DECRETO Nº. 09/2015

DATA: 10/02/2015

SÚMULA: Aprova a Instrução Normativa nº. 068/2015, que estabelece normas e procedimentos para controle e distribuição de medicamentos e de material médico-hospitalar e odontológico.

ALESSANDRO NICOLI, PREFEITO MUNICIPAL DE SANTA CARMEM, ESTADO DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições legais que lhe são conferidas e objetivando a operacionalização do Sistema de Controle Interno do Município, no âmbito do Poder Executivo,

DECRETA:

Art. 1º. No âmbito do Poder Executivo Municipal, o controle e distribuição de medicamentos e de material médico-hospitalar e odontológico, obedecerão aos procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa versão 02 de nº. 068/2015, aprovada por este decreto.

Art. 2°. Os órgãos e entidades da administração indireta, como unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sujeitam-se, no que couber, à referida Instrução Normativa.

Art. 3º. Caberá à Controladoria Interna prestar os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos deste Decreto.

Art. 4°. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

GABINETE DO PREFEITO MUNICIPAL DE SANTA CARMEM. ESTADO DE MATO GROSSO. Em, 10 DE FEVEREIRO DE 2015.

ALESSANDRO NICOLI

Prefeito Municipal

ESTADO DE MATO GROSSO - PREFEITURA MUNICIPAL DE SANTA CARMEM

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº. 068/2015

Versão:	02
Aprovação em:	10/02/2015
Ato de aprovação:	Decreto nº. 09/2015
Unidade Responsável:	Secretaria Municipal de Saúde/Fundo Municipal de Saúde

I – FINALIDADES

Atualização das rotinas de trabalho e procedimentos de controle a serem observados por todas as Unidades de Saúde da Estrutura Administrativa do Município, quanto ao controle e distribuição de medicamentos e de material médico-hospitalar e odontológico, visando à padronização das ações e implementação dos procedimentos de controle.

II – ABRANGÊNCIAS

Abrange, no que couber, todas as Unidades de Saúde da Administração Pública do Município, ligadas ao Sistema Único de Saúde – SUS.

III – CONCEITOS

1. Medicamento: produto farmacêutico de uso humano, tecnicamente obtido ou elaborado, com finalidade profilática, curativa, paliativa ou para fins de diagnóstico.

2. Correlato: substância, produto, aparelho ou acessório não enquadrado no conceito anterior e posterior, e cujo uso ou aplicação esteja ligado à defesa e proteção da saúde individual ou coletiva, à higiene pessoal ou de ambientes, ou afins diagnósticos e analíticos.

3. Material Médico-Hospitalar e Odontológico: São os materiais de uso médico, odontológico ou laboratorial, destinados a fornecer suporte a procedimentos diagnósticos, terapêuticos ou cirúrgicos.

4. Procedimentos de Controle: Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações, visando restringir o cometimento de irregularidades e/ou ilegalidades e preservando o patrimônio público.

5. Distribuição: o conjunto de meios utilizados para fazer com que o produto ou serviço chegue ao consumidor/utilizador final.

6. Unidade de Saúde: para fins desta Instrução Normativa, unidades de saúde são todos os locais onde são desenvolvidas atividades relacionadas à área da saúde, e que utilizam bens de consumo adquiridos com recursos da Secretaria Municipal de Saúde/Fundo Municipal de Saúde.

7. Fichas de Prateleira: destina-se a controlar o material no próprio local em que está estocado; o seu uso evita a necessidade de estar contando o material cada vez que se deseja certificar a real existência física, em quantidade; ela permanece junto ao material e é sofre alterações cada vez que o material é retirado, ou, de forma inversa, quando se registra novas entradas.

8. RENAME: é uma lista de medicamentos que deve atender às necessidades de saúde prioritárias da população brasileira. Deve ser um instrumento mestre para as ações de assistência farmacêutica no SUS. Relação de medicamentos essenciais é uma das estratégias da política de medicamentos da Organização Mundial da Saúde (OMS) para promover o acesso e uso seguro e racional de medicamentos. Foi adotada há mais de 25 anos, em 1978, pela OMS e continua sendo norteadora de toda a política de medicamentos da Organização e de seus países membros.

9. REMUME: é a relação Municipal de Medicamentos Essenciais, o Ministério da Saúde seleciona medicamentos de qualidade comprovada para tratar as principais doenças que existem no nosso país, e coloca numa lista chamada Relação Nacional de Medicamentos Essenciais (RENAME). Os Estados e Municípios montam suas próprias listas, pois existem diferenças regionais.

