“Estabelece os procedimentos para a emissão de empenho, liquidação, pagamento, anulação, cancelamento de empenho e inscrição de valores em restos a pagar no âmbito da Prefeitura Municipal de Cáceres”

A PREFEITA MUNICIPAL DE CÁCERES, ESTADO DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições legais que lhe confere o Artigo 74, Inciso VIII da Lei Orgânica Municipal, e:“Estabelece os procedimentos para a emissão de empenho, liquidação, pagamento, anulação, cancelamento de empenho e inscrição de valores em restos a pagar no âmbito da Prefeitura Municipal de Cáceres”

A PREFEITA MUNICIPAL DE CÁCERES, ESTADO DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições legais que lhe confere o Artigo 74, Inciso VIII da Lei Orgânica Municipal, e:

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar o conjunto de princípios e procedimentos destinados a despesa pública quanto ao empenho, liquidação, pagamento, anulação, inscrição e cancelamento de restos a pagar eletronicamente;

CONSIDERANDO o que consta no Processo submetido ao Memorando nº 4.894 de 09 de fevereiro de 2023;

D E C R E T A:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - Esse Decreto tem for finalidade estabelecer os procedimentos para a emissão de empenho, liquidação, pagamento, anulação, cancelamento de empenho e inscrição de restos a pagar, tendo como ação inicial o recebimento de documento para a emissão da nota de empenho e como ação final, a inscrição em restos a pagar dos empenhos não pagos no exercício.

Art. 2º - O presente Decreto abrange todas as Unidades Orçamentárias da Administração Direta e Indireta quando no exercício de atividades relacionadas a este Decreto.

CAPÍTULO II

DA BASE LEGAL

Art. 3º - O conjunto de ações de responsabilidade do Chefe do Poder Executivo Municipal, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno no Município, terá por base legal a Constituição Federal de 1988, a Lei 4.320 de 1964, a Lei Complementar 101 de 2000, a Portaria 448 de 2002 da Secretaria do Tesouro Nacional e Resolução 227 de 2011 do Tribunal de Contas do Estado do Mato Grosso.

CAPÍTULO III

DOS CONCEITOS

Art. 4º - Para fins deste Decreto, considera-se:

I - Unidades Orçamentárias: Segmentos da administração direta e indireta a que o orçamento do município consigna dotações específicas para a realização de seus programas de trabalho e sobre os quais exerce o poder de disposição.

II – Administração Direta: Abrange a estrutura administrativa da Prefeitura Municipal de Cáceres.

III - Administração Indireta: Conjunto de entidades públicas dotadas de personalidade jurídica própria, compreendendo as autarquias municipais.

IV - Sistema de Controle Interno: Compreende o conjunto de normas, atividades, procedimentos, métodos, rotinas, bem como de unidades da estrutura organizacional da Administração Pública municipal com atuação articulada, visando o controle interno da gestão administrativa.

V - Unidades Executoras: São as unidades que compõe a estrutura organizacional do Poder Executivo Municipal, abrangendo a Administração Direta e Indireta.

VI - Ordenador de despesa: Autoridade cujos atos resultem emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos do Município.

VII – Empenho: Ato emanado de autoridade competente, que cria para o município a obrigação de pagamento, pendente ou não, de implemento de condição.

VIII - Plano Plurianual: É o instrumento de planejamento, pelo qual se estabelece de forma regionalizada as diretrizes, objetivos e metas da administração pública para as despesas de capital e outras delas decorrentes e relativas aos programas de duração continuada.

IX - Lei de Diretrizes Orçamentárias: Estabelece diretrizes para a confecção da Lei Orçamentária Anual (LOA), contendo metas e prioridades da Administração Pública Municipal, despesas de capital para o exercício financeiro seguinte, alterações na legislação tributária e política de aplicação nas agências financeiras de fomento.

X - Lei Orçamentária Anual: Estabelece os orçamentos da Administração Pública Municipal, por meio dos quais são estimadas as receitas e fixadas as despesas deste Ente, de forma a evidenciar a política econômica financeira e o programa de trabalho do governo, obedecidos os princípios de unidade, universalidade e anualidade.

XI - Dotação Orçamentária: Limite de crédito ou crédito adicional, consignado na LOA, para atender determinada despesa.

CAPÍTULO IV

DAS RESPONSABILIDADES Art. 5º - À Secretaria Municipal de Finanças compete:

I - A Responsabilidade pelo registro da execução orçamentária e financeira, assim como adotar medidas juntamente com as demais secretarias para a obtenção do equilíbrio das despesas e receitas;

II - Exercer a direção sobre as suas Coordenações e Gerências com observância da legislação e das normas que orientam as atividades contábil e financeira;

III - Cumprir os compromissos assumidos pela Administração Municipal junto às entidades credoras;

IV – Propor, juntamente com demais órgãos ou setores finalísticos, a expansão e o aprimoramento dos sistemas de processamento eletrônico de dados, para que permitam realizar e verificar a contabilização dos atos e fatos da execução da despesa, com finalidade de promover as informações gerenciais necessárias para a tomada de decisões;

V - Registrar e contabilizar todos os processos de despesas encaminhados através do Sistema de Comunicação Eletrônica devidamente instruídos em conformidade com a Lei nº 4.320/64 e Lei. Nº 8.666/93 e demais legislações pertinentes;

VI - Disponibilizar, mediante solicitação, todos os dados e informações registrados pertinentes a Secretaria de Finanças, para fins de auditoria e análise;

Art. 6º - As demais Unidades Executoras constantes da estrutura organizacional do Município de Cáceres-MT, compete:

I - Exercer os controles estabelecidos nos diversos sistemas administrativos afetos a sua área de atuação, no que tange às atividades específicas ou auxiliares, objetivando a observância da legislação;

II - Comunicar ao nível hierárquico superior e à Unidade Central de Controle Interno, para as providências necessárias e sob pena de responsabilidade solidária, a ocorrência de atos ilegais, ilegítimos, irregulares ou antieconômicos de que resultem, ou não, em dano ao erário;

III - Propor à Unidade Central de Controle Interno a atualização ou a adequação das normas de controle interno.

CAPÍTULO V

DOS PROCEDIMENTOS

DO LANÇAMENTO DA DESPESA PÚBLICA

Art. 7º - A Despesa Pública se classifica em:

I- Orçamentária - são as que para serem realizadas dependem de autorização legislativa e que não podem ser efetivadas sem o crédito correspondente;

II- Extra – orçamentária - são as pagas à margem do orçamento e, portanto, independem de autorização legislativa, podendo ser melhores entendidas como os pagamentos do salário família, restos a pagar, consignações e outros.

DO EMPENHO

Art. 8º - O empenho é um lançamento de despesa pública que deve seguir as seguintes regras:

I- O empenho é o primeiro estágio da despesa pública. É ato emanado de autoridade competente, que cria para o Ente a obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. É a garantia de que existe o crédito necessário para a liquidação de um compromisso assumido.

II- O empenho da despesa não poderá exceder o limite dos créditos concedidos.

III- É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.

IV - A Nota de Empenho é o documento utilizado para registrar as operações que envolvem despesas orçamentárias realizadas pela Administração Pública, ou seja, o comprometimento de despesa, seu reforço ou anulação, indicando o nome do credor, o CNPJ ou CPF, endereço, a especificação dos bens ou serviços á adquirir, o Número do processo de licitação, ou no caso de sua dispensa ou inexigibilidade, o dispositivo legal autorizativo, a lei de enquadramento da despesa, o valor da despesa, bem como a dedução desse valor do saldo da dotação própria, a Classificação Institucional, Funcional Programática, Classificação Econômica até o sub elemento, fonte de recurso, Código de Aplicação e detalhamento.

V - As despesas com diárias serão empenhadas em dotação própria relativa ao exercício financeiro, ficando vedado a inscrição em restos a pagar. As diárias pagas e não utilizadas, deverão ser ressarcidas independentemente do período.

VI - Os empenhos extra - orçamentários de retenções, deverão ser registrados o número do empenho originário automático pelo sistema.

Art. 9º – São Modalidades de Empenhos: I - Empenho ordinário é o correspondente à despesa com montante perfeitamente conhecido, cujo pagamento deva ser efetuado de uma só vez, após sua regular liquidação. Estes deverão ser prévios.

II - Empenho estimativo é utilizado nos casos cujo montante da despesa não se possa determinar, podendo o pagamento ser efetuado uma única vez ou parceladamente. Por essa razão, estima-se um valor e se estabelece um cronograma de pagamento. Os empenhos estimativos normalmente são aqueles utilizados para despesas tais como: energia elétrica, telefonia, água, imprensa oficial, avisos de débitos, taxas bancárias e outras para as quais não se possa definir o valor exato da fatura. Estes deverão ser prévios.

III - Empenho global é utilizado para atender despesas contratuais e outras, sujeitas a parcelamento, cujo valor exato possa ser determinado, tais como: aluguéis, prestação de serviços por terceiros e outros. Estes deverão ser prévios.

