INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº. 01/2024 - versão 01

APROVAÇÃO EM: 06/09/2024

Unidade Responsável: Unidade de Controle Interno

Unidade Executora: Unidade de Controle Interno

ASSUNTO: Dispõe sobre os procedimentos administrativos de auditoria interna no Fundo Municipal de Previdência Social – Comodoro-Previ.

TÍTULO I

DO OBJETIVO

Art. 1º. Esta Instrução Normativa visa regulamentar o procedimento administrativo de auditoria interna do Comodoro-Previ, visando otimizar as tarefas, garantindo celeridade, controle dos atos e facilitando a clareza de todo o procedimento de auditoria interna.

TÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º. Esta Instrução Normativa abrange a Unidade de Controle Interno, bem como todas as Unidades da estrutura organizacional do Fundo Municipal de Previdência Social – Comodoro- Previ sujeitas às auditorias internas.

TÍTULO III

DOS CONCEITOS

Artigo 3º. Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I - Controle Interno: o conjunto coordenado de métodos e de práticas operacionais que deve ser implantado em todos os níveis hierárquicos, estruturado para enfrentar riscos e fornecer razoável segurança de que, na consecução das metas e dos objetivos do Poder, serão observadas as seguintes diretrizes: a) execução ordenada, ética, econômica, eficiente e transparente dos processos de trabalho; b) cumprimento das obrigações de accountability; c) cumprimento dos princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade, da eficiência, da razoabilidade e da finalidade, dos atos legais e infralegais e das melhores técnicas de gestão; d) preservação dos recursos públicos contra perda, mau uso e dano.

II - Sistema de Controle Interno (SCI): mecanismo de autocontrole do Fundo Municipal de Previdência Social exercido pelas pessoas e unidades administrativas de todos os níveis hierárquicos da estrutura administrativa, coordenado por uma unidade central, de tal forma que um processo, decisão ou tarefa não possa ser tomado por um setor sem que outro o acompanhe e/ou revise, desde que sem entraves aos processos de trabalho;

III - Unidade de Controle Interno (UCI): unidade da estrutura administrativa responsável pela coordenação, de forma conjunta e integrada, dos métodos e práticas operacionais de controle interno de cada uma das unidades administrativas de todos os níveis hierárquicos da estrutura administrativa do Comodoro-Previ;

IV - Unidade Executora do SCI: todas as unidades administrativas responsáveis pela aplicação dos métodos e práticas operacionais de controle interno nos processos de trabalho que lhes forem afetos;

V - Auditoria Interna: é a atividade independente e objetiva de avaliação e consultoria, criada para agregar valor e melhorar as operações de uma organização. Ela auxilia a organização a atingir seus objetivos a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada à avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança (IIA, 2017).

VI – Avaliação: consiste em um exame objetivo de evidências, com o propósito de fornecer à organização uma avaliação independente sobre os processos de governança, gerenciamento de riscos e controle. Os trabalhos de avaliação podem ser classificados em três tipos básicos, que podem ser realizados de forma isolada ou mediante a combinação entre eles: auditoria de conformidade ou compliance, operacional ou desempenho e financeira ou demonstrações contábeis.

VII- Auditoria de Conformidade ou compliance: com o objetivo de avaliar evidências para verificar se os atos e fatos da gestão obedecem às condições, às regras e aos regulamentos aplicáveis, identificadas como critérios;

VIII- Auditoria operacional ou desempenho: com o objetivo de avaliar a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade de organizações, programas, planos estratégicos e atividades governamentais, com a finalidade de promover o aperfeiçoamento da gestão pública, avaliar os resultados organizacionais e certificar o funcionamento dos controles internos, baseando-se em análises de risco.

IX - Financeira ou demonstrações contábeis: com o objetivo de averiguar, de acordo com normas específicas, a exatidão dos registros e das demonstrações contábeis no que se refere aos eventos que alteram o patrimônio e a representação do patrimônio do ente governamental, com a finalidade de aumentar o grau de confiança das informações por parte dos usuários.

X – Consultoria: caracteriza pelo desenvolvimento de atividade de aconselhamento, assessoria, treinamento e serviços relacionados, cuja natureza, prazo e escopo são acordados com o solicitante, devendo abordar assuntos estratégicos da gestão, e se destina a adicionar valor e aperfeiçoar processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos administrativos, sem que o auditor interno pratique nenhuma atividade que se configure como ato de gestão. Serviços de consultoria podem ser assessoramento, facilitação e treinamento.

XI – Assessoramento: têm como objetivo prover orientação e aconselhamento sobre os processos de governança, de gestão de riscos e de controles internos relativos a temas estratégicos da organização.

