UCI – Unidade de Controle Interno

Controladoria Geral

PREFEITURA MUNICIPAL DE PONTE BRANCA

MANUAL DE ORIENTAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS DAS ATRIBUIÇÕES DO FISCAL DE CONTRATO

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº. 030/2017

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº. 030/2017 – Normas de Procedimentos das Atribuições de Responsabilidade do Fiscal de Contrato.

Versão: 01

Aprovação em: 19/10/2017

Ato de Aprovação: Decreto nº 042/2017

Sistema de Compras, Licitações e Contratos

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Administração e Finanças.

Dispõe sobre a atribuição e responsabilidades aplicadas ao Fiscal de Contrato celebrado pela Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Município de Ponte Branca-MT.

I. FINALIDADE

Dispor sobre as atribuições e responsabilidades aplicadas ao Fiscal de Contrato celebrado

pela Administração, quanto sua Elaboração, Execução, Fiscalização e Controle no âmbito

da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Municipal.

II. ABRANGÊNCIA

Abrange todas as unidades da estrutura organizacional da administração do Poder

Executivo Municipal.

III. CONCEITOS

1.Contrato

Todo e qualquer ajuste entre os órgãos ou entidades da Administração Pública e

particulares, em que haja um acordo de vontade para a formação de vínculo e a estipulação

de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada.

2. O Termo Contratual

Pertinência do Termo Contratual – Artigo 62, caput, da Lei 8.666/93. A contratação deve

ser formalizada, obrigatoriamente, por meio de termo de contrato, nos seguintes casos:

• Licitações realizadas em suas diversas modalidades;

• dispensa ou inexigibilidade de licitação, cujo valor esteja compreendido nos

limites das outras modalidades;

• contratações de qualquer valor das quais resultem obrigações futuras, por

exemplo: entrega futura ou parcelada do objeto, assistência técnica, garantia técnica,

serviços a serem prestados, etapas a serem cumpridas.

3. Termo Aditivo

Termo Aditivo é o instrumento utilizado para formalizar as modificações nos contratos

administrativos, previstas em lei, tais como acréscimos ou supressões no objeto, prorrogações de prazos, prorrogação do contrato, além de outras.

4. Fiscal de Contrato

É a pessoa responsável por conduzir a execução, o acompanhamento e a fiscalização do

pleno cumprimento dos contratos e instrumentos congêneres no âmbito das Secretarias

Municipais, de forma a garantir que seja cumprido o disposto nos planos de trabalho

aprovados e às normas de administração orçamentária e financeira da administração

pública.

5. Obrigatoriedade

Artigo 58, inciso III, c/c artigo 67 da Lei 8.666/93. A execução do contrato será acompanhada e fiscalizada por um representante da administração, designado por meio de portaria exarada pela unidade de administração e finanças.

IV. BASE LEGAL

Lei Federal 8.666/93 e alterações posteriores;

Lei Federal 4.320/64 e alterações posteriores;

Lei Federal 10.520/2002 e alterações posteriores;

Lei Federal 12.232/2012 e alterações posteriores;

Lei Complementar 101/2000 – LRF;

Súmula 5 TCE/MT

Demais legislações e normas que tratam da matéria.

V. RESPONSABILIDADES

1. Da Unidade Responsável pela Instrução Normativa

1.1 - Promover a divulgação e implementação da Instrução Normativa, mantendo-a

atualizada;

1.2 - Orientar as áreas executoras e supervisionar a sua aplicação;

1.3 - Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a Controladoria do

Sistema de Controle Interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objetos de alteração, atualização ou expansão.

2. Das Unidades Executoras

2.1 - Atender às solicitações da Unidade responsável pela Instrução Normativa sobre

alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua

otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de

controle e o aumento da eficiência operacional;

2.1 - Alertar a Unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se

fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista,

principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência

operacional;

2.1 - Manter a Instrução Normativa a disposição de todos os funcionários da Unidade,

velando pelo fiel cumprimento da mesma;

2.1 - Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos

procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de

documentos, dados e informações.

