Assunto: Instrução Normativa para Gestão de Frotas da Autarquia Municipal Serviço de Saneamento Ambiental Águas do Pantanal.

TÍTULO I

DA FINALIDADE

Art.1º Este regulamento dispõe sobre os procedimentos relativos a atividade administrativa de gestão de frotas, quanto ao uso, guarda, conservação, abastecimento e manutenção dos veículos pertencentes a Autarquia Municipal Serviço de Saneamento Ambiental Águas do Pantanal.

TÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art.2º Este regulamento abrange a Coordenadoria de Almoxarife, Patrimônio e Transporte e todas as unidades da estrutura organizacional da Autarquia da Águas do Pantanal que utilizam veículos oficiais.

TÍTULO III

DO CONCEITOS

Art.3º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:

I - veículos oficiais: é qualquer veículo, máquina ou equipamento a motor de propulsão em nome da autarquia Águas do Pantanal ou locado a serviço desta. São exemplos: automóveis, micro-ônibus, ônibus, motocicletas, caminhonetes, reboques, caminhões, utilitários, retroescavadeiras e tratores.

II - condutor: servidor ou funcionário de empresa contratada, devidamente habilitado, que no desempenho de atividades externas, efetue deslocamentos em veículos oficiais.

III - manutenção: conjunto de ações ou tarefas técnicas para manter os veículos da frota em condições adequadas de uso;

IV - manutenção corretiva: conjunto de procedimentos e ações que visam a localização e reparação de anomalias, defeitos e/ou quebras, tendo como alvo principal a correção imediata de um defeito;

V - manutenção preventiva: conjunto de procedimentos e ações antecipadas que visam manter o veículo em funcionamento. Baseia-se em intervenções periódicas, geralmente programadas, conforme a frequência definida pelo fabricante;

VI - abastecimento: ação ou efeito de abastecer: fornecimento, provimento, suprimento na quantidade ideal, de combustíveis, materiais, ferramentaria etc.

VII - gestão de frotas: atividade de reger, administrar ou gerenciar um conjunto de veículos, máquinas ou equipamentos.

VIII - usuário: servidor ou funcionário de empresa contratada, que no desempenho de atividades externas, efetue deslocamentos em veículos oficiais.

IX - diário de bordo: documento obrigatório, de uso diário, contendo informações sobre o deslocamento do veículo, onde será especificado a data, hora, ordem de serviço, a quilometragem, o condutor e o destino, utilizado como forma de controle de uso do veículo;

TÍTULO IV

DA BASE LEGAL

Art.4º A presente Instrução Normativa possui fundamento jurídico respaldado nos dispositivos da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, Lei Federal nº 8.429/1992 e Lei nº 9.503/1997, assim como as demais normas Estaduais e Municipais relacionadas a matéria.

TÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Art.5º São responsabilidades da Coordenadoria de Almoxarife, Patrimônio e Transporte:

I - coordenar a equipe de frotas na execução das atividades relativas a utilização dos veículos oficiais da Entidade;

II - cadastrar os veículos, maquinas e equipamentos em sistema informatizado de controle de patrimônio da Autarquia, discriminando inclusive suas características físicas;

III - elaborar o Plano de Manutenção Preventiva;

IV - elaboração do termo de uso dos veículos;

V - supervisionar periodicamente, o fiel preenchimento do diário de bordo de cada veículo;

VI - orientar os servidores sobre os procedimentos de abastecimento de veículos/maquinários/equipamentos motorizados da frota;

VII - acompanhar e avaliar o efetivo gasto com combustível, lavagem, e manutenção preventiva ou corretiva;

XIII - receber as multas de trânsito, identificar e notificar o condutor;

IX - encaminhar a Assessoria Administrativa e Financeira, no início de cada mês, um relatório com informações sobre os gastos por veículo ocorridos no mês anterior, contendo: consumo médio de combustível, quilometragem, manutenção preventiva ou corretiva realizada;

X - encaminhar à Diretoria Executiva, até o dia 15 de fevereiro de cada exercício, o inventário da frota, dispondo das condições gerais de cada veículo;

XI - confeccionar a solicitação de diária dos motoristas, via sistema de comunicação interna, quando houver a necessidade de deslocamento fora do município de Cáceres;

XII - providenciar e zelar pelo uso dositens de EPI, conforme Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho-LTCAT, quando necessário;

XIII - disponibilizar os relatórios resumidos da frota no Portal Transparência.