IV – BASE LEGAL E REGULAMENTAR

O amparo legal é encontrado na Lei Federal 9.787/1999, Portaria 344/1998 da ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária, e Resolução Normativa 01/2007 do Tribunal de Contas do Estado do Mato Grosso, além de outras normas que venham assegurar o cumprimento dos princípios inerentes.

V – RESPONSABILIDADES

1. Do Almoxarifado Central

• Ter como servidor responsável pelo Almoxarifado Central, Técnico Farmacêutico, registrado pelo Conselho, sendo o mesmo nomeado pelo gestor;

• Receber, conferir, distribuir, controlar e conservar adequadamente todos os produtos adquiridos/recebidos;

• Cumprir fielmente as determinações desta Instrução Normativa, em especial, quanto aos procedimentos e sua padronização na coleta e geração de documentos, dados e informações;

• Promover a divulgação e implementação desta Instrução Normativa;

• Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;

• Promover discussões técnicas entre as unidades executoras, sempre que necessário redefinir rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle;

• Elaborar as instruções normativas que se fizerem necessárias, bem como mantê-las atualizadas, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;

• Submeter à apreciação da Controladoria Interna a atualização ou elaboração de todas as Instruções Normativas.

2. Das Unidades de Saúde

• Receber, conferir, distribuir, controlar e conservar adequadamente todos os produtos recebidos;

• Distribuir medicamentos a população realizando controles de entrada e saída;

• Fomentar e participar de atividades de educação continuada da equipe de saúde sobre uso racional de medicamentos;

• Desenvolver e apoiar ações que visem à promoção do uso racional de medicamentos;

• Elaborar e divulgar informações sobre os medicamentos para profissionais da saúde e usuários, por meio da Internet, boletins eletrônicos e/ou outros meios;

• Manter cadastro atualizado dos usuários.

3. Da Controladoria Interna

• Atender às solicitações das unidades executoras, quanto ao fornecimento de informações no processo de atualização e elaboração das Instruções Normativas;

• Prestar apoio técnico por ocasião dessas elaborações e atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

• Fiscalizar a aplicação das Instruções Normativas;

• Elaborar lista de checagem (check list) de controle;

• Através da aplicação da lista de checagem (check-list), e no que couber de auditorias, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao Sistema de Controle Interno, propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento dos mesmos.

4. Do Farmacêutico (a)

• O farmacêutico é responsável pela dispensação do receituário;

• Existindo necessidade, o farmacêutico deve entrar em contato com o profissional prescritor para esclarecer eventuais problemas que tenha detectado;

• É obrigatório no ato da entrega do medicamento: anotar a quantidade de medicamento, datar e carimbar (ENTREGUE) nas 02 (duas) vias do receituário, arquivar a 2ª (segunda) via do receituário;

• No ato da dispensação explicar detalhadamente ao paciente sobre a utilização do medicamento, fornecendo toda a orientação necessária ao seu consumo racional.

5. Da Responsabilidade da Farmácia e Responsabilidade Técnica

• A Comissão de Farmácia e Terapêutica da Secretaria Municipal de Saúde, designada conforme a Portaria nº. 102 de 01 de Dezembro de 2014 e as posteriores que vierem a serem criadas, são responsável por avaliar, deliberar e estabelecer diretrizes para a Assistência Farmacêutica observada as seguintes normas:

- O responsável pela Assistência Farmacêutica no município é o Farmacêutico;

- Cabe ao profissional Farmacêutico responder sobre a responsabilidade Técnica (RT) perante o Conselho Regional de Farmácia;

- A responsabilidade do Farmacêutico será apenas nos serviços do Almoxarifado e Farmácia Interna da Unidade de Saúde, prestando assistência técnica aos demais pontos que há medicamentos nas unidades de saúde do Município.

6. Do Chefe do Poder Executivo Municipal

• Exigir dos responsáveis o cumprimento das medidas e ações necessárias à regularidade e legalidade dos trabalhos e procedimentos, quando notificado do descumprimento;

• Aplicar as sanções administrativas cabíveis previstas na legislação vigente.

VI – PROCEDIMENTOS

1. Do Controle e Armazenagem

1.1 Todo e qualquer material recebido, expedido ou descartado pelo almoxarifado central será devidamente conferido e registrado no software de controle estoque, garantindo sua rastreabilidade e proporcionando, dessa forma, o histórico de entrada e saída dos mesmos. Não havendo Software para Controle de Estoque deverá ser utilizada a ficha de prateleira para o devido Controle.