3. Da Controladoria do Sistema de Controle Interno

3.1 - Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa, em

especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos

procedimentos de controle;

3.2 - Através das atividades de auditoria, avaliar a eficácia dos procedimentos de

controle inerentes ao Sistema Compras, Licitação e Contratos, quanto a execução,

fiscalização e controle dos contratos firmados pela Administração, propondo alterações na

Instrução Normativa para aprimoramento dos controles.

VI. PROCEDIMENTOS:

1- Da designação e responsabilidade do Fiscal de Contratos.

1.1. A responsabilidade de garantir a fiel execução de contrato firmado pela

Administração Municipal será do servidor designado pela Administração,

denominado Fiscal do Contrato, o qual deverá observar as disposições estabelecidas

no Manual do Fiscal de Contrato.

1.2. A designação referida no item 1.1 será, preferencialmente, de servidor da própria

unidade, e que possua conhecimento técnico sobre o objeto a ser contratado, bem

como habilidade para planejar, organizar, coordenar, negociar, acompanhar,

supervisionar, avaliar e fiscalizar a execução do contrato sob sua responsabilidade.

1.3. Quando da homologação do processo licitatório, a Unidade Administrativa integrante

deverá encaminhar, a pedido da Comissão Permanente de Licitação, a portaria de

nomeação do Fiscal de Contrato, na qual será apensado ao processo licitatório,

atendendo assim o que dispõe a Lei de Licitação;

1.4. A designação do fiscal de contrato será formalizada mediante emissão da portaria

expedida pelo chefe do Poder Executivo Municipal, na qual encaminhará imediatamente cópia da portaria a Secretaria de Administração e Finanças e a Comissão Permanente de Licitação, para conhecimento e respectivo controle;

1.5. O superior hierárquico administrativo do gestor será co-responsável pelo cumprimento do objeto contratado, devendo orientar e apoiar a atuação do gestor.

1.6. A Secretaria Municipal de Administração e Finanças encaminhará imediatamente ao Fiscal de Contrato, após assinatura, cópia dos contratos ou aditivos celebrados, para que o mesmo efetue os trabalhos de fiscalização;

1.7. Cópia do processo administrativo da contratação deverá permanecer sob responsabilidade do respectivo fiscal de contrato, durante a sua vigência;

1.8. A execução do objeto somente poderá ser iniciada após a assinatura do contrato, sob

pena de responsabilização pessoal;

1.9. O Fiscal de Contrato deverá emitir relatórios de acompanhamento da execução do

contrato, conforme normas e prazos estabelecidos em legislações pertinentes e fazer a juntada aos respectivos autos;

1.10.Após o encerramento do contrato, não havendo pendências, o fiscal deverá

encaminhar os autos à Secretaria de Administração e Finanças, para conhecimento a proposta de arquivamento;

1.11. Em casos de alteração contratual, a solicitação deverá ser encaminhada a Secretaria

de Administração e Finanças, com antecedência mínima de 30 dias, conforme o caso,

constando solicitação do contratado devidamente justificada e somente se efetivará

com a celebração do específico Termo Aditivo.

VII. CONSIDERAÇÕES FINAIS

1. O conteúdo da presente Instrução Normativa visa garantir o pleno funcionamento do

controle interno no que se refere à execução e fiscalização dos Contratos Administrativos

celebrados pela Administração Pública Municipal.

2. A presente Instrução Normativa fica condicionada a seguir normas de procedimentos

estabelecidas nas Instruções Normativas, referente Sistema de Compras, Licitações e Contratos – SCL elaboradas no âmbito do Poder Executivo Municipal.

3. Todas as unidades da estrutura organizacional, da administração diretas e Empresas

contratadas pela Administração Pública Municipal, ficam sujeitas às regras estabelecidas

nesta Instrução Normativa.

