DECRETO Nº 105, de 23 DE OUTUBRO DE 2024

Institui o Programa Governo Digital, no âmbito da Administração Pública do Município de Santa Rita do Trivelato.

Considerando as disposições da Lei Federal n.º 14.129, de 29 de março de 2021, que dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital e para o aumento da eficiência pública; e

Considerando a necessidade de institucionalizar a evolução digital na administração pública do Município de Santa Rita do Trivelato - MT, com o objetivo de prestar serviços públicos de qualidade, promovendo a eficiência administrativa, especialmente por meio da desburocratização, inovação, transformação digital, inclusão e participação cidadã, em consonância com a legislação federal e com os modelos adotados por diversos entes federados;

O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE SANTA RITA DO TRIVELATO, ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pelo art. 65, inciso VI, da Lei Orgânica Municipal, DECRETA:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Município de Santa Rita do Trivelato, o Programa Governo Digital (PGD), adotando os preceitos consubstanciados na Lei Federal nº 14.129, de 29 de março de 2021, a qual versa sobre os princípios, regras e instrumentos destinados à implementação do Governo Digital e ao incremento da eficiência pública, bem como nas disposições instituídas neste decreto municipal.

Art. 2° O Programa Governo Digital (PGD) do Município de Santa Rita do Trivelato tem como princípios e diretrizes norteadores:

I - a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e o acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental;

II - a desburocratização, a modernização, o fortalecimento e a simplificação da relação do poder público com a sociedade, mediante serviços digitais, acessíveis inclusive por dispositivos móveis;

III - a disponibilização em plataforma única do acesso às informações e aos serviços públicos, observadas as restrições legalmente previstas e sem prejuízo, quando indispensável, da prestação de caráter presencial;

IV - a possibilidade aos cidadãos, às pessoas jurídicas e aos outros entes públicos de demandar e de acessar serviços públicos por meio digital, sem necessidade de solicitação presencial;

V - a eficiência pública e a economicidade;

VI - a transparência na execução dos serviços públicos e o monitoramento da qualidade desses serviços;

VII - o uso da tecnologia para otimizar processos de trabalho da administração pública;

VIII - a atuação integrada entre os órgãos e as entidades envolvidos na prestação e no controle dos serviços públicos, com o compartilhamento de dados pessoais em ambiente seguro quando for indispensável para a prestação do serviço, nos termos da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), e, quando couber, com a transferência de sigilo, nos termos do art. 198 da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 (Código Tributário Nacional), e da Lei Complementar nº 105, de 10 de janeiro de 2001;

IX - a simplificação dos procedimentos de solicitação, oferta e acompanhamento dos serviços públicos, com foco na universalização do acesso e no autosserviço;

X - a eliminação de formalidades e de exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido;

XI - a vedação de exigência de prova de fato já comprovado pela apresentação de documento ou de informação válida;

XII - a proteção de dados pessoais, nos termos da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais);

XIII - a acessibilidade da pessoa com deficiência ou com mobilidade reduzida, nos termos da Lei nº 13.146, de 6 de julho de 2015 (Estatuto da Pessoa com Deficiência);

XIV - o estímulo a ações educativas para qualificação dos servidores públicos para o uso das tecnologias digitais e para a inclusão digital da população;

XV - o apoio técnico entre os entes federados para implantação e adoção de estratégias que visem à transformação digital da administração pública;

XVI - o estímulo ao uso das assinaturas eletrônicas nas interações e nas comunicações entre órgãos públicos e entre estes e os cidadãos;

XVII - o tratamento adequado a idosos, nos termos da Lei nº 10.741, de 1º de outubro de 2003 (Estatuto do Idoso);

XVIII - a adoção preferencial, no uso da internet e de suas aplicações, de tecnologias, de padrões e de formatos abertos e livres, conforme disposto no inciso V do caput do art. 24 e no art. 25 da Lei nº 12.965, de 23 de abril de 2014 (Marco Civil da Internet); e

XIX - a promoção do desenvolvimento tecnológico e da inovação no setor público.

Art. 3° A partir da data deste decreto, a utilização do ambiente digital de gestão documental será obrigatória nos órgãos da Administração Pública Municipal.

§ 1º O servidor que não tiver acesso ou não tiver recebido o treinamento deverá solicitá-los ao setor de Tecnologia da Informação da Prefeitura Municipal.

