DECRETO N.º 65/2026 Poxoréu/MT, 6 de outubro de 2026.

APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1/2026/SAD/SF, QUE DISPÕE SOBRE A ORGANIZAÇÃO, PADRONIZAÇÃO E CONTROLE DOS PROCEDIMENTOS DE CONTRATAÇÃO DE PEÇAS E SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO DA FROTA MUNICIPAL, POR MEIO DE EMPRESA GERENCIADORA E REDE DE FORNECEDORES CREDENCIADOS, E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

LUCIANO HUDSON SOL DA COSTA, Prefeito Municipal de Poxoréu, Estado de Mato Grosso, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Orgânica Municipal, especialmente pelo art. 113, inciso I, alínea “a”,

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer procedimentos administrativos uniformes para a solicitação, análise, autorização, execução, recebimento, liquidação e pagamento das despesas relacionadas à aquisição de peças e à contratação de serviços destinados à manutenção da frota municipal;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar maior organização, padronização, transparência, eficiência, economicidade, planejamento, rastreabilidade e controle dos procedimentos administrativos relacionados à gestão das despesas com a frota municipal;

CONSIDERANDO os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência previstos no art. 37 da Constituição Federal, bem como os princípios e normas aplicáveis às contratações públicas;

CONSIDERANDO as disposições da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, da Lei Federal nº 4.320, de 17 de março de 1964, da Lei Complementar Federal nº 101, de 4 de maio de 2000, da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, da Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e demais normas aplicáveis à Administração Pública;

CONSIDERANDO a necessidade de definir responsabilidades entre as Secretarias Municipais, setores administrativos e demais agentes envolvidos nos procedimentos relacionados à manutenção da frota municipal, observando-se a segregação de funções e os mecanismos de controle interno;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar, no âmbito da Administração Pública Municipal, os procedimentos previstos na Instrução Normativa nº 1/2026/SAD/SF – Sistema de Frotas;

CONSIDERANDO que a referida Instrução Normativa estabelece procedimentos administrativos destinados a conferir maior segurança, uniformidade e rastreabilidade aos atos praticados no âmbito das contratações de peças e serviços para manutenção da frota municipal;

CONSIDERANDO que os procedimentos nela estabelecidos deverão ser observados em consonância com os contratos administrativos vigentes, especialmente com o contrato relativo ao gerenciamento da frota municipal, sem alteração unilateral das obrigações nele estabelecidas,

DECRETA:

Art. 1º Fica aprovada e instituída, no âmbito do Poder Executivo do Município de Poxoréu/MT, a Instrução Normativa nº 1/2026/SAD/SF – Sistema de Frotas, que dispõe sobre a organização, padronização e controle dos procedimentos administrativos, orçamentários, contábeis e financeiros relacionados às contratações de peças, componentes, acessórios, serviços mecânicos e demais serviços destinados à manutenção da frota municipal, por intermédio de empresa gerenciadora e de sua rede de fornecedores credenciados.

Parágrafo único. A Instrução Normativa de que trata o caput integra este Decreto na condição de Anexo Único, para todos os fins administrativos.

Art. 2º A Instrução Normativa aprovada por este Decreto será de observância obrigatória por todas as Secretarias Municipais, unidades administrativas e agentes públicos envolvidos nos procedimentos de contratação, execução, recebimento, liquidação e pagamento das despesas abrangidas pelo Sistema de Frotas, no âmbito de suas respectivas competências.

§ 1º As empresas responsáveis pelo gerenciamento da frota municipal e os fornecedores credenciados deverão observar as disposições da Instrução Normativa naquilo que lhes for aplicável, sem prejuízo do cumprimento das obrigações estabelecidas nos respectivos contratos, instrumentos convocatórios e demais documentos que regem a contratação.

§ 2º A aplicação das disposições da Instrução Normativa não afasta as responsabilidades próprias dos agentes públicos formalmente designados para gestão, fiscalização, recebimento, atesto, liquidação, autorização e pagamento das despesas.

Art. 3º A Instrução Normativa aprovada por este Decreto estabelecerá o fluxo administrativo aplicável às contratações de peças e serviços destinados à manutenção da frota municipal, compreendendo as etapas e procedimentos nela definidos, desde a abertura da solicitação pela Secretaria requisitante até a liquidação e o pagamento da despesa.

Parágrafo único. Os procedimentos, responsabilidades, documentos, controles e demais etapas estabelecidas na Instrução Normativa deverão ser observadas pelas unidades administrativas e pelos agentes públicos envolvidos, nos limites de suas respectivas competências.

Art. 4º A execução dos procedimentos disciplinados pela Instrução Normativa deverá observar os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência, planejamento, transparência, economicidade, segregação de funções, motivação, segurança jurídica e interesse público, bem como as demais normas aplicáveis à Administração Pública.

Art. 5º Os agentes públicos responsáveis pela prática dos atos previstos na Instrução Normativa deverão atuar dentro dos limites de suas atribuições legais e regulamentares, respondendo pelos atos praticados ou pelas omissões indevidas, observado o devido processo legal e as normas aplicáveis à responsabilização administrativa.

Parágrafo único. A participação de determinado setor ou agente público em uma das etapas do procedimento não transfere a ele a responsabilidade atribuída a outro setor ou agente pela Instrução Normativa, devendo ser preservada a segregação das funções.

Art. 6º Os procedimentos previstos na Instrução Normativa deverão ser formalmente registrados e documentados nos sistemas administrativos e de gerenciamento utilizados pelo Município, de modo a assegurar a rastreabilidade dos atos, a identificação dos responsáveis e a possibilidade de fiscalização pelos órgãos de controle competentes.

Art. 7º A Secretaria Municipal de Administração, em conjunto com os demais setores envolvidos, poderá adotar as providências administrativas necessárias à implementação, orientação e acompanhamento da Instrução Normativa aprovada por este Decreto.