4. Fica a presente Instrução Normativa sendo objeto de auditorias futuras.

5. Os Secretários e chefia imediata terão responsabilidade solidária no caso de negligência

dos procedimentos desta Instrução Normativa;

6. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto a

Controladoria do Sistema de Controle Interno – CSCI e Secretaria Municipal de Administração e Finanças.

7. Compõem esta Instrução Normativa os seguintes anexos:

Anexo I – Pontos de controle;

Anexo II – Relatório de Conclusão do acompanhamento da execução do contrato;

Anexo III- Manual do Fiscal de Contratos

8. Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Ponte Branca – MT em 19 de Outubro de 2017.

Humberto Luiz Nogueira de Menezes Eurlete Nogueira Martins

Prefeito Municipal Controladora Interna

ANEXO I

RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DE SERVIÇO PRESTADO (OU PRODUTO ENTREGUE)

CONTRATO Nº:____________/______

EMPRESA: __________________________________________________________________

OBJETO LICITADO: _________________________________________________________

PRAZO DE VIGENCIA DO CONRATO:_________________________________________

PROCESSO LICITATÓRIO Nº: ________________________________________________

PORTARIA DO FISCAL DE CONTRATO:_______________________________________

DESCRIÇÃO DO RELATÓRIO

Com a finalidade de cumprir que dispõe o art. 58 c/c 67 da Lei 8.666/93, e de acordo com as funções acima atribuída para acompanhar a execução do serviço prestado no período de: _____________________ ou do material entregue na data de:_______________________relatamos abaixo os pontos verificados:

VERIFICAÇÃO:

Descrição da verificação	R	I	NA	Complementação
O Contrato esta dentro do prazo de vigência?
A empresa apresentou relatório dos serviços prestados ou material entregue?
O serviço prestado ou material entregue, esta de acordo com o objeto licitado?
Em caso de obras e/ou ampliação, consta planilha de medição e esta de acordo com o cronograma físico e financeiro?
A Nota Fiscal apresentada tem validade e esta corretamente preenchida, contendo a exata descrição do serviço prestado ou material entregue?
A empresa apresentou as Certidões de Regularidade Fiscal, conforme dispõe clausula contratual, atualizadas e validas?
Consta na Nota fiscal retenção do ISS e IRRF?
Outras verificações julgadas necessárias:

Legenda: R= Regular I= Irregular NA= Não se aplica

ANEXO II

CONCLUSÃO

Conclusa as verificações e não havendo nenhuma irregularidade constatada, encaminhamos ao Senhor(a) Secretário(a) opinando dar prosseguimento ao processo de despesa.

(caso houver alguma irregularidade descrever e recomendar)

(caso houver irregularidade opinar em devolver processo para regularidade)

FULANO DE TAL

Fiscal de Contrato

Portaria nº ______

Ponte Branca-MT, ...../........./.........

Submetemos os autos ao Secretário (a) para de acordo.

Tomado conhecimento dos autos apresentado pelo fiscal de contrato, determino dar prosseguimento ao processo de despesa, referente aos serviços prestados ou material entregue pela Empresa analisada.

(caso não esteja de acordo, descrever prosseguimento sugerido).

FULANO DE TAL

Secretário da Pasta

Ponte Branca-MT, ...../........./.........

1 – APRESENTAÇÃO

A Lei de Licitações e Contratos, Lei Federal no 8.666/93, prevê, em seus artigos,

que o Administrador Público deve organizar e implantar em órgãos públicos um sistema

de gestão de contratos, compreendendo o gerenciamento, o acompanhamento e a fiscalização da execução até o recebimento do objeto.

Com esse intuito, a Prefeitura Municipal de Ponte Branca-MT, no sentido de orientar e

auxiliar os seus servidores da área administrativa na execução de suas funções cotidianas, no que se refere às instruções necessárias à execução de todo o ciclo de contratação de fornecedores de produtos, mercadorias ou serviços, isto é, desde a elaboração do projeto básico até o arquivamento do processo, expede a 1. Versão desse Manual.