Art.6º Compete ao Gerente de Manutenção de Equipamento:

I - auxiliar na elaboração do Plano de Manutenção Preventiva da frota;

II - acompanhar o cronograma das rotinas e atividades do Plano de Manutenção;

III - inspecionar o serviço de manutenção executados por terceiros, certificando que o serviço foi prestado e o defeito resolvido;

IV - acompanhar periodicamente, o fiel preenchimento do diário de bordo de cada veículo;

V - auxiliar a Coordenadoria de Almoxarife, Patrimônio e Transporte em todas atividade relacionadas a manutenção de veículo, máquinas e equipamentos.

Art.7º É reponsabilidade da equipe de Frotas:

I - elaborar relatório de controle mensal, contemplando todas as informações necessárias ao acompanhamento das condições mecânicas do veículo, com registro das manutenções preventivas ou corretivas realizadas;

II - zelar pelo estado de conservação dos veículos;

III - entregar os veículos aos condutores com todos os acessórios equipamentos exigidos pelo Código Nacional de Transito, tais como: macaco, chave de roda, triângulo e extintor de incêndio, bem como os documentos exigidos na legislação;

IV - manter o CoordenadorAlmoxarife, Patrimônio e Transporte informado as condições externas do veículo quanto à lataria, vidros, escapamentos, pneus, odômetro e outros;

V - realizar o controle e guarda das chaves dos veículos e dos cartões magnéticos;

VI - levar ao conhecimento da autoridade superior as irregularidades de que tiver ciência;

VII - manter em arquivo próprio a documentação de todos os veículos pertencentes a Autarquia, bem como providenciar o licenciamento, emplacamento e seguro dos veículos;

VIII - manter em arquivo próprio a relação de condutores, cópia das Carteiras Nacional de Habilitação e termo de responsabilidade pelo uso.

Art.8º É responsabilidade do condutor:

I - dirigir o veículo de acordo com as exigências do Código Nacional de Trânsito, sendo responsabilizado pelas infrações porventura cometidas;

II - conduzir defensivamente o veículo, obedecidas as suas características técnicas, observando rigorosamente as instruções contidas no Manual do Proprietário;

III - preencher corretamente o diário de bordo, informando: o destino, data/hora, quilometragem de saída e chegada, nome do motorista e número da ordem de serviço;

IV - verificar, constantemente, se o veículo está em perfeitas condições técnicas, com equipamentos e acessórios obrigatórios e com a documentação em ordem;

V - cumprir a rota estabelecida na ordem de serviço ou destino, que justificou a saída do veículo;

VI - comunicar imediatamente ao Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte, as ocorrências de roubo, furto e acidentes de trânsito;

VII - manter limpo e bem conservado o veículo sob sua responsabilidade;

VIII - observar as orientações da chefia imediata quanto ao local para abastecimento e o tipo de combustível mais vantajoso economicamente;

IX - levar ao conhecimento do responsável pela frota quaisquer defeitos ou anomalias constatadas no veículo;

X - manter-se devidamente uniformizados, com a utilização dos itens de EPI, conforme Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho- LTCAT, quando necessário;

XI - manter-se a habilitado.

TÍTULO VI

PROCEDIMENTOS

CAPÍTULO I

PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO DE VEÍCULOS E CONDUTORES

Art.9° O Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte se encarregará do cadastro fidedigno e atualizado dos veículos e equipamentos da frota, contendo no mínimo as seguintes informações:

I - marca, modelo e ano de fabricação;

II - data e valor da aquisição /incorporação;

III - números da placa, do Registro Nacional de Veículos Automotores (Renavan) e do chassi;

IV - tipo de combustível utilizado;

V - classificação (veiculo, caminhão, trator, e etc);

VI - número de tombamento;

VII - unidade administrativa de lotação;

VIII - responsável pela guarda;

IX - dados de apólice de seguro, se houver;

X - situação do bem (ativo, inativo, em manutenção, alienado, cedido);

§ 1º Compete ao responsável pela frotaproceder com oprocesso de cadastramento específico junto à concessionária de pedágio ou órgão responsável.

§ 2º Deverá ser instituído um arquivo físico individualizado, contendo o documento original do Certificado de Registro de Veículos (Recibo de Transferência), juntamente com cópia da nota fiscal, Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo – CRLV, apólice de seguro (se houver), Certificado de Garantia e chave reserva.

Art.10 O licenciamento (inicial e anual) e a execução e renovação das apólices de seguro de todos os veículos são atividades centralizadas no Coordenador de Transporte, que deverá manter registro cronológico das datas de vencimento e controle sistemático sobre tais registros.

