Órgão Central: Secretaria Legislativa – Sistema de Serviços Legislativos - SSL

Unidade responsável: Departamento de Áudio e Vídeo - DAV

Disciplina as atividades e procedimentos operacionais do Departamento de Áudio e Vídeo da Câmara Municipal de Cáceres – MT.

TÍTULO I - DA FINALIDADE

Art. 1º Esta Instrução Normativa tem por finalidade regulamentar as atribuições, fluxos de trabalho e responsabilidades do Departamento de Áudio e Vídeo da Câmara Municipal de Cáceres-MT, visando assegurar a publicidade, transparência, organização e eficiência dos serviços prestados.

Parágrafo único. O processo disciplinado nesta Instrução tem início com a solicitação de uso do Plenário ou de serviços de áudio e vídeo e se encerra com a publicação da ata correspondente e o arquivamento definitivo das gravações em meio digital.

TÍTULO II - DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º Esta Instrução aplica-se ao Departamento de Áudio e Vídeo, à Secretaria Legislativa, à Assessoria Técnica Parlamentar, à Comunicação Institucional, à Tecnologia da Informação, aos Gabinetes Parlamentares e aos Serviços Gerais, no planejamento, execução, apoio, registro, transmissão, publicação e arquivamento das atividades legislativas, administrativas e institucionais promovidas ou autorizadas pela Câmara Municipal.

TÍTULO III – DOS CONCEITOS

Art. 3º Para os fins desta Instrução Normativa, consideram-se:

I – Evento institucional: toda atividade oficial da Câmara Municipal, de natureza legislativa, administrativa ou representativa, autorizada pela Presidência;

II – Sessão solene: evento protocolar com finalidade de homenagens, celebrações ou entrega de honrarias;

III – Transmissão ao vivo: difusão em tempo real de eventos oficiais pelos canais institucionais de comunicação;

IV – Serviço de copa: apoio logístico de alimentação e bebidas, quando autorizado para eventos institucionais;

V – Ata: documento oficial que registra os atos e decisões ocorridos em sessão ou evento da Câmara Municipal.

TÍTULO IV – BASE LEGAL E REGULAMENTAR

Art. 4º A presente Instrução Normativa fundamenta-se nas seguintes normas:

I – Lei Orgânica do Município de Cáceres;

II – Regimento Interno da Câmara Municipal;

III – Resolução nº 06/2023, que institui o Sistema de Controle Interno;

IV – Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação – LAI);

V – Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD);

VI – Demais normas internas da Câmara Municipal aplicáveis.

TÍTULO V – DAS COMPETÊNCIAS DO DEPARTAMENTO DE ÁUDIO E VÍDEO

Art. 5º Compete ao Departamento de Áudio e Vídeo:

I – Registrar em áudio e/ou vídeo todas as sessões plenárias, audiências públicas e demais eventos oficiais promovidos ou autorizados pela Presidência da Câmara, conforme o solicitado;

II – Realizar a transmissão ao vivo de sessões e eventos institucionais, desde que autorizados pela Presidência, vedada a transmissão de eventos não oficiais ou de natureza partidária;

III – Garantir a qualidade técnica dos serviços de captação, gravação, edição e arquivamento dos conteúdos audiovisuais;

IV – Prestar suporte técnico durante as sessões e eventos presenciais ou híbridos;

V – Manter base de dados audiovisual organizada por data, tipo de evento e natureza do conteúdo, em conformidade com as normas de transparência e a Lei de Acesso à Informação;

VI – Atender às solicitações de mídias (áudio/vídeo) exclusivamente mediante autorização prévia e expressa da Presidência da Câmara, com posterior encaminhamento ao setor competente;

VII – Colaborar com os setores de Comunicação Institucional e Assessoria Legislativa na produção de conteúdo informativo, quando solicitado;

VIII – Elaborar as atas das Sessões ordinárias, extraordinárias, solenes e itinerantes.

