TÍTULO I

DA FINALIDADE

Art.1º - Esta Instrução Normativa tem por finalidade dispor sobre as rotinas e procedimentos a serem observados no recebimento, armazenagem, controle, distribuição, e inventário dos materiais de consumo na unidade de Almoxarifado no âmbito da Autarquia Águas do Pantanal.

TÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art.2º - Este regulamento abrange a Coordenadoria de Almoxarife, Patrimônio e Transporte e a todas as unidades da estrutura organizacional da Autarquia Águas do Pantanal.

TÍTULO III

DO CONCEITOS

Art.3º - Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:

I - almoxarifado: local destinado à guarda e conservação dos materiais, antes de serem distribuídos aos setores de utilização;

II - material: designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas, independentemente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis;

III - material de consumo: aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/1964, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;

IV - estoque mínimo: quantidade suficiente para anteder a demanda até o processamento de novas compras;

V - sistema de gestão de almoxarifado: ferramenta tecnológica que controla as entradas, baixas e as movimentações ocorridas nos materiais de consumo;

VI - atesto: operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas;

VII - requisição: documento obrigatório que deve ser apresentado ao Almoxarifado para que este faça a entrega do material objeto da requisição;

VIII - ordem de serviço: documento que formaliza o serviço a ser prestado para um cliente.

IX - inventário físico: consiste no procedimento de verificação quantitativa e qualitativa dos materiais estocados no Almoxarifado e no confronto com o controle informatizado.

TÍTULO IV

DA BASE LEGAL

Art.4º - A presente Instrução Normativa é baseada nas determinações da Constituição Federal, Lei nº 4.320/64, além de outras normas que venham assegurar o cumprimento dos princípios inerentes a matéria.

TÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Art.5º - A Coordenadoria de Almoxarife, Patrimônio e Transporte é responsável por coordenar e orientar os serviços da equipe de almoxarifado no que tange a entrada, gerenciamento, controle, levantamento e reposição dos materiais de consumo, assim como encaminhar o relatório mensal e anual (inventário) à Coordenadoria de Contabilidade para conciliação e posterior envio das informações ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, através do sistema APLIC (Auditoria Pública de Gestão de Contas).

Art.6° - A equipe de almoxarifado tem como responsabilidade a execução das atividades de controle do almoxarifado, assegurando as ações necessárias à sua operacionalização e aperfeiçoamento, no que se refere a entrada, conferência quanto a quantidade, qualidade, validade e valores no ato do recebimento dos materiais, mediante nota fiscal e registro em sistema informatizado, assim como manter as instalações apropriadas para a segurança, conservação, organização e armazenamento dos itens, até o momento de sua saída.

TÍTULO VI

DOS PROCEDIMENTOS

SEÇÃO I - DA AQUISIÇÃO

Art.7°- Os processos de aquisição de materiais para reposição de estoque terão início no Setor Demandante, de acordo com a natureza e especialidade do objeto.

§1º A aquisição de material de expediente terá início na Coordenadoria de Almoxarife, Patrimônio e Transporte, após consulta as demais unidades da estrutura organizacional da Autarquia Águas do Pantanal, registradas por meio do documento de oficialização da demanda.

§2º Será observado o estoque atual, estoque mínimo, estoque máximo e as aquisições do ano anterior, a fim de levantar quantitativo necessário ao respectivo exercício financeiro.

Art.8°- As compras poderão obedecer ás exigências dispostas nas Leis Federal nº 10.520/2002 ou nº 8.666/93, desde que a publicação do edital ou ato autorizativo da contratação direta ocorra até 29/12/2023, ou pela Nova Lei de Licitações - Lei nº 14.133/2021.

SEÇÃO II - DO RECEBIMENTO DO MATERIAL

Art.9º - O recebimento do material deverá ocorrer sempre no setor de almoxarifado, salvo situações em que não possa ou não deva ser ali estocado. Nesse caso, a entrega deverá ser efetuada no local previamente estabelecido e acompanhada por servidor responsável pelo setor de Almoxarifado e Fiscal do contrato.

§1º O pedido de empenho e a nota de empenho emitidos pelo Contador serão encaminhados a Coordenadoria de Compras, para que este, envie ao Fornecedor e ao Coordenador de almoxarifado, para que a entrega do objeto ocorra conforme planejado.

