INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº. 03/2008 - Versão 03

14 de Julho de 2026

Pref. Comodoro

INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº. 03/2008 - Versão 03

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Administração

Unidades Executoras: Todas as Secretarias Municipais

Departamento de Licitações e Contratos e Departamento de Compras

Aprovação em 07/07/2026

Assunto: Dispõe sobre os procedimentos de rotina e controle nas aquisições e contratações de bens e serviços mediante licitação, inclusive dispensa e inexigibilidade.

TÍTULO I

DO OBJETIVO

Artigo 1º. Esta Instrução Normativa tem por objetivo estabelecer diretrizes e procedimentos administrativos e de controle interno aplicáveis às contratações públicas da Prefeitura Municipal de Comodoro-MT, abrangendo os procedimentos licitatórios, as contratações diretas por dispensa e inexigibilidade de licitação e os demais procedimentos correlatos, com a finalidade de promover a eficiência administrativa, a segurança jurídica, a transparência, a padronização dos procedimentos e o fortalecimento dos mecanismos de controle em todas as fases da contratação pública.

Parágrafo único. Os procedimentos disciplinados nesta Instrução Normativa deverão ser observados por todos os órgãos e unidades administrativas envolvidos nas contratações públicas, em conformidade com a Lei Federal nº 14.133/2021, os decretos municipais regulamentadores e demais normas aplicáveis.

TÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Artigo 2º. Esta Instrução Normativa aplica-se a todos os órgãos e unidades administrativas da Prefeitura Municipal de Comodoro que, direta ou indiretamente, participem das fases de planejamento, instrução, processamento, julgamento, contratação, execução, fiscalização, gestão e controle das contratações públicas.

TÍTULO III

DOS CONCEITOS

Artigo 3º. Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I – Licitação: a licitação constitui o procedimento formal e vinculante por meio do qual a Administração Pública, em respeito aos princípios constitucionais e aos ditames da Lei Federal n° 14.133/2021, promove a seleção da proposta mais vantajosa para celebração de contratos de obras, serviços, compras, alienações e demais ajustes administrativos;

II – Critérios de julgamento: parâmetros objetivos estabelecidos no edital destinados à seleção da proposta mais vantajosa para a Administração Pública, conforme previsto na Lei Federal nº 14.133/2021;

§1°. Menor preço: critério objetivo que consagra a escolha da proposta com menor valor global ou unitário, desde que atendidos os requisitos de habilitação e as especificações técnicas.

§ 2°. Maior desconto: critério de julgamento que terá como referência o preço fixado no edital de licitação, sendo considerada vencedora a proposta que apresentar o maior desconto;

§3°. Melhor técnica ou conteúdo artístico: tem por critério de escolha a qualidade do produto a ser adquirido ou do serviço a ser prestado, utilizado para contratação de serviços técnicos especializados de natureza predominantemente intelectual, bem como de trabalhos técnicos, científicos ou artísticos, na forma da legislação;

§4°. Técnica e preço: para escolha do vencedor deverá ser considerada a maior pontuação obtida a partir de ponderação, segundo fatores objetivos previstos no edital, das notas atribuídas aos aspectos de técnica e de preço da proposta;

§5°. Maior lance: critério de julgamento utilizado nas licitações destinadas à alienação de bens e direitos pela Administração Pública, sendo adotado na modalidade leilão, considerada vencedora a proposta que apresentar o maior lance, observadas as condições estabelecidas no edital e na legislação aplicável;

§6°. Maior retorno econômico: critério voltado a contratos de eficiência, no qual se avalia a economia proporcionada ao ente público. Vence a proposta que demonstrar maior capacidade de gerar redução de despesas ou incremento de receitas para a Administração;

III - Pregão: modalidade de licitação destinada à contratação de bens e serviços comuns, cujo critério de julgamento poderá ser o de menor preço ou o de maior desconto. A disputa ocorre em sessão pública com apresentação de propostas e lances sucessivos, prevalecendo, como regra, a forma eletrônica, admitindo-se a forma presencial apenas mediante justificativa, nos termos da legislação vigente.

Parágrafo único. As sessões presenciais deverão ser registradas em ata física ou digital e gravadas em áudio e vídeo.

IV – Concorrência: modalidade de licitação destinada à contratação de bens e serviços especiais, bem como de obras e serviços de engenharia, cujo critério de julgamento poderá ser o de menor preço, melhor técnica ou conteúdo artístico, técnica e preço, maior retorno econômico ou maior desconto, conforme a natureza do objeto, sendo a forma eletrônica a regra e a presencial admitida apenas em caráter excepcional e devidamente justificado, nos termos da legislação vigente;

V - Leilão: modalidade de licitação destinada à alienação de bens imóveis e de bens móveis inservíveis ou legalmente apreendidos, adjudicando-se o objeto ao licitante que oferecer o maior lance, observadas as condições estabelecidas no edital e na legislação vigente;

VI - Concurso: modalidade de licitação destinada à escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmio ou remuneração aos vencedores, observados os critérios estabelecidos no edital e na legislação vigente;

VII - Diálogo Competitivo: modalidade de licitação destinada à contratação de obras, serviços e compras em que a Administração Pública realiza diálogo com licitantes previamente selecionados, mediante critérios objetivos, com o objetivo de desenvolver uma ou mais soluções aptas a atender às suas necessidades, devendo os licitantes apresentar proposta final após o encerramento da fase de diálogos;

VIII - Sistema de Registro de Preços: conjunto de procedimentos destinado ao registro formal de preços, fornecedores e demais condições para futuras e eventuais contratações de bens, serviços e obras, conforme a necessidade da Administração Pública. A Ata de Registro de Preços não obriga a Administração a realizar as contratações nela registradas, constituindo mera expectativa de contratação para o fornecedor registrado, observadas as necessidades da Administração, a disponibilidade orçamentária e a legislação aplicável;

§1°. Ata de Registro de Preços: documento vinculativo e obrigacional, decorrente do Sistema de Registro de Preços, destinado a formalizar os preços registrados, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições para futuras e eventuais contratações pela Administração Pública;

§2°. Adesão à ata de registro de preços: procedimento por meio do qual órgão ou entidade da Administração Pública, não participante do certame que originou a respectiva ata, utiliza-se desta para realizar contratações com o fornecedor registrado, observadas as condições, preços e quantitativos nela estabelecidos, nos termos da legislação aplicável;

IX - Procedimento de Manifestação de Interesse (PMI): procedimento auxiliar por meio do qual a Administração Pública poderá solicitar à iniciativa privada a elaboração de estudos, investigações, levantamentos e projetos destinados à identificação e ao desenvolvimento de soluções que atendam às necessidades de interesse público, observadas as condições estabelecidas em regulamento;

§1°. Os estudos, levantamentos, investigações e projetos elaborados no âmbito do Procedimento de Manifestação de Interesse poderão ser utilizados pela Administração Pública em futura licitação, permanecendo à disposição dos interessados, observado que o vencedor do certame deverá ressarcir os respectivos custos, quando previsto no edital;

§2°. A participação no Procedimento de Manifestação de Interesse não impede que o autor dos estudos participe da futura licitação, vedada, contudo, a concessão de qualquer vantagem ou preferência em razão dessa participação;

X - Inexigibilidade: hipótese de contratação direta cabível quando for inviável a competição, nos termos do art. 74 da Lei Federal nº 14.133/2021. As hipóteses previstas na referida lei possuem caráter exemplificativo, podendo a inexigibilidade ser reconhecida sempre que, diante das circunstâncias do caso concreto, restar demonstrada a inviabilidade de competição, desde que observados os requisitos legais de motivação, justificativa e formalização do processo administrativo;

XI - Dispensa: hipótese de contratação direta em que, embora seja possível a competição, a Lei Federal nº 14.133/2021 autoriza a Administração Pública a dispensar a realização do procedimento licitatório. Trata-se de exceção legal ao dever constitucional de licitar, cujas hipóteses são taxativas e somente podem ser instituídas por lei;

Parágrafo único. A contratação direta por dispensa de licitação deverá ser devidamente motivada, demonstrar a vantajosidade para a Administração Pública e observar todas as exigências legais relativas à instrução e formalização do processo administrativo.

