Instrução Normativa 01/2025

De 30 de setembro de 2025

“Normatizar diretrizes de abastecimento da frota municipal, manutenção, aquisições de peças operacionalização do sistema de quarteirização e demais providencias”.

O Prefeito Municipal de Novo São Joaquim/MT., Sr. LEONARDO FARIA ZAMPA, no uso de suas atribuições legais, notadamente no exercício das funções previstas nos incisos II e V do art. 63 da Lei Orgânica Municipal, RESOLVE normatizar diretrizes de abastecimento da frota municipal, manutenção, aquisições de peças operacionalização do sistema de quarteirização e demais providencias

Do abastecimento da frota municipal que deverá ser acompanhado com sistema de gestão informatizado obedecendo as seguintes normas:

1) Cada veículo/maquinário deverá ter cartão próprio para abastecimento.

2) Os abastecimentos serão realizados com leitura do QR CODE impressa no cartão do veículo/maquina seguida das seguintes informações:

2.1. Placa do veiculo

2.2. Tipo de combustível consumido

2.3. Quantidade de litros

2.4. Quilometragem indica do odômetro ou horas do horimetro.

2.5. Usuário do Agente Público.

2.6. Senha do Agente Público (intrasferível)

3) O posto deverá emitir um comprovante com todas informações constantes no item 2 no qual deverá ser assinado pelo Agente Público após o abastecimento.

4) O sistema deverá bloquear imediatamente o cartão do veículo/máquina caso haja mais de um abastecimento no intervalo de 2 horas.

5) O sistema deverá bloquear imediatamente o cartão do veículo/maquina quando identificar que houve discrepância considerável na média de quilômetros rodados por litro.

6) Os Agente Público que em posse do veículo/máquina que teve o cartão bloqueado deverá remeter o caso imediatamente o Setor de Gestão e Controle de Frotas (SGCF) instalado na secretaria de infraestrutura que poderão tomar a seguintes medidas:

6.1. Liberar o abastecimento através do sistema de gestão com usuário identificável, atualizando o odômetro no sistema, quando o Agente Público apresentar uma justificativa aceitável do motivo do bloqueio, devendo tal justificativa constar no sistema de gestão no ato do desbloqueio.

6.2. O (SGCF) poderá liberar o abastecimento através do sistema de gestão com usuário identificável, atualizando o odômetro no sistema mesmo quando o Agente Público não apresentar uma justificativa plausível para o bloqueio no momento, no entanto, a central deverá diligenciar sobre a razões do bloqueio e posteriormente emitir documento próprio da conclusão e possível responsabilização do servidor se for o caso.

7) Poderá se utilizar de Tanques de abastecimento ou veículo próprio para transportes de combustíveis a secretaria de infraestrutura e secretaria de agricultura, quando os maquinários estiverem distantes da sede do município e for inviável o deslocamento seguindo a seguintes normas:

7.1. Os reservatórios de combustível deverão ser específicos para o transporte de combustíveis, ter cartões próprio de abastecimento com quantidade de litros comportados seguindo a mesma regra para abastecimento conforme conta no item 2.

7.2. O Agente Público responsável pelos abastecimentos oriundos de reservatórios próprio do município, deverá dispor de dispositivo eletrônico com aplicativo do sistema de gestão de frotas capaz de registrar no campo de trabalho a quantidade de litros dispensada dos reservatórios, indicando qual maquinário recebeu o combustível dispensado.

8) O sistema de gestão de frotas deverá emitir relatório de todas transações de abastecimentos com informações individualizadas por veículos como:

8.1. Tipo de combustível,

8.2. Média de consumo,

8.3. quilometragem do odômetro a cada abastecimento,

8.4. quantidade de litros, dentre outras informações que possam da clareza e transparência.

9) O sistema de gestão deverá apresentar via relatório rede credenciada com informação de endereço, razão social e valor do produto ofertado.

10) O município deverá abastecer em qualquer estabelecimento credenciado na rede de quarteirização desde que os preços estejam abaixo ou até o preço indicado na bomba.

