INSTRUÇÃO NORMATIVA SCL Nº 004, DE 22 DE FEVEREIRO DE 2024.

Estabelece as diretrizes para atuação dos agentes públicos para o desempenho das funções essenciais à execução da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, no âmbito do Poder Legislativo Municipal.

O Presidente da Câmara Municipal de Colniza/MT, no uso das atribuições que lhe conferem o Regimento Interno e tendo em vista o disposto na Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Do Objeto

Art. 1º Esta Instrução Normativa regulamenta o disposto no § 3º do art. 8º da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, determinando as regras para a atuação do agente de contratação e da equipe de apoio, o funcionamento da comissão de contratação e a atuação dos gestores e fiscais de contratos, de que trata a Lei nº 14.133, de 1ºde abril de 2021, no âmbito do Poder Legislativo Municipal.

Do agente de contratação

Art. 2º O agente de contratação e o respectivo substituto serão designados pela autoridade competente, por meio da função gratificada de agente de contratação, conforme o disposto no art. 8º da Lei Federal nº 14.133, 1º de abril de 2021.

Parágrafo único. Nas licitações que envolvam bens ou serviços especiais, o agente de contratação poderá ser substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo 03 (três) membros, designados nos termos do disposto no art. 4º e art. 10 desta Instrução Normativa, conforme estabelecido no §2º do art. 8º da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

Da equipe de Apoio

Art. 3º A equipe de apoio e os seus respectivos substitutos poderão ser designados pela autoridade competente, para auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação na licitação.

Parágrafo único. A equipe de apoio poderá ser composta por terceiros contratados.

Da Comissão de Contratação

Art. 4º Os membros da comissão de contratação e os respectivos substitutos serão designados pela autoridade competente, observados os requisitos estabelecidos no art. 10.

§ 1º A comissão de que trata o caput será formada por agentes públicos indicados pela administração, em caráter permanente ou especial, com a função de receber, de examinar e de julgar documentos relativos às licitações e aos procedimentos auxiliares.

§ 2º A comissão de que trata o caput será formada por, no mínimo, 03 (três) membros, e será presidida por um deles.

Art. 5º Na licitação na modalidade diálogo competitivo, a comissão de contratação será composta por, no mínimo, 03 (três) membros que sejam servidores efetivos ou empregados públicos pertencentes aos quadros permanentes da administração pública, admitida a contratação de profissionais para o assessoramento técnico.

Art. 6º Nas contratações que envolvam bens ou serviços especiais cujo objeto não seja rotineiramente contratado pela administração, poderá ser contratado, por prazo determinado, serviço de empresa ou de profissional especializado para assessorar os agentes públicos responsáveis pela condução da licitação.

§ 1º A empresa ou o profissional especializado contratado na forma prevista no caput assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva dos membros da comissão de contratação.

§ 2º A contratação de terceiros não eximirá de responsabilidade os membros da comissão de contratação, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado.

Dos Gestores e Fiscais de Contratos

Art. 7º Os gestores e os fiscais de contratos e os respectivos substitutos serão representantes da administração designados pela autoridade competente, para exercer as funções estabelecidas no art. 20 ao art. 22, observados os requisitos estabelecidos no art. 10.

§ 1º Para o exercício da função, o gestor e os fiscais de contratos deverão ser formalmente cientificados da indicação e das respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.

§ 2º Na designação de que trata o caput, serão considerados:

I - A compatibilidade com as atribuições do cargo;

II - A complexidade da fiscalização;

III - O quantitativo de contratos por agente público; e

IV - A capacidade para o desempenho das atividades.

Art. 8º Os fiscais de contratos poderão ser assistidos e subsidiados por terceiros contratados pela administração, observado o disposto no art. 24.

Dos Requisitos para a Designação

Art. 09. O agente público designado para o cumprimento do disposto nesta Instrução Normativa deverá preencher os seguintes requisitos:

I - Ser, preferencialmente, servidor efetivo ou empregado público dos quadros permanentes da administração pública;

II - Ter atribuições relacionadas a licitações e contratos ou possuir formação compatível ou qualificação atestada por certificação profissional emitida por escola de governo criada e mantida pelo Poder Público; e

III - Não ser cônjuge ou companheiro de licitantes ou contratados habituais da administração nem tenha com eles vínculo de parentesco, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, financeira, trabalhista e civil.

