Decreto nº 3441/2023

De 27 de setembro de 2023

Aprova Instrução Normativa da Secretaria Municipal de Saúde: SSP No 01/2014, versão 02, que dispõe sobre o Controle de Medicamentos

Fábio Marcos Pereira de Faria, Prefeito Municipal de Canarana, Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições legais;

Considerando a Resolução 01/2007, emanada pelo Tribunal de Contas do Estado, que aprovou o Guia para a implantação do sistema de controle interno na Administração Pública;

Considerando o Decreto Municipal nº 2294/2013, de 28 de junho de 2013, que regulamentou a aplicação da Lei Municipal nº 822/2007, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno deste Município;

Considerando a proposta apresentada para alteração da Instrução Normativa SSP no 01/2014 – versão 01, para versão 02,

D E C R E T A:

Art. 1º Fica aprovada a Instrução Normativa da Secretaria Municipal de Saúde: SSP no 01/2014, versão 02, que dispõe sobre o CONTROLE DE MEDICAMENTOS, conforme texto, na integra, em anexo.

Art. 2º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação ou afixação no local de costume. Revogam-se as disposições em contrário.

Gabinete do Prefeito, em 27 de setembro de 2023.

Fábio Marcos Pereira de Faria

Prefeito Municipal

INSTRUÇÃO NORMATIVA SSP Nº 01/2014 Versão 2

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Saúde.

Data de Aprovação: 27 de setembro de 2023.

Ato de Aprovação: Decreto Municipal nº 3441/2023.

Dispõe sobre o CONTROLE DE MEDICAMENTOS nas Unidades de Saúde do Município de Canarana, Estado de Mato Grosso.

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

Art. 1º Esta Instrução Normativa tem a finalidade de padronizar os procedimentos de controle de medicamentos e de material clínico nas Unidades de Saúde do Município de Canarana-MT, com vista à eficiência, eficácia e transparência da aplicação dos recursos públicos.

CAPÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º Abrange a Secretaria Municipal de Saúde e todas as Unidades de Saúde do Município de Canarana-MT.

CAPÍTULO III

DA BASE LEGAL

Art. 3º Fundamenta-se nos artigos 31, 37 e 74 da Constituição Federal; na Constituição Estadual, artigo 52; na Lei nº 9.787/1999, na Lei 5.991/1973; Portarias nº 344/1998 e 06/1999, da ANVISA; na Resolução Normativa nº 01/2007, do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso; na Lei Municipal nº 822/2007, com as alterações da Lei Municipal nº 872/2009, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Município de Canarana-MT; no Decreto nº 2294/2013, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno Municipal de Canarana e dá outras providências.

CAPÍTULO IV

DOS CONCEITOS

Art. 4º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:

I- Medicamento: Produto farmacêutico, tecnicamente obtido ou elaborado, com finalidade profilática, curativa, paliativa ou para fins de diagnóstico.

II- Dispensário de Medicamentos: Setor de fornecimento de medicamentos industrializados, privativo de pequena unidade hospitalar ou equivalente.

III- Farmácia: Estabelecimento de manipulação de fórmulas magistrais e oficinais, de comércio de drogas, medicamento, insumos farmacêuticos e correlatos, compreendendo o de dispensação e o atendimento privativo unidade hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica.

IV- Receita: Prescrição escrita de medicamento, contendo orientação de uso para o paciente, efetuada por profissional legalmente habilitado, quer seja de formulação magistral ou de produto industrializado.

CAPÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 5º São responsabilidades da Secretaria Municipal de Saúde, como Unidade Responsável pela Instrução Normativa:

I- promover a divulgação e implementação desta Instrução Normativa, mantendo-a atualizada e à disposição de todos os servidores relacionados ao Sistema de Saúde, orientando as Unidades Executoras e supervisionando sua aplicação;

II- promover discussões técnicas com as Unidades Executoras e com a Controladoria Geral do Município, para fins de definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão, visando constante aprimoramento das Instruções Normativas.

Art. 6º São responsabilidades das Unidades Executoras:

I- atender às solicitações do responsável pelo Sistema de Saúde, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de atualização da Instrução Normativa;

II- alertar a Unidade Responsável sobre as alterações que se fizerem necessárias nos procedimentos de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista principalmente o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;

III- manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da Unidade, velando pelo fiel cumprimento da mesma, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.

