DATA: 02 de maio de 2017

SÚMULA: Aprova a 2ª versão da Instrução Normativa nº 062/2016, dispõe sobre os procedimentos a serem observados quando da tramitação de documentos na Administração Pública Municipal, mediante Sistema de Protocolo Geral.

ROSANA MARTINELLI, PREFEITA MUNICIPAL DE SINOP, ESTADO DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições legais que lhe são conferidas e objetivando a operacionalização do Sistema de Controle Interno do Município, no âmbito do Poder Executivo;

DECRETA:

Art. 1º. No âmbito do Poder Executivo Municipal os procedimentos a serem observados quando da tramitação de documentos na Administração Pública Municipal, mediante Sistema de Protocolo Geral, obedecerá aos procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa nº 062/2016 – 2ª Versão, aprovada por este Decreto.

Art. 2°. Os órgãos e entidades da Administração Indireta, como unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sujeitam-se, no que couber, à referida Instrução Normativa.

Art. 3º. Caberá à Unidade de Controle Interno - UCI prestar os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos deste Decreto.

Art. 4°. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

GABINETE DA PREFEITA MUNICIPAL DE SINOP

ESTADO DE MATO GROSSO.

Em, 02 de maio de 2017

ROSANA MARTINELLI

Prefeita Municipal

ANNA DIAS DA COSTA

Secretária Municipal de Administração

RODRIGO DE SOUZA MARTINELLI

Controlador Geral

PREFEITURA MUNICIPAL DE SINOP – ESTADO DE MATO GROSSO

PREFEITURA MUNICIPAL DE SINOP – ESTADO DE MATO GROSSO

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 062/2016

Versão: 02

Aprovação em: 02/05/2017

Ato de aprovação: Decreto nº 087/2017

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Administração

“DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANDO DA TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL, MEDIANTE SISTEMA DE PROTOCOLO GERAL.”

TÍTULO I

DA FINALIDADE

Art. 1º. Dispor sobre as normas e procedimentos a serem observados quando da tramitação de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal, visando o controle informatizado dos documentos.

TÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º. Esta Instrução Normativa abrange a Administração Direta, compreendendo assim as Secretarias Municipais.

TÍTULO III

DOS CONCEITOS

Art. 3º. Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I - instrução normativa: documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho;

II - unidades executoras: unidades da estrutura organizacional sujeitas às rotinas de trabalho e aos procedimentos de controle estabelecidos nas Instruções Normativas;

III - sistema de protocolo geral: software no qual devem ser registrados os trâmites de todos os documentos recebidos ou expedidos pela Administração Pública Municipal;

IV - guia de malote: formulário padrão utilizado para remessa de mais de 05 (cinco) documentos de uma mesma Unidade Executora;

V - controle de remessa de malote: formulário padrão utilizado para controlar a remessa das Guias de Malote;

VI - guia de recebimento de documentos: formulário padrão utilizado para colher assinatura do destinatário no ato da entrega do documento, a fim de comprovar a efetiva entrega do documento;

VII - fluxograma: demonstração gráfica das rotinas de trabalho definidas nesta norma.

TÍTULO IV

DA BASE LEGAL

Art. 4º. A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações do Poder Executivo Municipal e encontra-se embasada no artigo 5º, parágrafo único da Resolução Normativa do Tribunal de Contas do Estado nº 001/2007 – TCE-MT.

TÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 5º. São responsabilidades das Unidades Executoras:

I – receber as notas fiscais em suas Secretarias mediante o registro no Sistema de Protocolo Geral; II – tramitar todos os documentos no Sistema de Protocolo; III – utilizar a Guia de Malote para remessa de documentos ao Setor de Protocolo Central, quando a quantidade de documentos a ser enviado for maior do que 05 (cinco);

Art. 6º. São responsabilidades do Setor de Protocolo Central:

I – receber os documentos trazidos no setor, certificando-se da semelhança entre as vias entregues;

II – protocolar o documento recebido via Sistema de Protocolo Geral, mediante o correto registro do documento no Sistema;

III – etiquetar ou carimbar todas as vias do documento com as informações do respectivo protocolo;

IV – utilizar a Guia de Malote para remessa de documentos as Unidades Executoras, quando a quantidade de documentos a ser enviado for maior do que 05 (cinco);

V – utilizar o Controle de Remessa de Malote para o envio de cada Guia de Malote;

VI – promover a entrega dos documentos recebidos aos interessados, respeitando a prioridade da remessa;

VII – realizar as orientações necessárias aos usuários do sistema de protocolo, sempre que solicitado;

VIII – gerenciar as atividades relacionadas os serviços de protocolo;

IX – Digitalizar os documentos classificados como urgentes e disponibilizá-los no Sistema de Protocolo Geral.