§ 1º Para fins do disposto no inciso III do caput, consideram-se contratados habituais as pessoas físicas e jurídicas cujo histórico recorrente de contratação com o órgão evidencie significativa probabilidade de novas contratações.

§ 2º A vedação de que trata o inciso III do caput incide sobre o agente público que atue em processo de contratação cujo objeto seja do mesmo ramo de atividade em que atue o licitante ou o contratado habitual com o qual haja o relacionamento.

§ 3º Os agentes de contratação, os seus substitutos e o presidente da comissão de contratação serão designados dentre servidores efetivos ou empregados públicos dos quadros permanentes da administração pública.

Art. 10. O encargo de agente de contratação, de integrante de equipe de apoio, de integrante de comissão de contratação, agente de compras e licitação, de gestor ou de fiscal de contratos não poderá ser recusado pelo agente público.

§ 1º Na hipótese de deficiência ou de limitações técnicas que possam impedir o cumprimento diligente das atribuições, o agente público deverá comunicar o fato ao seu superior hierárquico.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, a autoridade competente poderá providenciar a qualificação prévia do servidor para o desempenho das suas atribuições, conforme a natureza e a complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida, observado o disposto no § 3º do art. 9.

Do Princípio da Segregação das Funções

Art. 11. O princípio da segregação das funções veda a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na contratação.

Parágrafo único. A aplicação do princípio da segregação de funções de que trata o caput:

I – Será avaliada na situação fática processual; e

II – Poderá ser ajustada, no caso concreto, em razão:

a) Da consolidação das linhas de defesa; e

b) De características do caso concreto tais como o valor e a complexidade do objeto da contratação.

Das Vedações

Art. 12. O agente público designado para atuar na área de licitações e contratos e o terceiro que auxilie a condução da contratação, na qualidade de integrante de equipe de apoio, de profissional especializado ou de funcionário ou representante de empresa que preste assessoria técnica, deverão observar as vedações previstas no art. 9º da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

CAPÍTULO II

DA ATUAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO

Da Atuação do Agente de Contratação

Art. 13. Caberá ao agente de contratação, em especial:

I - Dar impulso ao procedimento licitatório;

II - Acompanhar os trâmites das licitações e promover diligências, se for o caso, para que as contratações previstas sejam cumpridas, observando também, o grau de prioridade das contratações;

III - Participar na elaboração do Plano Contratações Anual da Câmara Municipal de Colniza/MT;

IV - Iniciar, conduzir e coordenar as sessões públicas das licitações, observando os regulamentos e normas aplicáveis e promover as seguintes ações:

a) Receber, examinar e decidir as impugnações e os pedidos de esclarecimentos ao edital e aos seus anexos e requisitar subsídios formais aos responsáveis pela elaboração desses documentos, caso necessário;

b) Verificar a conformidade da proposta mais bem classificada com os requisitos estabelecidos no edital;

c) Verificar e julgar as condições de habilitação;

d) Sanear erros ou falhas que não alterem a substância das propostas;

e) Negociar, quando for o caso, condições mais vantajosas com o primeiro colocado;

f) Indicar o vencedor do certame;

g) Conduzir os trabalhos de eventual equipe de apoio; e

h) Encaminhar o processo instruído, após encerradas as fases de julgamento e de habilitação e exauridos os recursos administrativos, à autoridade superior para adjudicação e para homologação.