Parágrafo único. As orientações e medidas administrativas destinadas à execução da Instrução Normativa não poderão contrariar as disposições deste Decreto, da própria Instrução Normativa, da legislação vigente ou dos contratos administrativos aplicáveis.

Art. 8º A Secretaria Municipal de Finanças e Receitas observará, no âmbito de suas competências, os procedimentos relativos à disponibilidade orçamentária e financeira, empenho, liquidação, atesto, retenções e pagamento das despesas, nos termos da legislação aplicável e da Instrução Normativa aprovada por este Decreto.

Parágrafo único. O cronograma previsto na Instrução Normativa constitui instrumento de programação administrativa e financeira, não podendo ser interpretado de forma a afastar os prazos contratuais, a ordem cronológica de pagamentos ou quaisquer outras exigências legais aplicáveis.

Art. 9º Os formulários, checklists, registros eletrônicos, documentos e demais instrumentos previstos na Instrução Normativa poderão ser utilizados pelas unidades administrativas responsáveis pelos respectivos procedimentos, observadas as disposições nela estabelecidas.

Parágrafo único. Eventuais ajustes de natureza meramente operacional ou de adequação dos sistemas utilizados pelo Município poderão ser realizados pelos setores competentes, desde que não alterem as competências, responsabilidades, controles ou o fluxo administrativo estabelecido na Instrução Normativa.

Art. 10 A Instrução Normativa deverá ser aplicada em consonância com o contrato administrativo vigente relativo ao gerenciamento da frota municipal e demais instrumentos contratuais relacionados, não podendo suas disposições ser interpretadas como alteração, ampliação ou redução unilateral das obrigações assumidas contratualmente.

Art. 11 As dúvidas decorrentes da aplicação da Instrução Normativa serão dirimidas, conforme a matéria, pela Secretaria Municipal de Administração, Secretaria Municipal de Finanças e Receitas, Unidade de Controle Interno ou Assessoria Jurídica do Município, observadas as respectivas competências institucionais.

Parágrafo único. As orientações emitidas com fundamento neste artigo deverão observar a legislação vigente, os regulamentos municipais, os contratos administrativos e as disposições da própria Instrução Normativa.

Art. 12. A Instrução Normativa poderá ser revisada ou atualizada sempre que houver alteração da legislação aplicável, dos procedimentos administrativos municipais, dos sistemas utilizados ou dos instrumentos contratuais relacionados à gestão da frota, mediante o respectivo ato administrativo competente.

Parágrafo único. A revisão ou atualização da Instrução Normativa deverá preservar a compatibilidade com este Decreto e com as normas superiores aplicáveis.

Art. 13. O disposto neste Decreto e na Instrução Normativa por ele aprovada não prejudica a aplicação das normas gerais de licitação e contratação pública, das normas orçamentárias e financeiras, da legislação de proteção de dados pessoais, das normas de transparência e controle e dos demais atos normativos aplicáveis à Administração Pública.

Art. 14. O descumprimento injustificado das disposições deste Decreto e da Instrução Normativa aprovada por ele poderá ensejar a apuração da responsabilidade do agente ou setor responsável, mediante procedimento próprio e assegurados o contraditório e a ampla defesa, quando cabíveis.

Art. 15. Fica estabelecido que a substituição de servidores, responsáveis, gestores, fiscais, integrantes de setores administrativos ou usuários dos sistemas relacionados à gestão da frota não prejudicará a continuidade da aplicação da Instrução Normativa, permanecendo obrigatórios os procedimentos nela estabelecidos.

Art. 16 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

Paço Municipal Dr. Joaquim Nunes Rocha, Poxoréu/MT.

_____________________________________________

LUCIANO HUDSON SOL DA COSTA

Prefeito de Poxoréu

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1/2026/SAD/SF

SISTEMA DE FROTAS – SF

Dispõe sobre a organização, padronização e controle dos procedimentos de contratações públicas destinados à aquisição de peças e à prestação de serviços de manutenção da frota municipal, por meio de empresa gerenciadora e rede de fornecedores credenciados, e dá outras providências.

Versão: 1

Ato de Aprovação: Decreto nº 65/2026

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Administração.

Unidades Envolvidas: Secretarias Municipais, Setor Central de Compras, Coordenação de Frotas, Secretaria Municipal de Finanças e Receitas, Unidade de Contabilidade e demais unidades competentes.

CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

I – FINALIDADE

Art. 1º A presente Instrução Normativa tem por finalidade regulamentar e padronizar os procedimentos administrativos, orçamentários, contábeis e financeiros relacionados às contratações públicas destinadas à aquisição de peças, componentes, acessórios, serviços mecânicos e demais serviços de manutenção da frota da Prefeitura Municipal de Poxoréu/MT, realizados por intermédio de empresa contratada para gerenciamento de frotas e de sua rede de fornecedores credenciados.

§ 1º Constituem objetivos desta Instrução Normativa:

I – Assegurar a observância dos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência, economicidade, planejamento e transparência;

II – Estabelecer procedimentos padronizados de solicitação, pesquisa de preços, análise, aprovação, autorização e execução das despesas;

III – Definir as atribuições e responsabilidades dos agentes públicos envolvidos em cada etapa do processo;

IV – Assegurar a adequada instrução dos processos de despesa, com documentação suficiente para demonstrar sua necessidade, regularidade e economicidade;

V – Estabelecer mecanismos de controle orçamentário, financeiro e contratual;

VI – Garantir a segregação de funções e a rastreabilidade dos atos praticados nos sistemas informatizados utilizados pela Administração.

§ 2º A Secretaria Municipal de Administração atuará como unidade central responsável pela organização, coordenação e padronização dos procedimentos administrativos disciplinados nesta Instrução Normativa, observadas as competências das demais unidades administrativas.

II – ABRANGÊNCIA

Art. 2º As disposições desta Instrução Normativa aplicam-se a todas as Secretarias Municipais e demais unidades administrativas envolvidas nos procedimentos de contratação de peças e serviços destinados à manutenção da frota municipal.

