Dispõe sobre a instituição, a organização e o funcionamento da Ouvidoria do PREVI-COTRI, estabelece os canais de atendimento, os prazos de resposta às manifestações dos segurados e beneficiários, disciplina o tratamento de denúncias e o serviço de acesso à informação, e dá outras providências.

A DIRETORA EXECUTIVA DO INSTITUTO MUNICIPAL DE PREVIDÊNCIA SOCIAL DOS SERVIDORES MUNICIPAIS DE COTRIGUAÇU – PREVI-COTRI, no uso das atribuições que lhe conferem a Lei Municipal nº 692/2011 e o Estatuto/Regimento Interno da Autarquia, e

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017, que dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos, aplicável subsidiariamente às autarquias previdenciárias municipais;

CONSIDERANDO a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação);

CONSIDERANDO a Lei nº 9.717/1998 e a Portaria MTP nº 1.467/2022, que estabelecem as diretrizes de governança, controles internos e transparência exigíveis dos Regimes Próprios de Previdência Social, das quais a existência de canal de ouvidoria constitui item avaliado no âmbito do Pró-Gestão RPPS;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar aos segurados, aposentados, pensionistas e demais usuários canal formal, célere e transparente de comunicação com a autarquia;

R E S O L V E:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES E DEFINIÇÕES

Art. 1º Fica instituída a Ouvidoria do PREVI-COTRI, unidade responsável por receber, registrar e dar tratamento às manifestações dos segurados, beneficiários e demais usuários dos serviços da autarquia, bem como pelo atendimento dos pedidos de acesso à informação.

§ únicoº A atuação da Ouvidoria não substitui nem se confunde com as competências da Unidade de Controle Interno (UCI), do Conselho Fiscal ou do Conselho Curador, cabendo-lhe encaminhar a estes, quando for o caso, as manifestações de sua competência.

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I – Manifestação: denúncia, reclamação, solicitação, sugestão ou elogio apresentado por segurado, beneficiário ou usuário;

II – Denúncia: comunicação de prática de ato ilícito ou irregular por agente público ou prestador de serviço vinculado ao PREVI-COTRI;

III – Comunicação de irregularidade: denúncia apresentada sem identificação do autor;

IV – Resposta conclusiva: resposta definitiva que encerra a manifestação, indicando a procedência ou não do relato, a solução adotada ou a impossibilidade de atendê-la;

V – Unidade de apuração: setor ou instância com competência para apurar a irregularidade relatada (UCI, Diretoria Executiva, Conselho Fiscal, conforme a matéria).

CAPÍTULO II

DOS CANAIS DE ATENDIMENTO

Art. 3º A Ouvidoria disponibilizará os seguintes canais, de uso gratuito pelo cidadão:

I – atendimento telefônico, em linha ou ramal institucional divulgado nos meios oficiais;

II – correio eletrônico (e-mail) institucional da Ouvidoria;

IV – formulário eletrônico disponibilizado no sítio oficial do PREVI-COTRI, com opção de manifestação identificada ou anônima;

§ 1º Os canais serão amplamente divulgados no sítio oficial e nos murais de atendimento da autarquia.

§ 2º É vedado exigir formalidades excessivas que dificultem o registro da manifestação, e é assegurado o anonimato ao manifestante que assim o desejar.

Art. 4º Toda manifestação será registrada em protocolo próprio, com data e hora de recebimento, informado ao manifestante identificado para acompanhamento.

CAPÍTULO III

DO RECEBIMENTO, DA COMPLEMENTAÇÃO E DO TRATAMENTO

Art. 5º Recebida a manifestação, a Ouvidoria classificará seu tipo e assunto e a encaminhará à unidade competente para as providências cabíveis.

Art. 6º Quando as informações prestadas forem insuficientes para a análise, a Ouvidoria solicitará complementação ao manifestante identificado, concedendo-lhe o prazo de 10 (dez) dias úteis para resposta.

§ 1º O pedido de complementação suspende o prazo de resposta previsto no art. 8º, que retoma sua contagem a partir da resposta do manifestante ou do término do prazo concedido.

§ 2º A ausência de complementação, no caso de denúncia, acarreta o não conhecimento e o arquivamento da manifestação; nos demais casos, a Ouvidoria decidirá com os elementos disponíveis.

Art. 7º A manifestação será arquivada, sem resposta conclusiva, quando:

I – for duplicidade de outra já registrada;

II – não contiver elementos mínimos de identificação do objeto, mesmo após complementação;

III – perder o objeto; ou

IV – contiver conteúdo manifestamente incompatível com o mínimo de urbanidade.

CAPÍTULO IV

DOS PRAZOS DE RESPOSTA

Art. 8º A Ouvidoria responderá de forma conclusiva às manifestações no prazo de 20 (vinte) dias, contados do registro.

§ 1º O prazo poderá ser prorrogado uma única vez, por até 10 (dez) dias, mediante justificativa comunicada ao manifestante antes do término do prazo original.

§ 2º Não será admitido novo pedido de prorrogação para a mesma manifestação.

§ 3º A unidade competente para apuração ou providência terá prazo interno fixado pela Ouvidoria, compatível com o cumprimento do prazo total deste artigo, e deverá informar eventual necessidade de prazo adicional antes de seu vencimento.

