INSTRUÇÃO NORMATIVA – SOP Nº 002

Tema:	Atendimento aos pedidos de acesso à informação
Emitente:	Controladoria-Geral do Município (CGM)
Sistema:	Sistema de Ouvidoria Pública				Código:		SOP
Versão:	1	Aprovação:	13/05/2025	Vigência:		//2025

1. OBJETIVOS

1.1 Instituir a Instrução Normativa (IN), cujo objetivo é o de regulamentar os procedimentos das Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes da Administração Direta do Poder Executivo do Município de Cáceres, no atendimento dos pedidos de acesso à informação, através do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), conforme os critérios da Lei de Acesso à Informação (LAI).

2. ABRANGÊNCIA

2.1 Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes da Administração Direta do Poder Executivo Municipal.

3. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

3.1 Lei Federal n.º 12.527, de 18/11/2011;

3.2 Lei Federal n.º 13.460, de 26/06/2017;

3.3 Lei Federal n.º 13.709, de 14/08/2018;

3.4 Lei Municipal n.º 2.407, de 20/01/2014;

3.5 Lei Municipal n.º 2.408, de 20/01/2014;

3.6 Lei Complementar Municipal n.º 110, de 31/01/2017;

3.7 Lei Complementar Municipal n.º 162, de 08/10/2021;

3.8 Decreto Municipal n.º 044, de 08/01/2025.

3.9 Decreto Municipal n.º 150, de 14/03/2022.

3.10 Instrução Normativa do Sistema de Ouvidoria Pública (IN SOP) nº 001/2025.

3.11 Instrução Normativa do Sistema de Transparência Pública (IN STP) nº 001/2024.

4. DEFINIÇÕES

4.1 Administração Direta do Poder Executivo Municipal de Cáceres – compreende todas as Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes da Prefeitura Municipal de Cáceres;

4.2 Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) – é uma ferramenta que permite que qualquer pessoa, física ou jurídica, solicite acesso a informações públicas, de acordo com a Lei de Acesso à Informação;

4.3 Sistema Eletrônico de Informações ao Cidadão (e-SIC) – é o SIC prestado de forma eletrônica;

4.4 Requerente – pessoa interessada que apresentar pedido de acesso a informações;

4.5 Transparência Ativa – é a divulgação de informações por meio da publicação proativa na internet de informações de interesse coletivo ou geral, produzidas ou custodiadas pela Administração Direta do Poder Executivo Municipal de Cáceres; 

4.6 Transparência passiva – é a disponibilização de informações públicas em atendimento ao pedido específico de uma pessoa física ou jurídica;

4.7 Pedidos de acesso à informação – manifestação realizada para viabilizar o acesso às informações públicas da Administração Direta do Poder Executivo do Município de Cáceres, com base nas Leis de Acesso à Informação – LAI (Lei Federal nº 12.527/11 e Lei Municipal nº 2.407/2014.

4.8 Autoridade de Monitoramento da LAI – é o agente público designado para garantir a implementação, acompanhamento e cumprimento da lei. Suas funções incluem promover a transparência, assegurar o acesso à informação, monitorar o atendimento às solicitações e propor melhorias nos processos relacionados à gestão da informação pública, de acordo com o art. 40 da Lei Federal n° 12.527/2011 e o art. 17 da Lei Municipal nº 2.407/2014.

4.9 Canais de comunicação – compreendem os seguintes meios:

4.9.1 Aplicativo WhatsApp: (65) 98427-2908;

4.9.2 E-mail institucional: ouvidoria@caceres.mt.gov.br;

4.9.3 Presencialmente: na sede da Prefeitura Municipal de Cáceres – sala da Controladoria-Geral do Município (CGM). Endereço: Avenida Brasil, nº 119, Bairro Jardim Celeste, Cáceres/MT;

4.9.4 Sítio eletrônico da Administração Direta do Poder Executivo do Município de Cáceres: https://www.caceres.mt.gov.br/;

4.9.5 Telefone institucional: (65) 98427-2908.

5. UNIDADES FUNCIONAIS ENVOLVIDAS

5.1 Órgão Central do Sistema de Controle Interno – CGM

5.2 Cada Secretaria Municipal e Órgão equivalente citado em 2.1.

6. PROCEDIMENTOS PARA ATENDIMENTO DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA

6.1 O fluxograma a seguir ilustra as etapas do processo de atendimento da transparência passiva, através dos pedidos de acesso à informação, conforme os critérios da LAI:

6.2 O usuário apresenta o pedido de acesso à informação nos canais de comunicação disponibilizados (físico ou eletrônico).

