DECRETO Nº 3932 DE 26 DE AGOSTO DE 2025.

“Dispõe sobre a regulamentação da Lei Municipal nº 2.308, de 04 de junho de 2025, que institui o Processo Administrativo Eletrônico (PAe) no âmbito da Administração Pública do Município de Jaciara, autoriza a tramitação eletrônica de processos na Procuradoria do Município e regulamenta a notificação fiscal por meio de aplicativos de mensagens instantâneas, e dá outras providências.”

A PREFEITA DO MUNICIPIO DE JACIARA, ESTADO DE MATO GROSSO, ANDRÉIA WAGNER, o uso de suas atribuições legais, conforme a Lei Orgânica do Município, e em conformidade com a Lei nº 2.308, de 04 de junho de 2025, que a autoriza a regulamentar a matéria em seu artigo 11, e considerando a necessidade de modernizar os serviços públicos e os princípios do artigo 37 da Constituição Federal,

DECRETA:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES, OBJETIVOS E PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS

Art. 1º. Este Decreto regulamenta a Lei Municipal nº 2.308, de 04 de junho de 2025, estabelecendo normas para a implementação do Processo Administrativo Eletrônico (PAe) na Administração Pública de Jaciara, a tramitação eletrônica na Procuradoria do Município e as notificações fiscais por aplicativos de mensagens. Visa detalhar diretrizes técnicas e jurídicas para uma transição segura e eficaz ao ambiente digital, com foco na segurança da informação, proteção de dados e autenticidade dos documentos eletrônicos.

Art. 2º. Para os fins deste Decreto, além das definições do Art. 2º da Lei nº 2.308, de 2025, consideram-se:

I – Sistema de Processo Administrativo Eletrônico (Sistema PAe): O conjunto de recursos tecnológicos para gerir processos administrativos digitais, desde a autuação até o arquivamento, garantindo rastreabilidade, auditoria e conformidade legal, e permitindo integração com outros sistemas governamentais.

II – Certificação Digital: Mecanismo tecnológico de identificação eletrônica que garante autenticidade e integridade de documentos e transações digitais, baseado em certificados ICP-Brasil, essencial para assinatura eletrônica qualificada e validade jurídica de atos oficiais.

III – Metadados: Informações estruturadas que descrevem, localizam e facilitam a gestão de documentos eletrônicos (nome, tipo, autor, data, assunto, etc.), permitindo organização, indexação e preservação, conforme diretrizes do CONARQ.

IV – Usuário Interno: Servidores e colaboradores da Administração Municipal cadastrados e autorizados a operar o Sistema PAe, com perfis de acesso definidos por atribuições e níveis de sigilo, responsáveis pelos atos praticados sob sua identificação.

V – Usuário Externo: Pessoas físicas ou jurídicas, ou seus representantes, cadastradas e autorizadas a acessar o Sistema PAe para consultar processos públicos, protocolar documentos e acompanhar atos de seu interesse, garantindo transparência.

Art. 3º. A implementação do PAe em Jaciara, conforme o Art. 3º da Lei nº 2.308, de 2025, ocorrerá por meio de uma transição planejada. O Comitê Gestor do PAe elaborará um cronograma detalhado, priorizando órgãos e processos, considerando complexidade, tecnologia e capacitação. O objetivo é consolidar o meio eletrônico, racionalizar procedimentos, eliminar papel, reduzir custos e garantir transparência, acesso à informação, segurança, integridade de dados (com criptografia e assinaturas eletrônicas), interoperabilidade, acessibilidade e inclusão digital (com suporte presencial), além de capacitação contínua de servidores e administrados.

CAPÍTULO II

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO (PAe)

SEÇÃO I

DA IMPLEMENTAÇÃO E OBRIGATORIEDADE DO PAE

Art. 4º. O PAe será obrigatório para todos os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal de Jaciara, conforme o Art. 4º da Lei nº 2.308, de 2025, abrangendo a maioria dos processos administrativos, salvo exceções justificadas. Sua implementação será progressiva, com cronograma detalhado pelo Comitê Gestor do PAe, considerando complexidade, infraestrutura e treinamento, e amplamente divulgado.

§1º. Excepcionalmente, a adesão ao PAe poderá ser discricionária para órgãos ou processos específicos, se houver inviabilidade técnica, operacional ou custos desproporcionais, mediante aprovação do Comitê Gestor do PAe e referendo da Prefeita Municipal.

