DECRETO MUNICIPAL Nº 35/2023

DISPÕE SOBRE GUARDA E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS DO MUNICÍPIO DE CHAPADA DOS GUIMARÃES-MT.

OSMAR FRONER DE MELLO, Prefeito Municipal de Chapada dos Guimarães, Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições legais que lhe confere a Lei Orgânica e

CONSIDERANDO O fundamento constitucional desse diploma normativo encontra-se no § 2º, do art. 216 da Constituição Federal, senão veja-se: 1. Art. 216 (…) § 2º Cabem à Administração Pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

CONSIDERANDO que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado (art. 5°, XXXIII, Constituição Federal de 1988);

CONSIDERANDO a Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015, que estabelece o Código de Processo Civil;

CONSIDERANDO a Lei n o 12.527 de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações;

CONSIDERANDO a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

CONSIDERANDO a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;

D E C R E T A:

Art. 1º Aprovar as regras e procedimentos para a gestão de documentos no âmbito do Município de Chapada dos Guimarães-MT

Art. 2º Os procedimentos de que trata o artigo 1° envolvem o acompanhamento das ocorrências associadas ao recebimento, expedição, registro, tramitação, autuação, anexação e desentranhamento de documentos/processos e encerram-se apenas quando a documentação completa seu tempo de vida útil, cumprindo o período exigido para fins legais ou administrativos, podendo então ser objeto de custódia permanente ou eliminação.

CAPÍTULO I

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 3º No que se refere especificamente a este decreto, compete:

I - a unidade de Protocolo:

a) receber, conferir, registrar, digitalizar e tramitar os documentos de origem externa recebidos no âmbito do Protocolo Geral;

b) realizar remessa de documentos convencionais e eletrônica;

c) organizar a guarda de documentos e processos a serem mantidos na respectiva unidade;

d) zelar pelo cumprimento das rotinas da gestão documental.

II - às demais unidades administrativas:

a) organizar a guarda de documentos e processos a serem mantidos na respectiva unidade;

b) providenciar a transferência de documentos e processos ao Arquivo; e

c) zelar pelo cumprimento das rotinas da gestão documental.

III – A Secretaria Municipal de Administração:

a) verificar se os registros e a movimentação de processos no âmbito da Prefeitura Municipal estão sendo efetuados de forma adequada;

b) submeter ao administrador do sistema informatizado, a solicitação de criação e cancelamento do perfil; e

c) definir o perfil dos usuários de sua unidade administrativa.

d) orientar e dirimir questionamentos relacionados à gestão documental e uso do sistema informatizado, no que lhe cabe;

e) receber a documentação produzida pelo Poder Público Municipal, de acordo com as rotinas e procedimentos de arquivamento.

f) orientar e dirimir questionamentos quanto à adequação tecnológica e de infraestrutura de tecnologia;

g) implementar melhorias e alterações relacionadas ao sistema informatizado, quando necessárias.

Art. 7º Observado o disposto neste normativo, cabe a Secretaria Municipal de Administração tomar as medidas necessárias para o uso e a sustentabilidade do processo eletrônico e em específico:

I - aprovar e comunicar alterações na plataforma tecnológica do sistema;

II - monitorar a operacionalização do sistema, bem como propor medidas corretivas necessárias;

III - propor regulamentação de procedimentos no âmbito do processo eletrônico;

IV - priorizar as demandas de melhoria relativas ao processo eletrônico e ao uso do sistema informatizado; e

V - gerir a Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais, no âmbito do Poder Executivo Municipal.

CAPÍTULO III

DO ACESSO E CADASTRAMENTO NO SISTEMA INFORMATIZADO

Art. 8º Os usuários serão identificados em um dos seguintes perfis:

I - administrador: destinado ao gerenciamento do sistema e à concessão de acesso aos demais perfis;

II - usuário interno: destinado à instrução, cadastramento, tramitação e assinatura de documentos no âmbito do Poder Executivo Municipal, de acordo com suas atribuições; e

III - usuário externo: limitado à consulta e leitura de documentos ou processos e assinatura de documentos quando necessário.

§1° Os perfis poderão ser alterados a qualquer tempo de acordo com a necessidade de cada unidade e usuário, desde que em consonância com este decreto.

§2º O cadastro de usuário será efetivado mediante solicitação do responsável pela Secretaria.

§3º O Secretario da pasta será responsável será corresponsável pelas ações realizadas no sistema informatizado decorrentes do acesso dos servidores lotados na sua secretaria.

§4º O acesso de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir de concessão de um usuário interno atuante no processo.

§5º Cabe ao Gabinete atuar como administradores do sistema informatizado.

Art.9º O acesso ao sistema informatizado está condicionado à aceitação das condições regulamentares que disciplinam o sistema e tem como conseqüência a responsabilidade do usuário pelo uso indevido decorrente das ações efetuadas, as quais são passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.

Art. 10. Os procedimentos relativos à disponibilização, à classificação, ao tratamento e à gestão da informação de natureza restrita e sigilosa, no âmbito do Poder Executivo Municipal, obedecerão às disposições contidas em legislação específica.

Art. 11. Os processos e documentos classificados com o nível de acesso público poderão ser visualizados por todos os usuários internos e colaboradores.

Art. 12. O acesso a documentos, em fase preparatória, fica limitado a respectiva unidade que os produziu.

CAPÍTULO IV

DAS ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Art. 13. Considera-se UP a unidade de Protocolo, localizada no prédio central da Prefeitura Municipal de Chapada dos Guimarães-MT.

Seção I

Do Processo Digital

Art. 14. Os documentos internos ou externos inseridos no âmbito do sistema informatizado se constituirão ou se vincularão a um processo digital.