11) Poderá o município abastecer excepcionalmente em estabelecimento credenciado cujo o valor de bomba esteja acrescido no máximo da taxa administrativa constante em contrato entre a rede credenciada e a empresa de gestão de frotas.

12) Em caso de abastecimento emergencial feito em roda de viagem no qual por motivo fortuito não se conseguiu chegar a algum estabelecimento credenciado, o servidor devera solicitar a secretaria correspondente um adiantamento conforme Lei municipal 510/2009, havendo o bloqueio do cartão de imediato o Agente Público deverá comunicar o (SGCF) os motivos, devendo corrigir o odômetro conforme item 6.1. e debloquear o cartão.

Da aquisição de peças/produtos/insumos (PPI) para manutenção preventiva e corretiva da frota municipal:

1) A aquisição de peças/produtos/insumos (PPI) deverá ser realizada através do sistema de gestão de frotas através de rede credenciada seguindo as seguintes normas:

1.1. Surgida a demanda e identificada a peça o (SGCF) deverá fazer o lançamento da (PPI) com descrição detalhada e quantidade no sistema de gestão,

1.2. o sistema devera conter um cadastro individualizado de todos veículos e maquinários pertencentes ou cedidos por outros órgão ao município de Novo São Joaquim MT.

1.3. Os lançamentos de (PPI) serão feitos imprescindivelmente individualizados por placa em cada veículo/máquina.

1.4. Lançada a cotação o (SGCF) acompanhará os preços dos fornecedores e poderá a central contactar via telefone ou por outros meios empresas credenciadas afim de conseguir preços melhores, mas sempre instruindo-os a formalizar o orçamento na plataforma.

1.5. Não poderá ser aprovado cotações que não tenha ao menos 3 valores orçados por fornecedores de CNPJ e inscrições diferentes, exceto, em caso de aquisição emergencial devidamente justificada pelo (SGCF) e registrada no sistema pelo usuário.

1.6. O (SGCF) poderá exigir excepcionalmente (PPI) genuínas com marcas que saem de fabrica em veículos/maquinas quando solicitadas pelo profissional mecânico justificando a necessidade da aquisição de (PPI).

1.7. A central de controle de frotas poderá aprovar orçamentos com (PPI) que não sejam genuínas desde que sejam de marcas conhecidas do mercado com qualidade reconhecida.

1.8. Há de ser evitar aquisição de (PPI) remanufaturadas ou de marcas duvidosas para se evitar possíveis prejuízos ou acidentes.

1.9. Nem sempre a central de controle de frotas deverá aprovar o menor orçamento, devendo observar as qualidades das (PPI) ofertadas, se genuínas, original ou segunda linha e sempre justificando caso não opte pelo menor preço.

1.10. Após aprovação do orçamento a empresa estará autorizada ao encaminhamento das (PPI) para o município, onde poderá emitir nota fiscal para remessa e também nota para empresa de quarteirização.

1.11. O recebimento deverá ser feito por um Agente Público do município, que irá conferir e atestar a nota fiscal, em caso de defeito ou inconformidade da (PPI) solicitada, a central de controle de frotas irá solicitar o bloqueio do pagamento até que seja sanada a pendencia e caso não se consiga sanar, dever-se-á cancelar a nota no que diz respeito ao item com defeito ou inconforme o pedido.

Dos serviços de manutenção preventiva e corretiva.

1) Os serviços de manutenção preventiva e corretiva deverá ser feito em rede credenciada de fornecedores junto ao sistema de gestão de frotas.

2) O (SGCF) fara o lançando dos serviços no sistema de gestão com descrição clara e objetiva, devendo os fornecedores interessados orçarem, e em seguida o (SGCF) fará a aprovação e se dará início a execução dos servidos.

3) Na falta de interessados o (SGCF) poderá determinar um fornecedor especializado para a execução dos serviços desde que o mesmo esteja cadastrado na rede credenciada.

4) Em relação ao item anterior, O (SGCF) deverá sempre negocia o melhor preço para o município observando os valores praticados no mercado e quando passível de garantia exigir a mesma.

5) Os serviços complexos que exigem fornecedor especializado, poderão ser encaminhados para fora do município, como concessionarias das montadoras, rede autorizadas ou empresas reconhecidas regionalmente.

