INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2025/CGM

Estabelece regras e diretrizes para gestão e fiscalização de contratos administrativos, no âmbito da Administração Pública Municipal de Juara-MT.

O Controle Interno do Município de Juara, no uso de suas atribuições que lhe confere a Lei Municipal nº 1.908, de 26 de dezembro de 2007;

Considerando a Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021 que, Lei de Licitações e Contratos Administrativos;

Considerando o Decreto Municipal nº 2014, de 28 de dezembro de 2023, que regulamenta a Lei Federal nº 14.133/2021;

Considerando a Lei Municipal nº 1.908, de 26 de dezembro de 2007 que, Dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Município de Juara-MT e dá outras providências;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

Art. 1ºEsta Instrução Normativa visa estabelecer os procedimentos gerais para o acompanhamento e controle da execução dos contratos no âmbito da Administração Pública Municipal, em conformidade com a Lei de Licitações nº 14.133/2021.

Parágrafo único. A gestão e fiscalização da execução contratual consiste em um conjunto de ações preventivas e contínuas, destinadas a garantir que os resultados esperados pela Administração sejam alcançados. Além disso, busca-se garantir que as obrigações previstas no instrumento convocatório, no contrato e nos critérios legais sejam cumpridas, oferecendo suporte à instrução processual das contratações.

CAPÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º Esta Instrução Normativa visa abranger todos Órgão, Unidades e Secretarias, no âmbito do Poder Executivo Municipal de Juara.

CAPÍTULO III

DOS CONCEITOS

Art. 3ºPara os fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I - As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual,envolvem um conjunto de ações realizadas de maneira preventiva e contínua. O objetivo é garantir que os resultados esperados pela Administração sejam cumpridos, verificando o cumprimento das obrigações descritas no edital e no contrato, atendendo às exigências legais e oferecer suporte à instrução processual das contratações.

II -Contrato Administrativo: É um acordo celebrado entre a Administração Municipal e Terceiros, que em virtude de lei, das cláusulas acordadas ou do tipo de objeto, a continuidade do vínculo e as condições estão sujeitas às modificações conforme as necessidades do interesse público, respeitados os direitos patrimoniais do contrato.

III - Objeto: É um requisito fundamental tanto do ato convocatório quanto do contrato. Deve incluir uma descrição detalhada do bem, da obra ou do serviço. A partir do objeto são definidas as demais condições licitatórias e contratuais. Trata-se do produto final ou resultado a ser atingido com o contrato, observadas todas as suas cláusulas e condições.

IV - Fiscalização do Contrato: É o processo de acompanhamento e monitoramento periódico e sistemático da execução do contrato, a ser desempenhado pelo Fiscal do Contrato. O objetivo é verificar a conformidade no cumprimento das obrigações contratuais, técnicas e administrativas em todos os seus aspectos, garantindo que o contrato seja cumprido conforme o previsto, como condição para a certificação das despesas e seu pagamento.

V - Fiscal de Contrato:  É o representante da Administração designado pela autoridade máxima do órgão ou entidade, ou conforme indicado pelas normas de organização administrativa, de acordo com os requisitos estabelecidos no art. 7º, para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, conforme o artigo 117 da Lei nº 14.133/2021.

Art.  4º As atividades de fiscalização podem se dividir em:

I -Fiscal Técnico: acompanha a execução do objeto com o objetivo de avaliar se a execução e a entrega do objeto estão nos moldes contratados, avalia a qualidade, quantidade, tempo e a forma de execução do contrato firmado entre a administração pública municipal e particulares e com as atribuições e responsabilidades previstas no Art. 23 do Decreto nº 2014/2023, conforme critérios estipulados no Edital, nos termos do inciso XIII do artigo 3º do Decreto nº 2014/2023.

II - Fiscal Administrativo: auxilia o Gestor de Contratos em funções administrativas que englobam aspectos burocráticos da gestão do contrato, a exemplo, conferência de documentos previdenciários, fiscais e trabalhistas, formalização de aditamento contratual quando necessário, entre outros, previstas no Art. 23 do Decreto nº 2014/2023, conforme critérios estipulados no Edital, nos termos do inciso XII do artigo 3º do Decreto nº2014/2023.

III - Fiscal Setorial: acompanha a execução do objeto quando ocorre concomitantemente em setores ou unidades distintas, previstas no Art. 23 do Decreto nº2014/2023, conforme critérios estabelecidos no Edital, nos termos do inciso XIV do artigo 3º do Decreto nº2014/2023.

IV - Gestor do Contrato: é responsável pela coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial bem como dos atos necessários à formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam a prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros, previstas no Art. 23 do Decreto nº 2014/2023, conforme critérios estipulados no Edital, nos termos do inciso XV do artigo 3º do Decreto nº 2014/2023.

V - As funções do Gestor e do Fiscal do contrato são distintas, mesmo que ambos estejam sujeitos às mesmas normas legais. Portanto, é importante diferenciá-los simplificadamente, pode-se afirmar que:

a) gerir significa garantir que a assinatura do contrato seja realizada de maneira econômica e que atenda às necessidades de planejamento da Administração;

b) fiscalizar significa verificar se a execução do objeto do contrato está sendo realizada de acordo com especificação predeterminada nos instrumentos convocatórios.

