Dispõe sobre a organização da escrituração escolar das escolas da Rede Municipal de Ensino de Colíder-MT.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO:

A Lei n.º 9.394/96-LDB, estabelece Diretrizes e Bases da Educação Nacional;

Resolução CNE n.º 1, de 15 de janeiro de 2018, institui Diretrizes Operacionais para os procedimentos administrativos de registro de dados cadastrais de pessoa natural referentes aos estudantes e profissionais de educação que atuam em instituições públicas e privadas de ensino em todo o território nacional;

A Resolução n.º 001/2022 – Conselho Estadual de Educação - CEE/MT, fixa normas para a regulação das unidades escolares que ofertam a Educação Básica no Sistema Estadual de Ensino de Mato Grosso;

A Resolução n.º 009/2023 – Conselho Estadual de Educação - CEE/MT, estabelece normas para a Educação Básica no Sistema Estadual de Ensino.

RESOLVE:

Art. 1º. Orientar as unidades escolares da Rede Municipal de Ensino de Colíder que ofertam a Educação Infantil e o Ensino Fundamental para organização, escrituração e emissão de documentos escolares.

Art. 2º. Efetuar o registro e guarda dos arquivos físicos e virtuais referentes à vida escolar dos estudantes e vida funcional dos profissionais da educação.

§ 1º. A Secretaria Escolar deverá manter diariamente os registros e arquivos escriturados, atualizados e organizados.

§ 2º. Os registros e arquivos das unidades escolares gerenciados pela Secretaria Municipal de Educação, ficarão na sede da SME.

Art. 3º. Os atos escolares, para efeito de registro, comunicação de resultados e arquivamento, serão escriturados em livros e impressos próprios, contendo campos com dados da unidade escolar, identificação dos estudantes e informações do processo ensino e aprendizagem, observando as normas legais vigentes.

§ único. Atos escolares são todos documentos concernentes à escrituração da vida escolar do estudante.

Art. 4º. A Secretaria da unidade escolar tem como principal função subsidiar o processo administrativo e pedagógico, pois é onde se concentram as maiores responsabilidades relativas à história da escola, portanto é de sua competência:

I. Realizar a escrituração física e virtual referente à vida escolar dos estudantes e vida funcional dos profissionais da educação, mantendo-as atualizadas e organizadas, assegurando, a qualquer tempo, a veracidade, regularidade e autenticidade;

II. Fazer backup dos arquivos virtuais, quando houver, como forma de resguardar a fidedignidade e segurança dos dados;

III. Imprimir toda documentação escolar ao término do ano ou período letivo que constar nos arquivos virtuais, que será devidamente arquivada depois de carimbada e assinada pelo diretor e secretário escolar;

IV. Manter a pasta do estudante organizada com os seguintes documentos:

a) Ficha de matrícula, assinada pelo responsável do estudante, diretor e secretário escolar;

b) 01 foto 3x4;

c) Livro de processos especiais, caso de estudantes que passaram por processo de classificação/enturmação ou reclassificação e cópias das avaliações realizadas;

d) Fichas individuais, uma para cada ano, concluído pelo estudante;

e) Ficha de atendimento individual do processo ensino e aprendizagem, quando houver;

f) Histórico escolar ou atestados de transferência;

g) Atestado de vaga para estudantes do Ensino Fundamental;

h) RG e CPF do estudante;

i) RG e CPF do pai, da mãe ou do responsável legal;

j) Certidão de nascimento do estudante;

k) Cartão de vacina atualizado e carimbado (de acordo com a Lei Estadual n.º 10.736, de 09 de agosto de 2018);

l) Cartão do SUS;

m) Comprovante de residência por meio de fatura de energia elétrica atualizado (últimos 3 meses);

n) Atestados emitidos e recebidos pelo sistema escolar;

o) Identificação do tipo do Grupo Sanguíneo e Fator RH do estudante;

p) Laudo médico para estudantes com deficiência;

q) Plano Educacional Individualizado – PEI para estudante com deficiência;

r) Atestado médico oftalmológico, apenas para o Ensino Fundamental (de acordo com a Lei Estadual n°10.739, de 10 de agosto de 2018);

s) Declarações comprobatórias de prioridades de matrícula por lei (caso necessário);

t) Termo de Ciência sobre Tratamento de Dados Pessoais;

u) Termo de Ciência do Uso de Imagem e Voz.

V. Manter as pastas dos profissionais da educação organizadas com os seguintes documentos:

a) Histórico escolar e diploma;

b) Certificados de cursos de formação continuada;

c) RG, CPF, título de eleitor, carteira de reservista, carteira nacional de habilitação e cartão PIS/PASEP;

d) Certidão de nascimento ou casamento;

e) 01 foto 3x4;

f) Atestados médicos e outras licenças;

g) Carteira de trabalho;

h) Cartão do SUS;

i) Cartão de vacina atualizado;

j) Ficha de contagem de pontos;

k) Comprovante de residência por meio de fatura de energia elétrica atualizado (últimos 3 meses);

l) Termo de consentimento para tratamento de dados pessoais.