§1º Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos digitais, na forma estabelecida neste decreto, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§2º Os documentos digitalizados e inseridos no processo eletrônico por funcionário autorizado têm a mesma força probante dos originais, fato este que não autoriza a eliminação dos respectivos originais não digitais.

Art. 15. Os documentos internos e externos, no momento de inserção no sistema informatizado, poderão ser classificados, quanto aos níveis de acesso, como público, restrito ou sigiloso.

Art. 16. O processo digital dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processos em papel, tais como capeamento, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.

Parágrafo único. Os processos digitais serão concluídos pela unidade responsável e arquivados na forma digital, utilizando-se o sistema informatizado.

Art. 17. Para a criação de um processo digital, devem ser inseridos no sistema informatizado, dados que permitam sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

I - formação cronológica, lógica e contínua;

II - possibilidade de consulta aos processos criados e aos documentos constantes nos processos;

III - permissão de vinculação entre processos, a ser utilizada nos casos de juntada por anexação e de relacionamento; e

IV - permissão de reclassificação do nível de sensibilidade da informação, como público, restrito ou sigiloso, limitando ou ampliando o acesso.

Art. 18. Os usuários do sistema informatizado deverão zelar pelo correto registro dos dados da documentação e pela tempestividade na sua atualização, com o objetivo da exata localização dos documentos e processos, no âmbito do Poder Executivo Municipal.

Seção II

Do Recebimento e do Registro

Art. 19. Toda documentação recebida ou produzida deverá ser registrada no sistema informatizado.

§1º Para proceder ao registro de documentos recebidos, a Unidade Protocolizadora deverá verificar se existe cópia deste documento já cadastrada, de modo a evitar a duplicidade de registro.

§2º No registro de documentação no sistema informatizado não será admitida a utilização de termos genéricos tanto para a descrição do assunto quanto para os encaminhamentos a serem realizados.

§3º Os encaminhamentos referentes à documentação já registrada no sistema informatizado constituem atualização da informação, o que dispensa um novo registro.

§4º Os documentos recebidos, sempre que não referenciados com um número de protocolo já existente, serão autuados como novos processos, aos quais será atribuído um NUP.

§5º Os documentos/processos recebidos de instituições externas que possuírem NUP deverão ser registrados e tramitados com a mesma numeração de origem.

Art. 20. A documentação externa recebida via correio e malote deverá ser digitalizada e registrada no sistema informatizado pela unidade de Protocolo. §1º No caso de Aviso de Recebimento - AR, caberá à unidade responsável o seu registro no sistema informatizado.

Art. 21. Cabe a unidade destinatária verificar se a documentação externa recebida faz parte de outro processo existente e adotar os seguintes procedimentos, em caso positivo:

I - apensar o processo recebido ao processo principal; ou

II - gerar PDF da documentação e encerrar o processo recebido, e inserir o arquivo gerado ao processo principal.

Art. 22. Após a digitalização de documentação externa, os originais dos documentos serão mantidos na unidade de Protocolo ou nas unidades destinatárias.

Parágrafo único. Passado o prazo de dois anos, os documentos externos, após o registro, digitalização e trâmite, serão destinados ao Arquivo e ali mantidos até que cumpram seus prazos de guarda, conforme definido em Tabela de Temporalidade.

Art. 23. Nenhuma documentação pode permanecer por mais de 24 horas na unidade de Protocolo sem que se tenha efetuado o seu registro e/ou a sua tramitação, exceto as correspondências recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados ou de pontos facultativos.

Parágrafo único. Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, o cadastramento poderá ser efetuado excepcionalmente em até três dias úteis.

Art. 24. No ato do recebimento, a unidade de Protocolo deverá verificar se a documentação:

I - é dirigida às unidades administrativas do Poder Executivo Municipal;

II - está assinada pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração; e III - está acompanhada dos respectivos anexos, quando for o caso.

§1º Anexos devem ter suas informações extraídas para registro no sistema. §2° Caso não seja possível acessar as informações contidas nos anexos mencionados no §1°, deve-se identificá-los no ato de cadastramento do documento.

§3º Para as situações contrárias, a unidade de Protocolo deverá devolver a documentação à origem e solicitar a devida correção.

§4° No caso de documentos externos sigilosos ou que digam respeito a procedimentos licitatórios, a unidade de Protocolo, procederá com o registro de forma que fique resguardado o período de sigilo, conforme disposto do capítulo IX.

Art. 25. Cabe a unidade de Protocolo efetuar a separação da documentação recebida pelas unidades administrativas do Poder Executivo Municipal, com vistas a agilizar a tramitação.

Parágrafo único. Documentação de caráter social (livros, periódicos, convites, etc.) e correspondências particulares, que não se caracterizam como documento arquivístico, não serão registradas no sistema informatizado.

Art. 26. Quando a documentação que faz referência ao cargo do destinatário for endereçada a quem não o ocupe mais, deverá ser remetida ao atual ocupante para as providências subsequentes.

Art. 27. Envelope que tenha a finalidade de comprovar a data de postagem do seu conteúdo deverá ser incluído e digitalizado em processo.

Parágrafo único. No caso de encaminhamento de documentos não digitais, o envelope que guarda a documentação não será peça do processo e deverá ser descartado, anotando-se ou registrando-se as informações necessárias referentes ao endereço do remetente e ao código emitido pelos Correios.

Seção III

Da Autuação

Art. 29. Autuação de documentos é ação pela qual um documento passa a se constituir processo, podendo ser realizada de forma automática pelo sistema informatizado ou por método convencional.

Art. 30. Constituirão processos, os documentos cujo objetivo é registrar fatos ou atos de interesse da administração e/ou de funcionários que tenham direitos a serem protegidos ou vantagens a serem concedidas, que exijam um estudo mais detalhado, tendo procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, estejam relacionados a ações e operações contábil-financeiras.