§ 1º Os procedimentos estabelecidos nesta norma deverão ser observados pela empresa gerenciadora e pelos fornecedores integrantes de sua rede credenciada, no que couber e conforme as obrigações estabelecidas no instrumento contratual.

§ 2º Esta Instrução Normativa disciplina exclusivamente os procedimentos relacionados às contratações públicas e à execução das respectivas despesas, não abrangendo as rotinas operacionais de utilização, guarda, conservação, deslocamento ou controle patrimonial dos veículos.

III – CONCEITOS

Art. 3º Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I – Ordem de Serviço (OS): solicitação eletrônica emitida pela Secretaria requisitante no sistema de gerenciamento de frotas, contendo a identificação do veículo e a descrição das peças ou serviços pretendidos;

II – Pesquisa de Preços/Cotação: procedimento destinado à obtenção e à análise de referências de preços para subsidiar a contratação, observadas as disposições da legislação vigente e da regulamentação municipal;

III – Empresa Gerenciadora: pessoa jurídica contratada pela Administração Municipal para disponibilização e operacionalização de sistema informatizado de gerenciamento de frotas e de rede de fornecedores credenciados;

IV – Fornecedor Credenciado: empresa integrante da rede disponibilizada pela gerenciadora, habilitada para apresentar propostas e executar os fornecimentos ou serviços autorizados;

V – Sistema de Gerenciamento de Frotas: plataforma informatizada utilizada para registro das solicitações, cotações, aprovações, autorizações e demais procedimentos relacionados às contratações;

VI – Central de Compras: unidade administrativa vinculada à Secretaria Municipal de Administração, responsável pela conferência da regularidade e conformidade dos processos de contratação encaminhados pelas Secretarias Municipais.

VII – Pedido de Despesa: solicitação formal encaminhada ao Setor Central de Compras, acompanhada dos documentos necessários à análise e autorização da contratação;

VIII – Deferimento Administrativo: manifestação do Setor Central de Compras quanto à conformidade documental e procedimental do pedido;

IX – Deferimento Financeiro: manifestação da Secretaria Municipal de Finanças e Receitas quanto à existência de condições financeiras para o prosseguimento da despesa;

X – Nota de Autorização de Despesa (NAD): documento administrativo que formaliza a autorização da despesa pela autoridade competente, observadas as atribuições legalmente estabelecidas;

XI – Checklist de Serviço e Recebimento: instrumento de verificação do fornecimento de peças e da execução dos serviços, destinado a subsidiar o recebimento e o atesto;

XII – Atesto: declaração formal emitida pelo agente competente, confirmando o efetivo fornecimento dos bens ou a execução dos serviços nas condições autorizadas;

XIII – Sistema de Gestão Contábil e Financeiro: sistema informatizado utilizado pela Administração Municipal para os procedimentos administrativos, orçamentários, financeiros e contábeis;

XIV – Sistema de Gerenciamento de Frotas /Peças e Serviços: sistema informatizado de gerenciamento de peças e serviços de manutenção da frota atualmente utilizado pela Administração Municipal.

IV – BASE LEGAL

Art. 4º A presente Instrução Normativa fundamenta-se, especialmente, nos seguintes dispositivos legais e regulamentares:

I – Constituição da República Federativa do Brasil de 1988;

II – Lei Complementar Federal nº 101, de 4 de maio de 2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal;

III – Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021 – Lei de Licitações e Contratos Administrativos;

IV – Lei Federal nº 4.320, de 17 de março de 1964;

V – Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 – Lei de Acesso à Informação;

VI – Lei Federal nº 8.429, de 2 de junho de 1992 – Lei de Improbidade Administrativa;

VII – Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;

VIII – Decreto Municipal nº 103/2023, de 14 de dezembro de 2023, que disciplina a pesquisa de preços no âmbito municipal;

IX – demais normas municipais aplicáveis às contratações públicas e à execução orçamentária e financeira.

V – RESPONSABILIDADES

Art. 5º São atribuições e responsabilidades das autoridades e unidades administrativas envolvidas nos procedimentos de contratação de peças e serviços destinados à manutenção da frota municipal:

I – Da Secretaria Municipal de Administração:

a) Coordenar e disciplinar os procedimentos administrativos relacionados às contratações de peças, serviços mecânicos e demais serviços destinados à manutenção da frota municipal, observadas as competências das demais unidades administrativas;

b) Estabelecer e padronizar os fluxos de solicitação, pesquisa de preços, análise, aprovação e encaminhamento dos pedidos de despesa;

c) Orientar as Secretarias Municipais quanto à aplicação dos procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa;

d) Supervisionar, por intermédio do Setor Central de Compras, a conformidade administrativa dos pedidos de contratação encaminhados pelas Secretarias requisitantes;

e) Promover a integração dos procedimentos entre as Secretarias requisitantes, o Setor Central de Compras, a Coordenação de Frotas e a Secretaria Municipal de Finanças e Receitas;

f) Propor e implementar medidas de aperfeiçoamento dos procedimentos de contratação, especialmente quanto à pesquisa de preços, à economicidade, à transparência e à rastreabilidade das despesas;

g) Acompanhar a observância desta Instrução Normativa pelas unidades administrativas, sem prejuízo das competências da Unidade de Controle Interno.

II – Do Setor de Compras da Secretaria Requisitante:

a) Receber as demandas de aquisição de peças e contratação de serviços da respectiva Secretaria;

b) Registrar e instruir as solicitações no sistema informatizado de gerenciamento de frotas dando abertura à ordem de serviço;

c) Providenciar a obtenção das cotações e demais referências de preços necessárias à contratação;

d) Analisar as propostas apresentadas pelos fornecedores credenciados, verificando sua compatibilidade com o objeto solicitado;

e) Elaborar justificativa formal nas situações de impossibilidade de obtenção do número mínimo de propostas ou de escolha de proposta que não corresponda ao menor preço;

f) Verificar a existência de preços manifestamente excessivos ou incompatíveis com as referências de mercado disponíveis;

g) Encaminhar ao Secretário Municipal o pedido devidamente instruído, acompanhado das propostas e justificativas pertinentes;

h) Acompanhar a tramitação do pedido e providenciar as correções ou complementações solicitadas pelas unidades competentes.