V - Tomar decisões em prol da boa condução dos processos licitatórios;

VI - Operacionalizar em sistemas eletrônicos e próprios, alimentando as informações necessárias aos procedimentos da fase de apresentação de propostas e lances, quando for o caso, fase de julgamento, fase de habilitação e fase recursal, bem como às informações para geração de tabelas do Sistema APLIC (Auditoria Pública Informatizada de Contas) do Tribunal de Contas de Mato Grosso ou outro que eventualmente venha substituí-lo;

VII - Encaminhar os processos dentro dos prazos legais e hábeis à autoridade superior ou a quem for necessário para o andamento e providências cabíveis;

VIII - Manter comunicação junto ao Setor de Licitações do Poder Legislativo com a finalidade de recepcionar os procedimentos homologados no qual a Câmara Municipal de Colniza é participante, procedendo com as ações necessárias aos trâmites posteriores;

IX - Verificar regularidade de cumprimento dos contratos junto ao fiscal e gestor de contrato;

X - Efetuar notificações em eventual descumprimento contratual;

XI - Proceder ao controle dos contratos, verificando prazos de validade e execução visando propor a renovação em tempo hábil, juntamente ao gestor de contratos;

XII - Firmar os contratos e atas de registro de preços e outros afins da Câmara Municipal de Colniza;

XIII - Alimentar as informações, documentos, dados obrigatórios ao atendimento do Portal Transparência e à Lei de Acesso à Informação no sítio eletrônico da Câmara Municipal de Colniza;

XIV - Inserir os dados referentes ao procedimento licitatório e/ou à contratação direita no Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP e providenciar as publicações previstas em lei, quando não houver setor responsável por estas atribuições;

XV - Observar a legislação pertinente acerca de licitações, contratos, orçamento e normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal, entre outras.

Art. 14. O agente de contratação contará com o auxílio da procuradoria/assessoria e de controle interno do próprio órgão ou entidade para o desempenho das funções essenciais à execução das suas funções.

§ 1º O auxílio de que trata o caput se dará por meio de orientações gerais ou em resposta a solicitações de apoio, hipótese em que serão observadas as normas internas do órgão quanto ao fluxo procedimental.

§ 2º Sem prejuízo do disposto no §1º, a solicitação de auxílio à procuradoria legislativa se dará por meio de consulta específica, que conterá, de forma clara e individualizada, a dúvida jurídica a ser dirimida.

§ 3º Na prestação de auxílio, a unidade de controle interno observará a supervisão técnica e as orientações normativas do Sistema de Controle Interno e se manifestará acerca dos aspectos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos administrativos da gestão de contratações.

§ 4º Previamente à tomada de decisão, o agente de contratação considerará eventuais manifestações apresentadas pela procuradoria legislativa e pelo controle interno.

Da Atuação da Equipe de Apoio

Art. 15. Caberá à equipe de apoio auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação no exercício de suas atribuições.

Parágrafo único. A equipe de apoio contará com o auxílio da procuradoria legislativa e de controle interno do próprio órgão ou entidade, nos termos do disposto no art. 14.

Do Funcionamento da Comissão de Contratação

Art. 16. Caberá à comissão de contratação:

I - Substituir o agente de contratação, quando a licitação envolver a contratação de bens ou serviços especiais;

II - Conduzir a licitação na modalidade diálogo competitivo;

III - Sanar erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos de habilitação e a sua validade jurídica, mediante despacho fundamentado registrado e acessível a todos, e atribuir-lhes eficácia para fins de habilitação e de classificação; e

IV - Receber, examinar e julgar documentos relativos aos procedimentos auxiliares previstos no art. 78 da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, observados os requisitos estabelecidos em regulamento.

Parágrafo único. Quando substituírem o agente de contratação, na forma prevista no inciso I do caput, os membros da comissão de contratação responderão solidariamente pelos atos praticados pela comissão, exceto o membro que expressar posição individual divergente, a qual deverá ser fundamentada e registrada em ata lavrada na reunião em que houver sido tomada a decisão.

Art. 17. A comissão de contratação contará com o auxílio da procuradoria/assessoria jurídica e de controle interno do próprio órgão ou entidade, nos termos do disposto no art. 14.

