Assunto: Normas Gerais para atividades de Auditoria Interna da Autarquia Águas do Pantanal

TÍTULO I

DA FINALIDADE

Art.1º Este regulamento tem por finalidade estabelecer os procedimentos para a realização das atribuições específicas de auditoria interna realizadas pelo Controle Interno, com o objetivo de padronizar e otimizar a atuação de fiscalização e melhoria continua dos processos administrativos, e garantindo a conformidade com as legislações aplicáveis.

TÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art.2º Este regulamento abrange as rotinas de trabalho de auditoria interna executadas pelo Controle Interno, e todas as unidades da estrutura organizacional da Autarquia Águas do Pantanal sujeitas a avaliação.

TÍTULO III

DOS CONCEITOS

Art.3º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:

I - auditoria interna: É um procedimento de avaliação independente dentro de uma organização para revisar as operações contábeis, financeiras, administrativas, operacionais e técnicas, com a finalidade de auxiliar as organizações públicas a realizarem seus objetivos. É um controle administrativo cuja função é medir e avaliar a eficiência dos outros controles quanto à conformidade com as normas, reduzindo ao mínimo a probabilidade de ocorrência de práticas ineficientes e antieconômicas, erros ou fraudes, caracterizando-se mais como uma ação preventiva, pedagógica de consultoria do que fiscalizadora, visando, sobretudo contribuir para melhoria do processos e fomento a uma cultura de controle interno na gestão de recursos públicos.

II - auditoria interna especial: quando referir-se a trabalhos em caráter extraordinário, por fatos de natureza extraordinária, incomum ou denúncia, não incluídas no instituída no plano anual de auditoria interna, tanto de oficio pelo Controlador Interno, quanto por solicitação da Diretoria Executiva.

III - plano anual de auditoria interna (PAAI): documento elaborado pela Unidade de Controle Interno para definições de auditorias regulares que serão desenvolvidas no exercício subsequente, onde deverá ser indicado os Sistemas Administrativos ou Unidades a serem auditadas e o período previsto para a sua execução.

IV - relatório de auditoria interna (RAI): documento pelo qual é apresentado o resultado dos trabalhos de auditoria, devendo ser redigido com objetividade e imparcialidade, de forma a expressar claramente as conclusões e recomendações.

V - critério de avaliação: é um padrão, referência ou conjunto de práticas contra as quais o auditor compara as evidências coletadas.

VI - achado: são fatos resultantes das atividades de auditoria que remetem a deficiências encontradas na entidade auditada, quando comparado os critérios com a situação existentes.

VII - evidência: são informações que fundamentam os resultados da auditoria interna, que devem ser suficientes, fidedignas, relevantes e úteis, de modo a fornecerem base sólida para as conclusões e recomendações.

VIII - matriz de planejamento: é uma ferramenta utilizada para a elaboração da estrutura do trabalho de auditoria e subsidiar as decisões sobre a estratégia metodológica a ser empregada.

IX - matriz de achados: é o documento que estrutura o desenvolvimento dos achados, explicitando, para cada um, a situação encontrada, o critério adotado, as causas, os efeitos, as evidências e as propostas de encaminhamento.

X - papeis de trabalho: é o conjunto de documentos e apontamentos com informações e provas coligidas pelo Controle Interno que consubstanciam o trabalho executado, e devem ter abrangência e grau de detalhes suficientes para propiciarem a compreensão do planejamento, da natureza, da oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria interna aplicados, bem como do julgamento exercido e do suporte das conclusões alcançadas. XI - Auditoria de Conformidade: é a avaliação independente para determinar se um dado objeto está em conformidade com normas aplicáveis identificadas como critérios, sendo realizadas para avaliar se atividades, transações financeiras e informações cumprem, em todos os aspectos relevantes, as normas que regem a entidade auditada.

XII - Auditoria Operacional: é o exame independente, objetivo e confiável que analisa se empreendimentos, sistemas, operações, programas, atividades ou organizações do governo estão funcionando de acordo com os princípios de economicidade, eficiência e efetividade e se há espaço para aperfeiçoamento, visando fornecer novas informações, análises ou percepções e, quando apropriado, recomendações para aperfeiçoamento.