III – Do Secretário Municipal da Pasta Solicitante:

a) Avaliar e justificar a necessidade das aquisições e contratações solicitadas;

b) Supervisionar os procedimentos de pesquisa de preços realizados pelos servidores de sua Secretaria;

c) Analisar e aprovar a proposta selecionada, verificando sua adequação às necessidades da unidade administrativa;

d) Justificar expressamente a escolha de proposta que não corresponda ao menor preço, quando admitida pelas regras contratuais e legais;

e) Observar os limites orçamentários, financeiros e contratuais comunicados à respectiva Secretaria;

f) Autorizar a execução das contratações no sistema gerenciador somente após o cumprimento das etapas administrativas, financeiras e orçamentárias exigidas;

g) Assegurar que o recebimento das peças e a execução dos serviços sejam devidamente conferidos e atestados por agente competente;

h) Responder, no âmbito de suas atribuições, pela necessidade, motivação, aprovação e regularidade dos atos praticados sob sua responsabilidade.

IV – Da Coordenação de Frotas:

a) Prestar apoio técnico às Secretarias Municipais na análise das solicitações de peças e serviços, quando necessário;

b) Verificar, quando demandada, a compatibilidade técnica dos itens e serviços propostos;

c) Acompanhar os procedimentos realizados no sistema gerenciador, observadas suas atribuições contratuais e administrativas;

d) Verificar a existência e a regularidade dos documentos obrigatórios à instrução da ordem de serviço;

e) Autorizar a execução da ordem de serviço após a aprovação do secretário da secretaria requisitante;

f) Subsidiar as unidades requisitantes com informações técnicas necessárias à análise das contratações;

g) Analisar a conformidade dos procedimentos de pesquisa de preços com a legislação vigente, o Decreto Municipal nº 103/2023 e as condições contratuais aplicáveis;

h) Verificar a existência de justificativas nas situações de ausência do número mínimo de propostas ou de escolha de proposta que não corresponda ao menor preço;

i) Conferir a compatibilidade da contratação pretendida com o objeto e as condições do contrato de gerenciamento;

j) Solicitar esclarecimentos, complementações ou correções sempre que identificar inconsistências;

k) Acompanhar a execução do contrato de gerenciamento de frotas, em conjunto com o gestor e os fiscais formalmente designados, conforme as respectivas competências.

V – Da Secretaria Municipal de Finanças e Receitas:

a) Analisar a disponibilidade financeira para atendimento dos pedidos de despesa previamente deferidos pelo Setor Central de Compras;

b) Emitir manifestação de deferimento ou indeferimento financeiro, conforme as condições financeiras existentes;

c) Encaminhar os pedidos financeiramente deferidos para os procedimentos orçamentários e contábeis cabíveis;

d) Acompanhar a programação financeira e os compromissos decorrentes das contratações;

e) Realizar os procedimentos de pagamento das despesas regularmente liquidadas, observadas as competências legalmente estabelecidas.

VI – Da Unidade de Contabilidade:

a) Verificar a existência de dotação orçamentária e a correta classificação da despesa;

b) Realizar os procedimentos de empenho, observada a autorização da autoridade competente;

c) Conferir os documentos necessários à liquidação contábil;

d) Verificar a correspondência entre os valores autorizados, empenhados, faturados e efetivamente atestados;

e) Realizar a liquidação contábil das despesas regularmente instruídas;

f) Apurar e registrar as retenções tributárias e demais obrigações cabíveis;

g) Manter a rastreabilidade dos registros orçamentários e contábeis.

VII – Da Unidade de Controle Interno:

a) Prestar apoio técnico na avaliação dos procedimentos e controles estabelecidos nesta Instrução Normativa;

b) Realizar avaliações e auditorias, conforme seu planejamento e competências;

c) Verificar a efetividade da segregação de funções;

d) Emitir recomendações para correção de falhas e aperfeiçoamento dos procedimentos;

e) Acompanhar, quando cabível, a implementação das medidas corretivas recomendadas.

VIII – Da Procuradoria Jurídica Municipal:

a) Prestar assessoramento jurídico nas questões relacionadas à interpretação e aplicação desta Instrução Normativa;

b) Emitir manifestações jurídicas nas hipóteses legalmente exigidas ou quando formalmente provocada;

c) Analisar as questões jurídicas relacionadas aos contratos e aos procedimentos administrativos de contratação, observadas suas competências institucionais.

§ 1º A participação de uma unidade administrativa no processo não afasta nem transfere as responsabilidades atribuídas às demais unidades pelos atos praticados no âmbito de suas competências.

§ 2º O deferimento administrativo pelo Setor de Frotas da secretaria de administração não substitui a responsabilidade da Secretaria requisitante pela necessidade da despesa, pela veracidade das informações prestadas e pela escolha da proposta.

§ 3º O deferimento financeiro não constitui aprovação da pesquisa de preços, da escolha do fornecedor ou da execução dos serviços, limitando-se à análise das condições financeiras para o prosseguimento da despesa.

§ 4º A empresa gerenciadora deverá cumprir as obrigações de disponibilização das propostas, informações, registros e demais documentos previstos no instrumento contratual, sem prejuízo das competências de decisão, autorização e fiscalização atribuídas aos agentes públicos municipais.