O mais importante passo na direção do aperfeiçoamento da ação dos gestores dos

órgãos e entidades da Administração Pública Municipal foi a elaboração deste Manual do Gestor de Contratos, pois o documento servirá de guia de referência para todas as etapas do desenvolvimento de uma contratação, inclusive para os aspectos legais. Evidentemente o conteúdo do presente Manual não inibe ou inviabiliza a utilização, por parte dos gestores, de formas e estilos particulares de gerenciamento que propiciem melhor eficácia, eficiência e efetividade na utilização dos recursos públicos sob a responsabilidade de cada órgão ou entidade.

A competente atuação dos gestores é essencial para que as diversas áreas dos

órgãos e entidades da Administração Pública Municipal possam exercer plenamente suas respectivas atribuições, contribuindo, assim, para o cumprimento de suas missões.

O presente Manual é um documento dinâmico que permite atualizações freqüentes, cuja periodicidade de revisão variará conforme a ocorrência de avanços na legislação e nos processos gerenciais aplicados à Administração Pública, bem como por propostas dos gestores, seu público alvo, que serão os verdadeiros mensageiros para seu constante

aperfeiçoamento.

2.1. Definição

É a pessoa responsável por conduzir a execução, o acompanhamento e a

fiscalização do pleno cumprimento dos contratos e instrumentos congêneres no âmbito das Secretarias Municipais, de forma a garantir que seja cumprido o disposto nos planos de trabalho aprovados e às normas de administração orçamentária e financeira da

administração pública.

A fiscalização é exercida necessariamente por um representante da Admnistração,

que pode ser chamado de Gestor, especialmente designado,como preceitua a lei, que

cuidará pontualmente de cada contrato.

Assim sendo, deve agir de forma pró-ativa e preventiva, observar o cumprimento,

pela contratada, das regras previstas no instrumento contratual, buscar os resultados

esperados no ajuste e trazer benefícios e economia para os órgãos e entidades da

Administração Pública Municipal.

2.2. Obrigatoriedade

Artigo 58, inciso III, c/c artigo 67 da Lei 8.666/93, estabelece que a execução do

contrato será acompanhada e fiscalizada por um representante da administração, designado por meio de portaria exarada pela unidade de administração e finanças.

O fiscal de contrato deverá adotar as providências necessárias ao fiel cumprimento

do ajuste, tendo por parâmetro os resultados previstos no contrato. As decisões e

providências que ultrapassarem a sua competência deverão ser encaminhadas a seus

superiores, em tempo hábil, para a adoção das medidas convenientes.

2.3. Designação do Fiscal:

A designação do fiscal de contrato poderá recair sobre o titular da unidade que

tenha conhecimento técnico do objeto do contrato, ou em servidor capacitado para tal,

sendo necessária a sua indicação no próprio instrumento contratual ou formalizada por

meio de portaria definindo suas atribuições e competências para dar ciência à Contratada.

A Lei 8.666/93 atribui ao gestor autoridade para acompanhar sistematicamente o

desenvolvimento do contrato, o que lhe possibilita corrigir, no âmbito da sua esfera de

ação e no tempo certo, eventuais irregularidades ou distorções existentes.

2.4. Perfil do Fiscal

A Lei 8.666/93 não faz referência expressa ao perfil do gestor do contrato. Porém,

em face da relevância do encargo, é importante que o servidor designado seja dotado de

certas qualificações, tais como:

1. gozar de boa reputação ético-profissional;

2. possuir conhecimentos específicos do objeto a ser fiscalizado;

3. não estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicância ou processo

administrativo disciplinar;

4. não possuir em seus registros funcionais punições em decorrência da prática de atos

lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera do governo;

5. não haver sido responsabilizado por irregularidades junto ao seu órgão de origem;

6. não haver sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administração

Pública, capitulados no Título XI, Capítulo I, do Código Penal Brasileiro, na Lei no

7.492/1986 e na Lei 8.429/1992.