TÍTULO VI – DAS RESPONSABILIDADES

Art. 6º A distribuição das responsabilidades, unidades executoras e pontos de controle em cada etapa do fluxo operacional deve obedecer rigorosamente ao quadro a seguir:

Etapa	Unidade Responsável	Unidade Executora / Apoio	Ponto de Controle
Autorização	Presidência	-	Anuência expressa
Agendamento	Assessoria Técnica Parlamentar	Gabinetes interessados	Verificação de disponibilidade
Execução técnica	Departamento de Áudio e Vídeo	TI / Comunicação Institucional	Testes e registros de falhas
Apoio logístico	Serviços Gerais	Copa (quando aplicável)	Escala de apoio
Produção de atas	Secretaria Legislativa	Gabinetes	Conferência e assinatura
Publicação	Comunicação Institucional	DAV	Observância da LAI/LGPD
Arquivamento	DAV / Secretaria Legislativa	-	Indexação e guarda digital
Gestão de desconformidades	Controle Interno + DAV	Demais setores envolvidos	Relatório de não conformidade

TÍTULO VII – DOS PROCEDIMENTOS

Art. 7º O fluxo operacional dos eventos e a aplicação dos respectivos pontos de controle, constante nos Anexos I e II disponíveis ao final desta Instrução Normativa, seguirão, obrigatoriamente, as seguintes etapas sequenciais:

I – Solicitação formal de uso do Plenário ou serviços, dirigida à Presidência.

II – Anuência expressa da Presidência;

III – Agendamento pela Assessoria Técnica Parlamentar;

IV – Execução técnica pelo DAV, com apoio de TI, Comunicação e Serviços Gerais;

V – Realização do evento;

VI – Elaboração e assinatura da ata correspondente;

VII – Publicação nos canais institucionais;

VIII – Arquivamento definitivo em meio digital.

Parágrafo único. Ressalvados os eventos institucionais de urgência expressamente autorizados pela Presidência da Câmara, o horário limite para a conclusão dos demais eventos é estabelecido em 22h00min, em razão da inviabilidade administrativa e da necessidade de zelar pela jornada regular de trabalho dos servidores no dia útil subsequente.

TÍTULO VIII – EMPRÉSTMO DE EQUIPAMENTOSDOS

Art. 8º A solicitação de empréstimo de equipamentos do Departamento de Áudio e Vídeo deverá ser feita via sistema 1Doc e dependerá:

I – De anuência expressa da Presidência da Câmara;

II – De prazo previamente estabelecido, podendo ser reduzido conforme a frequência de utilização do item no órgão.

TÍTULO IX - DA RESPONSABILIDADE FUNCIONAL

Art. 9º O responsável pelo Departamento de Áudio e Vídeo deverá:

I – Supervisionar todas as atividades técnicas e administrativas do setor;

II – Zelar pela execução eficiente dos cronogramas de gravações, transmissões e atendimentos;

III – Garantir o sigilo das mídias ainda não autorizadas para divulgação;

IV – Manter atualizados os equipamentos e softwares utilizados;

V – Propor melhorias, aquisições e atualizações à Mesa Diretora, quando necessário.

TÍTULO X - DAS SOLICITAÇÕES DE MÍDIAS AUDIOVISUAIS

Art. 10. As solicitações de cópias ou acesso a mídias de áudio e vídeo referentes a eventos realizados no Plenário da Câmara Municipal são de responsabilidade do Departamento de Áudio e Vídeo e obedecerão ao seguinte fluxo:

I – A solicitação deverá ser formalmente dirigida ao Presidente da Câmara Municipal, contendo a justificativa, a identificação do solicitante e a especificação do conteúdo desejado (evento, data, tipo de mídia);

II – Somente após a anuência expressa da Presidência, o pedido será encaminhado ao Departamento de Áudio e Vídeo para análise e providências quanto à liberação do material;

III – O setor somente procederá com a disponibilização de mídias após recebimento formal da autorização e dentro dos limites legais de publicidade, resguardo de dados e interesse público.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. Os casos omissos nesta Instrução Normativa serão resolvidos pela Presidência da Câmara, com apoio da Secretaria Legislativa e da Procuradoria-Geral do Legislativo.

Art. 12. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Cáceres-MT, 09 de outubro de 2025.