CAPÍTULO II – DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

VI – DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS DE CONTRATAÇÃO DE PEÇAS E SERVIÇOS NO SISTEMA ELETRÔNICO

Art. 6º As contratações de peças e serviços destinados à manutenção da frota municipal deverão observar fluxo administrativo previamente definido, compreendendo as seguintes etapas:

I – Abertura da solicitação de compras pela Secretaria requisitante;

II – Autorização da despesa e realização dos procedimentos de empenho cabíveis;

III – Encaminhamento do empenho do setor de contabilidade para setor de frotas para cadastro no sistema de gerenciamento;

IV – Abertura da Ordem de Serviço (OS) pela Secretaria requisitante;

V– Pesquisa de preços e obtenção das propostas dos fornecedores credenciados;

VI – Análise e seleção da proposta pela Secretaria requisitante;

VII – Aprovação do orçamento da contratação no sistema de gerenciamento de Frotas;

VIII – Análise e deferimento administrativo pelo Setor de Frotas;

IX – Execução dos serviços ou fornecimento de peças e emissão de checklist no sistema de gerenciamento pelo fornecedor;

X – Análise e deferimento financeiro pela Secretaria Municipal de Finanças e Receitas;

XI – Conferência, recebimento e atesto;

XII – Liquidação contábil;

XIII – Pagamento.

§ 1º É vedada a autorização de fornecimento de peças ou execução de serviços sem a conclusão das etapas prévias exigidas nesta Instrução Normativa, ressalvadas as situações excepcionais legalmente admitidas.

§ 2º Todos os atos deverão ser registrados no sistema informatizado ou no processo administrativo correspondente, permitindo a identificação dos responsáveis e a rastreabilidade das decisões.

§ 3º A contratação deverá observar as condições estabelecidas no contrato de gerenciamento, inclusive quanto aos fornecedores habilitados, aos preços, às taxas, aos descontos e aos demais critérios contratuais aplicáveis.

VII – DA ETAPA DE ORDEM DE SERVIÇO E COTAÇÃO DE PREÇOS

Art. 7º A fase inicial de contratação de serviços de manutenção e aquisição de peças obedecerá às seguintes etapas:

I – Abertura da Ordem de Serviço (OS):

O Setor de Compras da Secretaria requisitante, mediante demanda da unidade interessada, registrará a solicitação no sistema de gerenciamento de frotas, contendo, no mínimo:

a) Identificação da Secretaria requisitante;

b) Identificação do veículo, inclusive placa;

c) Descrição das peças ou serviços pretendidos;

d) Diagnóstico sumário da necessidade apresentada, quando aplicável;

e) Identificação do servidor responsável pela solicitação;

f) Código de cadastro do Motorista do sistema gerenciamento.

II – Pesquisa de Preços pela Secretaria Requisitante:

O Setor Compras da Secretaria Requisitante deverá providenciar a obtenção e a análise das propostas dos fornecedores credenciados, observando os procedimentos estabelecidos no Decreto Municipal nº 103/2023 e as condições do contrato de gerenciamento.

§ 1º A pesquisa de preços deverá observar os parâmetros e as fontes admitidos pela regulamentação municipal, inclusive a utilização de bancos de preços, contratações similares e outras referências de mercado, quando aplicáveis.

§ 2º Como procedimento ordinário, deverão ser obtidas, no mínimo, 3 (três) propostas válidas de fornecedores distintos, desde que compatíveis com as condições contratuais e com a regulamentação municipal.

§ 3º As propostas deverão apresentar informações suficientes para permitir sua comparação, especialmente quanto às especificações das peças, quantidades, valores unitários, mão de obra, condições de execução e demais características relevantes.

§ 4º A obtenção de três propostas não dispensa a análise da compatibilidade dos valores com os preços praticados no mercado.

§ 5º Deverão ser utilizadas referências complementares de preços, especialmente nas situações em que os valores apresentados pelos fornecedores credenciados indiquem divergências significativas ou possível incompatibilidade com os preços de mercado.

§ 6º A pesquisa deverá considerar as particularidades do objeto, inclusive marca, modelo, especificações técnicas, qualidade, garantia, disponibilidade e condições de execução, quando relevantes para a comparação das propostas.

§ 7º As propostas e os documentos utilizados como referências de preços deverão ser anexados ao processo administrativo ou registrados no sistema informatizado, permitindo sua posterior conferência.

III – Da Impossibilidade de Obtenção do Número Mínimo de Propostas:

§ 8º Na impossibilidade de obtenção de três propostas válidas, o Setor de Compras da secretaria requisitante deverá apresentar justificativa formal, contendo:

I – Descrição das tentativas de obtenção das propostas;

II – Identificação dos fornecedores consultados, quando possível;

III – Razões que impediram a obtenção do número mínimo de propostas;

IV – Elementos disponíveis para demonstrar a compatibilidade do preço pretendido com os valores praticados no mercado.

§ 9º A justificativa deverá ser submetida à aprovação do Secretário Municipal e posteriormente analisada pelo Setor Frotas.

§ 10 A ausência do número mínimo de propostas não autoriza automaticamente a contratação, devendo o processo conter elementos suficientes para demonstrar a razoabilidade do preço e a observância das condições contratuais.

§ 11 Nas situações de urgência devidamente caracterizada, especialmente quando envolver veículos indispensáveis à continuidade de serviços públicos essenciais, poderá ser adotado procedimento de análise prioritária, com justificativa expressa da necessidade e observância das exigências legais e contratuais aplicáveis.

§ 12 A urgência não dispensa a demonstração da necessidade da contratação, a justificativa do preço, a autorização competente e os procedimentos orçamentários exigíveis.

IV – Cotação de Preços pela Empresa Gerenciadora de Frotas:

§ 13 Os fornecedores credenciados deverão registrar suas propostas no sistema informatizado de gerenciamento, observadas as condições estabelecidas no instrumento contratual.

§ 14 A empresa gerenciadora deverá disponibilizar à Administração Municipal as informações necessárias à comparação das propostas e à verificação da compatibilidade dos preços, conforme suas obrigações contratuais.