XII – Facilitação: representam atividades desenvolvidas pelos auditores internos com vistas a apoiar, a mediar ou a coordenar discussões relacionadas ao aperfeiçoamento dos processos de governança, de gestão de riscos e de controles internos da unidade ou do processo auditado.

XIII– Treinamento: consiste na realização de ações de capacitação dos gestores em temas de domínio dos controladores internos. Como as demais atividades de consultoria, os treinamentos são customizados à organização e visam ao aperfeiçoamento dos processos de governança, de gestão de riscos e de controles internos.

XIV - Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI): documento elaborado pela UCI que contempla as ações de auditoria interna que serão desenvolvidas no exercício seguinte;

XV - Solicitação de Auditoria: expediente padrão por meio do qual são ordinariamente requeridos documentos, informações e acessos físico e/ou digital;

XVI - Achado de Auditoria: todo elemento de convicção que permite avaliar e comprovar o atendimento aos critérios estabelecidos, constituindo- se em fonte de satisfação de auditoria necessária para o alcance da plenitude do objetivo do exame definido no ato de designação.

TÍTULO IV

DA BASE LEGAL E REGULAMENTAR

Artigo 4º. Esta normativa, que visa padronizar os procedimentos de auditoria interna no âmbito do Comodoro-Previ, encontra amparo na:

I. Constituição Federal – artigo 70;

II. Lei nº. 1.519/2014 – Reestrutura o Regime Próprio de Previdência Social do Município de Comodoro-MT;

III. Portaria MPS nº. 185/2015 – Manual do Pró-gestão RPPS;

IV. Lei Municipal nº. 1.774/2018 - Dispõe sobre a organização e a atuação do Sistema de Controle interno do Poder Executivo e do Fundo Municipal de Previdência Social - Comodoro-Previ, e dá outras providências;

V. Resoluções Normativas nºs. 32/2012 e 26/2014 do TCE-MT.

VI. Resolução Normativa nº. 24/2022 – TCE/MT – Aprova o Guia referencial de práticas profissionais aplicadas aos auditores e controladores internos do Estado de Mato Grosso.

TÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Artigo 5º. São responsabilidades da Unidade de Controle Interno (UCI):

I – cumprir as determinações desta Instrução Normativa quanto às condições e aos procedimentos a serem observados nas etapas de planejamento, execução, comunicação de resultados e monitoramento das atividades de auditoria interna;

II – elaborar o Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI);

III – avaliar a eficácia dos procedimentos de controle, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles, por meio de atividades de auditoria interna;

IV – executar os trabalhos de auditoria interna por meio de avaliação ou consultoria.

Artigo 6°. São responsabilidades do chefe da Unidade sujeita à auditoria:

I – atender às solicitações da UCI dando amplo acesso aos elementos de contabilidade e de administração, bem como assegurar condições para o eficiente desempenho do encargo;

II – atender no prazo e de forma completa às requisições e aos pedidos de informações apresentados durante a realização dos trabalhos de auditoria;

III – não sonegar, sob pretexto algum, o acesso à processo, informação, sistema informatizado ou documento ao servidor responsável pela auditoria.

TÍTULO VI

DO PROCEDIMENTO DE AUDITORIA INTERNA

Artigo 7º. As atividade de auditoria interna no âmbito do Comodoro-Previ serão desenvolvidas por meio de avaliação ou consultoria e executadas por servidor (es) da UCI.

Artigo 8º. Oprocedimento de auditoria interna será instaurado em sistema eletrônico, momento em que será descrito o tipo de avaliação ou consultoria.

§1º. A avaliação poder do tipo: conformidade ou compliance; operacional ou desempenho; e financeira ou demonstrações contábeis, podendo ser realizados de forma isolada ou mediante a combinação entre eles.

§2º. A consultoria pode ser por assessoramento, facilitação ou treinamento.

Artigo 9º. A auditoria interna deverá atender as etapas de planejamento, execução, comunicação de resultados e monitoramento.

Seção I

PLANEJAMENTO ANUAL

Artigo 10.A etapa de planejamento anual de auditoria interna é formalizada por meio do Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI).

Artigo 11. O PAAI deve prever as atividades de auditoria interna idealizadas para o exercício, tanto as de consultoria quanto as de avaliação, indicando os sistemas administrativos ou unidades a serem auditadas, o período de sua execução, o objetivo dos trabalhos, a metodologia e, quando houver, os custos estimados para a execução das auditorias.

§1º - Na seleção das áreas e dos processos a serem auditados serão considerados os aspectos de materialidade, relevância, vulnerabilidade, falhas, erros e outras deficiências, bem como as recomendações ou solicitações de órgãos de controle externo quando existentes.

Artigo 12. O PAAI será executado no período de janeiro a dezembro de acordo com programação da UCI.