Art. 31. As mensagens eletrônicas constituir-se-ão peças do processo, quando necessário e não podem se constituir em primeira peça do processo. Parágrafo único. O funcionário que fizer uso de mensagem eletrônica torna-se responsável pelas informações prestadas.

Seção IV

Da Alteração de Dados do Processo

Art. 32. As informações do processo poderão ser alteradas nos seguintes casos:

I - quando o interessado principal tiver alteração do nome, em função de casamento, divórcio etc.;

II - alteração da razão social, quando pessoa jurídica;

III - ocorrência de erro quando da autuação do processo, que possa ser comprovado pelos documentos da juntada inicial, caso em que é dispensável a formalização do pedido;

IV - existência de descrição mal elaborada na ocasião da abertura do processo, dificultando o imediato entendimento do conteúdo, ou dificultando a sua busca.

Parágrafo único. Quando efetuada a alteração de um processo, o usuário que realizou a mudança deverá inserir despacho na última peça do processo, registrando e motivando a alteração.

Art. 33. Caso seja constatada violação de segurança que prejudique a confiabilidade, o processo digital deverá ser remetido ao responsável da unidade com um despacho que exponha o motivo e as circunstâncias verificadas para que sejam apurados os fatos, instaurando, se necessário, sindicância administrativa.

Seção V

Da Produção de Documentos

Art. 34. Todo documento oficial produzido no âmbito do Poder Executivo Municipal deverá ser gerado no editor de texto do sistema informatizado. Art. 35. Os documentos oficiais, não produzidos no editor de texto do sistema informatizado, deverão ser digitalizados e incluídos no sistema.

Art. 36. Os documentos receberão numeração sequencial, de acordo com a unidade, recomeçando a numeração a cada exercício.

Art. 37. Em caso de impossibilidade técnica momentânea do sistema informatizado, os documentos poderão ser elaborados em outro editor de texto, para posterior cadastramento.

Parágrafo único. Os documentos mencionados no artigo anterior deverão ser inseridos no sistema informatizado, quando do retorno da disponibilidade.

Seção VI

Da Tramitação

Art. 38. A tramitação consiste na circulação de documentos, entre as unidades administrativas, interna e externamente para dar conhecimento, bem como receber informes e pareceres para subsidiarem a tomada de decisão.

Parágrafo único. O encaminhamento de processo é realizado por meio de função específica no sistema informatizado, não sendo permitido o uso de outros recursos.

Art. 39. Quando tramitado para uma unidade específica, o acesso imediato ao processo no sistema informatizado ficará limitado aos usuários daquela unidade.

Parágrafo único. O acesso limitado ao processo não impede a disponibilização ou tramitação para consulta dos demais usuários internos, mediante solicitação.

Art. 40. Antes de proceder qualquer ato no processo digital, o usuário deverá verificar:

I - se o despacho está redigido de forma adequada e precisa;

II - se está assinado digitalmente; e

III - se é a unidade administrativa competente para tal.

§1° No caso de recebimento de documentação em que o assunto não for pertinente a competência da unidade, o responsável pelo recebimento deverá registrar despacho e informar os motivos de devolução a unidade de Protocolo.

§2° Em caso da não observância do parágrafo anterior, o processo deverá ser devolvido a unidade de origem comunicando as razões da devolução e solicitando que sejam providenciadas as correções ou sanadas as irregularidades.