§ 15 A empresa gerenciadora deverá disponibilizar à Administração Municipal o mínimo propostas de orçamento para análise da Secretaria requisitante.

§ 16 A empresa gerenciadora deverá observar as obrigações contratuais relativas à manutenção e à ampliação da rede credenciada, quando previstas, de modo a favorecer a competitividade e a obtenção de condições vantajosas para a Administração.

V – Da Análise e Seleção das Propostas:

§ 17 O Setor de Compras da Secretaria requisitante deverá analisar as propostas apresentadas, observando os critérios de seleção estabelecidos no contrato de gerenciamento e a busca da proposta mais vantajosa para a Administração.

§ 18 A escolha deverá observar, como regra, o menor preço entre as propostas que atendam integralmente às especificações e às condições exigidas, ressalvados os critérios de seleção expressamente previstos no contrato e as situações tecnicamente justificadas e legalmente admitidas.

§ 19 A escolha de proposta que não corresponda ao menor preço deverá ser acompanhada de justificativa técnica e econômica expressa, demonstrando as razões objetivas que fundamentam a decisão.

§ 20 Poderão constituir elementos de análise, quando pertinentes e admitidos pelas regras contratuais, as condições de garantia, a qualidade e compatibilidade das peças, o prazo de execução, a disponibilidade do fornecedor e outros fatores diretamente relacionados à contratação.

§ 21 A justificativa deverá demonstrar por que a proposta selecionada atende de forma mais adequada ao interesse público, não sendo suficiente a apresentação de argumentos genéricos ou desacompanhados de elementos objetivos.

§ 22 A escolha de proposta de maior valor não poderá contrariar os critérios de seleção ou as condições estabelecidas no instrumento contratual.

VI – Da Aprovação pelo Secretário Municipal:

§ 23. Concluída a análise das propostas, o setor de Compras encaminhará o pedido ao Secretário Municipal, acompanhado da documentação pertinente.

§ 24. Compete ao Secretário Municipal avaliar a necessidade da despesa, verificar a adequação da proposta selecionada e aprovar ou rejeitar o pedido.

§ 25. A aprovação deverá ser formalizada no sistema informatizado ou no processo administrativo correspondente, com identificação do responsável.

§ 26. A aprovação pelo Secretário Municipal representa sua manifestação quanto à necessidade da contratação e à adequação da proposta selecionada, observadas as responsabilidades atribuídas aos demais agentes.

VIII – DA APROVAÇÃO ADMINISTRATIVA E EXECUÇÃO

Art. 8º Após a aprovação do Secretário Municipal, o pedido de despesa será encaminhado ao Setor de Frotas, vinculado à Secretaria Municipal de Administração, para análise de conformidade administrativa.

I – Da Análise pelo Setor Frotas:

§ 1º O Setor de Frotas deverá verificar, no mínimo:

a) A identificação da Secretaria requisitante e do objeto pretendido;

b) A existência das propostas e dos documentos de pesquisa de preços;

c) A observância dos procedimentos previstos no Decreto Municipal nº 103/2023;

d) A existência e a suficiência das justificativas para ausência do número mínimo de propostas;

e) A existência e a suficiência das justificativas para escolha de proposta que não corresponda ao menor preço;

f) A compatibilidade da contratação com o objeto e as condições do contrato de gerenciamento;

g) A aprovação formal do Secretário Municipal;

h) A existência de informações suficientes para permitir a identificação dos responsáveis e a rastreabilidade dos atos.

§ 2º Identificada inconsistência, ausência de documentação ou insuficiência de justificativa, o Setor de Frotas deverá devolver o pedido à Secretaria requisitante para saneamento.

§ 3º Atendidos os requisitos exigidos, o Setor de Frotas emitirá o deferimento administrativo e encaminhará o pedido à Secretaria Municipal de Finanças e Receitas.

§ 4º O deferimento administrativo não substitui a autorização da despesa pela autoridade competente, nem dispensa os procedimentos orçamentários e financeiros subsequentes.

II – Da Autorização da Contratação:

§ 5º. Após o deferimento administrativo, o pedido deverá observar as etapas de deferimento financeiro, autorização da despesa e empenho cabível, antes da liberação da execução.

§ 6º. Concluídas as etapas exigidas, o Setor de Frotas poderá liberar a contratação no sistema gerenciador, observadas as competências e condições estabelecidas no instrumento contratual.

§ 7º. A liberação deverá identificar o responsável, o fornecedor selecionado, o objeto autorizado e o respectivo valor.

III – Da Execução e do Checklist pelo Fornecedor:

§ 8º. O fornecedor credenciado deverá executar exclusivamente os serviços ou fornecimentos autorizados, observadas as condições estabelecidas na proposta aprovada e no contrato.

§ 9º. Concluído o fornecimento ou serviço, o fornecedor deverá apresentar o Checklist de Serviço e Recebimento, contendo a descrição das peças fornecidas e dos serviços efetivamente executados.

§ 10. A execução de serviços adicionais ou o fornecimento de peças não contempladas na autorização original dependerá de solicitação complementar e de nova autorização, observados os procedimentos cabíveis.

IV – Da Validação e Confirmação pela Secretaria Requisitante:

§ 11. Concluída a execução, a Secretaria requisitante deverá providenciar a conferência das peças fornecidas e dos serviços executados, por meio de agente competente.

§ 12. A conferência deverá verificar a correspondência entre o objeto autorizado e o efetivamente entregue ou executado.

§ 13. Constatada a regularidade, será formalizado o recebimento e o respectivo atesto, com identificação do responsável.

§ 14. Identificadas irregularidades, serviços executados em desacordo com a autorização ou peças incompatíveis, deverá ser registrado o apontamento e solicitada a correção, substituição ou adoção das providências contratuais cabíveis.

§ 15. O recebimento e o atesto não poderão ser formalizados quanto a parcelas não executadas ou não fornecidas, nem quanto a objetos cuja conformidade não tenha sido comprovada.