XII - Credenciamento: procedimento auxiliar previsto na Lei Federal nº 14.133/2021, utilizado quando a Administração Pública pretender contratar, de forma simultânea e não excludente, todos os interessados que atendam às condições previamente estabelecidas em edital, podendo ser adotado nas seguintes hipóteses:

§1°. Contratação paralela e não excludente: hipótese em que é viável e vantajosa para a Administração Pública realizar contratações simultâneas em condições padronizadas, devendo a distribuição das demandas entre os credenciados observar critérios objetivos previamente definidos;

§2°. Seleção a critério de terceiros: hipótese em que a escolha do contratado é realizada pelo beneficiário direto da prestação do serviço;

§3°. Mercados fluidos: hipótese em que a constante variação dos preços ou das condições de contratação inviabiliza a seleção de fornecedor por meio de procedimento competitivo tradicional;

XIII - Contrato Administrativo: ajuste formal celebrado entre a Administração Pública e particular, destinado à consecução de finalidade de interesse público, regido predominantemente pelo direito público e caracterizado pela presença de cláusulas exorbitantes, que conferem à Administração prerrogativas necessárias à adequada execução do objeto e à tutela do interesse público, observados os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência e demais princípios aplicáveis à Administração Pública.

Parágrafo único. A formalização do contrato administrativo poderá ocorrer mediante termo de contrato, carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra, ordem de execução de serviço ou outro instrumento hábil admitido pela legislação.

XIV – Aditivo: instrumento jurídico formal por meio do qual se promovem alterações, prorrogações ou supressões de cláusulas em contratos administrativos já celebrados, observados os limites e condições fixados na legislação vigente;

XV – Apostilamento: ato administrativo utilizado para registrar alterações que não impliquem modificação do objeto contratual nem dependam da celebração de termo aditivo, tais como reajustes previstos contratualmente, atualizações cadastrais, compensações, penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento e demais hipóteses admitidas pela legislação, dispensada a formalização de termo aditivo;

XVI – Solicitação de Autorização de Fornecimento (AF): documento administrativo por meio do qual a unidade gestora solicita a emissão da Autorização de Fornecimento, destinada à formalização do fornecimento de bens ou da prestação de serviços decorrentes de procedimento licitatório, contratação direta ou Ata de Registro de Preços;

TÍTULO IV

DA BASE LEGAL E REGULAMENTAR

Artigo 4º. Esta Instrução Normativa fundamenta-se nas seguintes disposições legais e normativas:

I - Constituição Federal de 1988, em especial o Art. 37, caput e inciso XXI;

II - Lei Federal nº 14.133/2021 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos);

III - Lei Complementar Federal nº 123/2006 (Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte);

IV - Decreto Municipal nº 35/2022 (Dispõe sobre o tratamento favorecido, diferenciado e simplificado às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) nas contratações públicas municipais);

V - Decreto Municipal nº 08/2023 (Regulamenta o processo de contratação direta);

VI - Decreto Municipal nº 09/2023 (Regulamenta a atuação do agente de contratação e da equipe de apoio, funcionamento da comissão de contratação e atuação de fiscais e gestores de contratos);

VII - Decreto Municipal nº 11/2023 (Dispõe sobre os procedimentos administrativos básicos para a realização de pesquisa de preços);

VIII - Decreto Municipal nº 13/2023 (Regulamenta o enquadramento dos bens de consumo nas categorias de qualidade comum e de luxo);

IX - Decreto Municipal nº 17/2023 (Dispõe sobre o regime de transição);

X - Decreto Municipal nº 18/2023 (Regulamenta os procedimentos auxiliares);

XI - Decreto Municipal nº 20/2023 (Regulamenta o Sistema de Registro de Preços);

XII - Decreto Municipal nº 21/2023 (Regulamento sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares – ETP);

XIII – Decreto Municipal nº 05/2024 (Dispõe sobre a licitação pelo critério de julgamento por menor preço ou maior desconto, na forma eletrônica);

XIV - Decreto Municipal nº 37/2024 (Regulamenta a modalidade leilão);

XV - Decreto Municipal nº 32/2025 (Regulamenta a aplicação de sanções administrativas).

TÍTULO V

DA FASE PREPARATÓRIA DA CONTRATAÇÃO

Artigo 5º. A Fase Preparatória da Contratação compreende a elaboração dos seguintes documentos:

I - Estudo Técnico Preliminar (ETP): documento que inaugura a fase de planejamento da contratação, destinado a caracterizar o interesse público envolvido e a identificar a melhor solução para a demanda administrativa, mediante análise de viabilidade técnica, econômica, ambiental e social;

Parágrafo único. O Estudo Técnico Preliminar poderá ser dispensado em determinadas hipóteses de contratação direta, conforme disposto no art. 2°, §3°, e art. 7°, §2°, do Decreto Municipal nº 08/2023.

II – Plano Anual de Contratações (PAC): instrumento de governança destinado ao planejamento anual das contratações públicas da Administração Municipal, elaborado com a finalidade de consolidar as demandas de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação, promovendo a racionalização das contratações, o alinhamento ao planejamento estratégico, a eficiência administrativa e a adequada previsão orçamentária;

Parágrafo único. O Plano Anual de Contratações deverá ser elaborado e observado pelos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal nas hipóteses em que sua elaboração for exigida pela legislação ou pelos atos normativos vigentes, devendo ser considerado na fase preparatória das contratações sempre que aplicável.

III – Mapa de Risco (Análise de Risco): documento que identifica, avalia e trata os riscos potenciais relacionados à contratação, abrangendo todas as suas fases (do planejamento à execução contratual) com o objetivo de mitigar eventos que possam comprometer o êxito da execução contratual;

Parágrafo único. O Mapa de Risco poderá ser dispensado nas mesmas hipóteses previstas para o Estudo Técnico Preliminar, nos termos do art. 2°, §3°, e art. 7°, §2°, do Decreto Municipal nº 08/2023.

IV – Documento de Formalização da Demanda (DFD): documento por meio do qual a Unidade Solicitante formaliza a necessidade administrativa, contendo no mínimo a justificativa da demanda, a estimativa de quantidade, a previsão de data para início ou entrega, e a indicação orçamentária correspondente.

V – Justificativa: documento que apresenta, de forma técnica e fundamentada, as razões que motivam a escolha da solução proposta, da modalidade de contratação ou da necessidade de aquisição ou prestação de serviços, evidenciando o atendimento ao interesse público e a observância dos princípios da Administração Pública.

