SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA, MEIO AMBIENTE ASSUNTOS FUNDIÁRIOS

PORTARIA N.º 01/2025

“Dispõe sobre a implantação do protocolo eletrônico no âmbito do Departamento de Assuntos Fundiários de Nobres-MT e dá outras providências”.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE AGRICULTURA, MEIO AMBIENTE E ASSUNTOS FUNDIÁRIOS, no uso das atribuições que lhe confere a legislação vigente,

CONSIDERANDO a necessidade de modernização e eficiência na tramitação de documentos no âmbito dos Assuntos Fundiários de Nobres-MT;

CONSIDERANDO que a adoção do protocolo eletrônico reduz a burocracia e facilita o acesso do cidadão aos serviços do Departamento, dispensando deslocamentos presenciais e promovendo maior comodidade e acessibilidade;

CONSIDERANDO que a digitalização do protocolo traz benefícios como maior segurança na tramitação documental, melhor organização administrativa e otimização do tempo de resposta aos requerimentos;

CONSIDERANDO a economia de recursos públicos com a redução do uso de papel, insumos de impressão e espaço físico para armazenamento de documentos físicos;

CONSIDERANDO que a implantação do protocolo eletrônico possibilita a rastreabilidade e transparência no fluxo documental, garantindo maior controle e eficiência na gestão pública;

CONSIDERANDO que a digitalização dos documentos permite maior proteção contra extravio, deterioração e danos físicos que podem comprometer a integridade dos processos administrativos;

RESOLVE:

Art. 1º. Fica instituído o protocolo eletrônico como meio exclusivo para a realização de protocolos e tramitação de documentos no Departamento de Assuntos Fundiários-MT.

Art. 2º. Todos os protocolos deverão ser realizados, exclusivamente, por meio do endereço eletrônico pro.fundiariosnobres@gmail.com

PARAGRAFO ÚNICO: Serão admitidos protocolos físicos diretamente na Secretaria Municipal, apenas em situações excepcionais.

Art. 3º. No ato do protocolo eletrônico, o requerente deverá obrigatoriamente informar um endereço de e-mail válido, que será utilizado para o envio da resposta ao requerimento.

Art. 4º. O protocolo físico na Secretaria Municipal, só será possível através de requerimento e documentações necessárias, para que este setor providencie a imediata digitalização dos documentos, observando os seguintes requisitos:

I – O requerimento deverá ser preenchido e assinado pelo Titular ou por Procurador;

II – O recebimento do requerimento só será aceito se estiver com todas as documentações necessárias exigidas;

Art. 5º. Os documentos protocolados deverão observar os seguintes critérios técnicos:

I – Ser enviados no formato PDF, com tamanho máximo de 20MB por mensagem;

II – No caso de documentos múltiplos, recomenda-se o envio em um único arquivo PDF consolidado, garantindo a ordem dos documentos e facilitando a análise;

III – Caso o volume de arquivos ultrapasse o limite estabelecido, o requerente deverá fracionar o envio em mensagens separadas, identificando-as sequencialmente no campo "Assunto" do e-mail.

Art. 6º. O requerente será responsável pela veracidade e autenticidade dos documentos digitalizados e enviados à Secretaria Municipal, sendo vedado o envio de arquivos alterados, ilegíveis ou incompletos.

Art. 7º. A Secretaria Municipal poderá recusar documentos que não atendam aos requisitos estabelecidos nesta Portaria, devendo notificar o interessado para adequação dentro do prazo de cinco dias úteis.

Art. 8º. Ficam ressalvadas as seguintes situações excepcionais, nas quais o protocolo físico poderá ser admitido:

I – Quando houver indisponibilidade prolongada dos sistemas eletrônicos ou falha técnica que impeça o envio digital;

II – Quando se tratar de documentos que, por sua natureza ou exigência legal, não possam ser digitalizados sem prejuízo da validade jurídica;

III – Quando expressamente autorizado pelo Secretário Municipal, mediante justificativa formal.

Art. 9. O setor de tecnologia da informação do município deverá garantir a segurança, a integridade e a confidencialidade dos documentos eletrônicos encaminhados, zelando pelo armazenamento adequado e pela proteção contra acessos não autorizados.

Art. 10. A presente Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Nobres - MT, em 07 de fevereiro de 2025.

Jeovah Feliciano de Sousa

Secretário Municipal de Agricultura, Meio Ambiente

e Assuntos Fundiários