Parágrafo único: O empenho estimativo permite o reforço, já o global não, tendo em vista que no empenho global já se sabe o valor total da despesa enquanto que no estimativo não.

Art. 10 – São Rotinas Prévias do Empenho:

I- Todas as despesas deverão possuir um processo, e para que haja o empenho da despesa, os processos deverão ser tramitados rotineiramente pela Secretaria de Administração, Secretaria de Planejamento, Secretaria de Finanças, Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou setores de compras, caso haja na respectiva secretaria registrada, e com todos os documentos anexados no sistema.

II- Os processos de pedido de empenho encaminhados à Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou aos setores de compras deverão estar instruídos, contendo: o nome do credor, o CNPJ ou CPF, endereço, a especificação dos bens ou serviços a adquirir, o Número do processo de licitação, ou no caso de sua dispensa ou inexigibilidade caso houver, o dispositivo legal autorizativo, a lei de enquadramento da despesa, o valor da despesa, a Classificação Institucional, Funcional Programática, Classificação Econômica até o sub elemento, fonte de recurso, Código de Aplicação e detalhamento.

III – Os Órgãos, antes de encaminhar a solicitação de empenho à Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou aos setores de compras, deverão providenciar todas as informações pertinentes, como: o código de cadastro de contratos, dos convênios, consórcios, cópia dos contratos, convênios, número da conta bancária do fornecedor para pagamento, numero da conta bancária de origem quando se tratar de despesa de convênios para pagamento. O número do memorando ou processo do Sistema de Comunicação Eletrônica será discriminado na especificação do pedido de empenho. Logo após a emissão do pedido, este será encaminhado ao requerente ao ordenador da despesa para assinatura e encaminhamento a SMFIN/Contador (a) Geral para a emissão da nota de empenho.

IV - Quando o processo for tramitado para a Secretaria de Administração, esta irá analisar e encaminhar à Secretaria de Planejamento, a qual informará se a despesa enquadra-se no PPA, LDO e LOA. Em seguida, a Secretaria de Planejamento, encaminhará o processo de despesa para a Secretaria de Finanças, onde irá informar a classificação da despesa, o saldo de dotação orçamentária e a disponibilidade financeira para pagamento. A Secretaria de Finanças, após as devidas instruções no processo, encaminhará à Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou aos demais setores de compras, quando houver, para que seja efetuado o pedido de empenho.

§ 1º - Os processos deverão ser precedidos de informações setoriais de orçamento e financeiras. Quando requerido, o processo deverá ser precedido de parecer da Controladoria e Procuradoria Geral do Município.

§ 2º - Será de responsabilidade da autoridade que lhe der causa, as despesas em desacordo com o disposto nesta normativa.

O PEDIDO DE EMPENHO

Art. 11 - O pedido de empenho deverá ser original e encaminhado à contabilidade através de processo ou memorando Sistema de Comunicação Eletrônica do ordenador de despesa assinado. No processo deverá constar independentemente da despesa, a informação quanto à existência de contrato e o número da conta bancária que será usada para pagamento do referido empenho quando tratar de recursos de convênios e programas, exceto os estimativos de água, luz, telefone, internet, taxas, avisos de débitos e outros correlatos.

§ 1º - Se houver contrato, o mesmo deverá ser cadastrado no sistema pela Procuradoria Geral do Município e quando houver convênios as secretarias deverão efetuar o cadastro antes da solicitação do pedido de empenho.

§ 2º - A secretaria de origem deverá obrigatoriamente informar no processo de encaminhamento do pedido de empenho a ser empenhado, o código em que foi cadastrado o referido contrato ou convênio.

Art. 12 - Quando do recebimento do Pedido de Empenho, serão observados os seguintes procedimentos:

I- Analisar o Pedido de Empenho e documentos anexos, nome do credor, enquadramento da despesa, a fonte de recurso, código de aplicação da despesa em conformidade com a fonte de recurso, conta bancária para pagamento compatível com a fonte de recurso informado no pedido de empenho e a viabilidade de sua execução, em função do que estabelece o PPA, a LDO, a LOA e a sua regularidade perante a Lei Complementar 101/2000.

II-Proceder à importação do Pedido de Empenho, analisar e emitir a Nota de Empenho para execução da despesa;

a)Se o Pedido de empenho não estiver regular em relação aos requisitos analisados, a Secretaria de Finanças/Contador Geral devolverá a unidade requisitante para ser complementada a instrução devida, findo o que, a unidade requisitante procederá o reenvio à Secretaria de Finanças.

b) Os pedidos de empenhos deverão ser realizados por item, estes serão com base no processo administrativo encaminhado a Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou aos Setores de Compras.

III - Os Empenhos de PASEP, Dívidas, Precatórios e outras de mesma natureza serão empenhados diretamente pela Secretaria de Finanças através do processo de despesa direta não necessitando de pedido de empenho. Estes já deverão possuir autorização legal, estar contemplados no orçamento, deverão possuir dotações específicas, disponibilidade orçamentária e financeira. Os processos que em seu trâmite, não possuir dotação específica, não possuir disponibilidade orçamentária ou apresentar irregularidade, serão devolvidos para adequação.

IV - O valor do empenho não poderá exceder o saldo da dotação.

EMPENHO DE DIÁRIAS

Art. 13 - Os empenhos de diárias além da devida observação ao art. 11, deverão ser encaminhamento à Coordenadoria de Contabilidade Geral com antecedência mínima de 48h (quarenta e oito horas), a data do deslocamento pretendido.

Art. 13 A: A Coordenadoria de Contabilidade Geral, após a realização do empenho e da respectiva liquidação, tramitará o feito (devidamente munido dos respectivos comprovantes) à Coordenadoria de Tesouraria para pagamento em até 36 (trinta e seis) horas a data do deslocamento pretendido;

Art. 13 B: O pagamento de diárias será efetuado, exclusivamente, por meio de crédito em conta bancária indicada pelo beneficiário no formulário de solicitação, devendo esta ser de sua titularidade, e realizado até as 23h59 do dia anterior ao deslocamento do servidor.

EMPENHO DE AVISO DE DÉBITOS

Art. 14 - Os avisos de Débitos deverão ser encaminhados à contabilidade previamente com a indicação do empenho que será liquidado, enfatizando a fonte de recurso, para que seja registrado no período ou mês de sua ocorrência. As secretarias originárias das despesas deverão providenciar os respectivos empenhos estimativos, sendo obrigatório, obedecer ao número de processo ou memorando do Sistema de Comunicação Eletrônica.

EMPENHO DE TAXAS BANCÁRIAS

Art. 15 - Os empenhos de taxas bancárias deverão ser encaminhados à contabilidade previamente através do processo de despesa direta, com a indicação do empenho que será liquidado, enfatizando a fonte de recurso, para que seja registrado no período ou mês de sua ocorrência. As secretarias originárias da despesa deverão providenciar os respectivos empenhos estimativos.

EMPENHO DE ÁGUA, LUZ, TELEFONE, INTERNET E OUTROS DA MESMA ESPÉCIE

Art. 16 - Os titulares dos órgãos, dos fundos e das entidades, e respectivos ordenadores de despesas, são responsáveis pela priorização dos empenhos das obrigações constitucionais e legais de execução, bem como das despesas previstas como água, luz, telefone, internet, diário oficial, combustíveis, lubrificantes, franquia postal e outras, de caráter continuado, para o funcionamento normal e regular dos serviços públicos.

Parágrafo único: Os pedidos de empenho de que tratam o caput do artigo, deverão ser encaminhados à contabilidade, no prazo de 07 dias úteis de antecedência ao seu vencimento, com a indicação do empenho a ser liquidado, para que haja tempo hábil para o devido pagamento.

EMPENHO DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

Art. 17 - As Despesas de Exercícios Anteriores conforme disposto no art. 37 da Lei nº 4.320/1964, são as despesas encerradas, para as quais o orçamento respectivo consignava crédito próprio, com saldos suficientes para atendê-las, que não tenha sido processada na época própria, bem como os Restos a Pagar com prescrição interrompida e os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente, que poderão ser pagas à conta de dotação específica consignada no orçamento, discriminada por elemento, obedecida, sempre que possível, a ordem cronológica.

Parágrafo Único - As despesas de outros exercícios deverão ser empenhadas na classificação de despesas de exercícios anteriores, no elemento de despesa “92” e deverão seguir as rotinas prévias do empenho constantes no art. 11 deste Decreto.

EMPENHO DE DEVOLUÇÃO DE SALDO DE CONVÊNIOS FIRMADOS NO EXERCÍCIO

Art. 18 - Se a restituição ocorrer no mesmo exercício em que foram recebidas as transferências do convênio, o órgão deverá solicitar a dedução da receita até o limite do valor das transferências recebidas no exercício.

§1º Para devolução de recurso, dentro do exercício até o limite recebido, o órgão deverá solicitar através de memorando, expressamente justificado à Secretaria de Finanças/Coordenação de Tesouraria para que seja efetuada a dedução da receita.

§2º Caso o montante ultrapasse o valor recebido, o órgão deverá adotar o procedimento descrito no art. 11.

