PORTARIA Nº 252/2026

Dispõe sobre a regulamentação temporária dos procedimentos de protocolo e inserção de documentos no sistema eletrônico de gestão documental durante o período de implantação do sistema digital de protocolo no âmbito da Administração Pública Municipal, e dá outras providências.

O Prefeito do Município de Juara, Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições legais, que são conferidas pela Lei Orgânica do Município;

CONSIDERANDO a necessidade de implantação e adequação do sistema digital de protocolo e tramitação eletrônica de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal;

CONSIDERANDO a necessidade de adaptação operacional das Secretarias Municipais, setores administrativos e servidores responsáveis pelos procedimentos de protocolo;

CONSIDERANDO que, durante o período de transição entre o sistema manual e o sistema eletrônico, poderão ocorrer inserções posteriores de documentos originalmente protocolados fisicamente;

CONSIDERANDO a necessidade de garantir a continuidade administrativa, a segurança jurídica, a preservação dos atos administrativos e a regularidade da tramitação documental;

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituído, pelo prazo temporário de 90 (noventa) dias, contados da publicação desta Portaria, regime excepcional de regularização e inserção de documentos físicos no sistema eletrônico de protocolo e tramitação administrativa.

Art. 2º Durante o período previsto no art. 1º, os documentos protocolados manualmente nas estruturas administrativas das Secretarias Municipais poderão ser inseridos posteriormente no sistema eletrônico oficial, sem prejuízo da validade da data original do recebimento físico.

Art. 3º Para fins de controle administrativo e preservação da ordem cronológica, deverá constar no sistema eletrônico:

I - a data efetiva do protocolo físico original;

II - a data da inserção no sistema eletrônico;

III - justificativa administrativa da inserção posterior, quando necessária.

Art. 4º A inserção intempestiva de documentos no sistema eletrônico, durante o período excepcional de implantação, não acarretará nulidade dos atos administrativos, desde que comprovada a existência do recebimento físico originário dentro da estrutura administrativa de cada Secretaria, observados os procedimentos internos de controle documental.

Art. 5º Compete a cada Secretaria Municipal promover:

I - a organização e conferência dos protocolos físicos pendentes;

II - a digitalização e inserção gradativa dos documentos no sistema eletrônico;

III - a adequação dos fluxos internos de tramitação documental;

IV - o cadastro como usuários dos servidores responsáveis pela recepção de documentos de acordo com as atribuições do cargo que exerce;

V - a atualização e observância das normativas administrativas correlatas.

Parágrafo único. Parágrafo único. Fica estabelecido, inicialmente, o fluxo interno entre a secretaria gestora interessada e a secretaria destinatária, cabendo a recepção ao usuário designado pela secretaria gestora como responsável pelas atribuições relacionadas ao documento.

Art. 6º Os casos omissos e situações excepcionais decorrentes da implantação do sistema eletrônico serão resolvidos pela Secretaria responsável pela gestão do sistema de protocolo.

Art. 7º Concluído o prazo previsto no art. 1º, os protocolos administrativos deverão ocorrer exclusivamente por meio do sistema eletrônico oficial, ressalvadas as hipóteses previstas em regulamentação específica.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Governo Municipal de Juara, Estado de Mato

Grosso, 13 de maio de 2026.

Valdinei Holanda Moraes Prefeito do Município

Michelle D’Mont Leite Secretária Municipal de Administração