Dispõe sobre o fluxo de recebimento, registro, processamento, arquivamento e gestão de documentos e informações no âmbito do Serviço de Inspeção Municipal (SIM) executado pelo Consórcio Intermunicipal de Desenvolvimento Econômico e Social do Vale do Guaporé – CIDESA, e dá outras providências.

A PRESIDÊNCIA DO CONSÓRCIO INTERMUNICIPAL DE DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO E SOCIAL DO VALE DO GUAPORÉ (CIDESA VALE DO GUAPORÉ), no uso de suas atribuições legais e estatutárias,

CONSIDERANDO a necessidade de formalizar e padronizar os procedimentos administrativos relacionados à gestão documental do Serviço de Inspeção Municipal (SIM) via Consórcio CIDESA;

CONSIDERANDO a importância de garantir a rastreabilidade, a transparência, a segurança e a conformidade com a legislação vigente no manejo de todas as informações e documentos de interesse do serviço;

CONSIDERANDO que a adequada gestão documental é fundamental para a eficiência e a eficácia das atividades de inspeção e fiscalização sanitária;

RESOLVE:

TÍTULO I

DO CONTROLE DE DOCUMENTOS GERAIS

Art. 1º Esta Resolução estabelece as diretrizes para o recebimento, registro, processamento, arquivamento e gestão de todos os documentos e informações no âmbito do Serviço de Inspeção Municipal (SIM) executado pelo Consórcio Intermunicipal de Desenvolvimento Econômico e Social do Vale do Guaporé – CIDESA.

Art. 2º Os procedimentos relacionados ao recebimento, registro e arquivamento de ofícios, correspondências e demais documentos de interesse geral do SIM/CIDESA serão estruturados de forma a garantir a rastreabilidade, a transparência e a conformidade com a legislação vigente.

§ 1º Os ofícios e correspondências recebidos fisicamente deverão ser registrados em caderno próprio, de capa dura e cor preta, denominado “Entrada”, contendo a data de recebimento, a identificação da origem e a assinatura do responsável pelo protocolo.

§ 2º Após o registro, os documentos físicos serão arquivados em pastas verdes, identificadas como “Entrada de Documentos”, organizadas de acordo com o tipo e o assunto de cada documento.

§ 3º Para documentos recebidos por meio eletrônico, como e-mails institucionais, será adotado procedimento similar, mediante a impressão, datação e rubrica pelo responsável pelo recebimento, sendo mantida cópia digital em pasta específica do sistema de arquivos do consórcio.

§ 4º Os procedimentos descritos neste artigo serão implementados integralmente após a conclusão da estrutura administrativa do consórcio, assegurando o correto fluxo de entrada de documentos e a adequada gestão da informação no âmbito do SIM-CIDESA.

TÍTULO II

DO CONTROLE DE DOCUMENTOS ESPECÍFICOS DO SIM

CAPÍTULO I

DO REGISTRO DE ESTABELECIMENTOS

Art. 3º Os procedimentos relativos ao registro de estabelecimentos serão organizados para permitir a correta organização, conferência e arquivamento dos documentos de registro.

§ 1º Para cada estabelecimento, será constituído um processo de registro, cuja documentação será organizada em pasta específica, contendo na capa informações como nome da empresa, endereço, classificação do estabelecimento, data de abertura do processo, número de registro, telefone de contato e histórico de movimentação do processo, com datas e assinaturas dos responsáveis.

§ 2º Os documentos que compõem o processo serão conferidos com base em checklist previsto na Resolução Administrativa aplicável e, posteriormente, carimbados e numerados individualmente, garantindo a rastreabilidade e a integridade das informações.

§ 3º Ao final do processo, após parecer favorável, será emitido o título de registro, que permanecerá arquivado junto ao processo.

§ 4º As pastas físicas serão armazenadas em arquivo identificado por cor (verde), contendo o nome do estabelecimento, município e número de registro, e haverá correspondência com registros digitais mantidos em drive compartilhado, permitindo que a Coordenação do SIM-CIDESA e os municípios consorciados tenham acesso aos documentos a qualquer momento.

§ 5º Será mantida planilha eletrônica em Excel, armazenada em drive compartilhado, para controle de numeração sequencial de processos e registros, bem como dos produtos registrados e seus respectivos números. Essa planilha será compartilhada com os SIM dos municípios consorciados para uniformização do controle e acompanhamento do fluxo de registros.

§ 6º Todos esses procedimentos serão implementados integralmente após a conclusão da estrutura administrativa do consórcio, garantindo organização, rastreabilidade e transparência no registro de estabelecimentos no âmbito do SIM-CIDESA.

Art. 4º Os documentos referentes ao registro de estabelecimentos serão recebidos exclusivamente por meio do site oficial do Sistema SISBI, disponível no endereço eletrônico: www.sisbi.gov.br

§ 1º Após o recebimento eletrônico, a Coordenação do SIM/CIDESA realizará a conferência dos documentos conforme a RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 12/2025, verificando a completude, a conformidade técnica e a autenticidade dos arquivos digitais.

§ 2º Estando a documentação em conformidade, os arquivos serão carimbados digitalmente, numerados e organizados em pasta eletrônica individual, que conterá todos os registros pertinentes ao respectivo estabelecimento.

§ 3º Após a emissão do parecer favorável ao registro, será emitido o título de registro eletrônico, que ficará anexado ao processo digital arquivado no sistema.

§ 4º Cada estabelecimento possuirá uma pasta eletrônica contendo as informações da empresa, como razão social, CNPJ, endereço, telefone, classificação do estabelecimento, data de abertura do processo, histórico de movimentações com datas e assinaturas digitais, além do número do processo composto por numeração sequencial, número do SIM e ano de registro, gerado automaticamente pelo sistema.