Da Atuação da Equipe de Compras e Licitação

Art. 18. Caberá a Equipe de compras e licitação, em especial:

I - Coordenar o sistema de compras e licitação;

II - Instaurar processos licitatórios;

III - Elaborar as minutas de contratos e atas de registro de preços e outros afins da Câmara Municipal de Colniza;

IV - Participar na elaboração do Plano Contratações Anual da Câmara Municipal de Colniza/MT;

V - Planejar a execução das medidas que visem assegurar o pleno desenvolvimento das atividades relacionadas com o levantamento de orçamentos, sejam eles prévios, por estimativa ou contratação direta;

VI - Organizar e manter atualizado os cadastros de fornecedores, materiais e serviços;

VII - Autuar, montar pastas, juntar documentos, controlar as assinaturas e realizar os encaminhamentos necessários ao bom andamento dos processos licitatórios;

VIII - Elaborar peças da fase preparatória dos processos licitatórios, atuando e acompanhando toda a sua execução, respeitando o princípio da segregação de funções;

IX - Realizar pesquisas legislativas, procurando atualizar os processos licitatórios e contratos;

X - Fazer observar nos pedidos de aquisição de materiais as especificações necessárias à sua perfeita identificação;

XI - Acompanhar o desempenho das empresas inscritas no cadastro de fornecedores, no que concerne ao cumprimento das obrigações assumidas;

XIII - Coletar preço para compra e fornecimento, identificar variáveis e auxiliar na determinação e tipologia de processo e atuar na montagem de processo licitatório;

XIV - Manter comunicação junto ao setor de licitações do Poder Legislativo nos procedimentos em que a Câmara Municipal de Colniza for participante encaminhando as demandas, os quantitativos e dos demais documentos necessários.

Das Atividades de Gestão e Fiscalização de Contratos

Art. 19. Para fins do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:

I - Gestão de contrato: a coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial e dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos à prorrogação, à alteração, ao reequilíbrio, ao pagamento, à eventual aplicação de sanções e à extinção dos contratos, entre outros;

II – Fiscalização: o acompanhamento do contrato com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, a qualidade, o tempo e o modo da prestação ou da execução do objeto estão compatíveis com os indicadores estabelecidos no edital, para fins de pagamento, conforme o resultado pretendido pela administração, com o eventual auxílio da fiscalização administrativa, bem como o acompanhamento dos aspectos administrativos contratuais quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas e quanto ao controle do contrato administrativo no que se refere a revisões, a reajustes, a repactuações e a providências tempestivas nas hipóteses de inadimplemento.

§ 1º As atividades de gestão e de fiscalização dos contratos deverão ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática e exercidas por agentes públicos, por equipe de fiscalização ou por agente público único, assegurada a distinção das atividades.

§ 2º A distinção das atividades de que trata o §1º não poderá comprometer o desempenho das ações relacionadas à gestão do contrato.

Do Gestor de Contrato

Art. 20. Caberá ao gestor do contrato:

I - Acompanhar os registros realizados pelos fiscais do contrato das ocorrências relacionadas à execução do contrato e as medidas adotadas, e informar à autoridade superior aquelas que ultrapassarem a sua competência;

II - Acompanhar a manutenção das condições de habilitação do contratado, para fins de empenho de despesa e de pagamento, e anotar os problemas que obstem o fluxo normal da liquidação e do pagamento da despesa no relatório de riscos eventuais;

III - Coordenar a rotina de acompanhamento e de fiscalização do contrato, cujo histórico de gerenciamento deverá conter todos os registros formais da execução, a exemplo da ordem de serviço, do registro de ocorrências, das alterações e das prorrogações contratuais, e elaborar relatório com vistas à verificação da necessidade de adequações do contrato para fins de atendimento da finalidade da administração;

IV - Coordenar os atos preparatórios à instrução processual e ao envio da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos de que trata o inciso I do art. 19;

V - Elaborar o relatório final de que trata a alínea "d" do inciso VI do § 3º do art. 174 da Lei nº 14.133, 1º de abril de2021, com as informações obtidas durante a execução do contrato;

VI - Emitir documento comprobatório quanto ao cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, com menção ao seu desempenho na execução contratual, baseado em indicadores objetivamente definidos e aferidos, e a eventuais penalidades aplicadas, a constarem do cadastro de atesto de cumprimento de obrigações conforme disposto em regulamento;

VII - Realizar o recebimento definitivo do objeto do contrato referido no art. 22, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais; e

VIII - Tomar providências para a formalização de processo administrativo de responsabilização para fins de aplicação de sanções, a ser conduzido pela comissão de que trata o art. 158 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, ou pelo agente ou pelo setor competente para tal, conforme o caso.