XIII - Auditoria de Avaliação de Controles Internos: é um processo mediante o qual se procura conhecer e avaliar a eficácia dos controles internos de uma entidade quanto à sua capacidade para evitar ou reduzir o impacto ou a probabilidade da ocorrência de eventos de risco na execução de seus processos e atividades, que possam impedir ou dificultar o alcance de objetivos estabelecidos.

TÍTULO IV

DA BASE LEGAL

Art.4º A presente Instrução Normativa tem como fundamento a Constituição Federal, Lei Complementar Municipal n°106/2015 e atualizações, Decreto municipal nº 044/2020 e Resolução Normativa nº 33/2012- TP do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso.

TÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Art.5º São responsabilidades da Unidade de Controle Interno - UCI:

I - cumprir fielmente as determinações desta Instrução Normativa;

II - elaborar e executar o Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI);

III - executar os trabalhos de auditoria interna de acordo com os procedimentos e técnicas definidos nas normas vigentes para o exercício de Auditoria Interna;

IV - elaborar relatório de auditoria interna com os resultados alcançados, destacando de forma clara as conclusões e recomendações;

V - manter arquivado, em pasta física ou informatizadas, todos os papeis de trabalho utilizados na auditoria interna;

VI - monitorar a execução das ações adotadas no plano de providências;

VII - informar ao Tribunal de Contas de Estado do Mato Grosso as irregularidades e/ou ilegalidades comunicadas ao Diretor Executivo, sobre as quais às devidas providências para adequação não foram atendidas e geraram prejuízos não reparados ao Erário.

Art.6º São responsabilidade da Unidade Auditada:

I - atender às solicitações da unidade de Controle Interno, fornecendo todas as informações, bem como todos os documentos que comprovem a sua veracidade, de maneira que seja assegurado condições para um eficiente desempenho nos trabalhos de auditoria;

II - não sonegar, sob pretexto algum, processo, informação ou documento ao Controlador Interno, responsável pela auditoria interna.

III - elaborar o plano de providências, destacando as ações que serão adotadas para atender as recomendações apontadas pela atividade de auditoria interna e executa-lo.

IV - informar à UCI, sempre que alguma irregularidade apontada pela auditoria interna for totalmente sanada.

Art.7º Compete ao Diretor Executivo apoiar as ações do Controle Interno, exigindo das unidades responsáveis a adequação e a regularização das atividades, conforme plano de providências, aplicando as sanções administrativas previstas na legislação vigente, quando necessário.

TÍTULO VI

DISPOSIÇOES INICIAIS

Art.8º Os trabalhos de auditoria serão formalizados através do Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI), desenvolvidos de forma planejada, onde serão selecionados os controles mais suscetíveis a risco, conforme os prazos, diretrizes e metas traçados pela Unidade de Controle Interno.

§1º O PAAI será encaminhado a Diretoria Executiva para conhecimento, bem como, anualmente, ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, via sistema de Auditoria Pública Informatizada de Contas – APLIC, carga de janeiro.

§2º O desenvolvimento das atividades prevista no PAAI poderá sofrer alterações de acordo com a necessidade e conveniência do setor de controle interno.

Art.9º As auditorias internas especiais serão conduzidas pela unidade de controle interno, levando em consideração o grau de urgência na apuração dos fatos, de maneira que esteja em conformidade com a capacidade de trabalho do setor.

TÍTULO VII

DOS PROCEDIMENTOS

CAPÍTULO I

DO PLANEJAMENTO DA AUDITORIA

Art.10 A unidade de controle interno deverá elaborar a matriz de planejamento antes do início das atividades de auditoria. Este documento tem como finalidade orientar a fase de execução, pois resume as informações relevantes da auditoria e deve conter todos os elementos chave do que se pretende realizar, evidenciando no mínimo:

I - questões de auditoria;

II - critérios de avaliação;

III - informações requeridas;

IV - fontes de informação;

V - testes (procedimentos);

VI - possíveis limitações;

VII - período de execução;

VIII - possíveis achados.

