INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2026/SMAP

Estabelece os procedimentos operacionais de manutenção, abastecimento, controle e acompanhamento dos veículos, máquinas, equipamentos e implementos integrantes da frota do Município de Nossa Senhora do Livramento e dá outras providências.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO DO MUNICÍPIO DE NOSSA SENHORA DO LIVRAMENTO, Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições e,

CONSIDERANDO as disposições do Decreto Municipal nº 096, de 13 de julho de 2026;

CONSIDERANDO a Portaria nº 405/2026, que dispõe sobre a organização e operacionalização do Núcleo Municipal de Gestão e Manutenção da Frota e estabelece suas atribuições;

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar os procedimentos de manutenção, abastecimento, registro e controle da frota municipal, assegurando rastreabilidade, eficiência e adequada conservação do patrimônio público;

RESOLVE:

CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece os procedimentos operacionais relativos à manutenção, abastecimento, controle e acompanhamento dos veículos, máquinas, equipamentos e implementos pertencentes ao Município ou colocados à sua disposição.

Art. 2º Os procedimentos previstos nesta Instrução Normativa serão coordenados pelo Núcleo Municipal de Gestão e Manutenção da Frota, com a participação das Secretarias responsáveis pelos bens e dos demais setores municipais, observadas as respectivas competências e a centralização, na Secretaria Municipal de Administração e Planejamento, da gestão e da fiscalização dos contratos relacionados à frota.

Art. 3º A gestão operacional da frota observará os seguintes instrumentos:

I – cadastro geral da frota;

II – controle individualizado de manutenção;

III – controle individualizado de abastecimento;

IV – histórico individual dos veículos, máquinas, equipamentos e implementos;

V – controle de quilometragem ou horímetro;

VI – Plano de Manutenção Preventiva;

VII – relatórios periódicos de gestão;

VIII – demais formulários e registros necessários ao adequado acompanhamento da frota.

CAPÍTULO II DO PROCEDIMENTO DE MANUTENÇÃO

Art. 4º A necessidade de manutenção de veículo, máquina, equipamento ou implemento deverá ser comunicada pela Secretaria responsável mediante abertura de solicitação individual no sistema FlowDocs.

§ 1º Será aberta uma solicitação para cada veículo, máquina ou equipamento.

§ 2º A solicitação deverá conter, sempre que disponíveis:

I – identificação da Secretaria solicitante;

II – identificação do veículo, máquina ou equipamento, mediante placa, patrimônio ou outro código de identificação;

III – marca e modelo;

IV – quilometragem ou horímetro atual;

V – descrição do defeito, falha ou necessidade identificada;

VI – indicação das circunstâncias em que o problema foi constatado;

VII – fotografias ou outros documentos que possam auxiliar na avaliação.

Art. 5º Recebida a solicitação, o Núcleo realizará a análise inicial e, quando necessário, a vistoria do bem, para identificação da ocorrência e definição das providências cabíveis.

§ 1º A manutenção será classificada, conforme sua natureza, em:

I – preventiva, quando destinada à prevenção de falhas, conservação do bem e preservação de suas condições normais de funcionamento;

II – corretiva, quando destinada à correção de defeito, falha, avaria ou mau funcionamento identificado.

§ 2º Poderão ser registrados, para fins de controle, a natureza e o sistema afetado, inclusive manutenção mecânica, elétrica, reforma, acessórios, pneus ou outros componentes.

Art. 6º Constatada a necessidade de manutenção, o Núcleo emitirá manifestação ou registro técnico contendo a identificação do problema e, quando possível, a indicação dos serviços, peças ou componentes necessários.

Art. 7º Após a manifestação técnica, o procedimento será submetido à autorização administrativa e, quando necessário, encaminhado ao setor competente para adoção das providências relativas à contratação ou acionamento de fornecedor regularmente contratado.

§ 1º O Núcleo não realizará procedimentos de contratação nem substituirá as atribuições da Central Municipal de Compras, dos setores responsáveis pelas contratações, dos ordenadores de despesas ou dos gestores e fiscais formalmente designados.

§ 2º A gestão e a fiscalização dos contratos que tenham por objeto a manutenção da frota, o fornecimento de peças, pneus, lubrificantes e combustíveis, bem como outros serviços ou fornecimentos diretamente relacionados aos veículos, máquinas, equipamentos e implementos municipais, serão centralizadas na Secretaria Municipal de Administração e Planejamento.

§ 3º Os gestores e fiscais, titulares e substitutos, serão indicados e designados mediante ato específico, observados a qualificação do agente, a segregação de funções e os requisitos da legislação aplicável.