§2º. Durante a transição, processos continuarão em meio físico, com normas vigentes. A Administração garantirá a coexistência sem duplicidades, com fluxos claros para migração. Processos físicos em andamento poderão ser convertidos para eletrônico, conforme o Comitê Gestor e normas de digitalização.

SEÇÃO II

DOS DOCUMENTOS E ATOS ELETRÔNICOS

Art. 5º. Documentos no Sistema PAe terão pleno valor jurídico e probatório, equivalentes aos em papel, desde que observem autenticidade, integridade, validade jurídica e interoperabilidade, conforme a Lei nº 2.308, de 2025, e demais legislações. A autenticidade e integridade serão garantidas por assinatura eletrônica (simples, avançada ou qualificada), cuja escolha dependerá do risco do ato. Assinatura qualificada será exigida para atos de alto risco. Normas técnicas para cada tipo serão definidas em ato complementar da Secretaria Municipal de Administração.

Art. 6º. Documentos físicos digitalizados para o PAe deverão ser convertidos, preferencialmente, para PDF/A ou outro formato que garanta preservação e legibilidade. A digitalização incluirá metadados essenciais (tipo, data, responsável, origem, assunto, palavras-chave) para identificação e recuperação. O servidor responsável atestará a fidelidade do documento digitalizado, sob pena de responsabilidade. A guarda dos originais físicos seguirá a Tabela de Temporalidade do Município (CONARQ), com descarte dos não permanentes após prazos legais.

Art. 7º. A guarda e o armazenamento de documentos e processos eletrônicos ocorrerão em repositórios digitais seguros, protegidos contra acessos indevidos, perdas ou destruição, conforme políticas de gestão documental e preservação digital do Município (CONARQ). Serão implementados backups, redundância de dados, controle de acesso, monitoramento e auditoria. A segurança da informação é prioridade, com criptografia e outras medidas para garantir a confidencialidade, em conformidade com a LGPD.

SEÇÃO III

DA AUTUAÇÃO, TRAMITAÇÃO, INSTRUÇÃO E ARQUIVAMENTO

Art. 8º. A autuação de processo eletrônico no Sistema PAe inicia-se com o registro de dados essenciais (assunto, interessados, objeto, documentos iniciais), recebendo um número único. A classificação e indexação por palavras-chave são cruciais para localização. O servidor responsável pela autuação deve garantir a correta alimentação dos dados e integridade dos documentos.

Art. 9º. A tramitação de processos no Sistema PAe será inteiramente digital, permitindo fluxo célere e controlado entre órgãos. A distribuição será automatizada ou facilitada. O sistema registrará data e hora de cada movimentação, controlará prazos com alertas e notificações, e permitirá comunicação interna por funcionalidades específicas, garantindo rastreabilidade e transparência.

Art. 10. A instrução processual no PAe inclui a produção e juntada de documentos eletrônicos (provas, pareceres, intimações), observando formatos e metadados. Despachos, pareceres e decisões serão eletrônicos, com assinatura eletrônica do responsável. O Sistema PAe facilitará a visualização e organização. Intimações e comunicações aos interessados serão preferencialmente eletrônicas, com comprovante de recebimento.

Art. 11. Após a decisão final, o processo eletrônico será arquivado definitivamente, conforme políticas de gestão documental e tabelas de temporalidade do Município (CONARQ), garantindo preservação, autenticidade, integridade e acessibilidade. O Sistema PAe permitirá fácil recuperação e geração de relatórios. A eliminação de processos, se permitida, seguirá rito formal, conforme normas arquivísticas e de proteção de dados.

SEÇÃO IV

DA TRANSPARÊNCIA, ACESSO À INFORMAÇÃO E SEGURANÇA

Art. 12. A implementação do PAe reforça a transparência e o acesso à informação, conforme o Art. 3º, inciso III, da Lei nº 2.308, de 2025. Canais de consulta pública serão disponibilizados, principalmente no portal da Prefeitura, para acompanhamento de processos não sigilosos. A publicidade seguirá a Lei de Acesso à Informação, resguardando sigilo legal e dados pessoais. O sistema permitirá buscas facilitadas por número, assunto e interessado.

Art. 13. A segurança e integridade do PAe são cruciais. O Sistema PAe terá controle de acesso robusto, trilhas de auditoria detalhadas e infraestrutura tecnológica com firewalls, detecção de intrusão, antivírus e criptografia para proteger dados. O Município investirá continuamente em segurança da informação, conforme melhores práticas e LGPD. A integridade dos documentos será assegurada pela assinatura eletrônica, conforme Art. 5º.

