Instaurar Procedimento Administrativo para Apuração de Denúncias Anônimas encaminhadas pela Ouvidoria à Secretaria Municipal de Cultura.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE CULTURA de Sorriso, Estado de Mato Grosso, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Orgânica Municipal e,

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer procedimento administrativo específico para a análise e verificação do inteiro teor de denúncias anônimas recebidas pela Ouvidoria Municipal e por ela encaminhadas à Secretaria Municipal de Cultura;

CONSIDERANDO as orientações nacionais sobre o funcionamento das Ouvidorias e a proteção do denunciante, bem como a necessidade de observância à Lei de Acesso à Informação e à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);

RESOLVE:

Art. 1º - Instaurar, no âmbito da Secretaria Municipal de Cultura, procedimento administrativo preliminar (denominado Procedimento de Verificação Preliminar - PVP) para apuração de denúncias anônimas recebidas pela Ouvidoria Municipal e encaminhadas a esta Secretaria, com a finalidade de apurar os fatos noticiados e promover a busca ativa de documentos necessários à comprovação ou ao afastamento de possíveis irregularidades.

Parágrafo único: O PVP terá natureza de procedimento preliminar/investigatório para fins de verificação e não constitui decisão final sobre conduta disciplinar, cabendo à autoridade competente decidir sobre eventual instauração de Sindicância ou Processo Administrativo Disciplinar (PAD).

Art. 2º - Ficam nomeados para compor a Comissão de Verificação do PVP, com prazo de vigência de 45 (quarenta e cinco) dias, contados a partir da publicação desta Portaria:

I - Presidente: Gleiciani Elis Gramkow, Matrícula nº 4149, servidora municipal;

III - Membro: Roberson Variani, Matrícula nº 15543, servidor municipal;

IV - Membro: Rivacleide Cadete Pedroso, Matrícula nº 15428, servidora municipal.

Parágrafo único: O Presidente exercerá a coordenação dos trabalhos e encaminhará à Secretária Municipal Municipal de Cultura os autos, quando houver indícios suficientes de irregularidade que exijam instauração de procedimento correcional ou disciplinar.

Art. 3º - A Comissão terá as seguintes atribuições, sem prejuízo de outras previstas em lei ou regulamento:

I - examinar e qualificar as manifestações anônimas encaminhadas pela Ouvidoria;

II - promover diligências e a busca ativa de documentos (contratos, notas fiscais, portarias, registros de frequência, relatórios técnicos, processos de pagamento, e-mails oficiais, atas, registros de receitas/despesas etc.) considerados relevantes à elucidação dos fatos;

III - requisitar às unidades administrativas internas e a terceiros, quando necessário, cópias de documentos e informações;

IV - preservar o sigilo e a proteção daqueles dados pessoais eventualmente constantes dos autos, nos termos da LGPD;

V - elaborar relatório circunstanciado com conclusão fundamentada (afastar ou apontar indícios de irregularidade) e, se o caso, propor a instauração de Sindicância ou PAD, bem como outras providências administrativas ou encaminhamentos à autoridade competente.

Art. 4º - A Comissão deverá observar, durante toda a instrução do PVP:

I - o princípio da razoabilidade e da proporcionalidade na tramitação e nas diligências;

II - a preservação da identidade do denunciante, quando cabível, e o tratamento adequado às manifestações anônimas, conforme orientações das normas de ouvidoria e da Lei de Acesso à Informação;

III - a observância das normas sobre proteção de dados pessoais (LGPD), tratando como dados pessoais apenas o que efetivamente for identificável e utilizando técnicas de anonimização quando necessário;

IV - o registro detalhado de todas as diligências e documentos juntados aos autos.

Art. 5º - Prazo: A Comissão deverá concluir os trabalhos no prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias, prorrogável por igual período mediante justificativa fundamentada por ato do Presidente da Comissão, sendo-lhe assegurado pleno acesso aos sistemas e arquivos necessários para a busca ativa de documentos.

Art. 6º - Sigilo e proteção de dados: Todos os integrantes da Comissão ficam obrigados ao sigilo funcional sobre informações e documentos que tenham natureza pessoal, sigilosa ou reservada, respondendo administrativamente pelo uso indevido desses dados. Os procedimentos deverão observar a LGPD no que tange ao tratamento, armazenamento e eliminação de dados pessoais e à distinção entre dados pessoais e dados anonimizados.

Art. 7º - Arquivamento e encaminhamentos: Concluídos os trabalhos, o relatório final será encaminhado:

I - à Secretária Municipal de Cultura, que por sua vez, se houver indícios de infração funcional, encaminhará para a Controladoria Municipal, e à Procuradoria Jurídica do Município, quando houver necessidade de providências judiciais ou medidas de recuperação de danos;

II - arquivado nos termos da legislação de arquivos e da transparência pública, com níveis de acesso compatíveis com a proteção de informações pessoais e sigilosas.

Parágrafo único: Havendo elementos insuficientes para qualquer providência, a Comissão poderá recomendar o arquivamento do PVP, com justificativa documental.

Art. 8º - Garantias: A instauração e a condução do PVP obedecerão ao devido processo legal, à ampla defesa e ao contraditório, quando a sua evolução implicar em atos que afetem a esfera de direitos dos servidores.

Art. 9º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos administrativos a contar de 15 de agosto de 2025.

SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA DE SORRISO - ESTADO DE MATO GROSSO, EM DE 17 DE SETEMBRO DE 2025.

REGISTRE-SE E AFIXE-SE.

MARISA DE FÁTIMA DOS SANTOS NETTO

Secretária Municipal de Cultura

Portaria 009/2025