“Institui e designa os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, em cumprimento ao Decreto Municipal nº 344, de 15 de junho de 2026, e dá outras providências”.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO, no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº. 2.218, de 22 de dezembro de 2009, alterada pela Lei nº 2.258, de 16 de dezembro de 2010 e o Decreto nº. 098, de 24 de fevereiro de 2011, alterado pelo Decreto nº 153, de 01 de abril de 2013, e:

CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 344, de 15 de junho de 2026, que instituiu a Política Municipal de Gestão Documental e Arquivos no âmbito da Administração Pública Direta e Indireta do Município de Cáceres;

CONSIDERANDO que a Política Municipal de Gestão Documental tem por finalidade assegurar a gestão eficiente dos documentos públicos, a preservação da memória institucional, o acesso à informação, a transparência administrativa, a racionalização da produção documental, a eliminação segura dos documentos destituídos de valor administrativo, legal, fiscal e histórico, bem como a proteção dos dados pessoais e informações sigilosas;

CONSIDERANDO que a gestão documental compreende os procedimentos referentes à produção, classificação, tramitação, utilização, avaliação, arquivamento, preservação, acesso e destinação final dos documentos físicos e digitais;

CONSIDERANDO que o Arquivo Municipal é o órgão central responsável pela coordenação da gestão documental no Município, competindo-lhe orientar os órgãos e entidades municipais, elaborar normas técnicas e procedimentos arquivísticos e coordenar os processos de avaliação documental;

CONSIDERANDO que, nos termos do art. 12 do Decreto Municipal nº 344/2026, a avaliação documental será realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD;

CONSIDERANDO a necessidade de elaboração de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos própria do Município, tendo em vista que o art. 14 do Decreto Municipal nº 344/2026 autoriza a adoção subsidiária das tabelas aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ enquanto não editada tabela municipal própria;

CONSIDERANDO o que consta no processo submetido ao Memorando sob nº 3910, de 23 de junho de 2026;

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, no âmbito da Administração Pública Municipal de Cáceres, em cumprimento ao disposto no art. 12 do Decreto Municipal nº 344, de 15 de junho de 2026.

Parágrafo único. A CPAD exercerá suas atribuições em articulação com o Arquivo Municipal, observadas as competências atribuídas ao órgão central de gestão documental pelo Decreto Municipal nº 344/2026.

Art. 2º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD:

I – realizar a avaliação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal;

II – elaborar, revisar e atualizar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Município de Cáceres, em articulação com o Arquivo Municipal;

III – estabelecer, mediante avaliação documental, os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, observados os valores administrativo, legal, fiscal, probatório, informativo e histórico;

IV – elaborar e revisar, em articulação com o Arquivo Municipal, os instrumentos necessários à classificação e avaliação documental, de forma a possibilitar a adequada aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

V – identificar os documentos de valor permanente, destinados à preservação da memória institucional e do patrimônio documental do Município;

VI – analisar as propostas e listagens de eliminação de documentos apresentadas pelos órgãos e unidades municipais;

VII – deliberar sobre a eliminação dos documentos que tenham cumprido os respectivos prazos de guarda e sejam destituídos de valor administrativo, legal, fiscal e histórico;

VIII – assegurar que a eliminação documental somente seja realizada após a aplicação da Tabela de Temporalidade, aprovação da CPAD, publicação do Edital de Ciência de Eliminação e lavratura do Termo de Eliminação, nos termos do art. 13 do Decreto Municipal nº 344/2026;

IX – orientar, conjuntamente com o Arquivo Municipal, os órgãos e unidades administrativas quanto à avaliação, seleção, guarda e destinação dos documentos;

X – propor medidas destinadas ao aperfeiçoamento dos procedimentos de classificação, avaliação, preservação e destinação documental;

XI – observar, no desenvolvimento de seus trabalhos, as normas relativas à proteção de dados pessoais, ao acesso à informação, ao sigilo e à segurança da informação;

XII – solicitar aos órgãos e entidades municipais informações, documentos e apoio técnico necessários à execução de suas atribuições;

XIII – exercer outras atividades relacionadas à avaliação e destinação documental decorrentes da Política Municipal de Gestão Documental e Arquivos.

Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD será composta pelos seguintes representantes:

I – Secretaria Municipal de Administração – SMA a) Titular: CYNARA PIRAN b) Suplente: CAMILA ORTIZ

II – Procuradoria-Geral do Município – PGM a) Titular: ANDRESSA NAIR DA COSTA b) Suplente: ELIANA DA SILVA CARVALHO DUARTE

III – Secretaria Municipal de Turismo e Cultura – SMTC a) Titular: CRISTIANE CEBAHO DE OLIVEIRA b) Suplente: JOANIRDES DIAS DA SILVA

IV – Secretaria Municipal de Fazenda – SMFAZ a) Titular: ADRIANE SILVA SOUZA b) Suplente: ISABEL CRISTINA FRANÇA DA SILVA

V – Controladoria-Geral do Município – CGM a) Titular: RAIANE VIEIRA DA SILVA b) Suplente: DAVID SENABIO DOMINGUES

VI – Secretaria Municipal de Educação – SME a) Titular: WANCLEA MATOS SOBRINHO BRANDALIZE b) Suplente: APARECIDA SANDRA DE ARRUDA E SILVA

VII – Secretaria Municipal de Saúde- SMS

a) Titular: JANDERSON DOS SANTOS SONAQUE

b) Suplente: ALEXANDRE ORTIZ CRUZ

Art. 4º A CPAD será presidida por CYNARA PIRAN, representante titular da Secretaria Municipal de Administração, cabendo-lhe organizar e convocar as reuniões, estabelecer as pautas, coordenar os trabalhos administrativos da Comissão e acompanhar o cumprimento de suas deliberações.

§ 1º Nos afastamentos e impedimentos da Presidente, a Presidência será exercida por CAMILA ORTIZ, representante suplente da Secretaria Municipal de Administração.

§ 2º A Presidência administrativa da CPAD não afasta as competências técnicas atribuídas ao Arquivo Municipal pelos arts. 7º e 8º do Decreto Municipal nº 344/2026.

Art. 5º A CPAD reunir-se-á ordinariamente a cada 2 (dois) meses e, extraordinariamente, sempre que convocada por sua Presidente ou quando a necessidade dos trabalhos assim exigir.

§ 1º As reuniões e deliberações da Comissão serão registradas em ata.

§ 2º Os membros suplentes substituirão os respectivos titulares em suas ausências e impedimentos.

§ 3º As deliberações serão tomadas pela maioria dos membros presentes.

§ 4º A Comissão poderá solicitar a participação de servidores de outros órgãos ou unidades administrativas e convidar profissionais ou instituições com conhecimento técnico relacionado à matéria em análise, quando necessário ao desenvolvimento dos trabalhos.

Art. 6º Os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal deverão colaborar com os trabalhos da CPAD, fornecendo informações, documentos e demais elementos necessários à identificação, classificação, avaliação e definição da temporalidade e destinação de seus documentos.

Parágrafo único. Para elaboração e atualização da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, a CPAD poderá solicitar às unidades administrativas a identificação das séries e tipos documentais produzidos ou recebidos, sua finalidade, frequência de utilização e necessidades administrativas, legais e fiscais de guarda.

Art. 7º A CPAD deverá, como atividade prioritária após sua instalação, iniciar os trabalhos destinados à elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Município de Cáceres, em articulação com o Arquivo Municipal.

§ 1º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deverá estabelecer, para os conjuntos documentais nela contemplados, os respectivos prazos de guarda e a destinação final, mediante eliminação ou guarda permanente.

§ 2º A Tabela deverá ser periodicamente revista e atualizada pela CPAD, especialmente quando ocorrerem alterações na estrutura administrativa, competências dos órgãos, procedimentos, legislação ou produção documental que repercutam nos prazos de guarda ou na destinação dos documentos.

§ 3º Enquanto não editada a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos própria do Município, poderão ser adotadas subsidiariamente as tabelas de temporalidade aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, conforme dispõe o art. 14 do Decreto Municipal nº 344/2026.

Art. 8º Nenhum documento público municipal poderá ser eliminado sem prévia avaliação documental e sem o cumprimento dos procedimentos previstos no Decreto Municipal nº 344/2026.

§ 1º A eliminação dependerá, cumulativamente, da aplicação da Tabela de Temporalidade, aprovação da CPAD, publicação do Edital de Ciência de Eliminação e lavratura do Termo de Eliminação.

§ 2º Os documentos identificados como de valor permanente deverão ser preservados e destinados à guarda permanente.

Art. 9º A avaliação e a destinação dos documentos deverão abranger tanto os documentos físicos quanto digitais, em conformidade com o conceito de gestão documental estabelecido no art. 4º do Decreto Municipal nº 344/2026.

Parágrafo único. A existência de reprodução digital ou digitalização do documento não autoriza, por si só, a eliminação do original, que dependerá da avaliação e dos procedimentos legalmente aplicáveis.

Art. 10. No exercício de suas atribuições, a CPAD deverá observar as disposições da Lei Federal nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, da legislação relativa ao acesso à informação e das demais normas de segurança, sigilo e proteção das informações.

Art. 11. A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD será considerada serviço público relevante e não ensejará remuneração adicional.

Art. 12. Os casos omissos relativos ao funcionamento da CPAD serão submetidos à Secretaria Municipal de Administração, observadas as competências do Arquivo Municipal e, quando envolverem matéria jurídica, mediante consulta à Procuradoria-Geral do Município.

Art. 13 Esta Portaria entrará em vigor na data da sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Prefeitura Municipal de Cáceres, 18 de setembro de 2026.

HERBERT DIAS

Secretário Municipal de Administração