DECRETO Nº 63/2025

8 de Julho de 2025

Pref. Vale de São Domingos

Regulamenta a utilização do e-mail institucional no âmbito da Administração Pública Municipal e anexa a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2025 – SMPA.

O PREFEITO MUNICIPAL DE VALE DE SÃO DOMINGOS, Estado de Mato Grosso, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Orgânica do Município,

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar e disciplinar o uso das contas de e-mail institucionais pelos servidores públicos municipais;

CONSIDERANDO a importância de garantir rastreabilidade, segurança e integridade nas comunicações oficiais;

CONSIDERANDO a edição da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2025 – SMPA, que estabelece normas e procedimentos sobre o uso do e-mail institucional,

DECRETA:

Art. 1º Fica regulamentado o uso do e-mail institucional no âmbito da Administração Pública Municipal como meio oficial de comunicação interna e externa, em conformidade com a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2025 – SMPA.

Art. 2º A INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2025 – SMPA fica anexa a este Decreto, dele fazendo parte integrante para todos os fins administrativos.

Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Vale de São Domingos/MT, aos 04 de julho de 2025.

LEANDRO AZEVEDO DA CUNHA

Prefeito Municipal

ANEXO UNICO - INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2025-SMPA- Versão 1.0

1. INTRODUÇÃO

Com o objetivo de assegurar à integridade da Tecnologia da Informação e Comunicação para a Governança Digital na efetividade e na modernização dos serviços e transparência pública, a Secretaria Municipal de Planejamento e Administraçao, com o apoio do Controle Interno, desenvolveu esta Instrução Normativa, para estabelecer regras e padrões de utilização do serviço de E-mail no âmbito da administração pública municipal.

A elaboração desta Instrução Normativa se constitui num criterioso instrumento coordenado e orientado para a padronização de uso dos e-mails de caráter Institucional que integram às estruturas públicas e seus respectivos servidores, servindo essencialmente para assegurar à integridade da correspondência e comunicação oficial da Prefeitura Municipal de Vale de São Domingos.

2. DA FINALIDADE E OBJETIVO

Esta Instrução Normativa tem por finalidade estabelecer diretrizes e padrões para utilização do serviço de correio eletrônico, de forma a contribuir para o uso racional dos recursos, assegurando padrões de qualidade, de transparência e de segurança na administração pública municipal.

3. DAS DEFINIÇÕES

Para os efeitos desta Instrução Normativa, aplicam-se as seguintes definições:

a) E-mail institucional: é o serviço de tecnologia da informação, disponibilizado pela Prefeitura Municipal de Vale de São Domingos, que permite o envio e recebimento de mensagens eletrônicas;

b) Servidor de webmail: é o equipamento tecnológico contratado responsável por manter em execução os softwares que gerenciam e controlam as mensagens/arquivo eletrônico ;

c) Conta de e-mail institucional: é a conta virtual composta por uma caixa postal eletrônica, associada a uma identificação do usuário com sufixo “@valedesaodomingos.mt.gov.br”, chamada de endereço de e-mail, que é acessível através de uma senha pessoal (de responsabilidade de cada usuário) criada para sua utilização;

d) **Quota de e-mail:**

- Tamanho máximo de 19 GB da caixa eletrônica associada a uma conta de e-mail institucional, vinculada, subordinada que compreende as mensagens e seus anexos

O caminho de acesso se dará pelo endereço:

https://webmail.valedesaodomingos.mt.gov.br/

e) **Grupo de e-mail:** é o endereço de e-mail que agrega um conjunto de endereços de e-mail cadastrados no âmbito da administração pública municipal, em que os usuários pertencentes ao grupo recebem uma cópia de todas as mensagens enviadas para o grupo;

f) Webmail: é a aplicação Web que pode ser utilizada pelo usuário para criar, gerenciar, ler e transmitir mensagens de correio eletrônico;

g) Backup: é a cópia de segurança de mensagens ou dados, para que possa ser recuperada no caso de perda da informação original;

h) Sistema de Antispam Inteligente: é a mensagem não solicitada e inconveniente recebida por um destinatário e enviada automaticamente para a caixa “É Spam”;

i) Disponibilidade: é a propriedade que garante que a informação esteja sempre disponível para o uso legítimo, ou seja, por aqueles usuários autorizados pelo proprietário da informação;

j) Filtro de e-mail: o modo de gerência disponível no cliente de e-mail ou webmail, destinado a filtrar as mensagens recebidas através de critérios definidos pelo usuário, visando organizar as mensagens ou removê-las, caso não desejadas.

4. DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

4.1 O e-mail Institucional (em todas as categorias) é o meio oficial de comunicação eletrônica integrante da Prefeitura Municipal de Vale de São Domingos, administrado e supervisionado pela Secretaria Municipal de Planejamento e Administração;

4.2 O e-mail institucional é considerado canal oficial de comunicação da Prefeitura, portanto, o seu uso padronizado é condição indispensável para todas as suas estruturas.

4.3 NÃO SERÃO ACEITOS nenhum outro e-mail de domínios de terceiros/privados/particulares que não sejam “@valedesaodomingos.mt.gov.br” (Exemplos: gmail, hotmail, yahoo)

5. DAS RESPONSABILIDADES

5.1 Todos os usuários são responsáveis por:

a) Examinar o conteúdo da caixa postal para dar tratamento adequado e oportuno às mensagens recebidas e mantê-lo de acordo com as normas e orientações estabelecidas pela Secretaria de Planejamento e Administração;

b) Não compartilhar senhas com terceiros, ainda que estejam ligados à mesma estrutura;

c) Por questões de segurança ou sigilo, ao responder ou

encaminhar mensagens, observar se não há conteúdo fazendo parte desta e que não deva ser de conhecimento de terceiros, limpando-o ou eliminando o conteúdo em caso positivo;

d) Zelar para que não sejam enviadas mensagens indevidas com o

uso de suas credenciais;

e) Enviar mensagens somente aos destinatários relacionados com o assunto, evitando-se sobrecarregar a caixa de entrada de todos;

f) Não utilizar a facilidade de repasse automático de mensagens

para endereços externos à Prefeitura Municipal de Vale de São domingos;

g) Não enviar ou repassar mensagens que abordem direta ou indiretamente, sob qualquer pretexto, racismo, discriminação, ataque pessoal, calunia, difamação, injuria ou sexo; mensagens para transacionar agiotagem, correntes, “pirâmides” de qualquer tipo e comércio de pessoa jurídica que não sejam de interesse da da Administração Pública e mensagens com fins de manifestação político- partidária, propaganda eleitoral, de associações ou sindicatos;

h) Não utilizar emails com intuito de explorar pirataria de software, musicas, livros ou qualquer propriedade intelectual, pornografia, pedofilia, nudismo, armamento, drogas e artigos de descaminho ou contrabando;

i) Manutenção da caixa postal, arquivando as mensagens importantes e mantendo cópia de segurança do conteúdo de sua caixa postal;

j) Acessar periodicamente a sua caixa de e-mail.

k) Quando o e-mail for criado pela Secretaria de Planejamento e Administração, será atribuída uma senha padrão, fornecida pelo servidor de Webmail.

l) Eliminar periodicamente as mensagens que julgar não necessárias, visando à organização e um bom desempenho das caixas postais;

m) Identificar o remetente, de forma clara, nas comunicações eletrônicas, não sendo permitidas alterações ou manipulações da origem das postagens;

n) Ao enviar uma mensagem com informações confidenciais, informar ao destinatário a classificação da informação;

5.2 A Secretaria Municipal de Planejamento e Administração é responsável por:

a) Disponibilidade do serviço de E-mail para cada estrutura;

b) Estabelecer e comunicar aos usuários os limites de utilização do serviço de e-mail;

c) Implantar mecanismos que evitem o envio e a recepção de mensagens que possam comprometer a segurança do serviço de e-mail;

d) Definir, implantar e executar procedimentos de segurança e rotinas de cópia e recuperação de caixas postais administrativas; observando a Lei Geral de Proteção de Dados;

e) Orientar e treinar usuários de cada estrutura quanto aos procedimentos operacionais do uso e segurança;

f) Criar a identidade de e-mail para cada estrutura;

g) Atender aos chamados de suporte para a resolução de pendências e/ou problemas relacionados à esta Normativa;

6. DAS CATEGORIAS PADRONIZADAS DOS USOS DE E-MAIL

Será adotado o seguinte padrão para os e-mails das instâncias administrativas no contexto da administração pública municipal, distribuidos em cinco categorias

I. ÓRGÃO SUPERIOR/SECRETARIA/PASTA/ESTRUTURA

[nome de identificação da pasta]@valedesaodomingos.mt.gov.br

Exemplo de aplicação:

Secretaria de planejamento e administração:

administracao@valedesaodomingos.mt.gov.br

Deverá constar o nome de identificação direta por aglutinação de até duas palavras, ou a que seja de melhor compreensão.