2.5. Atribuições do Fiscal

A eficiência de um contrato está diretamente relacionada com o acompanhamento

de sua execução. O gestor do contrato tem grande responsabilidade pelos seus resultados, devendo observar o cumprimento, pela contratada, das regras técnicas, científicas ou artísticas previstas no instrumento contratual.

De acordo com o artigo 66 da Lei 8.666/93, o contrato deverá ser executado

fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas estabelecidas e as normas constantes da citada lei, respondendo cada qual pelas conseqüências de sua inexecução total ou parcial.

Adiante, estão relacionadas as atribuições do gestor de contrato:

1. controlar o prazo de vigência do instrumento contratual sob sua responsabilidade, e

encaminhar a solicitação de prorrogação;

2. verificar se a entrega de materiais, execução de obras ou a prestação de serviços

será cumprida integral ou parceladamente;

3. anotar em formulário próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do

contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados;

4. atestar as notas fiscais encaminhadas à unidade competente para pagamento,

(conforme modelo II);

5. comunicar à unidade competente, formalmente, irregularidades cometidas passíveis

de penalidade, após os contatos prévios com a contratada;

6. solicitar à unidade competente esclarecimentos de dúvidas relativas ao contrato sob

sua responsabilidade;

7. acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma físico-financeiro;

8. estabelecer prazo para correção de eventuais pendências na execução do contrato e

informar à autoridade competente ocorrências que possam gerar dificuldades à

conclusão da obra ou em relação a terceiros;

9. encaminhar à autoridade competente eventuais pedidos de modificações no

cronograma físico-financeiro, substituições de materiais e equipamentos,

formulados pela contratada.

O servidor designado Fiscal de Contrato deverá manter cópia dos seguintes

documentos, para que possa dirimir dúvidas originárias do cumprimento das obrigações

assumidas pela contratada:

1. Contrato

2. Todos os aditivos (caso exista);

3. Edital de licitação;

4. Projeto básico ou termo de referência;

5. Proposta da contratada;

6. Relação das faturas recebidas e das pagas;

7. Correspondência entre Fiscal e Contratada.

2.6. Responsabilidades do Fiscal

O gestor do contrato, por força de atribuições formalmente estatuídas, tem

particulares deveres que, se não cumpridos, poderão resultarem responsabilização civil,

penal e administrativa. A Lei municipal 001/99, em seu artigo 174, prevê as penalidades

disciplinares a serem aplicadas aos servidores pelo exercício irregular de atribuições a eles afetas que são:

1. advertência;

2. suspensão

3. demissão;

4. cassação de aposentadoria ou disponibilidade;

5. destituição de cargo em comissão;

6. destituição de função comissionada.

Na aplicação dessas penalidades, serão consideradas a natureza e a gravidade da

infração cometida, bem como os danos que dela provierem para o serviço público. As

sanções administrativas poderão cumular-se com as sanções civis e penais, sendo

independentes entre si.

3. O Termo Contratual

O Artigo 62, caput, da Lei 8.666/93, diz que a contratação deve ser formalizada,

obrigatoriamente, por meio de termo de contrato, nos seguintes casos:

1. Licitações realizadas nas diferentes modalidades;

2. dispensa ou inexigibilidade de licitação, cujo valor esteja compreendido nos limites

das demais modalidades;

3. contratações de qualquer valor das quais resultem obrigações futuras, por exemplo:

entrega futura ou parcelada do objeto, assistência técnica, garantia técnica, serviços

a serem prestados, etapas a serem cumpridas.

Nos demais casos, o termo de contrato é facultativo, podendo ser substituído pelos

instrumentos hábeis, como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de

compra ou ordem de execução de serviço.

A administração também pode dispensar o termo de contrato nas compras com

entrega imediata e integral dos bens adquiridos, das quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica.