VI - Relatório: é o documento elaborado pelo Fiscal do Contrato conforme livros de registros.

VII - Termo de Recebimento Provisório: Documento assinado pela representante da Contratante em até 15 (quinze) dias corridos da comunicação escrita do contratado, que formaliza a entrega em caráter provisório da obra ou material.

VIII - Termo de Recebimento Definitivo: Termo enunciado que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais e o recebe em definitivo.

IX -  Compra: aquisição remunerada de bens para fornecimento em uma única entrega ou de forma parcelada, sendo considerada imediata aquela com prazo de entrega de até 30 (trinta) dias da ordem de fornecimento, conforme estabelecido no art. 6º, inciso X, da Lei Federal nº 14.133/2021.

X - Serviço: atividade ou conjunto de atividades destinadas a obter determinada utilidade, intelectual ou material, de interesse da Administração, conforme estabelecido no art. 6º, inciso XI, da Lei Federal nº 14.133/2021.

XI -  Obra: toda atividade estabelecida, por força de lei, como privativa das profissões de arquiteto e engenheiro que implica intervenção no meio ambiente por meio de um conjunto harmônico de ações que, agregadas, formam um todo que inova o espaço físico da natureza ou acarreta alteração substancial das características originais de bem imóvel, conforme estabelecido no art. 6º, inciso XII, da Lei Federal nº 14.133/2021.

XII -  Projeto Básico: conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para definir e dimensionar a obra ou o serviço, ou o complexo de obras ou de serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegure a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução, estabelecida  no art. 6º, inciso XXV, alínea “a” a “f”, da Lei Federal nº 14.133/2021.

XIII -  Projeto Executivo: projeto executivo: conjunto de elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, com o detalhamento das soluções previstas no projeto básico, a identificação de serviços, de materiais e de equipamentos a serem incorporados à obra, bem como suas especificações técnicas, de acordo com as normas técnicas pertinentes, estabelecido no art. 6º, inciso XXVI, da Lei Federal nº 14.133/2021.

XIV - Termo de Referência–TR: Documento necessário para a contratação de bens e serviços estabelecido no art. 6º, inciso XXIII, alínea “a” a “j”, da Lei Federal nº 14.133/2021.

XV - Vigência do Contrato: Período compreendido entre a data estabelecida para o início da execução contratual, que pode coincidir com a data da assinatura, e seu término, em conformidade com a Lei Nº14.133/2021.

XVI - Adimplemento do Contrato: Cumprimento de todas as obrigações ajustadas pelas partes contratantes. Refere-se às obrigações de que todas as partes envolvidas em um contrato devem cumprir com todas as responsabilidades e compromissos que foram acordados no momento da contratação. Em outras palavras, cada parte deve cumprir suas obrigações conforme previsto no contrato, sem deixar de atender a nenhum dos termos acordados.

XVII -Inexecução ou Inadimplência do Contrato: Descumprimento total ou parcial de suas cláusulas e condições ajustadas, devido à ação ou omissão de qualquer das partes contratantes. Refere-se a situações em que uma das partes de um contrato não cumpre total ou parcialmente as obrigações previstas no acordo, seja por ação ou omissão.

XVIII - Rescisão Contratual: Encerramento, cancelamento, extinção ou cessação da eficácia do contrato antes do encerramento de seu prazo de vigência. Refere-se a situações em que um contrato deixa de ser válido ou aplicável antes do término do período originalmente previsto para sua vigência.

XIX Glosa ou retificação: É a eventual observação nas notas/faturas fiscais quanto ao cancelamento, parcial ou total, de parcelas ou valores, por ilegais ou indevidos.

XX - Contratado: Denominação dada a terceiro que venha celebrar contrato com a Administração Pública, seja através de procedimento licitatório ou contratação direta.

XXI - Contratante: Refere-se a denominação dada ao órgão ou entidade da Administração Pública, direta ou indireta.

XXII - Preposto: Representante da Contratada na execução do contrato, sem que exista a pessoalidade e a subordinação direta.

XXIII - Dotação Orçamentária: Limite de crédito consignado na lei de orçamento ou crédito adicional, para atender determinada despesa. Refere-se a um conceito específico dentro da gestão orçamentária e financeira pública.

XXIV - Matriz de riscos: cláusula contratual definidora de riscos e de responsabilidades entre as partes e caracterizadora do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato, em termos de ônus financeiro decorrente de eventos supervenientes à contratação, estabelecido no (art. 6º, inciso XXVII, da Lei Federal nº 14.133/2021).

CAPÍTULO IV

DA BASE LEGAL

Art. 5ºOs procedimentos de gestão e fiscalização de contratos são regulamentados pelas seguintes normas:

I - Constituição Federal de 1988;

II - Decreto Municipal nº 2.014 de 28 de dezembro de 2023;

III -  Lei de Licitações e Contratos Administrativo nº14.133/2021;

IV - Lei Complementar nº 101/00, Lei de Responsabilidade Fiscal;

V - Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964;

VI - Lei Complementar nº 123/2006, referentes aos benefícios as Microempresas;

VII - Lei Municipal nº 3.144 de 30 de outubro de 2023;

VIII - Lei Federal nº 8.212/91;

IX -  Instrução Normativa RFB nº1845/2018;

X - Instrução Normativa RFB Nº 2.061/2021;

XI - Decreto Municipal nº 2.013 de 28 de dezembro de 2023;

XII -Instrução Normativa nº 2.145/2023;

XIII -Lei Complementar nº 086 de 25/04/2011;

XIV -Instrução Normativa RFB. 2.110/2022;

XV - Decreto Municipal nº 1.944, de 18 de julho de 2023;

XVI - Lei nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados.

CAPÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 6° Ao Setor de Licitação e Contrato, compete:

I - Observar as exigências da Lei nº 14.133/2021, quanto à elaboração de contratos;

II - Publicar o extrato do contrato na imprensa oficial;

III - Exigir a comprovação por parte do contratado acerca do adimplemento das obrigações previdenciárias pertinentes ao objeto contratado.

Art. 7ºA autoridade competente do órgão ou entidade contratante deverá designar o gestor e um ou mais fiscais para cada contrato, bem como seus substitutos, observando-se os requisitos estabelecidos pelo art. 7º da Lei Federal nº 14.133, de 2021.

Art. 8º São atribuições do Fiscal de Contrato:

I - Ter conhecimento do termo de contrato e/ou edital, assim como os anexos, e anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas a sua execução, conforme estabelecido na lei;

II - Informar aos seus superiores, em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes, a situação que demandar decisão ou providência que ultrapasse sua competência;

III -Será auxiliado pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno da Administração, que deverão dirimir dúvidas e subsidiá-lo com informações relevantes para prevenir riscos na execução contratual;

IV - Relatar, por escrito, ao Gestor do Contrato, a inobservância de cláusulas contratuais ou quaisquer ocorrências que possam trazer dificuldades, atrasos, defeitos e prejuízos à execução da avença, em especial os que ensejarem a aplicação de penalidades, e, quando instado pela Administração, emitir pareceres acerca desses incidentes;

V - Subsidiar o Gestor do Contrato, por escrito, com vistas a advertir e multar a contratada em caso de ocorrência de eventuais imperfeições no curso de execução dos serviços;

VI - Em caso de descumprimento total ou parcial do objeto do Contrato, notificar a contratada, não havendo êxito informar ao Gestor de Contrato, para adoção das providências cabíveis quanto à abertura de processo de sancionador;

VII - Comunicar ao Gestor de Contrato, apresentando as devidas justificativas, a eventual necessidade de acréscimos ou supressões de serviços, materiais ou equipamentos, identificadas no curso das atividades de fiscalização;

VIII - Submeter as decisões e providências que extrapolem sua competência ao Gestor de Contrato;

IX - Fiscalizar se a contratada respeita as normas pertinentes à segurança do trabalho, as normas previdenciárias, trabalhistas e fiscais e as normas pertinentes à vigilância sanitária;

X - Fiscalizar se a contratada respeita as normas pertinentes às boas práticas de sustentabilidade ambiental;

XI - Fiscalizar nos casos em que for indispensável à saúde dos usuários dos serviços e/ou bens, se a contratada respeita;

XII - Fiscalizar para que não ocorra a subcontratação ou cessão contratual em desacordo com o contrato ou fora das hipóteses admitidas em lei;

XIII - Analisar e conferir notas fiscais, faturas ou documentos equivalentes bem como formalizar o atesto da prestação do serviço ou recebimento dos bens, podendo assim proceder, independente da nomeação, se Fiscal Técnico, Administrativo ou Setorial;

XIV - Se houver a necessidade de suspensão dos serviços, o Fiscal deverá comunicar ao Gestor, que, por sua vez, deverá notificar a Contratada, emitindo a Ordem de Suspensão de Serviços ou documento equivalente;

XV - Acompanhar o cumprimento do cronograma de execução e dos prazos previstos no ajuste alertando o Gestor do Contrato quando da proximidade de término do contrato para a adoção dos procedimentos cabíveis;

XVI - Elaborar relatório periódico de acompanhamento mensal, para fins de comprovação da execução do objeto e enviar em tempo hábil ao gestor de contratos, para posterior pagamento. O relatório de acompanhamento é requisito indispensável para o pagamento.

Art. 9º São atribuições Específicas do Fiscal Técnico:

I - Prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato, subsidiando-o de informações pertinentes às suas competências;

II - Anotar no histórico de gerenciamento do contrato todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, determinando o que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados;

III - Oficializar ao Setor de Licitação e Contratos quando necessário emitir notificações para a correção de rotinas ou de qualquer inexatidão ou irregularidade constatada em desacordo com a execução do contrato, determinando prazo para a correção;

IV - Informar ao gestor do contrato, em tempo hábil, a situação que demandar decisão ou adoção de medidas que ultrapassem sua competência, para que adote as medidas necessárias e saneadoras, se for o caso;

V - Fiscalizar a execução do contrato, para que sejam cumpridas todas as condições estabelecidas no contrato, de modo a assegurar os melhores resultados para a Administração, conferindo as notas fiscais e as documentações exigidas para o pagamento, e após o ateste, encaminhar ao gestor de contrato, para ratificação;