TÍTULO VI

DOS PROCEDIMENTOS

CAPÍTULO I

DOS PROCEDIMENTOS GERAIS

Art. 7º. Todos os documentos em circulação na Administração Pública Municipal devem ser registrados no Sistema de Protocolo Geral, recebendo um número de identificação único, gerado automaticamente pelo Sistema, cujo objetivo é possibilitar sua consulta e localização.

Parágrafo único. A conferência dos documentos será realizada pelo setor de destino, que estando em desacordo devolverá ao setor de origem para correção, mediante devido registro no sistema de protocolo.

Art. 8º. O Setor de Protocolo Central, localizado na sede da Secretaria Municipal de Administração, com funcionamento de segunda a sexta - feira, das 07:00 às 13:00 horas, será responsável pelo recebimento e registro de todos os documentos.

Parágrafo único. Excetuam-se do caput as notas fiscais que serão recebidas e protocoladas nas respectivas Secretarias ordenadoras das despesas, cujos procedimentos encontram-se definidos no Capítulo III deste título.

Art. 9º. Os documentos a serem protocolados deverão ser apresentados pelo emitente em, no mínimo, 02 (duas) vias.

Parágrafo único. Todas as vias receberão uma etiqueta ou carimbo de protocolo contendo, no mínimo, as seguintes informações:

a) número do protocolo; b) data do protocolo; c) horário do protocolo; d) nome do responsável pelo protocolo; c) assinatura do responsável pelo protocolo; d) CPF ou matrícula do responsável pelo protocolo.

Art. 10. A consulta do documento no Sistema de Protocolo será feita pelo número de protocolo gerado pelo Sistema.

CAPÍTULO II

DO PROTOCOLO NO SETOR DE PROTOCOLO CENTRAL

Art. 11. Para o devido protocolo de documentos no Setor de Protocolo Central, torna-se necessário constar no corpo do documento a ser protocolado, as seguintes informações:

I – remetente;

II – indicação do destinatário e seu respectivo setor;

III - assunto a que se refere;

IV - número de protocolo inicial, quando houver.

§1º. Os documentos expedidos por pessoa física deverão conter, ainda:

I – nome completo do remetente;

II – CPF;

III – endereço;

IV - telefone para contato.

§2º. E quando se tratar de servidor público municipal deverá conter as informações requeridas anteriormente e o número da matrícula do servidor.

Art. 12. Os documentos poderão ser classificados pelo remetente com prioridade de remessa Urgente.

§1º. Os documentos classificados como urgentes deverão conter o carimbo “URGENTE” e serem protocolados no Setor de Protocolo Central pelo menos 02 (duas) horas antes do término do expediente, para que a entrega ocorra na mesma data.

§2º. Os documentos classificados como urgentes serão digitalizados e disponibilizados no Sistema de Protocolo Geral, pelo Setor de Protocolo Central.

§3º. Os documentos que não contiverem o carimbo serão classificados como de prioridade de remessa normal, cuja entrega ocorrerá até o final do expediente do próximo dia útil.

CAPÍTULO III

DO PROTOCOLO DE NOTAS FISCAIS

Art. 13. As notas fiscais serão recebidas e protocoladas na respectiva Secretaria ordenadora da despesa, mediante o imediato registro no Sistema de Protocolo Geral.

§1º. Caberá ao responsável pela respectiva Unidade Executora promover o devido registro da Nota Fiscal no Sistema de Protocolo Geral.

§2º. Será fornecido ao interessado todas as informações do respectivo protocolo da nota fiscal, na forma definida no artigo 9º, parágrafo único.

CAPÍTULO IV

DA TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 14. A tramitação física de documentos, entre as Unidades Executoras e o Setor de Protocolo Central e vice-versa, poderá ocorrer mediante a utilização da “Guia de Malote” (Anexo I), quando o número de documentos de uma mesma Unidade e/ou Secretaria for superior a 05 (cinco).

§1º. Se a quantidade de documentos a ser protocolado for igual ou menor que cinco, fica dispensado o uso da Guia de Malote.

§2º. Sendo a quantidade de documentos maior que 05 (cinco), todos os documentos a serem enviados serão relacionados na respectiva Guia de Malote, que conterá número seqüencial crescente por Secretaria.

§3º. No ato do recebimento do malote, o responsável deverá conferir os documentos recebidos com os que se encontram relacionados na Guia.