Parágrafo único. A matriz de planejamento poderá sofrer alterações, a critério do controlador interno, sempre que necessário.

CAPÍTULO II

DA EXECUÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

Art.11 A auditoria interna terá início com o envio de um memorando a unidade administrativa a ser auditada, 05 dias que antecederem o início das atividades de auditoria, destacando o objetivo dos trabalhos, a metodologia empregada, a previsão de início e término, bem como os documentos e informações necessárias.

§1º Os trabalhos serão realizados no horário normal de expediente, salvo casos especiais e com prévia anuência do Diretor Executivo.

§2º É de responsabilidade do Controle Interno a guarda e preservação dos documentos físicos que lhes forem disponibilizados para a realização dos trabalhos, devendo ser devolvidos em mãos, mediante recibo.

§3º Quando constatada a limitação da execução dos trabalhos de auditoria, o fato será comunicado ao Diretor Executivo, devidamente fundamentado, para que este tome as medidas necessárias.

§4º A negativa ou a ausência das informações solicitadas pela equipe de auditoria, não impedea conclusão do relatório, fazendo constar neste a respectiva limitação, assim como imputando a inexistência do procedimento de controle que se buscou alcançar.

Art.12 A fase de execução da auditoria interna consiste na análise dos dados coletados, visando à obtenção de evidências apropriadas e suficientes para fundamentar os achados e as conclusões, afim de formular recomendações.

Art. 13 Poderão ser utilizadas as seguintes técnicas de auditoria na instrução do processo, entre outras:

I - amostragem: processo de coleta de informação sobre o todo (universo) mediante exame de parte (amostra representativa) definida de forma imparcial e aleatória.

II - análise documental: compreende o exame de processos, atos formalizados e documentos avulsos, tem como finalidade a verificação da legitimidade do documento, mas também da transação.

III - conferência de cálculos: envolve a revisão das memórias de cálculos ou a confirmação de valores do cotejamento de elementos numéricos correlacionados, de modo a constatar a adequação dos cálculos realizados, ou seja, a verificação se as operações matemáticas estão corretas.

IV - confirmação externa (ou de terceiros) ou Circularização: confirmação junto a fontes externas à unidade administrativa auditada, da fidedignidade das informações obtidas internamente. O pedido de confirmação pode ser positivo ou negativo.

V - correlação das informações obtidas: constatação do relacionamento harmônico das informações obtidas. Cotejamento de informações obtidas de fontes independentes, autônomas e distintas. Essa técnica procura a consistência mútua entre diferentes amostras de evidência.

VI - corte das operações (cut-off): representa a “fotografia” do momento chave de um processo, o corte interruptivo das operações ou transações para apurar, de forma seccionada, a dinâmica de um procedimento. Representa a “fotografia” do momento chave de um processo.

VII - entrevista: investigação por meio de perguntas e respostas. Devem-se evitar questionamentos desnecessários. Pode ser utilizada interna ou externamente à unidade administrativa auditada.

VIII - exame da escrituração: constatação da veracidade das informações registradas nos sistemas corporativos.

IX - exame físico (inspeção): exame usado para testar a efetividade dos controles internos administrativos, particularmente daqueles relativos à segurança de quantidades físicas ou qualidade de bens tangíveis. Além disso, quando possível, recomenda-se fotografar o objeto examinado.

X - observação das Atividades e Condições: é a verificação das atividades que exigem a aplicação de testes flagrantes, com a finalidade de revelar erros, problemas ou deficiências que de outra forma seriam de difícil constatação. A observação não deve ser confundida com a inspeção física.

XI - rastreamento: é a investigação minuciosa, com exame de documentos, setores, unidades, órgãos e procedimentos interligados, visando dar segurança à opinião do responsável pela execução do trabalho sobre o fato observado.

XII - revisão analítica: são análises de dados, em busca da geração de informações úteis ao objetivo da auditoria, das demonstrações contábeis e de outros relatórios financeiros ou não, mas que, em geral, foram extraídos de sistemas governamentais.

Art.14 Quando necessário, poderá ser feita visitas a unidade auditada, sem a necessidade de aviso prévio, para verificação dos recursos humanos disponíveis para a execução das atividades, o ambiente e a rotina de trabalho, ou obter outras informações.