VI - Elaborar relatório periódico de acompanhamento mensal, para fins de comprovação da execução do objeto e enviar em tempo hábil ao gestor de contratos, para posterior pagamento. O relatório de acompanhamento é requisito indispensável para o pagamento;

VII - Verificar se o fornecimento de materiais, prestação de serviços e execução de obras se desenvolvem de acordo com o Contrato / Nota de Empenho, prazos, projetos, especificações, valores, condições da proposta da empresa, etc.;

VIII - Registrar no "LIVRO DE REGISTROS" ou outro, todos os acontecimentos relacionados com a execução do contrato, inclusive as soluções dadas às consultas formuladas pelo contratado;

IX - Esclarecer incoerências, falhas e omissões eventualmente constatadas no projeto básico ou executivo do processo licitatório que deu origem ao contrato sob sua responsabilidade.

Art. 10. São atribuições Específicas do Fiscal Administrativo:

I -Prestar suporte técnico e operacional ao gestor do contrato, abrangendo o controle de prazos, monitoramento de empenhos e pagamentos, formalização de alterações contratuais e termos aditivos, além de acompanhamento das garantias e gestão de glosas;

II - Examinar a regularidade no recolhimento das contribuições fiscal, trabalhista e previdenciária;

III - Agir tempestivamente na solução de eventuais problemas de descumprimento das obrigações contratuais, reportando ao gestor do contrato para providências cabíveis, quando ultrapassar a sua competência;

IV -Verificar os documentos analisado pelo Fiscal Setorial e check-list de conferência mensal, das Notas Fiscais relativas a prestação de serviços;

V - Pronunciar-se com antecedência sobre a renovação do contrato, quando permitida, apresentando as justificativas necessárias para apoiar a decisão da autoridade competente. Se a renovação não for viável, encaminhar um expediente ao Chefe do Poder Executivo com as informações necessárias para iniciar um novo procedimento licitatório;

VI - Elaborar relatório periódico de acompanhamento mensal, para fins de comprovação da execução do objeto e enviar em tempo hábil ao gestor de contratos, para posterior pagamento. O relatório de acompanhamento é requisito indispensável para o pagamento.

Art. 11. São atribuições Específicas do Fiscal Setorial:

I - Acompanhar a execução do objeto do contrato quando ela ocorrer simultaneamente em diferentes setores ou unidades;

II - Realizar avaliação mensal dos serviços prestados, emitindo relatórios e atribuindo-lhe nota quando for o caso;

III - Acompanhar e anotar em registro próprio os dias trabalhados e não trabalhados dos funcionários terceirizados, de modo a apurar a importância a ser paga a Contratada;

IV - Atestar Planilha de Custo contendo dados individuais de cada terceirizado, para fins de pagamento;

V - Manter controle atualizado dos saldos de empenhos e dos pagamentos efetuados, evitando a realização de serviço ou fornecimento sem prévio empenho;

VI - Certificar-se de que os empregados terceirizados desempenham atividades condizentes com as atribuições previstas em contrato, apontando eventuais casos de desvio de função;

VII - Fiscalizar o cumprimento das normas de segurança para proteger a integridade física dos trabalhadores, com ênfase no uso de equipamentos de proteção individual;

VIII - Elaborar relatório periódico de acompanhamento mensal, para fins de comprovação da execução do objeto e enviar em tempo hábil ao gestor de contratos, para posterior pagamento. O relatório de acompanhamento é requisito indispensável para o pagamento.

Art. 12. São atribuições dos gestores de contratos:

I - Acompanhar as atividades dos fiscais técnico, administrativo e setorial, esclarecendo dúvidas e oferecendo suporte para o desempenho adequado de suas funções;

II - Realizar reuniões quando considerar necessário corrigir procedimentos de acompanhamento e fiscalização dos serviços prestados;

III - Prestar esclarecimento das obrigações contratuais e traçar as metas de controle, fiscalização e acompanhamento do contrato, ao representante da empresa contratada e da contratante;

IV - Monitorar os registros realizados pelos fiscais do contrato ou dos terceiros contratados, de todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato e as medidas adotadas, informando, se for o caso, à autoridade superior aquelas que ultrapassarem a sua competência;

V - Coordenar a atualização do processo de acompanhamento e fiscalização do contrato e encaminhar todos os registros formais da execução no histórico de gerenciamento do contrato, a exemplo da ordem de serviço, do registro de ocorrências, das alterações e das prorrogações contratuais ao Departamento de Contabilidade para o devido arquivamento;

VI - Solicitar a reparação, correção, remoção, reconstrução ou substituição, a expensas do contratado, no total ou em parte, do objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes de sua execução ou de materiais nela empregados, no qual serão arcados todos os custos pela contratada;

VII - Prover a autoridade superior de documentos e informações necessários à celebração de termo aditivo, objetivando as alterações do contrato previstas em lei, inclusive para prorrogação do prazo do instrumento contratual, neste último caso, após verificação da vantajosidade da prorrogação, bem como da manifestação do fiscal do contrato sobre a qualidade dos bens entregues e/ou serviços prestados;

VIII - Solicitar ao Departamento de Licitações e Contratos, quando necessário, a formalização da celebração de aditivos, prorrogações, reajustes ou rescisões contratuais;

IX - Avaliar e se manifestar sobre os pedidos de reequilíbrio econômico-financeiro, repactuação e reajuste do contrato a serem decididos pela autoridade competente;

X - Quando solicitado, emitir Notificações as Contratadas da Administração, decorrentes de eventuais descumprimentos contratuais;

XI - Possuir guarda de todos os registros formais da execução no histórico de gerenciamento do contrato, tais como, contrato devidamente assinado, ordem de serviço, registro de ocorrências, das alterações e das prorrogações contratuais, notificações, entre outros.

