INSTRUÇÃO NORMATIVA SCL Nº 008, DE 22 DE FEVEREIRO DE 2024.

23 de Fevereiro de 2024

Pref. Colniza

INSTRUÇÃO NORMATIVA SCL Nº 008, DE 22 DE FEVEREIRO DE 2024.

Normatiza a gestão e a fiscalização de contratos no âmbito do Poder Legislativo Municipal.

O Presidente da Câmara Municipal de Colniza/MT, no uso das atribuições que lhe conferem o Regimento Interno e tendo em vista o disposto na Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Do Objeto

Art. 1º Esta Instrução Normativa regulamenta a gestão e a fiscalização de contratos no âmbito do Poder Legislativo do Município de Colniza/MT.

Da indicação e designação do gestor e do fiscal de contratos

Art. 2º A indicação do gestor, fiscal e seus substitutos caberá a indicação ao Presidente da Câmara, de acordo com o funcionamento dos processos de trabalho e da estrutura organizacional do Poder Legislativo do Município de Colniza/MT.

§ 1º Para o exercício da função, o gestor e fiscal deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.

§ 2º Na indicação de servidor devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das atividades.

§ 3º Nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo do gestor ou fiscal e seus substitutos, até que seja providenciada a indicação, a competência de suas atribuições caberá ao responsável pela indicação.

Parágrafo único. Nas licitações que envolvam bens ou serviços especiais, o agente de contratação poderá ser substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo 03 (três) membros, designados nos termos do disposto no art. 4º e art. 10 desta Instrução Normativa, conforme estabelecido no §2º do art. 8º da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

Art. 3º Após indicação de que trata o art. 2 desta Instrução Normativa, o Presidente da Câmara deverá designar, por ato formal, o gestor, o fiscal e os substitutos.

§ 1º O fiscal substituto atuará como fiscal do contrato nas ausências e nos impedimentos eventuais e regulamentares do titular.

§ 2º Será facultada a contratação de terceiros para assistir ou subsidiar as atividades de fiscalização do representante da administração, desde que justificada a necessidade de assistência especializada.

§ 3º O gestor ou fiscal e seus substitutos deverão elaborar relatório registrando as ocorrências sobre a prestação dos serviços referentes ao período de sua atuação quando do seu desligamento ou afastamento definitivo.

§ 4º Para o exercício da função, os fiscais deverão receber cópias dos documentos essenciais da contratação pelo setor de contratos, a exemplo do estudo técnico preliminar, do ato convocatório e seus anexos, do contrato, da proposta da contratada, da garantia, quando houver, e demais documentos indispensáveis à fiscalização.

Art. 4º O encargo de gestor ou fiscal não pode ser recusado pelo servidor, por não se tratar de ordem ilegal, devendo expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações técnicas que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas atribuições, se for o caso.

Parágrafo único. Ocorrendo a situação de que trata o caput deste artigo, observado o § 2º do art. 3º desta Instrução Normativa, o Poder Legislativo do Município de Colniza/MT deverá providenciar a qualificação do servidor para o desempenho das atribuições, conforme a natureza e complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida.

CAPÍTULO II

DO ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS

Dos aspectos gerais da fiscalização e início da prestação dos serviços

Art. 5º O preposto da empresa deve ser formalmente designado pela contratada antes do início da prestação dos serviços, em cujo instrumento deverá constar expressamente os poderes e deveres em relação à execução do objeto.

§ 1º A indicação ou a manutenção do preposto da empresa poderá ser recusada pelo órgão ou entidade, desde que devidamente justificada, devendo a empresa designar outro para o exercício da atividade.

§ 2º As comunicações entre Poder Legislativo do Município de Colniza/MT e a contratada devem ser realizadas por escrito sempre que o ato exigir tal formalidade, admitindo-se, excepcionalmente, o uso de mensagem eletrônica para esse fim.

§ 3º O Poder Legislativo do Município de Colniza/MT poderá convocar o preposto para adoção de providências que devam ser cumpridas de imediato.

§ 4º A depender da natureza dos serviços, poderá ser exigida a manutenção do preposto da empresa no local da execução do objeto, bem como pode ser estabelecido sistema de escala semanal ou mensal.

Art. 6º Após a assinatura do contrato, caso a natureza da prestação de serviços exigir o Poder Legislativo do Município de Colniza/MT poderá promover reunião inicial para apresentação do plano de fiscalização, que conterá informações acerca das obrigações contratuais, dos mecanismos de fiscalização, das estratégias para execução do objeto, do plano complementar de execução da contratada, quando houver, do método de aferição dos resultados e das sanções aplicáveis, dentre outros.

