Certidão de Publicação

Certifico que o presente ato foi publicado nesta data por afixação no quadro de avisos da Prefeitura Municipal Colniza-MT, conforme autorização da Lei Municipal nº. 012/2001.

Colniza/MT, em 25 de abril de 2025.

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ELVIRA MUND DA COSTA

SEC. ADJUNTA DE ADMINISTRAÇÃO

ACESSO WEB

Possui?

1. Criptografia e Segurança HTTPS:

Todo o tráfego dos sistemas web deverá ocorrer obrigatoriamente via protocolo HTTPS com certificado SSL;

SIM

NÃO

2. Deve possibilitar o acesso web via subdomínio, utilizando o domínio da entidade, caso a mesma opte por esta escolha;

SIM

NÃO

PAINEL DE CONTROLE

Possui?

3. A tela de painel de controle deve fornecer um panorama geral dos processos já digitalizados, contendo:

a. Gráficos com informações quantitativas de processos gerados por mês com opção de filtros por exercício;

b. Painéis informativos claros com informações da quantidade de processos e quantidade de páginas digitalizadas.

SIM

NÃO

4. As informações contidas nessa tela deverão estar de acordo com o nível de permissão do usuário logado. Outra informação fundamental disponível:

a. Painel contendo os documentos cadastrados recentemente em forma de atalho, sendo possível acessar os respectivos documentos com um clique.

SIM

NÃO

DESCRIÇÕES TECNICAS GERAIS

Possui?

5. Deve possibilitar o uso de SGBD (Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados) não proprietário;

SIM

NÃO

6. A solução tecnológica deve armazenar os arquivos inseridos de forma que localmente separe por pastas, facilitando a manipulação dos arquivos. A separação mínima deverá primeiramente ser por ANO e TIPO DE ANEXO que o documento foi cadastrado;

SIM

NÃO

7. A solução deve possibilitar a digitalização com tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres);

SIM

NÃO

8. Quando selecionado a opção de anexar documentos por digitalização, a solução deve realizar as seguintes etapas:

a. Inicializar o software de digitalização do scanner que foi configurado na máquina do usuário;

b. Após o processo de digitalização dos documentos executados, os arquivos devem ser enviados localmente;

c. Receber as imagens e possibilitando a visualização do documento digitalizado após seu término, para que o usuário defina por adicioná-lo ou excluí-lo;

SIM

NÃO

9. Após adicionar o documento através da digitalização, a solução deve realizar o processo de OCR nos arquivos digitalizados, efetuando o processo de indexação em banco de dados, vinculando-os ao processo, para posteriormente ser possível sua consulta em todo o corpo do documento;

SIM

NÃO

10. Deverá possibilitar ao usuário contactar o suporte técnico através da solução tecnológica, com possibilidade de descrever em texto e adicionar arquivos;

SIM

NÃO

11. Deverá ter a funcionalidade de cadastro de manuais aos usuários, possibilitando o anexo de documentos no formato pdf para instruir demais usuários do sistema de forma centralizada;

SIM

NÃO

RESULTADO FINAL %

?????%

CADASTROS AUXILIARES

Possui?

1. O sistema deverá conter funcionalidades para cadastro de itens novos, conforme a necessidade diária de utilização do sistema e considerando as permissões dos usuários. Neste menu específico aparecerão listados todos os itens que serão objeto de cadastro. Os itens são:

SIM

NÃO

2. Assuntos

O software deverá possuir sessão onde serão gerenciados o cadastro de assuntos do sistema. Cada registro de assunto é composto pelos seguintes campos:

a. Ativo: Define se o assunto está ativo ou não no sistema.

b. Descrição: Descrição do assunto.

c. Prazo: Prazo padrão (dias corridos ou úteis).

d. Sigilo:Define o tipo de restrição do assunto, podendo ser sigiloso, sem restrição e anexos sigilosos.

SIM

NÃO

3. Na tela inicial dos assuntos, devem ser apresentados todos os assuntos cadastrados em forma de uma tabela, com opções de edição e exclusão destes registros. Bem como os botões de cadastro de um novo assunto e impressão da lista de assuntos.

