Institui a Política Municipal de Gestão Documental e Arquivos no âmbito da Administração Pública Direta e Indireta do Município de Cáceres-MT e dá outras providências.

A PREFEITA MUNICIPAL DE CÁCERES, Estado de Mato Grosso, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Orgânica Municipal,

CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 – Lei de Acesso à Informação;

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD;

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento, preservação, segurança e destinação dos documentos produzidos e recebidos pela Administração Municipal;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a proteção dos dados pessoais constantes dos documentos físicos e digitais produzidos ou custodiados pelo Município;

CONSIDERANDO o que consta no processo submetido ao Memorando Gdoc sob nº 555, de 09 de junho de 2026;

DECRETA:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Fica instituída a Política Municipal de Gestão Documental e Arquivos no âmbito da Administração Pública Direta e Indireta do Município de Cáceres.

Art. 2º A Política Municipal de Gestão Documental tem por finalidade assegurar:

I – A gestão eficiente dos documentos públicos;

II – A preservação da memória institucional;

III – O acesso à informação;

IV – A transparência administrativa;

V – A racionalização da produção documental;

VI – A eliminação segura de documentos destituídos de valor administrativo, legal, fiscal e histórico;

VII – A proteção dos dados pessoais e das informações sigilosas;

VIII – A segurança, autenticidade, integridade, confiabilidade e rastreabilidade dos documentos físicos e digitais.

Art. 3º A gestão documental observará os princípios da legalidade, eficiência, economicidade, transparência, preservação documental, segurança da informação e proteção de dados pessoais, nos termos da legislação vigente.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 4º Considera-se gestão documental o conjunto de procedimentos referentes à produção, classificação, tramitação, utilização, avaliação, arquivamento, preservação, acesso e destinação final dos documentos físicos e digitais.

Art. 5º Todos os órgãos e entidades municipais deverão observar as normas arquivísticas estabelecidas pelo Arquivo Municipal e as diretrizes de proteção de dados pessoais previstas na LGPD.

Art. 6º Os documentos públicos constituem patrimônio documental do Município e sua eliminação dependerá de prévia avaliação documental, observadas as exigências legais e arquivísticas aplicáveis.

CAPÍTULO III

DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS

Art. 7º O Arquivo Municipal é o órgão central responsável pela coordenação da gestão documental no Município.

Art. 8º Compete ao Arquivo Municipal:

I – Orientar os órgãos e entidades municipais quanto à gestão documental;

II – Elaborar normas técnicas e procedimentos arquivísticos;

III – Coordenar os processos de avaliação documental;

IV – Promover a preservação e conservação dos documentos;

V – Manter o acervo permanente do Município;

VI – Propor medidas destinadas à segurança da informação e à proteção dos dados pessoais contidos nos documentos sob sua guarda.

CAPÍTULO IV

DA PROTEÇÃO DE DADOS E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

Art. 9º O tratamento de dados pessoais contidos nos documentos físicos ou digitais deverá observar as disposições da Lei Federal nº 13.709/2018 – LGPD e demais normas aplicáveis.

Art. 10. Os órgãos e entidades municipais deverão adotar medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os documentos e dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, destruição, alteração, divulgação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Art. 11. O acesso aos documentos que contenham informações pessoais ou sigilosas observará as restrições previstas na legislação específica.

CAPÍTULO V

DA AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DOCUMENTAL

Art. 12. A avaliação documental será realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

Art. 13. A eliminação de documentos somente poderá ocorrer após:

I – Aplicação da tabela de temporalidade;

II – Aprovação da CPAD;

III – Publicação de Edital de Ciência de Eliminação;

IV – Lavratura do Termo de Eliminação.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14. Enquanto não editada tabela municipal própria, poderão ser adotadas subsidiariamente as tabelas de temporalidade aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Art. 15. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Prefeitura Municipal de Cáceres, 15 de junho de 2026.

ANTÔNIA ELIENE LIBERATO DIAS

Prefeita Municipal de Cáceres.