Art. 41. A movimentação interna de processos respeitará as especificidades e a estrutura hierárquica do CFESS. Parágrafo único. A tramitação de processos, pelos responsáveis de unidades, poderá ser realizada com retorno programado para finalização da análise e prosseguimento do trâmite dentro do prazo que for mais conveniente. Art. 42. A tramitação de processos deve ser objeto de rigoroso controle por parte de todas as unidades administrativas do CFESS, que devem manter o sistema informatizado atualizado, responsabilizando-se por eventual dano ao processo. Parágrafo único. No caso de extinção da unidade administrativa, a unidade que vier a absorver as suas competências deverá providenciar a tramitação de toda a documentação localizada naquela unidade extinta para a sua responsabilidade. Art. 43. Terão tratamento prioritário, os pedidos de informação do Poder Legislativo, as intimações, os recursos, inquéritos administrativos, sindicâncias, documentação proveniente dos órgãos de controle interno e externo, assim como os oriundos da Justiça, com prazos para decisão ou instrução. Art. 44. Para fins de agilidade na recuperação da informação por meio de consulta, o resumo do despacho pode ser inserido como atualização de andamento no processo eletrônico. Seção VII Da Juntada de Peças Art. 45. A juntada de peças constitui-se no ato de incluir formalmente em um processo, documentos contendo instruções, registro de decisões e informações, em decorrência de sua relevância para o assunto de que trata o mesmo. Art. 46. A junção de um documento externo a um processo deverá ser informada no sistema, especificando claramente o motivo da junção. Art. 47. A juntada de peças deverá ser efetuada pelas próprias unidades envolvidas nas decisões e providências atinentes ao assunto do processo. Art. 48. Cada usuário, ao efetuar juntada de novas peças, deverá avaliar a relevância do assunto para o processo, de forma a não incluir informações desnecessárias e documentos repetitivos. Art. 49. Os atos publicados na Imprensa Oficial, bem como em jornais de grande circulação que forem necessários à instrução de processo, deverão ser digitalizados e inseridos no sistema informatizado, contendo a citação do nome do jornal, a data, a seção e a página. Parágrafo único. O mesmo procedimento deverá ser obedecido quando forem feitas alterações de qualquer natureza nos atos essenciais às instruções de processos que forem publicados nesses veículos de comunicação. Art. 50. As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax, deverão ser digitalizados para serem juntados ao processo como anexo. Art. 51. O documento juntado ao processo digital será inserido ao final dos autos, obedecendo-se a sequência estabelecida pelo sistema. Art. 52. Por razões de segurança, o cancelamento de uma juntada irregular só poderá ser feita pela unidade que a efetuou, e, em caráter excepcional, o gestor do sistema. Art. 53. Quando os processos oriundos de outras instituições da Administração Pública apresentarem falhas na numeração, será elaborado despacho informando a falha e solicitando a sua regularização. Art. 54. Documentação encadernada ou em brochura, bem como de grande volume, deverá ser desencadernada e digitalizada para inserção no sistema como anexo do processo, exceto quando o documento encadernado se constituir na peça principal do processo. Seção VIII Da Juntada por Anexação Art. 55. A juntada por anexação é a união definitiva e irreversível de um ou mais processos a um outro processo (mais antigo), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos semelhantes. Art. 56. A juntada por anexação deve ser realizada por meio de recurso específico no sistema informatizado, de forma que a operação fique registrada. Art. 57. O processo principal, considerado o mais antigo, será aquele cuja natureza de sua matéria necessite de outro processo como subsídio a sua decisão. Seção IX Da Juntada por Apensação Art. 58. A juntada por apensação ocorre quando há união temporária de um ou mais processos ao processo principal, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando a identidade e independência de cada processo. Art. 59. A juntada por apensação no sistema informatizado corresponde ao recurso “ l mentos do p ”. Art. 60. O processo principal será aquele cuja natureza de sua matéria necessite de outro processo como subsídio a sua decisão, devendo ser desapensado quando finalizada a análise que levou à juntada. Seção X Do Desentranhamento Art. 61. O desentranhamento é a retirada de peça do processo e poderá ocorrer quando houver interesse do CFESS ou a pedido de terceiros, desde que justificado. Art. 62. O desentranhamento no sistema informatizado, poderá ser realizado somente pela unidade criadora do documento, mediante justificativa do usuário em campo específico. Art. 63. Todos os desentranhamentos serão registrados no sistema juntamente com os dados do responsável pela ação. Seção XI Do Desmembramento Art. 64. O desmembramento consiste na retirada de documentos de um processo, de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do CFESS ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo. Art. 65. O desmembramento só poderá ser executado pela unidade de Protocolo, mediante solicitação, por despacho, do responsável pela unidade, justificando-se a operação. Art. 66. Nos processos digitais, o desmembramento poderá ser realizado diretamente no sistema informatizado por usuário autorizado. O sistema informatizado deve permitir o monitoramento da operação pela unidade de Protocolo. Parágrafo único. É vedada a retirada de documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu origem ao processo. Seção XI Do Encerramento Art. 67. O encerramento constitui ato formal, expresso através de despacho, que deverá ocorrer quando tiverem sido tomadas e registradas todas as decisões e providências pertinentes à ação ou assunto de um processo, considerando a documentação até então disponível. Art. 68. O encerramento dos processos poderá ser realizado: I - por indeferimento do pleito; II - pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; III - pela expressa desistência do interessado; IV - quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, exceto os casos definidos em legislação própria; e V - por omissão da parte interessada, a não ser que seja caracterizada sua pendência através de despacho de dirigente que comprove essa situação. Art. 69. O processo poderá ser reativado, caso necessário, desde que a operação seja justificada por despacho. Art. 70. Não é permitida a exclusão de processos digitais. CAPÍTULO V DA ASSINATURA ELETRÔNICA Art. 71. Considera-se assinatura eletrônica o registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco com vistas a firmar documentos e se dará pelas seguintes formas: I - assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP - Brasil; e II - assinatura cadastrada: mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha. Art. 72. Os documentos