DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD) NO ÂMBITO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE SANTO AFONSO E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

O PREFEITO MUNICIPAL DE SANTO AFONSO, no uso de suas atribuições legais conferidas pela Lei Orgânica do Município e em conformidade com o disposto na Lei Federal nº 8.159/1991, que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados,

CONSIDERANDO a necessidade de implementar ações voltadas à gestão documental, com a avaliação, organização e eliminação de documentos públicos, conforme os critérios técnicos estabelecidos de prazos de arquivamentos de documentos públicos;

CONSIDERANDO a importância de preservar documentos de valor histórico, probatório e informativo, bem como garantir o descarte correto dos que não possuem mais valor administrativo, fiscal ou legal,

RESOLVE:

Art. 1º Fica criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) no âmbito da Prefeitura Municipal de Santo Afonso, com a finalidade de gerir os processos de avaliação, seleção, preservação e eliminação de documentos públicos, nos termos da legislação Federal vigente.

Art. 2º A CPAD será composta pelos seguintes membros, designados pelo Prefeito Municipal, com a seguinte formação:

I - Representante da Secretaria de Administração (Presidente);

II - Representante do Controle Interno;

III - Representante da Procuradoria Jurídica;

IV – Representante do Setor Contábil;

V - Representante do Setor de Contratos e Licitação.

Parágrafo único: O Presidente da Comissão será responsável por coordenar os trabalhos e garantir a conformidade com as normas aplicáveis.

Art. 3º Compete à CPAD:

I - Avaliar os documentos públicos arquivados na Prefeitura Municipal, identificando aqueles com valor histórico, probatório ou informativo;

II - Elaborar e implementar a Tabela de Temporalidade Documental, com base nas diretrizes do Arquivo Nacional e legislação pertinente;

III - Propor a eliminação de documentos que já tenham cumprido seus prazos de guarda, conforme previsto na tabela de temporalidade aprovada;

IV - Registrar e documentar os processos de eliminação de documentos, garantindo a transparência e rastreabilidade;

V - Garantir que os documentos de valor permanente sejam preservados e devidamente transferidos ao Arquivo Público da Prefeitura Municipal.

VI – Autorizar a incineração de documentos públicos mediante parecer técnico que não apresente mais valor fiscal, jurídico, contábil, licitatório ou que se enquadre na Tabela de Temporalidade Documental.

Art. 4º A CPAD deverá observar as diretrizes e orientações técnicas do Arquivo Nacional assegurando o cumprimento da Lei Federal nº 8.159/1991 e demais normativas aplicáveis.

Art. 5º A CPAD reunir-se-á anualmente ao final de cada exercício ou, extraordinariamente, sempre que convocada pelo seu Presidente.

Art. 6º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

GABINETE DO PREFEITO MUNICIPAL DE SANTO AFONSO-MT, EM 10 DE DEZEMBRO DE 2024.

Registrado e Publicado na data supra, na forma da lei.

LUIS FERNANDO FERREIRA FALCÃO

CPF/MF 022.566.881-51 – RG 16049640 SSP/MT

PREFEITO MUNICIPAL

SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO