DECRETO Nº 168, DE 06 DE OUTUBRO DE 2026.

“Institui o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD) no âmbito da Administração Pública do Município de Alto Taquari–MT, e dá outras providências.”

A PREFEITA MUNICIPAL DE ALTO TAQUARI, ESTADO DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições legais, conferidas pela Lei Orgânica do Município, e

CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

CONSIDERANDO a competência do Município para gerir e preservar os documentos produzidos e acumulados no exercício de suas funções, enquanto patrimônio público e instrumento de garantia de direitos;

CONSIDERANDO a necessidade de dotar a Administração Pública Municipal de instrumentos técnicos que assegurem a organização, a classificação, a avaliação, a temporalidade e a destinação final dos documentos de arquivo;

CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação) e na Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD);

CONSIDERANDO a Lei Municipal nº 1565/2026, que institui o Sistema Municipal de Arquivos de Alto Taquari (SISMARQ);

CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 136/2026, que instituiu a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) no âmbito da Administração Municipal;

CONSIDERANDO a deliberação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), registrada na Ata nº 01/2026, de 17 de agosto de setembro de 2026;

DECRETA:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Ficam instituídos, no âmbito da Administração Pública Municipal de Alto Taquari–MT, o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD), constantes, respectivamente, dos Anexos I e II deste Decreto.

Art. 2º Para os fins deste Decreto, consideram-se:

I – Documento de arquivo: informação registrada em qualquer suporte, produzida ou recebida por órgão ou entidade pública municipal no exercício de suas funções;

II – Plano de Classificação de Documentos de Arquivo (PCD): instrumento que organiza os documentos por funções, subfunções e atividades, atribuindo códigos numéricos para identificação e recuperação;

III – Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD): instrumento que define os prazos de guarda (corrente e intermediário) e a destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente) dos documentos;

IV – Gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos;

V – Arquivo corrente: conjunto de documentos em curso ou de uso frequente;

VI – Arquivo intermediário: conjunto de documentos que aguardam o cumprimento dos prazos de prescrição ou precaução, com baixa frequência de uso;

VII – Arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório ou informativo, de guarda definitiva;

VIII – Eliminação: destinação final de documentos que perderam seu valor administrativo, fiscal, legal ou informativo;

IX – Recolhimento: transferência de documentos de valor permanente ao arquivo permanente municipal.

Art. 3º A gestão documental no Município de Alto Taquari–MT será regida pelos princípios da eficiência, da transparência, da preservação da memória institucional e da proteção dos dados pessoais.

CAPÍTULO II

DA COMPETÊNCIA E DA COORDENAÇÃO

Art. 4º A coordenação e a supervisão da aplicação do PCD e da TTDD competem à Secretaria Municipal de Administração e Finanças, na qualidade de órgão gestor do SISMARQ.

Art. 5º À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) compete:

I – orientar e supervisionar a aplicação do PCD e da TTDD;

II – avaliar tecnicamente os documentos quanto ao seu valor e destinação;

III – autorizar a eliminação de documentos, nos termos deste Decreto;

IV – supervisionar o recolhimento de documentos permanentes;

V – propor a revisão periódica dos instrumentos;

VI – dirimir dúvidas quanto à classificação e à temporalidade.

CAPÍTULO III

DA APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (PCD)

Art. 6º Todos os documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal deverão ser classificados de acordo com o PCD (Anexo I).

Art. 7º A classificação dar-se-á mediante a atribuição do código correspondente à função, à subfunção e à atividade a que o documento se referir.

Art. 8º O código de classificação deverá constar da etiqueta da pasta, da caixa ou do sistema informatizado de gestão documental, quando houver.

Art. 9º É vedada a produção, tramitação ou arquivamento de documentos sem a correspondente classificação, ressalvados os casos de urgência, cuja regularização deverá ocorrer em até 48 (quarenta e oito) horas.

CAPÍTULO IV

DA APLICAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE (TTDD)

Art. 10. A temporalidade e a destinação final dos documentos observarão, obrigatoriamente, a TTDD (Anexo II).

Art. 11. Os prazos de guarda serão contados a partir da data de produção do documento ou do encerramento do processo ou expediente a que se referir, conforme o caso.

Art. 12. Os documentos cuja destinação final seja o recolhimento (REC) deverão ser preservados em caráter permanente, sendo vedada a sua eliminação.

Art. 13. Os documentos cuja destinação final seja a eliminação (ELI) somente poderão ser eliminados mediante:

I – o esgotamento dos prazos de guarda corrente e intermediário;

II – a autorização expressa da CPAD;

III – a publicação de Edital de Ciência de Eliminação, com prazo de 30 (trinta) dias para manifestação de interessados;

IV – a lavratura do respectivo Termo de Eliminação, que será arquivado permanentemente.

Art. 14. É vedada a eliminação de documentos sem a observância do procedimento previsto no art. 13, sob pena de responsabilização civil, administrativa e penal, nos termos da Lei Federal nº 8.159/1991, art. 26.

Art. 15. Os documentos relativos a direitos, obrigações ou interesses sujeitos a prazos de prescrição específicos previstos em legislação federal, estadual ou municipal terão sua temporalidade observada conforme a norma especial aplicável.

CAPÍTULO V

DA PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Art. 16. O tratamento de documentos que contenham dados pessoais observará a Lei Federal nº 13.709/2018 (LGPD), especialmente quanto aos princípios da finalidade, necessidade, segurança e minimização.

Art. 17. A eliminação de documentos que contenham dados pessoais deverá ocorrer por meio seguro — preferencialmente fragmentação ou reciclagem controlada — de modo a impedir a recuperação das informações.

Art. 18. Os documentos sujeitos a sigilo legal ou administrativo terão acesso restrito, devendo ser identificados e tratados em conformidade com a legislação específica.

CAPÍTULO VI

DA REVISÃO DOS INSTRUMENTOS

Art. 19. O PCD e a TTDD serão revisados a cada 5 (cinco) anos, ou a qualquer tempo, quando houver:

I – alteração na estrutura organizacional do Município;

II – modificação na legislação aplicável;

III – criação ou extinção de funções e atividades;

IV – identificação de novas tipologias documentais.

Art. 20. A revisão dos instrumentos será conduzida pela CPAD e submetida à aprovação do Prefeito Municipal, mediante novo decreto.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 21. Os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal deverão adotar, no prazo de 180 (cento e oitenta) dias, as medidas necessárias à adequação de seus arquivos ao disposto neste Decreto.

Art. 22. A Secretaria Municipal de Administração e Finanças, em conjunto com a CPAD, promoverá a capacitação dos servidores para a correta aplicação do PCD e da TTDD.

Art. 23. A inobservância das disposições deste Decreto sujeitará o responsável às sanções previstas na legislação vigente.

Art. 24. Os casos omissos serão resolvidos pela CPAD, ad referendum da Prefeita Municipal.

Art. 25. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Alto Taquari–MT, 06 de outubro de 2026.

MARILDA GAROFOLO SPERANDIO

Prefeita Municipal

ANEXO I

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO (PCD)

APRESENTAÇÃO

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo (PCD) organiza os documentos da Administração Municipal de Alto Taquari–MT em funções, subfunções e atividades, atribuindo códigos numéricos que permitem a identificação, a recuperação e a guarda racional dos documentos, em conformidade com a estrutura administrativa prevista no Art. 5º da Lei de Organização Básica do Município.