§ 5º Os municípios executores deverão manter cópias digitais dos processos de registro em pastas compartilhadas, garantindo o acesso permanente da Coordenação do SIM/CIDESA para auditoria, acompanhamento e controle.

§ 6º A relação atualizada dos estabelecimentos registrados no Serviço de Inspeção Municipal vinculado ao Consórcio será publicada periodicamente no site oficial do Consórcio.

CAPÍTULO II

DO REGISTRO DE PRODUTOS

Art. 5º Os documentos referentes ao registro de produtos deverão ser enviados exclusivamente por meio do site do Sistema SISBI.

§ 1º O processo eletrônico deverá conter o Memorial Descritivo do Processo de Fabricação, Composição e Rotulagem de Produtos de Origem Animal, além do croqui digital do rótulo e demais documentos exigidos pela legislação vigente.

§ 2º Após o envio via SISBI, a Coordenação do SIM/CIDESA fará a análise documental e técnica do processo.

§ 3º Caso sejam necessárias correções, os responsáveis técnicos serão notificados por ofício eletrônico encaminhado por e-mail, com as devidas orientações.

§ 4º Após a realização das correções e o reenvio dos documentos, será emitido parecer favorável, e o rótulo aprovado será anexado à pasta digital do estabelecimento no sistema.

§ 5º Todos os documentos referentes ao produto permanecerão arquivados eletronicamente junto ao processo de registro do respectivo estabelecimento.

§ 6º Os municípios executores deverão manter cópias dos registros de produtos em pastas compartilhadas, assegurando que a Coordenação do SIM/CIDESA possa acessá-los sempre que necessário.

CAPÍTULO III

DO REGISTRO DE DADOS DE PRODUÇÃO E ANÁLISES LABORATORIAIS

Art. 6º Os dados estatísticos de produção, informações nosográficas, quantitativos de abate e resultados de análises laboratoriais oficiais serão tratados e arquivados conforme as diretrizes estabelecidas pela Instrução Normativa nº 16/2025/CIDESA.

§ 1º Todos os documentos referentes a esses registros serão mantidos em pasta eletrônica vinculada ao processo de registro do respectivo estabelecimento no Sistema de Inspeção Municipal (SIM), juntamente com os documentos de registro de produtos.

§ 2º As análises laboratoriais oficiais deverão ser encaminhadas ao CIDESA por meio eletrônico, exclusivamente através do e-mail institucional.

§ 3º Após o recebimento, a Coordenação do SIM/CIDESA verificará a conformidade dos resultados e repassará os laudos aos municípios executores responsáveis pela solicitação das análises.

§ 4º Cada laudo ficará arquivado na subpasta “Análises Laboratoriais” da pasta do estabelecimento, devidamente identificado pelo número do registro e município.

§ 5º No caso de estabelecimentos de agricultura familiar, deverão ser anexados também os orçamentos encaminhados pelos laboratórios credenciados.

Art. 7º Os estabelecimentos registrados junto ao SIM deverão comunicar mensalmente, até o 10º dia útil de cada mês subsequente, os dados estatísticos de produção, as informações nosográficas e o quantitativo de abates.

§ 1º Esses dados deverão ser enviados por meio eletrônico, via e-mail institucional do SIM, ou protocolados fisicamente, quando aplicável.

§ 2º Os mapas estatísticos de produção, após verificação pela Coordenação, serão arquivados digitalmente na subpasta “Mapas de Produção” dentro do processo eletrônico do estabelecimento.

3º Os municípios executores deverão manter cópias digitais das análises e dos mapas de produção em pastas compartilhadas, garantindo o acesso e acompanhamento pela Coordenação do SIM/CIDESA.

§ 4º O controle das análises e das comunicações mensais de produção será feito eletronicamente, de forma unificada, sem necessidade de planilhas separadas, utilizando o mesmo ambiente digital de registros do Sistema SISBI.

§ 5º As análises laboratoriais oficiais seguirão o cronograma técnico anual definido pela Coordenação do SIM/CIDESA, observando os critérios de frequência e abrangência estabelecidos para cada tipo de produto e água utilizada no processo produtivo.

§ 6º A Coordenação será responsável por consolidar e avaliar os resultados obtidos, garantindo a rastreabilidade e a uniformidade das ações de inspeção entre os municípios consorciados.

CAPÍTULO IV

DO REGISTRO DE FISCALIZAÇÕES

Art. 8º Os relatórios de inspeções periódicas e fiscalizações serão arquivados em Pasta Verde de Arquivo, identificada como “FISCALIZAÇÕES”, separadas em pastas de papel de capa do consórcio, identificadas e separadas por município.

§ 1º Os documentos de fiscalização também serão arquivados na pasta do drive com o nome do Município, do estabelecimento, dentro da pasta “Estabelecimentos Registrados Municípios”.

§ 2º No drive, na pasta “Controle de Documentos Planilhas”, constará uma planilha em Excel denominada “Planilha de Gestão de Fiscalização”, onde serão registrados os dados encontrados nas fiscalizações e supervisões realizadas pela coordenação do SIM/CIDESA.

§ 3º A “Planilha de Gestão de Fiscalização” conterá informações como nome do estabelecimento/município/nº de S.I.M./categoria do estabelecimento/tipo de fiscalização/data/nº do processo/servidor responsável pela fiscalização/RD apurado/ação fiscal/data do recebimento do plano de ação/data da análise do Plano de Ação pelo SIM/CIDESA/resultado da avaliação do Cronograma/data prevista para a próxima fiscalização/situação atual do estabelecimento.

TÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 9º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Pontes de Lacerda/MT, 09 de janeiro de 2026.

ROGÉRIO VILELA VICTOR DE OLIVEIRA

Presidente do CIDESA VALE DO GUAPORÉ