digitais produzidos e geridos no âmbito do sistema informatizado terão garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas, mediante utilização de assinatura eletrônica. §1º O uso da assinatura digital é obrigatório para assinatura de atos de conteúdo decisório ou que, em razão de sua finalidade, tenham destinatários ou interessados externos ao CFESS, adotando-se nos demais casos, apenas a modalidade de assinatura cadastrada. §2º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e aplicação. §3º A prática de atos assinados eletronicamente importará aceitação das normas regulamentares. §4º A assinatura de documentos no âmbito do sistema informatizado por estagiário só ocorrerá em casos relacionados à formalização e supervisão do estágio como, por exemplo, em relatórios de supervisão de estágio, relatórios finais e contratos de estágio. CAPÍTULO VI DA EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E DE PROCESSOS Art. 73. A tramitação externa de documentação para órgãos públicos ocorrerá por intermédio da unidade de Protocolo. Art. 74. O período de recebimento de documentos/processos para expedição é de segunda a sexta-feira, no horário de funcionamento do CFESS. Art. 75. Nos casos em que os destinatários não possuam infraestrutura adequada, a expedição poderá ser realizada por meio de serviço postal, malote ou mensageiro, obedecendo as especificações necessárias. Art. 76. A unidade de Protocolo deverá expedir as correspondências oficiais encaminhadas pelas unidades, observada as seguintes orientações: I - acondicionar os documentos/processos em envelope apropriado, endereçado conforme instruções abaixo: a) identificar o remetente no lado que possui a aba de fechamento do envelope e mencionar nome completo, cargo ou função, unidade, órgão, endereço, cidade, UF e CEP; e b) identificar o destinatário e mencionar pronome de tratamento, nome completo, cargo ou função, unidade, órgão, endereço, cidade, UF e CEP, bem como a espécie, número, ano, órgão, unidade de que trata o documento, além de seu respectivo número de protocolo. II - providenciar o preenchimento do AR, se for o caso, e fazer sua anexação ao envelope, sobre a identificação do remetente. Parágrafo único. As encomendas deverão estar devidamente embaladas em papel pardo, contendo apenas os dados necessários à sua expedição. Art. 77. Os pacotes para envio de material de caráter social deverão ser preparados pela unidade administrativa e enviados a unidade de Protocolo com a antecedência mínima de 15 dias de sua realização. Art. 78. Os serviços de expedição destinam-se, exclusivamente, à circulação de documentos de natureza oficial, ficando expressamente proibida a sua utilização para a remessa de quaisquer documentos e encomendas de interesse particular. Seção I Da Expedição Via Serviços Postais Art. 79. A unidade de Protocolo, para envio de documentos e processos por meio dos serviços de postagem da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT, os encaminhará de acordo com os respectivos horários de recebimento. Art. 80. A correspondência a ser expedida em caráter de urgência terá prioridade sobre as demais. Parágrafo único. A urgência poderá ser demonstrada no processo com o recurso de “ t p g ”. Art. 81. Compete a unidade de Protocolo a inclusão do número de controle do AR no processo, por meio de despacho ou atualização de andamento. Art. 82. O acompanhamento da localização e a entrega de documento expedido serão realizados pelas respectivas unidades emitentes, mediante serviço de rastreamento disponibilizado no sítio da ECT. Art. 83. Caso não haja a especificação da modalidade de envio da encomenda, a remessa será realizada pela forma menos onerosa, respeitando os prazos e as localidades de destino. Seção II Da Expedição Via Malote Externo Art. 84. Os documentos, processos e encomendas a serem enviados via malote serão encaminhados em dias e horários definidos pela unidade de Protocolo. Art. 85. Na expedição de documentos via malote, a unidade de Protocolo deverá adotar as seguintes providências: I - relacionar os documentos a serem expedidos em formulário adequado, onde será incluído o número do lacre utilizado para fechamento do malote; II - inserir no malote as duas vias do formulário; III - inserir os documentos no malote e verificar se o endereço de destino encontra-se correto; e IV - fechar, lacrar o malote e providenciar a sua entrega ao agente dos Correios. Art. 86. A expedição de documentos para as unidades localizadas em outros estados deverá ser efetivada por intermédio do sistema informatizado. Seção III Da Expedição Via Mensageiros Art. 87. A expedição de documentos por mensageiro será realizada somente para entregas nas imediações da sede do CFESS. Art. 88. As unidades administrativas do CFESS, que necessitarem utilizar os serviços de mensageiro da unidade de Protocolo, deverão encaminhar seus documentos obedecendo aos horários previamente fixados. Parágrafo único. A entrega de documentos por meio de mensageiros será realizada levando-se em consideração o equilíbrio entre as demandas da unidade de Protocolo e a urgência das unidades remetentes. Art. 89. Havendo a frequência de expedição de documentos para um mesmo destino, a unidade de Protocolo providenciará a implantação e divulgação de horários especiais para o seu atendimento. Art. 90. Os comprovantes de entrega de documentos serão apresentados a unidade de Protocolo devidamente assinados pelos destinatários. CAPÍTULO VII DAS ATIVIDADES DE ARQUIVO Seção I Da Classificação Arquivística e Avaliação de Documentos Art. 91. Todos os processos e documentos da atividade-meio produzidos ou recebidos pelo CFESS v l “Có g Cl e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal”, p v s pelo Arquivo Nacional. Art. 92. Todos os processos e documentos da atividade-fim produzidos ou recebidos pelo CFESS deverão ser classificados de acordo com o “Có g Cl icação, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim dos Conselhos F l z P l”, p v pelo Arquivo Nacional. Parágrafo único. Para os casos que contemplam mais de uma classificação para o mesmo documento, será utilizado o código com maior prazo de temporalidade. Art. 93. Os processos digitais serão mantidos no sistema até que cumpram seus prazos de guarda conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos de arquivo. Art. 94. Os processos digitais de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações. Art. 95. A classificação utilizada será baseada no assunto do processo, com o objetivo de agrupá-lo sob um mesmo tema, refletindo a atividade que o gerou e determinando o uso da informação nele contida. Parágrafo único. A classificação de documentos compreende as atividades de estudo e codificação do documento. Art. 96. O descarte de documentos e processos será promovido pela Assessoria de Gestão Documental e executado de acordo com os procedimentos relativos à eliminação. Seção II Da Ordenação e do Arquivamento de Documentação Não Digital ou Híbrida