1.2 O almoxarifado não receberá material que não estiver munido de documento contábil (Nota Fiscal, Termo de Doação, etc), que possibilite registrar sua entrada e saída.

1.3 Todos os campos disponíveis no software serão devidamente preenchidos com as respectivas informações dos produtos. Não havendo software de controle de estoque deverão ser informados na ficha de controle de estoque a descrição do produto, quantidade, lote, fabricante, validade e fornecedor, nome e assinatura do servidor responsável, nos casos de entrada. Quando se tratar de saída do almoxarifado central, deve conter a unidade de saúde receptora.

1.4 Nas unidades informatizadas e não informatizadas, onde o controle será realizado manualmente, tais controles serão devidamente arquivados para eventuais consultas, ficando a disposição dos órgãos de controle, por um período não inferior a cinco anos.

1.5 Até o quinto dia útil de cada mês, cada unidade encaminhará ao Almoxarifado central, uma relação contendo os produtos constantes do estoque e suas respectivas quantidades. Esta relação será devidamente datada e assinada pelo responsável pela Unidade. A data registrada será a data da contagem.

1.6 No almoxarifado central, assim como em todas as Unidades de Saúde, os medicamentos serão organizados em ordem alfabética por nome genérico (DCB), lote e validade, devendo o medicamento com prazo de validade mais próxima estar à frente do medicamento com vencimento posterior.

1.7 A fim de manter a eficácia dos produtos, os mesmos serão conservados ao abrigo da luz direta; mantendo distância entre eles para facilitar a circulação de ar interna; observando o empilhamento máximo recomendado pelo fabricante; sem contato direto com o chão e com as paredes; não muito próximo do teto; em local específico e destinado somente para este fim; e dentro de parâmetros de umidade e temperaturas indicados pelos fabricantes.

1.8 Os medicamentos sujeitos ao controle da Portaria ministerial 344/98 devem ser armazenados sob chave ou outro dispositivo que ofereça segurança, em local exclusivo para este fim e sob a responsabilidade do farmacêutico.

1.9 Os medicamentos que devem ser mantidos sob refrigeração, terão a temperatura de armazenamento controlada utilizando termômetro que registre as temperaturas máximas e mínimas. O refrigerador deve ser utilizado exclusivamente para armazenar medicamentos. A temperatura deve ser registrada diariamente em planilha específica.

2. Da Distribuição Para as Unidades

2.1 Para a solicitação de material as unidades emitirão, ao almoxarifado central, a solicitação de material em formulário próprio, devidamente assinada e carimbada pelo responsável da Unidade, com todos os campos preenchidos, e em duas vias.

2.2 Obrigatoriamente deve ser contada e informada a quantidade total dos produtos existente na Unidade antes de efetuar o pedido de reposição, informando a data da contagem.

2.3 Deverá ser observado sempre o consumo médio semanal da Unidade para realizar o pedido, de forma que não haja ruptura no atendimento nem estoque em excesso.

2.4 A solicitação de materiais deverá ser encaminhada ao almoxarifado central com antecedência mínima de 02 (dois) dias úteis, para atendimento ao cronograma de entrega, estabelecido pelo almoxarifado central.

2.5 O campo “quantidade atendida" das duas vias da solicitação será devidamente preenchido pelo almoxarifado central com a quantidade atendida dos produtos.

2.6 O material solicitado pela Unidade será separado no almoxarifado central e encaminhado a Unidade na data estabelecida no cronograma de entrega.

2.7 Juntamente com o material seguirá para a Unidade solicitante, a 2ª via da solicitação expedida pela Unidade, e duas vias da requisição eletrônica de saída de materiais, devidamente carimbada e assinada pelo responsável pela liberação dos materiais.

2.8 Deverá ser devidamente arquivado no almoxarifado central, em arquivo individual e devidamente identificado, a 1ª via da solicitação expedida pela Unidade solicitante juntamente com a via da requisição eletrônica de saída de material, que retornará da Unidade devidamente assinada e carimbada pelo responsável que recebeu e conferiu os materiais na Unidade.

2.9 As unidades manterão, em arquivo organizado, as solicitações de materiais expedidas juntamente com as requisições eletrônicas de saída, recebidas do almoxarifado central, para eventuais conferências, fiscalizações e etc.