§ 4º A centralização produzirá efeitos após a publicação dos atos de designação e a formalização da transferência dos processos, documentos, registros de ocorrências, saldos, prazos e demais informações necessárias, permanecendo os atuais gestores e fiscais responsáveis até a conclusão da transição.

§ 5º As Secretarias usuárias deverão comunicar aos gestores e fiscais designados as ocorrências verificadas na execução e prestar as informações e o apoio operacional necessários à fiscalização dos contratos.

Art. 8º Autorizada a execução, será emitida ou registrada a respectiva Ordem de Serviço ou documento equivalente, vinculando-se a intervenção ao veículo, máquina ou equipamento correspondente.

Art. 9º Concluída a manutenção, o bem será submetido, quando cabível, à conferência ou vistoria pelo Núcleo, para verificação material dos serviços realizados, sem prejuízo do recebimento, do atesto e dos demais atos de competência do gestor e do fiscal do contrato formalmente designados.

§ 1º A vistoria poderá ser acompanhada de registro fotográfico.

§ 2º Os serviços executados, peças substituídas, quilometragem ou horímetro, fornecedor e demais informações pertinentes serão lançados no controle de manutenção e no histórico individual do bem.

CAPÍTULO III DAS PEÇAS E COMPONENTES SUBSTITUÍDOS

Art. 10. As peças e componentes substituídos deverão, sempre que possível, ser apresentados ao Fiscal Operacional para conferência.

§ 1º As peças deverão ser identificadas de forma que permita sua vinculação ao veículo, máquina ou equipamento de origem e à respectiva manutenção.

§ 2º Após o registro, as peças serão encaminhadas ao setor competente para guarda, reaproveitamento, desfazimento ou destinação adequada, conforme sua natureza e estado de conservação.

CAPÍTULO IV DO ABASTECIMENTO

Art. 11. O abastecimento dos veículos, máquinas e equipamentos municipais será realizado mediante requisição ou outro instrumento de autorização adotado pela Administração.

Art. 12. Os veículos em operação dentro dos limites da sede do Município deverão, preferencialmente, ser abastecidos no posto de combustível credenciado ou contratado para essa finalidade.

Art. 13. O abastecimento deverá permitir a identificação, no mínimo, dos seguintes elementos:

I – data;

II – veículo, máquina ou equipamento;

III – placa, patrimônio ou outro código de identificação;

IV – Secretaria responsável;

V – motorista ou operador;

VI – tipo de combustível;

VII – quantidade de litros abastecidos;

VIII – quilometragem ou horímetro no momento do abastecimento;

IX – identificação do documento fiscal ou registro correspondente, quando aplicável.

Art. 14. Sempre que as condições operacionais permitirem, o condutor ou responsável deverá registrar, no momento do abastecimento:

I – fotografia do odômetro ou horímetro;

II – fotografia ou outro registro que demonstre a quantidade abastecida.

Parágrafo único. Os registros serão encaminhados e arquivados pelo meio definido pelo Núcleo, podendo ser utilizados sistema eletrônico, aplicativo de mensagens institucional ou outra ferramenta oficialmente adotada pela Administração.

Art. 15. Para veículos, máquinas e equipamentos em atividade externa ou em locais que impossibilitem o abastecimento no posto contratado, será admitido abastecimento em campo ou por meio dos equipamentos destinados a essa finalidade, observados os mesmos controles de identificação, quantidade, quilometragem ou horímetro e responsável pelo recebimento do combustível.

Art. 16. As Secretarias que utilizem ônibus, caminhões, máquinas ou equipamentos em operações externas deverão, sempre que possível, informar previamente ao Núcleo a programação de utilização, locais de operação e estimativa da necessidade de abastecimento.

CAPÍTULO V DO CONTROLE DO CONSUMO

Art. 17. O Núcleo manterá controle individualizado do abastecimento dos veículos, máquinas e equipamentos, destinado a permitir o acompanhamento do consumo e a identificação de eventuais inconsistências.

Art. 18. Para os veículos rodoviários, sempre que tecnicamente possível, serão apurados:

I – quilometragem percorrida;

II – quantidade de combustível consumida;

III – média de consumo por quilômetro;

IV – variações relevantes em relação ao histórico do veículo.

Art. 19. Para máquinas e equipamentos cujo controle operacional seja realizado por horas de funcionamento, será utilizado o horímetro como referência para acompanhamento do consumo.

Art. 20. Divergências de quilometragem ou horímetro, consumo incompatível com o histórico, abastecimentos sucessivos em quantidade anormal ou outras inconsistências deverão ser verificadas pelo Núcleo.

Parágrafo único. Identificada irregularidade que não possa ser prontamente esclarecida, o fato será registrado e comunicado à Secretaria responsável e, quando necessário, à Secretaria Municipal de Administração e Planejamento para as providências cabíveis.

