PORTARIA Nº 579/2026

ESTADO DE MATO GROSSO

PREFEITURA MUNICIPAL DE CONFRESA

INSTAURA SINDICÂNCIA ADMINISTRATIVA INVESTIGATIVA PARA APURAÇÃO DO EXTRAVIO DOS AUTOS FÍSICOS DO PROCESSO LICITATÓRIO Nº 089/2025 – DISPENSA DE LICITAÇÃO Nº 034/2025, SOB GUARDA DA SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO, DETERMINA A RECONSTITUIÇÃO DOS AUTOS E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

RICARDO ALOÍSIO BABINSKI, Prefeito Municipal de Confresa, Estado de Mato Grosso, , considerando a competencia privativa atribuida pelo Artigo 83, inciso XXIX da lei Orgânica do Munícipio, e

CONSIDERANDO a comunicação da Secretaria Municipal de Administração, veiculada por meio do OFICIO Nº576/ADM/2026, 23 de Setembro de 2026, noticiando que os autos físicos do Processo Licitatório nº 089/2025 – Dispensa de Licitação nº 034/2025 não foram localizados em seu arquivo;

CONSIDERANDO que o referido processo teve por objeto a eventual e futura aquisição de equipamentos essenciais às atividades da equipe de obras do Município de Confresa – MT, compreendendo motosserras, furadeiras de impacto, máquinas de solda e betoneira, com fundamento no art. 75, inciso II, da Lei Federal nº 14.133/2021, tendo sido homologado, nos termos do art. 72 da mesma Lei, em favor da empresa DOLVANES FATIMA CAON MATOS LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 04.253.828/0001-02, pelo valor total de R$ 21.710,00 (vinte e um mil, setecentos e dez reais), conforme Termo de Homologação publicado no Diário Oficial dos Municípios do Estado de Mato Grosso (AMM-MT);

CONSIDERANDO que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental (art. 216, § 2º, da Constituição Federal) e que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração e como elementos de prova e informação (art. 1º da Lei Federal nº 8.159/1991);

CONSIDERANDO que o art. 25 da Lei Federal nº 8.159/1991 sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados de interesse público e social;

CONSIDERANDO que os autos dos processos de contratação pública são indispensáveis à comprovação da regularidade da despesa e ao exercício do controle interno e externo, notadamente pelo Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, em observância aos princípios da legalidade, da publicidade e da eficiência (art. 37, caput, da Constituição Federal);

CONSIDERANDO o poder-dever da Administração de apurar, de ofício, fatos que possam caracterizar irregularidade no serviço público, observados o devido processo legal, o contraditório e a ampla defesa (art. 5º, incisos LIV e LV, da Constituição Federal), nos termos do Estatuto dos Servidores Públicos do Município de Confresa;

CONSIDERANDO que, nesta fase, não há autoria definida, razão pela qual a apuração possui natureza investigativa e preparatória, sem imputação prévia de responsabilidade a qualquer servidor;

RESOLVE:

Art. 1º Fica instaurada Sindicância Administrativa Investigativa destinada a apurar as circunstâncias, a data provável e a eventual responsabilidade pelo extravio dos autos físicos do Processo Licitatório nº 089/2025 – Dispensa de Licitação nº 034/2025, que se encontravam sob a guarda da Secretaria Municipal de Administração.

Parágrafo único. A apuração abrangerá, entre outros aspectos:

I – o último registro de tramitação, carga, empréstimo ou movimentação dos autos;

II – os setores e servidores que tiveram acesso ao processo após a sua homologação;

III – as condições de guarda, arquivamento e controle de acesso ao arquivo físico da Secretaria Municipal de Administração;

IV – a eventual ocorrência de infração funcional ou de dano ao erário decorrente do extravio.

Art. 2º Fica constituída a Comissão de Sindicância, composta pelos seguintes servidores efetivos:

I – RAFAELLA APARECIDA DE DEUS, matrícula nº 11940;

II – SONIA REGINA DA CUNHA, matrícula nº 639;

III – GILSON GERCINO DE SOUZA, matrícula nº 12490.

§ 1º Fica designado como Presidente da Comissão o servidor referido no inciso I deste artigo, a quem competirá dirigir os trabalhos, assegurar o cumprimento dos prazos e zelar pela regularidade dos atos praticados.

§ 2º Não poderão integrar a Comissão servidores que tenham atuado na instrução, tramitação ou guarda do processo extraviado, ou que mantenham com os responsáveis por sua guarda relação de parentesco ou de subordinação hierárquica direta.

Art. 3º Compete à Comissão:

I – requisitar livros de protocolo, registros de tramitação, relatórios de sistemas eletrônicos e demais documentos necessários à apuração;

II – ouvir servidores e, se necessário, terceiros, reduzindo a termo as declarações prestadas;

III – realizar diligências e buscas nos arquivos e demais setores da Administração Municipal;

IV – assegurar o contraditório e a ampla defesa, caso surjam indícios de autoria em relação a servidor determinado;

V – resguardar o sigilo das informações e a proteção de dados pessoais, nos termos da Lei Federal nº 13.709/2018 (LGPD);

VI – elaborar relatório final circunstanciado e conclusivo, indicando as circunstâncias do extravio, a autoria, se identificada, e a proposta de arquivamento, de instauração de Processo Administrativo Disciplinar ou de outras providências cabíveis, inclusive recomendações de aprimoramento dos controles de guarda documental.

Art. 4º Fica determinada à Secretaria Municipal de Administração, com o apoio do Setor de Licitações e Contratos, a imediata reconstituição dos autos do Processo Licitatório nº 089/2025 – Dispensa de Licitação nº 034/2025, mediante a reunião de cópias dos documentos disponíveis, especialmente:

I – os atos publicados no Diário Oficial dos Municípios do Estado de Mato Grosso (AMM-MT) e no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP);

II – os registros constantes dos sistemas eletrônicos de compras, licitações e contabilidade, inclusive notas de empenho, liquidação e pagamento, bem como as informações remetidas ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso;

III – os arquivos digitais e cópias em poder dos setores requisitante, de compras, jurídico, de controle interno e de contabilidade;

IV – os documentos em poder da contratada, mediante solicitação formal.

§ 1º Os autos reconstituídos manterão a numeração original e serão instruídos com termo de reconstituição que identifique cada peça e a respectiva origem, acompanhado de certidão das peças que não puderem ser recuperadas.

§ 2º Localizados os autos originais, estes serão imediatamente apensados aos autos reconstituídos, com comunicação à Comissão de Sindicância.

Art. 5º Os titulares das Secretarias Municipais e os demais servidores deverão atender, com prioridade e no prazo fixado, às requisições da Comissão de Sindicância e da Secretaria Municipal de Administração relacionadas ao cumprimento desta Portaria.

Art. 6º A Comissão terá o prazo de 30 (trinta) dias para a conclusão dos trabalhos, contados da publicação desta Portaria, prorrogável por igual período mediante justificativa fundamentada.

Art. 7º Concluídos os trabalhos, o relatório final será encaminhado ao Prefeito Municipal para decisão, e, havendo indícios de infração penal, os fatos serão comunicados ao Ministério Público do Estado de Mato Grosso.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Publique-se,

Registre-se,

Cumpra-se.

Confresa-MT,24 de SETEMBRO de 2026.

RICARDO ALOÍSIO BABINSKI

Prefeito Municipal