Regulamenta os procedimentos de controle dos bens patrimoniais do Município de Campo Novo do Parecis/MT.

O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE CAMPO NOVO DO PARECIS, Estado de  Mato Grosso, no uso das atribuições que lhe confere o art. 59, caput, inciso VI, da Lei Orgânica do Municipal e, tendo em vista a operacionalização do Sistema de Controle Interno do Município, no âmbito do Poder Executivo Municipal;o disposto na Lei Municipal n° 1.213, de 5 de dezembro de 2007; o Memorando n° 084, de 20 de maio de 2025, expedido pela Unidade de Controle Interno, e a necessidade administrativa,

                        D E C R E T A:

                        Art. 1° Ficam regulamentadas  as rotinas e procedimentos operacionais para controle dos bens patrimoniais, conforme disposto na Instrução Normativa n° 12/2008, Versão 03, de 20 de maio de 2025, com vigência das alterações a partir de 26 de maio de 2025, da Unidade de Controle Interno da Prefeitura Municipal de Campo Novo do Parecis/MT.

Art. 2° Os procedimentos operacionais de que trata o artigo anterior passam a vigorar na forma do Anexo I deste Decreto.

                        Art. 3° Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

                        Art. 4° Revogam-se as disposições em contrário.

                        Campo Novo do Parecis/MT,  20 de maio de 2025.

EDILSON ANTÔNIO PIAIA

Prefeito Municipal

	PREFEITURA MUNICIPAL DE CAMPO NOVO DO PARECIS - MT SISTEMA DE CONTROLE INTERNO	FOLHA Nº 2/26
INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 12/2008		VERSÃO: 03
ASSUNTO: CONTROLE PATRIMONIAL DE BENS MÓVEIS
SETORES ENVOLVIDOS: PATRIMÔNIO, CONTABILIDADE E TODAS AS SECRETARIAS
UNIDADE RESPONSÁVEL: SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CONTROLE PATRIMONIAL
INÍCIO DA VIGÊNCIA: 26/05/2025

1) DOS OBJETIVOS:

1.1) Disciplinar e normatizar os procedimentos de controle dos bens patrimoniais do Município.

1.2) Regulamentar o fluxo operacional de movimentação dos bens móveis do Município.

1.3) Atender legalmente os dispositivos contidos nos artigos 94, 95, 96 e 106 da Lei Federal nº 4.320/1964.

2) DOS PROCEDIMENTOS:

2.1) Da Aquisição dos Bens:

2.1.1) Toda a aquisição de bens móveis deverá estar prevista na LDO e no Orçamento Anual na categoria econômica Despesas de Capital.

2.1.2) O processo de compra deverá obedecer às exigências dispostas na Lei Federal n° 14.133/2021.

2.1.3) Todo o bem patrimonial comprado deverá ser precedido de uma Nota de Autorização de Compra.

2.1.4) A classificação orçamentária, o controle patrimonial e o reconhecimento do ativo seguem critérios distintos, devendo ser apreciados individualmente. A classificação orçamentária obedecerá aos parâmetros de distinção entre material permanente e de consumo. O controle patrimonial obedecerá ao princípio da racionalização do processo administrativo. Por sua vez, o reconhecimento do ativo compreende os bens e direitos que possam gerar benefícios econômicos ou potencial de serviço.

2.1.5)  Qualquer procedimento de compra ou aquisição de bens permanentes realizado pelo município deverá ser informado ao Setor de Patrimônio, a fim de programar-se para o recebimento e planejar o tombamento do bem.

2.1.6) Para fins de controle patrimonial, deverá ser considerado material permanente aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade estimada superior a dois anos.

2.1.7) Deverá ser considerado como de consumo, dispensando-se o registro no SIP, o material que se enquadrar em um ou mais dos critérios a seguir:

a) Durante o uso normal, perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

b) Sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;

c) Está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora e perde sua característica, durante o seu uso normal;

d) Está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de  novos  bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização (sendo classificado  como 4.4.90.30), ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração e (sendo classificado como 3.3.90.30);

e) Foi adquirido para o fim de transformação.

2.1.8) Em respeito ao Principio Constitucional da Economicidade, à relação custo-beneficio do controle e à racionalidade administrativa, serão dispensados do controle de bens permanentes e considerados como materiais de consumo:

a) Bandeiras e pavilhões oficiais, cuja utilização se dará em áreas externas, ao ar livre;

b) Cortinas e persianas, quando adquiridas para substituição;

c) Divisórias modulares internas simples, fabricadas de eucatex e similares;

d) Livros e materiais bibliográficos que compõe o acervo das bibliotecas públicas e bibliotecas escolares, quando o controle físico individual for realizado pela própria biblioteca;

e) Equipamentos e periféricos de informática, eletroeletrônicos, eletroportáteis, ferrramentas e utensílios e equipamentos de saúde, cujo custo de aquisição ou produção seja inferior a R$ 800,00 (oitocentos reais).