Art. 97. Os documentos e processos não digitais ou híbridos, uma vez classificados e tramitados nas unidades administrativas do CFESS, deverão ser arquivados, obedecendo às operações de inspeção e ordenação de documentação. §1º A operação de inspeção consiste em verificar se a documentação destina-se realmente ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será mantida ou alterada. §2º A operação de ordenação consiste no agrupamento dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Art. 98. Para a ordenação e o arquivamento de documentação, as unidades administrativas do CFESS deverão observar e adotar os seguintes procedimentos: I - verificar se o documento está classificado corretamente e, em caso negativo, identificar o assunto do documento e classificá-lo; II - no caso de processo digital, verificar se foram encerrados no sistema informatizado por todas as unidades que atuaram no respectivo processo com despacho de arquivamento; e III - no caso de processo híbrido, verificar se foram encerrados no sistema informatizado em sua parte digital e na parte física verificar a existência do termo que decreta o fim do trâmite físico. Seção III Da Transferência de Documentação Não Digital ou Híbrida Art. 99. A documentação não digital e híbrida será transferida mediante Guia de Transferência de Documentos, permitindo sua identificação e controle no sistema informatizado. Art. 100. A documentação deverá permanecer nas unidades administrativas do CFESS pelo prazo de dois anos para serem transferidos ao Arquivo, onde serão mantidos por seu prazo determinado em Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. Art. 101. Na transferência dos documentos ao Arquivo, as caixas deverão estar identificadas com um espelho na parte frontal, tomando como base a abertura da caixa da esquerda para a direita e acima do furo de ventilação para documentos. §1° O espelho deverá conter: I - a sigla da unidade, de acordo com a padronização estabelecida no Estatuto do Conjunto CFESS-CRESS; II - o código de classificação dos documentos; III - a data-limite; IV - o número da guia de transferência; V - o(s) número(s) da(s) página(s) da Guia de Transferência de Documentos na(s) qual (is) a caixa está relacionada; VI - o ano de transferência; VII - o número da caixa; e VIII - a quantidade de documentos ou processos. §2° Nos casos de transferências de processos, deverão constar obrigatoriamente no campo de descrição do espelho da caixa, os números dos processos que estão sendo transferidos, para facilitar a visualização e a recuperação. §3° O espelho será afixado na parte da frente da caixa independente de haver ou não informações impressas pelo fabricante. §4° As caixas não deverão ser forçadas a receber quantidade de documentos maior que sua capacidade, devendo restar um espaço próximo a três centímetros, quando do preenchimento das mesmas. §5° Não deverá ser utilizado qualquer tipo de material no fechamento das caixas, tais como fitas adesivas ou grampos. Art. 102. A Guia de Transferência de Documentos deverá conter: I - a assinatura do titular da unidade administrativa que efetuar a transferência e pelo responsável do Arquivo; e II - o nome completo do profissional responsável pela prestação de assistência técnica do Arquivo que proceder à conferência da Guia. §1º A transferência de documentos ou processos não digitais ou híbridos deverá ser registrada no sistema informatizado. §2º O Arquivo deverá conferir, encerrar o processo eletrônico de Transferência de Documentos e providenciar o armazenamento da documentação transferida. Art. 103. Considera-se passível de transferência todos os tipos de documentos que constituam acervo arquivístico do CFESS, tais como: administrativos, normativos, jurídicos, técnico-científicos, contábil-financeiros, cadastrais e audiovisuais, inclusive os documentos em suportes especiais. Parágrafo único. No caso dos documentos em suportes especiais é necessário que sejam sinalizadas na Guia de Transferência de Documentos a quantidade e as especificações dos documentos. Art. 104. Os documentos deverão ser transferidos de acordo com a ordenação e a organização interna mantidas nas unidades administrativas do CFESS, sob orientação do responsável pelo Arquivo. Parágrafo único. A transferência de documentos deverá ser acompanhada por profissionais das respectivas unidades administrativas do CFESS. Art. 105. Somente serão aceitas as transferências que estiverem de acordo com as exigências fixadas nesta resolução, devendo o Arquivo devolver a documentação incorreta às unidades de origem para correção das eventuais falhas detectadas. Art. 106. Os documentos transferidos passam à custódia e responsabilidade do Arquivo. Art. 107. Após o encerramento, os processos eletrônicos produzidos por meio do sistema informatizado não necessitam de transferência ao Arquivo, ficando disponíveis através de pesquisa no sistema. Seção IV Da Consulta e do Empréstimo de Documentação Não Digital ou Híbrida Art. 108. A consulta à documentação não digital ou híbrida transferida ao Arquivo deverá ser realizada por meio da tramitação da documentação a unidade solicitante. Parágrafo único. Caso o processo não esteja digitalizado, o Arquivo deverá proceder à inclusão da documentação no sistema. Art. 109. As unidades que tiverem interesse em consultar a documentação transferida ao Arquivo deverão realizar a solicitação ao respectivo responsável, mediante formalização por mensagem eletrônica ou formulário. Art. 110. O responsável da unidade solicitante do empréstimo ou consulta será informado nos casos em que a documentação não seja devolvida no prazo de dez dias corridos contados a partir da data de retirada. Art. 111. O atendimento à solicitação de empréstimo de usuários externos ao CFESS deverá ocorrer por meio de registro adequado para tal fim. Seção V Da Eliminação de Documentos Art. 112. A eliminação de documentos somente poderá ocorrer após a aplicação da Tabela de Temporalidade; a aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos pela CPAD; aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos pelo Presidente do CFESS; publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União; ocorrência do prazo máximo de quarenta e cinco dias após a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e preenchimento do Termo de Eliminação de Documentos. §1º Em caso de alteração de suporte para microfilme a eliminação dos documentos deverá ser precedida de lavratura de termo que contenha os dados referentes à documentação, assunto, data limite, órgão expedidor dos documentos e os respectivos rolos de microfilme em que está inserida a documentação, bem como da extração e revisão do microfilme cópia, quando for o caso. §2º Os microfilmes originais, com suas respectivas cópias, serão preservados pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os respectivos originais, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos. §3º Os prazos de guarda descritos na Tabela de