3. Quando da Prescrição de Medicamentos

3.1 Em se tratando à prescrição de medicamentos, devem se observar os seguintes itens que são essenciais a dispensação, pois somente será aviada a receita que atenda aos seguintes critérios:

3.1.1 Apresente legibilidade a ausência de rasuras e emendas, escrita em português e por extenso, observando a nomenclatura e o sistema de pesos e medidas oficiais, em consonância com o art. 35, da Lei nº. 5.991/73, a datilografia ou impressão por computador é aceitável;

3.1.2 Contenha a identificação do prescritor, com o número de registro no respectivo conselho profissional, e ainda com identificação da instituição de saúde a que pertence;

3.1.3 Descrição adequadamente do modo de usar;

3.1.4 Local e data de emissão;

3.1.5 Assinatura e carimbo do prescritor.

4. Do Recebimento e Conferência nas Unidades de Saúde

4.1 Ao receber os produtos o responsável procederá à conferência confrontando a requisição eletrônica de saída com os produtos recebidos. Havendo divergência de quantidades entre a requisição eletrônica de saída e os produtos recebidos, a unidade de saúde deverá comunicar formalmente o almoxarifado central, para devida e imediata correção.

4.2 Quando o almoxarifado central enviar produtos que não serão utilizados pela unidade de saúde, seja pela especificação incorreta ou pela falta de demanda, devolver ao almoxarifado central justificando sua devolução e realizando da mesma forma o registro de entrada e saída no controle de estoque.

4.3 Toda devolução será acompanhada do Formulário de Devolução de Medicamentos contendo o nome da Unidade Saúde, nome genérico do medicamento, código, unidade, quantidade, lote, data de validade e assinatura do responsável pela Unidade de Saúde. Neste Formulário deve ser justificado o motivo da devolução

4.4 Na entrega dos medicamentos, o servidor da Unidade de Saúde, responsável pelo recebimento deve verificar se os mesmos estão acompanhados pelo formulário de Solicitação de Materiais expedido pela Unidade de Saúde, devidamente preenchido pelo almoxarifado central. Também devem constar na entrega as duas vias da requisição eletrônica de saída.

4.5 Inspecionar o produto quanto a sua embalagem (presença de umidade, condições do rótulo, condições de fechamento da embalagem e condições da caixa), e ainda quanto à qualidade macroscópica - sinais físicos (odor, presença de precipitados, separação de fases, homogeneidade da coloração e presença de sujidades), observando sempre o prazo de validade dos produtos. Qualquer alteração deverá ser comunicada formalmente ao almoxarifado central para devida e imediata correção.

4.6. Estando os materiais/medicamentos de acordo com o solicitado deverão ser assinadas as duas vias da requisição eletrônica de saída de materiais, expedida pelo almoxarifado central, devendo uma via retornar para ao almoxarifado central, e a outra deverá ser arquivada na própria Unidade de Saúde para eventuais conferências, fiscalizações, etc.

5. Dos Medicamentos com Vencimentos Próximos e/ou Vencidos

5.1 Todo o medicamento que por ventura estiver com a data de validade próxima ao vencimento, e se dentro desse período não for utilizado pela Unidade de Saúde, deverá ser devolvido ao Almoxarifado central com prazo mínimo de 60 dias, antes do vencimento.

5.2 Constatada a existência de medicamentos vencidos, competem as Unidades de Saúde, separá-los imediatamente dos demais, segregando-os em área específica e sinalizando com cartazes com os dizeres “MEDICAMENTOS VENCIDOS".

5.3 Cumprido o requisito anterior, deverá ser preenchido o formulário para devolução de medicamentos, atendendo ao estabelecido no item 4 dos Procedimentos para Recebimento e Conferência nas Unidades, e este será enviado ao almoxarifado central, juntamente com os medicamentos vencidos, para descarte.

5.4 Antes do envio dos medicamentos vencidos, ao almoxarifado central, deverá ser realizada a baixa dos mesmos no controle de estoque da Unidade de Saúde.

5.5 É vedado as Unidades de Saúde/Almoxarifado Central, receber medicamentos vencidos que não constem na Relação Nacional de Medicamentos Essenciais (RENAME) e que também não tenham sido dispensados pelos mesmos.

5.6 O almoxarifado central estabelecerá controle mensal de produtos perdidos, seja por prazo de validade ou outro fato que inviabilize sua utilização. Deverão ser informados neste controle a especificação do produto, quantidade, motivo da perda, lote, validade e os valores, unitário e total.

6. Da Distribuição Para Pacientes

6.1 Quando da distribuição de medicamentos pela unidade de saúde aos pacientes, somente se dará mediante apresentação de receituário médico, odontológica ou de enfermagem original, integrantes Sistema Único de Saúde, prescrito, obrigatoriamente, por profissional habilitado, em 02 (duas) vias, sendo que os medicamentos deverão estar na lista da Relação Municipal de Medicamentos REMUME deste Município. Não havendo receituário médico o atendimento não será realizado.