3.1. Termo Aditivo

Termo Aditivo é o instrumento utilizado para formalizar as modificações nos

contratos administrativos, previstas em lei, tais como acréscimos ou supressões no objeto, prorrogações de prazos, prorrogação do contrato, além de outras.

3.2. Prorrogação da Vigência do Contrato

Artigo 57 da Lei 8.666/93, o prazo contratual para a prestação de serviços

contínuos pode ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos, até o limite de 60

(sessenta) meses, a fim de que se possa obter preços e condições mais vantajosos para a

Administração. Deverá ser informado à unidade de Controle de Contratos, nos respectivos autos, o interesse do(s) contrato(s) sob sua responsabilidade, apresentando:

1. avaliação de desempenho da contratada;

2. levantamento de informações quanto aos aspectos técnicos e mercadológicos que

comprovem a existência de condições e preços vantajosos para a Administração, por meio de pesquisa de mercado realizada em pelo menos três empresas do ramo

ou em Órgãos da Administração Pública que mantenham contratos semelhantes;

3.manifestação da contratada em relação à prorrogação e ao reajuste de preços;

4. nos casos de reequilíbrio financeiro-econômico de contratos de prestação de

serviços, anexar aos autos cópia da convenção coletiva de trabalho, devidamente

registrada na Delegacia Regional do Trabalho, ou do Dissídio Coletivo;

5. nos caso de dispensa e inexigibilidade de licitação informar se a contratado

continua mantendo, em relação à execução do objeto, as condições que ensejaram

sua contratação, de conformidade com a fundamentação legal pertinente.

Na hipótese em que os contratos não puderem ser prorrogados em virtude de

expiração do prazo limite de vigência, deverá ser solicitado a elaboração de novo Projeto Básico visando a elaboração de novo procedimento licitatório.

Os autos, contendo o pedido de prorrogação, deverão ser encaminhados

antecipadamente antes da expiração da vigência do respectivo contrato, vez que os

trâmites processuais obrigatórios e o próprio procedimento licitatório necessitam de tempo considerável.

Os contratos somente poderão ser prorrogados caso não tenha havido interrupção

do prazo de vigência, ainda que a interrupção tenha ocorrido por apenas um dia.

3.3. As Alterações Contratuais

Artigo 65 da Lei 8.666/93, os contratos poderão ser alterados desde que haja

interesse da Administração, e para atender ao interesse público. Para que as alterações

sejam consideradas válidas devem ser justificadas por escrito e previamente autorizadas

pela autoridade competente para celebrar o contrato.

As alterações podem ser unilaterais ou por acordo entre as partes.

3.4. Acréscimos e Supressões

A administração pode alterar o contrato quando forem necessários acréscimos ou

supressões nas compras, obras ou serviços, desde que respeitados os seguintes limites:

1. Para compras, obras ou serviços: acréscimos ou supressões de até 25% do valor

atualizado do contrato.

2. Para reforma de edifício ou equipamento: acréscimos até o limite de 50% do valor

atualizado do contrato. Independentemente dessa possibilidade, muitas alterações

poderiam ser evitadas se houvesse adequado planejamento para compras e serviços, pois como fato não previsto, geram descontroles orçamentários.

O gestor deverá informar a data em que iniciará a alteração do contrato. De acordo

com a Lei 8.666/93, o contratado é obrigado a aceitar, nas mesmas condições do contrato original, acréscimos ou supressões, respeitados os limites admitidos.

Diante da necessidade de acrescer ou suprimir quantidade de algum item do

contrato, a Administração deve considerar o valor inicial atualizado do item para calcular o acréscimo ou a supressão pretendida. Os prazos de execução do objeto contratado poderão ser aumentados ou diminuídos proporcionalmente aos acréscimos ou supressões que por acaso ocorrerem.

3.5. Reajuste de Preços

Em contratos com prazo de duração igual ou superior a um ano, é admitida

cláusula com previsão de reajuste de preços. O reajuste dos preços contratuais só pode

ocorrer quando a vigência do contrato ultrapassar 12 (doze) meses, contados a partir da

data limite para apresentação da proposta e está vinculado a índice previamente definido

no contrato.

