PROCURADORIA MUNICIPAL

PORTARIA N.º 01/2025

“Dispõe sobre a implantação do protocolo eletrônico no âmbito da Procuradoria Municipal de Nobres-MT e dá outras providências”.

O PROCURADOR MUNICIPAL DE NOBRES, no uso das atribuições que lhe confere a legislação vigente,

CONSIDERANDO a necessidade de modernização e eficiência na tramitação de documentos no âmbito da Procuradoria Municipal de Nobres-MT;

CONSIDERANDO que a adoção do protocolo eletrônico reduz a burocracia e facilita o acesso do cidadão aos serviços da Procuradoria, dispensando deslocamentos presenciais e promovendo maior comodidade e acessibilidade;

CONSIDERANDO que a digitalização do protocolo traz benefícios como maior segurança na tramitação documental, melhor organização administrativa e otimização do tempo de resposta aos requerimentos;

CONSIDERANDO a economia de recursos públicos com a redução do uso de papel, insumos de impressão e espaço físico para armazenamento de documentos físicos;

CONSIDERANDO que a implantação do protocolo eletrônico possibilita a rastreabilidade e transparência no fluxo documental, garantindo maior controle e eficiência na gestão pública;

CONSIDERANDO que a digitalização dos documentos permite maior proteção contra extravio, deterioração e danos físicos que podem comprometer a integridade dos processos administrativos;

RESOLVE:

Art. 1º. Fica instituído o protocolo eletrônico como meio exclusivo para a realização de protocolos e tramitação de documentos na Procuradoria Municipal de Nobres-MT.

Art. 2º. Todos os protocolos deverão ser realizados, exclusivamente, por meio do endereço eletrônico procuradorianobres@gmail.com, não sendo admitidos protocolos físicos diretamente na Procuradoria Municipal.

Art. 3º. No ato do protocolo eletrônico, o requerente deverá obrigatoriamente informar um endereço de e-mail válido, que será utilizado para o envio da resposta ao requerimento.

Art. 4º. Os processos físicos em tramitação que necessitem de encaminhamento à Procuradoria Municipal deverão ser previamente digitalizados pelos setores responsáveis e enviados ao e-mail mencionado no art. 2º.

Art. 5º. Caso qualquer pessoa realize protocolo físico no Setor de Protocolo do Município, caberá a este setor providenciar a imediata digitalização do documento e encaminhá-lo ao e-mail da Procuradoria Municipal, observando os seguintes requisitos:

I – O documento digitalizado deverá manter a integralidade e a legibilidade do documento físico original;

II – O documento digitalizado será acompanhado de informações básicas sobre o requerente, incluindo nome completo, CPF/CNPJ e telefone para contato, além do endereço eletrônico para recebimento da resposta;

III – Após a digitalização e envio do documento à Procuradoria, o Setor de Protocolo deverá entregar ao requerente um comprovante de recebimento e informação de que a tramitação ocorrerá exclusivamente por meio digital.

Art. 6º. Os documentos protocolados deverão observar os seguintes critérios técnicos:

I – Ser enviados no formato PDF, com tamanho máximo de 20MB por mensagem;

II – No caso de documentos múltiplos, recomenda-se o envio em um único arquivo PDF consolidado, garantindo a ordem dos documentos e facilitando a análise;

III – Caso o volume de arquivos ultrapasse o limite estabelecido, o requerente deverá fracionar o envio em mensagens separadas, identificando-as sequencialmente no campo "Assunto" do e-mail.

Art. 7º. O requerente será responsável pela veracidade e autenticidade dos documentos digitalizados e enviados à Procuradoria Municipal, sendo vedado o envio de arquivos alterados, ilegíveis ou incompletos.

Art. 8º. A Procuradoria Municipal poderá recusar documentos que não atendam aos requisitos estabelecidos nesta Portaria, devendo notificar o interessado para adequação dentro do prazo de cinco dias úteis.

Art. 9º. Ficam ressalvadas as seguintes situações excepcionais, nas quais o protocolo físico poderá ser admitido:

I – Quando houver indisponibilidade prolongada dos sistemas eletrônicos ou falha técnica que impeça o envio digital;

II – Quando se tratar de documentos que, por sua natureza ou exigência legal, não possam ser digitalizados sem prejuízo da validade jurídica;

III – Quando expressamente autorizado pelo Procurador Municipal, mediante justificativa formal.

Art. 10. O setor de tecnologia da informação do município deverá garantir a segurança, a integridade e a confidencialidade dos documentos eletrônicos encaminhados, zelando pelo armazenamento adequado e pela proteção contra acessos não autorizados.

Art. 11. A presente Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Nobres - MT, em 07 de fevereiro de 2025.

PAULO ROBERTO CAMPOS FILHO Procurador Municipal de Nobres-MT