6) Sempre o (SGCF) deverá negociar o melhor valor junto aos fornecedores, afim de trazer economicidade aos cofres públicos.

7) Serviços complexos como retifica de motores, câmbio, retifica de caixa de transmissão dentre outros, deverão ter garantia, devendo ser informada no campo de observações da nota fiscal e indicando o prazo da mesma.

8) Cabe o (SGCF) reaver a garantia dos serviços quando for o caso, junto aos fornecedores seja bloqueando o pagamento caso haja tempo hábil ou não executar serviços mais com o fornecedor até que a garantia seja executada.

Do rastreamento da frota de veículos.

1) O (SGCF) deverá observar o rastreamento já existente dos veículos da frota municipal periodicamente, verificando localização, velocidade, condutor, visando sempre evitar acidentes e multas com veículos em velocidade fora da permitida.

2) Poderá o (SGCF) notificar a Secretaria do qual o motorista é lotado, para que a mesma notifique o Agente Público que for constatado executando alguma irregularidade.

3) A Central de Controle de Frotas poderá sempre que achar necessário e viável, solicitar a instalação de novos rastreadores nos veículos da frota Municipal, observando dotação e recursos orçamentário destinados a este fim.

Das aquisições de Peças, Produtos e Insumos (PPI) e serviços oriundos de acidentes.

1) Sempre que houver algum acidente com algum veículo da frota municipal, o Agente público envolvido devera observar as normas da instrução Normativa Interna STR n° 01 de 10 de outubro de 2023.

2) Observados os deveres descritos na normativa citada acima, o Agente Público devera ainda:

2.1. Registrar se possível com fotos ou vídeos os danos causados e se possível do que ocasionou o acidente.

2.2. Fazer uma declaração de próprio punho relatando sua versão dos fatos devendo a mesmo ser entregue ao (SGCF).

3) Trata-se de acidente todo e qualquer prejuízo causado ao patrimônio público Veiculo/Maquina em qualquer tempo ou local.

4) O (SGCF) devera fazer arquivo digital das fotos/vídeos e das declarações dos agentes públicos envolvidos em acidente justificando assim as despesas com (PPI) e serviços justificando a manutenção corretiva.

5) Caso não seja possível o registro por fotos ou vídeos de pequenos acidentes, deverá o Agente Publico se dirigir imediatamente ao (SGCF) com o veículo/máquina que foi danificado para que o setor possa o registro digital posterior.

6) Sempre que ocorra acidente como Estouro de pneus em viagem o (SGCF) poderá autorizar a troca imediatamente em rede credenciada, no entanto, é de responsabilidade do Agente Público responsável pelo veículo/maquina no momento do acidente, trazer este pneu danificado ao (SGCF) para avaliação e possível descarte.

Sobre abastecimento em rede credenciada dentro do município.

1) Em se tratando de abastecimento no comercio local onde concentra-se a maior despesa do município deverá o (SGCF):

1.1. Uma vez por semana fazer visita in-loco nos estabelecimentos credenciados fazendo a conferencia dos preços praticados na bomba e no o preço indicado no sistema de frotas.

1.2. O (SGCF) deverá fazer registro fotográfico dos valores na bomba e arquiva-los com suas respectivas datas para possíveis conferencias ou solicitações pelos órgãos de controle.

1.3. Caso o (SGCF) identificar valores maiores que o preço praticado no mercado por algum estabelecimento, deverá interromper o abastecimento imediatamente e notificar tanto a empresa de Gestão de Frotas quanto ao fornecedor local.

1.4. Será considerado valor acima do mercado, preços acima do valor de bomba desconsiderando taxas administrativa dos serviços de quarteirização desde tal seja despesa informada ao consumidor.

Das Disposições Finais

Os casos omissos e as situações não previstas neste regulamento serão dirimidas pelo Gabinete do Prefeito, ouvidos e capitulados pela Assessoria Juridica Municipal e a Secretaria Municipal correspondente.

Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se disposições em contrário.

Novo São Joaquim/MT., 30 de setembro de 2025

Leonardo Faria Zampa – Prefeito Municipal