ESTRUTURA DO CÓDIGO

000 → Função (grande área de atuação)

000.0 → Subfunção (conjunto de atividades afins)

000.0.0 → Atividade (unidade elementar de classificação)

QUADRO GERAL DE CLASSIFICAÇÃO

Código	Função / Subfunção / Atividade
010	DIREÇÃO SUPERIOR
010.1	Executivo Municipal
010.1.1	Atos normativos do Prefeito (decretos, portarias)
010.1.2	Representação institucional
010.1.3	Expediente do Gabinete
020	APOIO E ASSESSORAMENTO
020.1	Procuradoria Geral do Município
020.1.1	Pareceres jurídicos
020.1.2	Defesa judicial do Município
020.1.3	Análise de minutas e contratos
020.2	Chefia de Gabinete
020.2.1	Gestão de agenda do Prefeito
020.2.2	Expedição de atos de despacho
020.3	Coordenadoria de Representação Municipal
020.3.1	Articulação com entes federativos__
020.4	Controladoria Interna
020.4.1	Auditoria interna
020.4.2	Tomadas de contas especiais__
020.4.3	Transparência e acesso à informação__
020.5	Assessoria de Gabinete
020.5.1	Assessoramento direto
020.6	Assessoria de Comunicação Social
020.6.1	Publicidade oficial e divulgação
020.7	Ouvidoria
020.7.1	Manifestações da população
030	ÓRGÃOS COLEGIADOS E CONVENIADOS
030.1	Conselhos Municipais
030.1.1	Atas e deliberações
030.2	Unidades de Serviços Conveniadas (USC's)
030.2.1	Convênios e prestação de contas
030.3	Junta de Serviço Militar__
030.3.1	Alistamento militar
030.4	SINE
030.4.1	Intermediação de mão de obra
030.5	PROCON
030.5.1	Atendimento ao consumidor
030.6	Cartório Eleitoral
030.6.1	Alistamento eleitoral__
030.7	Serviço de Identificação Social
030.7.1	Emissão de documentos de identificação
040	ADMINISTRAÇÃO GERAL
040.1	Secretaria Municipal de Administração e Finanças
040.1.1	Gestão de pessoas
040.1.2	Programação e execução orçamentária
040.1.3	Contabilidade
040.1.4	Protocolo e arquivo
040.1.5	Gestão de materiais e patrimônio
050	FAZENDA
050.1	Administração Tributária
050.1.1	Lançamento e arrecadação de tributos__
050.1.2	Cadastro imobiliário e econômico
050.1.3	Fiscalização tributária
050.2	Dívida Ativa
050.2.1	Inscrição e cobrança
060	EDUCAÇÃO E CULTURA
060.1	Gestão do Ensino
060.1.1	Matrícula e frequência
060.1.2	Avaliação de aprendizagem
060.1.3	Alimentação escolar
060.1.4	Transporte escolar
060.2	Cultura
060.2.1	Eventos e projetos culturais
070	ESPORTE, LAZER E TURISMO
070.1	Esporte e Lazer
070.1.1	Programas esportivos
070.2	Turismo
070.2.1	Fomento ao turismo
080	SAÚDE
080.1	Atenção Básica
080.1.1	Atendimento ambulatorial
080.1.2	Imunização
080.2	Vigilância em Saúde
080.2.1	Epidemiológica e sanitária
080.3	Assistência Farmacêutica
080.3.1	Dispensação de medicamentos
090	ASSISTÊNCIA SOCIAL E CIDADANIA
090.1	Proteção Social Básica
090.1.1	Cadastro Único
090.1.2	Benefícios eventuais
090.2	Proteção Social Especial
090.2.1	Atendimento a famílias em risco
100	AGRICULTURA E MEIO AMBIENTE
100.1	Apoio à Produção Rural
100.1.1	Assistência técnica
100.2	Meio Ambiente
100.2.1	Licenciamento ambiental
110	OBRAS, ENGENHARIA E PLANEJAMENTO
110.1	Planejamento Urbano
110.1.1	Projetos técnicos
110.2	Execução de Obras
110.2.1	Fiscalização de obras
120	DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO
120.1	Fomento Econômico
120.1.1	Programas de desenvolvimento
130	INFRAESTRUTURA RURAL, FROTAS E TRANSPORTES
130.1	Infraestrutura Rural
130.1.1	Manutenção de estradas vicinais
130.2	Frotas e Transportes
130.2.1	Gestão da frota municipal
140	MOBILIDADE URBANA, PAVIMENTAÇÃO E SERVIÇOS VIÁRIOS
140.1	Mobilidade Urbana
140.1.1	Pavimentação e serviços viários__
150	COMPRAS E LICITAÇÕES
150.1	Licitações
150.1.1	Processos licitatórios
150.2	Contratos Administrativos
150.2.1	Gestão e fiscalização contratual