CAPÍTULO III – DO FLUXO ORÇAMENTÁRIO, CONTÁBIL E FINANCEIRO

IX – DO DEFERIMENTO FINANCEIRO DA DESPESA

Art. 9º Após o deferimento da solicitação de compras pelo secretário requisitante e pelo ordenador de despesas, o pedido será encaminhado à Secretaria Municipal de Finanças e Receitas para análise da disponibilidade financeira.

§ 1º A análise financeira terá por finalidade verificar a existência de condições financeiras para suportar a despesa pretendida, considerando a programação financeira e os compromissos assumidos pela Administração Municipal.

§ 2º Havendo condições financeiras, a Secretaria Municipal de Finanças e Receitas emitirá o deferimento financeiro, permitindo o prosseguimento do pedido.

§ 3º Na ausência de condições financeiras, o pedido deverá ser indeferido ou devolvido à Secretaria requisitante, com indicação da impossibilidade de prosseguimento naquele momento.

§ 4º O deferimento financeiro deverá ser formalizado no sistema informatizado ou no processo administrativo correspondente, com identificação do responsável.

§ 5º O deferimento financeiro não substitui a verificação da disponibilidade orçamentária, o empenho da despesa ou a autorização do ordenador competente.

§ 6º A manifestação da Secretaria Municipal de Finanças e Receitas nesta etapa limita-se à análise financeira, não representando aprovação da pesquisa de preços, da escolha do fornecedor ou da regularidade técnica da contratação.

X – DO EMPENHO DA DESPESA

Art. 10. Após o deferimento financeiro e a autorização da autoridade competente, o processo será encaminhado à Unidade de Contabilidade para os procedimentos orçamentários e de empenho da despesa.

§ 1º A Unidade de Contabilidade deverá verificar:

I – A existência de dotação orçamentária suficiente;

II – A correta classificação orçamentária da despesa;

III – A identificação do credor, conforme a estrutura contratual aplicável;

IV – A existência da autorização da despesa pela autoridade competente;

V – A compatibilidade da despesa com o contrato e com os registros orçamentários pertinentes.

§ 2º A realização da despesa deverá ser precedida do respectivo empenho, nos termos do art. 60 da Lei Federal nº 4.320/1964.

§ 3º A modalidade de empenho deverá observar as características da contratação e a legislação aplicável, admitindo-se empenho ordinário, global ou por estimativa, conforme o caso.

§ 4º Quando houver empenho global ou por estimativa previamente emitido para atendimento do contrato de gerenciamento, deverá ser verificada a existência de saldo suficiente e a regular vinculação da despesa ao respectivo empenho.

§ 5º Não será autorizada a execução de fornecimento ou serviço sem a cobertura orçamentária exigida pela legislação.

Art. 11. A emissão da Nota de Empenho será realizada no Sistema de Gestão Contábil e Financeiro, mediante registro dos elementos necessários à identificação e à contabilização da despesa.

Parágrafo único. Os registros deverão permitir a vinculação entre o pedido autorizado, o contrato, o empenho e os documentos posteriores de execução, liquidação e pagamento.

XI – DA LIQUIDAÇÃO CONTÁBIL DA DESPESA E ATESTO DAS NOTAS FISCAIS

Art. 12. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, com base nos títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, nos termos do art. 63 da Lei Federal nº 4.320/1964.

Art. 13. O recebimento e o atesto das peças fornecidas e dos serviços executados serão realizados pelo agente público competente, observadas as atribuições estabelecidas no contrato e nos atos de designação.

§ 1º O atesto deverá ser precedido da conferência do objeto efetivamente entregue ou executado.

§ 2º O documento de atesto deverá conter, no mínimo:

I – identificação do fornecimento ou serviço;

II – referência à autorização correspondente;

III – confirmação da execução ou entrega;

IV – data da conferência;

V – identificação, cargo ou função e assinatura do responsável.

§ 3º O atesto poderá ser realizado eletronicamente, desde que assegurada a identificação do responsável e a integridade do registro.

§ 4º O Secretário Municipal deverá assegurar que a conferência e o atesto sejam realizados por agente competente, sem prejuízo das atribuições do fiscal do contrato formalmente designado.

Art. 14. De posse dos documentos comprobatórios da execução e do respectivo atesto, a Unidade de Contabilidade realizará a conferência documental e os procedimentos de liquidação contábil da despesa.

§ 1º A conferência deverá abranger, no mínimo:

I – Existência da autorização da despesa;

II – Existência do empenho ou saldo de empenho correspondente;

III – Identificação do fornecedor ou credor, conforme a estrutura contratual;

IV – Existência e conformidade dos documentos fiscais exigíveis;

V – Existência do atesto emitido por agente competente;

VI – Correspondência entre os valores autorizados, empenhados, faturados e atestados;

VII – Documentação comprobatória do fornecimento ou da prestação dos serviços;

VIII – Verificação da regularidade fiscal e contratual exigível;

IX – Apuração das retenções tributárias cabíveis.

§ 2º Identificada ausência documental ou inconsistência que impeça a regular liquidação, o processo deverá ser devolvido à unidade responsável para saneamento.

§ 3º A conferência realizada pela Unidade de Contabilidade não substitui a responsabilidade do agente que recebeu, fiscalizou e atestou o fornecimento ou serviço.

§ 4º A liquidação deverá observar a identificação do efetivo credor e as condições de faturamento e pagamento previstas no contrato de gerenciamento.

§ 5º Concluída a conferência, a Unidade de Contabilidade realizará os registros de liquidação no sistema informatizado utilizado pela Administração.

XII – DO PAGAMENTO E CRONOGRAMA FINANCEIRO QUINZENAL

Art. 15. O pagamento das despesas decorrentes das contratações de peças e serviços de manutenção da frota municipal será realizado após a regular liquidação e a autorização da autoridade competente, observadas as condições contratuais e a ordem cronológica de exigibilidade aplicável.