Art. 7º Das responsabilidades da Coordenadoria de Controle Interno Municipal:

I- prestar apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

II- através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;

III- organizar e manter atualizado o Manual de Procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.

CAPÍTULO VI

DOS PROCEDIMENTOS

Seção I

Dos Procedimentos Básicos da Dispensação

Art. 8º Todos os medicamentos somente poderão ser fornecidos mediante apresentação de receita de profissional habilitado, integrante do Sistema Único de Saúde – SUS.

Parágrafo único. Os medicamentos serão entregues na Farmácia Municipal Manoel José Alves e nas Unidades Básicas de Saúde (UBS) do interior;

Art. 9º A receita deve ser emitida em duas vias, impressa ou com letra legível, contendo nome completo do paciente, nome do medicamento, dosagem, posologia (indicando a frequência de utilização), duração do tratamento e quantidade, modo de usar, nome do profissional prescritor, assinatura, número de registro profissional no Conselho Profissional correspondente, carimbo e data (sem rasura).

Parágrafo único. Somente serão atendidas as prescrições na dosagem, concentração e forma farmacêutica especificadas na receita.

Art. 10 Os pacientes com idade acima de 60 anos, os portadores de necessidades especiais e as gestantes terão prioridade no atendimento, desde que a receita seja para o(a) paciente.

Seção II

Do Fluxo para a Dispensação

Art. 11 O Servidor responsável deverá ler atentamente a receita, verificar se o medicamento consta na relação de medicamentos básicos do Município e se o medicamento não foi objeto de fornecimento há poucos dias para o mesmo paciente.

§ 1º Se o medicamento for de uso contínuo, verificar a data da última dispensação (liberados para 30 dias) e somente serão liberados novamente quando completar este prazo.

§ 2º O Servidor responsável deverá orientar o paciente quanto ao uso do medicamento.

§ 3º Cada medicamento deve receber o carimbo de fornecimento nas duas vias da receita com anotação da quantidade fornecida, data e rubrica do funcionário. A 1ª via deverá ser arquivada, para evitar duplicidade e para fins de supervisão/auditoria, e a 2ª via deverá ser entregue ao paciente.

§ 4º No caso de receitas com apenas a 1ª via, solicitar cópia ao usuário.

Art. 12 Os medicamentos devem ser dispensados ao próprio usuário ou pessoa devidamente identificada, mediante apresentação da prescrição médica ou odontológica, cartão SUS e de documento de identidade com foto.

Parágrafo único. A idade mínima para retirada de medicamentos básicos é de 16 anos e, para medicamentos controlados, 18 anos, sendo que para a retirada de anticoncepcionais, preservativos ou, no caso de mães menores de 16 anos, não será exigida idade mínima.

Art. 13 Os medicamentos somente serão fornecidos para um mês, salvo quando prescrito de maneira diversa pelo profissional habilitado.

Art. 14 As receitas perderão sua validade em 30 dias, devendo ser renovadas pelo prescritor, com exceção dos antibióticos que terão prazo de 10 dias.

Parágrafo único. Para os anticoncepcionais a receita terá validade de acordo com o especificado ou conforme número de cartelas previsto, com tratamento até 6 meses.

Art. 15 As prescrições médicas elaboradas para um período de tratamento superior a 30 dias – doenças crônico-degenerativas e anticoncepcionais orais – deverão apresentar, de maneira explícita e pelo médico, a identificação do referido período de tratamento (até o limite de 4 meses) por meio da posologia e quantidade total de unidades farmacêuticas a serem utilizadas e/ou por meio da descrição do tempo.

§ 1º A dispensação deverá ser de forma gradual, para cada 30 dias de tratamento, obedecendo-se a posologia especificada pelo prescritor.

§ 2º Caso não conste descrição do período, os medicamentos serão dispensados para o prazo máximo de 30 dias de tratamento.

Art. 16 Em relação aos medicamentos controlados, serão fornecidos por até 60 dias de tratamento, tendo também a receita os mesmos trinta dias de validade, a contar da data da emissão.

Nas unidades de saúde do interior, serão disponibilizados os medicamentos para tratamento de hipertensão, diabetes, colesterol, analgésicos, anti-inflamatórios e antitussígenos.

