Assunto: Dispõe sobre os procedimentos para pesquisa de preço nas contratações públicas no âmbito da Autarquia Águas do Pantanal.

TÍTULO I

DA FINALIDADE

Art.1º - Regulamentar as rotinas e os procedimentos administrativos para a realização de pesquisa de preço para aquisição de bens e serviços em geral no âmbito da Autarquia Municipal Serviço de Saneamento Ambiental Águas do Pantanal.

TÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art.2º - Este regulamento abrange todas as unidades da estrutura organizacional da Autarquia Águas do Pantanal.

TÍTULO III

DOS CONCEITOS

Art.3º - Para fins do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:

I - compra: aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente, considerada imediata aquela com prazo de entrega de até 30 (trinta) dias da ordem de fornecimento;

II - obra: toda atividade estabelecida, por força de lei, como privativa das profissões de arquiteto e engenheiro que implica intervenção no meio ambiente por meio de um conjunto harmônico de ações que, agregadas, formam um todo que inova o espaço físico da natureza ou acarreta alteração substancial das características originais de bem imóvel;

III - serviço: atividade ou conjunto de atividades destinadas a obter determinada utilidade, intelectual ou material, de interesse da Administração;

IV - material: designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas municipais, independentemente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.

V - setor de compras: setor responsável por realizar as pesquisas de preços e mercado, auxiliando o Setor Demandante com informações úteis ao estudo técnico preliminar. Compete ainda ao setor de compras verificar o melhor preço para aquisições na forma de dispensa de licitação, verificação da regularidade fiscal e trabalhista do fornecedor, e emissão de pedido de empenho.

VI - pesquisa de preços: a pesquisa de preços é um procedimento realizado pelo Setor de Compras, utilizado para averiguar o preço estimado do item que se pretende adquirir ou contratar.

VII - fonte de referência: onde estão disponíveis dados sobre preços praticados no mercado.

VIII - preço de mercado: preço corrente na praça pesquisada.

IX - preço praticado: aquele vigente no mercado ou utilizado nas aquisições e/ou contratações no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

X - preço registrado: preço constante no Sistema de Registro de Preços.

XI - preço de referência: parâmetro obrigatório para julgar a compra, obtido por meio de pesquisa de preços, com base no conceito “cesta de preços aceitáveis” e tratamento crítico dos dados.

XII - cesta de preços aceitáveis/balizamento de preços: são as estimativas preliminares dos preços dos itens a contratar feitas com base no levantamento de mercado, no intuito de apoiar a análise de viabilidade da contratação, em especial com respeito à relação de custo-benefício da contratação.

XIII - sistema de registro de preço: conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à aquisição, prestação de serviços, e locação de bens, para contratações futuras.

XIV - ordenador de despesa: autoridade responsável pelo gerenciamento e autorização das despesas;

XV - setor demandante: aquele que identifica a necessidade de aquisição frente a uma demanda, e dá início ao processo de compra, detalhando por meio do estudo técnico preliminar a forma mais viável e econômica de supri-la;

XVI - estudo técnico preliminar (ETP): documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza determinada necessidade, descreve as análises realizadas em termos de requisitos, alternativas, escolhas, resultados pretendidos e demais características, dando base ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico, caso se conclua pela viabilidade da contratação. E conterá os seguintes elementos:

a) descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público; b) demonstração da previsão da contratação no plano de contratações anual, sempre que elaborado, de modo a indicar o seu alinhamento com o planejamento da Administração; c) requisitos da contratação; d) estimativas das quantidades para a contratação, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhes dão suporte, que considerem interdependências com outras contratações, de modo a possibilitar economia de escala; e) levantamento de mercado, que consiste na análise das alternativas possíveis, e justificativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução a contratar; f) estimativa do valor da contratação, acompanhada dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, que poderão constar de anexo classificado, se a Administração optar por preservar o seu sigilo até a conclusão da licitação; g) descrição da solução como um todo, inclusive das exigências relacionadas à manutenção e à assistência técnica, quando for o caso; h) justificativas para o parcelamento ou não da contratação; i) demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis; j) providências a serem adotadas pela Administração previamente à celebração do contrato, inclusive quanto à capacitação de servidores ou de empregados para fiscalização e gestão contratual; k) contratações correlatas e/ou interdependentes; l) descrição de possíveis impactos ambientais e respectivas medidas mitigadoras, incluídos requisitos de baixo consumo de energia e de outros recursos, bem como logística reversa para desfazimento e reciclagem de bens e refugos, quando aplicável; m) posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina.

O estudo técnico preliminar deverá conter ao menos os elementos previstos nas alíneas a, d, f, h e m, quando não contemplar os demais elementos deverá apresentar as devidas justificativas.

