EMENTA: Estabelece diretrizes, padrões e fluxos procedimentais para a tramitação de documentos via sistema Flowdocs, institui o arquivo 100% digital, regulamenta o uso e a identificação nos canais de comunicação corporativos, define responsabilidades no atendimento presencial e virtual, e fixa prazos e fluxos de triagem de processos no âmbito do departamento.

A SECRETÁRIA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e

CONSIDERANDO o objetivo de otimizar os fluxos administrativos, modernizar o arquivamento setorial e garantir a celeridade e a responsabilidade coletiva nos processos públicos,

RESOLVE:

CAPÍTULO I – DO SISTEMA FLOWDOCS, DA NUMERAÇÃO E DO ARQUIVO 100% DIGITAL

Art. 1º A elaboração, a tramitação e a expedição de Comunicações Internas (CIs), Ofícios, solicitações internas e demais comunicações oficiais deverão ser realizadas de forma exclusiva e obrigatória por meio do sistema Flowdocs.

Art. 2º As CIs e os Ofícios devem obedecer rigorosamente à numeração sequencial específica do departamento (ex: CI nº 01/2026, Ofício nº 01/2026), reiniciando-se a cada exercício anual.

Art. 3º Fica formalmente instituído o arquivo 100% digital no âmbito do departamento. A numeração sequencial prevista no Art. 2º tem como finalidade estrita a organização interna e a indexação virtual do acervo documental.

Parágrafo único. Fica dispensada a impressão de vias físicas para arquivo setorial, devendo o controle, a tramitação, as assinaturas e o arquivamento ocorrerem exclusivamente em formato eletrônico.

CAPÍTULO II – DOS PROTOCOLOS E DAS DEMANDAS NO SISTEMA FLOWDOCS

Art. 4º Os Protocolos de demandas administrativas, técnicas ou requerimentos formais ficam submetidos ao prazo máximo e improrrogável de 15 (quinze) dias corridos para análise conclusiva e resposta, contados a partir da data de autuação.

§ 1º Visando a celeridade processual, a triagem e a distribuição inicial do protocolo deverão ser realizadas no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas úteis após o seu recebimento, reservando-se o restante do prazo legal estritamente para a análise técnica e execução por parte do servidor designado.

Art. 5º O monitoramento da caixa de entrada do sistema Flowdocs e Protocolo WEB é de responsabilidade coletiva, porém, a responsabilidade pela execução da demanda torna-se individual a partir da sua triagem e distribuição.

§ 1º Para evitar omissões e garantir o cumprimento do prazo de 48 (quarenta e oito) horas estipulado no § 1º do Art. 4º, a triagem e a distribuição inicial dos protocolos serão realizadas pela chefia ou mediante sistema de rodízio interno entre os servidores do departamento.

§ 2º O responsável pela triagem deverá analisar sumariamente o objeto do protocolo e distribuí-lo/encaminhá-lo nominalmente ao servidor técnico competente para a tratativa.

§ 3º A partir do momento da distribuição (ou caso o servidor avoque para si a demanda proativamente no sistema), o cumprimento do prazo restante passa a ser de inteira e exclusiva responsabilidade do servidor designado.

§ 4º Excetuam-se da regra de triagem os processos iniciados por servidores dentro do próprio departamento. Nestes casos, o acompanhamento, as respostas e a conclusão da demanda já nascem sob a responsabilidade exclusiva do servidor que a iniciou.

§ 5º Em caso de férias, licenças ou afastamentos legais, o servidor responsável por processos próprios ou que lhe foram distribuídos deverá, obrigatoriamente, realizar o repasse formal (via sistema ou CI) das demandas pendentes para outro colega ou para a chefia imediata, assegurando a continuidade do serviço público.

Art. 6º A análise e aprovação de projetos protocolados neste departamento ocorrerão, obrigatoriamente, mediante a utilização de um instrumento de conferência (check-list) e a emissão de Parecer Técnico.

§ 1º O Parecer Técnico emitido pelo profissional responsável deverá ser anexado integralmente ao respectivo protocolo, fundamentando a aprovação ou as pendências encontradas.

§ 2º O formulário de check-list utilizado para a análise dos projetos deverá ser mantido rigorosamente atualizado pela equipe técnica, refletindo sempre as legislações, normas e parâmetros técnicos vigentes.

CAPÍTULO III – DA COMUNICAÇÃO CORPORATIVA E DO ATENDIMENTO

Art. 7º O monitoramento e as respostas no aplicativo de mensagens WhatsApp Institucional do departamento são de responsabilidade coletiva, devendo a equipe atuar de forma solidária para garantir que não haja demandas sem retorno.

§ 1º O WhatsApp institucional tem preferência absoluta para a comunicação célere. Fica expressamente orientado aos servidores que evitem o uso de números de WhatsApp pessoais para tratativas de cunho profissional e institucional.

§ 2º Para garantir a rastreabilidade, a transparência e a organização do atendimento coletivo, é obrigatório que o servidor identifique-se (inserindo seu nome ou iniciais) ao final de cada atendimento ou resposta prestada via WhatsApp institucional.

§ 3º Deverá ser mantida ativa uma mensagem automática de ausência no WhatsApp para os horários fora do expediente administrativo, informando o horário de funcionamento do setor e esclarecendo que o retorno ocorrerá no próximo dia útil.

Art. 8º Em relação ao e-mail corporativo individual, cada servidor é integralmente responsável pela sua manutenção, organização e triagem, devendo mantê-lo rigorosamente em dia para garantir o fluxo contínuo de informações e o cumprimento de prazos.

Parágrafo único. Em períodos de férias ou afastamentos, o servidor deverá configurar uma mensagem automática em seu e-mail individual, informando o período de ausência e indicando os contatos do departamento ou do servidor substituto para demandas urgentes.

Art. 9º O atendimento presencial ao público externo (munícipes, fornecedores) e aos servidores de outras secretarias é de responsabilidade coletiva.

Parágrafo único. Todos os integrantes da equipe deverão manter postura proativa e atenta à recepção, garantindo monitoramento constante e pronto atendimento, de modo a não deixar nenhum solicitante desassistido.

CAPÍTULO IV – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 10º O descumprimento das diretrizes normativas, o extrapolamento injustificado de prazos ou a omissão dolosa diante das responsabilidades coletivas e individuais aqui estabelecidas poderão acarretar sanções administrativas e responsabilização funcional.

Art. 11º Esta Resolução entra em vigor na data de sua assinatura, revogando-se as disposições e costumes em contrário.

Campos de Júlio - MT, 05 de outubro de 2026.

Ligiane Aparecida Pazinatto

Secretária Municipal de Planejamento e Orçamento

Municipio de Campos de Júlio