DECRETO Nº 103/2025
DECRETO Nº 103/2025
SÚMULA: APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 04.2025 QUE REGULAMENTA OS PROCEDIMENTOS PARA O USO OFICIAL DE SERVIÇOS DE ATENDIMENTO AUTOMATIZADO POR MENSAGENS, NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA, AUTÁRQUICA E FUNDACIONAL DO PODER EXECUTIVO DO MUNICIPIO DE COLÍDER-MT.
O Excelentíssimo Senhor RODRIGO LUIZ BENASSI, Prefeito do Município de Colíder, Estado de Mato Grosso, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pelo Artigo 121, Inciso IV, da Lei Orgânica Municipal,
CONSIDERANDO a necessidade de adequação dos procedimentos internos do poder executivo;
CONSIDERANDO que a competência para legislar sobre servidores públicos e organização administrativa é privativa do chefe do executivo, nos termos do art. 102, II e III da Lei Orgânica Municipal;
DECRETA:
Art. 1º - A aprovação, no âmbito do Poder Executivo Municipal, da Instrução Normativa STB Nº. 04/2025 que regulamenta os procedimentos para o uso oficial de serviços de atendimento automatizado por mensagens, no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do poder executivo.
Art. 2º - Os órgãos e entidades da administração direta e indireta, como unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sujeitam-se, no que couber, à referida Instrução Normativa.
Art. 3º - Caberá à Unidade de Controle Interno - UCI prestar os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos deste Decreto.
Art. 4°- Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
GABINETE DO PREFEITO MUNICIPAL DE COLÍDER, ESTADO DE MATO GROSSO, EM 27 de junho de 2025.
RODRIGO LUIZ BENASSI
Prefeito Municipal
INSTRUÇÃO NORMATIVA STI Nº 04/2025
Súmula: REGULAMENTA OS PROCEDIMENTOS PARA O USO OFICIAL DE SERVIÇOS DE ATENDIMENTO AUTOMATIZADO POR MENSAGENS, NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA, AUTÁRQUICA E FUNDACIONAL DO PODER EXECUTIVO DO MUNICIPIO DE COLÍDER-MT
Versão: 01
Aprovação em: .01.07.2025
Ato de aprovação: Decreto nº. 103/2025
Unidade Responsável: Departamento de Tecnologia da Informação
O Excelentíssimo Senhor RODRIGO LUIZ BENASSI, Prefeito do Município de Colíder, Estado de Mato Grosso, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pelo Artigo 121, Inciso IV, da Lei Orgânica Municipal, e através da Controladoria Geral do Município – CGM, no uso de suas atribuições conferidas pelo art. 30, inciso I da Lei 3.200/2022;
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar os procedimentos para uso e implantação de aplicativos, garantindo transparência, legalidade e eficiência;
CONSIDERANDO a necessidade de facilitar o acesso da sociedade aos serviços prestados pela Prefeitura Municipal de Colíder e aprimorar o atendimento oferecido aos cidadãos;
CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD), que estabelece as regras para o tratamento de dados pessoais por órgãos públicos;
CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 14.129, de 29 de março de 2021 (Lei do Governo Digital), regulamentada pelo Decreto nº 69/2025, que incentiva a transformação digital dos serviços públicos e a desburocratização;
CONSIDERANDO os princípios da Administração Pública, previstos no artigo 37 da Constituição Federal;
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Esta Instrução Normativa tem por finalidade estabelecer as diretrizes e procedimentos para o uso oficial de serviços de atendimento automatizado de mensagens, integrados com atendimento de pessoa física em ambiente web, para a comunicação e o atendimento ao cidadão no âmbito do Poder Executivo Municipal de Colíder.
Art. 2º Esta Instrução Normativa aplica-se a todos os órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Município de Colíder.
CAPÍTULO II
DEFINIÇÕES
Art. 3º Para os fins desta Instrução Normativa consideram-se:
I – Serviços Oficiais de Mensagens: Canais de comunicação digital utilizados pela Administração Pública Municipal para o envio e recebimento de mensagens instantâneas, que permitam o uso oficial e a automação de atendimento por meio de chatbots.
II - Chatbot: Programa de computador que simula uma conversa humana por meio de mensagens de texto ou voz, utilizado para automatizar o atendimento e a resposta a perguntas frequentes.
III – Segurança da Informação: Conjunto de práticas e medidas técnicas, administrativas e físicas para proteger informações contra acesso, uso, divulgação, interrupção, modificação ou destruição não autorizados, garantindo sua confidencialidade, integridade e disponibilidade.
IV – Confidencialidade: Propriedade que garante que a informação não esteja disponível ou seja divulgada a indivíduos, entidades ou processos não autorizados.