ORIENTAÇÕES DE USO

1. Todo documento deverá receber o código correspondente à atividade que o originou;
2. A classificação deverá ser registrada na etiqueta da pasta ou caixa;
3. Em caso de dúvida, o servidor deverá consultar a CPAD;
4. A revisão do PCD ocorrerá a cada 5 anos ou quando houver alteração na estrutura organizacional.

ANEXO II

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO (TTDD)

LEGENDA

Sigla	Significado
COR	Arquivo Corrente
INT	Arquivo Intermediário
ELI	Eliminação
REC	Recolhimento ao Arquivo Permanente (guarda permanente)
—	Não se aplica

DISPOSIÇÕES GERAIS DO ANEXO II

Art. 1º Os prazos desta TTDD começam a ser contados a partir da data de produção do documento ou do encerramento do processo a que se refere.

Art. 2º A eliminação de documentos somente poderá ocorrer após:

I – esgotamento dos prazos de guarda (corrente e intermediário);

II – autorização da CPAD;

III – publicação de Edital de Ciência de Eliminação;

IV – lavratura do Termo de Eliminação.

Art. 3º Os documentos com destinação REC deverão ser recolhidos ao arquivo permanente municipal, não podendo ser eliminados.

Art. 4º Esta TTDD deverá ser revisada a cada 5 (cinco) anos ou sempre que houver alteração na estrutura organizacional, na legislação ou nas atividades do Município.

Art. 5º Os casos omissos serão resolvidos pela CPAD.

 