VI – Termo de Referência (TR): documento que contém os elementos necessários e suficientes para caracterizar o objeto da contratação de bens ou serviços, estabelecendo as condições para sua execução, os critérios de aceitação, as obrigações das partes e os demais requisitos previstos na legislação aplicável.

VII – Projeto Básico (PB): conjunto de elementos técnicos indispensáveis e suficientes para caracterizar obra, serviço ou conjunto de obras e serviços. Sua elaboração é obrigatória nas contratações de obras e serviços de engenharia, quando exigido pela legislação aplicável e pela natureza do objeto.

VIII – Indicação de Recurso (Dotação Orçamentária): documento que comprova a existência de dotação orçamentária específica para suportar as despesas decorrentes da contratação, demonstrando a compatibilidade da despesa com a Lei Orçamentária Anual (LOA) e a respectiva disponibilidade financeira.

IX – Autorização do Procedimento: ato formal emanado da autoridade competente que autoriza a instauração e o prosseguimento do processo de contratação, seja por procedimento licitatório, seja por contratação direta.

X – Orçamento (Estimativa de Preços): levantamento detalhado dos valores estimados para a contratação, obtido por meio de pesquisa de preços, servindo como parâmetro para o julgamento das propostas apresentadas, devendo ser acompanhado do memorial de cálculo da estimativa de preços, com a indicação da metodologia utilizada para a obtenção do valor estimado, tais como média, mediana, menor valor ou outro critério tecnicamente justificado;

Parágrafo único. A Estimativa de Preços e o respectivo memorial de cálculo deverão observar os parâmetros, critérios e metodologias previstos no Decreto Municipal nº 11/2023.

XI – Justificativa de Orçamento: documento que fundamenta o valor estimado da contratação, especialmente nos casos em que sejam desconsiderados valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, bem como nas hipóteses de inviabilidade de obtenção de três fontes distintas na pesquisa de preços;

Parágrafo único. A justificativa de orçamento deverá atender ao disposto no Decreto Municipal nº 11/2023.

XII – Edital: instrumento convocatório que estabelece as regras e condições do procedimento licitatório, contendo a descrição do objeto, os requisitos de habilitação, os critérios de julgamento, os prazos, as condições de pagamento, as sanções aplicáveis e os demais elementos necessários à formulação das propostas pelos interessados.

TÍTULO VI

DAS RESPONSABILIDADES

Artigo 6º. As responsabilidades pela condução dos processos de aquisição e contratação serão distribuídas conforme as competências legalmente atribuídas a cada órgão ou unidade administrativa, observando os princípios da segregação de funções, da eficiência e do controle interno, sem prejuízo das atribuições específicas previstas no Decreto Municipal nº 09/2023.

Artigo 7º. Compete à Secretaria Solicitante em processos que envolvam apenas uma única Secretaria (demandas específicas de sua área de atuação):

a) identificar a necessidade de aquisição ou contratação e definir o procedimento mais adequado;

b) elaborar os documentos licitatórios necessários, conforme a natureza da demanda e em conformidade com o Título V desta Instrução Normativa, com exceção do item XII;

c) acompanhar o processo durante todas as fases de sua competência, prestando os esclarecimentos e promovendo as providências que lhe forem atribuídas até a conclusão da contratação;

d) exercer, por meio dos agentes formalmente designados, a gestão e a fiscalização da execução contratual até o encerramento do contrato.

Artigo 8°. Nos procedimentos licitatórios destinados à aquisição de bens ou a contratação de serviços comuns que envolvam mais de uma Secretaria Municipal, deverão ser observadas as seguintes disposições:

a) compete à Secretaria Municipal de Administração, por meio do Departamento de Compras, identificar a necessidade de aquisição ou contratação, definir o procedimento mais adequado e, em seguida, comunicar às demais Secretarias a realização do respectivo procedimento licitatório;

b) após o envio, pelo Departamento de Compras, da Comunicação Interna informando sobre a abertura do Procedimento Licitatório, as Secretarias interessadas deverão elaborar os documentos licitatórios necessários, de acordo com a natureza da demanda e em conformidade com o Título V desta Instrução Normativa, ressalvados os documentos previstos nos incisos X, XI e XII do Título V desta Instrução Normativa, e encaminhá-los ao Departamento de Compras;

c) de posse da documentação encaminhada pelas Secretarias interessadas, compete ao Departamento de Compras promover a consolidação dos documentos e informações encaminhados pelas Secretarias interessadas em documentos únicos, na forma estabelecida no Título V desta Instrução Normativa, bem como elaborar o Orçamento e a respectiva Justificativa Orçamentária, em estrita observância ao disposto nos itens X e XI do referido Título. Concluída a instrução processual, deverá o processo ser encaminhado, integralmente, ao Departamento de Licitações e Contratos, para adoção das providências cabíveis ao regular prosseguimento do certame;

d) é de responsabilidade de todas as Secretarias envolvidas acompanhar o trâmite do processo durante todas as fases de sua competência, prestando as informações e adotando as providências necessárias até a conclusão da contratação;

e) compete, igualmente, a todas as Secretarias participantes a assinatura dos instrumentos contratuais decorrentes do certame, os quais deverão ser elaborados de forma individualizada para cada Secretaria, bem como o desempenho das atividades de gestão e fiscalização contratual, até a conclusão e o encerramento da execução.

Artigo 9°. É de responsabilidade do Departamento de Licitações e Contratos:

a) receber os processos licitatórios e de contratação direta encaminhados pelas Secretarias Municipais ou pelo Departamento de Compras, realizando a verificação preliminar da conformidade dos documentos que instruem o processo, nos termos do art. 18 desta Instrução Normativa;

b) efetuar o lançamento e o cadastramento, no Sistema Compras utilizado pelo Município, no prazo máximo de 30 dias, dos itens constantes das solicitações encaminhadas pelos Secretários Municipais, quando se tratar de procedimento que envolva apenas uma Secretaria. Nos procedimentos que envolvam múltiplas Secretarias, o lançamento e o cadastramento dos itens competirão ao Departamento de Compras ou ao Departamento de Frotas, conforme o caso, observado o mesmo prazo;

c) excepcionalmente, mediante justificativa da Secretaria solicitante quanto à necessidade de celeridade do procedimento, o lançamento e o cadastramento dos itens no Sistema Compras poderão ser realizados pela própria Secretaria solicitante, hipótese em que permanecerá responsável pela correção das informações inseridas no sistema;

d) elaborar as minutas dos Editais, quando se tratar de procedimentos licitatórios, e dos Termos Aditivos, quando cabíveis, após a conferência da regularidade da documentação que instrui o processo;

e) analisar os pareceres jurídicos emitidos, adotar as providências necessárias ao cumprimento das recomendações e ressalvas que lhe competirem e encaminhar às Secretarias Municipais competentes aquelas cuja execução lhes incumbir, para adoção das providências cabíveis;

f) após a conclusão das análises e o atendimento das recomendações pertinentes, providenciar a publicação dos editais ou o encaminhamento dos documentos para assinatura;

g) expedir o instrumento final de contratação, seja Ata de Registro de Preços, Contrato ou outro instrumento admitido pela legislação, após a conclusão do procedimento licitatório ou da contratação direta, conforme o caso.

Artigo 10. Compete à Procuradoria Municipal emitir parecer jurídico acerca da legalidade dos atos e documentos que instruem os processos de aquisição e contratação, inclusive nas hipóteses de dispensa e de inexigibilidade de licitação, nos termos da legislação vigente.