Art. 13. Da responsabilidade da Unidade de Controle Interno:

I -Elaborar manuais, instruções e modelos de controle de execução contratual para facilitar a execução das funções de gestão e fiscalização contratual, que poderão ser definidos como de observância obrigatória, por meio de ato normativo próprio, conforme disposto no artigo 20 do Decreto nº2.014/2023;

II - Prestar o apoio técnico na fase de atualizações das instruções normativas, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle;

III - Avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas instruções normativas para aprimoramento dos controles;

Art. 14. São responsabilidades do Secretário Municipal:

I -Designar o Gestor e o Fiscal do Contrato;

II - Analisar os relatórios de acompanhamento da execução dos contratos;

III - Aplicar as penalidades quando for pertinente;

IV -Assinar parecer juntamente com o Gestor e o fiscal de contratos.

Art. 15. São responsabilidade do Executivo Municipal:

I - Definir e determinar a aplicação de penalidades.

II -Determinar a convocação do segundo colocado na licitação, quando necessário;

III - Assinar os atestados.

CAPÍTULO VI

DOS OBJETIVOS

Art. 16. Como dever ser o objetivo do contrato:

I - Criar e implementar normas claras e procedimentos sistemáticos para gerenciar e verificar a fiel execução dos contratos;

II - Garantir que as atividades realizadas por terceiros sejam claras em termos de expectativas e requisitos, e que sejam executadas conforme as normas estabelecidas;

III - Agilizar as informações, de forma a tornar mais eficiente e eficaz a aquisição e/ou prestação de serviços;

IV - Assegurar que a fiscalização e a execução de contratos relacionados à aquisição de bens e serviços atendam às expectativas e necessidades definidas no contrato.

CAPÍTULO VII

DOS PROCEDIMENTOS

Art. 17.O acompanhamento e controle da execução dos contratos, realizados pelo Gestor e Fiscal do Contrato, tem por finalidade a verificação do cumprimento das cláusulas e condições pactuadas no instrumento contratual.

I - As unidades solicitantes indicarão no Termo de Referência o responsável pela Gestão e fiscalização do contrato;

II - Quando se tratar de contratação de serviços comuns, o indicado deve ser servidor, preferencialmente de provimento efetivo, e que detenha conhecimento técnico acerca do objeto do contrato;

III - Quando se tratar de contrato de serviços e obras de engenharia, o responsável designado pela fiscalização deverá ser um engenheiro ou arquiteto;

IV - Sendo considerado complexo o objeto do contrato, deverá ser indicado servidor especializado ou comissão para avaliação da sua adequação às exigências contratuais, o qual será responsável pela sua aceitação;

V - Contrato é definido como qualquer acordo celebrado entre órgãos ou entidades da Administração Pública que estabeleça claramente as condições para sua execução, por meio de cláusulas que detalhem os direitos, obrigações e responsabilidades das partes envolvidas;

VI -Todo contrato deverá mencionar os nomes das partes (empresa e Município com endereço e CNPJ) e o(s) do(s) seu(s) representante(s) (CPF, CI, estado civil, nacionalidade, profissão, sendo que os dados pessoais devem estar em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados);

a)  a finalidade;

b)   forma de fornecimento;

c)   o valor e as condições de pagamento, período e índice de reajustamento, critérios de atualização monetária;

d)  os prazos de início de etapas de execução, de conclusão, de entrega e recebimento definitivo, conforme o caso;

e)  dotação orçamentária;

f)    garantia da execução do contrato;

g)  os direitos e as responsabilidades das partes, as penalidades as multas;

h)  os casos de rescisão;

i)    a obrigações do contratado em manter durante toda a execução do Contrato, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação inclusive INSS e FGTS;

j)     foro da sede da Administração para dirimir qualquer questão contratual;

k)  o ato que autorizou a sua lavratura, o número do processo da licitação, da dispensa ou da inexigibilidade.

VII - A execução do Contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da secretaria requisitante, designado pelo Secretário nomeado através de portaria;

VIII - A duração dos contratos ficará restrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários, exceto quanto:

a) os projetos estejam estabelecidos no Plano Plurianual, os quais poderão ser prorrogados;

IX - A duração dos contratos regidos por esta Lei (nº 14.133/2021) será a prevista em edital, e deverão ser observadas, no momento da contratação e a cada exercício financeiro, a disponibilidade de créditos orçamentários, bem como a previsão no plano plurianual, quando ultrapassar 1 (um) exercício financeiro, conforme estabelecido no art. 105 da Lei nº 14.133/2021.