V – Ambiente Informatizado: Conjunto de recursos tecnológicos, como hardware, software, redes e dados, utilizados para processamento, armazenamento e transmissão de informações no âmbito da Administração Pública Municipal.
CAPÍTULO III
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
Art. 4º Esta Instrução Normativa tem como base legal as seguintes legislações:
a) Constituição Federal de 1988;
b) Lei Federal nº 12.527/2011, que regulamenta o Acesso à Informação;
c) Decreto Municipal nº 68/2025, que regulamenta a Lei de Acesso à Informação no âmbito municipal
d) Lei Federal nº 13.709, que trata da Proteção de Dados Pessoais - LGPD;
e) Decreto Municipal nº 22/2024, que regulamenta a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, no âmbito municipal;
f) Lei Federal nº 14.129/2021, que regulamenta sobre o Governo Digital;
g) Decreto Municipal nº 69/2025, que regulamenta a Lei Federal sobre o Governo Digital no âmbito municipal.
CAPÍTULO IV
DA INSTITUIÇÃO DOS SERVIÇOS DE MENSAGENS
Seção I
Disposições Gerais
Art. 5º Os serviços oficiais de mensagens instantâneas e chatbots da Prefeitura Municipal de Colíder têm o objetivo de:
I – Ampliar o acesso dos cidadãos a serviços e informações públicas;
II – Facilitar a comunicação entre a Administração Pública e os cidadãos;
III – Automatizar o atendimento por meio de chatbots para respostas rápidas e eficientes;
IV – Manter o registro do atendimento a fim de garantir a aplicação dos princípios gerais que norteiam a administração pública [legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, entre outros].
Seção II
Das diretrizes básicas para a implantação e uso
Art. 6º Os aplicativos deverão funcionar segundo as seguintes diretrizes:
I – Devem garantir a segurança e integridade dos dados, cumprindo com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
II – Devem permitir a criação de fluxos personalizados de atendimento, incluindo respostas automáticas e personalizadas;
III – Para administração e monitoramento, deve haver uma interface web permitindo que os administradores configurem, monitorem e ajustem os fluxos de atendimento conforme necessário;
IV – A empresa provedora do serviço de mensagens deve possuir capacidade técnica e operacional para fornecimento e implantação do serviço no município;
V – Deve ser oferecida garantia e suporte técnico, disponibilizado através de sistema de chamados por aplicativos, e-mail e videoconferência;
VI – A base de dados será de propriedade exclusiva do Poder Público Municipal, devendo todos os arquivos ser transferidos integralmente para o mesmo em caso de rescisão contratual ou não renovação do contrato.
CAPÍTULO V
DO FUNCIONAMENTO DOS SERVIÇOS
Art. 7º Os serviços de mensagem automatizada terão:
I – Número oficial para comunicações via aplicativo de mensagens;
II – Canal de atendimento automatizado (Chatbot);
Art. 8º Os serviços serão utilizados para:
I – Envio de mensagens pelo cidadão para atendimento e orientação sobre serviços municipais;
II - Agendamento e confirmação de serviços públicos;
III - Respostas a solicitações de informações e dúvidas frequentes;
IV – Realização de diligências, comunicações, certificações dos serviços públicos como setor de cadastro, fiscalização, entre outros.
§1º A Administração Pública Municipal poderá utilizar o serviço como canal para envio de mensagens ao munícipe, as informações terão caráter meramente informativo, indicando os canais oficiais de consulta aos documentos e comunicações.
§2º A utilização de mensagens não substitui as comunicações oficiais que exijam protocolo ou atendimento às formalidades legais específicas.
Seção I
DAS REGRAS DE USO E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Art. 9º A Prefeitura Municipal de Colíder utilizará apenas plataformas e serviços de mensagens que ofereçam garantias de segurança da informação e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
§ 1º É vedado o uso de contas pessoais de servidores em plataformas de mensagens para o envio de comunicações oficiais em nome da Administração Pública Municipal.
§ 2º O Município deverá buscar junto aos fornecedores dos serviços oficiais de mensagens informações sobre suas políticas de privacidade, termos de uso e medidas de segurança, especialmente quanto à localização do armazenamento dos dados e à subcontratação de operadores.
Art. 10º As mensagens enviadas por meio dos serviços oficiais de mensagens deverão sempre identificar claramente o remetente como "Prefeitura Municipal de Colíder" ou o órgão/secretaria responsável, ou ainda o servidor responsável pelo atendimento.