XVII - termo de referência: é o documento elaborado com base nos estudos técnicos preliminares, que deve conter os seguintes parâmetros e elementos descritivos:

a) definição do objeto, incluídos sua natureza, os quantitativos, o prazo do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação;

b) fundamentação da contratação, que consiste na referência aos estudos técnicos preliminares correspondentes ou, quando não for possível divulgar esses estudos, no extrato das partes que não contiverem informações sigilosas;

c) descrição da solução como um todo, considerado todo o ciclo de vida do objeto;

d) requisitos da contratação;

e) modelo de execução do objeto, que consiste na definição de como o contrato deverá produzir os resultados pretendidos desde o seu início até o seu encerramento;

f) modelo de gestão do contrato, que descreve como a execução do objeto será acompanhada e fiscalizada pelo órgão ou entidade;

g) critérios de medição e de pagamento;

h) forma e critérios de seleção do fornecedor;

i) estimativas do valor da contratação, acompanhadas dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, com os parâmetros utilizados para a obtenção dos preços e para os respectivos cálculos, que devem constar de documento separado e classificado;

j) adequação orçamentária;

XVIII - processo administrativo de aquisição: sequência de atividades realizadas pela Administração Pública, contendo todos os documentos gerados no decorrer da rotina, desde a requisição (Solicitação de Despesa) até a emissão da autorização de fornecimento ou da Ordem de Serviço, com registro das etapas percorridas e manifestações, com a identificação das datas.

TÍTULO IV

DA BASE LEGAL

Art.4º - A presente Instrução Normativa encontra respaldo, entre outras, na Lei Federal nº 8.666/93, na Lei Federal nº 10.520/2002, Lei Federal nº 4.320/64, Lei Complementar nº 101/2000, Lei Complementar 123/06, Lei Complementar Municipal nº 081/ 2009, Lei de Licitações nº 14.133/21.

Parágrafo único. É vedado nos processos licitatórios a combinação da Lei Federal nº 8.666/93, Lei Federal nº 10.520/2002 e da nova Lei de Licitações nº 14.133/21.

TÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Art.5º - Compete a Setor Demandante:

I - identificar a demanda, especificar o material, serviço ou obra a ser contratado, de modo sucinto, preciso, suficiente e claro, vedadas especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias que limitem a competição, contemplando todas as informações necessárias e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o objeto pretendido.

II - realizar a pesquisa do código dos materiais/serviços que se pretende adquirir no sistema do Tribunal de Contas do Estado Mato Grosso e inclui-lo no Estudo Técnico Preliminar e Termo de Referência. Caso não possua, solicitar ao Setor de Compras o cadastramento do objeto junto ao referido órgão.

III - elaborar o Estudo Técnico Preliminar, apresentando a forma mais viável e econômica da contratação, conforme art. 3º, XVI.

IV - elaborar o Termo de Referência contendo, no mínimo, os elementos citados no art 3º, XVII.

Art.6º - Compete a Setor de Compras:

I - realizar a pesquisa de preços com a máxima amplitude de fontes para cada objeto requisitado, dando prioridade aos preços públicos praticados.

II - definir o preço de referência, formalizando o processo de pesquisa de preços.

III - se, ao realizar a pesquisa de preço, ficar constatado que a opção mais vantajosa é a adesão a Ata de Registro de Preços (ARP) de outros órgãos, deverá indicar e comprovar vantajosidade dos preços.

IV - pautar-se pela padronização e eficiência das compras.

V - solicitar o cadastro dos objetos não existente no sistema do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, quando solicitado pelo Setor Demandante.

VI - velar, na consecução das ações de sua competência, pelo respeito aos princípios constitucionais e legais que regem a administração pública, em especiais os da legalidade, da economicidade, da moralidade, da isonomia, da eficiência, da fundamentação dos atos decisórios e da prevalência do interesse público.

VII - zelar pela definição de especificações adequadas, suficientes e sem direcionamento.

TÍTULO VI

DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art.7º - A pesquisa de preço para fins de determinação do valor estimado para licitação, dispensa ou inexigibilidade será realizada pelo Setor de Compras, contemplando uma ampla pesquisa de mercado para a composição da cesta de preços aceitável.

Art.8º - Todas as referências de preço obtidas serão compiladas no sistema informatizado de gestão, contendo no mínimo:

I - descrição do objeto a ser contratado;

II - identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de pesquisa;

III - caracterização das fontes consultadas;

IV - série de preços coletados;

V - método estatístico aplicado para a definição do valor estimado;

VI - justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável;

VII - memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e

VIII - justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta.

Parágrafo único. Para se estabelecer o preço de referência, é necessário utilizar o maior número de fonte possível, devendo constar, no mínimo, 03 (três) pesquisas de preços.

Art.9º - Os documentos comprobatórios da pesquisa realizada, memória de cálculo, data de realização e descrição da metodologia, devem ser juntadas com os demais documentos pertinentes ao processo administrativo de aquisição de bens ou contratação de serviços, devendo ser obrigatoriamente assinado pelo responsável pela respectiva pesquisa de preços.