Art.11 Os veículos próprios da Autarquia deverão obedecer a plotagem específica, padronizados com emblemas da Autarquia, com a expressão “COMO ESTOU DIRIGINDO” e o número de telefone para contato e o endereço eletrônico na parte traseira do veículo.

Art.12 Os veículos devem atender as exigências legais, sendo fornecidos equipamentos, acessórios e itens de segurança exigidos e permitidos pelo Código de Transito Brasileiro – CTB e pelo Conselho Nacional de Transito – CONTRAN.

Art.13 Os veículos deverão possuir obrigatoriamente o Sistema de Posicionamento Global - GPS.

Art.14 São procedimentos para cadastro de condutores:

I - o cadastro do condutor será feito em sistema informatizado, com todos os dados pessoais do servidor;

II - será instituído o arquivo físico para os servidores habilitados a condução da frota, abrangendo os seguintes documentos: cópia da CNH vigente, observando se a categoria de habilitação está compatível com veículo a ser utilizado, Termo de Permissão de Uso de Bens Públicos e ficha cadastral;

CAPÍTULO II

PROCEDIMENTOS PARA A UTILIZAÇÃO

Art.15 Os veículos, as máquinas e os demais equipamentos da frota oficial da Autarquia Águas do Pantanal devem ser utilizados visando atender ao interesse público, que é representado pelas demandas a comunidade, destinado as seguintes atividades:

I - serviços operacionais e administrativos;

II - visita técnica em obras, aterro e outros;

III - transportes de materiais ou equipamentos;

IV- serviços relacionados ao setor de resíduos sólidos;

V- serviços relacionado ao setor comercial;

VI - viagens dentro e fora do Estado por servidores, quando autorizado pela Diretoria Executiva;

Art.16 Ao receber o veículo automotor, o condutor deverá preencher o termo de uso, no qual assume a responsabilidade perante o bem enquanto estiver sobre sua posse.

Art.17 São procedimentos para utilização de veículo:

I - realizar inspeção das condições de uso do veículo, vistoriando o mesmo rigorosamente na saída e no retorno ao pátio do estacionamento;

II - calibrar pneus semanalmente ou quando necessário;

III - abastecer os veículos da frota sempre que necessário;

IV - preencher o diário de bordo com clareza, sem rasuras, informando: data, hora, quilometragem, destino, nome do motorista e ordem de serviço;

V - cumprir as normas do Código de Trânsito Brasileiro;

VI - estacionar o veículo sempre em local permitido;

VII - sinalizar a área de trabalho com cones, placas de sinalização, tapumes ou telas de isolamento, durante a realização dos serviços de manutenção ou operação dos sistemas;

VIII - utilizaritens de EPI, conforme Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho - LTCAT, quando necessário.

§ 1º É terminantemente proibido a utilização dos veículos oficiais por pessoas não autorizadas pelo Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte.

§ 2º A utilização do veículo será pautada pelas diretrizes estabelecidas no Manual do Proprietário, sendo terminantemente proibido o excesso de carga, especialmente no uso dos caminhões coletores.

Art.18 Quando houver necessidade de transporte de servidores para fora do município de Cáceres, é imprescindível que o Coordenador de Almoxarifado, Patrimônio e Transporte seja notificado com no mínimo 2 (dois) dias de antecedência. Essa notificação é essencial para que sejam tomadas as providências necessárias, tais como a revisão do veículo, a seleção de um motorista habilitado e a solicitação de diárias.

CAPÍTULO III

DA GUARDA

Art.19 Os veículos serão recolhidos obrigatoriamente na sede da Autarquia Águas do Pantanal ou estacionamento oficial, ao final do expediente, exceto quanto expressamente autorizado pelo Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte, devidamente motivado e por tempo determinado.

Art.20 Em caso de viagem a serviço, as informações deverão ser registradas no formulário boletim diário de bordo abrangendo todo o período.

Art.21 O não recolhimento do veículo e a recusa do preenchimento do formulário de diário de bordo, constitui falta disciplinar por parte do condutor, ficando o mesmo sujeito às penalidades, garantido o contraditório e a ampla defesa.

Art.22 A entrada e a saída do veículo na sede da Entidade ou no estacionamento oficial deverá ser registrada na portaria de acesso, em documento especifico, destacando a data, hora, ordem de serviço, a quilometragem, o condutor e o destino.

CAPÍTULO IV

PROCEDIMENTOS PARA ABASTECIMENTOS DE VEÍCULOS

Art.23 Sempre que necessário ou assim que o tanque atingir o nível de um quarto de combustível, o condutor deverá solicitar a requisição de abastecimento junto ao Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte.