VI. Manter escriturados, atualizados e organizados os seguintes documentos institucionais:

a) Registro de transferências expedidos e recebidos;

b) Ata de resultado final;

c) Registro de processos especiais (classificação/enturmação e reclassificação);

d) Registro de reunião administrativa;

e) Registro de reunião pedagógica;

f) Legislações educacionais vigentes emitidas pelos órgãos competentes;

g) Correspondências expedidas e recebidas;

h) Calendários escolares e matrizes curriculares do ano atual e anteriores;

i) Ato de criação, credenciamento da unidade escolar e autorização de curso (todos os atos autorizativos desde a data de criação da escola);

j) Diários de classes;

k) Registro de eliminação de documentos;

l) Registro de ponto;

m) Protocolo remessa/recebimento de documentos;

n) Estatísticas anuais;

o) Ata de atribuição de classes e/ou aulas/jornada dos Profissionais da Educação;

p) Registro do acervo bibliográfico;

q) Registro de equipamentos e material permanente;

r) Relatórios e recibos do censo escolar, matrícula inicial e situação do estudante por ano letivo, comprovantes e atas de registros do PNLD.

VII. Disponibilizar para a comunidade escolar o livre acesso para consulta ao Regimento Escolar e Projeto Político Pedagógico da unidade escolar.

§ 1º. No ato da matrícula deverão ser apresentados os documentos originais e suas cópias que serão arquivadas em pasta individual do estudante, após visto “confere com o original”.

§ 2º. Em caso de declaração de conclusão de ano letivo, os pais ou o responsável legal, terá o prazo máximo de 30 dias para apresentar o Histórico Escolar.

§ 3º. A falta de documento de identificação não constitui impedimento para a aceitação da matrícula inicial na Educação Infantil ou no Ensino Fundamental, devendo a unidade escolar orientar os pais ou o responsável legal quanto aos procedimentos para obtenção do documento, conforme Art. 81 da Resolução n.º 009/2023-CEE/MT.

§ 4º. Para conceder a transferência, a unidade escolar exigirá do pai, mãe ou responsável, a declaração comprobatória de disponibilidade de vaga, emitida pela escola de destino que irá matricular o estudante.

§ 5º. A unidade escolar deverá protocolar na Secretaria Municipal de Educação, 01 (uma) cópia da ata de resultado, assinada pelo diretor e secretário escolar no prazo de 30 dias após o encerramento do ano escolar.

Art. 5º. Compete ao Secretário (a) Escolar:

I. Realizar os processos de reclassificação dos estudantes, orientada pelo coordenador pedagógico, até o último dia do 1º bimestre do ano letivo, conforme Resolução n.º 009/2023 – CEE/MT;

II. Expedir transferência e desvincular o estudante da unidade escolar no Sistema Escola Campeã no prazo de 05 (cinco) dias úteis, previsto na Lei n.º 7.338/2000;

III. Expedir todos os documentos carimbados e assinados pelo Diretor e Secretário Escolar, assegurando dessa forma a legitimidade e autenticidade deles;

IV. Cadastrar o estudante de acordo com os documentos apresentados no ato da matrícula, bem como realizar a conferência dos dados cadastrados no sistema e arquivar suas cópias em pasta individual;

V. Certificar se a ficha de matrícula está assinada pelos pais ou responsáveis, pelo diretor e secretário escolar.

§ 1º. A ficha de rematrícula do estudante efetivada ao final do ano letivo, deverá ser assinada pelos pais ou responsáveis, pelo diretor e secretário escolar até o final do mês de janeiro do ano seguinte.

§ 2º. A ficha de matrícula de novo estudante, deverá ser assinada pelos pais ou responsáveis no momento da matrícula e pelo diretor e secretário escolar no prazo de 5 (cinco) dias após a sua efetivação.

§ 3º. No início do ano letivo, o secretário escolar deverá fornecer aos coordenadores pedagógicos os dados dos estudantes que passarão pelo processo de reclassificação.

Art. 6º. Compete à Secretaria Escolar a organização do arquivo permanente dos estudantes e profissionais da educação:

I. Manter a planilha atualizada dos estudantes e profissionais da educação para facilitar a busca no arquivo permanente;

II. Inserir os dados do estudante no sistema “arquivo digital” a fim de expedir histórico escolar, ficha de matrícula e declaração das séries/anos cursados;

III. Manter atualizado o cadastro dos profissionais ativos e inativos no sistema.

Art. 7º. O registro de certificados de formação dos profissionais da educação será realizado pela Secretaria Municipal de Educação.