2.1.9) A definição sobre a dispensa do controle patrimonial prevista no item (2.1.8) é  de competência do Setor de Patrimônio, podendo, alternativamente, ser adotado o controle por meio de relação, carga no caso de bens de uso duradouro, sendo que em  caso de dúvidas, o Setor interessado deverá realizar consulta prévia para definir sobre a classificação do empenho da despesa.

2.2) Do Recebimento do Bem:

2.2.1) O servidor responsável pelo recebimento do bem deverá atestar no verso da Nota Fiscal e identificar o local em que se encontra o bem e, encaminhar para liquidação. O local de entrega de qualquer bem patrimonial adquirido pelo município é o Setor de Patrimônio e Almoxarifado, ressalvadas as situações devidamente previstas em edital de licitação ou contrato, para os casos em que a entrega poderá, excepcionalmente ocorrer no local onde o bem será instalado definitivamente.

2.2.2) Havendo conformidade na entrega, o servidor responsável pelo recebimentos dos bens, deverá atestar na Nota Fiscal que o bem patrimonial foi corretamente recebido, através de carimbo ou informação mencionando que o bem foi conferido e recebido, identificando claramente a matrícula e o nome do servidor que efetuou a conferência e a respectiva data, bem como a assinatura do mesmo.

2.2.3) Deverá ser adotado o recebimento provisório, quando as circunstâncias não permitirem a conferência completa, procedimento que deverá ser registrado no documento fiscal.

2.2.4) A Nota Fiscal deverá ser encaminhada ao Setor de Patrimônio, no prazo de até 01 (um) dia útil, quando o recebimento definitivo for concluído em local que não seja o Setor de Almoxarifado/Patrimônio.

2.2.5) A Divisão de Patrimônio em posse dos documentos citados, procederá o tombamento e registro do bem.

2.2.6) No Final do mês os Responsáveis pela Divisão de Patrimônio encaminharão relatório dos bens adquiridos e baixados para o Setor de Contabilidade, devidamente assinados, com a finalidade de juntada ao Balancete Mensal.

2.2.7) Da Conferência e Afixação da Plaqueta de Identificação

2.2.7.1 O responsável pelo controle patrimonial deverá dirigir-se até o local onde o bem foi entregue para conferi-lo, confrontando o Empenho, Nota Fiscal e o bem patrimonial em evidência, coletando os dados adicionais temporariamente em formulário próprio.

2.2.7.2 Estando o bem patrimonial em conformidade, o responsável pelo controle patrimonial fixará a plaqueta de identificação em local de melhor visibilidade.

2.2.7.3 Caso o bem patrimonial não disponha de superfície passível de fixação da plaqueta de identificação, de forma excepcional o Setor de Patrimônio poderá efetuar a identificação com algum outro tipo de marcação, como pincel atômico e outros instrumentos. Nesta hipótese, a plaqueta patrimonial ficará armazenada em sua respectiva secretária.

2.2.7.4 Após a conferência do bem, coleta de informações complementares e fixação da plaqueta, o Setor de Patrimônio deverá então providenciar o tombamento no Sistema Informatizado de Patrimônio.

2.2.7.5 A ordem para realização de tombamento no sistema informatizado e fixação da plaqueta patrimonial não poderá ser alterada, para garantir maior segurança aos registros.

2.3) Do Registro no Sistema: Do Cadastro no Sistema Informatizado de Patrimônio (SIP)

2.3.1) A Divisão de Patrimônio de posse da cópia da Nota Fiscal, deverá efetuar o cadastramento deste novo bem no SIP, inserindo a descrição completa do bem (marca, material, cor, tamanho, dimensões, modelo, etc.), valor de aquisição, número da Nota de Empenho, Nota Fiscal e demais informações pertinentes, que foram coletadas no momento da conferência e fixação da plaqueta.

2.3.2) Após a fixação da plaqueta e o cadastro no SIP, o Setor de Patrimônio deverá então carimbar a Nota Fiscal ou promover a inserção da informação no processo eletrônico, inserindo a informação do número de tombo, data e assinatura do responsável pelo tombamento.

2.3.3) Depois de lançado no Sistema de Patrimônio, o Setor deverá extrair uma cópia da Nota Fiscal e arquivar em pasta própria nas dependências do Setor de Patrimônio.

