DE 22 DE MARÇO DE 2018

“Aprova a Instrução Normativa de Gestão de Documentos do Poder Executivo da Prefeitura Municipal de Ribeirão Cascalheira”.

Reynaldo Fonseca Diniz, Prefeito Municipal de Ribeirão Cascalheira – Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições legais, que lhe são conferidas pela Lei Orgânica Municipal.

Considerando o disposto no Decreto n° 1.654, de 29 de agosto de 1997, que vincula à Secretaria de Estado de Administração, através do Arquivo Público de Mato Grosso, o Sistema de Arquivos do Estado de Mato Grosso - SIARQ/MT;

Considerando que a avaliação e a destinação de documentos permitem a conquista de espaços físicos e a redução de custos operacionais,

D E C R E T A:

Art. 1° Fica aprovado a Instrução Normativa de Gestão de Documentos do Poder Executivo da Prefeitura Municipal de Ribeirão Cascalheira – MT. constante do Anexo Único.

Art. 2° A Instrução Normativa de Gestão de Documentos tem o objetivo de:

I - possibilitar o controle e a rápida recuperação de informações;

II - proporcionar a racionalização da produção e do fluxo documentais;

III - garantir aos cidadãos o acesso a direitos e o conhecimento de suas obrigações.

IV - oferecer suporte para as decisões político- administrativas; e

V - resgatar a função social e política dos arquivos públicos.

Art. 3° Deverá ser constituída uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos obedecido o disposto nesta Normativa de Gestão e Documentos.

Art. 4° Compete à Secretaria de Municipal de Administração, através do Secretário Municipal, dentre outras atribuições:

I - verificar o cumprimento da Normativa de Gestão de Documentos;

II - propor a atualização a Normativa de Gestão de Documentos; e

III - orientar as Comissões Permanentes de Avaliação na aplicação da Normativa de Gestão de Documentos.

Art. 5° A Secretaria Municipal de Administração expedirá as instruções complementares que se fizerem necessárias à aplicação deste Decreto. Art. 6° Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 7° Revogam-se as disposições em contrário.

Ribeirão Cascalheira, 22 de Março de 2018.

Reynaldo Fonseca Diniz

Prefeito Municipal

Sandro Mariel Silva de Freitas Secretário Municipal de Administração

INSTRUÇÃO NORMATIVA – SCI Nº 001/2018

ATO DE APROVAÇÃO : Decreto nº 1716/2018

Versão 001/2018

Dispõe sobre a incineração de documentos no arquivo geral da Prefeitura Municipal de Ribeirão Cascalheira - MT

O Sistema de Controle Interno do Município de Ribeirão Cascalheira, no uso e suas atribuições legais em especial considerando os Princípios Constitucionais da Legalidade, Eficiência, Impessoalidade, Moralidade e Publicidade, bem como o disposto na Lei Complementar nº 101; Lei Federal 4.320/64 e Lei Municipal nº 488/2007.

R E S O L V E :

Art. 1º Sem prejuízo das atribuições estabelecidas no Decreto Municipal nº 1027/2008, Sistema de Controle Interno recomenda a todas as unidades gestoras do Poder Executivo Municipal a observação da Normativa constante sobre a incineração de documentos no arquivo geral da prefeitura Municipal.

I - FINALIDADE

Estabelecer procedimentos Sistêmico com o objetivo a padronização da execução dos processos sistêmi­cos, a otimização dos métodos de trabalho e a profissionalização dos servidores para melhorar a eficiência e a qualidade dos serviços prestados aos órgãos e às entidades do Poder Executivo Municipal.

Propõe a sistematização, de um conjunto de normas, diretrizes e procedimentos para orientar e instruir os servidores na execução das atividades relativas à administração de documentos públicos a serem arquivado, no âmbito do Poder Executivo Municipal.

II – TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

É o registro do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão, determi­nando os seus prazos de guarda no Arquivo Corrente, transferência para o Arquivo Intermediário, eliminação ou recolhimento para o Arquivo Permanente.