§ 1º Os assuntos tratados na reunião inicial devem ser registrados em ata e, preferencialmente, estarem presentes o gestor, o fiscal ou equipe responsável pela fiscalização do contrato, o preposto da empresa e, se for o caso, o Presidente da Câmara.

§ 2º O gestor poderá realizar reuniões periódicas com o preposto, de modo a garantir a qualidade da execução e os resultados previstos para a prestação dos serviços.

§ 3º Em caráter excepcional, devidamente justificado e mediante autorização da autoridade competente, o prazo inicial da prestação de serviços ou das suas etapas poderão sofrer alterações, desde que requerido pela contratada antes da data prevista para o início dos serviços ou das respectivas etapas, cumpridas as formalidades exigidas pela legislação.

§ 4º Na análise do pedido de que trata o § 3º deste artigo, o Poder Legislativo do Município de Colniza/MT deverá observar se o seu acolhimento não viola as regras do ato convocatório, a isonomia, o interesse público ou qualidade da execução do objeto, devendo ficar registrado que os pagamentos serão realizados em conformidade com a efetiva prestação dos serviços.

Art. 7º As ocorrências acerca da execução contratual deverão ser registradas durante toda a vigência da prestação dos serviços, cabendo ao gestor e fiscais, observadas suas atribuições, a adoção das providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais conforme legislação vigente.

§ 1º O registro das ocorrências, as comunicações entre as partes e demais documentos relacionados à execução do objeto poderão ser organizados em processo de fiscalização, instruído com os documentos de que trata o § 4º do art. 3ºdesta Instrução Normativa.

§ 2º As situações que exigirem decisões e providências que ultrapassem a competência do fiscal deverão ser registradas e encaminhadas ao gestor do contrato que as enviará ao superior em tempo hábil para a adoção de medidas saneadoras.

Art. 8° A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:

I - os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;

II - os recursos humanos empregados em função da quantidade e da formação profissional exigidas;

III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;

IV - a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;

V - o cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; e

VI - a satisfação do público usuário.

§ 1º Deve ser estabelecido, desde o início da prestação dos serviços, mecanismo de controle da utilização dos materiais empregados nos contratos, para efeito de acompanhamento da execução do objeto bem como para subsidiar a estimativa para as futuras contratações.

§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que contenha a relação detalhada destes, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como marca, qualidade e forma de uso.

Da fiscalização técnica e administrativa

Art. 9º Na fiscalização técnica e administrativa dos contratos deverá ser observado o disposto nos Anexos I e II desta Instrução Normativa.

Do procedimento para recebimento provisório e definitivo dos serviços

Art. 10. O recebimento provisório e definitivo dos serviços deve ser realizado conforme o disposto no art. 140 da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e em consonância com as regras definidas no ato convocatório.

Art. 11. Exceto nos casos previstos no art. 140 da Lei Federal n.º 14.133, de 1º de abril de 2021, ao realizar o recebimento dos serviços, o órgão ou entidade deve observar o princípio da segregação das funções e orientar-se pelas seguintes diretrizes:

I - o recebimento provisório será realizado pelo fiscal ou equipe de fiscalização, nos seguintes termos:

a) elaborar relatório circunstanciado, em consonância com as suas atribuições, contendo o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato e demais documentos que julgarem necessários, devendo encaminhá-los ao gestor do contrato para recebimento definitivo;

b) quando a fiscalização for exercida por um único servidor, o relatório circunstanciado deverá conter o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato, em relação à fiscalização e demais documentos que julgar necessários, devendo encaminhá-los ao gestor do contrato para recebimento definitivo;

II - o recebimento definitivo pelo gestor do contrato, ato que concretiza o ateste da execução dos serviços, obedecerá às seguintes diretrizes:

a) realizar a análise dos relatórios e de toda a documentação apresentada pela fiscalização e, caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicar as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à contratada, por escrito, as respectivas correções;

b) emitir termo circunstanciado para efeito de recebimento definitivo dos serviços prestados, com base nos relatórios e documentação apresentados; e

c) comunicar a empresa para que emita a nota fiscal ou fatura com o valor exato dimensionado pela fiscalização com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR), observados os Anexos I e II desta Instrução Normativa ou instrumento substituto, se for o caso.