DEVOLUÇÃO DE CONVÊNIOS FIRMADOS EM EXERCÍCIOS ANTERIORES

Art. 19 - Se a restituição for de recursos recebidos em exercícios anteriores, o órgão deverá solicitar o empenho de restituição de convênios firmados em exercícios anteriores, a ser contabilizada como despesa orçamentária na classificação 3.3.90.93 ou 4.4.90.93. Devendo seguir o disposto no art. 11 deste Decreto.

Art. 20 - Para cada pedido de empenho será emitido um documento denominado Nota de Empenho – NE, que conterá os seguintes dados:

I - Data da emissão da NE;

II - Número da NE;

III – Elemento e sub elemento da despesa; IV - Código de unidade gestora;

V - Código do credor, nome e dados;

VI - Código da unidade orçamentária;

VII - Programa de trabalho;

VIII - Natureza e classificação econômica da despesa;

IX - Fonte de recursos;

X - Código de aplicação; XI - Importância numérica e por extenso; XII- Saldo da dotação orçamentária; XIII - Modalidade do empenho; XIV - Modalidade e número da licitação ou código da dispensa ou inexigibilidade;

XV - Número do contrato, quando for o caso;

XVI - Número do convênio, quando for o caso;

XVII - Número do processo;

XVIII - Especificação detalhada do objeto; XIX - Número da conta bancária quando tratar de convênio e programas discriminados na especificação (histórico);

XX - Número do processo ou memorando emitido pelo Sistema de Comunicação Eletrônica no histórico do empenho;

XXI - Assinatura do servidor responsável pela emissão da NE (Contador Geral, Secretário de Finanças e o Ordenador da Despesa); Art. 21 - A emissão de Nota de Empenho será precedida de licitação, salvo se houver sido autorizada a sua dispensa, inexigibilidade ou suprimento de fundos, mediante ato expresso, nos termos da legislação em vigor.

§1º - Para a emissão da Nota de Empenho devem ser observadas as Normas da Lei 8.666/93, 10.520/2002 e suas atualizações.

§2º - A Nota de Empenho receberá número de registro automático fornecido pelo Sistema de Gerenciamento Contábil, no momento de sua emissão.

§3º - A Nota de Empenho será assinada digitalmente e juntada ao referido processo.

ANULAÇÃO

Art. 22 - Toda anulação de despesa reverterá ao crédito orçamentário correspondente, se ocorrido no exercício, ficando os órgãos movimentadores de dotações obrigados a emitir o documento de anulação parcial ou total do empenho.

Art. 23 - As anulações de restos a pagar de exercícios anteriores, gerarão superávit em sua fonte de recurso.

Art. 24 - A anulação de nota de empenho deverá conter justificativa do ordenador de despesa.

Art. 25 - O documento de anulação será impresso, assinado e juntado ao processo de contratação.

Art. 26 - No encerramento do exercício, os empenhos emitidos que não possuírem saldo financeiro em caixa, serão anulados compulsoriamente pela Contador Geral, ficando sob a responsabilidade da Secretaria do respectivo empenho, o acompanhamento dos saldos dos empenhos a cada encerramento de exercício.

Art. 27 - O empenho poderá ser anulado nos casos de:

I - Despesa empenhada que não for totalmente utilizada;

II - Serviços contratados e não prestados;

III - Material encomendado não entregue, no todo ou em parte; IV - Obra não executada; V - Nota de Empenho extraída incorreta ou indevidamente.

VI - Empenhos não liquidados, sem recurso financeiro em conta, no encerramento de cada exercício.

Art. 28 - Os compromissos com vigência plurianual serão atendidos por crédito próprio, consignado na Lei Orçamentária Anual- LOA, devendo a despesa ser empenhada no início do exercício financeiro.

Art. 29 - Poderá ser emitida Nota de Empenho complementar desde que esta tenha sido realizada na modalidade estimativa ou global, e tenha saldo orçamentário.

Art. 30 - O valor do complemento não será incorporado à NE que irá complementar, gerando um documento próprio.

Art. 31 - O controle de todos os tipos de empenhos será efetuado pelo gestor da pasta, através do sistema de contabilidade.

Art. 32 - Serão empenhados em dotação orçamentária de despesas de exercícios anteriores, obedecida, sempre que possível, a ordem cronológica, os compromissos de pagamento criados em virtude de lei e reconhecidos após o encerramento do exercício, não processados em época própria e os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente.

Art. 33 - O empenho de despesas durante o último ano do mandato obedecerá, rigorosamente, ao que está disciplinado na LC 101/2000, devendo o controle e a liquidação da despesa serem exercidos pela Unidade Orçamentária responsável pela autorização da despesa.

LIQUIDAÇÃO

Art. 34 - A Liquidação é o segundo estágio da despesa pública. É o procedimento realizado sob a supervisão e responsabilidade do ordenador de despesas para verificar o direito adquirido pelo credor, ou seja, se a despesa foi regularmente empenhada e que a entrega do bem ou serviço foi realizada de maneira satisfatória, tendo por base os títulos e os documentos comprobatórios da despesa. Essa verificação tem por fim apurar:

I - A origem e o objeto do que se deve pagar; II - A importância exata a pagar; III - À quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. Art. 35 - A liquidação da despesa terá por base: I- O contrato, ajuste ou acordo se houver; II- A nota de empenho; III- Os comprovantes de entrega do material ou da prestação efetiva do serviço ou execução da obra, que serão juntados ao processo de contratação. IV- Quando se tratar de liquidação de despesa oriunda de contrato, será obrigatória na primeira parcela da liquidação a cópia do contrato.

V - Os credores, após o fornecimento do material, prestação do serviço ou execução da obra, apresentarão os títulos e documentos originais, comprobatórios do respectivo crédito.

VI – A documentação de liquidação(notas fiscais, faturas, boletos, contas de água, esgoto, energia elétrica, iluminação pública e telefone) deverão ser apresentado pelos pretadores de serviços/materiais, diretamente ao encarregado de instruir o processo administrativo de pagamento, devendo ser encaminhado ao setor de contabilidade com antecedencia mínima de 07 dias úteis ao seu vencimento.

§ 1º Ocorrendo o atraso no pagamento em decorrencia do não cumprimento do prazo estipulado no inciso VI, ficará a cargo dos responáveis da secretaria de origem a restituição de eventuais encargos (juros e multas) aos cofres do município.

VII – A execução de etapa de obra será certificada pelo executor e responsável, mediante emissão da planilha de medição detalhada quanto a obra executada, o valor, sua localização, o período de execução parte integrante da liquidação da despesa.

Art. 36 - Para a liquidação da despesa, é indispensável constar no processo:

I - Nota de empenho;

II - Atestado de recebimento do material, de prestação do serviço ou de execução da obra, emitido por servidor responsável (Responsável pelo Almoxarifado quando tratar de material) ou comissão designada pela autoridade competente e do fiscal do contrato, contendo data, nome por extenso, em carimbo ou letra de forma dos servidores que instruírem o processo no corpo do documento fiscal.

III - As Unidades Executoras deverão observar os procedimentos que antecedem o processamento da liquidação da despesa, inclusive os decorrentes das implementações da execução orçamentária quanto ao controle e acompanhamento dos contratos, convênios e parcerias. Se o contrato não contiver definição do dia do vencimento da obrigação ou estipular pagamentos mensais, será adotado, como data de vencimento da obrigação, 30 (trinta) dias contados a partir da data em que for atestado o fornecimento ou a prestação dos serviços, ou da data de aprovação da medição, ou da entrega da fatura ou da data final do adimplemento da obrigação, conforme determine cada contrato.

IV - As Unidades Executoras deverão atestar, aprovando ou rejeitando, total ou parcialmente, o recebimento de bens e/ou a prestação dos serviços, inclusive medições de obras, até 5 (cinco) dias, contados a partir da entrega da fatura ou de documento equivalente, inclusive por meio eletrônico.

V - A documentação da liquidação da despesa deverá ser escaneada e anexada no processo do Sistema de Comunicação Eletrônica pelo setor requerente, obedecendo o protocolo constante na especificação do empenho. O responsável pelo registro da liquidação da despesa deverá informar na especificação da liquidação da despesa o código do processo do Sistema de Comunicação Eletrônica.

VI - Os documentos de liquidação da despesa deverão tramitar de forma eletrônica.

VII - Deverá constar no processo, dentre outros elementos, Nota de Empenho, Nota Fiscal ou Nota Fiscal-Fatura ou documento equivalente, a folha de medição ou planilha de cálculo discriminativo, demonstrando a composição do valor cobrado (principal e reajustes), detalhadamente, subdividindo em material e mão de obra, inclusive para encargos relativos aos serviços da dívida e acordos judiciais, assinados pelo titular da unidade executora e demais responsáveis pelo acompanhamento dos serviços ou despesas.

VIII- Na nota fiscal deverá constar a especificação do serviço ou material conforme os itens do empenho ex. Quantidade – Valor Unitário Contratado – Valor total do serviço ou material.