6.3 A Ouvidoria Geral do Município (OGM) realiza análise de admissibilidade do pedido de acesso à informação e identifica a Secretaria Municipal ou Órgão equivalente responsável pelo fornecimento da informação.

6.3.1 O pedido de acesso à informação deverá conter:

6.3.1.1 Nome do requerente;

6.3.1.2 Número de documento de identificação válido;

6.3.1.3 Especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida; e

6.3.1.4 Endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de comunicações ou da informação requerida.

6.3.2 Não serão atendidos pedidos de acesso à informação:

6.3.2.1 Genéricos;

6.3.2.2 Cuja informação esteja disponível no Portal Transparência ou em outros sites institucionais;

6.3.2.3 Desproporcionais para o tempo máximo de processamento da resposta ou desarrazoados;

6.3.2.4 Que exijam esforço desproporcional e sem previsão legal (como trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência da Secretaria Municipal ou Órgão equivalente).

6.3.2.5 Que possam violar os dados pessoais sensíveis protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), devendo ser declarado o sigilo de acordo com o procedimento estabelecido;

6.3.2.6 Quando as informações solicitadas estejam com restrição de acesso, em virtude da classificação de sigilo;

6.3.2.7 Quando a informação ou documento for produzida por outra esfera de governo.

6.3.3 Na hipótese do subitem 6.3.2.2, a Secretaria Municipal ou Órgão equivalente deverá indicar ao cidadão o local em que estão as informações solicitadas.

6.3.4 Nos casos mencionados no subitem 6.3.2.4, a OGM responderá ao usuário informando a circunstância, finalizando o atendimento.

6.3.5 Após a triagem, o pedido de acesso à informação do usuário será encaminhado – através do meio oficial de comunicação interna – para a Secretaria Municipal ou Órgão equivalente.

6.3.5.1 Neste momento, é atribuído um número ao pedido para controle e eventuais consultas posteriores (o número é gerado imediatamente nos casos de pedidos em formato on-line).

6.3.5.2 Será assegurado, por intermédio do sistema de serviço de Informações ao Cidadão, a rastreabilidade em tempo real dos tramites internos do referido pedido, haja vista a necessidade do monitoramento para fins de controle de prazo e eventual feedback para o manifestante.

6.3.6 A Secretaria Municipal ou Órgão equivalente competente, ao receber o pedido de acesso à informação, fará os encaminhamentos internos devidos e providenciará a resposta à OGM, através do meio oficial de comunicação interna.

6.3.6.1 Quando a informação solicitada estiver imediatamente disponível, deverá ser prontamente fornecida.

6.3.6.2 Não sendo possível a disponibilização imediata, haverá o prazo de 20 (vinte) dias para fazê-lo, sendo permitida – mediante justificativa fundamentada do agente público responsável – uma única prorrogação de prazo por 10 (dez) dias.

6.3.6.3 A Secretaria Municipal ou Órgão equivalente não sendo competente, devolverá a manifestação para a OGM para o encaminhamento devido, indicando, quando possível, a Secretaria Municipal ou Órgão equivalente competente.

6.3.7 A OGM avalia a resposta recebida e, sendo adequada, encaminha ao usuário de forma conclusiva.

6.3.8 A resposta adequada deverá conter pelo menos um dos elementos abaixo:

6.3.8.1 A informação solicitada;

6.3.8.2 A data, local e modo para realizar consulta à informação, efetuar reprodução ou obter certidão relativa à informação;

6.3.8.3 Comunicação da inexistência da informação ou a ausência de conhecimento acerca de sua existência;

6.3.8.4 Indicação, se o setor possuir conhecimento, da Secretaria Municipal ou Órgão equivalente responsável pela informação ou detentora desta; ou

6.3.8.5 Razões da negativa, se houver, fundamentadas legalmente, com possibilidade de recurso e indicação da autoridade competente para apreciá-lo.

6.3.9 Sendo inadequada a resposta, o pedido do usuário é reencaminhado para a Secretaria Municipal ou Órgão equivalente para esclarecimentos/complementação e, por conseguinte, elaboração de uma nova resposta.

6.3.10 A Secretaria Municipal ou Órgão equivalente encaminha nova resposta para a OGM.

6.3.11 A OGM avalia a resposta recebida e, sendo adequada, encaminha ao usuário de forma conclusiva.

6.4 O fluxograma a seguir ilustra as etapas do processo de recurso (em situação de negativa de acesso ou não fornecimento das razões da negativa do acesso), conforme os critérios do Decreto Municipal n.º 044/2025:

6.4.1 O usuário pode apresentar recurso à autoridade máxima da Administração Direta no prazo de 10 (dez) dias, contado da ciência da decisão.