Parágrafo único. A requisição será emitida em duas vias, uma será entregue ao condutor e a outra será arquivada em pasta específica, para posterior conferência.

Art.24 Quando a contratação de abastecimento for efetuada através de pessoa jurídica especializada na prestação de serviço de gestão de abastecimento da frota, o condutor deverá dirigir-se até o posto credenciado, munido do cartão magnético do referido veículo e efetuar o abastecimento.

§ 1º Compete aoCoordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte providenciar o cadastramento do cartão magnético por veículo.

§ 2º O cartão será entregue ao condutor mediante termo de entrega/recebimento.

§ 3º Cada condutor terá sua senha pessoal e intransferível.

§ 4º O cartão magnético não poderá, em nenhuma hipótese, ser utilizado por outro veículo.

Art.25 Caberá ao condutor do veículo, apresentar o cartão magnético do veículo ao atendente do posto credenciado, para que antes de realizar o abastecimento, seja verificado a existência de saldo suficiente.

Art.26 Fica obrigado oCoordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte, ou a quem este delegar, a realização semanal da análise de mercado, afim de verificar periodicamente os postos credenciados que apresentam maior vantagem econômica e indicar aos servidores o estabelecimento para abastecimento.

§ 1º Em respeito ao princípio da impessoalidade e da transparência, a análise de mercadodeverá ser formalizada e mantida em arquivo físico ou digital, para prestação de contas mensais a Assessoria Administrativa e Financeira, bem como para realização de futuras auditorias pelos órgãos de controle.

§ 2º O controle do sistema de abastecimento de combustíveis será realizado através de uma interface eletrônica de acesso via internet, onde será acompanhado em tempo real todo o desempenho da frota no que diz respeito à utilização e gastos com combustíveis.

Art.27 O comprovante de abastecimento deverá conter a data, hora, placa do veículo, sua respetiva quilometragem e o nome do condutor.

Art.28 Ocorrendo qualquer problema no abastecimento, oCoordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte será expressamente notificado, e a correção deverá ser providenciada no prazo máximo de 2 dias úteis.

Parágrafo único. A Assessoria Administrativa e Financeira deverá ser informada mensalmente, via sistema de comunicação interna, sobre a ocorrência dos fatos.

CAPÍTULO V

PROCEDIMENTOS PARA MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS

Art.29 O Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte deverá elaborar e apresentar a Diretoria Executiva para aprovação, até final de fevereiro de cada exercício, um plano de manutenção preventiva de toda frota pertencentes a Autarquia Águas do Pantanal, serão adotados os seguintes procedimentos:

I - os veículos deverão passar por inspeção, onde será realizado um checklist para acompanhar os respectivos prazos de vencimento dos itens do veículo, e a necessidade de manutenção;

II - será elaborado um cronograma para realização da manutenção, conforme a urgência e necessidade;

III - todos os setores serão informados, de modo a organizar as demandas para que não haja prejuízo as atividades habituais da Entidade;

§ 1º O plano mencionado, bem como o cronograma de execução da manutenção, poderá sofrer alteração, desde que devidamente justificada e aprovada pela Diretoria Executiva.

§ 2ºAs manutenções corretivas necessárias, não contemplados no plano de manutenção preventiva, serão informados formalmente pelo condutor ao Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte, para os procedimentos administrativos de autorização pela Diretoria Executiva, cotação e execução dos serviços.

§ 3º Após análise sistemática, a depender do caso e das condições do veículo, levando em consideração a média de consumo de combustível, o custo das manutenções já realizadas, as manutenções preventivas necessárias e os padrões de rendimento do veículo, compete ao Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte propor, a diretoria executiva, sua substituição.

Art.30 Para a realização de qualquer serviço de manutenção será emitido uma ordem de serviço, devidamente autorizada pelo Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte.

Art.31Quando a contratação das manutenções for efetuada através de pessoa jurídica especializada na prestação de serviço de gestão de manutenção de frota, o Gerente de Manutenção de Equipamento ficará responsável pela entrega, acompanhamento do serviço e retirada do veículo na oficina credenciada.

§ 1º Na ordem de serviço será registrado a data de entrega do veículo, a placa, a quilometragem (km) registrada, o defeito apresentado, e será colhida a assinatura do responsável pelo estabelecimento.

§ 2º Após a prestação do serviço, o Gerente de Manutenção de Equipamento anotará a data de retirado veículo, a quilometragem (km), o reparo executado, as peças utilizadas e o tempo de garantia.