2.3.4) A Nota Fiscal original, com o recebimento e tombamento atestado, deverá ser encaminhada ao Departamento Contábil, para que seja procedido o pagamento.

2.3.5) O cadastro de bens no SIP será organizado analiticamente pela classificação contábil e pela estrutura de localizações, ambas contendo no mínimo três níveis de identificação, sendo:

a) Classificação Contábil: estrutura de controle vinculada ao Plano de Contas do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso (TCE/MT), que permita identificar a classificação do bem patrimonial de acordo com suas características, tornando possível o seu agrupamento por similaridade (Grupo, Subgrupo e Tipo), com aqueles que possuem do mesmo gênero, atributos e peculiaridades, bem como possibilitar a emissão de relatórios sintéticos para a conciliação de saldo com a contabilidade. Exemplo:

CLASSIFICAÇÃO NO SIP		CLASSIFICAÇÃO NO SIP
GRUPO:	003.000.000 - MÓVEIS E UTENSÍLIOS	1.2.3.1.1.03.00.00.00.00
SUBGRUPO:	003.003.000 - MOBILIÁRIO EM GERAL	1.2.3.1.1.03.03.00.00.00
TIPO:	003.003.034 - Armários de Aço	1.2.3.1.1.03.03.XX.00.00 (opcional)

b) Estrutura de localizações: O organograma de localizações deverá identificar, analiticamente, a estrutura física onde o bem está alocado (Órgão/Secretaria, Unidade Administrativa/Prédio e Sala/Sessão), permitindo a identificação do agente público por ele responsável. Exemplo:

Secretaria/Órgão:_______________010 – Secretaria da Saúde

Unidade Administrativa/Prédio:_____010.001 – UBS Jd. das Palmeiras

Sala/Seção:____________________010.001.023 – UBS Sala de Vacinas

2.3.6) O Setor de Patrimônio deverá registrar o bem permanente pelo seu custo original de aquisição, produção ou construção, incluindo gastos adicionais complementares, necessários para a colocação do item em funcionamento ou utilização, tais como despesas com fretes, serviços de instalação, entre outros.

2.3.7 Para fins de identificação e definição de registro no SIP, a classificação de bens móveis e imóveis deverá obedecer aos seguintes critérios:

Bens Móveis: São aqueles que têm existência material e que podem ser transportados por movimento próprio ou removidos por força alheia, sem alteração da sua estrutura física ou da destinação econômico-social;

b) Bens Imóveis: são os terrenos (solo) e os bens a eles vinculados natural ou artificialmente, que não podem ser retirados sem destruição ou danos.

2.4) Do Tombamento do Bem:

2.4.1) Depois de lançado no Sistema de Patrimônio e gerado a etiqueta de numeração, a Divisão de Patrimônio deverá colar a etiqueta no bem.

2.4.2) A Divisão de Patrimônio deverá certificar-se de que a identificação (etiqueta de numeração patrimonial) ficou bem colada e de fácil visualização.

Obs.: No caso de carteiras e mesas escolares além da etiqueta deverá ser escrito com pincel atômico a numeração patrimonial na parte inferior do acento e na parte inferior da mesa, respectivamente.

2.4.3) Após a identificação dos bens deverá ser emitido um Termo de Responsabilidade e colher a assinatura do responsável pela guarda dos bens.

2.4.4) O responsável pelo bem, receberá um Termo de Responsabilidade o qual deverá assinar no prazo de 48 horas após o recebimento.

2.5) Da Transferência ou Cedência de Bens:

2.5.1) Nenhum bem patrimonial poderá ser transferido de uma Secretaria/Departamento/Divisão para outro sem a solicitação de Transferência Patrimonial via sistema de comunicação interna, salvo, se o sistema estiver indisponível, neste caso, deverá ser utilizado o termo de transferência patrimonial em 03 (três) vias, as quais deverão ser arquivadas, uma via na Secretaria/Departamento/Divisão de origem, uma via na Secretaria/Departamento/Divisão de Destino e outra na Divisão de Patrimônio. (Anexo l).

2.5.2) O Termo de Transferência Patrimonial deverá ser solicitado a Divisão de Patrimônio.

2.5.3) As cedências de bens móveis pertencentes ao Município para terceiros somente ocorrerão quando autorizados pelo Prefeito, após cumpridas as exigências legais e celebrado Termo de Cedência (Anexo V).

2.5.4) A Divisão de Patrimônio remeterá o processo que autoriza a cedência a Assessoria de Contabilidade, para a escrituração contábil no Sistema Compensado da responsabilidade da guarda dos bens pela entidade beneficiada.