§2º A comunicação realizada com fornecedor, para a solicitação do material ou serviço se dará via Processo de Requisição de Material ou Serviço e será registrado através de sistema de comunicação eletrônica paralelamente ao processo de despesa.

§3º O representante do setor de almoxarifado terá acesso as fases do Processo de Requisição de Material ou Serviço para o devido planejamento do recebimento da mercadoria e seu adequado armazenamento (se for o caso).

§4º No ato da entrega, todo e qualquer material adquirido deverá estar acompanhado da Nota Fiscal Eletrônica e ser conferido quanto a sua quantidade, qualidade, validade, integridade e valor.

§5º Na conferência, quando o material demandar conhecimento específico, deverá o responsável pelo Setor de almoxarifado solicitar o auxílio de técnico especializado ou comissão designada pela administração, para a respectiva aceitação.

§6º O Fiscal de Contrato deverá confirmar se os itens presentes na nota fiscal correspondem aos itens do pedido de Empenho.

§7º Não se admitirá a entrega parcelada do material se não houver previsão contratual ou em outro documento equivalente.

Art.10 - Atendidas às exigências, os materiais serão estocados e nota fiscal atestada pelo Fiscal de Contrato ou Comissão designada por Autoridade Competente, assim como pelo responsável pelo Setor de almoxarifado.

§1º Sempre que possível o ateste deverá ser feito digitalmente, quando manual, deverá conter a data do recebimento, o nome por extenso em carimbo ou letra de forma, e a matrícula do servidor.

§2º No prazo máximo de 02 (dois) dias úteis do atesto, o Fiscal de Contrato fará a digitalização do documento comprobatório de realização da despesa, juntamente com a Nota de Empenho e encaminhará ao Assessor Administrativo e Financeiro, através de sistema de comunicação interna, para conhecimento e sequência dos trâmites de liquidação e pagamento.

§3º O Assessor Administrativo e Financeiro fará a juntada das certidões necessárias, e encaminhará os autos ao Contador para a realização da liquidação.

§4º Após a liquidação,a documentação será enviada ao Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte, para que este providencie o registro no sistema patrimonial.

Art.11 - No caso de o material não cumprir as especificações determinadas, a falta do mesmo ou ainda apresentar falhas, imperfeições e defeitos, o material não será aceito.

§1º O Fiscal de Contrato deverá informar a Coordenadoria de Compras sobre as divergências encontradas, para este possa notificar o fornecedor por meio de relatório de pendência, registrando o fato ocorrido e o prazo para as devidas providências.

§2º A Nota Fiscal ficará retida até a solução do problema, e em caso de devolução de material, fica a empresa responsável em fazer a retirada dos mesmos no almoxarifado para sua substituição.

Art.12 - Toda notificação a Fornecedor deverá ser registrada digitalmente, com cópia para Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte.

SEÇÃO III - DO ARMAZENAMENTO E ORGANIZAÇÃO DOS MATERIAIS

Art.13 - A armazenagem é o conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que envolvem as atividades de recebimento, estocagem, guarda, conservação, segurança, localização e controle de estoque, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais.

Art.14 - Compete a equipe responsável pelo almoxarifado observar:

I - o deposito deverá ser organizado de tal forma que haja a maximização do espaço, a garantia de segurança para os materiais ali estocados e a fácil circulação interna, garantindo a segurança das pessoas no local, e até mesmo para facilitar a inspeção e um rápido inventário.

II - os materiais não poderão ser estocados em contato direto com o piso, devendo-se utilizar corretamente os acessórios de estocagem para a devida proteção.

III - a arrumação dos materiais não deverá prejudicar o acesso às saídas de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado em combate a incêndio (Corpo de Bombeiros).

IV - os materiais pesados e/ou volumosos deverão ser estocados nas partes inferiores das estantes, eliminando-se os riscos de acidentes ou de avarias.

V - o material deverá ser empilhado de forma que não comprometa a qualidade do próprio material que poderá vir a ser afetada em decorrência de excessiva pressão e da ausência de adequado arejamento.

VI - deverão ser observadas as orientações fornecidas pelo fabricante para realizar a estocagem.

VII - conservação dos bens nas embalagens originais, sempre que possível, quando sua utilização for de maneira fracionada.

VIII - os materiais deverão ser resguardados contra furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos.

IX - organizar os materiais, de modo que os novos que forem chegando, seja colocado atrás dos materiais já existentes armazenados há mais tempo, método PEPS – primeiro que entra, primeiro que sai.