Art. 11º O conteúdo das mensagens deve ser estritamente relacionado à finalidade pública informada e não poderá conter:
I - Informações pessoais sensíveis, salvo se estritamente necessário para a finalidade pública e com base legal específica (Art. 11 da LGPD);
II - Informações confidenciais que exijam sigilo legal sem as devidas garantias e bases legais;
III - Conteúdo comercial, promocional, político-partidário ou de cunho pessoal;
IV - Conteúdo ofensivo, discriminatório ou ilegal.
Art. 12º A coleta de dados pessoais dos cidadãos por meio dos serviços mensagens devem ser limitada ao mínimo necessário para a finalidade do serviço prestado.
Art. 13º Serão adotadas medidas técnicas e administrativas para garantir a segurança dos dados pessoais tratados nos serviços de mensagens, tais como:
I - Controle de acesso rigoroso aos perfis oficiais e sistemas de gestão das mensagens;
II - Treinamento contínuo dos servidores sobre segurança da informação e LGPD;
III - Manutenção de registros das operações de tratamento de dados;
IV - Implementação de políticas de retenção e descarte seguro de dados.
CAPÍTULO VI
DO CADASTRO E ACESSO DOS SERVIDORES AOS SERVIÇOS
Art. 14º A liberação do uso dos sistemas de mensagens dar-se-á mediante requerimento apresentado ao Departamento de Tecnologia da Informação, instruído com os seguintes documentos:
I - Requerimento do servidor ou gestor responsável pela unidade, indicando os servidores autorizados a utilizar a ferramenta, informando o nome, matrícula do servidor e para quais acessos terá permissão, conforme Anexo I;
II - Termo de Responsabilidade, em que o servidor que utilizar os serviços informatizados se compromete a utilizar a ferramenta apenas para atividades vinculadas às atribuições funcionais e durante o horário de expediente, conforme Anexo II.
§1º A aceitação do Termo de Responsabilidade implicará ciência do servidor acerca do monitoramento da comunicação que trafegar na rede interna da Administração Pública Municipal, visando à proteção contra incidentes de segurança da informação.
§2º Quando houver vacância do servidor no departamento ou órgão de sua lotação, deverá o servidor, gestor responsável ou chefia imediata comunicar ao Departamento de Tecnologia da Informação, a retirada para acesso aos serviços informatizados.
§3º Caso não haja a comunicação prevista no §2º, e seja verificada a desvinculação ou mudança na lotação do servidor, o Departamento de Tecnologia da Informação poderá, de ofício, efetuar o desligamento do acesso do servidor aos serviços informações.
§4º O Departamento de Tecnologia da Informação da Prefeitura Municipal de Colíder fornecerá suporte para os servidores, podendo oferecer acesso presencial para os servidores lotados no Paço Municipal ou suporte remoto para os servidores alocados em outras secretarias, conforme a necessidade e a disponibilidade técnica.
CAPÍTULO VII
DAS RESPONSABILIDADES E SANÇÕES
Art. 15º Os gestores dos órgãos e entidades municipais são responsáveis por garantir que o uso dos canais de atendimento automatizado por mensagens por suas equipes esteja em conformidade com esta Instrução Normativa e a LGPD.
Art. 16º Os servidores que utilizarem os canais de atendimento automatizado por mensagens em nome da Prefeitura são individualmente responsáveis pela observância das regras e princípios estabelecidos nesta Instrução Normativa e na LGPD.
Art. 17º O descumprimento das disposições desta Instrução Normativa poderá acarretar a aplicação de sanções disciplinares, administrativas e civis, conforme a legislação vigente, sem prejuízo das responsabilidades cabíveis pela violação à LGPD.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 18º Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
Art. 19º Integram esta Instrução Normativa os anexos I e II.