Art. 14. A interoperabilidade e integração do PAe com outros sistemas são estratégicas para a eficiência e desburocratização, conforme o Art. 3º, inciso V, da Lei nº 2.308, de 2025. O Sistema PAe terá arquitetura aberta, usando padrões técnicos para intercâmbio de informações, evitando duplicação. Acordos de cooperação serão estabelecidos para integração de bases de dados e automação de fluxos, com segurança. O Comitê Gestor do PAe identificará e promoverá integrações para otimizar serviços e recursos.

SEÇÃO V

DA ACESSIBILIDADE E CAPACITAÇÃO

Art. 15. A acessibilidade e inclusão digital são fundamentais na implementação do PAe, conforme o Art. 3º, inciso VI, da Lei nº 2.308, de 2025. O Município disponibilizará canais de atendimento presenciais (ex: Praça Cidadã) com suporte técnico e computadores para acesso ao Sistema PAe. A interface do PAe será desenvolvida com foco em usabilidade e acessibilidade, compatível com tecnologias assistivas, para garantir a autonomia de todos os cidadãos.

Art. 16. A Administração Municipal promoverá capacitação e treinamento contínuo de servidores e administrados para o uso eficaz do PAe, conforme o Art. 3º, inciso VII, da Lei nº 2.308, de 2025. Programas de treinamento abrangentes, em diversas modalidades (presenciais, e-learning, etc.), abordarão desde conceitos básicos até funcionalidades avançadas. Materiais de apoio (manuais, FAQs, tutoriais) serão disponibilizados. O Comitê Gestor do PAe coordenará e avaliará esses programas para garantir a disseminação contínua do conhecimento.

CAPÍTULO III

DA TRAMITAÇÃO ELETRÔNICA NA PROCURADORIA MUNICIPAL

Art. 17. A Procuradoria Municipal está autorizada a tramitar seus processos administrativos eletronicamente, utilizando o PAe ou sistema próprio, conforme o Art. 6º da Lei nº 2.308, de 2025. Essa autonomia visa atender às peculiaridades de suas atividades, que exigem complexidade e sigilo. Se optar por sistema próprio, este deve ser compatível e interoperável com o PAe geral, mantendo segurança e confidencialidade.

Art. 18. A Procuradoria do Município poderá editar normas complementares para regulamentar a tramitação eletrônica de seus processos, conforme o Art. 6º, § 1º, da Lei nº 2.308, de 2025. Essas normas detalharão tipos de processos, sistemas, procedimentos (autuação, instrução, arquivamento) e comunicações eletrônicas. Deverão alinhar-se aos princípios de segurança, autenticidade, integridade e proteção de dados da Lei Municipal e deste Decreto, adaptando-os às necessidades da Procuradoria Municipal.

Art. 19. A tramitação eletrônica na Procuradoria Municipal garantirá segurança, confidencialidade e sigilo das informações, especialmente em processos estratégicos ou sigilosos, conforme o Art. 6º, § 2º, da Lei nº 2.308, de 2025, e normas de proteção de dados e sigilo profissional. Ainda implementará criptografia, controle de acesso restrito e auditorias de segurança. O acesso a processos confidenciais será limitado e registrado, protegendo a confidencialidade conforme o Código de Ética da OAB e a LGPD.

Art. 20. Fica autorizado o regime de trabalho remoto para os procuradores da Procuradoria do Município, mediante a concessão de acesso remoto aos sistemas e processos da Procuradoria Municipal, utilizando redes institucionais ou domésticas, conforme previsto no Art. 6º, § 3º, da Lei nº 2.308, de 2025. Para garantir a segurança e a integridade das informações durante o acesso remoto, a Procuradoria exigirá a utilização de ferramentas e protocolos de segurança robustos, tais como redes privadas virtuais (VPNs) com criptografia forte, autenticação multifator para acesso aos sistemas, e dispositivos de segurança pessoal (como tokens ou certificados digitais) para a identificação dos procuradores. Os procuradores serão devidamente orientados sobre as boas práticas de segurança da informação ao utilizar equipamentos e redes domésticas, incluindo a necessidade de manter software antivírus atualizado, firewalls ativos e sistemas operacionais seguros. A Procuradoria estabelecerá diretrizes claras sobre o manuseio de documentos e informações sigilosas em ambientes remotos, e monitorará o acesso aos sistemas para detectar e prevenir atividades suspeitas, assegurando que a flexibilidade do trabalho remoto não comprometa a segurança e a confidencialidade dos dados do Município.