IX- Quando se tratar de liquidação da primeira parcela, será obrigatória a cópia do contrato ou termo aditivo.

Art. 37 - Na ocorrência de infração contratual, o titular da unidade executora, manifestar-se-á expressamente no processo de liquidação e pagamento, decidindo sobre a aplicação de penalidade ou a sua dispensa.

Art. 38 - Realizada a liquidação da despesa empenhada, será gerada e anexada em pdf a nota de liquidação, nota de descontos extras e a Guia da Previdencia quando ocorrer, à cargo do Contador Geral, contendo toda a documentação utilizada na NE, além de exibir os dados dos documentos fiscais, ou correspondentes, que serviram de base para a liquidação da despesa.

Art. 39 - A Nota de Liquidação receberá número de registro automático fornecido pelo Sistema de Gerenciamento Contábil, no momento de sua emissão.

Art. 40 - Ao responsável pela emissão da NL, caberá a verificação prévia da documentação juntada, quando do ato de liquidação da despesa, bem como a existência dos seguintes requisitos para sua emissão: I - Nota Fiscal/Fatura do material ou da prestação do serviço, ou o recibo, no caso de pessoa física; II - Se a despesa não exige Nota Fiscal, observar se houve substituição por documento hábil, devidamente atestado; III - Se o item, a especificação, o nome do beneficiário e o valor são os mesmos do pedido de compras, na nota de empenho e na nota fiscal;

IV - Se a primeira via da nota de empenho está assinada por quem de direito;

V - Se os cálculos do valor para pagamento, das obrigações tributárias estão corretos, e se as isenções estão justificadas; VI - Atestado expresso de recebimento do material ou da prestação do serviço, feito pelo servidor ou comissão designada e fiscal do contrato; VII - Carimbo da Divisão de Patrimônio ou Almoxarifado confirmando que o bem foi incorporado ao patrimônio da instituição; VIII - Declaração de que a empresa é regularmente inscrita no “Simples Federal” – Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte, ou consulta quanto a opção no sítio da Secretaria da Receita Federal. IX - Quando tratar de liquidação da primeira parcela será obrigatória cópia do contrato ou termo aditivo. X - Existência do Processo Administrativo no Sistema de Comunicação Eletrônica com todos os documentos anexados ao processo gerado pelo setor solicitante da liquidação da despesa. O não atendimento desse requisito impedirá o prosseguimento da liquidação da despesa. § 1º - As formalidades exigidas nos itens anteriores deverão ser adotadas para a liquidação dos restos a pagar não processados. § 2º - Verificada alguma pendência na documentação, o processo retornará ao órgão de origem para cumprir a exigência relatada de forma clara e objetiva, sendo devolvido, o quanto antes a Coordenação Contábil para nova verificação.

§ 3º - Revestindo-se das formalidades legais, a NL será autenticada o nome do responsável por sua emissão, assinada pelo responsável do Setor de Contabilidade, pelo Ordenador da Despesa e pelo Secretário de Finanças, que encaminhará o processo para a Tesouraria para ser providenciado o pagamento.

§ 4º - O pagamento de despesa somente será efetivado após sua regular liquidação e emissão de NL, observado o prazo do vencimento da obrigação. Os encargos gerados pelo atraso do pagamento deverão ser restituídos aos cofres municipais pelo ordenador de despesa da respectiva pasta ou pelo agente que der causa.

ROTINAS PRÉVIAS DA LIQUIDAÇÃO

Art. 41 - O ordenador de despesa, antes de solicitar a execução de qualquer tipo de despesa, deverá, previamente, verificar se há empenhos e saldo para execução do mesmo para que tal despesa seja efetivada.

Art. 42 - As notas fiscais dos processos de liquidações de aquisições de materiais de consumo para uso e para distribuição gratuita, deverão estar munidas de cópia de contrato, se houver firmado. As mesmas deverão possuir o recebido do responsável e carimbo com assinatura do almoxarifado, certificando que o produto foi entregue em conformidade com o processo de compras ou contrato.

Art. 43 - As notas fiscais dos processos de liquidações de aquisições relativas a material permanente, deverão possuir comprovação de que o bem foi entregue em conformidade com o processo ou contrato, quando houver. Estas deverão possuir o recebido do responsável e carimbo com assinatura do almoxarifado/patrimônio certificando que o produto foi entregue em conformidade com o processo de compra ou contrato.

Art. 44 - As notas fiscais dos processos de liquidações de obras e instalações deverão ser visitadas pelo fiscal de contrato e setor de patrimônio antes de serem encaminhadas à Contabilidade. Estas deverão ser enviadas em conformidade com o processo e deverão estar munidas dos documentos fiscais, cópia do contrato devidamente assinado, se houver, e demais documentos pertinentes.

Art. 45 - As notas fiscais dos processos de liquidações de prestação de serviços deverão ser atestadas pelo responsável pelo contrato, atestando que os serviços foram prestados. Estas notas deverão estar acompanhadas dos documentos fiscais atualizados, em conformidade com o contrato e demais necessidades pertinentes. Após esse procedimento deverão ser escaneados e anexados ao processo do Sistema de Comunicação Eletrônica e enviadas a SMFIN. Serão devolvidos todos os processos que não atenderem aos requisitos elencados nesta normativa.

Parágrafo único – Após ser efetuada a liquidação da despesa, será assinado pelo Contador Geral. Em seguida, será encaminhado o processo para Pagamento, tramitado através do Sistema de comunicação eletrônica do Município á Secretaria de Finanças para assinatura, e em seguida a Coordenação de Tesouraria para pagamento, sempre obedecendo ao processo que gerou o empenho.

DO PAGAMENTO

Art. 46 - O Pagamento é o último estágio da despesa pública. É quando se efetiva a remuneração ao ente responsável pela prestação do serviço ou fornecimento do bem, recebendo a devida quitação. Caracteriza-se pela emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor.

§1º O pagamento da despesa só será efetuado, quando ordenado após o empenho e liquidação.

§2º O prazo para realização do pagamento se dará em até 07 dias úteis após a protocolização no setor de tesouraria havendo disponibilidade financeira obedecendo a ordem cronológica, na indisponibilidade do recurso poderá ser utilizado o prazo estipulado em contrato.

§3 O pagamento para as empresas que prestarão serviços para a administração pública municipal direta e indireta ocorrerá após a comprovação do pagamento das obrigações trabalhistas (em especial, do pagamento do salário quando tratar de empresas de tercerização de mão de obra), previdenciárias e para com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS pela contratada relativas aos empregados que tenham participado da execução dos serviços contratados;

§4º - O comprovante de pagamento e a ordem de pagamento deverão ser assinados pelo Secretário de Finanças, Tesoureiro e do Ordenador de despesas e anexados ao processo criado no início da tramitação da solicitação de liquidação da despesa, completando assim o último estágio da despesa.

CAPITULO VI

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 47 – Poderá ser aberta a critério do ordenador de despesa a abertura de processo administrativo, para apurar e identificar os responsáveis, passíveis de sanções estabelecidas no estatuto dos servidores públicos municipais e outras normas relacionadas ao assunto em questão.

Art. 48 – Eventuais esclarecimentos a respeito desse Decreto poderão ser obtidos junto ao Contador Geral e Secretaria de Finanças.

Art. 49 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Prefeitura Municipal de Cáceres, 14 de junho de 2023.

ANTONIA ELIENE LIBERATO DIAS

Prefeita Municipal de Cáceres

ANEXO I

CONTABILIZAÇÃO DE PROCESSO COM EMPENHOS COM NOTA FISCAL

INÍCIO DO PROCESSO DE DESPESA Setor Requisitante solicita o processo de despesa - por meio eletrônico		Setor de Aquisição/ Compras		Enquandramento PPA/LDO/LOA		Contabilidade- verificação orçamentária
Setor de aquisição/ compras para pedido de empenho		Autorizo da Prefeita		Setor requisitante para autorizo da Prefeita		Tesouraria- verificação financeira
Contabilidade para empenho		Informe de empenho para setor requisitante		Contabilidade, para processamento de liquidação. (Anexos no sistema: nota de empenho e nota de liquidação)		Coordenação geral da SMFIN para emissão de guia de retenção
Contabilidade Arquivo		Ordem de pagamento pelo ordenador de despesa.		TESOURARIA anexará no sistema: Ordem de pagamento, despesa extra e comprovante de pagamento do respectivo empenho		Conferencia da Tesouraria
Arquivo do Requisitante

ANEXO II

Processo de Despesa Direta

INÍCIO DO PROCESSO Setor Requisitante solicita o processo de despesa - por meio eletrônico		Enquadramento PPA/LDO/LOA		Setor de aquisição/ compras para pedido de empenho		Contabilidade para empenho e Liquidação
Contabilidade Arquivo.		Ordem de pagamento pelo ordenador de despesa		TESOURARIA anexará no sistema: Ordem de pagamento, despesa extra e comprovante de pagamento do respectivo empenho		Conferencia da Tesouraria

Observações:

1. Repetir o mesmo procedimento da solicitação de liquidação quando se tratar de pagamentos com mais de uma parcela, excetuando-se do processo o reenvio do contrato em anexo; 2. É obrigatório constar no campo “observação” do pedido de empenho o (s) número do processo do Sistema de Comunicação Eletrônica;

Havendo novo empenho proveniente de anulação de empenho, deverá ser informado o número do processo do Sistema de Comunicação Eletrônica do empenho anulado no novo processo.