SEÇÃO IV- DO REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO

Art.15 - O registro de materiais em estoque deverá ser processado em sistema informatizado pelo Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte logo após a liquidação da nota fiscal, descrevendo dados como:

I - data de entrada;

II - unidade requisitante;

III - especificação resumida do material;

IV - quantidade e custos;

V - nome do fornecedor e número da nota;

Parágrafo único: Nenhum material deverá ser liberado para uso, antes de cumpridas as formalidades de recebimento e os devidos registros no sistema.

Art.16 - A distribuição de material deverá ser feita pelo servidor responsável pelo setor de Almoxarifado, mediante apresentação de requisição de material ou ordem de serviço.

§1º As requisições deverão conter o nome por extenso e cargo da Chefia da Unidade interessada que autorizou a retirada do material, bem como o nome, setor e assinatura do recebedor.

§2º As ordens de serviço deverão conter a autorização e assinatura do Assessor Técnico Operacional ou do Coordenador Operacional de Água, Esgoto e Drenagem, assim como o nome, matricula e assinatura do servidor que fizer a retirada dos materiais.

§3º As requisições e as ordens de serviço serão supervisionadas pelo Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte e arquivadas mensalmente em pasta específica conforme ordem cronológica para conferência e futuras auditorias no setor.

Art.17 - O registro de saída de materiais deverá ser feito preferencialmente no mesmo dia em que ocorreu a operação, e eventualmente no dia seguinte ou no primeiro dia útil.

Art.18 - A equipe responsável pelo almoxarifado deverá verificar periodicamente se a quantidade de material atingiu o Estoque Mínimo e notificar o Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte para que seja adotado as medidas para reposição.

Art.19 - No início do mês, o responsável pelo almoxarifado deverá encaminhar ao Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte, para conferência, o relatório de movimentação de estoque do mês anterior, devidamente assinado.

SEÇÃO V - DO INVENTÁRIO FÍSICO

Art.20 - Inventário físico é o instrumento de controle para verificação dos saldos de estoque no almoxarifado, e deverão ser realizados:

I - anualmente: destinado a comprovar a quantidade e o valor dos materiais existentes no almoxarifado em 31 de dezembro de cada exercício;

II - transferência de responsabilidade: realizado quando da mudança do responsável pelo almoxarifado;

III - eventualmente: realizado em qualquer época, por iniciativa do responsável do almoxarifado, da Diretoria Executiva ou do Controle Interno.

Art.21 - A realização dos inventários tem por objetivo permitir, entre outros:

I - o ajuste das eventuais divergências entre o saldo escriturado e o saldo físico real sob controle do Almoxarifado;

II - a análise do desempenho do responsável pelas atividades do setor de Almoxarifado;

III - o levantamento da situação dos materiais em estoque no seu aspecto qualitativo;

IV - a constatação de materiais com baixa ou nenhuma necessidade, obsoletos ou inservíveis.

Art.22 - O relatório conclusivo do inventário de encerramento de exercício deverá ser entregue a Coordenadoria de Contabilidade até o décimo dia útil do mês de janeiro, informando, além da quantidade e valor de cada item em estoque, o seu estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável) para providências cabíveis.

§1º O inventário anual deverá ser realizado por uma comissão nomeada pela Diretoria Executiva, e presidida pelo Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte.

§2º Os relatórios conclusivos dos inventários de encerramento de exercício serão encaminhados a Coordenação Contábil para fins de ajuste contábeis.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art.23 - O presente instrumento tem por objetivo direcionar e orientar a equipe de Almoxarifado, em suas funções de controle do estoque, garantindo à legalidade, legitimidade, economicidade e moralidade conforme exigência da legislação vigente.

Art.24 - Fica expressamente proibido a circulação de pessoas estranhas ao Setor de Almoxarifado, a menos que seja acompanhado por alguém do próprio Setor.

Art.25 - Havendo indícios de irregularidade com relação à guarda e controle dos materiais que geraram perdas e danos ao erário, será procedida de Sindicância para apuração de responsabilidade.

Art.26 - Os casos omissos nesta Instrução Normativa serão resolvidos conjuntamente com Coordenadoria de Patrimônio e Almoxarifado e Diretor Executivo da Autarquia Águas do Pantanal.

Art.27 - Esta Instrução normativa entra em vigor na data de sua publicação.