De acordo com a Lei no 10.192, de 14/02/2001, são nulos de pleno direito qualquer

expediente que, na apuração do índice de reajuste, produzam efeitos inferiores a 12 (doze) meses.

3.6. Penalidades

Artigo 87 da Lei 8.666/93, a Administração deve prever no contrato a aplicação de

sanções administrativas por inexecução total ou parcial do objeto. A aplicação de

penalidades não impede a Administração de rescindir o contrato, e de aplicar

cumulativamente ao contratado advertência, multa, suspensão temporária ou declaração de inidoneidade.

Podem ser aplicadas ao contratado as sanções a seguir:

1. advertência;

2. multa, de acordo com o previsto no contrato;

3. suspensão temporária de participar de licitação e impedimento de contratar com a

Administração, pelo prazo de até 02 (dois) anos, e, no caso de Pregões, pelo prazo

de até 5 (cinco) anos;

4. declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública,

enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja

promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade.

Além das penalidades citadas, o contratado fica sujeito às demais sanções civis e

penais previstas em lei.

Para validade da aplicação das penalidades, é indispensável que seja assegurado ao

contratado o direito de ampla defesa e do contraditório, no prazo de cinco dias úteis. As

penalidades deverão estar motivadas em processo administrativo. A pena a ser imposta à Contratada, pela autoridade competente, resultará sempre de documento detalhado e

fundamentado, do qual constará a cláusula contratual não cumprida.

Caso o gestor verifique a inexecução total ou parcial do objeto contratado, deverá

proceder da seguinte maneira:

1. registrar todas as ocorrências observadas;

2. propor oficiar a empresa contratada acerca das falhas apontadas, concedendo prazo

para manifestação da mesma;

3. analisar as justificativas da empresa, e caso não sejam aceitas, encaminhar os autos

com as devidas observações para a unidade de controle de contratos visando, se for

o caso, a abertura de procedimento administrativo para aplicação da penalidade;

4. analisar as justificativas da empresa, e conforme o caso, advertir a contratada que

novas ocorrências poderão acarretar aplicação de penalidade;

5. enviar os autos à Assessoria Jurídica do órgão ou entidade para manifestação.

A garantia contratual pode igualmente ser retida, total ou parcialmente, em

decorrência de inadimplemento contratual. Se a garantia prestada for inferior ao valor da multa, o contratado, além de perder o valor da garantia, responderá pela diferença, que será descontada dos pagamentos eventualmente devidos pela Administração.

4. Pagamento

4.1. Notas Fiscais

As notas fiscais referentes aos contratos de prestação de serviços e/ou fornecimento

de material devem ser encaminhadas pela empresa contratada à área gestora para as

providências necessárias à conferência e atesto dos documentos fiscais. O gestor do

contrato, ao atestar a fatura/nota fiscal, está declarando que o serviço ou material a que ela se refere foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que o seu valor está em

conformidade com o termo contratual.

Após conferido e atesto, os documentos de cobrança devem ser encaminhados à

unidade administrativa e financeira.

A fatura/nota fiscal, após análise da unidade administrativa e financeira, poderá

eventualmente ser restituída à área gestora para que a mesma interaja junto à contratada

objetivando a substituição ou correção do documento fiscal.

Caso os documentos fiscais sejam encaminhados à unidade administrativa e

financeira sem que a documentação estipulada em contrato esteja completa, será solicitado à área gestora as providências necessárias à complementação da documentação, possibilitando, assim, a liquidação e pagamento.

4.2. Processo de Pagamento

A abertura do Processo de Pagamento é de responsabilidade da unidade de análise

de faturamento e liquidação de despesas, que procederá à sua abertura e composição, com os seguintes documentos: contrato, termos aditivos, nota de empenho, portaria de

designação do gestor e portaria de designação da comissão de recebimento, se for o caso.