Do Fiscal de Contrato

Art. 21. Caberá ao fiscal do contrato:

I - Prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato com informações pertinentes às suas competências;

II - Anotar no histórico de gerenciamento do contrato todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, com a descrição do que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados;

III - Emitir notificações para a correção de rotinas ou de qualquer inexatidão ou irregularidade constatada, coma definição de prazo para a correção;

IV - Informar ao gestor do contrato, em tempo hábil, a situação que demandar decisão ou adoção de medidas que ultrapassem a sua competência, para que adote as medidas necessárias e saneadoras, se for o caso;

V - Comunicar imediatamente ao gestor do contrato quaisquer ocorrências que possam inviabilizar a execução do contrato nas datas estabelecidas;

VI - Fiscalizar a execução do contrato para que sejam cumpridas as condições estabelecidas, de modo a assegurar os melhores resultados para a administração, com a conferência das notas fiscais e das documentações exigidas para o pagamento e, após o ateste, que certifica o recebimento provisório, encaminhar ao gestor de contrato para ratificação;

VII - Comunicar ao gestor do contrato, em tempo hábil, o término do contrato sob sua responsabilidade, com vistas à renovação tempestiva ou à prorrogação contratual;

VIII - Auxiliar o gestor do contrato com as informações necessárias, na elaboração do documento comprobatório da avaliação realizada na fiscalização do cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, conforme o disposto no inciso VIII do caput do art. 20;

IX - Realizar o recebimento provisório do objeto do contrato referido no art. 22, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter técnico;

X - Prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato, com a realização das tarefas relacionadas ao controle dos prazos relacionados ao contrato e à formalização de apostilamentos e de termos aditivos, ao acompanhamento do empenho e do pagamento e ao acompanhamento de garantias e glosas;

XI - Verificar a manutenção das condições de habilitação da contratada, com a solicitação dos documentos comprobatórios pertinentes, caso necessário;

XII - Examinar a regularidade no recolhimento das contribuições fiscais, trabalhistas e previdenciárias e, na hipótese de descumprimento, tomar as medidas cabíveis;

XIII - Atuar tempestivamente na solução de eventuais problemas relacionados ao descumprimento das obrigações contratuais e reportar ao gestor do contrato para que tome as providências cabíveis, quando ultrapassar a sua competência.

Do Recebimento Provisório e Definitivo

Art. 22. O recebimento provisório ficará a cargo do fiscal e o recebimento definitivo do gestor do contrato ou da comissão designada pela autoridade competente.

Parágrafo único. Os prazos e os métodos para a realização dos recebimentos provisório e definitivo serão definidos em regulamento ou no contrato, nos termos no disposto no § 3º do art. 140 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

Do Terceiro Contratado

Art. 23. Na hipótese da contratação de terceiros para assistir e para subsidiar o fiscal de contrato nos termos do disposto nesta Instrução Normativa, será observado o seguinte:

I - A empresa ou o profissional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de fiscal de contrato; e

II - A contratação de terceiros não eximirá o fiscal do contrato da responsabilidade, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado.

Do Apoio dos Órgãos de Assessoramento Jurídico e de Controle Interno

Art. 24. O gestor do contrato e o fiscal do contrato serão auxiliados pela procuradoria/assessoria e pelo controle interno, os quais deverão dirimir dúvidas e subsidiá-los com informações para prevenir riscos na execução do contrato.

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. Os casos omissos serão dirimidos pela Administração, que poderá expedir normas complementares para a execução desta norma, bem como disponibilizar em meio eletrônico informações adicionais.

Art. 26. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Colniza – MT, 22 de fevereiro de 2024.

EZEQUIAS DEDE DE SOUZA

Presidente