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO

Código	Classe / Atividade	Espécie / Tipo Documental	Prazo COR	Prazo INT	Destinação	Fundamentação/ Observações
010.1.1	Atos normativos do Prefeito	Decretos, portarias e regulamentos	5 anos	Permanente	REC	Valor histórico
010.1.3	Expediente do Gabinete	Correspondências oficiais	3 anos	2 anos	ELI	Após digitalização
020.1.1	Pareceres jurídicos	Pareceres e análises	5 anos	5 anos	ELI	—
020.1.2	Defesa judicial	Processos judiciais findos	5 anos	Permanente	REC	Valor probatório
020.1.3	Análise de minutas e contratos	Minutas e contratos	5 anos	5 anos	ELI	—
020.2.2	Expedição de atos de despacho	Despachos	3 anos	2 anos	ELI	—
020.3.1	Articulação com entes federativos	Ofícios e correspondências	3 anos	2 anos	ELI	—
020.4.1	Auditoria interna	Relatórios de auditoria	5 anos	Permanente	REC	Prestação de contas
020.4.2	Tomadas de contas especiais	Processos de TCE	5 anos	Permanente	REC	—
020.4.3	Transparência	Pedidos de acesso à informação	2 anos	2 anos	ELI	Após resposta
020.5.1	Assessoramento direto	Notas técnicas e despachos	3 anos	2 anos	ELI	—
020.6.1	Publicidade oficial	Matérias de divulgação	2 anos	2 anos	ELI	—
020.7.1	Ouvidoria	Manifestações e respostas	2 anos	2 anos	ELI	—
030.1.1	Conselhos Municipais	Atas e resoluções	5 anos	Permanente	REC	Valor histórico
030.2.1	USC's	Convênios e prestação de contas	5 anos	10 anos	ELI	Após aprovação
030.3.1	Junta de Serviço Militar	Alistamento militar	2 anos	2 anos	ELI	—
030.4.1	SINE	Intermediação de mão de obra	2 anos	2 anos	ELI	—
030.5.1	PROCON	Atendimentos ao consumidor	2 anos	2 anos	ELI	—
030.6.1	Cartório Eleitoral	Alistamento eleitoral	2 anos	2 anos	ELI	—
030.7.1	Identificação Social	Emissão de documentos	2 anos	2 anos	ELI	—
040.1.1	Gestão de pessoas	Fichas funcionais	5 anos	100 anos	REC	Prescrição previdenciária
040.1.1	Gestão de pessoas	Termos de posse	5 anos	Permanente	REC	Valor histórico
040.1.1	Gestão de pessoas	Folhas de pagamento	5 anos	60 anos	REC	Direitos trabalhistas
040.1.2	Orçamento	PPA, LDO e LOA	5 anos	Permanente	REC	—
040.1.2	Orçamento	Balancetes mensais	5 anos	5 anos	ELI	Após aprovação do TCE
040.1.3	Contabilidade	Demonstrações contábeis	5 anos	Permanente	REC	—
040.1.3	Contabilidade	Prestação de contas anual	5 anos	Permanente	REC	—
040.1.4	Protocolo e arquivo	Livros de protocolo	3 anos	Permanente	REC	Valor histórico
040.1.5	Patrimônio	Tombo de bens	5 anos	Permanente	REC	—
040.1.5	Patrimônio	Processos de baixa patrimonial	5 anos	5 anos	ELI	—
050.1.1	Arrecadação de tributos	Guias e lançamentos	5 anos	5 anos	ELI	Após prescrição (CTM)
050.1.2	Cadastro imobiliário	Fichas cadastrais	Vigência + 5 anos	5 anos	ELI	—
050.2.1	Dívida ativa	Processos de cobrança	5 anos	10 anos	ELI	Após prescrição
060.1.1	Matrícula	Fichas de matrícula	5 anos	5 anos	ELI	Após conclusão
060.1.2	Avaliação	Históricos escolares	5 anos	Permanente	REC	Documento de direito
060.1.2	Avaliação	Diários de classe	3 anos	5 anos	ELI	—
060.2.1	Cultura	Projetos culturais	3 anos	3 anos	ELI	—
070.1.1	Esporte e lazer	Programas esportivos	3 anos	3 anos	ELI	—
070.2.1	Turismo	Projetos de turismo	3 anos	3 anos	ELI	—
080.1.1	Atendimento ambulatorial	Prontuários médicos	20 anos	—	REC	Res. CFM 1.821/2007
080.1.2	Imunização	Registros de vacinação	5 anos	Permanente	REC	—
080.2.1	Vigilância	Notificações epidemiológicas	5 anos	5 anos	ELI	—
080.3.1	Farmácia	Dispensação de medicamentos	2 anos	2 anos	ELI	—
090.1.1	Cadastro Único	Cadastros de famílias	2 anos	2 anos	ELI	Após atualização
090.1.2	Benefícios	Concessão de benefícios	5 anos	5 anos	ELI	—
100.2.1	Licenciamento ambiental	Processos de licença	5 anos	Permanente	REC	Valor ambiental
110.1.1	Projetos técnicos	Projetos de obras	5 anos	Permanente	REC	Valor técnico
110.2.1	Fiscalização	Diários de obra	5 anos	5 anos	ELI	—
120.1.1	Desenvolvimento econômico	Programas de fomento	3 anos	3 anos	ELI	—
130.1.1	Estradas vicinais	Manutenção de estradas	3 anos	3 anos	ELI	—
130.2.1	Frota	Controle de veículos	3 anos	3 anos	ELI	—
140.1.1	Pavimentação	Serviços viários	3 anos	3 anos	ELI	—
150.1.1	Licitações	Processos licitatórios	5 anos	Permanente	REC	Valor probatório
150.2.1	Contratos	Contratos administrativos	Vigência + 5 anos	5 anos	ELI	Após prescrição