SIM

NÃO

4. Interessados

O sistema deverá fornecer uma sessão onde será gerenciado o cadastro de interessados dos processos. Este cadastro pode ser feito para uma pessoa jurídica ou física e será composto pelos campos:

a. Nome: Nome do interessado.

b. E-mail: E-mail válido que receberá as notificações do sistema.

c. Telefone: Número de telefone fixo para contato com o interessado no formato (xx) xxxx-xxxx.

d. Celular:Número de telefone móvel para contato com o interessado no formato (xx) xxxxx-xxxx.

e. Tipo: Definirá se se a pessoa é do tipo física ou jurídica.

4.1. Campos específicos para Pessoa Física a. Data de Nascimento: Data de nascimento no formato dd/mm/aaaa.

b. CPF: Número de CPF.

c. RG: Número de registro geral.

d. Sexo: Gênero feminino ou masculino disponível em caixa de seleção.

e. Nacionalidade: País onde nasceu.

f. Estado Civil:Estado civil disponível em caixa de seleção dos tipos previamente cadastrados: solteiro(a), casado(a), separado(a), divorciado(a), viúvo(a).

4.2. Campos específicos para Pessoa Jurídica a. CNPJ: Número CNPJ da empresa.

b. IE:Número da inscrição estadual da empresa.

SIM

NÃO

5. Além dessas informações, para o cadastro de interessados também deve haver a opção de informar seu endereço completo, seguindo os seguintes campos:

a. CEP: Número do código postal. O sistema contém a opção de buscar o endereço automaticamente a partir do CEP informado. Este campo está no formato xxxxx-xxx.

b. Rua/Logradouro: Nome da rua/logradouro.

c. Número: Número da residência composto por 4 dígitos.

d. Bairro: Nome do bairro do endereço.

e. UF: Unidade federativa do endereço. O sistema fornece a lista de estados em uma caixa de seleção já cadastrados no banco de dados como informação padrão.

f. Cidade: Cidade do endereço. O sistema filtra as cidades quando o usuário selecionar a UF. A lista de cidade vem previamente cadastrada no banco de dados.

g. Complemento:Um campo texto onde é lançada qualquer informação adicional do endereço.

SIM

NÃO

6. Status de Processos

Por padrão, a solução deverá estar previamente cadastrada com status para os processos, sendo eles: “Em andamento (abertura)”, “Com pendência” e “Arquivado”. Porém permite cadastro de novos status à medida que for necessário. O sistema é capaz de vincular cores aos status, à escolha do usuário responsável.

SIM

NÃO

7. Tipos de Anexos

A ferramenta deve possuir uma seção onde permite o gerenciamento de cadastro dos tipos de documentos anexo de processos. Nesta tela será possível visualizar a lista de tipos de anexos já cadastrados com opção de editá-los e excluí-los e, também, criar um novo.

O cadastro é composto pelos seguintes campos:

a. Descrição: Campo texto que será informado o tipo de anexo.

b. Classificação: Campo onde será vinculado à tabela CONARQ.

c. Ativo: Campo para Ativar/Desativar o documento.

d. Alterar vencimento: Permite que, quando anexado a um processo, seja capaz de alterar o vencimento do processo.

SIM

NÃO

8. Setores

Para cadastro de um Setor, o software deverá disponibilizar uma tela com campos para nome, sigla, status (se está ou não ativo), e se pertence a outro setor (subsetor de outro setor).

Nesta mesma tela deverá ser possível, ainda:

a. permitir/bloquear o setor para tramitação (não estará disponível para trâmites);

b. arquivar automaticamente o processo, quando enviado para este setor;

c. permitir/bloquear interação com interessados externos, nos processos com esse setor.

8.1. Todos os setores já cadastrados estarão listados, com código, nome, descrição, sigla, status, além de ser possível, nesta fase, editá-los e excluí-los.

8.2. A disposição de seleção de setor em todo o sistema é feita em forma de “árvore” com opção de consulta/busca pelo nome do setor.

SIM

NÃO

9. Local, Tipo de Local e Subtipo de Local de Arquivamento

a. Para melhor organização dos arquivos físicos digitalizados, o sistema deverá oferecer uma forma de cadastrar os locais onde eles serão guardados, facilitando futura busca, conforme necessário.

b. O Local serve para indicar uma sala, escaninho, contêiner, etc, onde estarão dispostos os Tipos (armários, estantes, etc), que por sua vez receberão os Subtipos (caixas, envelopes, pastas, gavetas, etc). Para cadastrar Local de Arquivamento, Tipo e Subtipo, o sistema deve oferecer menus separados, cada um contendo campo para descrição (nome).

c. A listagem dos itens já cadastrados deve ser organizada por código, descrição/nome, data de cadastro, botões para editar e excluir registro, além de campo para pesquisar e caixa de seleção para escolher quantidade de itens por página.