Do encerramento dos contratos

Art. 12. Os fiscais do contrato deverão promover as atividades de transição contratual observando, no que couber:

I - a adequação dos recursos materiais e humanos necessários à continuidade do serviço por parte da Administração;

II - a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção do serviço;

III - a devolução ao órgão ou entidade dos equipamentos, espaço físico, crachás, dentre outros; e

IV - outras providências que se apliquem.

Art. 13. Os fiscais deverão elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.

Art. 14. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Colniza – MT, 22 de fevereiro de 2024.

EZEQUIAS DEDE DE SOUZA

Presidente

ANEXO I

TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO

Relatório Circunstanciado de Recebimento

Data entrega: xx/xx/xxxx

Data do recebimento provisório: xx/xx/xxxx

Processo Administrativo nº:

Nota de Empenho:

Nota Fiscal:

Mês de Referência:

CNPJ Contratada:

Prazo de Recebimento:

Valor da Nota Fiscal:

Após a entrega de toda a documentação comprobatória por parte da empresa prestadora de serviço, juntamente com a nota fiscal, o Fiscal considera que:

1. A obrigação foi cumprida:

☐ dentro do prazo ou ☐ fora do prazo (atraso de XX dias)

☐ integralmente ou ☐ parcialmente

2. A prestação de serviço foi tecnicamente: (Fiscalização Técnica)

☐ satisfatória ou ☐ insatisfatória, justifique caso insatisfatória: __________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

3. A prestação do serviço foi considerada administrativamente: (Fiscalização Administrativa)

☐ satisfatória ou ☐ insatisfatória, justifique caso insatisfatória: __________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

4. Outras observações relevantes à prestação do serviço, se pertinente:

__________________________________________________________________________

Atesto o recebimento provisório do objeto e, tendo em vista que este não conclui o cumprimento da obrigação, encaminho-o para o atesto definitivo do gestor contratual.

Colniza -MT, 19 de fevereiro de 2024

Fiscal Administrativo Fiscal Técnico

ANEXO II

TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO

INTRODUÇÃO

O Termo de Recebimento Definitivo declarará formalmente à Contratada que os serviços prestados ou que os bens fornecidos foram devidamente avaliados e atendem aos requisitos estabelecidos e aos critérios de aceitação.

1 – IDENTIFICAÇÃO
CONTRATO Nº	xx/aaaa
CONTRATADA	<Nome da Contratada>	CNPJ	xxxxxxxxxxxx
Nº DA NF	<xxxx/aaaa>
DATA DA EMISSÃO	<dd/mm/aaaa>

2 – ESPECIFICAÇÃO DOS PRODUTOS/BENS E VOLUMES DE EXECUÇÃO
SOLUÇÃO DE TIC
<descrição da solução de TIC solicitada relacionada ao contrato anteriormente identificado>
ITEM	DESCRIÇÃO DO BEM OU SERVIÇO	MÉTRICA	QUANTIDADE	TOTAL
1	<descrição igual à da OS/OFB de abertura>	<Ex.: PF>	<n>	<total>
…

TOTAL DE ITENS

3 – ATESTE DE RECEBIMENTO

Por este instrumento atestamos que os <serviços / bens> correspondentes à <OS/OFB> acima identificada foram <prestados/entregues> pela CONTRATADA e atendem às condições contratuais, de acordo com os Critérios de Aceitação previamente definidos no Modelo de Gestão do Termo de Referência do Contrato acima indicado.

4 – DESCONTOS EFETUADOS E VALOR A LIQUIDAR

De acordo com os critérios de aceitação e demais termos contratuais, <não> há incidência de descontos por desatendimento dos indicadores de níveis de serviços definidos.

<Não foram / Foram> identificadas inconformidades técnicas ou de negócio que ensejam indicação de glosas e sanções, <cuja instrução corre em processo administrativo próprio (nº do processo)>.

Por conseguinte, o valor a liquidar correspondente à <OS/OFB> acima identificada monta em R$ <valor> (<valor por extenso>).

Referência: <Relatório de Fiscalização nº xxxx ou Nota Técnica nº yyyy>.

5 – AUTORIZAÇÃO PARA FATURAMENTO

GESTOR DO CONTRATO

AUTORIZA-SE a CONTRATADA a <faturar os serviços executados / apresentar as notas fiscais dos bens entregues> relativos à supracitada <OS/OFB>, no valor discriminado no item 4, acima.

________________________

Matrícula: xxxxxxxx

6 – CIÊNCIA

PREPOSTO

________________________

Matrícula: xxxxxxx

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