“Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da atividade-fim e dispõe sobre os documentos de arquivo, sua gestão, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo da Câmara Municipal de Itiquira, Estado de Mato Grosso”.

A MESA DIRETORA DA CÂMARA MUNICIPAL DE ITIQUIRA – ESTADO DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições legais, faz saber que o soberano plenário aprovou e o presidente promulga a seguinte Resolução:

Considerando que é dever do Poder Público promove a gestão dos documentos A Mesa Diretora da Câmara Municipal de Itiquira, Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições legais e regimentais, prescreve o seguinte:

Considerando que é dever do Poder Público promove a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o §2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Considerando a necessidade de regulamentar nesta casa de leis, normas que disciplinam a maneira como deve ser gerida os documentos de arquivo, sua gestão, sua avaliação, guarda e eliminação de documentos;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Art. 1º. Fica aprovado o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade-fim da Câmara Municipal de Itiquira-MT constantes dos Anexos I e II desta Resolução, como instrumentos fundamentais da implementação da gestão documental.

§ 1º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.

§ 2º É dever da Câmara Municipal a gestão de documentos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.

CAPÍTULO II DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Art. 2º. São documentos de arquivo todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pela Câmara Municipal de Itiquira-MT no exercício de suas funções e atividades administrativas e legislativas.

Parágrafo único. A Câmara Municipal de Itiquira-MT garantirá acesso aos documentos de arquivo, nos termos da legislação vigente.

Art. 3º. Os documentos de arquivo são identificados como correntes, intermediários e permanentes, na seguinte conformidade:

I - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados;

II - Consideram-se documentos intermediários aqueles com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que os tenham produzido, recebido ou acumulado;

III - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 4º. Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios: I - são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Câmara Municipal de Itiquira-MT;

II - São documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação legislativa e administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

CAPÍTULO III DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ATIVIDADE-FIM

Art. 5º. O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo da atividade-fim da Câmara Municipal de Itiquira-MT.

Parágrafo único. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os à função, subfunção e atividade responsável por sua produção, recebimento ou acumulação.

Art. 6º. O Plano de Classificação de Documentos da atividade-fim atribui para cada série documental um código numérico de classificação.

§ 1º Série documental é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação.

§ 2º O código de classificação da série documental é a referência numérica que a associa ao seu contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de informação:

I - Função;

II - Subfunção;

III - atividade;

IV - Série documental.

CAPÍTULO IV DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ATIVIDADE-FIM

Art. 7º. A Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade-fim é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.

Parágrafo único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.

Art. 8º. A Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade-fim da Câmara Municipal deve indicar para cada série documental que compõe o Plano de Classificação, os prazos de guarda e a destinação dos documentos.

§ 1º Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente.

§ 2º Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histórico, probatório e informativo.

§ 3º Para cada série documental deverão ser registrados, a título de observações, os atos legais e as razões de natureza legislativa ou administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos ou ainda informações relevantes sobre a produção, guarda ou conteúdo do documento.

Art. 9º. Para cada série documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos lugares indicados, a saber:

I - Unidade produtora: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido;

II - Unidade com atribuições de arquivo: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer na unidade com atribuições de arquivo da Câmara Municipal, cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais.

Parágrafo único - Esgotada a vigência do documento, fica autorizada a sua eliminação, desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo da Câmara Municipal de Itiquira-MT.

Art. 10. Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda na unidade produtora ou na unidade com atribuições de arquivo da Câmara Municipal são os seguintes:

I - Prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

II - Prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.

Parágrafo único. O tempo de guarda dos documentos poderá ser dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente.

CAPÍTULO V DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORÁRIA

Art. 11. A eliminação de documentos da Câmara Municipal é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pela Comissão de Classificação de Documentos do Arquivo e Digitalização e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.

Art. 12. Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade-fim da Câmara Municipal será realizada mediante autorização do Diretor de Arquivo Público da Câmara Municipal.

Art. 13. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de "Relação de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do Anexo III, que faz parte integrante desta Resolução.

Art. 14. A Comissão de Classificação de Documentos do Arquivo e Digitalização, em decorrência da aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade-fim, fará publicar na imprensa oficial do município, o "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do ANEXO IV, que faz parte integrante desta Resolução.

Parágrafo único. O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.

Art. 15. O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do "Termo de Eliminação de Documentos", preenchido conforme modelo constante do ANEXO V, que faz parte integrante desta Resolução.

Parágrafo único. O "Termo de Eliminação de Documentos" será arquivado no Arquivo Público da Câmara Municipal para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.

Art. 16. A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica dos suportes de registro das informações.

Art. 17. Dos documentos destinados à eliminação serão selecionadas amostragens para guarda permanente.

Parágrafo único. Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos e quantitativos.

CAPÍTULO VI DA GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS

Art. 18. São considerados documentos de guarda permanente:

I - Os indicados na Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade-fim, que serão definitivamente preservados.

II - Todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela Câmara Municipal até o ano de 1980, pois possuem caráter histórico.

Art. 19. Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser recolhidos ao Arquivo Público da Câmara Municipal.

Parágrafo único. Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Público da Câmara Municipal, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle.

Art. 20. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.

CAPÍTULO VII DA ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Art. 21. À Comissão de Classificação de Documentos do Arquivo e Digitalização cabe a atualização do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade-fim decorrentes do exercício das funções e atividades da Câmara Municipal.

§ 1º As propostas de revisão ou atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade-fim da Câmara Municipal deverão ser encaminhadas ao Diretor do Arquivo Público da Câmara Municipal para aprovação.

§ 2º Ao Arquivo Público da Câmara Municipal caberá o reexame, a qualquer tempo, do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da atividade-fim.

CAPÍTULO VIII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 22. Ao Diretor de Arquivo Público da Câmara Municipal de Itiquira compete, sempre que solicitado, dar orientação técnica na área arquivística aos setores/unidades/órgãos e aos membros da Comissão de Classificação de Documentos do Arquivo e Digitalização para elaboração e aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 23. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Câmara Municipal de Itiquira, Estado de Mato Grosso, em 21 de junho de 2023.

José Carlos Batista Ademir Dal Berti Presidente 1º Secretario

Eufrázio Cabral da Costa

2º Secretário

TODOS OS ANEXOS DISPONIVEIS NA SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO E NO PORTAL DA CÂMARA MUNICPAL DE ITIQUIRA-MT

ANEXO I (PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA CÂMARA MUNICIPAL DE ITIQUIRA – MT)

ANEXO II (TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA CÂMARA MUNICIPAL DE ITIQUIRA – MT)

ANEXO III (COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E DIGITALIZAÇÃO RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº XX/2023)

ANEXO IV (COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO - EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº XX / ANO)

ANEXO V (COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E DIGITALIZAÇÃO - TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº XX / ANO)