X -O art. 106 incisos, I a III, § 1º e 2º da Lei Federal nº 14.133/2021 preconiza: A Administração poderá celebrar contratos com prazo de até 5 (cinco) anos nas hipóteses de serviços e fornecimentos contínuos, observadas as seguintes diretrizes:

a) Os contratos de serviços e fornecimentos contínuos poderão ser prorrogados sucessivamente, respeitada a vigência máxima decenal, desde que haja previsão em edital e que a autoridade competente ateste que as condições e os preços permanecem vantajosos para a Administração, permitida a negociação com o contratado ou a extinção contratual sem ônus para qualquer das partes. Art. 107 da Lei Federal nº 14.133/2021;

b) OArt. 108. A Administração poderá celebrar contratos com prazo de até 10 (dez) anos nas hipóteses previstas nas alíneas “f” e “g” do inciso IV e nos incisos V, VI, XII e XVI do caputdo art. 75 da Lei Federal nº 14.133/2021.

XII -  Quando se tratar de obras, o Gestor e o Fiscal do Contrato deverão:

a) Acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma físico-financeiro, as modificações e as substituições de materiais e equipamentos caso seja necessária;

b) Supervisionar o cumprimento das especificações técnicas dos materiais utilizados na obra e garantir a alta qualidade dos serviços prestados;

c) Verificar o cumprimento, pela contratada, da obrigatoriedade de manutenção de todos os projetos e do memorial descritivo, no canteiro de obras;

d) Encaminhar ao responsável pela Gestão de Contratos, Convênios e Parcerias de cada secretaria, eventuais pedidos de alteração de projeto, serviços ou acréscimos qualitativos ou quantitativos ao contrato;

e) Receber as etapas da obra mediante medições precisas e de acordo com o projeto executivo;

f) Definir um prazo para a correção de eventuais pendências na execução do contrato e comunicar ao responsável pela Gestão de Contratos, Convênios e Parcerias de cada secretaria quaisquer ocorrências que possam dificultar a conclusão da obra;

g) Conferir as informações contidas no diário de obra, complementando-as quando necessário, anotar todas as ocorrências no diário de obras, tomando as providências que estejam sob sua responsabilidade encaminhando às instâncias competentes aquelas que fugirem de sua alçada;

h) Verificar e registrar as medições dos serviços executados, no período relativo à medição, tendo como base a planilha orçamentária apresentada na licitação ou aditivo;

i) Exigir doo fornecedor a nota fiscal de serviço e documentos comprobatórios de regularidade fiscal previstos no contrato;

j) Anexar aos autos toda a documentação pertinente à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando cópias dos documentos necessários;

k) Arquivar cópia da Anotação de Responsabilidade Técnica – ART enviada pela Contratada, se assim o Contrato determinar;

l) Receber a fatura de cobrança e verificar: se as condições de pagamento estabelecidas no contrato foram atendidas; se o valor cobrado corresponde exatamente à medição dos serviços acordados; se a Nota Fiscal/Fatura está devidamente preenchida; e se está acompanhada das guias de quitação do FGTS/INSS relativas à mão de obra empregada, conforme estipulado no contrato.

XIII - Quando se tratar de contratos de terceirização de mão – de - obra, o Fiscal do Contrato deverá:

a)  Manter contato contínuo com o preposto ou representante da contratada ao longo de toda a execução do contrato, com o objetivo de assegurar o cumprimento total das obrigações acordadas;

b)  Exigir que a contratada mantenha seus bens devidamente identificados, de forma a não serem confundidos com similares de propriedade da Prefeitura. Além disso, todos os equipamentos e acessórios necessários à execução dos serviços deverão obedecer às especificações constantes no contrato;

c)   Controlar todos os materiais necessários à perfeita execução do objeto contratado no tocante à qualidade e quantidade.

d)  Esclarecer as dúvidas do preposto ou representante da contratada, direcionando-as, quando for o caso, ao setor demandante ou à unidade administrativa à qual o Fiscal está vinculado.

e)  Solicitar que a Contratada mantenha seus funcionários devidamente identificados, por intermédio de uniformes e crachás padronizados quando em trânsito nas dependências da Administração Pública;

f)    Requerer aos responsáveis em cada localidade relatório de acompanhamento dos serviços contratados, quando o contrato contemplar a execução de serviços em diversas localidades;

g) Buscar esclarecimentos e soluções técnicas para as ocorrências que surgirem durante a execução dos serviços e antecipar-se na solução de problemas que afetem a relação contratual;

h)  Atestar, quando for o caso, para fins de restituição da garantia, que a Contratada cumpriu integralmente todas as obrigações contratuais, inclusive as trabalhistas e previdenciárias;

i)    Solicitar cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;

j) Requisitar a qualquer momento o comprovante de realização de eventuais cursos de treinamento e reciclagem que forem exigidos por lei ou pelo contrato;

k)Quando da rescisão do contrato, solicitar termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados;

 l) Exigir que a Contratada mantenha, permanentemente, o bom estado de limpeza, organização e conservação nos locais onde serão executados os serviços;

m) Proibir, nos locais onde serão executados os serviços, a permanência de materiais, equipamentos e pessoas estranhas ao objeto do contrato;