CAPÍTULO VI DO PLANO DE MANUTENÇÃO PREVENTIVA

Art. 21. O Núcleo implantará e manterá Plano de Manutenção Preventiva da frota municipal, considerando, conforme as características de cada bem:

I – recomendações do fabricante;

II – quilometragem;

III – horímetro;

IV – tempo de utilização;

V – histórico de manutenção;

VI – condições de operação;

VII – características e intensidade do serviço a que o bem esteja submetido.

Art. 22. O Plano de Manutenção Preventiva deverá permitir a identificação das intervenções realizadas e das próximas manutenções previstas.

Parágrafo único. As Secretarias deverão disponibilizar os veículos, máquinas e equipamentos quando convocadas para manutenção preventiva, ressalvadas situações excepcionais devidamente justificadas.

CAPÍTULO VII DOS REGISTROS E DO HISTÓRICO DA FROTA

Art. 23. Cada veículo, máquina, equipamento ou implemento deverá possuir registro individual que permita acompanhar sua utilização e seu histórico de manutenção e abastecimento.

Art. 24. O histórico de manutenção deverá conter, sempre que aplicável:

I – data;

II – quilometragem ou horímetro;

III – natureza da manutenção;

IV – descrição dos serviços executados;

V – peças e componentes substituídos;

VI – fornecedor;

VII – valor da manutenção;

VIII – documento fiscal correspondente;

IX – número do processo, Ordem de Serviço ou outro elemento de vinculação;

X – demais ocorrências relevantes.

Art. 25. Os modelos de planilhas e formulários utilizados para os controles previstos nesta Instrução Normativa poderão ser atualizados pela Secretaria Municipal de Administração e Planejamento, mediante proposta do Núcleo, desde que preservadas as informações mínimas necessárias à rastreabilidade e ao controle.

CAPÍTULO VIII DOS RELATÓRIOS

Art. 26. O Núcleo elaborará periodicamente relatório consolidado de gestão da frota, contendo, conforme a disponibilidade dos dados:

I – despesas com manutenção;

II – despesas e consumo de combustíveis;

III – veículos ou equipamentos com maior incidência de manutenção;

IV – manutenções preventivas e corretivas realizadas;

V – bens temporariamente indisponíveis;

VI – inconsistências identificadas;

VII – outras informações consideradas relevantes para a gestão da frota.

Parágrafo único. O relatório será encaminhado à Secretaria Municipal de Administração e Planejamento para conhecimento, avaliação e adoção das providências que entender pertinentes.

CAPÍTULO IX DAS RESPONSABILIDADES DOS USUÁRIOS DA FROTA

Art. 27. Os motoristas, operadores e demais servidores responsáveis pela utilização dos bens integrantes da frota deverão:

I – zelar pela conservação e utilização adequada do bem;

II – comunicar prontamente defeitos, avarias ou ocorrências;

III – informar corretamente a quilometragem ou horímetro;

IV – fornecer as informações necessárias ao controle do abastecimento;

V – observar os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa;

VI – colaborar com as vistorias e controles realizados pelo Núcleo.

VII – realizar e preencher regularmente o checklist dos veículos, visando à verificação das condições de conservação, funcionamento e segurança, contribuindo para a manutenção adequada e a prevenção de avarias.

Art. 28. É vedada a realização de manutenção, substituição de peças ou intervenção em veículo, máquina ou equipamento municipal à margem dos procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa, ressalvadas situações emergenciais devidamente justificadas.

Parágrafo único. Em situação emergencial que possa comprometer a segurança das pessoas, a conservação do patrimônio ou a continuidade de serviço público, poderão ser adotadas as providências indispensáveis, devendo a ocorrência ser imediatamente comunicada e posteriormente formalizada para análise da autoridade competente.

CAPÍTULO X DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 29. Os fluxos de manutenção e abastecimento adotados pelo Município observarão as etapas e os controles estabelecidos nesta Instrução Normativa e em seus Anexos I e II.

Art. 30. Os formulários, planilhas, registros eletrônicos e demais instrumentos operacionais poderão ser progressivamente integrados ao sistema eletrônico utilizado pelo Município, preservada a rastreabilidade das informações.

Art. 31. Os casos omissos e as dúvidas de natureza operacional serão dirimidos pela Secretaria Municipal de Administração e Planejamento, ouvido o Núcleo Municipal de Gestão e Manutenção da Frota quando necessário.

Art. 32. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Nossa Senhora do Livramento/MT, 13 de agosto de 2026.

JODIRCE GONÇALINA FARIA MIRANDA PRADO

Secretária Municipal de Administração e Planejamento