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar o conjunto de princípios e procedimentos destinados a despesa pública quanto ao empenho, liquidação, pagamento, anulação, inscrição e cancelamento de restos a pagar eletronicamente;

CONSIDERANDO o que consta no Processo submetido ao Memorando nº 4.894 de 09 de fevereiro de 2023;

D E C R E T A:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - Esse Decreto tem for finalidade estabelecer os procedimentos para a emissão de empenho, liquidação, pagamento, anulação, cancelamento de empenho e inscrição de restos a pagar, tendo como ação inicial o recebimento de documento para a emissão da nota de empenho e como ação final, a inscrição em restos a pagar dos empenhos não pagos no exercício.

Art. 2º - O presente Decreto abrange todas as Unidades Orçamentárias da Administração Direta e Indireta quando no exercício de atividades relacionadas a este Decreto.

CAPÍTULO II

DA BASE LEGAL

Art. 3º - O conjunto de ações de responsabilidade do Chefe do Poder Executivo Municipal, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno no Município, terá por base legal a Constituição Federal de 1988, a Lei 4.320 de 1964, a Lei Complementar 101 de 2000, a Portaria 448 de 2002 da Secretaria do Tesouro Nacional e Resolução 227 de 2011 do Tribunal de Contas do Estado do Mato Grosso.

CAPÍTULO III

DOS CONCEITOS

Art. 4º - Para fins deste Decreto, considera-se:

I - Unidades Orçamentárias: Segmentos da administração direta e indireta a que o orçamento do município consigna dotações específicas para a realização de seus programas de trabalho e sobre os quais exerce o poder de disposição.

II – Administração Direta: Abrange a estrutura administrativa da Prefeitura Municipal de Cáceres.

III - Administração Indireta: Conjunto de entidades públicas dotadas de personalidade jurídica própria, compreendendo as autarquias municipais.

IV - Sistema de Controle Interno: Compreende o conjunto de normas, atividades, procedimentos, métodos, rotinas, bem como de unidades da estrutura organizacional da Administração Pública municipal com atuação articulada, visando o controle interno da gestão administrativa.

V - Unidades Executoras: São as unidades que compõe a estrutura organizacional do Poder Executivo Municipal, abrangendo a Administração Direta e Indireta.

VI - Ordenador de despesa: Autoridade cujos atos resultem emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos do Município.

VII – Empenho: Ato emanado de autoridade competente, que cria para o município a obrigação de pagamento, pendente ou não, de implemento de condição.

VIII - Plano Plurianual: É o instrumento de planejamento, pelo qual se estabelece de forma regionalizada as diretrizes, objetivos e metas da administração pública para as despesas de capital e outras delas decorrentes e relativas aos programas de duração continuada.

IX - Lei de Diretrizes Orçamentárias: Estabelece diretrizes para a confecção da Lei Orçamentária Anual (LOA), contendo metas e prioridades da Administração Pública Municipal, despesas de capital para o exercício financeiro seguinte, alterações na legislação tributária e política de aplicação nas agências financeiras de fomento.

X - Lei Orçamentária Anual: Estabelece os orçamentos da Administração Pública Municipal, por meio dos quais são estimadas as receitas e fixadas as despesas deste Ente, de forma a evidenciar a política econômica financeira e o programa de trabalho do governo, obedecidos os princípios de unidade, universalidade e anualidade.

XI - Dotação Orçamentária: Limite de crédito ou crédito adicional, consignado na LOA, para atender determinada despesa.

CAPÍTULO IV

DAS RESPONSABILIDADES Art. 5º - À Secretaria Municipal de Finanças compete:

I - A Responsabilidade pelo registro da execução orçamentária e financeira, assim como adotar medidas juntamente com as demais secretarias para a obtenção do equilíbrio das despesas e receitas;

II - Exercer a direção sobre as suas Coordenações e Gerências com observância da legislação e das normas que orientam as atividades contábil e financeira;

III - Cumprir os compromissos assumidos pela Administração Municipal junto às entidades credoras;

IV – Propor, juntamente com demais órgãos ou setores finalísticos, a expansão e o aprimoramento dos sistemas de processamento eletrônico de dados, para que permitam realizar e verificar a contabilização dos atos e fatos da execução da despesa, com finalidade de promover as informações gerenciais necessárias para a tomada de decisões;

V - Registrar e contabilizar todos os processos de despesas encaminhados através do Sistema de Comunicação Eletrônica devidamente instruídos em conformidade com a Lei nº 4.320/64 e Lei. Nº 8.666/93 e demais legislações pertinentes;

VI - Disponibilizar, mediante solicitação, todos os dados e informações registrados pertinentes a Secretaria de Finanças, para fins de auditoria e análise;

Art. 6º - As demais Unidades Executoras constantes da estrutura organizacional do Município de Cáceres-MT, compete:

I - Exercer os controles estabelecidos nos diversos sistemas administrativos afetos a sua área de atuação, no que tange às atividades específicas ou auxiliares, objetivando a observância da legislação;

II - Comunicar ao nível hierárquico superior e à Unidade Central de Controle Interno, para as providências necessárias e sob pena de responsabilidade solidária, a ocorrência de atos ilegais, ilegítimos, irregulares ou antieconômicos de que resultem, ou não, em dano ao erário;

III - Propor à Unidade Central de Controle Interno a atualização ou a adequação das normas de controle interno.

CAPÍTULO V

DOS PROCEDIMENTOS

DO LANÇAMENTO DA DESPESA PÚBLICA

Art. 7º - A Despesa Pública se classifica em:

I- Orçamentária - são as que para serem realizadas dependem de autorização legislativa e que não podem ser efetivadas sem o crédito correspondente;

II- Extra – orçamentária - são as pagas à margem do orçamento e, portanto, independem de autorização legislativa, podendo ser melhores entendidas como os pagamentos do salário família, restos a pagar, consignações e outros.

DO EMPENHO

Art. 8º - O empenho é um lançamento de despesa pública que deve seguir as seguintes regras:

I- O empenho é o primeiro estágio da despesa pública. É ato emanado de autoridade competente, que cria para o Ente a obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. É a garantia de que existe o crédito necessário para a liquidação de um compromisso assumido.

II- O empenho da despesa não poderá exceder o limite dos créditos concedidos.

III- É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.

IV - A Nota de Empenho é o documento utilizado para registrar as operações que envolvem despesas orçamentárias realizadas pela Administração Pública, ou seja, o comprometimento de despesa, seu reforço ou anulação, indicando o nome do credor, o CNPJ ou CPF, endereço, a especificação dos bens ou serviços á adquirir, o Número do processo de licitação, ou no caso de sua dispensa ou inexigibilidade, o dispositivo legal autorizativo, a lei de enquadramento da despesa, o valor da despesa, bem como a dedução desse valor do saldo da dotação própria, a Classificação Institucional, Funcional Programática, Classificação Econômica até o sub elemento, fonte de recurso, Código de Aplicação e detalhamento.

V - As despesas com diárias serão empenhadas em dotação própria relativa ao exercício financeiro, ficando vedado a inscrição em restos a pagar. As diárias pagas e não utilizadas, deverão ser ressarcidas independentemente do período.

VI - Os empenhos extra - orçamentários de retenções, deverão ser registrados o número do empenho originário automático pelo sistema.

Art. 9º – São Modalidades de Empenhos: I - Empenho ordinário é o correspondente à despesa com montante perfeitamente conhecido, cujo pagamento deva ser efetuado de uma só vez, após sua regular liquidação. Estes deverão ser prévios.

II - Empenho estimativo é utilizado nos casos cujo montante da despesa não se possa determinar, podendo o pagamento ser efetuado uma única vez ou parceladamente. Por essa razão, estima-se um valor e se estabelece um cronograma de pagamento. Os empenhos estimativos normalmente são aqueles utilizados para despesas tais como: energia elétrica, telefonia, água, imprensa oficial, avisos de débitos, taxas bancárias e outras para as quais não se possa definir o valor exato da fatura. Estes deverão ser prévios.

III - Empenho global é utilizado para atender despesas contratuais e outras, sujeitas a parcelamento, cujo valor exato possa ser determinado, tais como: aluguéis, prestação de serviços por terceiros e outros. Estes deverão ser prévios.

Parágrafo único: O empenho estimativo permite o reforço, já o global não, tendo em vista que no empenho global já se sabe o valor total da despesa enquanto que no estimativo não.

Art. 10 – São Rotinas Prévias do Empenho:

I- Todas as despesas deverão possuir um processo, e para que haja o empenho da despesa, os processos deverão ser tramitados rotineiramente pela Secretaria de Administração, Secretaria de Planejamento, Secretaria de Finanças, Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou setores de compras, caso haja na respectiva secretaria registrada, e com todos os documentos anexados no sistema.