Temporalidade devem se iniciar a partir da data do último despacho de arquivamento. Art. 113. Poderão ser eliminados, nas unidades administrativas, alguns documentos sem que haja a necessidade do preenchimento da Listagem de Eliminação, tais como: documentos em duplicidade, convites, com exceção daqueles inerentes a cursos e seminários que foram realizados pelo conjunto CFESS-CRESS, minutas de documentos, cartas de apresentação, agradecimentos, notícias de jornal e revistas, diários oficiais, materiais de referência, tais como impressos da internet, reproduções de livros e cópias. Parágrafo único. O responsável pela assistência técnica deverá ser comunicado sobre a quantidade e o tipo dos documentos que serão eliminados, não sendo necessário o preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos. Art. 114. Os documentos de valor permanente não podem ser eliminados, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em vigor. Seção VI Da Mudança de Suporte de Documentos Art. 115. A mudança do suporte documental deverá estar prevista na Tabela de Temporalidade. §1° Entende-se por mudança de suporte de documentos a captura das informações, passando-as de um tipo de suporte para outro, com a utilização de recursos tecnológicos. §2° As unidades administrativas deverão solicitar a Assessoria de Gestão Documental, orientações quanto à mudança de suporte documental. Seção VII Do Recolhimento de Documentos Art. 116. Os documentos de guarda permanente, de acordo com os prazos previstos na Tabela de Temporalidade, deverão ser recolhidos e passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo Nacional. Parágrafo único. O responsável pelo Arquivo deverá preencher o termo de recolhimento, padronizar os documentos conforme especificações e providenciar o envio da documentação e sua alocação nas dependências do Arquivo Nacional. Art. 117. O recolhimento de documentos que sofreram mudança de suporte obedecerá à legislação vigente. Seção VIII Da Reativação Art. 118. A reativação constitui-se em ato formal que poderá ocorrer quando um processo, anteriormente encerrado, tiver seu assunto retomado para novas decisões e providências em razão de fatos ou documentos novos, voltando a tramitar entre as unidades administrativas envolvidas. Parágrafo único. A reativação de processo no sistema informatizado corresponde ao u “ b processo”. Art. 119. Ocorrendo a reativação do processo, a contagem do tempo de arquivamento já transcorrido será anulada, reiniciando nova contagem. Seção IX Da Assistência Técnica Art. 120. Cabe a Assessoria de Gestão Documental prestar assistência técnica em gestão de documentos, às unidades administrativas do CFESS, para a correta implementação das atividades descritas neste capítulo. Art. 121. A assistência técnica será prestada mediante prévio agendamento com o responsável pela Assessoria de Gestão Documental. Art. 122. A unidade administrativa deverá designar um funcionário para acompanhar a visita técnica, com a finalidade de efetuar o levantamento e a análise da situação geral da documentação, sendo esse funcionário responsável por receber as orientações e desenvolver as atividades de arquivo, no âmbito de sua unidade de atuação. CAPÍTULO VIII DOS DOCUMENTOS HÍBRIDOS OU NÃO DIGITAIS Art. 123. Os documentos/processos híbridos são aqueles formados por uma parte digital e outra convencional. Art. 124. Digitalização é o processo de conversão de um documento convencional para o formato digital por meio de dispositivo apropriado. Art. 125. Os documentos a serem inseridos no processo, internos e externos, deverão estar em conformidade com os formatos digitais estabelecidos no sistema informatizado. Art. 126. Os documentos digitalizados, para inclusão no sistema informatizado, deverão estar em formato PDF e ter o recurso de OCR - Optical Character Recognition aplicado à estrutura do arquivo gerado. Seção I Da Reconstituição de Processos Não Digitais Art. 127. Havendo destruição acidental do processo convencional, o funcionário que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará ao responsável da unidade por meio de memorando em que deverá relatar o fato ocorrido. Parágrafo único. Caso exista cópia autêntica do processo, esta será considerada original. Art. 128. O funcionário que tiver ciência do fato promoverá a sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar. Art. 129. Para a reconstituição do processo será designado formalmente, um funcionário que deverá adotar os seguintes procedimentos: I - elaborar despacho para relatar as providências tomadas referentes à localização, reconstituição, identificação do número, procedência, interessado, assunto e outras informações julgadas necessárias do processo extraviado; e II - reconstituir o processo e resgatar suas informações. Paragrafo único. A ocorrência e a reconstituição serão registradas no mesmo processo. Art. 130. O responsável, por meio de despacho, deverá homologar a reconstituição do processo, que passará a valer como original. Art. 131. Caso o processo extraviado seja localizado, a unidade deverá anexá-lo ao processo de reconstituição. Seção II Do Tratamento Prévio de Documentação Art. 132. As unidade administrativas do CFESS deverão manter a documentação em suporte convencional que esteja sob sua responsabilidade de forma organizada e separada, obedecendo aos critérios abaixo relacionados: I - tratar separadamente da documentação arquivística, o material de consulta utilizado pela área, tais como: cópias da documentação técnica, de portarias, de decretos etc. mantendo-o no arquivo da própria unidade organizacional, se entender necessário; II - procurar a Biblioteca para que juntos possam decidir a destinação do material referente à documentação bibliográfica; III - manter apenas um exemplar de cada publicação, cartaz, folder etc., produzido pela unidade, bem como todo o acervo especial, tais como disquete, CD, foto e outros para posterior envio ao Arquivo; IV - eliminar, na própria unidade, as cópias das séries de memorandos expedidos que deverão ter permanecido na unidade por um período de dois anos; V - manter cópias de documentos com trâmite externo, caso tenham despacho original ou qualquer outra informação importante, ou ainda, que façam parte de dossiê; e VI - no tratamento físico a ser dispensado aos documentos, os funcionários deverão observar cuidados de higiene e manuseio. Art. 133. Nas unidades administrativas, os documentos deverão ser acondicionados, preferencialmente, em pastas suspensas ou em caixas-arquivo de papelão, com a finalidade de otimizar o espaço físico. CAPÍTULO IX DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS Art. 134. Serão classificados como sigilosos, os documentos submetidos temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado e daquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo. Art. 135. Os documentos que possuírem níveis de sigilo, conforme a legislação vigente, serão classificados como reservados, secretos ou