Art.15 Ao longo das atividades de auditoria o controlador interno deverá produzir a matriz de achados, que consiste no principal instrumento de apoio à elaboração do relatório de auditoria interna (RAI), que deve conter, no mínimo:

I - situação encontrada;

II - critérios de avaliação;

III - evidências;

IV - causas;

V - efeitos/consequências;

VI - recomendações;

Art.16 Os papeis de trabalho da auditoria serão arquivados digitalmente, em pastas própria, de modo a possibilitar a compreensão dos procedimentos e técnicas adotadas, assim como as conclusões alcançadas.

CAPÍTULO III

DO RELATÓRIO DE AUDITORIA

Art.17 Na conclusão dos trabalhos, a unidade do controle interno deverá elaborar o relatório de auditoria interna (RAI), de forma impessoal, clara e objetiva, permitindo a exata compreensão da situação constatada e as possíveis medidas para saneamento das eventuais inconsistências.

Art. 18 O RAI deverá conter, no mínimo:

I - o objeto da auditoria;

II - o(s) objetivo(s) e/ou as questões de auditoria;

III - os critérios de auditoria e as suas fontes;

IV - o período de tempo abrangido;

V - as fontes de dados;

VI - os achados de auditoria;

VII - as conclusões;

VIII - as recomendações.

Parágrafo único. O relatório deverá ser estruturado da seguinte forma: introdução, contextualização (quando necessário), desenvolvimento (achados), conclusão e recomendações.

Art.19 Posteriormente será encaminhado, via sistema de comunicação interna, ao Diretor Executivo, para conhecimento e providências quanto a efetiva cobrança da elaboração do Plano de Providências pela unidade auditada.

CAPÍTULO IV

DO PLANO DE PROVIDÊNCIAS

Art.20 O Plano de Providências é um documento oficial, elaborado pela unidade auditada, ratificada pelo Diretor Executivo, caracteriza-se por ser um instrumento consolidador das atividades para implementação das melhorias, correções, aperfeiçoamentos e soluções propostas pelas unidades envolvidas, devendo evidenciar, no mínimo as ações vinculadas a cada recomendação, os responsáveis por cada ação, o prazo previsto para início e término.

Art.21 As recomendações e determinações devem ser atendidas nos termos acordados no plano de providências, independentemente do Diretor Executivo que esteja no cargo ou dos servidores envolvidos nas atividades correlatas, uma vez que o plano pertence à unidade administrativa auditada e não aos servidores que o elaboraram.

Art. 22 O prazo máximo para implementação total das providências contidas no Plano de Providências é de até 90 dias, salvo casos excepcionais de comprovada impossibilidade, que terão os prazos solicitados analisados e deferidos pelo Diretor Executivo.

CAPÍTULO V

DO MONITORAMENTO

Art. 23 A unidade auditada ao finalizar a implementação das ações previstas nos Plano de Providências, informará a unidade de Controle Interno, via sistema de comunicação interna, será descrito as providências adotadas e anexado as evidências que revelem que as recomendações foram atendidas.

Art.24 A UCI realizará testes, análises, e avaliações nos registros e as evidências juntadas, com o intuito de evidenciar se as recomendações foram realmente implementadas.

Art.25 Compete a unidade de Controle Interno monitorar o andamento das atividades previstas no Plano de Providências, e informar ao Diretor Executivo quando do atraso ou inadimplemento.

Art.26 É de responsabilidade do Diretor Executivo garantir a execução do plano de providências, notificando e aplicando as sanções necessárias conforme previsto em lei, quando necessário.

Art. 27 O processo de monitoramento encerra-se com a emissão do Relatório de Monitoramento, documento emitido pela UCI e que contém o detalhamento do cumprimento das recomendações e deliberações pela unidade administrativa auditada.

TÍTULO VIII

CONSIDERAÇÕS FINAIS

Art.28 Os esclarecimentos adicionais a respeito desta instrução normativa poderão ser obtidos junto a unidade de Controle Interno, que por sua vez, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.

Art.29 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.