6.4.2 O recurso poderá ser apresentado em meio físico ou em meio eletrônico que esteja atrelado à OGM.

6.4.3 Após receber o recurso, a OGM encaminhará – através do meio oficial de comunicação interna – para a autoridade máxima da Administração Direta do Poder Executivo Municipal.

6.4.3.1 O prazo de análise e resposta é de 5 (cinco) dias.

6.4.3.2 Na hipótese de provimento do recurso, emitirá ordem à Secretaria Municipal ou Órgão equivalente competente para disponibilização da informação e comunicará a decisão à OGM.

6.4.3.3 Caso o recurso seja desprovido, a autoridade comunicará a decisão à OGM.

6.4.3.4 A OGM encaminhará a decisão ao usuário.

6.4.4 Na hipótese de desprovimento do recurso, o usuário pode interpor recurso à Controladoria-Geral do Município (CGM), no prazo de 10 (dez) dias, contado da ciência da decisão.

6.4.4.1 O prazo de análise e resposta é de 5 (cinco) dias, prorrogáveis por mais 5 (cinco) dias mediante justificativa fundamentada.

6.4.4.2 Provido o recurso, a CGM fixará prazo para o cumprimento da decisão pelo responsável pelas informações e comunicará a decisão à OGM.

6.4.5 Desprovido o recurso pela CGM, o requerente poderá apresentar, no prazo de 10 (dez) dias, contado da ciência da decisão, recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações (CMRI).

6.4.5.1 Prazo de análise e resposta: até 90 (noventa) dias.

6.4.5.2 Provido o recurso, a CMRI fixará prazo para o cumprimento da decisão pelo responsável pelas informações e comunicará a decisão à OGM.

6.4.5.3 Desprovido o recurso a CMRI comunicará a decisão à OGM.

6.4.6 O processo é considerado encerrado após a comunicação oficial da decisão final ao requerente.

6.5 O fluxograma a seguir ilustra as etapas do processo de reclamação (em situação de omissão de resposta ao pedido de acesso à informação), conforme os critérios do Decreto Municipal n.º 044/2025:

6.5.1 O usuário pode apresentar reclamação à Autoridade de Monitoramento no prazo de 10 (dez) dias, após 30 (trinta) dias da apresentação do pedido inicial.

6.5.1.1 O prazo de análise e resposta é de 5 (cinco) dias.

6.5.1.2 A reclamação poderá ser apresentada em meio físico ou em meio eletrônico que esteja atrelado às Unidades de Ouvidoria.

6.5.1.3 Provido a reclamação, a Autoridade de Monitoramento fixará prazo para o cumprimento da decisão pelo responsável pelas informações e comunicará a decisão à OGM.

6.5.2 Caso a reclamação não seja provida, o usuário pode interpor recurso à CGM, no prazo de 10 dias, contado da ciência da decisão.

6.5.2.1 O prazo de análise e resposta é de 5 (cinco) dias, prorrogáveis por mais 5 (cinco) dias mediante justificativa fundamentada.

6.5.2.2 Provido o recurso, a CGM fixará prazo para o cumprimento da decisão pelo responsável pelas informações e comunicará a decisão à OGM.

6.5.2.3 Desprovido o recurso a CGM comunicará a decisão à OGM.

6.5.3 O processo é considerado encerrado após a comunicação oficial da decisão final ao requerente.

7. INFORMAÇÕES ADICIONAIS

7.1 A OGM encaminhará ao Controlador-Geral do Município, o Relatório Anual estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação recebidos, atendidos e indeferidos.

7.2 O relatório será incorporado ao Relatório de Gestão da Ouvidoria Geral do Município (RAG/OGM), o qual deverá ser entregue até 15 (quinze) dias antes de findar-se o prazo para envio da carga do mês de dezembro do Sistema Informatizado Auditoria Pública Informatizada de Contas (APLIC), do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso (TCE/MT).

7.3 A OGM disponibilizará os relatórios integralmente na internet em até 05 (cinco) dias após o encaminhamento ao Controlador-Geral do Município.

7.4 Caberá informe à CGM e, por conseguinte, notificação desta no caso de descumprimento dos prazos e procedimentos previstos nesta IN.

7.5 Os esclarecimentos, as situações de omissão ou conflito aparente desta IN serão tratadas especificamente no âmbito da CGM.

7.6 Esta IN deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, a fim de verificar a sua adequação aos requisitos atinentes ao tema, bem como para manter o processo de melhoria contínua dos serviços públicos municipais.

7.7 Esta IN entra em vigor na data de sua publicação.

8. ASSINATURAS

(assinado digitalmente)

ROBSON MÁXIMO DA COSTA

Controlador-Geral do município