2.5.5) A entidade beneficiada com a cedência terá tratamento de Unidade Administrativa recebedora, ficando na pasta do movimento do mês que ocorreu a transferência ou cedência;

2.5.6) Através do Termo de Transferência Patrimonial, a Divisão de Patrimônio deverá alterar no Sistema de Patrimônio a responsabilidade pela guarda do bem.

Obs.: Quando ocorrer substituições de Chefes, Assessores, Diretores, Diretores de Escolas e Secretários Municipais responsáveis pela guarda dos bens móveis, deverá ser comunicado por memorando e relação dos bens com códigos e descrição ao(a) Secretário(a) da pasta e a Divisão de Patrimônio sobre a conferência dos bens móveis devidamente assinada  pelo sucessor, secretario(a) da pasta ou a quem for designado para  a emissão do novo Termo de Responsabilidade.

2.5.7) Não serão permitidas transferências de bens provenientes de aquisições com recursos vinculados, salvos se previamente aprovadas pelo Prefeito Municipal, cujo processo administrativo contemple a avaliação do bem, a motivação e as devidas justificativas.

2.5.8) No caso de transferência de bens adquiridos com recursos vinculados, deverão ser  procedidas as respectivas compensações orçamentárias e financeiras.

2.5.9) A Guia de Transferência Patrimonial esta disponível no sistema de comunicação interna, e deverá ser solicitado em “processos administrativos, deverá também ter assinatura do responsável de origem, responsável de destino do bem, e, do patrimônio.

2.5.10) Em caso de sistema temporariamente fora, ou período de manutenção, a Guia de Transferência (Anexo 1) devera ser solicitada no setor de patrimônio até que o sistema seja restabelecido e inserido sistema de comunicação interna.

2.5.11) As cedências ou empréstimos de bens móveis pertencentes ao município para terceiros somente ocorrerão quando autorizadas por Lei e celebrado termo de comodato, cedência ou empréstimo, o qual deverá indicar a entidade beneficiada, as condições e o  prazo da operação.

2.5.12) A entidade beneficiada com o empréstimo terá tratamento de nova Unidade Administrativa na lista de Localizações do SIP, possibilitando o Setor de Patrimônio emitir Termo de Responsabilidade sobre a guarda destes bens cedidos.

2.5.13) Atravésda Guia de Transferência Patrimonial (sistema de comunicação interno ou Anexo I) corretamente preenchida pela entidade beneficiada e município, o Setor de Patrimônio deverá realizar a transferência dos bens no SIP.

2.5.14) O Setor de Patrimônio deverá arquivar todos os documentos relacionados a transferências, empréstimos, cedências ou comodatos.

2.6) Do tratamento dos Bens Considerados Inservíveis:

2.6.1. Os bens móveis considerados inservíveis, em desuso, obsoletos, ou outra razão, serão recolhidos para local estabelecido pelo Setor de Patrimônio, mediante preenchimento da Guia de Transferência Patrimonial (sistema de comunicação interno ou Anexo I).

2.6.2) O Setor de Patrimônio solicitará à Comissão Patrimonial Parecer sobre as condições dos bens relacionados, valores reavaliados e o destino sugerido;.

2.6.3) O Parecer da Comissão de Patrimônio deverá conter obrigatoriamente as seguintes informações.

2.6.4) A classificação da inservibilidade, em que o respectivo bem poderá ser (sistema de comunicação interno ou anexo VII):

a) Ocioso: quando, embora em perfeitas condições de uso, não a estiver sendo aproveitado;

b) Antieconômico: quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de seu uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoleto;

c) Irrecuperável: quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação, sendo neste caso específico, requerida a imediata baixa do bem.

2.6.5) A sugestão do destino, que poderá ser:

a) Da alienação através de leilão;

b) Da doação;

c) Da cedência;

d) Da recuperação.

2.6.6) Em qualquer um dos casos sugeridos pela Comissão Patrimonial, o Parecer deve ser homologado pelo Prefeito, e deverão ser seguidos os procedimentos adequados a cada sugestão aprovada.

2.6.7) A baixa dos registros patrimoniais deverá ser devidamente fundamentada, e só ocorrerá quando:

a) O bem for roubado/furtado (ver seção específica);

b) O bem for doado;

c) O bem for arrematado em um leilão;

d) O bem for expressamente declarado irrecuperável (sucata).

2.6.8) O Setor de Patrimônio adotará os seguintes procedimentos para efetuar a baixa patrimonial:

a) Retirar do bem a plaqueta de identificação, inutilizando-a;

b) Registrar no Sistema de Patrimônio, no campo “Baixa”, o motivo, número do processo e a data;

c) Extrair do processo cópia da autorização do Prefeito e a relação de bens baixados para arquivar em pasta própria;

d) Enviar o processo ao Setor de Contabilidade para fins de escrituração contábil da desincorporação dos bens.