Art. 8º. A unidade escolar deverá afixar, em local visível junto a Secretaria Escolar, as condições dos cursos ofertados, informando especificamente o seguinte:

I. Ato autorizativo expedido pelo CEE/MT, com a data de publicação em Diário Oficial e data de início/término, para todas as ofertas;

II. Matriz curricular dos cursos ofertados;

III. Calendário escolar.

Art. 9º. A Secretaria Escolar utilizará o Sistema para Gestão Educacional contratado pela Prefeitura Municipal de Colíder para todas as escolas da Rede Municipal de Ensino.

Art. 10. É de responsabilidade do secretário escolar atualizar as rotinas do sistema:

I. Diariamente:

a. Cadastrar matrículas novas;

b. Atualizar históricos escolares recebidos;

c. Atualizar o cadastro dos estudantes;

d. Realizar movimentações de estudantes/turmas.

II. Bimestralmente:

a. Conferência e impressão de Diário de Classe;

b. Alteração de calendário escolar no sistema, se houver, conforme orientação da SME;

c. Emissão de Boletim escolar.

III. Semestralmente:

a. Impressão do Plano Educacional Individualizado – PEI;

b. Conferência e coleta de assinaturas da equipe gestora, professores das salas regular/recurso e pais ou responsável legal.

IV. Anualmente:

a. Projeção das turmas que serão abertas para o ano seguinte;

b. Definir os critérios das configurações do próximo ano letivo, como: início e término dos bimestres, quantidade de avaliações, critérios de arredondamento e dias para encerrar o diário de classe em configuração dos parâmetros da secretaria;

c. Cadastrar o calendário escolar e matriz curricular para o ano subsequente;

d. Atualizar o cadastro de feriado do próximo ano.

V. E no encerramento do ano letivo:

a. Realizar o cálculo do resultado de todas as turmas, incluindo Infantil e AEE;

b. Emitir o diário de classe e atas de resultados;

c. Informar a data que o ano letivo foi encerrado em opção arquivo – configurações – ano letivo.

§ 1º. É de responsabilidade do Secretário Escolar emitir ao final do 3º Bimestre, o relatório das notas do 1º ao 3º Bimestre para acompanhamento da situação final dos estudantes.

§ 2º. É de responsabilidade do coordenador pedagógico:

I. Acompanhar, cobrar, orientar e estipular prazos para entrega dos lançamentos dos itens do diário de classe e do Planejamento;

II. Acompanhar e orientar os profissionais na elaboração dos relatórios bimestrais dos estudantes do 1º ao 3º ano com dificuldades na aprendizagem;

III. Acompanhar e orientar os profissionais na elaboração dos relatórios semestrais das crianças da Educação Infantil;

IV. Acompanhar e orientar os profissionais na execução dos relatórios semestrais dos estudantes pertencentes ao PEI;

V. Enviar comunicado aos pais ou responsáveis pelo estudante matriculado, informando a quantidade de faltas obtidas, bem como realizar o registro em livro ata.

§ 3º. É de responsabilidade do professor:

I. Manter os lançamentos do diário de classe em dia, tais como: faltas, notas, pareceres descritivos e planejamentos;

II. Elaborar, executar e avaliar o PEI, nos casos de estudantes público-alvo da Educação Especial e com dificuldades no processo de ensino aprendizagem;

III. Reportar à Coordenação Pedagógica e direção casos de infrequência escolar para a verificação das faltas e tomar as medidas necessárias.

Art. 11. O registro administrativo da escola é formado pelo conjunto de documentos produzidos no âmbito escolar que subsidiam, orientam e comunicam o trabalho escolar. O cadastro de estudantes tem por objetivo possibilitar o adequado atendimento pelo sistema de ensino ao qual está vinculado, bem como registrar a sua frequência e trajetória educacional, de forma a garantir o seu direito. Já o cadastro dos profissionais da educação tem por objetivo o registro dos controles administrativos referentes à sua trajetória funcional.

§ único. Os dados individuais informados aos censos educacionais gozam de sigilo estatístico e não podem ser divulgados de forma a possibilitar a identificação das pessoas que as estatísticas se referirem.

Art. 12. O gestor da unidade escolar é responsável por manter atualizados os registros administrativos, inclusive aqueles referentes aos estudantes atendidos e aos profissionais de educação.

§ único. O gestor da unidade escolar é responsável pela atualização a que se refere o caput deste artigo, devendo instituir meios para possibilitar, anualmente, essa atualização.

Art. 13. Os registros administrativos das unidades escolares, referentes aos seus estudantes e profissionais de educação, devem ser de guarda ou acesso permanente da unidade escolar, possibilitando a sua informação tempestiva quando solicitado, seja no processo de recenseamento ou demais solicitações inerentes a supervisão da rede de ensino, atendimento a demandas judiciais ou auditorias dos órgãos de controle externo e interno, MEC, INEP, FNDE, CEE e SME.

Art. 14. Consideram-se informações que, obrigatoriamente, devem constar nos registros administrativos das unidades escolares referentes aos seus estudantes e profissionais de educação:

I. Nome completo;

II. Data de nascimento;

III. Filiação;

IV. Cor;

V. Etnia;

VI. Nacionalidade e país de origem;

VII. UF e Município de nascimento (para brasileiros natos);

VIII. Utilização de transporte escolar;

IX. Bolsa família;

X. Tipo de deficiência, Transtorno do Espectro Autista (TEA) e Altas Habilidades ou Superdotação;

XI. Localização/zona de residência (urbana ou rural);

XII. Localização de Latitude e Longitude;

XIII. Dados da certidão de nascimento para estudantes da Educação Básica;

XIV. Nome social, quando for o caso;

XV. RG;

XVI. CPF;

XVII. Escolaridade dos profissionais e os respectivos cursos de formação superior para aqueles que os concluíram.

§ 1º. As informações do nome completo da pessoa, data de nascimento e nomes completos das filiações deverão reproduzir a informação do respectivo registro civil de nascimento ou de casamento, quando o nome próprio tiver sido alterado por ocasião deste ou sua dissolução.

§ 2º. As unidades escolares, ao incluírem a informação de cor/etnia em seus cadastros de estudantes e de profissionais de educação, deverão adotar a categorização dos padrões utilizados pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) - branco, pardo, preto, amarelo e indígena - e observar a obrigatoriedade de preenchimento dessa informação, instituída por esta Portaria.

Art. 15. Considerando a existência de informações de registro não obrigatório, mas que contribuem para a qualidade da informação estatística prestada, por ocasião dos censos educacionais, sugere-se a inclusão, nos respectivos registros administrativos dos estudantes e profissionais de educação que atuam nas unidades escolares, das seguintes informações:

I. Código de identificação única da pessoa (ID) do sistema de coleta de dados dos censos educacionais;

II. Código da unidade escolar de procedência do estudante, do sistema de coleta de dados dos censos educacionais, para estudantes transferidos, já que são estudantes oriundos de outras unidades escolares.

Art. 16. As escolas terão que declarar as informações no censo escolar da Educação Básica obedecendo o prazo definido no cronograma do INEP.

Art. 17. A unidade escolar terá até o final do mês de maio para atualizar e entregar o Projeto Político Pedagógico e Regimento Escolar na Secretaria Municipal de Educação.

Art. 18. A unidade escolar com ato de autorização vencido ou a vencer até 31 de dezembro, deverá buscar nova autorização para oferta da Educação Básica e de suas respectivas etapas e modalidades até o último dia do mês de junho.

§ 1º. O pedido de nova autorização inserir-se-á por intermédio do Sistema Integrado de Gestão Educacional do CEE/MT, obedecendo os itens:

I. Projeto Político Pedagógico:

a. Filosofia;

b. Objetivos e Metas da Instituição;

c. Contextualização da Comunidade escolar;

d. Proposta Curricular;

e. Concepções e Organização do Trabalho Pedagógico;

f. Matriz Curricular;

g. Metodologia;

h. Avaliação;

i. Projetos ou Programas de Apoio Pedagógico;

j. Projeto de Educação Especial.

II. Ata de Aprovação do Projeto Político Pedagógico;

III. Calendário Escolar;

IV. Materiais Didáticos e Pedagógicos;

V. Acervo Bibliográfico;

VI. Regimento Escolar;

VII. Ata de Aprovação do Regimento Escolar;

VIII. Comprovação Documental da Prestação de Informações do Censo Escolar;

IX. Comprovação de Realização da Capacitação em Noções Básicas de Primeiros Socorros;

X. Sala Anexa;

XI. Laudo Técnico de Vigilância Sanitária;

XII. Laudo Técnico que Atestem Condições Estruturais.

§ 2º. As unidades escolares deverão atender as solicitações dos processos que se encontram em tramitação e que são devolvidos para serem sanados no prazo estipulado pela Diretoria Regional de Educação - DRE.

Art. 19. A Secretaria Municipal de Educação deverá acompanhar o cumprimento desta Portaria nas unidades escolares.

Art. 20. Os casos omissos serão resolvidos pela Secretaria Municipal de Educação.

Art. 21. Esta portaria entra em vigor, na data de sua publicação, com efeitos legais, para o ano letivo de 2027, revogadas as disposições em contrário.

Cumpra-se,

Colíder-MT, 2 de outubro de 2026.

Adriano Marcos Camilo de Oliveira,

Secretário Municipal de Educação,

Portaria n.º 618/2025.