§ 1º Compete à Secretaria Municipal de Finanças e Receitas realizar os procedimentos financeiros necessários ao pagamento, observadas as competências legalmente estabelecidas.

§ 2º Antes do pagamento, deverão ser verificados:

I – A existência da regular liquidação da despesa;

II – A identificação do credor e dos dados necessários ao pagamento;

III – A existência de disponibilidade financeira;

IV – As retenções tributárias e demais obrigações cabíveis;

V – As condições e os prazos contratuais;

VI – A ordem cronológica de exigibilidade, quando aplicável.

§ 3º O pagamento será realizado mediante ordem bancária ou outro meio legalmente admitido, com identificação da autoridade competente.

Art. 16. Fica instituído o Cronograma Quinzenal de Pagamento para as obrigações decorrentes do fornecimento de peças e da prestação de serviços de manutenção da frota municipal, observadas as condições contratuais, a regular liquidação e a ordem cronológica de exigibilidade.

Período do faturamento/protocolo do processo	Previsão de pagamento
1ª quinzena do mês anterior — processos protocolados e atestados do dia 1º ao dia 15	Até o dia 05 do mês subsequente
2ª quinzena do mês anterior — processos protocolados e atestados do dia 16 ao último dia do mês	Até o dia 20 do mês subsequente

§ 1º O cronograma constitui instrumento de programação financeira e deverá ser compatibilizado com os prazos contratuais e com a legislação aplicável.

§ 2º A aplicação do cronograma não autoriza o descumprimento de prazos contratuais ou a alteração indevida da ordem cronológica de exigibilidade.

§ 3º O pagamento fica condicionado à apresentação dos documentos exigíveis, à regular liquidação e à autorização da autoridade competente.

CAPÍTULO IV – DO CONTROLE DAS DESPESAS E DAS RESPONSABILIDADES

XIII – DO CONTROLE ORÇAMENTÁRIO, FINANCEIRO E CONTRATUAL

Art. 17. As Secretarias Municipais deverão acompanhar os valores das despesas solicitadas e autorizadas para aquisição de peças e contratação de serviços de manutenção da frota, observados os limites orçamentários, financeiros e contratuais aplicáveis.

§ 1º O acompanhamento deverá permitir a identificação das despesas realizadas por Secretaria, veículo, fornecedor e natureza da contratação, conforme as funcionalidades disponíveis nos sistemas informatizados.

§ 2º Compete à Secretaria requisitante acompanhar os valores de suas solicitações e contratações, observando os limites e saldos informados pelas unidades competentes.

§ 3º O Setor Frotas deverá observar os limites e condições contratuais aplicáveis aos pedidos submetidos à sua análise, em articulação com o gestor do contrato.

§ 4º A Secretaria Municipal de Finanças e Receitas deverá acompanhar os compromissos financeiros decorrentes das contratações, considerando a programação financeira da Administração.

§ 5º A Unidade de Contabilidade deverá manter os registros orçamentários e contábeis necessários ao acompanhamento das despesas empenhadas, liquidadas e pagas.

Art. 18. A Administração Municipal deverá manter mecanismos de acompanhamento dos saldos contratuais e orçamentários, de modo a evitar a realização de despesas superiores aos limites autorizados.

Parágrafo único. Identificada insuficiência de saldo orçamentário ou contratual, a unidade competente deverá impedir o prosseguimento da contratação até a adoção das providências legalmente cabíveis.

XIV – DO RESUMO DE RESPONSABILIDADES E ASSINATURAS

Art. 19. Os atos praticados no processo administrativo de contratação deverão permitir a identificação dos respectivos responsáveis.

§ 1º Deverão ser identificados, especialmente, os responsáveis:

I – Pela solicitação da despesa;

II – Pela pesquisa de preços e análise das propostas;

III – Pela aprovação da proposta selecionada;

IV – Pelo deferimento administrativo;

V – Pelo deferimento financeiro;

VI – Pela autorização da despesa;

VII – Pelo empenho;

VIII – Pelo recebimento e atesto;

IX – Pela liquidação;

X – Pela autorização e realização do pagamento.

§ 2º A responsabilidade de cada agente será apurada considerando suas atribuições, os atos efetivamente praticados e as circunstâncias do caso concreto, observada a legislação vigente.

§ 3º A assinatura ou manifestação de um agente não implica, por si só, a assunção das competências e responsabilidades atribuídas às demais unidades administrativas.

CAPÍTULO V – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 20. Todas as unidades administrativas, Secretarias requisitantes e demais agentes envolvidos deverão observar os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa, no âmbito de suas respectivas competências.

Art. 21. A inobservância injustificada dos procedimentos estabelecidos nesta norma poderá ensejar a apuração de responsabilidade funcional e administrativa, observados o devido processo legal, o contraditório e a ampla defesa.

Art. 22. Os casos omissos e as dúvidas interpretativas decorrentes da aplicação desta Instrução Normativa serão submetidos à Secretaria Municipal de Administração, ouvidas, quando necessário, a Secretaria Municipal de Finanças e Receitas, a Unidade de Controle Interno e a Procuradoria Jurídica Municipal.

Art. 23. Os procedimentos previstos nesta Instrução Normativa deverão ser compatibilizados com as condições estabelecidas no contrato de gerenciamento de frotas vigente, não podendo sua aplicação resultar em alteração unilateral de obrigações contratuais sem observância dos procedimentos legais cabíveis.

Parágrafo único. Eventuais substituições da empresa gerenciadora ou do sistema informatizado utilizado pela Administração não afastam a aplicação desta Instrução Normativa, devendo ser observadas as adaptações operacionais necessárias.

Art. 24. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Poxoréu/MT, 6 de outubro de 2026.

Celestina Alves de Souza Neta Campos

Secretário Municipal de Administração

Luciano Hudson Sol da Costa

Prefeito Municipal