CAPÍTULO IV

DA NOTIFICAÇÃO FISCAL POR MEIO DE APLICATIVOS DE MENSAGENS INSTANTÂNEAS

SEÇÃO I

DOS REQUISITOS E PROCEDIMENTOS GERAIS

Art. 21. A utilização de aplicativos de mensagens instantâneas para notificações fiscais é autorizada pelo Art. 7º da Lei nº 2.308, de 2025, para agilizar a comunicação com o sujeito passivo. Esta modalidade é complementar às demais (postal, pessoal, edital) e poderá ser usada de forma alternativa ou cumulativa pela Administração Tributária.

Art. 22. A notificação fiscal por aplicativos será válida e eficaz com a confirmação de recebimento pelo destinatário (confirmação de leitura ou meio idôneo), conforme Art. 7º, § 1º, inciso III, da Lei nº 2.308, de 2025. A Administração Tributária registrará o log de envio e recebimento para comprovação. Em caso de falha ou ausência de confirmação em prazo razoável (a ser definido pela Secretaria de Fazenda), a notificação será reenviada por outra forma legal. A contagem de prazos inicia-se na data da primeira ciência comprovada.

Art. 23. A mensagem de notificação fiscal por aplicativos será clara e objetiva, contendo informações essenciais, conforme Art. 7º, § 1º, inciso IV, da Lei nº 2.308, de 2025. O conteúdo mínimo incluirá:

a) identificação da Administração Tributária e remetente;

b) identificação do destinatário;

c) número do processo/documento fiscal;

d) assunto;

e) link seguro para o teor completo (domínio oficial);

f) prazos para providências;

g) canais de atendimento.

É proibido enviar links não oficiais ou solicitar dados sensíveis diretamente na plataforma.

SEÇÃO II

DA SEGURANÇA

Art. 24. A Administração Tributária Municipal adotará rigorosas medidas de segurança da informação para garantir autenticidade, integridade, confidencialidade e disponibilidade das notificações por mensagens instantâneas, prevenindo uso indevido ou fraudulento, conforme o Art. 7º, § 4º, da Lei nº 2.308, de 2025. As medidas incluem:

a) plataformas seguras com criptografia;

b) treinamento de agentes;

c) monitoramento e auditoria de sistemas;

d) firewalls e proteção contra invasões;

e) políticas de privacidade conforme a LGPD.

A Administração não solicitará dados sensíveis por mensagens e orientará contribuintes sobre segurança e autenticidade.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 25. A Administração Municipal divulgará e orientará amplamente os administrados sobre o PAe e a notificação fiscal por aplicativos, utilizando diversos canais (portal, redes sociais, imprensa), conforme o Art. 8º da Lei nº 2.308, de 2025. O objetivo é esclarecer benefícios, procedimentos, suporte e responsabilidades, além de promover palestras e workshops para facilitar a adaptação e inclusão digital.

Art. 26. As despesas da implementação deste Decreto e da Lei nº 2.308, de 2025, correrão por dotações orçamentárias próprias, podendo ser suplementadas, conforme o Art. 9º da Lei. O Poder Executivo alocará recursos financeiros e tecnológicos para sistemas, infraestrutura, segurança, capacitação e divulgação, priorizando a modernização da gestão para maior economicidade e eficiência.

Art. 27. Casos omissos e dúvidas na aplicação da Lei nº 2.308, de 2025, e deste Decreto serão dirimidos pelo Comitê Gestor do PAe, a ser instituído pela Prefeita Municipal. O Comitê interpretará normas, emitirá orientações e proporá adequações para garantir a operacionalidade e segurança do PAe. Composto por representantes de secretarias e órgãos, suas decisões serão formalizadas e divulgadas. Este Decreto poderá ser revisto e atualizado periodicamente para incorporar novas tecnologias e aprimorar procedimentos.

Art. 28. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Gabinete da Prefeita Municipal de Jaciara, 26 de Agosto de 2025.

ANDRÉIA WAGNER

Prefeita Municipal – 2025 a 2028

Registrada e publicada de conformidade com a legislação vigente, com afixação nos lugares de costumes estabelecidos por Lei Municipal. Data Supra.