I.I. Casos excepcionais

Para esta categoria serão adotados dois casos excepcionais em que o órgão de vinculação direta usará a sua identificação como órgão superior.

Os casos excepcionais serão aqueles que por sua identificação não altera a vinculação de subordinação direta ou indireta que tenham a necessidade de ser considerado exclusivo para a facilidade de comunicação.

Estes casos serão aplicados à Ouvidoria e Auditoria interna que terá a sua identificação conforme a descrição abaixo:

ouvidoria@valedesaodomingos.mt.gov.br

auditoria@valedesaodomingos.mt.gov.br

II. ÓRGÃO DE VINCULAÇÃO ADMINISTRATIVA [nome da Unidade Administrativa Vinculada ]@valedesaodomingos.mt.gov.br

Exemplo de aplicação:

Cordenadoria de Frotas (vinculado à Secretaria de Planejamento e Administração):

frotas@valedesaodomingos.mt.gov.br

Coordenadoria de Frotas

III. NOMINAL FÍSICO (Prefeito, Vice-Prefeito, Secretários, Subsecretários,Procurador Geral e Subprocurador Geral, demais Procuradores,Ouvidor Geral, Fiscais, Diretores) [nome da pessoa física +ponto+ sobrenome]@valedesaodomingos.mt.gov.br.

Exemplo de aplicação

JOÃO MARIA / PREFEITO MUNICIPAL

joao.maria@valedesaodomingos.mt.gov.br

(Primeiro nome seguido de sobrenome separado por um ponto)

OBSERVAÇÃO: Nos casos em que haja homônimo, de acordo com a norma, será considerado o primeiro registrado e o segundo optará por outro sobrenome.

7. SEGURANÇA

Para a devida segurança dos dados e da integridade da caixa de e-mail todos os usuários deverão adotar os seguintes procedimentos:

a) Senhas são confidenciais, intransferíveis e é responsabilidade do usuário mantê-la como tal, observando procedimentos de segurança e integridade estabelecidos nesta Instrução Normativa.

b) A senha será disponibilizada pelo provedor de acesso ao webmail, de acordo com os criterios de sergurança para sua coposição, onde deverá conter no mínimo 08 (oito) caracteres composto de números, letras maiúsculas e minúsculas e caracteres especiais;

c) Em caso de esquecimento de senha o usuário deverá entrar em contato com a Secretaria de Planejamento e Administração através do e-mail administração@valedesaodomingos.mt.gov.br ou telefone (65) 2018-0810 em horário normal de expediente;

d) NUNCA CLICAR em links desconhecidos. Na dúvida consultar a equipe da Secretaria de Ciência e Tecnologia;

e) NUNCA compartilhar dados pessoais (números de documentos, cartões bancários e senhas) por e-mail;

f) NUNCA referenciar endereço de e-mails para fins particulares

g) As mensagens apagadas do servidor, pelo usuário, não poderão ser recuperadas;

h) A Secretaria de Planejamento e Administração não garante cópia de conteúdos das caixas de e-mails;

i) O e-mail institucional destina-se exclusivamente à troca de mensagens e ao recebimento de anexos relacionados às atividades funcionais, não sendo recomendado que o usuário utilize a caixa de entrada como local único de armazenamento de informações importantes, devendo realizar o devido arquivamento em pastas ou sistemas oficiais de backup;

j) NUNCA CLICAR em “Anexos com extensões passíveis de conter códigos maliciosos, como .exe, .com, .bat; .pif, .js, .vbs, .hta, .src, cpl, .reg, .dll,.inf, e outras extensões utilizadas por vírus;

8. DA INATIVAÇÃO DE CONTAS

Se a caixa de e-mail não for acessada no período de 90 (noventa) dias, todo o seu conteúdo será bloqueado;

As contas de e-mail que forem bloqueadas e não forem reclamadas pelo usuário, no período de 90 (noventa) dias serão automaticamente canceladas.

9. DAS PENALIDADES

O descumprimento dos critérios de segurança e das normas de conduta estabelecidas neste instrumento normativo, poderá ensejar, conforme a gravidade da falta, a instauração de sindicância ou processo administrativo disciplinar, visando apuração da infração praticada pelo usuário.

10. DA CRIAÇÃO DE E-MAILS:

A solicitação para criação de novas contas de emails deve ser realizada através de Memorando a ser enviado para Secretaria Municipal de Planejamento e Administração com o respectivo nome da conta, seja ela pessoal, institucional ou do departamento seguindo o padrão estabelecido nesta normativa.

11. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Compete à equipe da Secretaria de Planejamento e Administração a elaboração de normas técnicas, diretrizes, estudos, análises e pareceres que visem atender a esta Instrução Normativa.

O conteúdo desta IN pode ser alterado de acordo com a sua análise e revisão, se constituindo a sua atualização nominal em versões e devidamente comunicado a todos os Órgãos que integram à administração municipal.

DECRETO Nº 63/2025

DECRETO Nº 63/2025

Regulamenta a utilização do e-mail institucional no âmbito da Administração Pública Municipal e anexa a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2025 – SMPA.

O PREFEITO MUNICIPAL DE VALE DE SÃO DOMINGOS, Estado de Mato Grosso, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Orgânica do Município,

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar e disciplinar o uso das contas de e-mail institucionais pelos servidores públicos municipais;

CONSIDERANDO a importância de garantir rastreabilidade, segurança e integridade nas comunicações oficiais;

CONSIDERANDO a edição da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2025 – SMPA, que estabelece normas e procedimentos sobre o uso do e-mail institucional,

DECRETA:

Art. 1º Fica regulamentado o uso do e-mail institucional no âmbito da Administração Pública Municipal como meio oficial de comunicação interna e externa, em conformidade com a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2025 – SMPA.

Art. 2º A INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2025 – SMPA fica anexa a este Decreto, dele fazendo parte integrante para todos os fins administrativos.

Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Vale de São Domingos/MT, aos 04 de julho de 2025.

LEANDRO AZEVEDO DA CUNHA

Prefeito Municipal

ANEXO UNICO - INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2025-SMPA- Versão 1.0

1. INTRODUÇÃO

2. DA FINALIDADE E OBJETIVO

Esta Instrução Normativa tem por finalidade estabelecer diretrizes e padrões para utilização do serviço de correio eletrônico, de forma a contribuir para o uso racional dos recursos, assegurando padrões de qualidade, de transparência e de segurança na administração pública municipal.

3. DAS DEFINIÇÕES

Para os efeitos desta Instrução Normativa, aplicam-se as seguintes definições:

a) E-mail institucional: é o serviço de tecnologia da informação, disponibilizado pela Prefeitura Municipal de Vale de São Domingos, que permite o envio e recebimento de mensagens eletrônicas;

b) Servidor de webmail: é o equipamento tecnológico contratado responsável por manter em execução os softwares que gerenciam e controlam as mensagens/arquivo eletrônico ;

d) Quota de e-mail:

- Tamanho máximo de 19 GB da caixa eletrônica associada a uma conta de e-mail institucional, vinculada, subordinada que compreende as mensagens e seus anexos

O caminho de acesso se dará pelo endereço:

https://webmail.valedesaodomingos.mt.gov.br/

e) Grupo de e-mail: é o endereço de e-mail que agrega um conjunto de endereços de e-mail cadastrados no âmbito da administração pública municipal, em que os usuários pertencentes ao grupo recebem uma cópia de todas as mensagens enviadas para o grupo;

f) Webmail: é a aplicação Web que pode ser utilizada pelo usuário para criar, gerenciar, ler e transmitir mensagens de correio eletrônico;

g) Backup: é a cópia de segurança de mensagens ou dados, para que possa ser recuperada no caso de perda da informação original;

h) Sistema de Antispam Inteligente: é a mensagem não solicitada e inconveniente recebida por um destinatário e enviada automaticamente para a caixa “É Spam”;

i) Disponibilidade: é a propriedade que garante que a informação esteja sempre disponível para o uso legítimo, ou seja, por aqueles usuários autorizados pelo proprietário da informação;

j) Filtro de e-mail: o modo de gerência disponível no cliente de e-mail ou webmail, destinado a filtrar as mensagens recebidas através de critérios definidos pelo usuário, visando organizar as mensagens ou removê-las, caso não desejadas.

4. DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

4.1 O e-mail Institucional (em todas as categorias) é o meio oficial de comunicação eletrônica integrante da Prefeitura Municipal de Vale de São Domingos, administrado e supervisionado pela Secretaria Municipal de Planejamento e Administração;

4.2 O e-mail institucional é considerado canal oficial de comunicação da Prefeitura, portanto, o seu uso padronizado é condição indispensável para todas as suas estruturas.