Artigo 11. Compete ao Agente de Contratação e/ou ao Pregoeiro:

a) conduzir a fase externa dos procedimentos licitatórios, a partir da publicação do Edital, incluindo a realização da sessão pública, o recebimento e a análise das propostas, a condução da fase de lances, quando cabível, e o julgamento, observadas as atribuições previstas no Decreto Municipal nº 09/2023;

b) solicitar apoio da Secretaria Municipal solicitante, da Secretaria Municipal de Administração, quando se tratar de licitações que envolvam múltiplas Secretarias, do Departamento de Compras ou do setor técnico competente, para subsidiar a análise e a decisão em impugnações, pedidos de esclarecimento e recursos, nos termos do art. 4º, inciso II, alínea "a", do Decreto Municipal nº 09/2023.

Artigo 12. Compete ao Gestor da Secretaria Municipal:

a) realizar a homologação dos processos de aquisição e contratação de sua competência;

b) em processos que envolvam mais de uma Secretaria, todos os Gestores das Secretarias Municipais participantes do processo licitatório devem assinar de forma conjunta a homologação.

c) indicar à autoridade competente os servidores que atuarão como fiscais dos contratos, das atas de registro de preços e dos demais instrumentos decorrentes das contratações públicas, bem como acompanhar e supervisionar a atuação desses fiscais no âmbito de sua Secretaria, observadas as disposições da legislação e dos atos normativos municipais.

Artigo 13. Compete ao Departamento de Compras:

a) identificar, nas contratações que envolvam mais de uma Secretaria Municipal, a necessidade de aquisição ou contratação, definir o procedimento mais adequado e comunicar às Secretarias interessadas a realização do respectivo procedimento licitatório;

b) receber das Secretarias Municipais a documentação relativa à fase preparatória da contratação e promover sua conferência quanto à completude e regularidade formal;

c) consolidar os documentos e informações encaminhados pelas Secretarias participantes em documentos únicos, bem como elaborar a Estimativa de Preços e a respectiva Justificativa de Orçamento, observadas as disposições desta Instrução Normativa e do Decreto Municipal nº 11/2023;

d) efetuar o lançamento e o cadastramento dos itens no Sistema Compras utilizado pelo Município, quando se tratar de procedimentos que envolvam múltiplas Secretarias Municipais, ou nas demais hipóteses previstas nesta Instrução Normativa;

e) encaminhar ao Departamento de Licitações e Contratos os processos devidamente instruídos, para adoção das providências cabíveis ao regular prosseguimento do procedimento;

f) emitir as Autorizações de Fornecimento relativas às aquisições de bens, contratações de serviços, cursos, eventos, obras e serviços de engenharia, destinadas à reposição de estoque ou ao atendimento das necessidades da Administração Municipal, em conformidade com os instrumentos decorrentes de processos licitatórios ou de contratações diretas;

g) encaminhar as Autorizações de Fornecimento devidamente emitidas e assinadas aos respectivos fornecedores e às Secretarias solicitantes, para ciência e adoção das providências cabíveis.

TÍTULO VII

DOS PROCEDIMENTOS

SEÇÃO I

Da Fase Interna e Pré-Contratual

Artigo 14. A fase interna e pré-contratual compreende as seguintes etapas:

I - Identificação da Necessidade e Escolha do Procedimento;

II - Elaboração dos Documentos Iniciais;

III- Verificação Preliminar pelo Departamento de Licitações e Contratos;

IV - Elaboração de Minutas pelo Departamento de Licitações e Contratos;

V - Análise Jurídica pela Procuradoria Municipal; e

VI - Análise e Cumprimento das Recomendações Jurídicas pelo Departamento de Licitações e Contratos e pelas Secretarias envolvidas.

Artigo 15. A etapa de Identificação da Necessidade e Escolha do Procedimento observará as seguintes diretrizes:

I - Nos procedimentos que envolvam exclusivamente uma Secretaria Municipal, a Secretaria solicitante deverá identificar a necessidade de aquisição de bens ou de contratação de serviços, de acordo com as demandas de sua área de atuação, bem como definir o procedimento mais adequado.

II - Nos procedimentos destinados à aquisição de bens ou à contratação de serviços comuns que envolvam mais de uma Secretaria Municipal, a Secretaria Municipal de Administração, por meio do Departamento de Compras, deverá identificar a necessidade da contratação, definir o procedimento mais adequado e comunicar às demais Secretarias a realização do respectivo procedimento licitatório, para que promovam a elaboração dos documentos da fase preparatória de sua competência.

Artigo 16. A etapa de Elaboração dos Documentos Iniciais observará as seguintes diretrizes:

I - Nos Procedimentos que envolvam apenas uma única Secretaria, a Secretaria Municipal solicitante será responsável pela elaboração dos documentos licitatórios necessários de acordo com a natureza da demanda e em conformidade com o Título V desta Instrução Normativa, com exceção do inciso XII do Título V desta Instrução Normativa;

II - Nos procedimentos que envolvam múltiplas Secretarias, após o envio, pela Secretaria Municipal de Administração, por meio do Departamento de Compras, da Comunicação Interna informando sobre a abertura do procedimento licitatório, as Secretarias interessadas deverão, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, elaborar os documentos licitatórios necessários, de acordo com a natureza da demanda e em conformidade com o Título V desta Instrução Normativa, ressalvados os itens X, XI e XII, e encaminhá-los à Secretaria Municipal de Administração dentro do referido prazo;

III - De posse da documentação encaminhada pelas Secretarias interessadas, a Secretaria Municipal de Administração, por meio do Departamento de Compras, deverá promover a devida consolidação dos documentos e informações recebidos em documentos únicos, na forma estabelecida no Título V desta Instrução Normativa, bem como elaborar o Orçamento e a respectiva Justificativa Orçamentária, em estrita observância ao disposto nos incisos X e XI do referido Título e, concluída a instrução processual, deverá encaminhar o processo ao Departamento de Licitações e Contratos no menor prazo possível, observado o prazo máximo de 60 (sessenta) dias, salvo motivo devidamente justificado nos autos, para adoção das providências cabíveis ao regular prosseguimento do certame.

Artigo 17. A etapa de Verificação Preliminar pelo Departamento de Licitações e Contratos observará as seguintes diretrizes:

I - Os documentos que instruem o processo deverão ser encaminhados ao Departamento de Licitações e Contratos para verificação preliminar quanto à sua conformidade formal e à regularidade da instrução processual;

II - O Departamento de Licitações e Contratos disporá do prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis para verificar a conformidade dos documentos apresentados;

III - Constatada a ausência de documentos, a insuficiência de justificativas, inconsistências ou quaisquer outras irregularidades, o processo deverá ser devolvido à Secretaria Municipal solicitante ou à Secretaria Municipal de Administração, por meio do Departamento de Compras, quando se tratar de procedimento que envolva múltiplas Secretarias, conforme o caso, para as devidas correções e complementações.

Artigo 18. A etapa de Elaboração de Minutas pelo Departamento de Licitações e Contratos observará as seguintes diretrizes:

I - Após a conclusão da verificação preliminar e o saneamento de eventuais inconsistências na instrução processual, o Departamento de Licitações e Contratos deverá elaborar a minuta do edital, quando se tratar de procedimento licitatório, ou a minuta do termo aditivo, quando cabível, no prazo máximo de 3 (três) dias úteis.