Observando os princípios da Teoria das Três Idades, os atos normativos que orientam a ação administrativa, os trâmites administrativos e os preceitos legais vigentes, foram determinados os critérios e os prazos estabelecidos na TTD, para a guarda, transferência, eliminação ou recolhimento dos documentos

A.: Conteúdo

A TTD contém os seguintes itens:

a. Assunto

Apresenta o conjunto de documentos produzidos e recebidos, distribuídos hierarquicamente de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição.

O ÍNDICE pode ser utilizado como instrumento auxiliar, pois contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para dar rapidez à sua localização na tabela.

b. Prazos de guarda

Referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e inter­mediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, expresso, preferencialmente, em anos.

O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é fre­quentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.

c. Destinação final

Estabelece a destinação final do documento, que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informa­ções contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.

d. Observações

Permite complementar as informações necessárias para melhor compreensão e aplicação da TTD, bem como sobre a migração da informação para outros suportes (microfilme, escanear etc.).

e. Procedimentos

Os procedimentos adotados para seleção e destinação dos docu­mentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir:

a) Verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos do Código de Classificação de Documentos – CCD;

b) Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois, neste caso, ele deverá ser reagrupado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente;

c) Separar os documentos, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para cada fase;

d) Contar o tempo a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao da data de arquivamento do documento, salvo os documentos que originam despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas;

e) Eliminar as cópias e vias somente quando houver o original, ou um exemplar, no mesmo conjunto;

f) Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;

g) Proceder à eliminação;

h) Elaborar termo de eliminação;

i) Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens de transferência) e/ou a listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/listagem de recolhimento).

Triagem de documentos em fase intermediária

Tanto a triagem quanto a avaliação objetivam a depuração da massa documental arquivística. A TTD pode prever a triagem em seu próprio conteúdo quando assinala, por exemplo, que serão preservados apenas exemplares únicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjun­tos documentais à eliminação, porque outros recapitulativos ou de mesmo teor já se encontram preservados.

Também é recomendável a seleção por amostragem, que permite a preservação de parcela de do­cumentos de um conjunto destinado à eliminação, visando resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada época ou lugar, processo este que deverá seguir orientações do Órgão Central do Sistema Estadual de Arquivos, no Arquivo Público de Mato Grosso.

Quanto à eliminação de documentos, vale ressaltar que, em todos os casos, deverão ser cumpridos os procedimentos estabelecidos pela Resolução nº 40 de 09 de dezembro de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, devendo:

1) Selecionar os conjuntos documentais que já cumpriram os prazos de guarda e cuja destinação seja “eliminação”, estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do Poder Executivo Estadual.

2) Preencher a Listagem de Eliminação de Documentos (anexo) e submeter a aprovação da Comis­são Permanente de Avaliação de Documentos do Órgão ou Entidade. É importante que seja feito o registro da reunião em Ata conforme modelo do anexo.

3) Solicitar ao Órgão Central – Secretaria Municipal de Administração a autorização para eliminação dos documentos.

4) Após a autorização do Órgão Central, publicar em Diário Oficial o Edital de Ciência de Elimina­ção de Documentos.

5) Aguardar o prazo estabelecido no Edital, caso não haja manifestação, elaborar o Termo de Eli­minação de Documentos (anexo) e fragmentar os documentos a serem eliminados.

6) Encaminhar ao Órgão Central cópia do Diário Oficial com a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

A.5 Comissão permanente de avaliação de documentos:

Para adotarem a Tabela de Temporalidade de Documentos, os órgãos devem designar uma COMIS­SÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS, sob supervisão da Secretaria Municipal de Administração, que terá a responsabilidade de proceder às adaptações, orientar sua aplicação, dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos documentos e proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades-meio e fim da Instituição,

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deve ser constituída por: Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;

• Carlos Eduardo Martins dos Santos. Responsável pela guarda da documentação;

• Doralice Carvalho de Azevedo - Historiador;

•Dr Antônio Moraes Pinto Junior - Profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos;

• Aldenice Gomes Aguiar - Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da COMISSÃO.

Ribeirão Cascalheira, 22 de março de 2018

Doralice Carvalho de Azevedo

Unidade de Controle Interno