Após o recebimento e análise dos documentos fiscais, em confronto com o termo

contratual e com a legislação vigente, a unidade de análise de faturamento e liquidação de despesas providenciará a juntada aos autos de toda a documentação obrigatória para pagamento.

MODELOS

MODELO I – Procedimento para atesto da Nota Fiscal/Fatura

MODELO II – Atesto para Notas Fiscais/Faturas (carimbo)

MODELO III– Termo de Recebimento de Serviço

MODELO IV– Termo de Recebimento de Material (fornecimento continuo)

MODELO I – Procedimento para atesta da Nota Fiscal/Fatura

01 Assinar, e colocar data e hora, na carta e na cópia que acompanha as faturas. Conferir as notas fiscais/faturas relacionadas na carta.

02 Verificar  O período, valor unitário, valor total e descrição dos serviços encontram-se de acordo com o estabelecido no contrato;  Se as condições de pagamento do contrato foram estabelecidas;  Se o valor cobrado corresponde exatamente à medição dos serviços pactuados;  Se a Nota Fiscal tem a validade e se está corretamente preenchida;  Se está acompanhadas das guias de quitação do FGTS/INSS sobre a mão de obra empregada, conforme determina o contrato;  Se a contratada apresentou toda a documentação prevista.

03 Se houver necessidade de saneamento de matéria/ serviço ou de documentação, recomendar ao contratado providências nesse sentido, formalmente, somente após a resolução do evento poderá ocorrer a liquidação e pagamento da despesa. No caso de devolução de nota fiscal ou de qualquer outro documento ou, ainda, quando houver necessidade de solicitar à contratada algum documento ou, ainda, quando houver necessidade de solicitar à contratada algum documento (guias, carta de correção, faturamento complementar), formular o pedido por escrito, por meio de oficio, anexando uma cópia no processo, justificando o motivo da devolução;

04 Estando a nota fiscal e respectiva documentação de acordo, o fiscal poderá atestar o serviço ou fornecimento;

05 Caso não tenha em mãos o processo, localizá-lo, solicitando-o para a juntada da documentação correspondente ao faturamento. As notas fiscais e respectivos documentos não deverão caminhar em separado, evitando-se o extravio.

06 A juntada de documentos deverá obedecer à seguinte ordem:  Nota Fiscal devidamente atestada;  Formulário de medição/Relatórios;  Autorização para pagamento assinada;  Certidões de Regularidade Fiscal (Certidão Negativa, ou Positiva, com efeito de Negativa) atualizadas e válidas;  Recolhimento do ISS e de débitos previdenciários e trabalhistas, quando for o caso; Os documentos apresentados deverão estar numerados e rubricados pelo servidor designado a fiscal de contrato;

07 Remeter os autos do processo para a unidade responsável pela liquidação.

MODELO II – Atesto para Notas Fiscais/Faturas (carimbo)

Atesto que os serviços foram prestados e/ou os materiais foram recebidos. Em ___________/________/_________ ____________________________ Assinatura do Fiscal Portaria n__________/_______

MODELO III– Termo de Recebimento de Serviço

Contrato n._______/____ Processo n. ________/______

Informamos que a execução dos serviços prestados pela empresa _______________foi

satisfatória.

Número da Fatura	Valor R$
Total

Local, Data

____________________________

Assinatura do Fiscal

Portaria n__________/_______

MODELO IV– Termo de Recebimento de Material (fornecimento continuo)

Declaro (amos) que o (s) fornecimento (s) de _____________________________, pela

empresa _____________________________________________, por meio da Nota Fiscal n. ________ de _____/______, estão de acordo com as condições estabelecidas no contrato n. ______/______.

Para constar, lavramos o presente termo devidamente assinado para que possa produzir

seus efeitos legais.

Local/Data

____________________________

Assinatura do Fiscal

Portaria n__________/_______