Artigo 19. A etapa de Análise Jurídica, a cargo da Procuradoria Municipal, observará as seguintes disposições:

I - Concluída a elaboração da minuta correspondente, o processo deverá ser encaminhado à Procuradoria Municipal para emissão do respectivo parecer jurídico;

II - A Procuradoria Municipal disporá do prazo máximo de 10 (dez) dias úteis para manifestação nos processos que tenham por objeto a celebração de termos aditivos;

III - Nos procedimentos licitatórios e nos demais processos administrativos que exijam manifestação jurídica, o prazo para emissão do parecer jurídico será de até 15 (quinze) dias úteis;

IV - Os prazos previstos nos incisos II e III poderão ser prorrogados, uma única vez e por igual período, mediante justificativa fundamentada da Procuradoria Municipal, em razão da complexidade da matéria ou de circunstâncias excepcionais devidamente demonstradas.

Artigo 20. A etapa de Análise e Cumprimento das Recomendações Jurídicas observará as seguintes disposições:

I - Recebido o Parecer Jurídico, o Departamento de Licitações e Contratos disporá do prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis para proceder à análise de seu conteúdo;

II - Concluída a análise, o Departamento de Licitações e Contratos deverá adotar as providências necessárias ao cumprimento das recomendações e ressalvas que digam respeito ao Edital, Termo Aditivo e às Minutas Contratuais;

III - As demais recomendações e ressalvas deverão ser encaminhadas à Secretaria solicitante ou à Secretaria Municipal de Administração, por meio do Departamento de Compras, quando se tratar de procedimento que envolva múltiplas Secretarias, conforme o caso, para adoção das providências cabíveis;

IV - O Departamento de Licitações e Contratos e as Secretarias Municipais envolvidas disporão do prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis para adotar as providências decorrentes das recomendações e ressalvas constantes do parecer jurídico, promovendo seu atendimento ou submetendo eventual divergência à manifestação fundamentada da autoridade competente;

Parágrafo único. O Departamento de Licitações e Contratos deverá verificar o atendimento das recomendações constantes do Parecer Jurídico antes do encaminhamento do processo à etapa subsequente. Na hipótese de a autoridade competente entender, de forma motivada, pela não adoção de alguma recomendação jurídica, deverá apresentar manifestação formal e fundamentada nos autos, assumindo a responsabilidade pela decisão e autorizando o prosseguimento do procedimento.

SEÇÃO II

Das Disposições Gerais Sobre Envio da Documentação

Artigo 21. Em todos os procedimentos licitatórios e de contratação direta, os documentos deverão ser apresentados em formato digital, devidamente organizados, legíveis e padronizados, contendo assinatura eletrônica dos responsáveis, de modo a garantir a autenticidade, a integridade e a rastreabilidade do processo;

§1°. Os modelos de requerimentos e dos demais documentos necessários à instrução dos procedimentos licitatórios e das contratações diretas constam dos anexos desta Instrução Normativa, sendo obrigatória sua utilização por todas as Secretarias solicitantes;

§2°. O descumprimento da obrigatoriedade de utilização dos modelos oficiais impedirá o recebimento do processo pelo Departamento de Licitações e Contratos, que deverá devolvê-lo à Secretaria solicitante, mediante comunicação formal, para as adequações necessárias.

SEÇÃO III

Dos Procedimentos Licitatórios e Contratações Diretas (Ritos Comuns e Eletrônicos)

Art. 22. Nos procedimentos licitatórios em geral (Pregão, Concorrência, Leilão, Concurso, Diálogo Competitivo, Credenciamento e demais procedimentos auxiliares previstos na legislação), bem como nas contratações diretas por dispensa e inexigibilidade de licitação, deverão ser apresentados, conforme a natureza e a modalidade da contratação, os seguintes documentos:

I – Estudo Técnico Preliminar (ETP), quando exigido pela legislação;

Parágrafo único. O Estudo Técnico Preliminar poderá ser dispensado nas hipóteses previstas no art. 2º, § 3º, e no art. 7º, § 2º, do Decreto Municipal nº 08/2023;

II – Plano Anual de Contratações (PAC), quando sua elaboração for exigida pela legislação ou pelos atos normativos vigentes;

III – Mapa de Riscos (Análise de Riscos), quando exigido pela legislação;

Parágrafo único. O Mapa de Riscos poderá ser dispensado nas mesmas hipóteses previstas para o Estudo Técnico Preliminar, conforme o art. 2º, § 3º, e o art. 7º, § 2º, do Decreto Municipal nº 08/2023.

IV – Documento de Formalização da Demanda (DFD);

V – Justificativa da contratação, contendo a exposição dos motivos, fundamentos e do interesse público que a justificam;

VI – Termo de Referência ou Projeto Básico, conforme a natureza do objeto e a legislação aplicável;

VII – Indicação da dotação orçamentária correspondente;

VIII – Autorização da autoridade competente para instauração do procedimento;

IX – Estimativa de Preços, acompanhada do respectivo memorial de cálculo, elaborados em conformidade com o Decreto Municipal nº 11/2023;

X – Justificativa de Orçamento, quando aplicável, especialmente nas hipóteses de desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, bem como nos casos de impossibilidade de obtenção de três fontes de pesquisa, observadas as disposições do Decreto Municipal nº 11/2023.

SEÇÃO IV

Da Contratação Direta Através do Rito Simplificado

Artigo 23. Para as contratações diretas realizadas pelo rito simplificado, nos termos dos artigos 28 e 29 do Decreto Municipal nº 08/2023, deverão ser apresentados os seguintes documentos obrigatórios:

I – Documento de Formalização da Demanda (DFD);

II – Justificativa da necessidade da contratação, contendo a exposição dos motivos, fundamentos e do interesse público que a justificam;

III – Termo de Referência ou Projeto Básico, quando cabível;

IV – Indicação do recurso orçamentário, com a respectiva dotação;

V – Autorização da autoridade competente para instauração do procedimento;

VI – Estimativa de Preços, acompanhada do respectivo memorial de cálculo, elaborados em conformidade com o Decreto Municipal nº 11/2023;

VII – Justificativa de Orçamento, quando aplicável, especialmente nas hipóteses de desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, bem como nos casos de impossibilidade de obtenção de três fontes de pesquisa, observadas as disposições do Decreto Municipal nº 11/2023;

VIII – Documentos de habilitação, observada a limitação prevista no art. 29, § 4º, do Decreto Municipal nº 08/2023, restringindo-se à apresentação dos seguintes documentos:

a) certidões de regularidade fiscal perante as Fazendas Municipal, Estadual e Federal, incluindo a regularidade previdenciária, quando se tratar de pessoa jurídica, ou apenas as certidões de regularidade fiscal perante as Fazendas Municipal, Estadual e Federal, quando se tratar de pessoa física;

b) certidão de regularidade trabalhista, quando se tratar de pessoa jurídica;

c) certificado de regularidade do FGTS, quando se tratar de pessoa jurídica;

d) comprovação da inexistência de impedimento para licitar ou contratar com a Administração Pública, mediante consulta aos seguintes cadastros oficiais:

Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS);

Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP);

Cadastro de Inidôneos e Inabilitados do Tribunal de Contas da União (TCU); e

Cadastro de Empresas Inidôneas, Suspensas e Impedidas do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso (TCE/MT);

e) declaração de pleno conhecimento e aceitação das condições e regras gerais da contratação;

Parágrafo único. Nas contratações diretas realizadas pelo rito simplificado ficam dispensados o Estudo Técnico Preliminar (ETP) e o Mapa de Riscos, nos termos do art. 29, § 1º, do Decreto Municipal nº 08/2023.