§ 2º O servidor que não estiver utilizando o ambiente digital de gestão documental deverá ser advertido por seu superior hierárquico.

§ 3º Em caso de reincidência, deverá ser instaurado Processo Administrativo Disciplinar.

Art. 4º Para os fins deste decreto, consideram-se:

I - assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;

II - assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo;

III - autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;

IV - captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;

V - documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

VI - documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;

VII - integridade: propriedade do documento completo e inalterado;

VIII - legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;

IX - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;

X - processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;

XI - processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.

Art. 5º São objetivos do Programa Governo Digital (PGD):

I - produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;

II - possibilitar maior eficácia e celeridade aos procedimentos e processos administrativos;

III - assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

IV - assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e dos procedimentos e processos eletrônicos no tempo.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art. 6º A gestão de documentos do Município de Santa Rita do Trivelato deve ser realizada exclusivamente por meio do memorando eletrônico, ofício eletrônico, protocolo eletrônico procedimento administrativo e processo administrativo.

§ 1º A finalidade do memorando eletrônico é formalizar a gestão de documentos internos, quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial:

I- solicitar execução de atividades;

II- solicitar compras;

III- agendar reuniões;

IV- solicitar informações;

V- encaminhar documentos;

VI- solicitar providências rotineiras;

VII- solicitar pareceres;

VIII- outros assuntos considerados de mero expediente.

§ 2º O ofício eletrônico, sobre qualquer assunto, expedido pelas autoridades dentro do sistema de gestão de documentos, será encaminhado a destinatários fora da administração municipal por correio eletrônico, ficando sob responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do documento.

§ 3º Os protocolos iniciados no âmbito do Município serão gerados pelo requerente de forma eletrônica ou presencial, na Secretaria competente ou na recepção da Prefeitura Municipal, mediante exposição de motivos e juntada dos documentos que os fundamentem.

§ 4° Procedimentos mais complexos, ou conforme determinado por lei, deverão ser autuados como procedimento administrativo ou processo administrativo.

§ 5º São considerados procedimentos administrativos aqueles que não apresentam caráter contencioso ou que não exigem contraditório nos atos a serem realizados.

§ 6º São considerados processos administrativos aqueles que, por determinação legal, devem ser formalizados dessa maneira ou que apresentam caráter contencioso, com a necessidade de contraditório nos atos a serem praticados.

Art. 7º Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, recebem obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passam a circular dentro dos setores competentes.

Parágrafo único. A responsabilidade pela guarda excessiva ou pelo descarte indevido dos documentos, sejam eletrônicos ou impressos, é da unidade emissora.

Art. 8º Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, exceto para:

I - para fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial;

II - quando a impressão do documento for exigida por lei;

III - quando for estritamente necessária e devidamente justificada.

Art. 9º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), e das demais normas vigentes.

Art. 10 A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e de assinaturas poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida de acordo com os padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, ou por outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizam identificação por meio de usuário e senha.

Art. 11 Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste decreto são considerados originais para todos os efeitos legais.

Art. 12 Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental deverão observar os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.

§ 1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao retorno da disponibilidade.

§ 3º Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivos em formato digital, disponibilizados pelo órgão da Administração Pública detentor do documento.

CAPÍTULO III

DAS CAIXAS DE MENSAGENS

Art. 13 O envio e recebimento dos documentos eletrônicos será feito exclusivamente pelo sistema adotado pelo Município.

Art. 14 O titular do órgão terá acesso a caixa de mensagens da unidade que dirige, por meio de login no sistema, sendo de sua responsabilidade:

I- manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;

II- delegar acesso a outros servidores públicos à caixa de mensagens da unidade;

III- efetuar log-off, sempre que se ausentar da unidade, a fim de evitar acesso indevido;

IV- comunicar ao setor de Tecnologia da Informação sobre a utilização indevida da caixa de e-mail da unidade.

V- zelar:

a) pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;

b) pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;

c) pela leitura dos documentos recebidos;

d) pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;

e) pela resposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor competente via documento eletrônico.

CAPÍTULO IV

DA DIGITALIZAÇÃO

Art. 15 O procedimento de digitalização observará as disposições da Lei federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, bem como os critérios técnicos definidos pela administração municipal, devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado.

§ 1º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública será acompanhada da conferência da integridade do documento.

§ 2º A conferência da integridade a que alude o § 1º deste artigo deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples.