Parágrafo único. Todas as comunicações entre fornecedores e Administração Pública, deverão constar nos autos da compra correspondente, mesmo quando não enviaram as propostas como resposta à solicitação.

Art.10 - Nos casos em que envolvam conhecimento especializado (a exemplo bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC, produtos químicos e insumos laboratoriais), ou quando o valor estimado destoar significativamente do valor previsto no ETP, as pesquisas serão, obrigatoriamente, analisadas e validadas por Setor Técnico competente.

TÍTULO VII

DOS PROCEDIMENTOS

Art.11 - Ao receber o processo de aquisição, via sistema de comunicação interna, o Setor de Compras terá o prazo de até 03 (três) dias úteis para análise preliminar do objeto.

§ 1º - Caso a descrição do objeto se mostrar incompleta, genérica ou insuficiente, motivadamente, os autos serão devolvidos ao Setor Demandante para retificação.

§ 2º - O Setor de Compras poderá sugeriralterações na especificação do objeto, considerando as dificuldades para a cotação.

§ 3º - Processos de aquisição que apresentarem objeto com características restritivas, como indicação de marca, cor e etc., sem prévia justificativa, serão obrigatoriamente devolvidos ao Setor Demandante para retificação ou justificação.

§ 4º - O prazoprevisto no caput deste artigo poderá ser prorrogado, mediante solicitação do Setor de Compras ao Ordenador de Despesa, considerando o número de itens do processo ou a complexidade do objeto.

Art.12 - A estimativa de preços para processos licitatórios, dispensa ou inexigibilidade, quando regidos pela Lei Federal nº 8.666/93 ou Lei Federal nº 10.520/2002, será realizada considerando o conceito de “cesta de preços aceitáveis”, que envolve as seguintes fontes de referência:

I - preços praticados e/ou registrados na Administração Pública Municipal, cujo período máximo de formalização destes seja de até 1 (um) ano anterior à data da realização da pesquisa;

II - preços praticados e/ou registrados em outros entes públicos, cujo período máximo de formalização/obtenção destes seja de até 1 (um) ano anterior à data da realização da pesquisa;

III - pesquisa em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo;

IV - pesquisa direta com fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, cujo período máximo de formalização/obtenção destes seja de até 04 (quatro) meses anterior à data da realização da pesquisa;

V - outras fontes, desde que devidamente detalhadas e justificadas, cujo período máximo de formalização/obtenção destes seja de até 04 (quatro) meses anterior à data da realização da pesquisa.

Art.13 - No processo licitatório para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, quando regidos pela Lei Federal nº 14.133/2021, será definido com base no melhor preço aferido por meio da utilização dos seguintes parâmetros, adotados de forma combinada ou não:

I - composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente no painel para consulta de preços ou no banco de preços em saúde disponíveis no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP);

II - contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente;

III - utilização de dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo Federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenham a data e hora de acesso;

IV - pesquisa direta com no mínimo 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital;

V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, na forma de regulamento.

Art.14 - A pesquisa de preço deve ser realizada, prioritariamente, a partir de contratações pela Administração pública, quando não for possível, deverá o servidor responsável apresentar justificativa no próprio despacho de balizamento de preços.

Art.15 - Excepcionalmente, frente à impossibilidade de apresentar no mínimo três orçamentos, o Setor de Compras deverá justificar, seja pela limitação de mercado, manifesto desinteresse de fornecedores, ou demais fatores.

Parágrafo único. Deverá ser conferido aos fornecedores prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado, o qual não será inferior a cinco dias úteis.

Art.16 - No caso de fontes de referência disponíveis na Internet, serão desconsiderados preços promocionais, assim como será devidamente formalizada a comprovação da pesquisa, juntado aos autos cópia da página pesquisa em que conste o preço, a descrição do bem, o CNPJ, e a data e hora de acesso.

Art.17 - Quando a pesquisa de preços for realizada diretamente com os fornecedores, deverá ser observado:

I - prazo de resposta conferido ao fornecedor compatível com a complexidade do objeto a ser licitado;

II - obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo:

a) descrição do objeto, unidade de medida, valor unitário e total;

b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente;

c) endereço, telefone e e-mail do fornecedor; e

d) data de emissão.

e) validade da proposta.

Parágrafo único. Serão aceitos os orçamentos privados que, embora não estejam assinados, tenham sido encaminhados pelo e-mail oficial do fornecedor, e emitidos pelo sistema próprio da empresa contendo todas as informações deste artigo.

Art.18 - Na pesquisa de preços, sempre que possível, deverão ser observadas as condições comerciais praticadas, incluindo prazos e locais de entrega, instalação e montagem do bem ou execução do serviço, formas de pagamento, fretes, garantias exigidas e marcas e modelos, quando for o caso, observadas a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto.