4.3 NÃO SERÃO ACEITOS nenhum outro e-mail de domínios de terceiros/privados/particulares que não sejam “@valedesaodomingos.mt.gov.br” (Exemplos: gmail, hotmail, yahoo)

5. DAS RESPONSABILIDADES

5.1 Todos os usuários são responsáveis por:

a) Examinar o conteúdo da caixa postal para dar tratamento adequado e oportuno às mensagens recebidas e mantê-lo de acordo com as normas e orientações estabelecidas pela Secretaria de Planejamento e Administração;

b) Não compartilhar senhas com terceiros, ainda que estejam ligados à mesma estrutura;

c) Por questões de segurança ou sigilo, ao responder ou

encaminhar mensagens, observar se não há conteúdo fazendo parte desta e que não deva ser de conhecimento de terceiros, limpando-o ou eliminando o conteúdo em caso positivo;

d) Zelar para que não sejam enviadas mensagens indevidas com o

uso de suas credenciais;

e) Enviar mensagens somente aos destinatários relacionados com o assunto, evitando-se sobrecarregar a caixa de entrada de todos;

f) Não utilizar a facilidade de repasse automático de mensagens

para endereços externos à Prefeitura Municipal de Vale de São domingos;

h) Não utilizar emails com intuito de explorar pirataria de software, musicas, livros ou qualquer propriedade intelectual, pornografia, pedofilia, nudismo, armamento, drogas e artigos de descaminho ou contrabando;

i) Manutenção da caixa postal, arquivando as mensagens importantes e mantendo cópia de segurança do conteúdo de sua caixa postal;

j) Acessar periodicamente a sua caixa de e-mail.

k) Quando o e-mail for criado pela Secretaria de Planejamento e Administração, será atribuída uma senha padrão, fornecida pelo servidor de Webmail.

l) Eliminar periodicamente as mensagens que julgar não necessárias, visando à organização e um bom desempenho das caixas postais;

m) Identificar o remetente, de forma clara, nas comunicações eletrônicas, não sendo permitidas alterações ou manipulações da origem das postagens;

n) Ao enviar uma mensagem com informações confidenciais, informar ao destinatário a classificação da informação;

5.2 A Secretaria Municipal de Planejamento e Administração é responsável por:

a) Disponibilidade do serviço de E-mail para cada estrutura;

b) Estabelecer e comunicar aos usuários os limites de utilização do serviço de e-mail;

c) Implantar mecanismos que evitem o envio e a recepção de mensagens que possam comprometer a segurança do serviço de e-mail;

d) Definir, implantar e executar procedimentos de segurança e rotinas de cópia e recuperação de caixas postais administrativas; observando a Lei Geral de Proteção de Dados;

e) Orientar e treinar usuários de cada estrutura quanto aos procedimentos operacionais do uso e segurança;

f) Criar a identidade de e-mail para cada estrutura;

g) Atender aos chamados de suporte para a resolução de pendências e/ou problemas relacionados à esta Normativa;

6. DAS CATEGORIAS PADRONIZADAS DOS USOS DE E-MAIL

Será adotado o seguinte padrão para os e-mails das instâncias administrativas no contexto da administração pública municipal, distribuidos em cinco categorias

I. ÓRGÃO SUPERIOR/SECRETARIA/PASTA/ESTRUTURA

[nome de identificação da pasta]@valedesaodomingos.mt.gov.br

Exemplo de aplicação:

Secretaria de planejamento e administração:

administracao@valedesaodomingos.mt.gov.br

Deverá constar o nome de identificação direta por aglutinação de até duas palavras, ou a que seja de melhor compreensão.

I.I. Casos excepcionais

Para esta categoria serão adotados dois casos excepcionais em que o órgão de vinculação direta usará a sua identificação como órgão superior.

Os casos excepcionais serão aqueles que por sua identificação não altera a vinculação de subordinação direta ou indireta que tenham a necessidade de ser considerado exclusivo para a facilidade de comunicação.

Estes casos serão aplicados à Ouvidoria e Auditoria interna que terá a sua identificação conforme a descrição abaixo:

ouvidoria@valedesaodomingos.mt.gov.br

auditoria@valedesaodomingos.mt.gov.br

II. ÓRGÃO DE VINCULAÇÃO ADMINISTRATIVA [nome da Unidade Administrativa Vinculada ]@valedesaodomingos.mt.gov.br

Exemplo de aplicação:

Cordenadoria de Frotas (vinculado à Secretaria de Planejamento e Administração):

frotas@valedesaodomingos.mt.gov.br

d) **Quota de e-mail:**

e) **Grupo de e-mail:** é o endereço de e-mail que agrega um conjunto de endereços de e-mail cadastrados no âmbito da administração pública municipal, em que os usuários pertencentes ao grupo recebem uma cópia de todas as mensagens enviadas para o grupo;