SEÇÃO V

Disposições Gerais da Fase Externa

Artigo 24. Concluída a fase interna e pré-contratual, o processo seguirá para a fase externa, compreendendo todos os atos destinados à seleção do contratado e à formalização da contratação, desde a publicação do edital ou da divulgação do instrumento convocatório, quando cabível, passando pela apresentação e julgamento das propostas, habilitação, fase recursal, adjudicação e homologação, até a celebração do contrato ou a expedição do instrumento hábil correspondente, observadas as disposições da Lei Federal nº 14.133/2021, dos Decretos Municipais correlatos e desta Instrução Normativa.

SEÇÃO VI

Da Publicação, Divulgação e Condução da Fase Externa

Artigo 25. A etapa de Publicação ou Envio para Assinatura observará as seguintes diretrizes:

I – Após a verificação do atendimento das recomendações jurídicas e a confirmação de que o processo se encontra devidamente instruído, o Departamento de Licitações e Contratos, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, promoverá a publicação do edital, quando se tratar de procedimento licitatório, ou encaminhará os documentos para assinatura, quando se tratar de contratação direta, termo aditivo, apostilamento, contrato, ata de registro de preços ou outro instrumento admitido pela legislação;

II – A publicidade dos atos observará:

a) o disposto no art. 32 do Decreto Municipal nº 05/2024, quando se tratar de pregão eletrônico;

b) o disposto na Lei Federal nº 14.133/2021, nos decretos municipais aplicáveis e nas demais normas pertinentes, quando se tratar das demais modalidades de licitação e procedimentos auxiliares.

Parágrafo único. A publicação do edital deverá ocorrer nos meios oficiais exigidos pela legislação aplicável, observadas as regras específicas de cada procedimento, incluindo o Portal da Transparência, o Diário Oficial, o Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), quando exigido, e os demais meios oficiais previstos na legislação federal e municipal.

Artigo 26. A condução da fase externa, compreendendo a realização das sessões públicas, o recebimento e julgamento das propostas, a fase de lances, quando cabível, a habilitação, a realização de diligências, o julgamento de recursos e os demais atos inerentes ao procedimento licitatório, será de responsabilidade do Agente de Contratação ou do Pregoeiro, conforme as atribuições definidas no Decreto Municipal nº 09/2023 e demais normas aplicáveis.

§1º. O Agente de Contratação ou o Pregoeiro deverá conduzir todos os atos do procedimento de forma transparente, motivada e em observância aos princípios da legalidade, impessoalidade, isonomia, publicidade, eficiência, julgamento objetivo e busca da proposta mais vantajosa para a Administração Pública.

§2º. Nas hipóteses de impugnação ao edital, pedido de esclarecimento, realização de diligência, manifestação de interessados ou interposição de recurso administrativo, o Agente de Contratação ou o Pregoeiro poderá solicitar apoio técnico, jurídico ou administrativo à:

a) Secretaria Municipal solicitante;

b) Secretaria Municipal de Administração, por meio do Departamento de Compras, quando se tratar de procedimento que envolva múltiplas Secretarias;

c) Departamento de Compras;

d) setor técnico especializado ou outro órgão competente.

§3º. O apoio referido no §2º observará o disposto no art. 4º, inciso II, alínea "a", do Decreto Municipal nº 09/2023, devendo a unidade responsável apresentar parecer, nota técnica ou as informações complementares solicitadas no prazo fixado pelo Agente de Contratação ou pelo Pregoeiro.

SEÇÃO VII

Da Habilitação

Artigo 27. A etapa de habilitação tem por finalidade verificar a capacidade jurídica, fiscal, trabalhista, econômico-financeira e técnico-operacional dos licitantes, de modo a assegurar o atendimento das condições necessárias à adequada execução do objeto da contratação.

§1°. A documentação de habilitação será exigida exclusivamente do licitante classificado em primeiro lugar, observado o disposto no art. 64 da Lei Federal nº 14.133/2021.

§2°. A habilitação observará, dentre outros, os seguintes requisitos:

a) habilitação jurídica, mediante apresentação dos documentos que comprovem a existência legal da pessoa jurídica e a regularidade de seus atos constitutivos;

b) regularidade fiscal e trabalhista, mediante comprovação de regularidade perante as Fazendas Públicas, o FGTS e a Justiça do Trabalho;

c) qualificação técnico-operacional e técnico-profissional, quando exigidas, destinadas a demonstrar a experiência e a capacidade técnica necessárias à execução do objeto;

d) qualificação econômico-financeira, mediante demonstração da capacidade econômico-financeira para o cumprimento das obrigações contratuais;

e) declarações exigidas pela legislação aplicável, inclusive aquelas relativas à inexistência de impedimentos para licitar ou contratar com a Administração Pública e ao cumprimento das normas de proteção ao trabalho.

§3°. É facultado ao licitante apresentar os documentos de habilitação por meio de sistemas oficiais de cadastramento, tais como o SICAF ou outros sistemas admitidos pela Administração Pública, nos termos da legislação vigente.

§4°. A apresentação de documentação falsa ou a omissão de informações relevantes poderá ensejar a aplicação das sanções administrativas cabíveis, observado o disposto no Decreto Municipal nº 32/2025.

§5°. O Departamento de Licitações e Contratos poderá promover diligências destinadas a esclarecer, complementar, sanar falhas formais ou validar os documentos apresentados pelos licitantes, desde que tais diligências não impliquem a apresentação de documentos constituídos após a data de abertura do certame nem alterem condição jurídica, fiscal, trabalhista, econômico-financeira ou técnica inexistente naquela data.

§6°. Somente após esgotadas as diligências cabíveis e constatada a impossibilidade de comprovação do atendimento aos requisitos de habilitação será o licitante inabilitado, procedendo-se à convocação do licitante subsequente, observado o disposto na Lei Federal nº 14.133/2021.

§7°. A verificação da documentação de habilitação será realizada, preferencialmente, por meio digital, assegurando-se a autenticidade, a integridade e a rastreabilidade das informações.

SEÇÃO VIII

Da Homologação

Artigo 28. A etapa de Homologação do Processo Licitatório observará as seguintes diretrizes:

I – A homologação será realizada pelo Gestor da Secretaria Municipal demandante, observado o disposto no art. 43 do Decreto Municipal nº 05/2024;

II – Nos procedimentos que envolvam mais de uma Secretaria Municipal, a homologação deverá ser realizada conjuntamente pelos Gestores das Secretarias participantes, mediante assinatura de todos os responsáveis.