II- Os processos de pedido de empenho encaminhados à Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou aos setores de compras deverão estar instruídos, contendo: o nome do credor, o CNPJ ou CPF, endereço, a especificação dos bens ou serviços a adquirir, o Número do processo de licitação, ou no caso de sua dispensa ou inexigibilidade caso houver, o dispositivo legal autorizativo, a lei de enquadramento da despesa, o valor da despesa, a Classificação Institucional, Funcional Programática, Classificação Econômica até o sub elemento, fonte de recurso, Código de Aplicação e detalhamento.

III – Os Órgãos, antes de encaminhar a solicitação de empenho à Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou aos setores de compras, deverão providenciar todas as informações pertinentes, como: o código de cadastro de contratos, dos convênios, consórcios, cópia dos contratos, convênios, número da conta bancária do fornecedor para pagamento, numero da conta bancária de origem quando se tratar de despesa de convênios para pagamento. O número do memorando ou processo do Sistema de Comunicação Eletrônica será discriminado na especificação do pedido de empenho. Logo após a emissão do pedido, este será encaminhado ao requerente ao ordenador da despesa para assinatura e encaminhamento a SMFIN/Contador (a) Geral para a emissão da nota de empenho.

IV - Quando o processo for tramitado para a Secretaria de Administração, esta irá analisar e encaminhar à Secretaria de Planejamento, a qual informará se a despesa enquadra-se no PPA, LDO e LOA. Em seguida, a Secretaria de Planejamento, encaminhará o processo de despesa para a Secretaria de Finanças, onde irá informar a classificação da despesa, o saldo de dotação orçamentária e a disponibilidade financeira para pagamento. A Secretaria de Finanças, após as devidas instruções no processo, encaminhará à Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou aos demais setores de compras, quando houver, para que seja efetuado o pedido de empenho.

§ 1º - Os processos deverão ser precedidos de informações setoriais de orçamento e financeiras. Quando requerido, o processo deverá ser precedido de parecer da Controladoria e Procuradoria Geral do Município.

§ 2º - Será de responsabilidade da autoridade que lhe der causa, as despesas em desacordo com o disposto nesta normativa.

O PEDIDO DE EMPENHO

Art. 11 - O pedido de empenho deverá ser original e encaminhado à contabilidade através de processo ou memorando Sistema de Comunicação Eletrônica do ordenador de despesa assinado. No processo deverá constar independentemente da despesa, a informação quanto à existência de contrato e o número da conta bancária que será usada para pagamento do referido empenho quando tratar de recursos de convênios e programas, exceto os estimativos de água, luz, telefone, internet, taxas, avisos de débitos e outros correlatos.

§ 1º - Se houver contrato, o mesmo deverá ser cadastrado no sistema pela Procuradoria Geral do Município e quando houver convênios as secretarias deverão efetuar o cadastro antes da solicitação do pedido de empenho.

§ 2º - A secretaria de origem deverá obrigatoriamente informar no processo de encaminhamento do pedido de empenho a ser empenhado, o código em que foi cadastrado o referido contrato ou convênio.

Art. 12 - Quando do recebimento do Pedido de Empenho, serão observados os seguintes procedimentos:

I- Analisar o Pedido de Empenho e documentos anexos, nome do credor, enquadramento da despesa, a fonte de recurso, código de aplicação da despesa em conformidade com a fonte de recurso, conta bancária para pagamento compatível com a fonte de recurso informado no pedido de empenho e a viabilidade de sua execução, em função do que estabelece o PPA, a LDO, a LOA e a sua regularidade perante a Lei Complementar 101/2000.

II-Proceder à importação do Pedido de Empenho, analisar e emitir a Nota de Empenho para execução da despesa;

a)Se o Pedido de empenho não estiver regular em relação aos requisitos analisados, a Secretaria de Finanças/Contador Geral devolverá a unidade requisitante para ser complementada a instrução devida, findo o que, a unidade requisitante procederá o reenvio à Secretaria de Finanças.

b) Os pedidos de empenhos deverão ser realizados por item, estes serão com base no processo administrativo encaminhado a Coordenadoria de Aquisição e Controle de Bens e Serviços ou aos Setores de Compras.

III - Os Empenhos de PASEP, Dívidas, Precatórios e outras de mesma natureza serão empenhados diretamente pela Secretaria de Finanças através do processo de despesa direta não necessitando de pedido de empenho. Estes já deverão possuir autorização legal, estar contemplados no orçamento, deverão possuir dotações específicas, disponibilidade orçamentária e financeira. Os processos que em seu trâmite, não possuir dotação específica, não possuir disponibilidade orçamentária ou apresentar irregularidade, serão devolvidos para adequação.

IV - O valor do empenho não poderá exceder o saldo da dotação.

EMPENHO DE DIÁRIAS

Art. 13 - Os empenhos de diárias além da devida observação ao art. 11, deverão ser encaminhamento à Coordenadoria de Contabilidade Geral com antecedência mínima de 48h (quarenta e oito horas), a data do deslocamento pretendido.

Art. 13 A: A Coordenadoria de Contabilidade Geral, após a realização do empenho e da respectiva liquidação, tramitará o feito (devidamente munido dos respectivos comprovantes) à Coordenadoria de Tesouraria para pagamento em até 36 (trinta e seis) horas a data do deslocamento pretendido;

Art. 13 B: O pagamento de diárias será efetuado, exclusivamente, por meio de crédito em conta bancária indicada pelo beneficiário no formulário de solicitação, devendo esta ser de sua titularidade, e realizado até as 23h59 do dia anterior ao deslocamento do servidor.

EMPENHO DE AVISO DE DÉBITOS

Art. 14 - Os avisos de Débitos deverão ser encaminhados à contabilidade previamente com a indicação do empenho que será liquidado, enfatizando a fonte de recurso, para que seja registrado no período ou mês de sua ocorrência. As secretarias originárias das despesas deverão providenciar os respectivos empenhos estimativos, sendo obrigatório, obedecer ao número de processo ou memorando do Sistema de Comunicação Eletrônica.

EMPENHO DE TAXAS BANCÁRIAS

Art. 15 - Os empenhos de taxas bancárias deverão ser encaminhados à contabilidade previamente através do processo de despesa direta, com a indicação do empenho que será liquidado, enfatizando a fonte de recurso, para que seja registrado no período ou mês de sua ocorrência. As secretarias originárias da despesa deverão providenciar os respectivos empenhos estimativos.

EMPENHO DE ÁGUA, LUZ, TELEFONE, INTERNET E OUTROS DA MESMA ESPÉCIE

Art. 16 - Os titulares dos órgãos, dos fundos e das entidades, e respectivos ordenadores de despesas, são responsáveis pela priorização dos empenhos das obrigações constitucionais e legais de execução, bem como das despesas previstas como água, luz, telefone, internet, diário oficial, combustíveis, lubrificantes, franquia postal e outras, de caráter continuado, para o funcionamento normal e regular dos serviços públicos.

Parágrafo único: Os pedidos de empenho de que tratam o caput do artigo, deverão ser encaminhados à contabilidade, no prazo de 07 dias úteis de antecedência ao seu vencimento, com a indicação do empenho a ser liquidado, para que haja tempo hábil para o devido pagamento.

EMPENHO DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

Art. 17 - As Despesas de Exercícios Anteriores conforme disposto no art. 37 da Lei nº 4.320/1964, são as despesas encerradas, para as quais o orçamento respectivo consignava crédito próprio, com saldos suficientes para atendê-las, que não tenha sido processada na época própria, bem como os Restos a Pagar com prescrição interrompida e os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente, que poderão ser pagas à conta de dotação específica consignada no orçamento, discriminada por elemento, obedecida, sempre que possível, a ordem cronológica.

Parágrafo Único - As despesas de outros exercícios deverão ser empenhadas na classificação de despesas de exercícios anteriores, no elemento de despesa “92” e deverão seguir as rotinas prévias do empenho constantes no art. 11 deste Decreto.

EMPENHO DE DEVOLUÇÃO DE SALDO DE CONVÊNIOS FIRMADOS NO EXERCÍCIO

Art. 18 - Se a restituição ocorrer no mesmo exercício em que foram recebidas as transferências do convênio, o órgão deverá solicitar a dedução da receita até o limite do valor das transferências recebidas no exercício.

§1º Para devolução de recurso, dentro do exercício até o limite recebido, o órgão deverá solicitar através de memorando, expressamente justificado à Secretaria de Finanças/Coordenação de Tesouraria para que seja efetuada a dedução da receita.

§2º Caso o montante ultrapasse o valor recebido, o órgão deverá adotar o procedimento descrito no art. 11.

DEVOLUÇÃO DE CONVÊNIOS FIRMADOS EM EXERCÍCIOS ANTERIORES

Art. 19 - Se a restituição for de recursos recebidos em exercícios anteriores, o órgão deverá solicitar o empenho de restituição de convênios firmados em exercícios anteriores, a ser contabilizada como despesa orçamentária na classificação 3.3.90.93 ou 4.4.90.93. Devendo seguir o disposto no art. 11 deste Decreto.