2.7) Da Avaliação ou Reavaliação dos Bens Patrimoniais:

2.7.1) A determinação de avaliar ou de reavaliar os bens será solicitada pela Divisão de Patrimônio através de Processo Administrativo e será realizada através da elaboração de um laudo técnico por perito ou entidade especializada, ou ainda através de relatório de avaliação realizado por uma Comissão de Servidores.

2.7.2) O laudo técnico ou relatório de avaliação conterá ao menos as seguintes informações:

a) documentação com a descrição detalhada referente a cada bem que esteja sendo avaliado;

b) a identificação contábil do bem;

c) quais foram os critérios utilizados para avaliação do bem e sua respectiva fundamentação;

d) vida útil remanescente e valor residual do bem, para que sejam estabelecidos os critérios de depreciação, a amortização ou a exaustão;

e) data de avaliação; e                                

f) a identificação do responsável pela reavaliação.

2.7.3. Depois de efetuada a reavaliação, o processo deverá ser encaminhado o Setor de patrimônio que irá adotar as seguintes providências:

a) Registrar as reavaliações no SIP;

b) Enviar o processo ao Setor de Contabilidade para que sejam feitos os lançamentos contábeis;

c) Arquivar as relações de reavaliação em pasta específica.

2.7.4) Quando o valor justo de um bem difere materialmente de seu valor contábil registrado, é necessária nova reavaliação.

2.7.5) Anualmente, quando da realização do inventário Geral, os bens permanentes terão seu estado de conservação avaliado e atualizado pela comissão inventariante.

2.7.5.1) Para o inventário Geral anual cada secretaria designará comissão própria, conforme item 2.12.4.

2.7.6.) A reavaliação geral de bens deverá ocorrer a cada 5 (cinco) anos, podendo ser realizada em menor periodicidade se houver necessidade.

2.7.7.) Quando um item do ativo imobilizado for reavaliado, é necessário que toda a classe de contas do ativo imobilizado à qual pertence esse ativo seja reavaliada (Exemplo: quando for detectada a necessidade de reavaliação de um terreno para fins de adequação do seu valor de mercado nos registros de controle no SIP e na Contabilidade, o município deverá proceder a reavaliação de todos os itens de natureza semelhante, ou seja, todos os terrenos).

2.8) Das providências em caso de extravio, sinistro e furto de bens:

2.8.1) O responsável pelo departamento que ocorreu o furto ou extravio dos bens deverá comunicar automaticamente ao departamento de patrimônio o qual providenciará o pedido de abertura de sindicância, encaminhando os documentos que fundamente o sinistro, como o Termo de responsabilidade assinado pelo servidor que dotava do controle sobre o bem em evidência, bem como informar o Secretário pela pasta sobre a ocorrência do fato, para as respectivas providências cabíveis.

2.8.2) Deverá ser lavrado o boletim de ocorrência, pelo responsável pelo departamento, que deverá encaminhar cópia juntamente com o termo de transferência para o patrimônio.

2.8.3) Deverá ser realizado um parecer conclusivo da Comissão de Sindicância Interna.

2.8.4) O resultado do processo de sindicância servirá como base para proceder à baixa do  bem no sistema patrimonial, devendo ser registrado no sistema informatizado o número do processo de sindicância.

2.8.5) A atribuição de responsabilizar o servidor, ou exigir ressarcimentos, fica a cargo da comissão de sindicância e eventuais processos disciplinares, devendo o Setor de Patrimônio apenas fornecer as informações que se façam necessárias.

2.8.6) No caso de furto ou roubo de bens, o responsável pelo bem comunicará o Setor de Patrimônio sobre o furto, encaminhado cópia do Boletim de Ocorrência Policial. O Setor de Patrimônio solicitará a abertura de sindicância para apurar responsabilidades, e com base no resultado do processo, providenciará a baixa no sistema informatizado, arquivando cópia do Boletim de Ocorrência e registrando todas as informações no sistema informatizado.

2.8.7) Nos demais casos de bens sinistrados (exemplo: acidente, colisão, incêndio, inundação, etc.) em que houver destruição ou perda total, o Setor de Patrimônio deverá proceder a baixa do bem, sempre com base no Registro de Ocorrência Policial, juntamente com parecer de inservibilidade (Anexo VII) elaborado  pela comissão  Permanente  de Avaliação, sendo estes documentos arquivados no Setor de Patrimônio.

2.9) Dos prazos:

2.9.1) O responsável pela alimentação no sistema do Patrimônio, terá o prazo de 10 (dez) dias do mês subsequente a concluir seus lançamentos no sistema, para envio do sistema APLIC pelo servidor responsável.

