos | 05 anos |
| Documentos Diversos | 05 anos |
11 - CÂMARA MUNICIPAL
| ESPECIFICAÇÃO | TEMPO DE GUARDA |
| Projetos de lei | Permanente |
| Emenda a Lei Orgânica | Permanente |
| Leis | Permanente |
| Decretos Legislativos | Permanente |
| Decretos da Mesa | Permanente |
| Resoluções | Permanente |
| Portarias | Permanente |
| Contas anuais de governo | Permanente |
| Indicações | 05 anos |
| Requerimentos | 05 anos |
| Processos ref. a CEI e CP | Permanente |
| Processos Judiciais | Permanente |
| Ofícios recebidos | 05 anos |
| Ofícios expedidos | 05 anos |
| Memorandos Internos | 05 anos |
| Processos Licitatórios e Contratos | Permanente |
| Processos de pagamento | Permanente |
| Balancetes recebidos do Executivo | 05 anos |
| Balancetes Câmara | 05 anos a partir da aprovação das contas |
| Documentos diversos | 05 ano |