Art. 20 - Para cada pedido de empenho será emitido um documento denominado Nota de Empenho – NE, que conterá os seguintes dados:

I - Data da emissão da NE;

II - Número da NE;

III – Elemento e sub elemento da despesa; IV - Código de unidade gestora;

V - Código do credor, nome e dados;

VI - Código da unidade orçamentária;

VII - Programa de trabalho;

VIII - Natureza e classificação econômica da despesa;

IX - Fonte de recursos;

X - Código de aplicação; XI - Importância numérica e por extenso; XII- Saldo da dotação orçamentária; XIII - Modalidade do empenho; XIV - Modalidade e número da licitação ou código da dispensa ou inexigibilidade;

XV - Número do contrato, quando for o caso;

XVI - Número do convênio, quando for o caso;

XVII - Número do processo;

XVIII - Especificação detalhada do objeto; XIX - Número da conta bancária quando tratar de convênio e programas discriminados na especificação (histórico);

XX - Número do processo ou memorando emitido pelo Sistema de Comunicação Eletrônica no histórico do empenho;

XXI - Assinatura do servidor responsável pela emissão da NE (Contador Geral, Secretário de Finanças e o Ordenador da Despesa); Art. 21 - A emissão de Nota de Empenho será precedida de licitação, salvo se houver sido autorizada a sua dispensa, inexigibilidade ou suprimento de fundos, mediante ato expresso, nos termos da legislação em vigor.

§1º - Para a emissão da Nota de Empenho devem ser observadas as Normas da Lei 8.666/93, 10.520/2002 e suas atualizações.

§2º - A Nota de Empenho receberá número de registro automático fornecido pelo Sistema de Gerenciamento Contábil, no momento de sua emissão.

§3º - A Nota de Empenho será assinada digitalmente e juntada ao referido processo.

ANULAÇÃO

Art. 22 - Toda anulação de despesa reverterá ao crédito orçamentário correspondente, se ocorrido no exercício, ficando os órgãos movimentadores de dotações obrigados a emitir o documento de anulação parcial ou total do empenho.

Art. 23 - As anulações de restos a pagar de exercícios anteriores, gerarão superávit em sua fonte de recurso.

Art. 24 - A anulação de nota de empenho deverá conter justificativa do ordenador de despesa.

Art. 25 - O documento de anulação será impresso, assinado e juntado ao processo de contratação.

Art. 26 - No encerramento do exercício, os empenhos emitidos que não possuírem saldo financeiro em caixa, serão anulados compulsoriamente pela Contador Geral, ficando sob a responsabilidade da Secretaria do respectivo empenho, o acompanhamento dos saldos dos empenhos a cada encerramento de exercício.

Art. 27 - O empenho poderá ser anulado nos casos de:

I - Despesa empenhada que não for totalmente utilizada;

II - Serviços contratados e não prestados;

III - Material encomendado não entregue, no todo ou em parte; IV - Obra não executada; V - Nota de Empenho extraída incorreta ou indevidamente.

VI - Empenhos não liquidados, sem recurso financeiro em conta, no encerramento de cada exercício.

Art. 28 - Os compromissos com vigência plurianual serão atendidos por crédito próprio, consignado na Lei Orçamentária Anual- LOA, devendo a despesa ser empenhada no início do exercício financeiro.

Art. 29 - Poderá ser emitida Nota de Empenho complementar desde que esta tenha sido realizada na modalidade estimativa ou global, e tenha saldo orçamentário.

Art. 30 - O valor do complemento não será incorporado à NE que irá complementar, gerando um documento próprio.

Art. 31 - O controle de todos os tipos de empenhos será efetuado pelo gestor da pasta, através do sistema de contabilidade.

Art. 32 - Serão empenhados em dotação orçamentária de despesas de exercícios anteriores, obedecida, sempre que possível, a ordem cronológica, os compromissos de pagamento criados em virtude de lei e reconhecidos após o encerramento do exercício, não processados em época própria e os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente.

Art. 33 - O empenho de despesas durante o último ano do mandato obedecerá, rigorosamente, ao que está disciplinado na LC 101/2000, devendo o controle e a liquidação da despesa serem exercidos pela Unidade Orçamentária responsável pela autorização da despesa.

LIQUIDAÇÃO

Art. 34 - A Liquidação é o segundo estágio da despesa pública. É o procedimento realizado sob a supervisão e responsabilidade do ordenador de despesas para verificar o direito adquirido pelo credor, ou seja, se a despesa foi regularmente empenhada e que a entrega do bem ou serviço foi realizada de maneira satisfatória, tendo por base os títulos e os documentos comprobatórios da despesa. Essa verificação tem por fim apurar:

I - A origem e o objeto do que se deve pagar; II - A importância exata a pagar; III - À quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. Art. 35 - A liquidação da despesa terá por base: I- O contrato, ajuste ou acordo se houver; II- A nota de empenho; III- Os comprovantes de entrega do material ou da prestação efetiva do serviço ou execução da obra, que serão juntados ao processo de contratação. IV- Quando se tratar de liquidação de despesa oriunda de contrato, será obrigatória na primeira parcela da liquidação a cópia do contrato.

V - Os credores, após o fornecimento do material, prestação do serviço ou execução da obra, apresentarão os títulos e documentos originais, comprobatórios do respectivo crédito.

VI – A documentação de liquidação(notas fiscais, faturas, boletos, contas de água, esgoto, energia elétrica, iluminação pública e telefone) deverão ser apresentado pelos pretadores de serviços/materiais, diretamente ao encarregado de instruir o processo administrativo de pagamento, devendo ser encaminhado ao setor de contabilidade com antecedencia mínima de 07 dias úteis ao seu vencimento.

§ 1º Ocorrendo o atraso no pagamento em decorrencia do não cumprimento do prazo estipulado no inciso VI, ficará a cargo dos responáveis da secretaria de origem a restituição de eventuais encargos (juros e multas) aos cofres do município.

VII – A execução de etapa de obra será certificada pelo executor e responsável, mediante emissão da planilha de medição detalhada quanto a obra executada, o valor, sua localização, o período de execução parte integrante da liquidação da despesa.

Art. 36 - Para a liquidação da despesa, é indispensável constar no processo:

I - Nota de empenho;

II - Atestado de recebimento do material, de prestação do serviço ou de execução da obra, emitido por servidor responsável (Responsável pelo Almoxarifado quando tratar de material) ou comissão designada pela autoridade competente e do fiscal do contrato, contendo data, nome por extenso, em carimbo ou letra de forma dos servidores que instruírem o processo no corpo do documento fiscal.

III - As Unidades Executoras deverão observar os procedimentos que antecedem o processamento da liquidação da despesa, inclusive os decorrentes das implementações da execução orçamentária quanto ao controle e acompanhamento dos contratos, convênios e parcerias. Se o contrato não contiver definição do dia do vencimento da obrigação ou estipular pagamentos mensais, será adotado, como data de vencimento da obrigação, 30 (trinta) dias contados a partir da data em que for atestado o fornecimento ou a prestação dos serviços, ou da data de aprovação da medição, ou da entrega da fatura ou da data final do adimplemento da obrigação, conforme determine cada contrato.

IV - As Unidades Executoras deverão atestar, aprovando ou rejeitando, total ou parcialmente, o recebimento de bens e/ou a prestação dos serviços, inclusive medições de obras, até 5 (cinco) dias, contados a partir da entrega da fatura ou de documento equivalente, inclusive por meio eletrônico.

V - A documentação da liquidação da despesa deverá ser escaneada e anexada no processo do Sistema de Comunicação Eletrônica pelo setor requerente, obedecendo o protocolo constante na especificação do empenho. O responsável pelo registro da liquidação da despesa deverá informar na especificação da liquidação da despesa o código do processo do Sistema de Comunicação Eletrônica.

VI - Os documentos de liquidação da despesa deverão tramitar de forma eletrônica.

VII - Deverá constar no processo, dentre outros elementos, Nota de Empenho, Nota Fiscal ou Nota Fiscal-Fatura ou documento equivalente, a folha de medição ou planilha de cálculo discriminativo, demonstrando a composição do valor cobrado (principal e reajustes), detalhadamente, subdividindo em material e mão de obra, inclusive para encargos relativos aos serviços da dívida e acordos judiciais, assinados pelo titular da unidade executora e demais responsáveis pelo acompanhamento dos serviços ou despesas.

VIII- Na nota fiscal deverá constar a especificação do serviço ou material conforme os itens do empenho ex. Quantidade – Valor Unitário Contratado – Valor total do serviço ou material.

IX- Quando se tratar de liquidação da primeira parcela, será obrigatória a cópia do contrato ou termo aditivo.

Art. 37 - Na ocorrência de infração contratual, o titular da unidade executora, manifestar-se-á expressamente no processo de liquidação e pagamento, decidindo sobre a aplicação de penalidade ou a sua dispensa.