SIM

NÃO

10. Avisos

Ainda no menu de cadastros, o sistema deve possibilitar a criação e disparo de comunicados diversos para todos os usuários.

10.1. Para criar um aviso, o sistema deve oferecer um campo para o título e outro para o texto, com editor de textos. Após criado o aviso, deverá ser possível editar, excluir e disparar. O aviso deverá ser recebido por todos os usuários em seu próximo login, a menos que o botão “disparar” seja clicado, hipótese em que os usuários receberão o aviso na próxima atualização de tela. Os usuários continuarão recebendo o aviso até que cliquem no botão indicado (lido/visto/entendi).

SIM

NÃO

GESTÃO DE PROCESSOS

Possui?

11. A gestão de processos deve destinar-se ao gerenciamento de criação e destinação de processo e documentos, conforme descrito a seguir:

SIM

NÃO

12. Criação

O cadastro do processo de digitalização deverá ocorrer em 3 (três) etapas:

SIM

NÃO

13. Etapa 1 - Dados do Processo

Nesta etapa, o software deverá apresentar os seguintes campos com informações do processo para preenchimento:

a. Origem: Define a origem: interna, externa, e-mail, telefone ou outros.

b. Sigilo: Define o tipo de restrição que poderá ser aplicada ao processo que está sendo criado. São eles:

- sem restrição: o processo e seus anexos poderão ser vistos por todos os usuários;

- sigiloso: o processo só poderá ser visto pelo usuário responsável. Para visualizá-lo, será necessário fazer uma nova autenticação no sistema;

- anexos sigilosos: o processo poderá ser visto por todos. Já os anexos só poderão ser visualizados pelo responsável do processo;

- sigilo público: o processo poderá ser visto por todos os usuários do sistema, impossibilitando a consulta pública (pesquisa externa).

c. Interessado: Pessoa jurídica ou física interessada do processo. É possível realizar cadastro de interessado sem sair da tela de cadastro do processo. Possui lupa para pesquisar e buscar interessado por código, nome e CPF/CNPJ.

d. Setor de Origem: Setor de onde o processo nasce. Caso o usuário de abertura só tenha acesso a um setor, o sistema já traz selecionado. É possível realizar cadastro de setor sem sair da tela de cadastro do processo. Possui lupa para pesquisar e buscar setor por código, órgão, unidade e nome do setor.

e. Assunto: O assunto no qual se refere o processo e que definirá seu prazo e andamento. É possível realizar cadastro de assunto sem sair da tela de cadastro do processo. Possui lupa para pesquisar e buscar assunto por código e nome do assunto.

f. Data: Data de abertura do processo.

g. Vencimento: Vencimento do processo.

h. Requerimento/Objeto: Descrição detalhado do processo.

i. Usuários permitidos: Permite que usuários que não estejam na rota de tramitação, ou que não tenha permissão, possam visualizar o processo.

j. Acessar apensos: Permite que usuários que tiverem acesso aos processos apensos, consigam visualizá-lo.

SIM

NÃO

14. Etapa 2 - Anexos

Nesta fase a ferramenta deverá possibilitar anexar os documentos ao processo por meio de digitalização ou buscar o anexo através de um diretório, sendo permitidos arquivos nas seguintes extensões: doc, docx, pdf, jpg, jpeg, gif, png, xls, xlsx, mp3, mp4 e dwg. Os campos de anexos são:

a. Tipo: É possível selecionar um tipo já cadastrado e também realizar cadastro de forma dinâmica, sem sair da tela de cadastro do processo.

b. Classificação: Campo onde poderá ser vinculado a tabela CONARQ de acordo com o documento.

c. Descrição: Descrição detalhada do documento.

d. Data: Data do documento.

e. Número: Número do documento, se houver. O sistema oferece a possibilidade de numeração automática, criada e gerenciada pelo próprio sistema.

f. Valor: ($) Valor documento inserido, caso tenha.

14.1. Além desses campos, nesta etapa:

• Deverá ser possível adicionar/cadastrar múltiplos documentos ao processo;

• Pode-se utilizar modelo de documento com campos configurados para preenchimento;

• O sistema realizara uma contagem automática das páginas do arquivo adicionado;

• Restringirá a visualização deste documento na pesquisa pública (externa).