ultrassecretos. Art. 136. As unidades administrativas que forem responsáveis por documentação sigilosa deverão exigir Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo – TCMS para as pessoas não credenciadas ou não autorizadas por legislação, pelo qual se obrigarão a manter o sigilo da informação, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa. Art. 137. Toda e qualquer pessoa que tomar conhecimento de documento sigiloso, nos termos desta resolução fica, automaticamente, responsável pela preservação do seu sigilo. Art. 138. A celebração de contrato, convênio, acordo, ajuste, termo de cooperação ou protocolo de intenção cujo objeto contenha informação classificada em qualquer grau de sigilo ou cuja execução envolva informação classificada é condicionada à assinatura de TCMS, conforme estabelecido em legislação específica. Seção I Do Recebimento e do Registro Art. 139. A documentação recebida com a identificação de “sigilosa” (ult t , secreto e reservado) deverá ser encaminhada diretamente ao seu destinatário. §1º O grau de sigilo deve ser atribuído no ato de criação do processo/documento. §2º Nos casos de documentos físicos, o envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou responsável competente hierarquicamente superior. §3° E v l p t t “p l” t p b t p l destinatário. Art. 140. Cabe aos responsáveis pelo recebimento do documento com informação classificada em qualquer grau de sigilo, independente do meio e formato: I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida, comunicando ao destinatário, o qual informará imediatamente ao remetente; II - registrar o recebimento do documento; e III - informar ao remetente o recebimento da informação no prazo mais curto possível. Art. 141. O registro de documentos classificados como sigilosos deverá ser processado por funcionário designado formalmente para tal e deverá obedecer aos procedimentos estabelecidos nesta resolução. Parágrafo único. Após o registro, o acesso à documentação sigilosa será concedido aos interessados previamente autorizados pelo usuário criador para a preservação do grau de sigilo das informações. Seção II Da Expedição Art. 142. Os documentos sigilosos destinados à expedição deverão ser encaminhados a unidade de Protocolo, após a realização dos seguintes procedimentos: I - acondicionar em envelopes duplos; II - registrar o nome do destinatário e o grau de sigilo do documento no envelope interno, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; III - fechar e lacrar o envelope interno; IV - carimbar, na margem direita do envelope interno, precedido da assinatura e identificação do funcionário que o classificou; e V - indicar no envelope externo o remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento. §1° No envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento. §2° Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será t p l v “restrito” v l p t u t . Art. 143. A indicação do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, quaisquer outros tipos de imagens e meios eletrônicos de armazenamento também deverá obedecer aos termos da legislação vigente. Art. 144. A expedição de documento com informação classificada em grau de sigilo secreto ou reservado será feita pelos meios de comunicação disponíveis, com recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo ou, se for o caso, por via diplomática, sem prejuízo da entrega pessoal. Paragrafo único. A expedição de que trata o caput será realizada pela unidade Protocolo mediante recibo. Seção III Da Guarda Art. 145. A informação classificada em qualquer grau de sigilo será mantida ou arquivada em condições especiais de segurança. §1° Para manutenção e arquivamento de informação classificada no grau de sigilo ultrassecreto e secreto é obrigatório o uso de equipamento, ambiente ou estrutura que ofereça segurança compatível com o grau de sigilo. §2° Para armazenamento em meio eletrônico de documento com informação classificada em qualquer grau de sigilo é obrigatória à utilização de sistemas de tecnologia da informação atualizados de forma a prevenir ameaças de quebra de segurança, observado o disposto na legislação específica. §3° As mídias para armazenamento poderão estar integradas a equipamentos conectados à internet, desde que por canal seguro e com níveis de controle de acesso adequados ao tratamento da informação classificada, admitindo-se também a conexão a redes de computadores internas, desde que seguras e controladas. Art. 146. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade. Seção IV Da Reprodução Art. 147. A reprodução do todo ou de parte de documento com informação classificada em qualquer grau de sigilo terá o mesmo grau de sigilo do documento original. Parágrafo único. A reprodução total ou parcial de informação classificada em qualquer grau de sigilo condiciona-se à autorização expressa do responsável classificador ou responsável hierarquicamente superior com igual prerrogativa. Art. 148. Caso a preparação ou reprodução de informação classificada em qualquer grau de sigilo for efetuada, essa operação será acompanhada por pessoa oficialmente designada, responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento. CAPÍTULO X DAS DISPOSIÇÕES COMPLEMENTARES Art. 149. Os funcionários do CFESS deverão observar os princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas. §1° O funcionário que falsificar, em todo ou em parte, alterar, destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular estará sujeito às sanções administrativas, civis e penais previstas na legislação em vigor. §2° O uso inadequado do sistema informatizado fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor. Art. 150. A comunicação por meio físico só será admitida em ocorrência com duração superior a 24 (vinte e quatro) horas decorrente de problemas técnicos dos equipamentos funcionais ou por instabilidade da rede de dados CFESS. Art. 151. Os processos não digitais deverão ser digitalizados pela unidade detentora e incluídos no sistema informatizado no momento da primeira tramitação ou quando inseridos ou gerados novos documentos. §1º Os processos que forem digitalizados devem preservar o mesmo Número Único de Protocolo - NUP no momento do registro. §2º Após digitalização a unidade detentora do processo físico deverá inserir Termo de Encerramento de Trâmite Físico ao final do último volume. §3º O sistemas informatizados utilizados anteriormente permanecerão apenas para fins de consulta a informações relacionadas aos processos digitalizados e incluídos no atual sistema. Art. 152. As irregularidades relacionadas aos procedimentos inerentes à Gestão Documental tratada neste normativo, deverão ser comunicadas à Assessoria de Gestão Documental e estarão sujeitas à apuração de responsabilidade nos termos da legislação vigente.

Art. 2º. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Paço Municipal Pedro Reindel em Chapada dos Guimarães, 19 de maio de 2023.

Osmar Froner de Mello

Prefeito Municipal