§ 3º Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte:

I- os resultantes de original serão considerados cópia autenticada administrativamente;

II- os resultantes de cópia autenticada por serviços notariais e de registro serão considerados cópia autenticada administrativamente;

III- os resultantes de cópia simples serão assim considerados.

§ 4º O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado.

§ 5º Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não digital, este ficará sob guarda do órgão da Administração Pública, podendo ser eliminado após o cumprimento de prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública da de Santa Rita do Trivelato.

Art. 16 O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.

§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 14 e 15 deste decreto.

Art. 17 A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão da Administração Pública, procedimento para verificação.

Art. 18 Os órgãos da Administração Pública poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.

Art. 19 Em casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser realizados em meio físico, devendo ser digitalizados assim que o sistema for restabelecido.

Parágrafo único. Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no caput deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública da de Santa Rita do Trivelato.

Art. 20 À unidade de protocolo dos órgãos da Administração Pública caberá monitorar a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados.

CAPÍTULO V

DA EMPRESA CONTRATADA

Art. 21 À empresa contratada compete a responsabilidade pelo desenvolvimento, pela implementação, pelo processamento e pelo fornecimento do suporte tecnológico indispensável para a efetivação do Programa Governo Digital (PGD) do Município de Santa Rita do Trivelato. Além disso, deverá prestar orientação às áreas de tecnologia da informação dos órgãos da Administração Pública, visando à utilização e à manutenção adequada do ambiente digital de gestão documental.

CAPÍTULO VI

DAS ATRIBUIÇÕES DO SETOR DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Art. 22 Ao setor de Tecnologia da Informação, por meio do seu Corpo Técnico, caberá as seguintes atribuições:

I - promover estudos para a aplicação de tecnologias da informação às atividades de produção, gestão, preservação, segurança e acesso aos documentos e informações arquivísticas;

II - propor a edição de normas que se fizerem necessárias para o ambiente digital de gestão documental;

III - propor metodologia e orientar os órgãos e entidades da Administração Pública no processo de modelagem de documentos digitais e na definição de padrões de formato e conteúdo;

IV- propor e zelar pela observância das regras de negócio na parametrização e aprimoramento tecnológico de soluções;

V - apoiar as atividades e organizar o expediente da Comissão do Programa de Santa Rita do Trivelato Digital.

CAPÍTULO VII

DA COMISSÃO DO PROGRAMA DE SANTA RITA DO TRIVELATO DIGITAL

Art. 23 Fica instituída a Comissão do Programa de Santa Rita do Trivelato Digital com as seguintes atribuições:

I - propor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;

II - assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do ambiente digital de gestão documental;

III - controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;

IV - fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implantação e manutenção do Programa;

V - promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao Programa, em conformidade com a política municipal de arquivos e gestão documental;

VI - analisar propostas apresentadas por órgãos da Administração Pública, relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo;

VII - disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;

VIII - manifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas neste decreto, relativas ao ambiente digital de gestão documental.

Art. 24 A Comissão do Programa Governo Digital (PGD) do Município de Santa Rita do Trivelato será composta por representantes e seus respectivos suplentes, os quais serão designados pelo Chefe do Poder Executivo, na seguinte conformidade:

I - 3 (três) representantes do Gabinete do Prefeito;

II - 2 (dois) representantes do Setor de Tecnologia da informação;

III - 2 (dois) representante do Controle Interno ou da Ouvidoria Municipal.

IV - 2 (dois) representante da Procuradoria Jurídica do Município;

VI - 2 (dois) representantes das demais secretarias

§ 1º A Comissão do Programa de Santa Rita do Trivelato Digital poderá convidar especialistas de órgãos e entidades da Administração Pública para, sem prejuízo de suas atribuições na origem, contribuir no desenvolvimento de ações ou projetos específicos.

§ 2º A participação na Comissão do Programa Santa Rita do Trivelato Digital, mencionada neste artigo, poderá ser remunerada mediante previsão legal.

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos não abrangidos por este Decreto.

Art. 26 Compete a cada unidade administrativa orientar os usuários quanto à implementação da comunicação eletrônica no Município.

Art. 27 As despesas decorrentes da execução deste decreto correrão por conta das dotações orçamentárias próprias, suplementares se necessário.

Art. 28 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Prefeitura Municipal de Santa Rita do Trivelato, 29 de outubro de 2024.

EGON HOEPERS

Prefeito Municipal