SEÇÃO IX

Da Expedição do Instrumento Final de Contratação

Artigo 29. A etapa de Expedição do Instrumento Final de Contratação observará as seguintes diretrizes:

I - Após a homologação do processo, compete ao Departamento de Licitações e Contratos proceder à expedição do instrumento final de contratação, de acordo com o resultado adjudicado e com os documentos que instruem as fases interna e externa do procedimento;

II - Ata de Registro de Preços (ARP) deverá ser expedida no prazo máximo de 3 (três) dias úteis após a homologação do processo licitatório;

§1º. Após a expedição da Ata de Registro de Preços, esta será encaminhada às Secretarias solicitantes para ciência e adoção das providências cabíveis, competindo a cada Secretaria, sob sua exclusiva responsabilidade, promover a designação do fiscal titular e do fiscal suplente da Ata de Registro de Preços, nos termos do Decreto Municipal nº 09/2023;

§2º. A Ata de Registro de Preços, acompanhada de seus anexos, deverá ser disponibilizada em meio eletrônico de acesso público, no sítio oficial do Município e no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), observado o disposto no art. 16 do Decreto Municipal nº 20/2023;

III - Quando o procedimento resultar na celebração de contrato administrativo, a Secretaria solicitante deverá encaminhar solicitação formal ao Departamento de Licitações e Contratos, contendo, no mínimo:

a) item contratado;

b) quantidade;

c) prazo de execução ou vigência;

d) identificação do fiscal titular e do fiscal suplente designados para acompanhamento e fiscalização do contrato;

§1º. Recebida a solicitação, o Departamento de Licitações e Contratos disporá do prazo máximo de até 3 (três) dias úteis para elaborar e expedir o instrumento contratual correspondente;

§2º. Após a colheita de todas as assinaturas necessárias, o Departamento de Licitações e Contratos encaminhará o contrato à Secretaria solicitante, que deverá cientificar formalmente os fiscais designados e adotar as demais providências necessárias à gestão e à fiscalização contratual.

SEÇÃO X

Da Gestão Contratual e Fiscalização

Artigo 30. A gestão contratual e a fiscalização da execução dos contratos constituem etapas essenciais do ciclo da contratação pública, devendo assegurar a adequada execução do objeto, a consecução do interesse público e a observância dos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência, economicidade, transparência e responsabilização, nos termos da Lei Federal nº 14.133/2021.

Parágrafo único. A gestão contratual compreende o acompanhamento, o controle, a fiscalização, a verificação do cumprimento das obrigações contratuais e a adoção de medidas preventivas e corretivas necessárias, sempre com o registro formal de todos os atos praticados no respectivo processo administrativo.

Artigo 31. A responsabilidade pela gestão contratual e pela fiscalização observará as seguintes diretrizes:

I – Após a homologação e a formalização do instrumento de contratação, competirá exclusivamente à Secretaria Executora a gestão contratual e a fiscalização da execução, incumbindo-lhe acompanhar integralmente o contrato ou a Ata de Registro de Preços, monitorando prazos, saldos, entregas, desempenho e o cumprimento das demais obrigações pactuadas, assegurando a regular e eficiente execução do objeto;

II – Imediatamente após a formalização do contrato ou da Ata de Registro de Preços, a autoridade competente deverá promover a designação formal do fiscal titular e do fiscal suplente, nos termos do art. 18, § 2º, do Decreto Municipal nº 09/2023, assegurando o acompanhamento da execução contratual desde o início da vigência.

SEÇÃO XI

Da Formalização de Aditivo Contratual ou da Ata de Registro de Preços (ARP)

Artigo 32. A formalização de termo aditivo ao contrato administrativo ou à Ata de Registro de Preços (ARP) deverá observar os princípios da legalidade, da motivação, da vantajosidade e da transparência administrativa, mediante a apresentação dos documentos e justificativas previstos neste artigo:

I – A Secretaria gestora deverá encaminhar solicitação devidamente assinada pela autoridade competente, acompanhada de justificativa circunstanciada, contendo:

a) o motivo da prorrogação, alteração, acréscimo, supressão ou reajuste pretendido;

b) a indicação expressa de que a pretensão refere-se exclusivamente à prorrogação de prazo ou se envolve quantitativos remanescentes, acréscimo ou supressão do objeto;

c) a demonstração da necessidade administrativa e do interesse público na continuidade ou alteração do contrato ou da Ata de Registro de Preços;

d) os benefícios esperados com a prorrogação ou alteração, inclusive quanto à economicidade, à eficiência, à regularidade da prestação dos serviços ou à continuidade do fornecimento;

e) a demonstração de que a medida proposta não acarretará prejuízo à Administração.

Parágrafo único. Quando se tratar de reajuste contratual, a justificativa deverá ser acompanhada de fundamentação técnica e legal que demonstre:

a) a existência de cláusula contratual prevendo o reajuste e sua base de cálculo;

b) o índice aplicável (IPCA, INPC ou outro legalmente admitido), com indicação da fonte oficial;

c) o período transcorrido desde o último reajuste ou desde a assinatura do contrato;

d) a memória de cálculo evidenciando o percentual de reajuste proposto;

e) a compatibilidade do valor reajustado com os preços praticados no mercado, mediante pesquisa de preços ou análise comparativa.

II – Autorização da autoridade competente, nos termos da legislação municipal aplicável.

III – O Departamento de Licitações e Contratos deverá solicitar ao contratado, previamente à formalização do aditivo, a apresentação de certidões válidas e atualizadas que comprovem sua regularidade perante:

a) a Fazenda Federal;

b) a Fazenda Estadual;

c) a Fazenda Municipal;

d) o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);

e) a Justiça do Trabalho, mediante apresentação da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).

Parágrafo único. A ausência de regularidade em qualquer dos documentos previstos neste inciso impedirá a formalização do aditivo até a regularização da situação.

IV – Deverá ser juntada pesquisa de preços atualizada que demonstre a vantajosidade econômica da manutenção da contratação, observado o disposto no art. 7º do Decreto Municipal nº 11/2023.

V – Nos casos de acréscimo, supressão ou prorrogação, deverá ser apresentado relatório circunstanciado elaborado pelo Fiscal do Contrato ou da Ata de Registro de Preços, manifestando-se de forma fundamentada acerca da conveniência e oportunidade da alteração pretendida, com a indicação dos respectivos fundamentos técnicos e administrativos.

VI – Quando se tratar de acréscimo ou supressão quantitativa do objeto ou valor, deverá ser apresentado memorial de cálculo detalhado, evidenciando a composição dos valores, o percentual acrescido ou suprimido e a demonstração de que não foi ultrapassado o limite previsto no art. 125 da Lei Federal nº 14.133/2021.

VII – Nos casos de prorrogação da vigência da Ata de Registro de Preços, deverá ser juntada manifestação expressa da empresa beneficiária concordando com a prorrogação pretendida, sem prejuízo da demonstração da vantajosidade da manutenção da ata para a Administração.

SEÇÃO XII

Dos Documentos Necessários Para Apostilamento

Artigo 33. Para a formalização do Apostilamento, a solicitação encaminhada pela Secretaria demandante deverá conter, no mínimo:

I – Número do processo administrativo ao qual o apostilamento está vinculado;

II – Número do item do contrato administrativo ou da Ata de Registro de Preços ao qual se refere o apostilamento;

III – Descrição detalhada do item, conforme registrado originalmente no contrato administrativo ou na Ata de Registro de Preços;

IV – Valor originalmente registrado para o item, com indicação do documento de origem (contrato, Ata de Registro de Preços, planilha de custos ou outro documento pertinente);

V – Valor atualizado do item, quando o apostilamento envolver alteração financeira decorrente de reajuste, repactuação, revisão, atualização monetária ou outra hipótese legalmente admitida;

VI – Quantidade originalmente contratada ou registrada, quando necessária à identificação do item objeto do apostilamento.

VII – Justificativa técnica e legal da necessidade do apostilamento, com indicação da cláusula contratual ou do fundamento legal que autoriza sua formalização;

VIII – Memorial de cálculo e documentos comprobatórios da alteração financeira, quando cabível, incluindo índices oficiais, planilhas, demonstrativos ou demais documentos pertinentes;

IX – Autorização da autoridade competente para realização do apostilamento.