2.10) Dos Recebimentos de Bens em Doação:

2.10.1) Havendo interesse de um terceiro em doar algum bem ao município, a pessoa (física ou jurídica) deverá elaborar um Termo de Doação (Anexo III) informando o doador, data de doação, características do bem e valor de aquisição, juntamente com cópia do documento fiscal que comprova a origem do bem. Desta forma, a propriedade e responsabilidade do bem passarão a ser do município.

2.10.2) Não havendo documento que comprove a origem do bem, principalmente quando  se tratar de antiguidades, o valor de aquisição a ser informado e registrado será de R$ 1,00 (um real), de forma temporária, até que a Comissão de Patrimônio efetue a avaliação e estabeleça o valor de mercado ao referido bem.

2.10.3) Os bens doados ao município serão identificados e tombados pelo Setor de Patrimônio, que informará ao Setor de Contabilidade, para que sejam procedidos os registros contábeis necessários.

2.11) Da Manutenção, Consertos e Reparos de Bens:

2.11.1) Para a realização de manutenção, conserto ou reparo de bem patrimonial, em situações em que o prestador de serviço necessite retirar o bem do local onde ele está lotado para realizar o serviço em suas próprias instalações, deverá ser utilizado o Termo de Manutenção Patrimonial (Anexo IV), documento em que o prestador de serviço se responsabiliza pelo transporte e guarda do bem enquanto este estiver em sua tutela, com o compromisso de devolvê-lo ao município em determinado prazo estabelecido.

2.11.2) O Termo de Manutenção deverá ser impresso e assinado em duas vias, sendo uma entregue ao prestador de serviços e outra arquivada junto pelo Setor em que o bem patrimonial está lotado, para eventual comprovação de que o bem está ou esteve sob manutenção, devendo ser anotada a data do seu retorno ao Setor, no mesmo formulário.

2.12) Do Inventário:

2.12.1) Inventário e a aferição normal e analítica de todos os bens do patrimônio, num determinado momento, visando atender uma finalidade específica. É um instrumento de controle para verificação da existência física dos bens em uso no órgão ou entidade, informando seu estado de conservação, a fim de manter atualizados e conciliados os registros do SIP e os contábeis. Além disso, o inventário também pode ser utilizado para subsidiar as tomadas de contas indicando saldos existentes, detectar irregularidades e providenciar as medidas cabíveis.

2.12.2) Para fins de atualização dos controles físico e monetário, a época da inventariação será:

a) Anual: para todos os bens móveis e imóveis sob responsabilidade do Setor de Patrimônio em 31 de dezembro (confirmação dos dados apresentados no Balanço Geral);

b) Eventual: sob determinação do gestor, quando houver motivação específica.

2.12.3) A comissão inventariante é responsável por executar o inventário físico dos bens permanentes.

2.12.4) A Comissão será formalmente designada através de Portaria, deve ser formada por, no mínimo, três servidores do quadro permanente e não ter em sua formação servidores e/ou funcionários lotados no setor de patrimônio.

2.12.5) O prazo máximo entre o início e o término do processo do inventário geral anual será de 90 (noventa dias), o qual será realizado preferencialmente no decorrer do segundo semestre de cada exercício, iniciando-se a partir da definição contida na Portaria de nomeação da Comissão, sendo concluso até o final do mês de novembro.

2.12.6) Ao término do inventário a Comissão encaminhará cópia da Ata de Encerramento do Inventário e Relatório Conclusivo ao Setor de Patrimônio, informando sobre as inconsistências detectadas, se houver.

2.12.7) Havendo inconsistências, o Setor de Patrimônio notificará o(s) responsável(eis), que terão prazo de 10 (dez) dias corridos para esclarecimentos.

2.12.8) Findo o prazo, O Setor de Patrimônio enviará à Secretaria de Administração Cópia da Ata de Encerramento do inventário e Relatório de Inconsistências, caso não tenham sido solucionadas pelos responsáveis, para a adoção das mediadas administrativas cabíveis.

2.13) Da Depreciação/Amortização/Exaustão:

2.13.1) A depreciação é o declínio do potencial de geração de serviços por ativos de longa duração, ocasionada pelos seguintes fatores:

a) Deterioração física;

b) Desgastes com uso; e

c) Obsolescência.

2.13.2) A amortização é realizada para elementos patrimoniais de direitos de propriedade e bens intangíveis que tiverem a vida útil econômica limitada e têm como característica fundamental a redução do valor do bem.

2.13.3) A exaustão é realizada para elementos de recursos naturais esgotáveis que tiverem a vida útil econômica limitada e têm como característica fundamental a redução do valor do bem e a principal causa da redução do valor é a exploração.