§ 3º O Gerente de Manutenção de Equipamento se certificará que o defeito inicialmente apresentado foi corrigido.

§ 4º Aspeçasdefeituosas serão recolhidas nas dependências da Autarquia para o descarte adequado.

Art.32 O Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte deverá efetuar mensalmente, o controle de desempenho e manutenção de veículos oficiais e apresentar, via sistema de comunicação, a Assessoria Administrativa e Financeira.

§ 1º Compete aoCoordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte certificar que os custos dos serviços estão compatíveis com o preço de mercado e as peças originais.

§ 2ºTodo processo de cotação de serviços e peçasserá formalizado e mantido em arquivo físico ou digital, para prestação de contas e futuras auditorias pelos órgãos de controle.

CAPÍTULO VI

PROCEDIMENTO EM CASO DE ACIDENTES COM VÉICULOS

Art.33 Dos acidentes com veículos:

I - os condutores de veículos ficam sujeitos à responsabilização, através de processo administrativo ou judicial, assegurado o direito ao contraditório e à ampla defesa, pelo ônus decorrente de acidentes em que, segundo as autoridades de trânsito e/ou policiais, forem considerados como os causadores.

II - cabe ao condutor, após a ocorrência de acidente, acionar a autoridade policial competente, comunicar ao Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte, e permanecer no local até a realização da perícia, sem risco pessoal.

III - quando o acidente resultar em danos ao erário ou a terceiros, caberá ao Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte adotar as providências com vistas à instauração de sindicância ou processo administrativo disciplinar, com o fito de apurar a responsabilidade do servidor.

IV - concluído pela responsabilidade (dolo ou culpa) do condutor, este responderá pelos danos causados, pelas avarias e quaisquer prejuízos resultantes do acidente e ressarcirá o erário.

V - quando a responsabilidade (dolo ou culpa) for de terceiro envolvido, o Coordenador de transporte encaminhará o processo à Assessoria Jurídica para buscar o devido ressarcimento dos prejuízos causados.

VI - é de responsabilidade do Coordenador de Frotas acionar, de imediato, a companhia seguradora e, quando aplicável, adotar as providências voltadas ao ressarcimento através do “seguro obrigatório” sobre veículos.

CAPÍTULO VII

PROCEDIMENTO EM CASO DE INFRAÇÕES DE TRÂNSITO DE VÉICULOS

Art.34 São procedimentos em caso de infrações de trânsito:

I - a inobservância a qualquer preceito da legislação de trânsito pelo servidor condutor, ou pessoa por ele designada, implica em responsabilidade pessoal, funcional, civil e penal do servidor responsável pelo veículo oficial, sujeitando os infratores às respectivas penalidades e medidas administrativas impostas, garantindo o direito de ampla defesa;

II - todos os Autos de infrações aplicados aos veículos da Autarquia Águas do Pantanal deverão ser encaminhados a Coordenadoria de Almoxarife, Patrimônio e Transporte;

III - ao Coordenador de Transporte, cabe a responsabilidade de comunicar e encaminhar o Auto de Infração ao condutor, no caso de servidor efetivo, ou à empresa à qual o condutor está vinculado, para que possa apresentar defesa prévia no prazo de 5 (cinco) dias;

IV - as multas de trânsito aplicadas a veículos públicos são de responsabilidade do condutor, e ainda, se razão da inadimplência do devedor e do princípio da continuidade do serviço público, a administração for compelida a pagá-la, deverá, em ato contínuo, mover ação de ressarcimento em desfavor do condutor, a fim de resguardar o erário;

V - após identificação do condutor, cabe Coordenadoria de Almoxarife, Patrimônio e Transporte, juntar a documentação e enviar ao DETRAN/MT, mediante protocolo, para que seja realizada a indicação e a consequente transferência de pontuação na CNH do condutor/infrator;

VI - a quitação da multa não exime o servidor de responder eventual sindicância ou processo administrativo disciplinar.

VII - oCoordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporteadotará rotina de verificação de multas através do sítio eletrônico do Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso-DETRAN/MT, independente do recebimento dos Autos de infrações.

TÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art.35 Os veículos da Autarquia Águas do Pantanal deverão ser utilizados exclusivamente em serviços da Entidade, mediante autorização do Coordenador de Almoxarife, Patrimônio e Transporte.

Art.36 Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto a Unidade de Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de checagem (visitas de rotinas) ou auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das unidades da estrutura organizacional.

Art.37 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Cáceres-MT, 26 de abril de 2024.