Art. 38 - Realizada a liquidação da despesa empenhada, será gerada e anexada em pdf a nota de liquidação, nota de descontos extras e a Guia da Previdencia quando ocorrer, à cargo do Contador Geral, contendo toda a documentação utilizada na NE, além de exibir os dados dos documentos fiscais, ou correspondentes, que serviram de base para a liquidação da despesa.

Art. 39 - A Nota de Liquidação receberá número de registro automático fornecido pelo Sistema de Gerenciamento Contábil, no momento de sua emissão.

Art. 40 - Ao responsável pela emissão da NL, caberá a verificação prévia da documentação juntada, quando do ato de liquidação da despesa, bem como a existência dos seguintes requisitos para sua emissão: I - Nota Fiscal/Fatura do material ou da prestação do serviço, ou o recibo, no caso de pessoa física; II - Se a despesa não exige Nota Fiscal, observar se houve substituição por documento hábil, devidamente atestado; III - Se o item, a especificação, o nome do beneficiário e o valor são os mesmos do pedido de compras, na nota de empenho e na nota fiscal;

IV - Se a primeira via da nota de empenho está assinada por quem de direito;

V - Se os cálculos do valor para pagamento, das obrigações tributárias estão corretos, e se as isenções estão justificadas; VI - Atestado expresso de recebimento do material ou da prestação do serviço, feito pelo servidor ou comissão designada e fiscal do contrato; VII - Carimbo da Divisão de Patrimônio ou Almoxarifado confirmando que o bem foi incorporado ao patrimônio da instituição; VIII - Declaração de que a empresa é regularmente inscrita no “Simples Federal” – Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte, ou consulta quanto a opção no sítio da Secretaria da Receita Federal. IX - Quando tratar de liquidação da primeira parcela será obrigatória cópia do contrato ou termo aditivo. X - Existência do Processo Administrativo no Sistema de Comunicação Eletrônica com todos os documentos anexados ao processo gerado pelo setor solicitante da liquidação da despesa. O não atendimento desse requisito impedirá o prosseguimento da liquidação da despesa. § 1º - As formalidades exigidas nos itens anteriores deverão ser adotadas para a liquidação dos restos a pagar não processados. § 2º - Verificada alguma pendência na documentação, o processo retornará ao órgão de origem para cumprir a exigência relatada de forma clara e objetiva, sendo devolvido, o quanto antes a Coordenação Contábil para nova verificação.

§ 3º - Revestindo-se das formalidades legais, a NL será autenticada o nome do responsável por sua emissão, assinada pelo responsável do Setor de Contabilidade, pelo Ordenador da Despesa e pelo Secretário de Finanças, que encaminhará o processo para a Tesouraria para ser providenciado o pagamento.

§ 4º - O pagamento de despesa somente será efetivado após sua regular liquidação e emissão de NL, observado o prazo do vencimento da obrigação. Os encargos gerados pelo atraso do pagamento deverão ser restituídos aos cofres municipais pelo ordenador de despesa da respectiva pasta ou pelo agente que der causa.

ROTINAS PRÉVIAS DA LIQUIDAÇÃO

Art. 41 - O ordenador de despesa, antes de solicitar a execução de qualquer tipo de despesa, deverá, previamente, verificar se há empenhos e saldo para execução do mesmo para que tal despesa seja efetivada.

Art. 42 - As notas fiscais dos processos de liquidações de aquisições de materiais de consumo para uso e para distribuição gratuita, deverão estar munidas de cópia de contrato, se houver firmado. As mesmas deverão possuir o recebido do responsável e carimbo com assinatura do almoxarifado, certificando que o produto foi entregue em conformidade com o processo de compras ou contrato.

Art. 43 - As notas fiscais dos processos de liquidações de aquisições relativas a material permanente, deverão possuir comprovação de que o bem foi entregue em conformidade com o processo ou contrato, quando houver. Estas deverão possuir o recebido do responsável e carimbo com assinatura do almoxarifado/patrimônio certificando que o produto foi entregue em conformidade com o processo de compra ou contrato.

Art. 44 - As notas fiscais dos processos de liquidações de obras e instalações deverão ser visitadas pelo fiscal de contrato e setor de patrimônio antes de serem encaminhadas à Contabilidade. Estas deverão ser enviadas em conformidade com o processo e deverão estar munidas dos documentos fiscais, cópia do contrato devidamente assinado, se houver, e demais documentos pertinentes.

Art. 45 - As notas fiscais dos processos de liquidações de prestação de serviços deverão ser atestadas pelo responsável pelo contrato, atestando que os serviços foram prestados. Estas notas deverão estar acompanhadas dos documentos fiscais atualizados, em conformidade com o contrato e demais necessidades pertinentes. Após esse procedimento deverão ser escaneados e anexados ao processo do Sistema de Comunicação Eletrônica e enviadas a SMFIN. Serão devolvidos todos os processos que não atenderem aos requisitos elencados nesta normativa.

Parágrafo único – Após ser efetuada a liquidação da despesa, será assinado pelo Contador Geral. Em seguida, será encaminhado o processo para Pagamento, tramitado através do Sistema de comunicação eletrônica do Município á Secretaria de Finanças para assinatura, e em seguida a Coordenação de Tesouraria para pagamento, sempre obedecendo ao processo que gerou o empenho.

DO PAGAMENTO

Art. 46 - O Pagamento é o último estágio da despesa pública. É quando se efetiva a remuneração ao ente responsável pela prestação do serviço ou fornecimento do bem, recebendo a devida quitação. Caracteriza-se pela emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor.

§1º O pagamento da despesa só será efetuado, quando ordenado após o empenho e liquidação.

§2º O prazo para realização do pagamento se dará em até 07 dias úteis após a protocolização no setor de tesouraria havendo disponibilidade financeira obedecendo a ordem cronológica, na indisponibilidade do recurso poderá ser utilizado o prazo estipulado em contrato.

§3 O pagamento para as empresas que prestarão serviços para a administração pública municipal direta e indireta ocorrerá após a comprovação do pagamento das obrigações trabalhistas (em especial, do pagamento do salário quando tratar de empresas de tercerização de mão de obra), previdenciárias e para com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS pela contratada relativas aos empregados que tenham participado da execução dos serviços contratados;

§4º - O comprovante de pagamento e a ordem de pagamento deverão ser assinados pelo Secretário de Finanças, Tesoureiro e do Ordenador de despesas e anexados ao processo criado no início da tramitação da solicitação de liquidação da despesa, completando assim o último estágio da despesa.

CAPITULO VI

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 47 – Poderá ser aberta a critério do ordenador de despesa a abertura de processo administrativo, para apurar e identificar os responsáveis, passíveis de sanções estabelecidas no estatuto dos servidores públicos municipais e outras normas relacionadas ao assunto em questão.

Art. 48 – Eventuais esclarecimentos a respeito desse Decreto poderão ser obtidos junto ao Contador Geral e Secretaria de Finanças.

Art. 49 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Prefeitura Municipal de Cáceres, 14 de junho de 2023.

ANTONIA ELIENE LIBERATO DIAS

Prefeita Municipal de Cáceres

ANEXO I

CONTABILIZAÇÃO DE PROCESSO COM EMPENHOS COM NOTA FISCAL

INÍCIO DO PROCESSO DE DESPESA Setor Requisitante solicita o processo de despesa - por meio eletrônico		Setor de Aquisição/ Compras		Enquandramento PPA/LDO/LOA		Contabilidade- verificação orçamentária
Setor de aquisição/ compras para pedido de empenho		Autorizo da Prefeita		Setor requisitante para autorizo da Prefeita		Tesouraria- verificação financeira
Contabilidade para empenho		Informe de empenho para setor requisitante		Contabilidade, para processamento de liquidação. (Anexos no sistema: nota de empenho e nota de liquidação)		Coordenação geral da SMFIN para emissão de guia de retenção
Contabilidade Arquivo		Ordem de pagamento pelo ordenador de despesa.		TESOURARIA anexará no sistema: Ordem de pagamento, despesa extra e comprovante de pagamento do respectivo empenho		Conferencia da Tesouraria
Arquivo do Requisitante

ANEXO II

Processo de Despesa Direta

INÍCIO DO PROCESSO Setor Requisitante solicita o processo de despesa - por meio eletrônico		Enquadramento PPA/LDO/LOA		Setor de aquisição/ compras para pedido de empenho		Contabilidade para empenho e Liquidação
Contabilidade Arquivo.		Ordem de pagamento pelo ordenador de despesa		TESOURARIA anexará no sistema: Ordem de pagamento, despesa extra e comprovante de pagamento do respectivo empenho		Conferencia da Tesouraria

Observações:

1. Repetir o mesmo procedimento da solicitação de liquidação quando se tratar de pagamentos com mais de uma parcela, excetuando-se do processo o reenvio do contrato em anexo; 2. É obrigatório constar no campo “observação” do pedido de empenho o (s) número do processo do Sistema de Comunicação Eletrônica;

Havendo novo empenho proveniente de anulação de empenho, deverá ser informado o número do processo do Sistema de Comunicação Eletrônica do empenho anulado no novo processo.