Dispõe sobre as rotinas e procedimentos de controle, acesso, guarda e trâmite de documentos no Arquivo Geral da Câmara Municipal de Cáceres e dá outras providências.

Unidade Responsável: Secretaria Administrativa

TÍTULO I - DA FINALIDADE

Art. 1º O presente instrumento tem por finalidade normatizar as rotinas e os procedimentos relativos à gestão, guarda, consulta, empréstimo e devolução de documentos arquivados no Arquivo Geral da Câmara Municipal de Cáceres, assegurando a preservação do acervo institucional, o acesso controlado às informações e o cumprimento das normas legais vigentes.

TÍTULO II - DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º Esta Instrução Normativa aplica-se a todos os setores, servidores, estagiários, parlamentares e cidadãos que, de alguma forma, necessitem acessar, consultar, manusear ou solicitar documentos sob a guarda do Arquivo Geral da Câmara Municipal de Cáceres.

TÍTULO III – DOS CONCEITOS

Art. 3º Para fins desta Instrução Normativa, consideram-se:

I – Arquivo Geral: unidade administrativa responsável pela guarda, preservação, controle, organização e disponibilização dos documentos produzidos e recebidos pela Câmara Municipal;

II – Documento arquivístico: registro de informações, independentemente do suporte ou formato, produzido ou recebido pela Câmara no exercício de suas atividades;

III – Gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos;

IV – Consulta: ato de acesso controlado a documentos arquivados, mediante solicitação formal e autorização competente;

V – Regulamentações federais vigentes: legislações que dispõem sobre a gestão documental e o acesso à informação, especialmente a Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados), a Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação) e o Decreto nº 4.073/2002.

TÍTULO IV – BASE LEGAL E REGULAMENTAR

Art. 4º A presente Instrução Normativa fundamenta-se nas seguintes normas:

I - Constituição Federal de 1988 – Art. 5º, XXXIII e Art. 37, §3º, II;

II - Lei nº 8.159/1991 – Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

III - Lei nº 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação (LAI);

IV - Decreto nº 4.073/2002 – Regulamenta a Lei nº 8.159/1991;

V - NOBRADE – Norma Brasileira de Descrição Arquivística (ABNT NBR 15424);

VI - Demais normas internas da Câmara Municipal de Cáceres.

TÍTULO V – DAS RESPONSABILIDADES

Art. 5º Compete à Secretaria Administrativa: a) Controlar a entrada e saída de documentos do Arquivo Geral;

b) Registrar todas as movimentações documentais no sistema oficial da Câmara Municipal (1Doc);

c) Autorizar, acompanhar e registrar empréstimos e devoluções;

d) Garantir que as solicitações estejam devidamente formalizadas e autorizadas pela Diretoria Geral ou pela Presidência, conforme o caso.

Art. 6º Compete ao responsável pelo Arquivo Geral:

a) Zelar pela conservação física e digital dos documentos;

b) Manter atualizado o controle interno de guarda e trâmite documental;

c) Supervisionar o acesso de servidores e visitantes ao acervo.

Art. 7° Compete aos demais setores da Câmara:

a) Realizar as solicitações de consulta ou empréstimo por meio de ofício interno, via sistema 1Doc;

b) Assegurar a devolução tempestiva e íntegra dos documentos emprestados;

c) Cumprir as normas de manuseio e conservação. 

TÍTULO VI – DA FINALIDADE DO ARQUIVO GERAL

Art. 8º O Arquivo Geral tem como finalidades:

I – Preservar o acervo documental da Câmara Municipal, abrangendo desde sua fundação até os dias atuais;

II – Facilitar o acesso às informações institucionais, respeitando as diretrizes de conservação e sigilo legal;

III – Assegurar o uso adequado dos documentos por servidores, parlamentares, pesquisadores e cidadãos, mediante regras de manuseio e responsabilização.

TÍTULO VII – DO CONTROLE DE ACESSO AO ARQUIVO GERAL

Art. 9º O controle de acesso ao arquivo geral da Câmara Municipal de Cáceres será:

I – O acesso ao Arquivo Geral é restrito aos servidores designados, sob a supervisão do responsável pelo setor;

II – Em caso de necessidade de consulta por terceiros (pesquisadores, estudantes, cidadãos), será obrigatória a solicitação formal junto ao Presidente do órgão;

III – Nenhum documento poderá ser retirado do setor de arquivos sem a devida autorização por escrito da Presidência da Câmara em caso de consulta por terceiros e da Diretora Geral, no caso de consulta realizada por servidores;

IV – Pesquisas escolares e universitárias deverão ser acompanhadas pela Secretaria Administrativa, devendo o pesquisador preencher termo de responsabilidade e ficha de identificação com nome completo, CPF, contato e data da visita.

TÍTULO VIII – DA RESPONSABILIZAÇÃO PELO ACESSO E MANUSEIO DE DOCUMENTOS

Art.10 Da responsabilização pelo acesso e manuseio de documentos:

I – Toda pessoa, servidor ou visitante, que adentrar o Arquivo Geral para fins de consulta, deverá assinar termo de responsabilidade, comprometendo-se a preservar a integridade do acervo;

II – Em caso de dano, extravio, rasura ou retirada indevida de documentos, o responsável estará sujeito a sanções administrativas, civis e penais cabíveis, conforme legislação vigente;

III – É vedada a reprodução ou publicação de qualquer conteúdo sem a devida autorização da Câmara Municipal.

. TÍTULO IX – DO TRÂMITE, GUARDA, EMPRÉSTIMO E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 11. Da guarda, empréstimo e devolução de documentos:

I – Todo trâmite de documentos deverá ser registrado no sistema oficial da Câmara Municipal (1Doc), incluindo a solicitação, retirada, empréstimo, devolução e arquivamento final;

II – O empréstimo de documentos físicos para servidores será permitido apenas mediante solicitação formal via ofício interno, devidamente autorizada pela Diretoria Geral;

III – Nos casos em que houver necessidade de retirada de documentos do órgão por terceiros, o pedido deverá ser encaminhado também à Presidência da Câmara Municipal;

IV – O prazo máximo de empréstimo será definido conforme a natureza e necessidade administrativa do documento, devendo ser registrado no sistema;

V – A Secretaria Administrativa é a responsável direta pelo controle dos documentos retirados do Arquivo Geral e deverá assegurar a devolução e o arquivamento correto.

Art. 12 A solicitação deverá ser protocolada no sistema 1Doc, por meio de processo administrativo destinado a tal finalidade, com antecedência mínima de cinco (5) dias, utilizando o modelo padrão de requerimento.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. Casos omissos serão resolvidos pela Diretoria Geral, em conjunto com a Presidência da Câmara Municipal;

Art. 14. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação;

Art. 15. Revogam-se as disposições em contrário

Cáceres-MT, 16 de outubro de 2025.

FLÁVIO ANTONIO LARA SILVA

Presidente da Câmara Municipal de Cáceres