Parágrafo Único. O cronograma de execução de trabalhos de auditoria não é fixo, podendo ser alterado, suprimido em parte ou ampliado em função de fatores externos ou internos que venham a prejudicar ou influenciar sua execução.

Artigo 13.O PAAI referente ao exercício seguinte deverá ser elaborado e encaminhado até o dia 20 de dezembro ao (a) Diretor (a) Executivo (a) para conhecimento e publicado no sítio eletrônico do Comodoro-Previ.

Parágrafo único. A elaboração do PAAI é de responsabilidade do dirigente/chefe da UCI.

Seção II

PLANEJAMENTO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA

Artigo 14. A fase de planejamento dos trabalhos de auditoria tem por objetivo prover adequado e suficiente entendimento do objeto da auditoria, dos seus objetivos, dos riscos a ele inerentes e da estrutura de controle posta em prática para mitigá-los, de forma a possibilitar a elaboração de questões de auditoria relevantes e a determinação de testes apropriados para respondê-las.

Artigo 15. O planejamento da auditoria deve considerar as seguintes atividades, que devem ser devidamente documentadas:

a) análise preliminar do objeto da auditoria;

b) definição do objetivo e do escopo do trabalho, considerando os principais riscos existentes e a adequação e suficiência dos mecanismos de controle estabelecidos;

c) elaboração do programa de trabalho;

d) alocação da equipe de auditoria, consideradas as necessidades do trabalho, e o tempo previsto para a realização dos exames;

e) designação do auditor responsável pela coordenação dos trabalhos.

Artigo 16. A UCI expedirá Ordem de Serviço para inícios dos trabalhos.

Artigo 17. O(a) servidor(a) da UCI deverá elaborar a análise preliminar do objeto de auditoria, que consiste na coleta e análise de informações relativas ao objeto da auditoria, de forma a proporcionar a formação de entendimento adequado e suficiente para posterior definição dos objetivos, do escopo, dos exames a serem realizados e dos recursos necessários para o trabalho.

Artigo 18. Constituem fontes de informação passíveis de serem consideradas na análise preliminar: documentos institucionais, relatórios de auditoria anteriores da área, recomendações de órgãos de controle pendentes de atendimento, recomendações da UCI pendentes de atendimento, entrevistas e reuniões, e relatórios de auditoria de outros órgãos, entre outros.

Artigo 19. Em continuidade, o servidor da UCI encaminhará memorando ao (à) Diretor (a) do RPPS comunicando sobre o procedimento de auditoria interna.

Artigo 20. Com base nos dados extraídos da análise preliminar do objeto, deverá ser elaborado a Matriz de Planejamento, que serve para selecionar áreas ou questões mais relevantes a auditar, dar foco ao trabalho de inspeção e ampliar a possibilidade de alcançar bons resultados na execução da auditoria.

Artigo 21. A Matriz de Planejamento é composta por questões de auditoria contendo os procedimentos a serem executados, as técnicas a serem aplicadas e as informações e documentos que serão coletados.

Artigo 22. Concluída a Matriz de Planejamento, elaborar-se o Programa de Auditoria prevendo os procedimentos necessários a responder os objetivos específicos da auditoria.

Artigo 23. Na auditoria de avaliação o Programa de Trabalho consiste em um documento descrevendo as questões de auditoria formuladas, os critérios adotados, as técnicas, a natureza e a extensão dos testes necessários para identificar, analisar, avaliar e documentar as informações durante a execução do trabalho de modo a permitir a emissão de opinião.

Artigo 24. Nos serviços de consultoria, o programa de trabalho pode variar na forma e no conteúdo de acordo com a natureza do trabalho.

Seção III

EXECUÇÃO DO TRABALHO DE AUDITORIA

Artigo 25. Inicialmente deverá ser realizada uma reunião preliminar com os dirigentes da unidade executora a fim de apresentar os objetivos da autoria e as principais informações sobre a sua execução.

Artigo 26. Durante a execução dos trabalhos, o (s) servidor (es) da UCI devem executar os testes definidos na matriz de planejamento e no programa de trabalho, com a finalidade de identificar informações suficientes, confiáveis, relevantes e úteis para responder as questões de auditoria.

Artigo 27. A UCI expedirá solicitação de auditoria ao Líder da unidade auditada ou sistema administrativo com a finalidade de obter esclarecimentos, documentos e informações.

Artigo 28.Para a execução dos trabalhos, a administração deve manter à disposição da UCI, no exercício de suas funções, livre acesso a todas as dependências da Unidade Auditada, assim como a seus servidores, informações, processos, bancos de dados e sistemas. Eventuais limitações de acesso devem ser comunicadas, de imediato e por escrito, à alta administração, com solicitação de adoção das providências necessárias à continuidade dos trabalhos de auditoria.