Art. 9º Da resposta desfavorável, total ou parcialmente, caberá recurso no prazo de 10 (dez) dias, dirigido à Diretoria Executiva do PREVI-COTRI.

CAPÍTULO V

DO TRATAMENTO DE DENÚNCIAS E DA PROTEÇÃO AO DENUNCIANTE

Art. 10º Não será recusado o recebimento de denúncia relativa a ato ilícito ou irregular praticado por agente público ou prestador de serviço vinculado ao PREVI-COTRI.

Art. 11º A identidade do denunciante será mantida em sigilo desde o recebimento da denúncia, somente podendo ser compartilhada com a unidade de apuração mediante justificativa expressa e apenas quando indispensável à apuração dos fatos.

§ únicoº O servidor que divulgar indevidamente a identidade do denunciante ou o teor da denúncia sujeita-se à responsabilização nos termos da lei.

Art. 12º A denúncia será encaminhada à unidade de apuração competente, que se manifestará sobre a existência de elementos mínimos de materialidade e autoria para seu conhecimento e prosseguimento.

CAPÍTULO VI

DO ACESSO À INFORMAÇÃO

Art. 13º A Ouvidoria exercerá, cumulativamente, as funções de Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), recebendo e processando os pedidos de acesso à informação formulados com base na Lei nº 12.527/2011.

Art. 14º O pedido de acesso à informação será respondido no prazo de 20 (vinte) dias, contado do protocolo, prorrogável por 10 (dez) dias mediante justificativa encaminhada ao requerente antes do término do prazo inicial, conforme o art. 11 da Lei nº 12.527/2011.

Art. 15º Não serão atendidos pedidos de acesso à informação genéricos, desproporcionais, ou que exijam trabalho adicional de análise, interpretação ou consolidação de dados não disponíveis, hipótese em que a Ouvidoria orientará o requerente sobre a via adequada.

CAPÍTULO VII

DO OUVIDOR

Art. 16º A Ouvidoria será exercida por servidor designado por ato da Diretoria Executiva, com a denominação de Ouvidor do PREVI-COTRI.

Art. 17º Fica autorizada a designação do titular da Unidade de Controle Interno (UCI) para exercer, cumulativamente, a função de Ouvidor, mediante ato expresso e específico da Diretoria Executiva, sem prejuízo das atribuições próprias do Controle Interno.

§ 1º Nas manifestações que envolvam fatos, atos ou agentes já submetidos a exame da própria UCI, ou que configurem conflito de interesse com sua atuação fiscalizatória, o Controlador Interno-Ouvidor declarar-se-á impedido e encaminhará o expediente a Ouvidor substituto designado pela Diretoria Executiva ou, na ausência deste, diretamente a esta.

§ 2º A concentração das funções de controle interno e de ouvidoria em um único agente constitui risco de governança a ser mitigado pelas salvaguardas do § 1º e reavaliado quando da evolução do quadro de pessoal da autarquia, devendo constar do Mapeamento de Riscos institucional.

CAPÍTULO VIII

DO RELATÓRIO SEMESTRAL

Art. 18º A Ouvidoria elaborará relatório semestral de suas atividades, referente aos períodos de janeiro a junho e de julho a dezembro de cada ano, contendo, no mínimo:

I – o quantitativo de manifestações recebidas, classificadas por tipo (denúncia, reclamação, solicitação, sugestão e elogio) e por assunto;

II – o número de pedidos de acesso à informação recebidos e o respectivo índice de atendimento dentro do prazo;

III – o prazo médio de resposta às manifestações e eventuais casos de descumprimento do prazo previsto no art. 8º;

IV – a síntese das providências adotadas em decorrência das manifestações, inclusive encaminhamentos à Unidade de Controle Interno, ao Conselho Fiscal ou à Diretoria Executiva;

V – recomendações de aprimoramento de processos, controles ou serviços identificados a partir do tratamento das manifestações.

Art. 19º O relatório semestral será submetido ao Conselho Curador no prazo de até 30 (trinta) dias, contado do encerramento do semestre de referência, para conhecimento e deliberação sobre eventuais providências no âmbito de sua competência.

§ 1º Cópia do relatório será encaminhada, simultaneamente, à Diretoria Executiva, ao Conselho Fiscal e à Unidade de Controle Interno.

§ 2º O relatório será divulgado no sítio oficial do PREVI-COTRI, em atenção aos princípios da publicidade e da transparência, resguardadas as informações protegidas por sigilo legal, em especial a identidade de denunciantes.

§ 3º A ausência de apresentação do relatório no prazo fixado no caput deverá ser comunicada pela Unidade de Controle Interno ao Conselho Curador, para as providências cabíveis.

CAPÍTULO IX

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 20º A resposta ao manifestante será redigida em linguagem clara e objetiva, evitando siglas e termos técnicos não explicados.

Art. 21º Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria Executiva, ouvida a Unidade de Controle Interno quando pertinente.

Art. 22º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Registre, publique e cumpra-se.

Cotriguaçu - MT, 14 de setembro de 2026.

Leocadia Gomes Padilha

Diretora Executiva do PREVI COTRI

Portaria nº 007/2021