Colíder, 27 de Junho de 2025
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RODRIGO LUIZ BENASSI
Prefeito Municipal
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DÉRICK SMITH M. G. GOMES
Controlador Interno
Matrícula 7528
(Anexo I da Instrução Normativa nº 04/2025)
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REQUERIMENTO DE ACESSO À AMBIENTE INFORMATIZADO |
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I - TIPO DE SOLICITAÇÃO |
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☐ HABILITAÇÃO ☐ BLOQUEIO |
☐ DESABILITAÇÃO ☐ DESBLOQUEIO |
☐ TROCA DE SENHA ☐ EXCLUSÃO |
☐ ATUALIZAÇÃO |
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II - SEGMENTO DO AMBIENTE INFORMATIZADO |
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☐ COMPUTADOR E REDE |
☐ E-MAIL INSTITUCIONAL |
☐ SISTEMA DE SOFTWARE INFORMATIZADO |
☐ APP DE MENSAGEM AUTOMATIZADA |
☐ OUTRO: |
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☐ ALMOXARIFADO ☐ PATRIMÔNIO ☐ FROTAS ☐ PROJETOS |
☐ TRIBUTAÇÃO ☐ RECURSOS HUMANOS ☐ COMPRAS ☐ LICITAÇÃO |
☐ PROTOCOLO ☐ CONTABILIDADE ☐ PORTAL DE TRANSPARÊNCIA ☐ OUTRO: |
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IV - IDENTIFICAÇÃO DO SOLICITANTE |
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NOME: |
TELEFONE: |
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MATRÍCULA: |
CPF: |
E-MAIL: |
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CARGO: |
ASSINATURA EM / / ________________________________________ |
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UNIDADE DE LOTAÇÃO: |
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V - IDENTIFICAÇÃO DO GESTOR RESPONSÁVEL OU CHEFIA IMEDIATA |
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NOME: |
TELEFONE: |
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MATRÍCULA: |
CPF: |
E-MAIL: |
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CARGO: |
ASSINATURA EM / / ________________________________________ |
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UNIDADE DE LOTAÇÃO: |
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VI - RESPONSABILIDADES |
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☐ Estou ciente de que deverei comunicar de imediato, qualquer ocorrência que determine a perda ao direito ora pleiteado. Responsabilizo-me pela exatidão e veracidade das informações prestadas, ciente de que, se omissa ou falsa a declaração, ficarei sujeito às penas da lei, nos termos do art. 299 do Código Penal e às sanções administrativas e cíveis pertinentes. |
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VII - REGISTRO DO ATENDIMENTO E SOLICITAÇÃO (campo para uso do Departamento de Tecnologia da Informação) |
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1) Declaro que a solicitação foi recebida: Data: / / ___________________________________________________________________ Cadastrador (Assinatura) |
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VIII – OBSERVAÇÕES (caso houver) |
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SOLICITANTE: |
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: |
(Fl. 2 do Anexo I da Instrução Normativa n
º 04/2025)
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO
CADASTRAMENTO E HABILITAÇÃO DE RESPONSÁVEIS E REPRESENTANTES LEGAIS
QUADRO I- TIPO DE SOLICITAÇÃO
Assinalar com "X" a(s) opção(ões) desejada(s), sendo:
HABILITAÇÃO: Utilizar para solicitar habilitação do usuário em perfis de sistemas.
DESABILITAÇÃO: Utilizar para solicitar desabilitação do usuário em perfis de sistema.
BLOQUEIO: Utilizar para bloquear acesso do usuário em perfis de sistemas.
DESBLOQUEIO: Utilizar para desbloquear acesso do usuário em perfis de sistemas.
TROCA DE SENHA: Utilizar para alteração ou reset de senha de acesso em sistemas.
EXCLUSÃO: Utilizar para solicitar exclusão do usuário do ambiente.
ATUALIZAÇÃO: Atualizar acessos do usuário, permitindo inserir mais acessos ou mudar o perfil de acesso.
Quadro II - SEGMENTO DO AMBIENTE INFORMATIZADO
Assinalar com “X” uma única opção. Caso seja marcada a quadrícula “Outro”, especificar o segmento.
Quadro III – ESPECIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE SOFTWARE
Assinalar com “X” uma única opção. Caso seja marcada a quadrícula “Outro”, especificar o segmento.
QUADRO IV - IDENTIFICAÇÃO DO SOLICITANTE:
Assinalar com "X" a opção correspondente.
NOME COMPLETO: Preencher com o nome completo do usuário.
CPF: Preencher com o CPF do usuário.
MATRÍCULA: Preencher com o número da matrícula funcional do usuário. Se o usuário não tiver matrícula, preencher com a portaria de nomeação.
TELEFONE: Preencher com número de telefone do usuário, contendo o código de área e o ramal, se for o caso.
CARGO: Preencher com o atual cargo que ocupa.
UNIDADADE DE LOTAÇÃO: Preencher com o nome ou sigla da unidade de exercício das suas atividades.
E-MAIL: Preencher com o endereço de correio eletrônico (e-mail) do usuário.
DATA E ASSINATURA: Data e Assinatura conforme documento de identificação.
QUADRO V - IDENTIFICAÇÃO DO GESTOR RESPONSÁVEL OU CHEFIA IMEDIATA:
Assinalar com "X" a opção correspondente.
NOME COMPLETO: Preencher com o nome completo do gestor responsável ou chefia imediata na pasta do solicitante.
CPF: Preencher com o CPF do usuário.
MATRÍCULA: Preencher com o número da matrícula funcional do gestor ou chefia. Se não tiver matrícula, preencher com a portaria de nomeação.