Artigo 29.Se necessário quando da realização de trabalhos de auditoria interna, a UCI poderá solicitar a colaboração técnica de outros servidores ou a contratação de terceiros, em áreas ou situações específicas de complexidade ou especialização.

Artigo 30. Concluída a coleta de dados, a UCI deverá analisar e avaliar as evidências coletadas com a aplicação apropriada de técnica e testes de auditoria a fim de verificar se são suficientes, relevantes, válidas e confiáveis para responder as questões de auditoria.

Artigo 31. A equipe da UCI deverá documentar em papéis de trabalho as análises realizadas e as evidências produzidas ou coletadas em decorrência dos exames. As evidências devem estar organizadas e referenciadas apropriadamente e constituir informações suficientes, confiáveis, fidedignas, relevantes e úteis, de modo a suportar as conclusões expressas na comunicação dos resultados dos trabalhos.

Artigo 32. Após, a UCI deverá elaborar a Matriz de Achados organizando os achados de auditoria encontrados e as informações coletadas acerca da resolução das questões de auditoria constantes no programa de trabalho e na Matriz de Planejamento.

Seção IV

COMUNICAÇÃO DOS TRABALHOS

Artigo 33.A UCI expedirá Relatório Preliminar de Auditoria comunicando os resultados da auditoria, que deverá ser elaborado contendo o objetivo, as questões de auditoria, a metodologia utilizada, os achados, as conclusões e as recomendações.

Artigo 34.Finalizado o Relatório Preliminar, será agendada reunião visando discutir os achados de auditoria, de forma a oportunizar a apresentação de esclarecimentos, avaliações ou informações adicionais.

Artigo 35. Após, o (a)Diretor(a) Executivo(a) do Comodoro-Previ terá o prazo de 15 (quinze) dias para manifestar sobre o Relatório Preliminar de Auditoria.

Artigo 36.Recebida a manifestação, a UCI emitirá o Relatório Final de Auditoria devendo analisar os documentos e informações apresentadas.

Artigo 37. O Relatório Final de Auditoria será encaminhado ao(a) ao Diretor Executivo do Comodoro-Previ para adoção das recomendações.

Artigo 38. Acomunicação final dos resultados dos trabalhos deve ser publicada na Internet, como instrumento de accountability da gestão pública, em cumprimento à Lei de Acesso à Informação e de observância ao princípio da publicidade consignado na Constituição Federal.

Seção V

MONITORAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES

Artigo 39. A UCI irá proceder ao monitoramento das ações corretivas adotadas pelo Comodoro-Previ ante as recomendações do Relatório Final de Auditoria, com objetivo de verificar as providências adotadas e aferir seus efetivos.

Artigo 40.Transcorrido o prazo de 30 (trinta) dias do envio do Relatório Final de Auditoria, a UCI expedirá ofício solicitando informações ao (a) Diretor (a) Executivo(a) acerca das ações adotadas.

Artigo 41.Recebida as informações, a UCI registrará o atendimento e os benefícios do trabalho de auditoria, podendo este ser da ordem financeira e não financeira.

Artigo 42. Não atendendo as recomendações, a UCI comunicará formalmente o encerramento do monitoramento por aceitação do risco pelo (a) Diretor(a) Executivo do Comodoro-Previ.

Parágrafo único. A aceitação do risco ocorre quando:

I - Há um decurso de 180 (cento e oitenta) dias sem implementação das ações;

II – O gestor assina documento de aceitação de risco para encerramento de monitoramento de recomendações não atendidas.

TÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 43.A inobservância desta Instrução Normativa constitui omissão de dever funcional e será punida na forma prevista em lei.

Artigo 44. Aplica-se, no que couberem aos instrumentos regulamentados por esta Instrução Normativa as demais legislações pertinentes.

Artigo 45. A UCI representará ao TCE-MT sobre as ilegalidades e irregularidades que evidenciem danos ou prejuízos ao erário não reparados integralmente pelas medidas administrativas.

Artigo 46. Os relatórios das auditorias realizados, subsidiarão, oportunamente, a emissão de parecer da UCI sobre as contas anuais de gestão prestadas pelo(a) Diretor(a) Executivo.

Artigo 47. A UCI deverá adotar procedimentos apropriados para manter a guarda de toda a documentação e relatórios de auditoria interna pelo prazo de 05 (cinco) anos, a partir do encerramento dos trabalhos.

Artigo 48. Compõem esta Instrução Normativa:

I – Anexo 01: Fluxograma de “Elaboração do Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI)”;

II – Anexo 02: Fluxograma de “Auditoria Interna”.

Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições contrárias.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Comodoro/MT – MT, 06 de setembro de 2024.

Gustavo André Rocha

Diretor Executivo

Juliana Postal Franquini Correa

Controladora Interna