PORTARIA Nº 011/2026

DISPÕE SOBRE OS MEIOS OFICIAIS DE COMUNICAÇÃO INTERNA NO ÂMBITO DA CÂMARA MUNICIPAL DE ALTO GARÇAS-MT.

A MESA DIRETORA DA CÂMARA MUNICIPAL DE ALTO GARÇAS, Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO os princípios da legalidade, eficiência, publicidade e segurança jurídica previstos no art. 37 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar e formalizar os meios de comunicação interna entre servidores da Câmara Municipal;

CONSIDERANDO a necessidade de garantir rastreabilidade, organização administrativa e segurança das informações institucionais;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar maior eficiência na tramitação de demandas administrativas e legislativas;

RESOLVE:

Art. 1º - Fica regulamentada, no âmbito da Câmara Municipal de Alto Garças-MT, a utilização dos meios oficiais de comunicação interna entre servidores.

Art. 2º - O e-mail institucional fornecido pela Câmara Municipal constitui o meio oficial e obrigatório para comunicações administrativas e institucionais internas.

§1º Considera-se formalmente realizada a comunicação quando enviada ao endereço eletrônico institucional do destinatário.

§2º Os e-mails institucionais deverão ser utilizados exclusivamente para assuntos relacionados às atividades administrativas e legislativas da Câmara Municipal.

§3º O e-mail institucional destina-se exclusivamente ao desempenho das atividades administrativas e legislativas da Câmara Municipal, sendo vedada sua utilização para fins particulares, comerciais, político-partidários ou quaisquer outros estranhos ao interesse institucional.

§4º A utilização de e-mails pessoais para assuntos institucionais somente será admitida em situações excepcionais devidamente justificadas, devendo a comunicação ser posteriormente formalizada pelo e-mail institucional.

Art. 3º - Considera-se realizada a ciência da comunicação no primeiro dia útil subsequente ao seu envio para o endereço eletrônico institucional do destinatário.

§1º A ausência de resposta ou confirmação de leitura não impedirá o regular prosseguimento das demandas administrativas ou legislativas.

§2º Os prazos fixados nas comunicações encaminhadas por e-mail institucional serão contados em dias úteis, excluindo-se o dia da ciência e incluindo-se o dia do vencimento.

§3º A responsabilidade pela consulta regular do e-mail institucional é exclusiva do titular da conta.

§4º Quando o vencimento ocorrer em dia não útil, o prazo será prorrogado para o primeiro dia útil subsequente.

Art. 4º - As comunicações urgentes, operacionais ou de baixa complexidade, poderão ser realizadas por telefone ou por aplicativos de mensagens instantâneas, inclusive WhatsApp ou ferramenta similar.

§1º As determinações recebidas pelos meios previstos no caput deverão ser prontamente atendidas pelo destinatário, observadas a natureza da demanda e as atribuições do cargo ou função, independentemente de posterior formalização.

§2º Quando a comunicação produzir efeitos em processo administrativo ou legislativo, envolver definição de prazo, gerar obrigação específica ou exigir registro formal, deverá ser formalizada por meio idôneo e juntada aos respectivos autos, quando necessário.

§3º O uso dos aplicativos deverá observar os princípios da impessoalidade, urbanidade e respeito institucional.

Art. 5º - As comunicações internas poderão estabelecer prazo específico para resposta, cumprimento ou execução da demanda, conforme definido pelo gestor ou setor competente, observada a natureza e urgência da matéria.

§1º O prazo estabelecido na comunicação deverá ser observado pelo destinatário, independentemente de confirmação de leitura do e-mail institucional.

§2º O servidor poderá solicitar, antes do vencimento do prazo inicialmente fixado, dilação de prazo desde de que seja devidamente justificada e não cause prejuízo a administração.

§3º A ausência de resposta, manifestação ou cumprimento da atividade solicitada não impedirá o regular prosseguimento das demandas administrativas ou legislativas, podendo a administração adotar as providências cabíveis com base nas informações disponíveis.

§4º O não atendimento da demanda, o descumprimento injustificado do prazo estabelecido ou a ausência de manifestação quanto à atividade solicitada será de responsabilidade exclusiva do destinatário, não podendo a omissão ser atribuída ao gestor responsável pelo encaminhamento da demanda.

§5º Quando a demanda for classificada como urgente, tal condição deverá constar expressamente na comunicação enviada.

Art. 6º - Compete aos servidores da Câmara Municipal:

I – consultar regularmente o e-mail institucional;

II – manter atualizados seus dados de contato junto à Secretaria Administrativa;

III – zelar pelo acesso regular aos canais oficiais de comunicação;

IV – comunicar imediatamente eventual indisponibilidade técnica que impeça o recebimento ou envio de comunicações.

Parágrafo único. A indisponibilidade técnica devidamente comunicada suspenderá a presunção de ciência até a regularização do acesso.

Art. 7º Compete à Secretaria Administrativa:

I – Providenciar a criação e manutenção dos endereços eletrônicos institucionais dos agentes públicos da Câmara Municipal;

II – Manter cadastro atualizado contendo, no mínimo, nome do agente público, cargo ou função, endereço eletrônico institucional e número de telefone destinado às comunicações institucionais;

III – Comunicar aos interessados eventual alteração dos dados cadastrais ou dos meios oficiais de comunicação.

§ 1º Os endereços eletrônicos institucionais deverão ser disponibilizados aos respectivos usuários no prazo máximo de 30 (trinta) dias contados da entrada em vigor desta Portaria.

§ 2º Os servidores e agentes públicos deverão informar imediatamente à Secretaria Administrativa qualquer alteração dos dados cadastrais necessários às comunicações institucionais.

Art. 8º - Todos os servidores deverão preencher e assinar o Termo de Declaração de Contato Institucional constante no Anexo I desta Portaria.

Art. 9º - O descumprimento injustificado das presentes disposições poderá ensejar apuração administrativa, nos termos da legislação vigente.

Art. 10 – Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Gabinete da Presidência da Câmara Municipal de Alto Garças-MT, em 02 de junho de 2026.

DAVID FRAGA DE CARVALHO FÁBIO ADRIANO AGULHÃO

Presidente Vice-Presidente

MARCOS MARTINS DE SOUZA JORGE HENRIQUE CARVALHO KONRAD

1º Secretário 2º Secretário