FLÁVIO ANTONIO LARA SILVA Presidente da Câmara Municipal de Cáceres

 

ANEXO I

FLUXOGRAMA OPERACIONAL DETALHADO

Etapa	Ação / Documento	Unidade Responsável	Ponto de Controle (P.C.)	Saída
1. INÍCIO	Solicitação formal de uso do Plenário ou serviços de A/V (via 1Doc).	Gabinete / Setor Solicitante.	Gabinete / Setor Solicitante.	Encaminhamento à Presidência.
2. ANUÊNCIA	Análise e anuência expressa da Presidência (Art. 7º, II).	Presidência.	P.C. 1: Anuência Expressa / Cumprimento do Art. 7º, II.	Autorização formalizada.
3. AGENDAMENTO	Verificação de disponibilidade de agenda, espaço e recursos. Agendamento formal.	Assessoria Técnica Parlamentar.	P.C. 2: Verificação de Disponibilidade.	Agenda institucional atualizada.
4. PREPARAÇÃO	Elaboração de Ordem de Serviço (OS) e Checklists. Escala de equipe técnica.	DAV (Departamento de Áudio e Vídeo).	P.C. 3: Checklist Operacional Preenchido (Anexo II).	Ordem de Serviço emitida e equipamentos testados.
5. EXECUÇÃO TÉCNICA	Captação, gravação e transmissão (Art. 7º, IV). Suporte logístico (Serviços Gerais/Copa).	DAV / TI / Comunicação Institucional.	P.C. 4: Testes e Registros de Falhas.	Gravação integral do evento.
6. EVENTO / ATA	Realização do evento (Art. 7º, V). Elaboração da minuta de Ata (Art. 7º, VI).	Secretaria Legislativa / Gabinetes	P.C. 5: Conferência e Assinatura da Ata.	Ata oficial assinada.
7. PUBLICIDADE	Publicação da Ata e do conteúdo audiovisual (Art. 7º, VII).	Comunicação Institucional.	P.C. 6: Observância da LAI/LGPD (Verificação de dados pessoais sensíveis).	Material disponível nos canais institucionais.
8. ARQUIVAMENTO	Indexação e guarda definitivos das mídias brutas e do documento final.	DAV / Secretaria Legislativa.	P.C. 7: Indexação e Guarda Digital.	Processo encerrado.
(PARALELO) GESTÃO DE DESCONFORMIDADES	Relatório em caso de falhas ou não conformidade.	Controle Interno + DAV.	Relatório de Não Conformidade.	Ações corretivas aplicadas.

ANEXO II

CHECKLIST DE PRÉ-EXECUÇÃO E CONFORMIDADE

Item	Descrição do Requisito	Setor Responsável	Status (OK / Não Aplica / Pendente)
REQUISITOS LEGAIS E DOCUMENTAIS
1.1	Existe Pedido Formal (via 1Doc) do evento?	Solicitante
1.2	Há Anuência Expressa da Presidência? (P.C. 1)	Presidência
1.3	O evento está devidamente registrado na Agenda Institucional?	Assessoria Técnica Parlamentar
1.4	Há escala de servidores técnicos e de apoio para o evento?	DAV / Serviços Gerais
1.5	O evento segue as diretrizes de publicidade (LAI)?	Comunicação Institucional
1.6	Foi verificada a necessidade de tratamento de Dados Pessoais Sensíveis (LGPD)?	DAV / Procuradoria
1.7	Foi emitida a Ordem de Serviço (OS)?	DAV
REQUISITOS TÉCNICOS E LOGÍSTICOS
2.1	Disponibilidade do Plenário confirmada? (P.C. 2)	Assessoria Técnica Parlamentar
2.2	Os equipamentos de captação (câmeras/microfones) foram testados e estão funcionais?	DAV
2.3	Os sistemas de Transmissão ao Vivo estão configurados e testados? (P.C. 3)	TI / DAV
2.4	Há suporte de TI (Tecnologia da Informação) previsto?	TI
2.5	O Apoio Logístico (Serviços Gerais/Copa) foi notificado e escalado?	Serviços Gerais
2.6	Foi verificado o espaço de armazenamento digital para a gravação (Acervo)?	DAV
PÓS-EVENTO E ARQUIVAMENTO
3.1	A gravação foi concluída e armazenada em backup inicial?	DAV
3.2	A Ata foi elaborada e assinada? (P.C. 5)	Secretaria Legislativa
3.3	O conteúdo (gravação e Ata) foi publicado nos canais institucionais? (P.C. 6)	Comunicação Institucional
3.4	O conteúdo foi indexado e arquivado definitivamente (guarda digital)? (P.C. 7)	DAV / Secretaria Legislativa