n)Averiguar se os serviços foram subcontratados. Só será permitida a subcontratação parcial do objeto mediante previsão contratual;

o) Verificar se o número de terceirizados em atividade coincide com o previsto no contrato, assim como, se a execução dos serviços estão de acordo as cláusulas contratuais;

p) Acompanhar o cumprimento das especificações técnicas dos materiais a serem utilizados nas atividades e zelar pela qualidade dos serviços prestados;

q) Verificar o fornecimento, pela contratada, e a utilização, pelos empregados, dos Equipamentos de Proteção Individual (EPIs);

r) Estabelecer prazo para a correção de eventuais pendências na execução do contrato e informar à secretaria as dificuldades geradas na execução dos serviços;

s) Informar à contratada, com base no relatório, os fatos e atos em desacordo com os termos do contrato, propondo os ajustes necessários;

t) Cientificar, à secretaria solicitante do contrato, quando o objeto estiver sendo executado em desacordo com as especificações e, ainda, quando constatada a paralisação da execução ou cometimento de faltas que ensejam a adoção medida necessárias;

u) Exigir da empresa, a Nota Fiscal de Serviço e comprovantes de pagamento dos salários, documentos comprobatórios de regularidade fiscal previsto no contrato, e conferir se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas.

IX -  Do acompanhamento da execução, aquisições e serviços:

a) No caso de compras, conferir as especificações do objeto contratado, se estão em conformidade com o licitado, no que tange o prazo, local de entrega e as demais clausulas que forem necessárias;

b) Rejeitar bens e serviços que estejam em desacordo com as especificações do objeto contratado;

c) Notificar por escrito o atraso na entrega dos bens ou serviços ao setor competente, para aplicação das sanções cabíveis.

X - Das Ações e Procedimentos de Fiscalização e Controle da Execução dos Contratos

a) O acompanhamento dos contratos será realizado através das seguintes ações:

b) Verificação, pelo Gestor e o Fiscal do Contrato, se a entrega dos materiais, execução das obras ou a prestação de serviços foi ou está sendo cumprida integral ou parceladamente pelo contratado, no que se refere a prazos de entrega, especificações, quantidades e outras exigências contratuais;

c) Elaboração e envio à secretaria competente, pelo Gestor e Fiscal do Contrato, de um relatório mensal de acompanhamento. Este relatório deverá incluir informações sobre o desempenho verificado, as não conformidades contratuais, outras informações relevantes, e, se necessário, sugestões e recomendações devidamente justificadas e fundamentadas para ações a serem implementadas;

d) Encaminhamento, pelo Gestor e Fiscal do Contrato, à secretaria competente, devidamente justificadas e fundamentadas, as sugestões de rescisões contratuais e as necessidades de aditivos contratuais em virtude de alterações nos projetos, acréscimos qualitativos e quantitativos;

e) Em situações relevantes e urgentes, o Gestor em conjunto com o Fiscal do Contrato deverá emitir o relatório imediatamente, solicitar Parecer Jurídico e enviar uma cópia a Controladoria do Poder Executivo.

XI - Do controle das inconformidades contratuais:

a) O responsável pela Gestão e Fiscalização de Contratos de cada secretaria deverá manter um Livro de Registros, fazendo as anotações de cada etapa do seu trabalho, e adotar as seguintes providências:

b) Registrar, qualquer descumprimento contratual, e encaminhamento de providências, resultados, entre outras informações relevantes, conforme art. 117 da Lei Federal nº 14.133/2021;

c) Notificar a contratada para sanar o descumprimento de prazos nos contratos de prestação de serviços ou obras;

d) Notificar a contratada para efetuar a entrega ou substituição de bem com defeito, nos prazos previstos;

e) O responsável pela Fiscalização dos Contratos deverá encaminhar cópia dos registros e notificações dispostas nos itens 7.7. 1e seguintes deste subitem 7.7 à secretaria responsável e a Controladoria para acompanhamento.

f) A contratada deverá ser notificada para adotar providências de saneamento das não conformidades contratuais, conforme os artigos 145 à 154 do Decreto Municipal nº2014/2023;

g) Se as não-conformidades forem sanadas pela contratada, o responsável pela Fiscalização dos Contratos deverá elaborar relatório e anexar toda documentação aos autos e encaminhar a autoridade competente para análise e deliberação e posterior enviar a decisão a secretaria competente;

h) Caso a inconformidade seja solucionada definitivamente o responsável pela Fiscalização do Contrato informará a secretaria competente;

i) A secretaria competente deverá manter Planilha de Controle de Contratos atualizada com as informações apresentadas nos relatórios do Fiscal do Contrato.

XII - Do recebimento do objeto contratado:

a) O objeto contratado será recebido de forma provisória ou definitiva, nos termos do Art. 140 da Lei Federal nº 14.133, de 2021;

XIII - O recebimento provisório poderá ser dispensado nos casos de:

a)Aquisição de gêneros perecíveis, alimentação preparada, bem como nos casos de calamidade pública, quando caracterizada a urgência no atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros bens públicos ou particulares, disposto no artigo 119 do Decreto nº 2.014/2023;

b) Serviços e compras até o valor previsto no inciso II do art. 75, da Lei Federal nº 14.133, de 2021, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade.

CAPITULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 18. Nenhuma contratação poderá ser realizada sem a devida cotação de preços e/ou procedimento licitatório, se for o caso;

Art. 19. Nenhuma contratação poderá ser realizada sem o prévio empenho.

Art. 20. Qualquer omissão ou dúvida gerada por esta Instrução Normativa, deve ser esclarecida junto ao Departamento de Licitação, Compras e Contrato e o Controle Interno.

CAPÍTULO IX

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 21. Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, a fim de verificar a sua adequação aos requisitos legais, bem como de manter o processo de melhoria contínua.

Art. 22. Fazem parte desta norma:

I - Anexo I - Fluxograma do Funcionamento do Setor de Fiscalização de Contratos;

II - Anexo II -  Modelo de Relatório de Fiscalização;

III - Anexo III- Check List; e

IV -  Anexo IV -  Modelo de Termo de Recebimento Provisório;

V – Anexo V – Modelo de Termo de Recebimento Definitivo.

Art. 23. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Juara-MT, 09 de maio de 2025.

Rosangela de Campos Ramos

Controladora Interna

ANEXO I

ANEXO II

RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO

CONTRATO Nº:	VIGÊNCIA:
PROCESSO LICITATÓRIO (PREGÃO, DISPENSA; INEXIGIBILIDADE; CONCORRENCIA) Nº:	DATA DA FISCALIZAÇÃO:

CONTRATADO:

OBJETIVO DO CONTRATO:

PREPOSTO DO CONTRATADO:  CPF Nº: RG Nº:

OCORRÊNCIAS

RESOLUÇÕES:

Juara-MT, em ________/___________________/___________ ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­__________________________________________ RESPONSÁVEL

ANEXO III

CHECK-LIST DE CONFORMIDADES PARA PAGAMENTO

AQUISIÇÃO COMUNS:

ITEM	DESCRIÇÃO	SIM	NÃO
01	O produto foi entregue dentro do prazo previsto no edital?
02	A quantidade do produto está correta?
03	A qualidade do produto está dentro das especificações do edital?
04	O prazo de validade está de acordo com o previsto no edital?
05	A nota fiscal ou outros documentos fiscais estão preenchidos conforme o contrato?
06	As certidões de regularidade fiscal e trabalhista entregues estão dentro da validade?
07	O recebimento é provisório?
08	O recebimento é definitivo?
09	Relatório de acompanhamento da execução do objeto
OBSERVAÇÃO:  caso o recebimento for provisório elaborar análise para posterior realizar o recebimento definitivo.

SERVIÇOS COMUNS:

ITEM	DESCRIÇÃO	SIM	NÃO
01	O serviço foi prestado dentro do prazo previsto no edital?
02	A qualidade do serviço atendeu as especificações do Termo de Referência?
03	O serviço necessita de alguma adequação?
04	A nota fiscal ou outros documentos fiscais estão preenchidos conforme o contrato?
05	As certidões de regularidade fiscal e trabalhista entregues estão dentro da validade?
06	O recebimento é provisório?
07	O recebimento é definitivo?
09	Relatório de acompanhamento da execução do objeto
OBSERVAÇÃO:  caso o recebimento for provisório elaborar análise para posterior realizar o recebimento definitivo.

SERVIÇOS CONTÍNUO:

ITEM	DESCRIÇÃO	SIM	NÃO
01	O serviço foi prestado dentro do prazo previsto no edital?
02	A qualidade do serviço atendeu as especificações do Termo de Referência?
03	O serviço necessita de alguma adequação?
04	A nota fiscal ou outros documentos fiscais estão preenchidos conforme o contrato?
05	Comprovante do Registro do Colaboradores vinculados aos serviços contratados.
06	Comprovante do recolhimento conforme leis trabalhistas, do FGTS e INSS referente ao mês da prestação do serviço.
07	As certidões de regularidade fiscal e trabalhista entregues estão dentro da validade?
08	Relatório de acompanhamento da execução do objeto

ANEXO IV

MODELO TERMO DE RECEBIMENTO

TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO

Pregão nº

Objeto:

Contratante:

Contratada:

Declaro por este instrumento, que atestamos, para fins de cumprimento do disposto no art. 140, da Lei Federal nº 14.133/2021, o recebimento definitivo do equipamento/serviços com as especificações abaixo relacionadas:

Item	Descrição	Unid.	Qtid	Vlr Unid	Valor Total	Marca

Juara-MT, _____/____________________/__________

Secretário (a) da Pasta do item adquirido

Assinatura

Representante Legal do fornecedor

Assinatura

ANEXO V

MODELO TERMO DE RECEBIMENTO

TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO

Pregão nº

Objeto:

Contratante:

Contratada:

Declaro por este instrumento, que atestamos, para fins de cumprimento do disposto no art. 140, da Lei Federal nº 14.133/2021, o recebimento definitivo do equipamento/serviços com as especificações abaixo relacionadas:

Item	Descrição	Unid.	Qtid	Vlr Unid	Valor Total	Marca

Juara/MT, em ______/_______________/________

Secretário (a) da Pasta do item adquirido

Assinatura

Representante Legal do fornecedor

Assinatura