SIM

NÃO

15. Etapa 3 - Encaminhar Processo

A tela de encaminhamento do processo deverá conter:

a. setor de origem;

b. campo para escolha do setor destino, sendo possível criar um setor de forma dinâmica, com as mesmas informações solicitadas no menu de cadastro, sem a necessidade de sair da tela de encaminhamento de processo;

c. usuário destino, que só obriga preenchimento caso o processo tenha sido configurado como sigiloso. Sendo o processo direcionado para um usuário, somente este poderá receber o processo.

SIM

NÃO

16. Pesquisa Avançada

Os processos/documentos devem ser facilmente encontrados, por meio de pesquisa detalhada, contendo os seguintes filtros:

- Exercício (ano);

- Origem: (interna, externa, e-mail, telefone, outros);

- Número do processo;

- Status;

- Assunto;

- Interessado;

- Setor de origem e setor atual;

- Responsável Abertura do processo;

- Responsável Atual;

- Data de/até (abertura, trâmite e arquivamento);

- ID (identificador de anexo);

- Número e exercício (ano) de anexo;

- Tipo de anexo;

- Valor R$ (de/até)

- Data (de/até);

- Data upload (de/até);

- Quantidade de páginas (de/até);

- Encerramento Fase Corrente (data de/até);

- Encerramento Fase Intermediária (data de/até);

- Destinação Final;

- Conteúdo no anexo (OCR).

SIM

NÃO

17. No resultado dessa pesquisa deverão aparecer os processos em formato de lista, contendo todos os dados mencionados acima, bem como deve ser possível visualizar o processo ou o documento, de acordo com as permissões de usuário.

SIM

NÃO

18. O sistema deve contar com a facilidade de encontrar textos dentro dos arquivos, desde que a digitalização tenha sido feita de forma pesquisável (importante verificar configuração de scanner).

SIM

NÃO

19. Processos Sigilosos/Confidenciais

O sistema deverá permitir (no cadastro do processo) que o usuário responsável pela criação defina se o processo será:

a. Sigiloso: o acesso ao processo será restrito. Somente usuários com permissão ao processo em cada fase poderão vê-lo. Além disso, para visualizar o processo, o sistema solicita que o usuário entre com sua senha novamente;

b. Anexos sigilosos: permitir que o processo seja visualizado, mas não os arquivos juntados a ele;

c. Sigilo público: neste caso, o processo não aparecerá na pesquisa externa, ou seja, totalmente restrito.

SIM

NÃO

20. Processo Digital

O sistema deverá contar com a visualização dos documentos em PDF, no formato de processo digital, o qual é composto por uma capa, pelo conteúdo dos documentos anexados em ordem cronológica e pelos formulários eletrônicos gerados (modelos de documentos).

SIM

NÃO

21. Arquivamento

O arquivamento de processos poderá ser feito de forma

automática (configuração do setor, o qual permitirá definir que os processos serão arquivados ao serem encaminhados para ele), e de forma manual (campo para o usuário informar a justificativa do arquivamento); e após arquivados, ficam disponíveis para consulta.

21.1. Deverá ser permitido ao usuário, de acordo com sua permissão, fazer o desarquivamento de um processo, mediante justificativa.

SIM

NÃO

22. O software deverá possuir tabela com todas as classificações de documentos estipuladas pela CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), com no mínimo as seguintes informações:

a. Código da classificação;

b. Descrição ou título;

c. Prazo de guarda, estipulando prazos nas fases corrente e intermediária;

d. Destinação final;

e. Observação sobre a classificação.

22.1. Além disso, deve permitir a busca destas informações e a exportação de arquivo nos formatos PDF ou XLS.

SIM

NÃO

GESTÃO DE USUÁRIOS

Possui?

23. Grupos de Usuários

O sistema deverá possuir controle de permissões por grupo de usuários. Para criar um grupo, o sistema deverá disponibilizar campo para preencher nome e caixas de seleção para configurar as ações dos usuários que pertencerão a este grupo. Deve conter no mínimo as seguintes opções:

a. Gerar relatório;

b. Tramitar;

c. Arquivar/desarquivar;

d. Cadastrar retroativo;

e. Permissão por módulo (incluir, editar, excluir).

23.1. Na listagem dos grupos cadastrados, poderão ser ordenados por código identificador, nome do grupo, quantidade de usuários do grupo, bem como editar e excluir o grupo.