Art. 17 O acesso às dependências da farmácia e respectivo setor de estocagem é restrito aos funcionários do setor, sendo que demais servidores somente podem ter acesso quando acompanhados por funcionários da Unidade de Assistência Farmacêutica.

Parágrafo único. As salas de distribuição e estocagem devem ficar chaveadas, sendo a posse das chaves de responsabilidade exclusiva do farmacêutico e/ou Servidores designados, não devendo ficar acessíveis a Servidores estranhos ao serviço.

Art. 18 Deverão ficar disponíveis no local de atendimento (para encaminhamento-acolhimento) as listas de medicamentos fornecidos por outros serviços: medicamentos excepcionais/especiais, medicamentos para DST/AIDS, medicamentos para tuberculose, antitabagismo.

Art. 19 As prescrições de antibióticos utilizados no tratamento de doenças agudas serão entregues para um prazo máximo de 14 dias de tratamento, salvo em situações justificadas clinicamente pelo prescritor no verso da receita a ser retida na farmácia e avaliada pelo farmacêutico.

Art. 20 As prescrições de analgésicos, antipiréticos e anti-inflamatórios serão atendidas em, no máximo, um frasco ou 30 comprimidos.

Parágrafo único. Quando houver o termo “se necessário”, “se dor” ou “se febre”, serão dispensados um frasco ou 10 comprimidos.

Art. 21 Para quaisquer quantidades maiores do que as especificadas nos artigos 19 e 20, a prescrição deverá se fazer acompanhar de justificativa do profissional prescritor.

Seção III

Das Orientações Específicas para Dispensação

Art. 22 O Servidor responsável deverá conferir por, no mínimo, duas vezes o medicamento a ser fornecido: ao retirar o medicamento da prateleira e ao entrega-lo ao usuário, devendo verificar também a data de validade.

Art. 23 Antes de dispensar o medicamento, o Servidor responsável deverá realizar exame físico da embalagem e conteúdo, para verificar se existem alterações visíveis.

Art. 24 O Servidor responsável deverá orientar o paciente quanto ao uso do medicamento, reforçando importância da obediência dos horários.

Seção IV

Solicitação de Reposição

Art. 25 O pedido de reposição de medicamento deve ser realizado no formulário de Solicitação de Material/Medicamento, mensalmente.

§ 1º Antes de se efetuar o pedido de reposição, obrigatoriamente deve ser contada a quantidade total de medicamentos existente na farmácia e no almoxarifado, informando a data da contagem.

§ 2º A solicitação de reposição deve respeitar sempre o limite máximo a ser pedido, de acordo com o consumo médio mensal.

§ 3º O pedido deve conter a descrição de todos os medicamentos, assinatura do responsável e o nome da Unidade de Saúde.

§ 4º Os pedidos extras ou que extrapolem as quantidades de rotina deverão se fazer acompanhar de justificativa, estipulando previsão referente ao consumo excessivo.

§ 5º Caso a Farmácia Municipal não possa atender ao pedido na sua totalidade, deverá efetuar atendimento parcial, se encarregando de , tão logo seja possível, completar os itens faltantes.

§ 6º Após o envio dos medicamentos às Unidades de Saúde, o responsável pela farmácia deverá arquivar o documento de comprovação (guia de remessa) assinado pelo recebedor.

Seção V

Do Recebimento e Armazenamento do Medicamento

Art. 26 Por ocasião do recebimento do medicamento, o servidor responsável deverá tomar as seguintes providências:

I- verificar se o formulário de Solicitação de Material/Medicamento, preenchido pela UBS por ocasião do pedido, acompanha a entrega dos medicamentos, a fim de conferir a quantidade e os itens solicitados;

II- conferir a quantidade recebida de volumes, registrada na solicitação, no prazo máximo de 24 horas;

III- inspecionar o produto quanto à sua embalagem (presença de umidade, condições do rótulo, condições de fechamento da embalagem e condições da caixa);

IV- inspecionar o produto quanto à qualidade macroscópica – sinais físicos (odor, presença de precipitados, separação de fases, homogeneidade da coloração e presença de sujidades);

V- observar o prazo de validade do medicamento;

Seção VI

Orientações Gerais de Armazenamento

Art. 27 Por ocasião do armazenamento dos medicamentos, deverão ser tomados os seguintes cuidados:

I- os medicamentos deverão ser organizados em ordem alfabética por nome genérico (DCB), lote e validade;