6.2 Os medicamentos que constem na Relação Municipal de Medicamentos do Município serão fornecidos observando-se os itens, conforme o Decreto Municipal o qual apresentando a relação de medicamentos.

6.3 Nas unidades de saúde, o Receituário Médico deverá ser carimbado de forma a discriminar cada medicamento fornecido da receita, com anotação da quantidade atendida, data e rubrica do funcionário, devendo uma via da receita ficar retida na unidade.

6.4 Não serão aviadas receitas e/ou que possam induzir o erro ou troca na dispensação dos medicamentos ou que se apresentem em forma de código (sob siglas, números, etc.)

6.5 Deve-se observar o receituário específico e a notificação de receita para dispensação de medicamentos sujeitos à controle especial de acordo com a sua classificação obedecendo às disposições da legislação federal específica.

6.6 Ainda no ato da dispensação explicar detalhadamente ao paciente sobre a utilização do medicamento, fornecendo toda a orientação necessária ao seu consumo.

6.7 No ato da entrega do medicamento, a receita deverá ser carimbada no verso das suas duas vias, onde constará a quantidade fornecida, a data, e deverá ser retida a segunda via.

6.8 A idade mínima para retirada de medicamentos básicos é de 16 anos e para medicamentos controlados, 18 anos. Para a retirada de anticoncepcionais, puérpera e mães menores de 16 anos não serão exigidas idade mínima.

6.9 Nas unidades de saúde informatizadas deverá ser verificado se o paciente já se encontra cadastrado no sistema. Havendo o cadastro, confirmar os dados cadastrados com o paciente, alterando os que se fizerem necessários. Não havendo cadastro deverá ser realizado o cadastro de imediato, preenchendo todos os campos existentes no software/sistema.

6.10 Nas unidades de saúde informatizadas a entrega de medicamentos deverá ser registrada no sistema de informática, seguindo o procedimento estabelecido no item 1 dos Procedimentos de Controle e Armazenagem estabelecidos nesta Instrução Normativa. Após o registro será emitida a guia de retirada de medicamentos através do sistema, que deverá ser assinada pelo paciente ou responsável e também pelo agente público entregador.

6.11 Nas unidades de saúde não informatizadas a entrega de medicamentos deverá ser registrada em livro ata, contendo pelo menos o nome do paciente ou responsável, data de nascimento, o endereço, o número do telefone e a assinatura do paciente ou responsável, devendo ser registrado ainda, a especificação do medicamento e quantidade atendida.

6.12 Quando na unidade de saúde inexistir o(s) medicamento(s) para distribuição a pacientes, o responsável pela unidade de saúde deverá contatar o almoxarifado central, para verificar se nele ou em outra unidade de saúde possui tais itens. Havendo estoque no almoxarifado central ou em outra unidade de saúde, o agente público deve encaminhar o paciente ou responsável, para que o mesmo seja atendido na unidade pertinente.

6.13 Deverá ser anotada e repassada informações pertinentes ao almoxarifado central a demanda reprimida de medicamentos.

VII – CONSIDERAÇÕES FINAIS

1. As entidades da administração indireta, como unidades orçamentárias e órgãos setoriais do Sistema de Controle Interno do Município, sujeitam-se à observância da presente Instrução Normativa.

2. Os esclarecimentos adicionais a esta Instrução Normativa poderão ser obtidos junto à Controladoria Interna que, por sua vez, através de procedimentos de controle, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.

3. No encerramento de cada exercício é obrigatória a contagem física de todos os bens de consumo existentes nas unidades de saúde, sendo que o relatório deve ser assinado pelo(s) responsável (is) da unidade de saúde, e entregue ao Gestor do Fundo Municipal de Saúde até o dia 15 de janeiro do exercício seguinte.

4. É expressamente proibido ao agente público, assinar a retirada de medicamentos distribuídos a pacientes, exceto para o atendimento no local, bem como efetuar a entrega e/ou aplicação de qualquer medicamento sem receita médica.

5. As amostras grátis de medicamentos, de propriedade particular dos médicos, quando armazenados em seus consultórios nas Unidades de Saúde, são de inteira responsabilidade dos mesmos, principalmente no que tange a dispensação, controle de vencimento e descarte.

6. Esta instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Santa Carmem-MT, 10 de fevereiro de 2015.

Aline Alexandre Frantz

Controladora Interna

Ciente,

ALESSANDRO NICOLI

Prefeito Municipal