TELEFONE: Preencher com número de telefone do gestor ou chefia, contendo o código de área e o ramal, se for o caso.
CARGO: Preencher com o atual cargo que ocupa.
UNIDADADE DE LOTAÇÃO: Preencher com o nome ou sigla da unidade de exercício das suas atividades.
E-MAIL: Preencher com o endereço de correio eletrônico (e-mail) do gestor ou chefia.
DATA E ASSINATURA: Data e Assinatura conforme documento de identificação.
QUADRO VI – RESPONSABILIDADES:
Assinalar com "X" a opção correspondente.
QUADRO VII - REGISTRO DO ATENDIMENTO E SOLICITAÇÃO
O Responsável pelo Atendimento da solicitação deve datar e assinar o campo no atendimento da solicitação.
QUADRO VIII - OBSERVAÇÕES
Solicitante: O solicitante deve preencher com informações que auxiliem o Cadastrador a decidir sobre o atendimento da solicitação. (Ex.: Especificar sistemas, perfis de acesso, abrangência de acesso; justificativa para troca de senha; habilitar programas avulsos no computador, etc.:).
Cadastrador: O Cadastrador deve preencher, quando julgar necessário, com informações referentes ao atendimento da solicitação.
(ANEXO II da Instrução Normativa nº 04/2025)
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TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA USO DO AMBIENTE INFORMATIZADO |
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IDENTIFICAÇÃO DO SERVIDOR |
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NOME: |
MATRÍCULA: |
TELEFONE: |
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CARGO: |
CPF: |
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UNIDADE DE LOTAÇÃO: |
E-MAIL: |
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COMPROMISSO LEGAL |
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a) Acessar e utilizar a rede corporativa, computadores, Internet e e-mails institucionais exclusivamente para fins de serviço, com a devida autorização (usuário/senha) e em estrita observância aos procedimentos, normas e disposições da instrução normativa aplicável. b) Manter sigilo sobre fatos ou informações de qualquer natureza a que tenha acesso em razão das minhas atribuições, salvo por decisão legal/judicial ou determinação de autoridade superior. c) Proteger a confidencialidade das informações, agindo com cautela na exibição de dados em tela, impressão ou gravação eletrônica, para evitar acesso de pessoas não autorizadas. d) Garantir a segurança da minha estação de trabalho, encerrando a sessão do navegador, bloqueando a estação e finalizando a sessão do cliente de correio eletrônico ao me ausentar. e) Não revelar minha senha de acesso a ninguém e tomar o máximo de cuidado para que ela permaneça de meu exclusivo conhecimento. f) Assumir a responsabilidade pelas consequências de minhas ações ou omissões que possam comprometer a exclusividade de conhecimento da minha senha ou das transações às quais tenho acesso. Declaro, ainda, estar plenamente esclarecido e consciente de que: a) Não é permitida a navegação em sites com conteúdo pornográfico, de apologia ao uso de drogas, pedofilia, racismo ou similares. b) É minha responsabilidade cuidar da integridade, confidencialidade e disponibilidade das informações em minha caixa postal (e-mail institucional), devendo comunicar imediatamente à chefia imediata quaisquer indícios ou possibilidades de irregularidades, desvios ou falhas no sistema. A exploração de falhas ou vulnerabilidades é proibida. c) Devo alterar minha senha sempre que obrigatório ou quando houver suspeita de comprometimento, evitando o uso de combinações simples e facilmente descobertas. d) Devo respeitar as normas e restrições de segurança impostas pelos sistemas da instituição. e) Utilizar os sistemas de software e os canais de atendimento automatizado por mensagens (como chatbots) de forma ética, responsável e em conformidade com as diretrizes específicas estabelecidas. |
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DATA: / / _________________________________________ ASSINATURA |
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(Fl. 2 do Anexo II da Instrução Normativa n
º 04/2025)
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO
TERMO DE RESPONSABILIDADE
NOME COMPLETO: Preencher com o nome completo do usuário.
CPF: Preencher com o CPF do usuário.
MATRÍCULA: Preencher com o número da matrícula funcional do usuário. Se o usuário não tiver matrícula, preencher com a portaria de nomeação.
TELEFONE: Preencher com número de telefone do usuário, contendo o código de área e o ramal, se for o caso.
CARGO: Preencher com o atual cargo que ocupa.
UNIDADADE DE LOTAÇÃO: Preencher com o nome ou sigla da unidade de exercício das suas atividades.
E-MAIL: Preencher com o endereço de correio eletrônico (e-mail) do usuário.
DATA E ASSINATURA: Data e Assinatura conforme documento de identificação.