2.13.4) A depreciação, amortização ou exaustão será calculada e contabilizada mensalmente, através do SIP, de acordo com as taxas de vida útil e valor residual, (o relatório existente no sistema deve ser revisado eventualmente).

2.14) Dos  Bens Inservíveis:

2.14.1) Os bens qualificados pela Comissão Inventariante ou pela Comissão Permanente de Avaliação Patrimonial como inservíveis, através do Parecer de Inservibilidade, (Anexo VII), deverão ser transferidos para local específico, devendo ser verificada a possibilidade de reaproveitamento ou providenciada a sua alienação.

2.14.2) Serão considerados inservíveis os bens:

a) Ociosos: quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

b) Antieconômicos: quando sua manutenção for onerosa (exemplo: custo da reforma maior que cinquenta por cento do valor de mercado do equipamento), ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoleto;

c) Irrecuperáveis: quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação, sendo neste caso específico, indicada a imediata baixa do bem, por ser considerado sucata.

2.14.3) Ositensavaliadoscomoirrecuperáveis(sucata)pelaComissãodeverão ser alvo de procedimento de baixa do Sistema de Controle Patrimonial, bem como providenciada sua alienação, sempre que haja possibilidade de obtenção de receita com a sua venda.

2.14.4) A baixa de Bens do Sistema de Controle Patrimonial consiste na desincorporação ou  retirada de um bem do acervo patrimonial do município e somente se efetivará após a conclusão do devido processo formal.

2.14.5) Os processos de baixa deverão ser devidamente fundamentos, conforme  Anexos VI, VII e VIII, e só poderão ocorrer nas seguintes hipóteses:

a) O bem for alvo de sinistro (roubado/furtado/extraviado);

b) O bem for doado;

c) O bem for arrematado em um leilão;

d) O bem for expressamente declarado irrecuperável (sucata);

e) Após efetuada a baixa no SIP, o Setor de Patrimônio deverá providenciar a retirada da plaqueta de identificação patrimonial do bem, bem como atualizar os Termos de Responsabilidade, quando for o caso.

2.15) Das Obras em Andamento:

2.15.1) O Setor de Patrimônio efetuará o registro dos imóveis em construção no SIP como obras em andamento, assim como das reformas, ampliações, remodelações que gerem melhoria na estrutura, aumentando sua vida útil e/ou aumento real de valor do imóvel, exceto em relação aos gastos realizados com objetivo de manutenção e conservação, sendo a Divisão de Patrimônio a responsabilidade dessa definição.

2.15.2) O registro será feito pelo custo de construção, de acordo com a liquidação da despesa pelo Setor Contábil, que encaminhará através do Processo Eletrônico de Pagamento os documentos ao Setor de Patrimônio ao término da obra.

2.15.3) Ao término da obra, o Setor de Patrimônio efetuará a baixa do registro de obras em andamento e fará a abertura de novo registro da edificação concluída, pelo custo total da obra, com base no termo de recebimento definitivo da obra, emitido pelo Setor de projetos, encaminhando ao Setor Contábil cópia do documento para atualização do registro.

2.15.4) No caso de reformas, ampliações, remodelações e outros procedimentos semelhantes, conforme disposto no item 2.16.1, o custo deverá ser incorporado ao imóvel       que recebeu a melhoria.

2.15.5) No caso de dúvidas na definição de gastos com reformas, ampliações, remodelações que gerem melhoria na estrutura, aumentando sua vida útil e/ou aumento real de valor do imóvel, em relação aos gastos realizados com objetivo de manutenção e conservação, o Setor de Patrimônio solicitará à Comissão Patrimonial Parecer sobre a finalidade do gasto.

2.16) Da Contabilidade:

2.16.1) Os registros contábeis relativos a aquisição, incorporação, produção, reprodução, doação, permuta, desincorporação ou baixa de bens do ativo imobilizado deverão refletir os fatos registrados no SIP, de acordo com a movimentação patrimonial.

2.16.2) Os registros contábeis da depreciação, amortização ou exaustão serão realizados mensalmente, de acordo com os cálculos apurados pelo SIP, de acordo com o disposto no  item

2.16.3) O Setor Contábil deverá acompanhar os processos de Reavaliação Patrimonial, a fim de garantir a observância dos critérios e requisitos estabelecidos no Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público – MCASP, da Secretaria do Tesouro Nacional, bem como as demais regras previstas nas normas contábeis em vigor.