SIM

NÃO

24. Novo usuário

Deverá possui no mínimo os seguintes campos:

a. Nome;

b. Cargo;

c. E-mail (com confirmação do e-mail);

d. Telefone;

e. Login;

24.1. Para maior segurança e confiabilidade, o sistema deverá enviar um e-mail para confirmação do cadastro, juntamente com uma senha temporária;

24.2. Na etapa de cadastro deverá ser possível gerenciar as permissões de cada usuário, perfil (contém três perfis previamente cadastrados, sendo eles:

a. Administrador;

b. Usuário comum;

c. Visitante– este permite apenas visualização;

24.3. Também deverá ser possível configurar:

a. Grupo e atribuição de setores, de acordo com suas funções específicas, cargo e setor, que o sistema traz em forma de múltipla escolha;

b. Possuir bloqueio de acesso, caso o usuário erre a senha por repetidas vezes seguidas, sendo possível ativá-lo a qualquer momento, na tela de cadastro, por um usuário administrador.

c. Os usuários já cadastrados deverão aparecer em formato de lista, podendo ser ordenados por nome, e-mail, grupo, status e último login no sistema;

d. Contém botões para editar e excluir cada usuário.

SIM

NÃO

25. Gerenciamento de conta

O sistema deverá possuir módulo para que o usuário gerencie sua própria conta, com possibilidade de edição de nome, cargo, e-mail e senha.

SIM

NÃO

AUDITORIA

Possui?

26. O sistema registra interações dos usuários com os processos cadastrados, sendo elas: criação do processo, atualização de informações do processo, recebimento do processo, inserção de documentos ao processo, visualização e arquivamento de processo. Cada registro de interação contém as seguintes informações:

a. Horário: data e hora que foi executada a ação;

b. Usuário: nome do usuário que executou a ação;

c. Protocolo: a ação que o usuário realizou no protocolo.

26.1. O sistema fornece uma área vinculada ao processo, na qual o usuário poderá visualizar o histórico de interações com o processo.

SIM

NÃO

RELATÓRIOS

Possui?

27. O software oferece Relatório facilitando o total controle pelo usuário. Os Relatórios são gerados em formato PDF, contendo, todos os campos (preenchidos os não) nos filtros. Assim sendo:

SIM

NÃO

28. Anexos por período

O sistema deve possuir relatório informando os registros de movimentação dos anexos dos processos no sistema.

28.1. Para gerar o relatório, os seguintes filtros deverão estar disponíveis:

a. Tipo de documento;

b. Período(de);

c. Período(até);

d. Usuários.

28.2. O resultado da pesquisa deverá ser mostrado de 3 (três) formas:

a. em tela em formato de gráfico pizza interativo, sendo possível retirar itens com um clique e baixar (imagem);

b. detalhado: indica número do processo em que se encontra o anexo, usuário que anexou, data do documento e data em que foi anexado no processo, tipo do anexo, descrição, número, quantidade de páginas, botão para abrir o arquivo e botão para abrir o processo; pode ser visualizado em tela e também ser gerado em .pdf e excel;

c. qualitativo: indica quantidade de arquivos e total de páginas por tipo de documento inserido nos processos, bem como total geral, que pode ser visualizado em tela e ser gerado em .pdf e excel.

SIM

NÃO

29. Arquivados

O sistema deverá contar com relatório dos processos eletronicamente arquivados, sendo possível o preenchimento dos seguintes filtros:

a. Data Arquivamento(de);

b. Data Arquivamento(até);

c. Responsável Arquivamento;

d. Setor atual;

e. Assunto;

f. Interessado;

29.1. Na mesma tela, logo abaixo apresenta uma relação trazendo “Origem”, “Número”, Exercício”, “Abertura”, “Assunto”, “Interessado”, “Setor Atual”, “Responsável”, “Data Trâmite”, “Vencimento” e “Data Arquivamento”.

29.2. O relatório deverá ser mostrado em tela e deverá possibilitar a alteração da visualização das colunas (retirar, reinserir) também deverá possibilitar sua exportação em .pdf e Excel.

29.3. As informações mínimas a serem mostradas são: origem, número e exercício, data de abertura, assunto, interessado, setor atual, responsável, data do trâmite, vencimento do processo e data do arquivamento.

29.4. Quando visualizado em tela, o sistema deverá permitir reordenamento das linhas de casa coluna (do menor ao maior, vice e versa).

SIM

NÃO

RESULTADO FINAL %

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