§4º. Caso haja alguma inconsistência entre os documentos enviados e os relacionados na Guia, a ressalva deve ser feita no verso da própria Guia de Malote, que será devolvida ao remetente no próximo malote.

Art. 15. Os responsáveis pelo recebimento das Guias de Malotes nas Unidades Executoras farão a conferência dos documentos recebidos e providenciarão a devida entrega dos mesmos aos destinatários, na mesma data.

Art. 16. Caberá as Unidades Executoras promover o registro da movimentação de documentos (tramitação) no Sistema de Protocolo Geral.

§1º. É de inteira responsabilidade dos responsáveis pelas Unidades Executoras, realizar a tramitação dos documentos através do Sistema de Protocolo quando os mesmos se encontrarem em carga em sua respectiva unidade.

§2º. A tramitação do documento no Sistema de Protocolo deverá ocorrer imediatamente após a sua chegada e/ou saída da Unidade.

Art. 17. O trâmite dos documentos no software “Sistema de Protocolo Geral” deverá ocorrer da seguinte forma:

I - quando a remessa seguir do Setor de Protocolo Central para qualquer Unidade, o Setor de Protocolo Central fará o tramite do documento no sistema para a Unidade/Setor destinatário, de forma que ao receber o documento físico em mãos o responsável pela Unidade deverá registrar imediatamente o recebimento do mesmo no software;

II - quando o documento estiver saindo de qualquer uma das Unidades Executoras para qualquer outra Unidade/Secretaria o destinatário do tramite no Sistema de Protocolo Geral deverá ser sempre o Setor de Protocolo Central;

III – o Setor de Protocolo Central ao receber o documento físico fará o devido recebimento dele no Sistema e em seguida fará o trâmite do mesmo para o destinatário indicado no próprio documento, providenciando a entrega física do documento ao destinatário indicado no próprio documento.

CAPÍTULO V

DA REMESSA E RETIRADA DE DOCUMENTOS NO SETOR DE PROTOCOLO CENTRAL

Art. 18. As Guias de Malote serão recebidas no Setor de Protocolo Central até 02 (duas) horas antes do término do expediente, tendo em vista a necessidade de tempo hábil para o devido protocolo e tramitação dos documentos recebidos.

Art. 19. Constitui responsabilidade das Secretarias Municipais encaminhar diariamente, servidor responsável pela retirada de documentos no Setor de Protocolo Central.

Parágrafo único. Se os documentos estiverem relacionados em “Guia de Malote”, a entrega será realizada mediante assinatura do servidor no formulário “Controle de Remessa de Malote” (Anexo II).

CAPÍTULO VI

DA ENTREGA DE DOCUMENTOS AO DESTINATÁRIO

Art. 20. A entrega física de documento ao destinatário será realizada mediante a assinatura do mesmo na “Guia de Recebimento de Documentos” (Anexo III).

Parágrafo único. A Guia de Recebimento de Documentos será renovada mensalmente.

Art. 21. Em havendo recusa do recebimento pelo destinatário, tal situação será registrada no Sistema de Protocolo Geral, indicando o nome do servidor que se recusou a receber, o motivo alegado, e a data e hora do ato, devendo o documento ser devolvido ao remetente.

TÍTULO VII

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 22. As “Guias de Malote”, os “Controles de Remessa de Malote” bem como as “Guias de Recebimento de Documentos”, serão organizadamente arquivados na Unidade Executora que os emitiu.

Art. 23. Treinamento sobre o uso do “Sistema de Protocolo” poderá ser obtido junto ao Setor de Protocolo Central.

Art. 24. Os esclarecimentos adicionais a respeito desta Instrução Normativa poderão ser obtidos junto ao Setor de Protocolo Central e à Unidade de Controle Interno.

Art. 25. A UCI, através de procedimentos de controle, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.

Art. 26. Compõe esta Instrução Normativa o Anexo I: Guia de Malote; Anexo II: Controle de Remessa de Malote; Anexo III: Guia de Recebimento de Documentos; Anexo IV - Fluxograma que trata dos procedimentos para “recebimento e tramitação de documentos via Sistema de Protocolo”; e Anexo V – Fluxograma que trata dos procedimentos para “recebimento e tramitação de Notas Fiscais via Sistema de Protocolo”.

Art. 27. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário, em especial a Versão 1 aprovada pelo Decreto nº 060/2016.

Sinop/MT, 02 de maio de 2017

ANNA DIAS DA COSTA

Secretária Municipal de Planejamento, Finanças e Orçamento

RODRIGO DE SOUZA MARTINELLI

Controlador Geral