2.16.4) Os registros contábeis das reavaliações serão realizados em consonância aos laudos técnicos ou relatórios de avaliação, devendo ser mandita cópia dos mesmo em arquivo próprio, bem como se fazer constar notas explicativas do Balanço Patrimonial.

2.16.5) Mensalmente, deverá haver a conciliação e conferência dos saldos contábeis sintéticos do grupo de contas do Ativo Imobilizado com os saldos constantes no SIP.

2.16.6) Havendo inconsistências na conciliação, os Setores Contábil e de Patrimônio deverão apurá-las e corrigi-las, preferencialmente antes do encerramento do balancete mensal.

2.17) Da Responsabilidade pelo uso, Guarda e Manutenção de Bens:

2.17.1) Deverá ser emitido um Termo de Responsabilidade sobre a Guarda dos Bens Patrimoniais para todas as Unidades Administrativas, devendo uma cópia ficar com a referida unidade e outra arquivada no Setor de Patrimônio.

2.17.2) Para os bens novos que ingressam nas unidades administrativas, o Setor de Patrimônio poderá gerar um termo de responsabilidade individual, coletando a assinatura e arquivando juntamente com o termo de responsabilidade geral da respectiva unidade.

2.17.3) O Setor de Patrimônio poderá realizar a conferência patrimonial baseada neste Termo de Responsabilidade, e encontrando alguma inconformidade, poderá emitir um Termo de Notificação (Anexo II).

2.17.4) O Termo de Notificação (Anexo II) deverá descrever a inconformidade encontrada ao realizar a conferência, e deve estabelecer um prazo para esclarecimentos de até 10 (dez) dias, podendo ser prorrogado por igual período caso haja justificativa plausível.

2.17.5) Os Termos de Responsabilidade deverão ser atualizados sempre quando houver transferência, reavaliação, baixa patrimonial ou troca de responsável pela unidade administrativa.

2.17.6) Serão indicados pelas Secretarias, os Responsáveis Setoriais de Controle Patrimonial, cuja atribuição será zelar pela manutenção do controle e guarda dos bens que estejam em sua responsabilidade, indicando através de documento próprio ao Setor de Patrimônio, qualquer movimentação (transferência/mudança de sala, envio para conserto).

3) DAS DISPOSIÇÕES GERAIS:

3.1) Em nenhuma hipótese os bens móveis podem ser transferidos, cedidos ou recolhidos sem a emissão do Termo de Transferência Patrimonial;

3.2) Todo e qualquer recebimento de bem móvel deverá ser identificado e registrado pela Divisão de Patrimônio nos termos dos itens 2.2.5, e 2.2.6 definidos por esta Norma Interna;

3.3) A guarda e o zelo pelos bens móveis será sempre de responsabilidade do chefe da Secretaria/Departamento/Divisão que bom estiver alocado, conforme termo de responsabilidade;

3.4) As relações de guarda e responsabilidade de bens será emitidos pelo Sistema de Patrimônio e deverão estar sempre atualizadas;

Obs.: Para que seja atendido na integra o item 3.4, é necessário que seja extraída um novo Termo de Responsabilidade no Sistema de Patrimônio a cada vez que houver movimento naquela Unidade Administrativa.

3.5) O Termo de Responsabilidade deverá ser afixado em lugar visível da Secretaria/Departamento/Divisão em que os bens estiverem alocados; ( Anexo IX), ou do sistema SIP.

3.6) A cada final de mandato deverá ser feita uma relação completa dos bens (inventário) e, elaborada uma ata de transmissão de bens que será assinada pelos Prefeitos (o que deixa a gestão e o que inicia nova gestão);

3.7) Os bens imóveis serão disciplinados através de Norma Interna específica;

3.8) Toda e qualquer dúvida ou omissão gerada por esta Norma Interna deverá ser solucionada junto a Divisão de Patrimônio e o Controle Interno.

3.9) O funcionamento e as atribuições da Comissão de Inventário e da Comissão Permanente de Avaliação e Reavaliação Patrimonial serão estabelecidas em Decreto específico.

3.10) Toda e qualquer dúvida ou omissão gerada por esta Norma Interna deverá ser solucionada junto o Setor de Patrimônio e a Unidade Central de Controle Interno.

3.11) Esta Norma entra em vigor decorridos 30 (trinta) dias da Publicação do Decreto de validação.

ANEXOS:

Anexo I - Guia de Transferência Patrimonial

Anexo II - Termo de Notificação

Anexo III - Termo de Doação

Anexo IV - Termo de Manutenção Patrimonial

Anexo V - Termo de Cedência

AnexoVI–Declaraçãode Inservibilidade

AnexoVII–Parecerde Inservibilidade

Anexo VIII - Termo de Baixa

Anexo IX - Termo de Responsabilidade