Art.19 - Poderá ser desconsiderado na formação do preço estimado, os valores inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados, devendo ser adotados critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.

Art.20 - Serão utilizados, como métodos para obtenção do preço estimado, a média, a mediana, ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre o conjunto de três ou mais preços. Poderão ser utilizados outros critérios ou métodos, desde que devidamente justificados nos autos pelo servidor responsável e aprovados pela Diretoria Executiva.

Parágrafo único. Quando se tratar de aquisição sob o sistema de registro de preço,regido pela Lei Federal nº 10.520/2002,deverá ser utilizada como metodologia para obtenção do preço de referência para a compra, prioritariamente, a média saneada. Não sendo possível aplicar a média saneada, poderá ser utilizada a média ou a mediana, demonstrando a mais vantajosa, desde que a impossibilidade seja devidamente demonstrada/justificada nos autos.

Art.21 - No caso de dispensa em razão do valor, devem-se privilegiar as micro e pequenas empresas, assim definidas na Lei Complementar 123/06, bem como a Lei Complementar Municipal nº 081, de 13 de outubro de 2009, que assegura tratamento favorecido, diferenciado e simplificado as micro e pequenas empresas situadas no município e região.

Parágrafo único. Caso não acudam o mínimo de 03 (três) fornecedores com essas características, deverá ser afastada a preferência diante de justificativa do responsável pelo Setor de Compras, devidamente assinada, para incluir empresas não abarcadas pelas referidas leis complementares e alcançar a tríade mínima da disputa pelo menor preço.

Art.22 - Nas contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação, quando não for possível estimar o valor do objeto na forma estabelecida pelo artigo 12 ou 13 (a depender do caso), o Setor de Compras deverá juntar ao processo documentos comprobatórios de outras contratações correlatas deste fornecedor, a fim de comprovar que o valor ofertado está na média das contratações anteriores celebradas com outros contratantes, públicos ou privados, no período de até 1 (um) ano anterior à data da contratação pela Administração, ou por outro meio idôneo.

Parágrafo único. Excepcionalmente, caso a futura contratada não tenha comercializado o objeto anteriormente, a justificativa de preço de que trata o parágrafo anterior poderá ser realizada com objetos semelhantes de mesma natureza, devendo apresentar especificações técnicas que demonstrem similaridade com o objeto pretendido.

Art.23 - No processo licitatório para contratação de obras e serviços de engenharia, o valor estimado, acrescido do percentual de Benefícios e Despesas Indiretas (BDI) de referência e dos Encargos Sociais (ES) cabíveis, será definido por meio da utilização da composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente do Sistema de Custos Referenciais de Obras (Sicro), para serviços e obras de infraestrutura de transportes, ou do Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices de Construção Civil (Sinapi), para as demais obras e serviços de engenharia.

Parágrafo único. Para itens não cadastrados nos sistemas acima referenciados, observa-se o disposto no artigo 12 e 13 (a despender do caso) desta instrução normativa.

Art.24 - Nos casos de aditivos contratuais que exijam a demonstração da vantajosidade econômica para a Administração, o Setor de Compras deverá realizar a pesquisa de preços de que trata esta Instrução Normativa como condição indispensável para a realização do Termo.

Art.25 - O prazo para conclusão da pesquisa de preços será de, no máximo, 15 (quinze) dias úteis, a partir da autorização de compra pelo Ordenador de Despesa.

Parágrafo único: O prazoprevisto no caput deste artigo poderá ser prorrogado, mediante solicitação do Setor de Compras ao Ordenador de Despesa, considerando o número de itens do processo ou a complexidade do objeto.

Art.26 - A validade da pesquisa será de 06 (seis) meses, exceto quando, em função do tipo de produto, houver variações significativas de mercado.

Art.27 - Na hipótese de dispensa de licitação com base nos incisos I e II do art. 24 da Lei 8666/1993 e 75 da Lei nº 14.133/2021, a estimativa de preços poderá ser realizada concomitantemente à seleção da proposta economicamente mais vantajosa.

Parágrafo único. O procedimento será realizado por meio de solicitação formal de cotações a fornecedores.

CONSIDERAÇOES FINAIS

Art. 28 - Desde que justificado, o orçamento estimado da contratação poderá ter caráter sigiloso, sem prejuízo da divulgação do detalhamento dos quantitativos e das demais informações necessárias para a elaboração das propostas, salvo na hipótese de licitação cujo critério de julgamento for por maior desconto.

Art. 29 - A presente Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, a fim de se manter o processo de melhoria contínua.

Art. 30 - Os casos omissos nesta Instrução Normativa serão resolvidos pela Coordenadoria de Compra e Diretoria Executiva da Autarquia Águas do Pantanal.

Art. 31 - Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.