II- o medicamento com prazo de validade mais próximo deve estar à frente do medicamento com vencimento posterior;

III- indicar com cartazes o lote que deve ser utilizado primeiramente;

IV- conservar os medicamentos ao abrigo da luz direta, em local fresco, seco e arejado;

V- manter distância entre os produtos para facilitar a circulação de ar interno;

VI- observar o empilhamento máximo recomendado pelo fabricante;

V- não colocar medicamentos em contato direto com o chão, encostado à paredes ou muito próximo ao teto;

VI- estocar os medicamentos em local específico e destinado somente para este fim;

VII- os medicamentos sujeitos a controle especial devem ser armazenados em local seguro, chaveado, isolado dos demais e sob controle e responsabilidade legal do farmacêutico, salvo antibióticos;

VIII- controlar a temperatura de armazenamento de medicamentos que devem ser mantidos sob refrigeração utilizando termômetro que registre as temperaturas máximas e mínimas.

Parágrafo único.O refrigerador, a que se refere o inciso VIII deste artigo, deve ser utilizado exclusivamente para armazenar medicamentos. A temperatura deve ser registrada diariamente em planilha específica.

Seção VII

Do Controle de Estoque

Art. 28 A cada entrada de medicamentos no estoque, deverão ser anotadas as quantidades recebidas, o número do lote e fabricante. Deverão ser registradas também todas as saídas.

Art. 29 Inventário: deverá ser contado o estoque, no mínimo, a cada vez que é elaborado o pedido de medicamentos à farmácia municipal anotando a data e o saldo.

Art. 30 São documentos comprobatórios para saída de estoque: as receitas retidas (primeira via) dos medicamentos dispensados, o formulário para distribuição dos medicamentos sem retorno de receita, os pedidos de material, os memorandos e estorno, e os formulários informando e/ou devolvendo os medicamentos vencidos ou com irregularidades comprovadas.

Parágrafo único. Os documentos descritos no caput deste artigo deverão ficar arquivados na Unidade, por ordem cronológica e por tipo de documento, por um período de dois anos.

Seção VIII

Dos Medicamentos com Vencimento Próximo e/ou Vencidos

Art. 31 Constatando-se a existência de medicamentos vencidos, os mesmos deverão ser separados dos demais imediatamente.

Art. 32 Os medicamentos vencidos devem ficar aguardando recolhimento de empresa responsável em local específico, longe da dispensação dos medicamentos não vencidos, para que não haja risco de serem dispensados erroneamente.

Parágrafo único: no caso de medicamentos vencidos nas UBS do interior, estes devem ser enviados à Farmácia Municipal para dar destinação adequada.

Art. 33 Deve ser dado baixa no controle de estoque dos medicamentos com prazo de validade expirado.

CAPÍTULO VII

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 34 Em caso de dúvidas e/ou omissões, geradas por esta Instrução Normativa, deverão ser solucionadas junto à Secretaria Municipal de Saúde ou junto à Coordenadoria de Controle Interno Municipal.

Art. 35 Os servidores que exercem atividades relacionadas nesta Instrução Normativa deverão obedecer às ordens do(a) Secretário(a) da pasta, as determinações desta IN e demais dispositivos legais em vigor.

Art. 36 Os Secretários, Assessores, Chefe de Setor e Servidores Públicos em geral, responsáveis no âmbito do Poder Executivo, terão responsabilidade solidária no caso de negligência dos procedimentos desta Normativa.

Art. 37 O não cumprimento do preceituado nesta Instrução Normativa pelos setores envolvidos e servidores públicos em geral, implicará em sanções civis e administrativas, conforme dispositivos legais vigentes.

Art. 38 Em todas as fases do Processo deverão ser cumpridos os prazos para envio de informações ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, via Sistema APLIC, de acordo com a competência de cada setor envolvido.

Art. 39 Integra a presente Instrução Normativa o Anexo Único: “Fluxograma Farmácia”.

Art. 40 Esta Instrução Normativa entrará em vigor a partir da data de sua publicação.

Edifício da Prefeitura Municipal de Canarana, Estado de Mato Grosso, 27 de setembro de 2023

Fábio Marcos Pereira de Faria

Prefeito Municipal

Odailton Resende Santeiro

Secretário Municipal de Saúde

Adelina Rosa Rodrigues

Controladora Interno