SEÇÃO XIII

Da Solicitação de Autorização de Fornecimento (AF)

Artigo 35. Para emissão da Autorização de Fornecimento (AF), a solicitação encaminhada pela Secretaria demandante deverá conter, no mínimo:

I – Número do processo administrativo ao qual o fornecimento está vinculado;

II – Número do item constante do contrato administrativo, da Ata de Registro de Preços ou de outro instrumento de contratação;

III – Descrição detalhada do item, conforme registrado no respectivo instrumento de contratação;

IV – Quantidade a ser fornecida ou executada;

V – Identificação do centro de custo e da dotação orçamentária correspondentes;

VI – Identificação do fornecedor responsável pelo fornecimento do bem ou pela prestação do serviço;

VII – da existência de contrato administrativo ou apostilamento vigente relacionado ao item solicitado, com a identificação do respectivo número e da data do instrumento que tenha promovido alteração de valores ou demais informações pertinentes;

VIII – Justificativa sucinta da necessidade do fornecimento ou da prestação do serviço, vinculada à demanda da unidade solicitante.

Artigo 36. O fluxo interno para solicitação, análise e emissão da Autorização de Fornecimento (AF) observará as seguintes etapas e responsabilidades:

I – Secretaria solicitante:

a) identificar a necessidade do fornecimento do bem ou da prestação do serviço, observando o objeto contratado e a demanda interna;

b) verificar previamente a existência de saldo contratual ou quantitativo disponível na Ata de Registro de Preços ou no contrato administrativo vigente;

c) elaborar a Solicitação de Autorização de Fornecimento (AF), contendo todas as informações previstas no artigo 35 desta Instrução Normativa;

d) encaminhar a solicitação formal ao Departamento de Compras para análise e providências.

II - Departamento de Compras:

a) conferir a documentação e as informações apresentadas pela Secretaria solicitante, verificando sua conformidade com o contrato administrativo, a Ata de Registro de Preços ou outro instrumento de contratação;

b) verificar os quantitativos disponíveis, os valores, os prazos e as demais condições pactuadas, assegurando a conformidade da solicitação com o instrumento de contratação;

c) identificar eventuais inconsistências ou insuficiências e devolver a solicitação à Secretaria solicitante para as adequações necessárias, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis;

d) estando o processo regularmente instruído, emitir a Autorização de Fornecimento, observando rigorosamente as condições do instrumento de contratação, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis;

e) submeter a Autorização de Fornecimento à assinatura da autoridade competente.

III - Autoridade Competente / Ordenador de Despesas:

a) analisar a solicitação e a Autorização de Fornecimento emitida, verificando sua conformidade com o interesse público e com o instrumento de contratação;

b) autorizar formalmente a emissão da Autorização de Fornecimento mediante assinatura física ou eletrônica;

c) devolver a Autorização de Fornecimento assinada ao Departamento de Compras, para no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis.

IV - Comunicação, registro e acompanhamento:

a) o Departamento de Compras encaminhará a Autorização de Fornecimento devidamente autorizada ao fornecedor e à Secretaria solicitante, para ciência e execução, no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis;

b) o Departamento de Compras promoverá o registro da Autorização de Fornecimento no respectivo processo administrativo, assegurando a rastreabilidade e dos atos praticados;

c) caberá à Secretaria Solicitante acompanhar a execução do fornecimento ou da prestação do serviço até sua conclusão, comunicando ao setor competente eventuais irregularidades, descumprimentos contratuais ou ocorrências que demandem providências administrativas.

SEÇÃO XIV

Da Aplicação de Sanções Administrativas

Artigo 37. A aplicação de sanções administrativas observará as seguintes diretrizes:

I – As Unidades Executoras que identificarem indícios de descumprimento contratual ou ocorrência de infração administrativa deverão comunicar formalmente o fato ao setor competente, para fins de análise preliminar e eventual instauração do Processo Administrativo Sancionador;

II – A aplicação de sanções decorrentes do descumprimento das normas relativas às licitações, às contratações diretas, aos contratos administrativos, às atas de registro de preços e aos demais instrumentos de contratação observará o disposto no Decreto Municipal nº 32/2025;

III - As sanções administrativas, compreendendo advertência, multa, impedimento de licitar e contratar e declaração de inidoneidade para licitar ou contratar, serão aplicadas com observância ao contraditório, à ampla defesa e ao devido processo legal, nos termos do Decreto Municipal nº 32/2025;

IV - Os critérios, percentuais, hipóteses de incidência e condições para aplicação das multas, bem como os prazos das sanções restritivas, observarão o disposto no art. 8º e seguintes do Decreto Municipal nº 32/2025;

V - A instauração, a instrução, a apresentação de defesa, o julgamento e a interposição de recursos no Processo Administrativo Sancionador observarão os procedimentos previstos nos artigos 24 a 77 do Decreto Municipal nº 32/2025;

VI - As decisões definitivas que aplicarem sanções administrativas serão publicadas no Diário Oficial do Município e, quando cabível, registradas no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) e no Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP), observadas as disposições do art. 70 do Decreto Municipal nº 32/2025.

Parágrafo único. As Secretarias Executoras deverão comunicar tempestivamente ao setor responsável pela condução dos processos administrativos sancionadores e ao Departamento de Licitações e Contratos qualquer fato que possa ensejar a responsabilização administrativa do contratado, inclusive atrasos, entregas parciais, falhas reiteradas, descumprimento de obrigações contratuais ou qualquer outra ocorrência relevante, de modo a possibilitar a adoção tempestiva das medidas previstas na legislação.

TÍTULO VIII

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Artigo 38. Os casos omissos decorrentes da aplicação desta Instrução Normativa serão analisados e decididos pela Secretaria Municipal de Administração, que poderá expedir orientações técnicas e atos complementares destinados à sua adequada aplicação, observadas as disposições da Lei Federal nº 14.133/2021, dos Decretos Municipais regulamentadores e da legislação pertinente.

Artigo 39. Integram esta Instrução Normativa os anexos abaixo relacionados:

Anexo I – Modelo Solicitação para abertura de novo processo licitatório;

Anexo II – Modelo Estudo Técnico Preliminar (ETP);

Anexo III – Modelo Documento de Formalização da Demanda (DFD);

Anexo IV – Modelo Mapa de Risco;

Anexo V – Modelo Termo de Referência (Exceto para Dispensa e Inexigibilidade);

Anexo VI – Modelo Termo de Referência Despesa Eletrônica ou Simplificada e Inexigibilidade;

Anexo VII – Modelo Solicitação de Compras, Serviços e Obras;

Anexo VIII – Modelo Autorização;

Anexo IX – Modelo Justificativa para (Especificar Objeto);

Anexo X – Modelo Justificativa de Preços;

Anexo XI – Modelo Solicitação de Apostilamento;

Anexo XII – Modelo Memorial de Cálculo de Acréscimo;

Anexo XIII – Modelo Justificativa – Solicitação de AF;

Anexo XIV – Modelo Justificativa Compra Direta;

Anexo XV – Modelo Solicitação de Quantitativo.

Artigo 40. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Comodoro-MT, 07 de julho de 2026.

Rogério Vilela Victor de Oliveira Gabriele Freiria de Oliveira Soares Correa

Prefeito Municipal Controladora Interna

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